Förhandling enligt MBL 11/AML sker i vänstra kammaren, kommunhuset, torsdagen den 17 november kl. 08:00.

Transkript

1 KALLELSE Datum Sida Sammanträde Nämnd: Barn- och utbildningsnämnden Tid: Tisdagen den 22 november 2016 kl. 17:00 Plats: Vänstra kammaren, Habo kommunhus Justerare: Lennart Karlsson Förhandling enligt MBL 11/AML sker i vänstra kammaren, kommunhuset, torsdagen den 17 november kl. 08:00. Gruppmöten: majoriteten kl. 16:30 i vänstra kammaren och oppositionen kl. 16:30 i Thomas Werthéns rum. Föredragningslista Ärende/Föredragande 1. Besök av förskolan Äventyret 2. Ekonomisk månadsrapport Besök av ekonom Mona Ljunggren Dnr BU15/99 3. Barn- och utbildningsnämndens sammanträdestider 2017 BU16/ Reviderad för barn- och utbildningsnämnden BU14/18 5. Förändrad ledningsorganisation för förskolan BU15/16 6. Samverkansavtal avseende naturbruksutbildning i Jönköpings län - revidering av överenskommelse BU16/ Anmälningsärenden 8. Informationsärenden Nicklas Gustavsson Ordförande Marie Skarp Sekreterare

2 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN MÅNADSRAPPORT OKTOBER 2016 Riktpunkt oktober 83,33% Riktpunkt barnomsorgsavgifter oktober 75% Budget 2016 Utfall 2016 Förbrukat % Avvikelse tkr TOTALT BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNING AVGIFTSINTÄKTER ,7-604 ÖVRIGA INTÄKTER , TOTAL INTÄKT , PERSONALKOSTNADER ,9-997 ÖVRIGA KOSTNADER , TOTAL KOSTNAD , NETTOKOSTNAD , Barn/Utbildningsnämnd PERSONALKOSTNADER ,3 89 ÖVRIGA KOSTNADER ,2 142 TOTAL KOSTNAD ,9 231 NETTOKOSTNAD , Förvaltningskansli ÖVRIGA INTÄKTER ,3 89 TOTAL INTÄKT ,3 89 PERSONALKOSTNADER ,9 116 ÖVRIGA KOSTNADER ,3-725 TOTAL KOSTNAD ,0-608 NETTOKOSTNAD , Förskoleverksamhet AVGIFTSINTÄKTER ,3-356 ÖVRIGA INTÄKTER , TOTAL INTÄKT , PERSONALKOSTNADER ,1-983 ÖVRIGA KOSTNADER ,2 60 TOTAL KOSTNAD ,3-924 NETTOKOSTNAD , Sida 1

3 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN MÅNADSRAPPORT OKTOBER 2016 Riktpunkt oktober 83,33% Riktpunkt barnomsorgsavgifter oktober 75% Budget 2016 Utfall 2016 Förbrukat % Avvikelse tkr 4120 Familjedaghem AVGIFTSINTÄKTER ÖVRIGA INTÄKTER ,6 3 TOTAL INTÄKT ,2-88 ÖVRIGA KOSTNADER ,1 224 TOTAL KOSTNAD ,1 224 NETTOKOSTNAD , Förskoleklass ÖVRIGA INTÄKTER ,3-41 TOTAL INTÄKT ,3-41 PERSONALKOSTNADER ,8-138 ÖVRIGA KOSTNADER ,2-309 TOTAL KOSTNAD ,8-446 NETTOKOSTNAD , Interkommunal barnomsorg ÖVRIGA INTÄKTER ,2 300 TOTAL INTÄKT ,2 300 ÖVRIGA KOSTNADER , TOTAL KOSTNAD , NETTOKOSTNAD , Fritidshem AVGIFTSINTÄKTER ,6-277 ÖVRIGA INTÄKTER ,8 696 TOTAL INTÄKT ,9 419 PERSONALKOSTNADER ,2-497 ÖVRIGA KOSTNADER ,1 163 TOTAL KOSTNAD ,8-334 Sida 2

