Ärende/Föredragande 1. Aktuell betygsstatistik åk 6 Besök av utvecklingsstrateg Charlotte Sjödahl

Transkript

1 KALLELSE Datum Sida Sammanträde Nämnd: Barn- och utbildningsnämnden Tid: Tisdagen den 26 januari 2016 kl. 17:00 Plats: Vänstra kammaren, Habo kommunhus Justerare: Helena Persson Förhandling enligt MBL 11/AML sker i lokal Fagerhult, kommunhuset, torsdagen den 14 januari kl Gruppmöten: majoriteten kl. 16:30 i vänstra kammaren och oppositionen kl. 16:30 i Thomas Werthéns rum. Föredragningslista Ärende/Föredragande 1. Aktuell betygsstatistik åk 6 Besök av utvecklingsstrateg Charlotte Sjödahl Dnr 2. Aktuell betygsstatistik åk 7-9 Besök av rektor Katarina Levenby och biträdande rektor Malin Håård 3. Ekonomisk månadsrapport Besök av ekonom Mona Ljunggren. Handlingar delas ut under sammanträdet. BU14/84 4. Intern kontrollplan för barn- och utbildningsnämnden 2016 BU16/24 5. Revidering av barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan BU14/18 6. Revidering av regler och avgifter för förskola och fritidshem BU15/78 7. Detaljplan för Gunnarsbo 1:62, Gröne vägens skola BU15/89 8. Anmälningsärenden Nicklas Gustavsson Ordförande Marie Skarp Sekreterare

2 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU16/24 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Intern kontrollplan för barn- och utbildningsnämnden 2016 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner barn- och utbildningsförvaltningens förslag på intern kontrollplan Ärendebeskrivning Av kommunallagen 6 kap 7 framgår att barn- och utbildningsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt enligt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Barn- och utbildningsnämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunfullmäktige i Habo kommun antog 2002 ( 50) ett övergripande reglemente för den interna kontrollen. Med detta som grund har en plan för barn- och utbildningsnämndens interna kontroll 2016 utarbetats. Syfte Syftet med internkontrollen är att klarlägga om lagar och andra föreskrifter samt om kommunens mål och riktlinjer följs, främst i syfte att: - säkra att pengar och andra resurser används i överensstämmelse med tagna beslut - skydda mot förluster till följd av fel eller oegentligheter - säkra en riktig och fullständig redovisning - säkra en effektiv förvaltning Genomförande Senast i februari varje år ska nämnden anta en plan för uppföljning av den interna kontrollen. En internkontrollplan (bilaga 2) har tagits fram med ett antal aktiviteter och rutiner som utsetts lämpliga att kontrollera med hänsyn till tidigare internkontrollplaner och verksamhetens beskaffenhet. För att följa upp verksamhetens mål, effektivitet och kvalitet har en plan för verksamhets- och budgetuppföljning (bilaga 1) framtagits. Uppföljning Uppföljning av den interna kontrollen sker i samband med barn- och utbildningsnämndens sammanträden. Dessutom görs en samlad redovisning årsvis. Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

3 Dnr Sida BU16/24 2 Barn- och utbildningsnämnden Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef

4 Intern kontrollplan för barn- och utbildningsnämnden 2016 Rutin som ska kontrolleras Reglemente, regler, policy som berörs Kontrollmetod Ansvarig Genomförd Rapport till nämnd Delegationsordningen är aktuell Delegationsordning för barn- och utbildningsnämnden i Habo kommun En kontroll genomförs av delegationsordning 2016 Barn- och utbildningschef Januari 2016 Februari 2016 Delegationsordningen följs Delegationsordning för barn- och utbildningsnämnden i Habo kommun Ett stickprov av beslut fattade 2016 med stöd av delegationsordning en inom varje område Barn- och utbildningschef December 2016 Januari 2017 Barn- och utbildningsnämndens beslut har verkställts Protokoll från barn- och utbildningsnämndens sammanträden En kontroll av verkställda beslut genomförs varje halvår Barn- och utbildningschef Juni 2016, december 2016 Augusti 2016, januari 2017 Kvalitetshandboken är aktuell Skollagen Läroplaner Allmänna råd Kontroll genomförs löpande Utvecklingsstrateg Löpande Januari 2017 Förskola erbjuds inom fyra månader Skollagen 8 kap. 14 Kontroll av alla placeringar 2016 Kvalificerad handläggare December 2016 Januari 2017 Förskolechef/rektor anmäler ev. kränkningar till huvudmannen Skollagen 6 kap. 10 Rapportering till skyddskommittén Utvecklingsledare Oktober 2016 Februari 2017 Skolplikten fullgörs Skollagen 7 kap. 4 Kontroll av närvaro varje halvår Projektledare, skolnärvaro Juni 2016, december 2016 Augusti 2016, januari 2017 Systematiskt arbetsmiljöarbete Uppföljning åtgärder Skyddsrond Lekplatsbesiktning Kontroll genomförs löpande Utvecklingsledare Löpande Januari 2017 Beslut om åtgärdsprogram Skollagen 3 kap. 9 En kontroll av fattade beslut genomförs vid två tillfällen 2016 Barn- och utbildningschef Juni 2016, december 2016 Augusti 2016, januari 2017 Beslut om särskild undervisningsgrupp eller enskild undervisning Skollagen 3 kap. 11 En kontroll av fattade beslut genomförs vid två tillfällen 2016 Barn- och utbildningschef Juni 2016, december 2016 Augusti 2016, januari 2017 Beslut om anpassad studiegång Skollagen 3 kap. 12 En kontroll av fattade beslut genomförs vid två tillfällen 2016 Barn- och utbildningschef Juni 2016, december 2016 Augusti 2016, januari 2017