4 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN MÅNADSRAPPORT OKTOBER 2016 Riktpunkt oktober 83,33% Riktpunkt barnomsorgsavgifter oktober 75% Budget 2016 Utfall 2016 Förbrukat % Avvikelse tkr NETTOKOSTNAD , Administration ÖVRIGA INTÄKTER TOTAL INTÄKT PERSONALKOSTNADER ,6-823 ÖVRIGA KOSTNADER ,7-27 TOTAL KOSTNAD ,7-850 NETTOKOSTNAD , Lärarlöner ÖVRIGA INTÄKTER TOTAL INTÄKT PERSONALKOSTNADER ,9 267 ÖVRIGA KOSTNADER ,8 63 TOTAL KOSTNAD ,8 330 NETTOKOSTNAD , Personalfortbildning ÖVRIGA INTÄKTER TOTAL INTÄKT PERSONALKOSTNADER ÖVRIGA KOSTNADER ,4-37 TOTAL KOSTNAD ,8-346 NETTOKOSTNAD , Läromedel ÖVRIGA INTÄKTER , TOTAL INTÄKT , Sida 3

5 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN MÅNADSRAPPORT OKTOBER 2016 Riktpunkt oktober 83,33% Riktpunkt barnomsorgsavgifter oktober 75% Budget 2016 Utfall 2016 Förbrukat % Avvikelse tkr ÖVRIGA KOSTNADER ,9-721 TOTAL KOSTNAD ,9-721 NETTOKOSTNAD , Övrig verksamhet ÖVRIGA INTÄKTER TOTAL INTÄKT PERSONALKOSTNADER ÖVRIGA KOSTNADER ,4-528 TOTAL KOSTNAD ,8-615 NETTOKOSTNAD , Inventarier, underhåll ÖVRIGA KOSTNADER ,5-73 TOTAL KOSTNAD ,5-73 NETTOKOSTNAD , Särskola PERSONALKOSTNADER ,6 440 ÖVRIGA KOSTNADER , TOTAL KOSTNAD , NETTOKOSTNAD , Skolmåltider ÖVRIGA KOSTNADER , TOTAL KOSTNAD , NETTOKOSTNAD , Sida 4

6 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN MÅNADSRAPPORT OKTOBER 2016 Riktpunkt oktober 83,33% Riktpunkt barnomsorgsavgifter oktober 75% Budget 2016 Utfall 2016 Förbrukat % Avvikelse tkr 4372 Elevvård ÖVRIGA INTÄKTER ,3-91 TOTAL INTÄKT ,3-91 PERSONALKOSTNADER ,9 364 ÖVRIGA KOSTNADER ,5-451 TOTAL KOSTNAD ,3-87 NETTOKOSTNAD , Skolskjutsar ÖVRIGA INTÄKTER TOTAL INTÄKT ÖVRIGA KOSTNADER ,6 780 TOTAL KOSTNAD ,6 780 NETTOKOSTNAD , Skolbibliotek ÖVRIGA INTÄKTER TOTAL INTÄKT PERSONALKOSTNADER ÖVRIGA KOSTNADER ,3 77 TOTAL KOSTNAD ,6 23 NETTOKOSTNAD , Interkommunal grundskola ÖVRIGA INTÄKTER ,4 208 TOTAL INTÄKT ,4 208 PERSONALKOSTNADER ÖVRIGA KOSTNADER ,8-945 TOTAL KOSTNAD ,9-439 NETTOKOSTNAD ,1-231 Sida 5

7 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN MÅNADSRAPPORT OKTOBER 2016 Riktpunkt oktober 83,33% Riktpunkt barnomsorgsavgifter oktober 75% Budget 2016 Utfall 2016 Förbrukat % Avvikelse tkr 4410 Gymnasieskola ÖVRIGA INTÄKTER , TOTAL INTÄKT , ÖVRIGA KOSTNADER , TOTAL KOSTNAD , NETTOKOSTNAD , Vuxenutbildning ÖVRIGA INTÄKTER ,0-22 TOTAL INTÄKT ,0-22 PERSONALKOSTNADER ,9 248 ÖVRIGA KOSTNADER ,7 733 TOTAL KOSTNAD ,7 981 NETTOKOSTNAD , Kommunal kulturskola AVGIFTSINTÄKTER ,9 121 ÖVRIGA INTÄKTER TOTAL INTÄKT ,9 181 PERSONALKOSTNADER ,6-139 ÖVRIGA KOSTNADER ,2 38 TOTAL KOSTNAD ,4-101 NETTOKOSTNAD ,5 80 Sida 6

8 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU16/108 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämndens sammanträdestider 2017 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner förvaltningens förslag till sammanträdestider för Ärendebeskrivning Ett förslag till sammanträdestider för presidieberedning och barn- och utbildningsnämnd har utarbetats. Följande sammanträdesdagar föreslås för 2017: Presidieberedning Tisdag 10 januari Tisdag 7 februari Tisdag 7 mars Tisdag 11 april Tisdag 9 maj Onsdag 7 juni Tisdag 8 augusti Tisdag 5 september Tisdag 3 oktober Tisdag 31 oktober Tisdag 28 november Barn- och utbildningsnämnd Tisdag 24 januari Tisdag 21 februari Tisdag 21 mars Tisdag 25 april Måndag 22 maj Tisdag 20 juni Tisdag 22 augusti Tisdag 19 september Tisdag 17 oktober Tisdag 14 november Tisdag 12 december Barn- och utbildningsnämnden Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Klicka här Klicka här för att Klicka här Klicka här för att ange text. för att ange text. ange text. för att ange text Habo Telefon (vx) Webb

9 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU14/18 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Reviderad för barn- och utbildningsnämnden Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna barn- och utbildningsförvaltningens förslag på reviderad. Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsnämnden fattade den 21 januari 2014 beslut om en för nämnden, som reviderades den 26 januari Barn- och utbildningsförvaltningen har nu tagit fram ett nytt förslag på en revidering av denna och föreslår barn- och utbildningsnämnden att fatta beslut om en reviderad enligt förvaltningens förslag. Barn- och utbildningsnämnden Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Förskolechefer Rektorer Intendenter Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

10 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGENS KANSLI 1.1. Styrning och ledning Ekonomi Förskola/pedagogisk omsorg/fritidshem Elevregistrering Skolskjutsar 6 2. FÖRSKOLA 2.1. Styra och leda verksamheten/övergripande planering Undervisning/undervisningsplanering Barnets utveckling/lärande och dokumentation 9 3. FÖRSKOLEKLASS/GRUNDSKOLA/FRITIDSHEM/GRUNDSÄRSKOLA OCH GYMNASIESÄRSKOLA 3.1. Styra och leda verksamheten/övergripande planering Undervisning/undervisningsplanering Elevutveckling och lärande Elevdokumentation Elevhälsa VUXENUTBILDNING DET KOMMUNALA ANSVARET FÖR UPPFÖLJANDE STUDIE- OCH YRKESORIENTERING KULTURSKOLA PERSONAL 19 1

11 1. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGENS KANSLI 1.1. STYRNING OCH LEDNING Anmälan och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Avtal och handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Barn- och elevprognoser Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Beslut om upptagningsområden Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Delegationsbeslut Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Bevaras i de fall inget annat Diarieförda handlingar Närarkiv Bevaras Efter 5 år gallringsbeslut finns Dokumenthanteringsplaner (inaktuella) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Cirkulär Närarkiv Vid inaktualitet Enkäter, egenupprättade med svar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Enkäter, inkommande med svar Närarkiv Bevaras Efter 5 år T.ex. från Skolverket Fullmakter, t.ex. vid postöppning Närarkiv Vid inaktualitet Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Närarkiv Efter 2 år Om de fungerar som register till protokollen bör de bevaras Informationsbroschyrer/skrifter, egna Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3. Klagomål och synpunkter Digitalt Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 2

12 Korrespondens av tillfällig betydelse Vid inaktualitet Kursinbjudningar, cirkulär, interna meddelanden, rutin korrespondens Kvitton på överlämnade handlingar till kommunarkivet Närarkiv Bevaras Reversaler förvaras på kommunledningskontoret Matsedlar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Organisationsplaner Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Postlistor Närarkiv Efter 3 år Diarieförs i W3D3 Protokoll, nämnd, kommittéer m.m. där förtroendevalda ledamöter ingår Protokoll, sammanträden i planeringsfrågor eller administrativa frågor Närarkiv Bevaras Efter 5 år T.ex. protokoll från skyddskommittén Närarkiv Bevaras Efter 5 år Skrivelser, in och utgående av ringa betydelse Närarkiv Vid inaktualitet T.ex. information till vårdnadshavare Statistik till andra myndigheter Digitalt Vid inaktualitet Beställda återkommande från SCB, Skolverket m fl. Systematiskt arbetsmiljöarbete Närarkiv Bevaras Efter 5 år Arbetsmiljöplan, likabehandlingsplan, Skyddsrondsprotokoll. Diarieförs i W3D3 Systematiskt kvalitetsarbete Närarkiv Bevaras Efter 5 år Pedagogisk rapport. Diarieförs i W3D3. Systematiskt säkerhetsarbete Närarkiv Vid inaktualitet Avser innehållet i säkerhetspärm Tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Överklaganden, beslut och handlingar Närarkiv Bevaras Efter 5 år 3