5 Verksamhets- och budgetuppföljning för barn- och utbildningsnämnden 2016 Datum Kontrollmoment Ansvarig 26 januari Aktuell betygsstatistik, åk 6 Utvecklingsstrateg Aktuell betygsstatistik och uppföljning av Rektor resursförstärkning, Hagabodaskolan 7-9 Ekonomisk månadsrapport Ekonom Redovisning av intern kontrollplan 2015 Barn- och utbildningschef 23 februari Besök av Bränninge förskole- och skolområde Förskolechef/rektor Ekonomisk månadsrapport Ekonom Bokslut 2015 Ekonom Redovisning av systematiskt arbetsmiljöarbete Utvecklingsledare 22 mars Besök av Hagens förskole- och skolområde Förskolechef/rektor Ekonomisk månadsrapport Ekonom Uppföljning av projektplanen Giftfria förskolor Utvecklingsledare 26 april Besök av Kråkeryds förskole- och skolområde Förskolechef/rektor Ekonomisk månadsrapport Ekonom Budget: Ramförslag Ekonom Barn- och elevprognos Barn- och utbildningschef Aktuell kö till förskoleverksamhet Barn- och utbildningschef 24 maj Besök av Slättens förskole- och skolområde Förskolechef/rektor Ekonomisk rapport tertial 1 Ekonom Besök av Familjecentralen Samordnare Träff med elevråd Presidium 21 juni Besök av Kulturskolan Kulturskolechef Ekonomisk månadsrapport Ekonom Budget 2017: ramtilldelning Ekonom 23 augusti Aktuell betygsstatistik, åk 6 Utvecklingsstrateg Aktuell betygsstatistik, Hagabodaskolan 7-9 Rektor Redovisning av elevernas frånvaro, Projektledare Redovisning av elev- och föräldraenkät Utvecklingsledare Ekonomisk månadsrapport Ekonom Budget 2017 Ekonom 20 september Redovisning av pedagogiskt bokslut Utvecklingsstrateg Ekonomisk rapport tertial 2 och delårsbokslut Ekonom 25 oktober Barn- och elevprognos Barn- och utbildningschef Aktuell kö till förskoleverksamhet Barn- och utbildningschef Ekonomisk månadsrapport Ekonom Uppföljning av projektplanen Giftfria förskolor Utvecklingsledare 22 november Besök av förskolan Äventyret Förskolechef Ekonomisk månadsrapport Ekonom Uppföljning kränkande behandling Barn- och utbildningschef 13 december Ekonomisk månadsrapport Ekonom POSTADRESS Box HABO BESÖKSADRESS Kråkerydsvägen 4 B INTERNETADRESS TELEFON (vx) TELEFAX E-POST bun@habokommun.se

6 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU14/18 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Reviderad dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna barn- och utbildningsförvaltningens förslag på reviderad dokumenthanteringsplan. Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsnämnden fattade den 21 januari 2014 beslut om en dokumenthanteringsplan för nämnden. Barn- och utbildningsförvaltningen har nu tagit fram ett förslag på en revidering av denna och föreslår barnoch utbildningsnämnden att fatta beslut om en reviderad dokumenthanteringsplan enligt förvaltningens förslag. Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Förskolechefer Rektorer Intendenter Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