13 1.2. EKONOMI Under förutsättning att vederbörlig Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg Närarkiv Efter 3 år kontroll och redovisning skett Ansökan och beslut om modersmålsundervisning, studiehandledning, svenska som andraspråk, strukturstöd för nyanlända. Ansökan/avtal om att fullgöra skolgång/förskoleplacering i annan kommun samt beslut att ta emot barn/elev från annan kommun Närarkiv Vid inaktualitet Diarieförs i W3D3 Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Avstämningar, fristående verksamhet Närarkiv Efter 10 år Diarieförs i W3D3 Barn- och utbildningsnämndens budgetförslag till fullmäktige Närarkiv Bevaras Efter 5 år Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolskjuts m.m. Digitalt Efter 7 år Följesedlar Närarkiv Efter 1 år Förteckningar eller register över elever som är skolplacerade i annan kommun Digitalt Bevaras Efter 5 år Finns i Procapita Handlingar rörande bidrag till fristående skolor m.m. Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Handlingar rörande bidrag till enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Digitalt Efter 10 år Diarieförs i W3D3 Tilläggsbelopp, ansökan och beslut Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Uppgifter om bidragskriterier Närarkiv Bevaras Efter 5 år T.ex. förskolepeng/skolpeng Överenskommelser om interkommunal ersättning Närarkiv Bevaras Efter 5 år 4

14 1.3. FÖRSKOLA/PEDAGOGISK OMSORG/FRITIDSHEM Ansökan om jämkning av avgift, från Socialförvaltningen Närarkiv Vid inaktualitet Ansökan om plats eller ändring av plats (omplacering) Närarkiv Efter 2 år Gäller ansökningar som inte registreras via e-tjänst Ansökan/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom förskola/ pedagogisk omsorg/fritidshem Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Förteckningar över barn i respektive förskola/pedagogisk omsorg/fritidshem Digitalt Bevaras Finns i Procapita Förteckningar över förskolor m fl. Digitalt Bevaras Finns i Procapita Handlingar rörande avskrivning av avgifter Närarkiv Efter 2 år Diarieförs i W3D3 Underlag för avgifter inom förskola Inkomstuppgifter Närarkiv Efter 2 år och skolbarnsomsorg Kölistor Närarkiv Vid inaktualitet Köstatistik, beläggningsstatistik Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Regelverk för förskola/pedagogisk omsorg/fritidshem Närarkiv Bevaras Efter 5 år Schema över barnens planerade vistelsetid Närarkiv Efter 2 år Svar på placeringserbjudande Närarkiv Efter 2 år Uppsägning av plats Närarkiv Efter 2 år Vårdnadsbidrag ansökan och beslut, överklaganden Närarkiv Efter 2 år Gäller scheman som inte registreras via e-tjänst Gäller placeringserbjudande som inte registreras via e-tjänst Gäller uppsägningar som inte registreras via e-tjänst Kontrolluppgift om utbetalda bidrag gallras efter 10 år 5

15 1.4. ELEVREGISTRERING Uppgifter om elevs studieplan, tillval Elevhistorik Digitalt Bevaras och skolgång. Registreras i Procapita. Förteckningar över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3. Registreras i Procapita. Handlingar rörande in- och utflyttning, val av skola eller klassbyten Närarkiv Efter 1 år Klasslistor Närarkiv Bevaras Efter 5 år Ska innehålla dokumenterade förändringar under året, skola, läsår, klass, lärare, namn, adress och personnummer. Skolkataloger, t.ex. fotokataloger eller motsvarande Närarkiv Bevaras Efter 5 år 1.5. SKOLSKJUTSAR Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Digitalt Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Avtal (med utförare) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Under förutsättning att vederbörlig Buss-/skolkort, handlingar rörande Digitalt Efter 2 år kontroll och redovisning skett. Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall Digitalt Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 6

16 Skolskjutsregister Digitalt Efter 3 år T.ex. med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts. Kan gallras under förutsättning att statistik bevaras. Finns i Procapita. Skolskjutsreglementen Digitalt Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Digitalt Bevaras Efter 5 år Finns i Procapita Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten Vid inaktualitet 7

17 2. FÖRSKOLA 2.1 STYRA OCH LEDA VERKSAMHETEN/ÖVERGRIPANDE PLANERING Cirkulär Närarkiv Vid inaktualitet T.ex. information från myndigheter Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet Närarkiv Bevaras Efter 5 år T.ex. Grön Flagg Enkäter/sammanställning av enkätsvar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Avser förskolans egna enkäter Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Närarkiv Bevaras Efter 5 år Placeringsbeslut Närarkiv Gallras Vid inaktualitet Postlistor Digitalt Efter 3 år Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Protokoll, föräldraråd Närarkiv Bevaras Efter 5 år Protokoll, arbets/projektgrupper Närarkiv Bevaras Efter 5 år T.ex. byggprojekt. Minnesanteckningar sparas ej. Protokoll, samverkan Närarkiv Bevaras Efter 5 år Samverkan ersätter MBL Systematiskt säkerhetsarbete Närarkiv Vid inaktualitet Avser innehållet i säkerhetspärm Uppsägning av plats Närarkiv Gallras Vid inaktualitet 8

18 2.2 UNDERVISNING/UNDERVISNINGSPLANERING Närvarolistor Närarkiv Efter 2 år Pedagogiska planeringar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Om anteckningar har förts löpande och om de dokumenterar verksamheten Schema över barnens planerade vistelsetid Närarkiv Vid inaktualitet Scheman sparas i Procapita 2.3 BARNETS UTVECKLING/LÄRANDE OCH DOKUMENTATION Anmälan och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Närarkiv Vid inaktualitet Redovisas till förvaltningskansli, som bevarar handlingarna Anmälan enligt socialtjänstlagen Närarkiv Bevaras När barnet slutat förskolan Ansökan och beslut om reducerad avgift (ärendeblad) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Förvaras i barnmapp. Registreras i W3D3. Enligt skollagen 8 kap 5 och 7 Diarieförs i W3D3. Sparas i barnmapp. Barnkonferensprotokoll Närarkiv Vid inaktualitet Barnkort Närarkiv Vid inaktualitet Barn med särskilda behov handlingar och beslut Närarkiv Bevaras Egenvårdsblankett Närarkiv Vid inaktualitet Handlingar rörande samtycke enligt PuL Närarkiv Vid inaktualitet När barnet slutat förskolan Beslut diarieförs i W3D3 För t.ex. bilder på hemsidan. Gallras tidigast efter att barnet har slutat på förskolan Korrespondens med vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för barn eller förskolan Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Olycksfall/tillbud Digitalt Bevaras Registreras via intranätet 9

19 3. FÖRSKOLEKLASS/GRUNDSKOLA/FRITIDSHEM/GRUNDSÄRSKOLA OCH GYMNASIESÄRSKOLA 3.1. STYRA OCH LEDA VERKSAMHETEN/ÖVERGRIPANDE PLANERING Cirkulär Närarkiv Vid inaktualitet T.ex. information från myndigheter Enkäter/sammanställning av enkätsvar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Avser skolans egna enkäter Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Närarkiv Bevaras Efter 5 år Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra skolområden, skolor m.fl. Närarkiv Vid inaktualitet Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid enheterna Närarkiv Bevaras Efter 5 år Gäller även förväntansdokument Organisationsplaner Närarkiv Bevaras Efter 5 år T.ex. tjänstefördelning Postlistor Digitalt Efter 3 år Diarieförs i W3D3 T.ex. byggprojekt. Protokoll, arbets/projektgrupper Närarkiv Bevaras Efter 5 år Minnesanteckningar sparas ej. Protokoll, lokal styrelse/föräldraråd/elevråd/klassråd/kostråd Närarkiv Bevaras Efter 5 år Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse Närarkiv Vid inaktualitet Statistik till andra myndigheter (t.ex. SCB, Skolverket) Närarkiv Vid inaktualitet Statistiken sammanställs ur verksamhetssystem Systematiskt säkerhetsarbete Närarkiv Vid inaktualitet Avser innehållet i säkerhetspärm 10