7 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGENS KANSLI 1.1. Styrning och ledning Ekonomi Förskola/pedagogisk omsorg/fritidshem Elevregistrering Skolskjutsar Personal 7 2. FÖRSKOLA 2.1. Styra och leda verksamheten/övergripande planering Undervisning/undervisningsplanering Barnets utveckling/lärande och dokumentation Personal FÖRSKOLEKLASS/GRUNDSKOLA/FRITIDSHEM/GRUNDSÄRSKOLA OCH GYMNASIESÄRSKOLA 3.1. Styra och leda verksamheten/övergripande planering Undervisning/undervisningsplanering Elevutveckling och lärande Elevdokumentation Elevhälsa Personal VUXENUTBILDNING DET KOMMUNALA ANSVARET FÖR UPPFÖLJANDE STUDIE- OCH YRKESORIENTERING KULTURSKOLA 20 1

8 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGENS KANSLI 1.1. STYRNING OCH LEDNING Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Anmälan och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Avtal och handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Barn- och elevprognoser Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Beslut om upptagningsområden Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Delegationsbeslut Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Bevaras i de fall inget annat Diarieförda handlingar Närarkiv Bevaras Efter 5 år gallringsbeslut finns Dokumenthanteringsplaner (inaktuella) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Cirkulär Närarkiv Vid inaktualitet Enkäter, egenupprättade med svar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Enkäter, inkommande med svar Närarkiv Bevaras Efter 5 år T.ex. från Skolverket Fullmakter, t.ex. vid postöppning Närarkiv Vid inaktualitet Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Närarkiv Efter 2 år Om de fungerar som register till protokollen bör de bevaras Informationsbroschyrer/skrifter, egna Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3. Klagomål och synpunkter Digitalt Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 2

9 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Kursinbjudningar, cirkulär, interna Korrespondens av tillfällig betydelse Vid inaktualitet meddelanden, rutin korrespondens Kvitton på överlämnade handlingar till kommunarkivet Närariv Bevaras Efter 5 år Reversaler Matsedlar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Organisationsplaner Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Pedagogiska bokslut Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Postlistor Närarkiv Efter 3 år Diarieförs i W3D3 Protokoll, nämnd, kommittéer m.m. där förtroendevalda ledamöter ingår Protokoll, sammanträden i planeringsfrågor eller administrativa frågor Närarkiv Bevaras Efter 5 år Närarkiv Bevaras Efter 5 år Protokoll, skyddsrond och skyddskommitté Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Skrivelser, in och utgående av ringa betydelse Närarkiv Vid inaktualitet T.ex. information till vårdnadshavare Statistik till andra myndigheter Digitalt Vid inaktualitet Beställda återkommande från SCB, Skolverket m fl. Systematiskt arbetsmiljöarbete/kvalitetsarbete Närarkiv Bevaras Efter 5 år Verksamhetsplan, pedagogiskt bokslut, likabehandlingsplan, arbetsmiljöplan Systematiskt säkerhetsarbete Närarkiv Vid inaktualitet Innehållet i säkerhetspärmen Tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Verksamhetsplaner och verksamhetsuppföljningar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Överklaganden, beslut och handlingar Närarkiv Bevaras Efter 5 år 3

10 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev EKONOMI Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Under förutsättning att vederbörlig Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg Närarkiv Efter 3 år kontroll och redovisning skett Ansökningar och beslut från t.ex. Skolverket Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Ansökan/avtal om att fullgöra skolgång/förskoleplacering i annan kommun samt beslut att ta emot barn/elev från annan kommun Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Avstämningar, fristående verksamhet Närarkiv Efter 10 år Diarieförs i W3D3 Barn- och utbildningsnämndens budgetförslag till fullmäktige Närarkiv Bevaras Efter 5 år Bokslut, fristående verksamhet Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolskjuts m.m. Digitalt Efter 10 år Följesedlar Närarkiv Efter 1 år Förteckningar eller register över elever som är skolplacerade i annan kommun Digitalt Bevaras Efter 5 år Finns i Procapita Handlingar rörande bidrag till fristående skolor m.m. Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Handlingar rörande bidrag till enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Digitalt Efter 10 år Diarieförs i W3D3 Tilläggsbelopp, ansökan och beslut Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieföres i W3D3 Uppgifter om bidragskriterier Närarkiv Bevaras Efter 5 år T.ex. förskolepeng/skolpeng Överenskommelser om interkommunal ersättning Närarkiv Bevaras Efter 5 år 4