20 3.2. UNDERVISNING/UNDERVISNINGSPLANERING Anmälan till förskoleklass Närarkiv Efter 2 år Registreras i Procapita Ansökan och beslut m fl. handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång, undervisning på sjukhus Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Förteckningar över elevers placeringar under PRAO Närarkiv Bevaras Efter 5 år Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Närarkiv Vid inaktualitet Avser åk 7-9. Gäller ej 1-2 dagars placeringar T.ex. medgivande från vårdnadshavare om deltagande Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Närarkiv Vid inaktualitet Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Närarkiv Bevaras Efter 5 år Avser övergripande planeringar Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som elevens val Närarkiv Bevaras Efter 5 år Klasschema (slutligt för varje läsår och skolenhet) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Lärarschema Närarkiv Efter 3 år Arbetsplatsförlagd tid Läromedel, beställning av Närarkiv Efter 2 år T.ex. följesedlar Närvarolistor Närarkiv Efter 2 år Avser fritidshem Placeringsbeslut Närarkiv Gallras Vid inaktualitet Protokoll från klasskonferenser, elevhälsogrupp (EHG) och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa Närarkiv Bevaras Efter 5 år Schema över barnens planerade vistelsetid (grundschema) Närarkiv Vid inaktualitet Avser fritidshem. Scheman sparas i Procapita. Uppsägning av plats Närarkiv Gallras Vid inaktualitet 11

21 3.3. ELEVUTVECKLING OCH LÄRANDE Anteckningar från utvecklingssamtal eller motsvarande Närarkiv Vid inaktualitet Under förutsättning att uppgifter m.m. dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram Ansökan och beslut om reducerad avgift (ärendeblad) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Enligt skollagen 8 kap 5 och 7 Diarieförs i W3D3. Sparas i barnmapp. Barn med särskilda behov utredningar och beslut Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång Beslut diarieförs i W3D3 Betygskatalog, betygssammanställningar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Ev. förkortningar, sifferkoder förklaras. Individuella utvecklingsplaner med omdömen Närarkiv Bevaras Bevaras i InfoMentor Intyg om elevs kunskapsutveckling (utfärdas om elev avgår utan slutbetyg) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Förvaras tillsammans med betygskatalogen Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 uppgifter väsentliga för elev eller skolan Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar, samtliga delar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Nationella prov, sammanställning över resultat i svenska Närarkiv Bevaras Efter 5 år Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Närarkiv Efter 5 år Gallras 5 år efter provtillfället Nationella prov, sammanställningar över resultat från nationella prov utom svenska Närarkiv Efter 5 år Omprövning av betyg, beslut och handlingar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Gäller åk 9 Resultat av prövning, med anteckning om betyg Närarkiv Bevaras Efter 5 år Förvaras tillsammans med betygskatalogen. Gäller åk 9. Skriftliga omdömen (vid ej godkänt betyg) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Förvaras tillsammans med betygskatalogen. Gäller åk 9. 12

22 Skriftliga tester och prov, elevlösningar Närarkiv Vid inaktualitet Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut Åtgärdsprogram Närarkiv Bevaras Bevaras i InfoMentor Överklaganden (gäller beslut om placering i särskild undervisningsgrupp) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D ELEVDOKUMENTATION Anmälan och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Beslut om att få gå om en årskurs eller uppflyttning till högre årskurs Disciplinära åtgärder, handlingar rörande avstängning/förvisning av elev, varning etc. Grundsärskola ansökan beslut om mottagande beslut om utskrivning underlag för beslut Gymnasiesärskola ansökan beslut om mottagande beslut om utskrivning underlag för beslut Närarkiv Vid inaktualitet Redovisas till förvaltningskansli, som bevarar handlingarna Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång 13