11 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning 1.3. FÖRSKOLA/PEDAGOGISK OMSORG/FRITIDSHEM Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Enligt skollagen 8 kap 5 och 7 Ansökan och beslut om reducerad avgift Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Ansökan om jämkning av avgift, från Socialförvaltningen Närarkiv Vid inaktualitet Ansökan om plats eller ändring av plats (omplacering) Närarkiv Efter 2 år Ansökan/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom förskola/ pedagogisk omsorg/fritidshem Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Förteckningar över barn i respektive förskola/pedagogisk omsorg/fritidshem Digitalt Bevaras Finns i Procapita Förteckningar över förskolor m fl. Digitalt Bevaras Finns i Procapita Handlingar rörande avskrivning av avgifter Närarkiv Efter 2 år Diarieförs i W3D3 Underlag för avgifter inom förskola Inkomstuppgifter Närarkiv Efter 2 år och skolbarnsomsorg Kölistor Närarkiv Vid inaktualitet Köstatistik, beläggningsstatistik Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Placeringsmeddelande/svar på placeringsmeddelande Närarkiv Efter 2 år Regelverk för förskola/pedagogisk omsorg/fritidshem Närarkiv Bevaras Efter 5 år Schema över barnens planerade vistelsetid Närarkiv Efter 2 år 5

12 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev Uppsägning av plats Närarkiv Efter 2 år Vårdnadsbidrag ansökan och beslut, överklaganden Närarkiv Efter 2 år Kontrolluppgift om utbetalda bidrag gallras efter 10 år 6

13 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev ELEVREGISTRERING Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Uppgifter om elevs studieplan, tillval Elevhistorik Digitalt Bevaras och skolgång. Registreras i Procapita. Förteckningar över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3. Registreras i Procapita. Handlingar rörande in- och utflyttning, val av skola eller klassbyten Närarkiv Vid inaktualitet När eleven slutat skolan Klasslistor Närarkiv Bevaras Efter 5 år Ska innehålla dokumenterade förändringar under året, skola, läsår, klass, lärare, namn, adress och personnummer. Skolkataloger, t.ex. fotokataloger eller motsvarande Närarkiv Bevaras Efter 5 år 1.5. SKOLSKJUTSAR Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Digitalt Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Avtal (med utförare) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Under förutsättning att vederbörlig Buss-/skolkort, handlingar rörande Digitalt Efter 2 år kontroll och redovisning skett. Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall Digitalt Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Skolskjutsregister Digitalt Efter 3 år T.ex. med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts. Kan gallras under förutsättning att statistik bevaras. Finns i Procapita. 7

14 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Skolskjutsreglementen Digitalt Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Digitalt Bevaras Efter 5 år Finns i Procapita Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten Vid inaktualitet 1.6. PERSONAL Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Anhöriguppgifter Personalenheten Vid inaktualitet Registreras i Personec p Ansökningar Personalenheten Efter 3 år Diarieförs i Offentliga Jobb Anteckningar från lönesamtal/medarbetarsamtal Närarkiv Vid inaktualitet Gäller även kompetensutvecklingsplaner Anställningsavtal (underskrivet exemplar) Personalenheten Bevaras Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt Arbetsskadeanmälan och rehabiliteringsutredningar Personalenheten Bevaras Entlediganden och uppsägningar Personalenheten Bevaras Läkarintyg Personalenheten Efter 2 år Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt Olycksfall/tillbud Digitalt Bevaras Registreras via intranätet Reseräkningar/kvitton/körjournaler Personalenheten Bevaras Efter 1 år Scheman och ledigheter Digitalt Bevaras Registreras och bevaras i Personec P Semesterlistor Närarkiv Vid inaktualitet 8

15 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Året efter arbetstagaren Skriftlig varning Personalenheten Bevaras fyllt 67 år Bevaras i personakt Tjänstgöringsintyg Personalenheten Efter 3 år Tjänstledigheter Personalenheten Bevaras Registreras och bevaras i Personec P Utdrag ur polisens belastningsregister Personalenheten Bevaras Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Praktikanter/studenters utdrag lämnas till Bemanningsenheten Övriga handlingar t.ex. tystnadsplikt Personalenheten Bevaras Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt 9