23 Handlingar rörande praktik och praktikplatser Närarkiv Vid inaktualitet T.ex. arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen. Under förutsättning att uppgifter om genomförd praktik dokumenteras i elevmatrikel eller motsvarande. Handlingar rörande samtycke enligt PuL Närarkiv Vid inaktualitet För t.ex. bilder på hemsidan. Gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång på respektive skolenhet. Kvittenser Närarkiv Vid inaktualitet Ledighet för elev, ansökan och beslut Närarkiv Vid inaktualitet Ledigheter redovisas i InfoMentor Närvaro- och frånvarouppgifter Närarkiv Vid inaktualitet Finns i InfoMentor Rutinkorrespondens Närarkiv Vid inaktualitet Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse, som tillfällig befrielse från idrott m.m. Språkval (blankett) Närarkiv Vid inaktualitet Språkval registreras i Procapita Överenskommelse om t.ex. datoranvändning Närarkiv Vid inaktualitet Då eleven slutat respektive skolenhet 14

24 3.5. ELEVHÄLSA Anmälan enligt socialtjänstlagen Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång Om anmälan görs av elevhälsan bevaras den i journalsystemet Barnhälsovårdsjournaler, tillhör landstingen Närarkiv Bevaras Till Landstinget 1 år efter att eleven skulle slutat åk 9 BVC-journalerna är utlånade från Landstinget till skolhälsovården, vilka således ska återgå till Landstinget efter att eleven slutat grundskolan. Handlingar som rör skolkurators verksamhet, t.ex. kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar Närarkiv Bevaras 3 år efter avslutad skolgång Olycksfall/tillbud Digitalt Bevaras Registreras via intranätet Skolhälsovårdsjournaler Närarkiv Bevaras Efter 3 år Skolpsykologjournaler med underlag som t.ex. testmaterial Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång I skolhälsovårdsjournalen ingår bl.a. remisser, kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd. Övrig utrednings-/kartläggningsdokumentation avseende enskilda elever (t.ex. pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa) Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång Bevaras i elevmapp 15

25 4. VUXENUTBILDNING Tidigast efter att eleven avslutat sin Ansökan och beslut Närarkiv Vid inaktualitet utbildning. Diarieförs i W3D3. Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Digitalt Efter 10 år Diarieförs i W3D3 5. DET KOMMUNALA ANSVARET FÖR UPPFÖLJANDE STUDIE - OCH YRKESORIENTERING Akter över ungdomar i den uppföljande verksamheten Närarkiv Bevaras Efter 5 år Kan bl.a. innehålla handlingsplaner, avtal/överenskommelser, intyg/betyg Elevregister, förteckningar eller sammanställningar Närarkiv Vid inaktualitet Samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret Individuella elevplaner Närarkiv Bevaras Efter 5 år Protokoll från möten där undervisning eller elevhälsa behandlats Närarkiv Bevaras Efter 5 år Statistik, typ av åtgärder, antal deltagare etc. Närarkiv Bevaras Efter 5 år Kan även ingå i årsberättelser Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten Närarkiv Efter 2 år Under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll skett och att handlingarna inte längre behövs 16

26 6. KULTURSKOLA 6.1 ÖVERGRIPANDE PLANERING Broschyrer, fotografier och kursprogram Närarkiv Bevaras Efter 5 år Inventarieförteckningar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Program eller motsvarande som visar egna konserter eller andra aktiviteter Verksamhetsberättelser eller verksamhetsplaner som ger en bild av undervisningens underhåll Närarkiv Bevaras Efter 5 år Närarkiv Bevaras Efter 5 år 6.2 UNDERVISNINGSPLANERING Ensemblelistor Närarkiv Bevaras Efter 5 år Registreras i Procapita Förteckning över uthyrning av instrument Närarkiv Vid inaktualitet Protokoll eller mötesanteckningar från ämneskonferenser, personalkonferenser och andra möten där undervisningens uppläggning och innehåll dokumenteras Närarkiv Bevaras Efter 5 år Scheman och ledigheter Digitalt Bevaras Registreras och bevaras i Personec P 17

27 6.3 ELEVREGISTRERING Deltagaranmälningar Närarkiv Efter 3 år Ny- ändringsanmälningar Elevregister eller motsvarande Närarkiv Bevaras Efter 5 år Registreras i Procapita Närvarolistor Närarkiv Efter 3 år 18