16 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev FÖRSKOLA 2.1 STYRA OCH LEDA VERKSAMHETEN/ÖVERGRIPANDE PLANERING Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Cirkulär Närarkiv Vid inaktualitet T.ex. information från myndigheter Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet Närarkiv Bevaras Efter 5 år T.ex. Grön Flagg Enkäter/sammanställning av enkätsvar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Avser förskolans egna enkäter Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Närarkiv Bevaras Efter 5 år Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid enheterna Närarkiv Bevaras Efter 5 år Postlistor Digitalt Efter 3 år Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Protokoll, föräldraråd Närarkiv Bevaras Efter 5 år Protokoll, arbets/projektgrupper Närarkiv Bevaras Efter 5 år Protokoll, samverkan Närarkiv Bevaras Efter 5 år Samverkan ersätter MBL Systematiskt arbetsmiljöarbete/kvalitetsarbete Centralt Bevaras Efter 5 år Verksamhetsplan, pedagogiskt bokslut, likabehandlingsplan, arbetsmiljöplan, skyddsrondsprotokoll Systematiskt säkerhetsarbete Närarkiv Vid inaktualitet Innehållet i säkerhetspärmen 10

17 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev UNDERVISNING/UNDERVISNINGSPLANERING Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Närvarolistor Närarkiv Efter 2 år Pedagogiska planeringar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Schema över barnens planerade vistelsetid Närarkiv Vid inaktualitet Om anteckningar har förts löpande och om de dokumenterar verksamheten Scheman sparas på förvaltningskansliet i 2 år 2.3 BARNETS UTVECKLING/LÄRANDE OCH DOKUMENTATION Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Anmälan och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Närarkiv Vid inaktualitet Redovisas till förvaltningskansli, som bevarar handlingarna Anmälan enligt socialtjänstlagen Närarkiv Bevaras När barnet slutat förskolan Registreras i W3D3 Barnkonferensprotokoll Närarkiv Vid inaktualitet Barnkort Närarkiv Vid inaktualitet Barn med särskilda behov handingar och beslut Närarkiv Bevaras Egenvårdsblankett Närarkiv Vid inaktualitet Handlingar rörande samtycke enligt PuL Närarkiv Vid inaktualitet När barnet slutat förskolan Beslut diarieförs i W3D3 För t.ex. bilder på hemsidan. Gallras tidigast efter att barnet har slutat på förskolan Korrespondens med vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för barn eller förskolan Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Olycksfall/tillbud Digitalt Bevaras Registreras via intranätet 11

18 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev PERSONAL Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Anhöriguppgifter Digitalt Vid inaktualitet Registreras i Personec P Ansökningar Personalenheten Efter 3 år Diarieförs i Offentliga Jobb Anteckningar från lönesamtal/medarbetarsamtal Närarkiv Vid inaktualitet Gäller även kompetensutvecklingsplaner Anställningsavtal (underskrivet exemplar) Personalenheten Bevaras Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt Arbetsskadeanmälan och rehabiliteringsutredningar Personalenheten Bevaras Entlediganden och uppsägningar Personalenheten Bevaras Läkarintyg Personalenheten Efter 2 år Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt Olycksfall/tillbud Digitalt Bevaras Registreras via intranätet Reseräkningar/kvitton/körjournaler Personalenheten Bevaras Efter 1 år Scheman och ledigheter Digitalt Bevaras Registreras och bevaras i Personec P Semesterlistor Närarkiv Vid inaktualitet Skriftlig varning Personalenheten Bevaras Tjänstgöringsintyg Personalenheten Efter 3 år Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt Tjänstledigheter Digitalt Bevaras Registreras och bevaras i Personec P Utdrag ur belastningsregister Personalenheten Bevaras Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Praktikanter/studenters utdrag lämnas till Bemanningsenheten Önskemål om tjänstgöring Närarkiv Vid inaktualitet Övriga handlingar t.ex. tystnadsplikt Personalenheten Bevaras Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt 12

19 3. FÖRSKOLEKLASS/GRUNDSKOLA/FRITIDSHEM/GRUNDSÄRSKOLA OCH GYMNASIESÄRSKOLA Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev STYRA OCH LEDA VERKSAMHETEN/ÖVERGRIPANDE PLANERING Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Cirkulär Närarkiv Vid inaktualitet T.ex. information från myndigheter Enkäter/sammanställning av enkätsvar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Avser skolans egna enkäter Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Närarkiv Bevaras Efter 5 år Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra skolområden, skolor m.fl. Närarkiv Vid inaktualitet Matsedlar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid enheterna Närarkiv Bevaras Efter 5 år T.ex. förväntansdokument Organisationsplaner Närarkiv Bevaras Efter 5 år T.ex. tjänstefördelning Postlistor Digitalt Efter 3 år Diarieförs i W3D3 Protokoll, arbets/projektgrupper Närarkiv Bevaras Efter 5 år Protokoll, lokal styrelse/föräldraråd/elevråd/klassråd/kostråd Närarkiv Bevaras Efter 5 år Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse Närarkiv Vid inaktualitet Statistik till andra myndigheter (t.ex. SCB, Skolverket) Närarkiv Vid inaktualitet Systematiskt arbetsmiljöarbete/kvalitetsarbete Centralt Bevaras Efter 5 år Statistiken sammanställs ur verksamhetssystem Verksamhetsplan, pedagogiskt bokslut, likabehandlingsplan, arbetsmiljöplan, skyddsrondsprotokoll Systematiskt säkerhetsarbete Närarkiv Vid inaktualitet Innehållet i säkerhetspärmen 13

20 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev UNDERVISNING/UNDERVISNINGSPLANERING Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Anmälan till förskoleklass Närarkiv Efter 2 år Registreras i Procapita Ansökan och beslut m fl. handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång, undervisning på sjukhus Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Beslut om svenska som andraspråk Närarkiv Vid inaktualitet Diarieförs i W3D3 Beslut om modersmålsundervisning och studiehandledning Närarkiv Vid inaktualitet Diarieförs i W3D3 Förteckningar över elevers placeringar under PRAO Närarkiv Bevaras Efter 5 år Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Närarkiv Vid inaktualitet T.ex. medgivande från vårdnadshavare om deltagande Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Närarkiv Vid inaktualitet Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Närarkiv Bevaras Efter 5 år Avser övergripande planeringar Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som elevens val Närarkiv Bevaras Efter 5 år Klasschema (slutligt för varje läsår och skolenhet) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Lärarschema Närarkiv Efter 3 år Arbetsplatsförlagd tid Läromedel, beställning av Närarkiv Efter 2 år T.ex. följesedlar Närvarolistor Närarkiv Efter 2 år Avser fritidshem Protokoll från klasskonferenser, elevhälsogrupp (EHG) och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa Närarkiv Bevaras Efter 5 år 14

21 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev Schema över barnens planerade vistelsetid (grundschema) Närarkiv Efter 2 år Avser fritidshem 3.3. ELEVUTVECKLING OCH LÄRANDE Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Anteckningar från utvecklingssamtal eller motsvarande Närarkiv Vid inaktualitet Barn med särskilda behov utredningar och beslut Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång Under förutsättning att uppgifter m.m. dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram Beslut diarieförs i W3D3 Betygskatalog, betygssammanställningar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Ev. förkortningar, sifferkoder förklaras. Diagnostiska prov, elevlösningar Närarkiv Vid inaktualitet Individuella utvecklingsplaner med omdömen Närarkiv Bevaras Bevaras i InfoMentor Intyg om elevs kunskapsutveckling (utfärdas om elev avgår utan slutbetyg) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Förvaras tillsammans med betygskatalogen Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 uppgifter väsentliga för elev eller skolan Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar, samtliga delar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Nationella prov, sammanställning över resultat i svenska Närarkiv Bevaras Efter 5 år Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Närarkiv Efter 5 år Gallras 5 år efter provtillfället Nationella prov, sammanställningar över resultat från nationella prov utom svenska Närarkiv Efter 5 år Omprövning av betyg, beslut och handlingar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Resultat av prövning, med anteckning om betyg Närarkiv Bevaras Efter 5 år Förvaras tillsammans med betygskatalogen 15

22 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev Skriftliga omdömen (vid ej godkänt betyg) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Förvaras tillsammans med betygskatalogen Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Skriftliga tester och prov, elevlösningar Närarkiv Vid inaktualitet Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut Åtgärdsprogram Närarkiv Bevaras Bevaras i InfoMentor Överklaganden (gäller beslut om placering i särskild undervisningsgrupp) Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D ELEVDOKUMENTATION Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Anmälan och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Beslut om att få gå om en årskurs eller uppflyttning till högre årskurs Disciplinära åtgärder, handlingar rörande avstängning/förvisning av elev, varning etc. Grundsärskola ansökan beslut om inskrivning beslut om utskrivning underlag för beslut Gymnasiesärskola ansökan beslut om inskrivning Närarkiv Vid inaktualitet Redovisas till förvaltningskansli, som bevarar handlingarna Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Närarkiv Bevaras Efter 5 år Diarieförs i W3D3 Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång 16