28 7. PERSONAL Anhöriguppgifter Digitalt Vid inaktualitet Registreras i Personec P Ansökningar Personalenheten Efter 3 år Diarieförs i Offentliga Jobb Anteckningar från lönesamtal/medarbetarsamtal Närarkiv Vid inaktualitet Gäller även kompetensutvecklingsplaner Anställningsavtal (underskrivet exemplar) Personalenheten Bevaras Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt Arbetsskadeanmälan och rehabiliteringsutredningar Personalenheten Bevaras Entlediganden och uppsägningar Personalenheten Bevaras Läkarintyg Personalenheten Efter 2 år Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt Olycksfall/tillbud Digitalt Bevaras Registreras via intranätet Reseräkningar/kvitton/körjournaler Personalenheten Bevaras Efter 1 år Scheman och ledigheter Digitalt Bevaras Registreras och bevaras i Personec P Semesterlistor Närarkiv Vid inaktualitet Skriftlig varning Personalenheten Bevaras Tjänstgöringsintyg Personalenheten Efter 3 år Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt Tjänstledigheter Digitalt Bevaras Registreras och bevaras i Personec P Utdrag ur belastningsregister Personalenheten Bevaras Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Praktikanter/studenters utdrag lämnas till Bemanningsenheten Önskemål om tjänstgöring Närarkiv Vid inaktualitet Gäller endast personal i förskola Övriga handlingar t.ex. tystnadsplikt Personalenheten Bevaras Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt 19

29 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU15/16 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Förändrad ledningsorganisation för förskolan Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner förvaltningens förslag på förändrad ledningsorganisation för förskolan från den 1 januari Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår en ny ledningsorganisation för förskolan från och med den 1 januari Förslaget innebär att Hagens och Kråkeryds förskoleområden delas upp på tre förskolechefer, medan ledningsorganisationen för Bränninge och Slättens förskoleområden inte förändras. Den nya ledningsorganisationen föreslås enligt nedan: Bränninge förskoleområde, förskolechef Ulla Nilsson: Bränninge förskola och Solhöjdens förskola. Hagens förskoleområde, förskolechef Ulrika Ärlig: Bäckgatans förskola, Furusjö förskola och Kyrkbyns förskola. Kråkeryds förskoleområde, förskolechef Gary Nilsson: Brandstorps förskola/fritidshem, Fagerhults förskola, Laggets förskola och Rödåns förskola. Kärrs förskoleområde, förskolechef Maria Andersson: Gullvivans förskola, Kärrs förskola och Nygatans förskola. Slättens förskoleområde, förskolechef Monica Thörnberg: Bagaregatans förskola och Slättens förskola. Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Förskolechefer IS/IT Tekniska kontoret Förvaltningsekonom, BUN Handläggare, BUN Intendent, BUN Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

30 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU16/107 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Samverkansavtal avseende naturbruksutbildning i Jönköpings län revidering av överenskommelse Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner samverkansavtal avseende naturbruksutbildning i Jönköpings län revidering av överenskommelse. Ärendebeskrivning Region Jönköpings län är i samverkan med länets 13 kommuner huvudman för naturbruksutbildningen i regionen. I ett samverkansavtal regleras förutsättningarna för hur regionen ska tillgodose behovet av denna utbildning. Region Jönköpings län föreslår nu en revidering av överenskommelsen. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden att godkänna denna revidering. Barn- och utbildningsnämnden Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Region Jönköpings län Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

31

32

33

34 Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum Sida Anmälningsärenden Ärendebeskrivning a) Delegationslistor från Barn- och utbildningschef Katarina Ståhlkrantz nr 78-92, Intendent Marie Skarp nr 86-91, Studie- och yrkesvägledare Ola Hjalte nr , Barn- och utbildningsnämndens ordförande Nicklas Gustavsson nr 1, b) Dnr BU16/1 KF 94 Sammanträdesplan Dnr BU16/1 KF 109 Reglemente och anvisningar för internkontroll. Dnr BU16/1 KF 106 Policy för uthyrning av kommunala lokaler. Dnr BU16/38 Skolinspektionen Beslut om avslag av ansökan om godkännande som huvudman för gymnasieskola vid Thoren Business School i Jönköpings kommun. Dnr BU15/131 Skolverket Beslut om statsbidrag för Lågstadiesatsningen bidragsåret 2016/2017. Dnr BU16/82 Skolverket Beslut om statsbidrag för Fritidshemssatsningen bidragsåret 2016/ Justeras Expedierats