23 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev beslut om utskrivning underlag för beslut Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Handlingar rörande praktik och praktikplatser Närarkiv Vid inaktualitet T.ex. arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen. Under förutsättning att uppgifter om genomförd praktik dokumenteras i elevmatrikel eller motsvarande. Handlingar rörande samtycke enligt PuL Närarkiv Vid inaktualitet För t.ex. bilder på hemsidan. Gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång på respektive skolenhet. Kvittenser Närarkiv Vid inaktualitet Ledighet för elev, ansökan och beslut Närarkiv Vid inaktualitet Ledigheter redovisas i InfoMentor Närvaro- och frånvarouppgifter Närarkiv Vid inaktualitet Finns i InfoMentor Rutinkorrespondens Närarkiv Vid inaktualitet Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse, som tillfällig befrielse från idrott m.m. Språkval (blankett) Närarkiv Vid inaktualitet Språkval registreras i Procapita Överenskommelse om t.ex. datoranvändning Närarkiv Vid inaktualitet Då eleven slutat respektive skolenhet 17

24 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev ELEVHÄLSA Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Anmälan enligt socialtjänstlagen Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång Om anmälan görs av elevhälsan bevaras den i journalsystemet Barnhälsovårdsjournaler, tillhör landstingen Närarkiv Bevaras Till Landstinget 1 år efter att eleven skulle slutat åk 9 BVC-journalerna är utlånade från Landstinget till skolhälsovården, vilka således ska återgå till Landstinget efter att eleven slutat grundskolan. Handlingar som rör skolkurators verksamhet, t.ex. kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar Närarkiv Bevaras 3 år efter avslutad skolgång Olycksfall/tillbud Digitalt Bevaras Registreras via intranätet Skolhälsovårdsjournaler Närarkiv Bevaras Efter 3 år Skolpsykologjournaler med underlag som t.ex. testmaterial Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång I skolhälsovårdsjournalen ingår bl.a. remisser, kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd. Övrig utrednings-/kartläggningsdokumentation avseende enskilda elever (t.ex. pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa) Närarkiv Bevaras Efter avslutad skolgång Bevaras i elevmapp 18

25 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev PERSONAL Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Anhöriguppgifter Digitalt Vid inaktualitet Registreras i Personec P Ansökningar Personalenheten Efter 3 år Diarieförs i Offentliga Jobb Anteckningar från lönesamtal/medarbetarsamtal Närarkiv Vid inaktualitet Gäller även kompetensutvecklingsplaner Anställningsavtal (underskrivet exemplar) Personalenheten Bevaras Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt Arbetsskadeanmälan och rehabiliteringsutredningar Personalenheten Bevaras Entlediganden och uppsägningar Personalenheten Bevaras Läkarintyg Personalenheten Efter 2 år Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt Olycksfall/tillbud Digitalt Bevaras Registreras via intranätet Reseräkningar/kvitton/körjournaler Personalenheten Bevaras Efter 1 år Scheman och ledigheter Digitalt Bevaras Registreras och bevaras i Personec P Semesterlistor Närarkiv Vid inaktualitet Skriftlig varning Personalenheten Bevaras Tjänstgöringsintyg Personalenheten Efter 3 år Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt Tjänstledigheter Personalenheten Bevaras Registreras och bevaras i Personec P Utdrag ur belastningsregister Personalenheten Bevaras Året efter arbetstagaren fyllt 67 år Praktikanters/studenters utdrag lämnas till Bemanningsenheten Året efter arbets- 19

26 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev Övriga handlingar, t.ex. tystnadsplikt Personalenheten Bevaras tagaren fyllt 67 år Bevaras i personakt 4. VUXENUTBILDNING Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Tidigast efter att eleven avslutat sin Ansökan och beslut Närarkiv Vid inaktualitet utbildning. Diarieförs i W3D3. Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Digitalt Efter 10 år Diarieförs i W3D3 5. DET KOMMUNALA ANSVARET FÖR UPPFÖLJANDE STUDIE - OCH YRKESORIENTERING Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Akter över ungdomar i den uppföljande verksamheten Närarkiv Bevaras Efter 5 år Kan bl.a. innehålla handlingsplaner, avtal/överenskommelser, intyg/betyg Elevregister, förteckningar eller sammanställningar Närarkiv Vid inaktualitet Samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret Individuella elevplaner Närarkiv Bevaras Efter 5 år Protokoll från möten där undervisning eller elevhälsa behandlats Närarkiv Bevaras Efter 5 år Statistik, typ av åtgärder, antal deltagare etc. Närarkiv Bevaras Efter 5 år Kan även ingå i årsberättelser Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten Närarkiv Efter 2 år Under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll skett och att handlingarna inte längre behövs 20

27 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev KULTURSKOLA 6.1 ÖVERGRIPANDE PLANERING Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Broschyrer, fotografier och kursprogram Närarkiv Bevaras Efter 5 år Inventarieförteckningar Närarkiv Bevaras Efter 5 år Program eller motsvarande som visar egna konserter eller andra aktiviteter Verksamhetsberättelser eller verksamhetsplaner som ger en bild av undervisningens underhåll Närarkiv Bevaras Efter 5 år Närarkiv Bevaras Efter 5 år 6.2 UNDERVISNINGSPLANERING Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Ensemblelistor Närarkiv Bevaras Efter 5 år Registreras i Procapita Förteckning över uthyrning av instrument Närarkiv Vid inaktualitet Protokoll eller mötesanteckningar från ämneskonferenser, personalkonferenser och andra möten där undervisningens uppläggning och innehåll dokumenteras Närarkiv Bevaras Efter 5 år Scheman och ledigheter Digitalt Bevaras Registreras och bevaras i Personec P 21

28 Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Fastställd , rev ELEVREGISTRERING Handlingstyp Förvaring Bevaras/gallras Till centralarkiv Anmärkning Deltagaranmälningar Närarkiv Efter 3 år Ny- ändringsanmälningar Elevregister eller motsvarande Närarkiv Bevaras Efter 5 år Registreras i Procapita Närvarolistor Närarkiv Efter 3 år 22

29 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU15/78 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Reviderade regler och avgifter för förskola och fritidshem från och med Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner barn- och utbildningsförvaltningens förslag på reviderade regler och avgifter för förskola och fritidshem och att dessa ska gälla från och med den 1 februari Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsnämnden beslutade den 16 juni 2015 om regler och avgifter för förskola och fritidshem från och med den 1 juli Den 22 september 2015 fattade nämnden beslut om en revidering av dessa. De reviderade reglerna och avgifterna har gällt från den 1 oktober Barn- och utbildningsförvaltningen har nu sett över gällande dokument och föreslår ytterligare revideringar. Barn- och utbildningsnämnden föreslås därför att godkänna förvaltningens förslag på reviderade regler och avgifter för förskola och fritidshem och att dessa ska gälla från den 1 februari Barn- och utbildningsnämnden Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Förskolechefer Rektorer Handläggare, barn- och utbildningsförvaltningen Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

30 Barn- och utbildningsnämndens regler och avgifter för förskola och fritidshem Beslutat av barn- och utbildningsnämnden Gäller från och med 1 juli Reviderad Ändringarna gäller från och med

31 Regler och avgifter för förskola och fritidshem Innehåll 1. Kö- och placeringsregler 1.1 Förskola för barn 1-2 år till arbetssökande och föräldralediga Förskola för barn 3-5 år till arbetssökande och föräldralediga Allmän förskola Erbjudande av fritidshem Ansökan Turordning Placering i fristående verksamheter Inskolning och inskolningsperioder i förskolan 4 2. Tider och schema 2.1 Närvarotid Tillfällig ändring/utökning av närvarotid Permanent förändring av närvaro 5 3. Öppettider och stängningsdagar 3.1 Öppettider Stängning av förskolor/fritidshem Närvaro under skolans lov- och studiedagar (UFA-dagar) 5 4. Uppsägning av plats 4.1 Uppsägning 5 5. Inkomst och taxa 5.1 Avgifter inom förskola och fritidshem Inkomstanmälan Avgiftsgrundande inkomster Ändrad inkomst/ändrade familjeförhållanden Gemensam vårdnad Reglering av betald avgift Avgiftsbefrielse Obetalda avgifter 7 2

32 1. Kö- och placeringsregler Plats erbjuds barn 1-5 år vars föräldrar förvärvsarbetar, studerar, är arbetslösa eller föräldralediga. För barn till arbetslösa och föräldralediga gäller rätten 15 timmar/vecka. Plats kan även erbjudas barn som behöver särskilt stöd i sin utveckling, eller av andra särskilda skäl, enligt skollagen 8 kap 5 och Förskola för barn 1-2 år till arbetssökande och föräldralediga Rätt till förskola 15 timmar per vecka har alla barn vars vårdnadshavare är föräldralediga samt barn till arbetssökande. Avgift utgår enligt ordinarie taxa. Rätten gäller att erbjuda 15-timmarsverksamhet i förskolan mellan klockan fem dagar i veckan, under årets alla 52 veckor. Det förutsetts att barnet/barnen är lediga en period motsvarande normal huvudsemester. Närvaroschema ska lämnas där det framgår att placeringen avser barn till föräldraledig/arbetssökande. Om vårdnadshavaren får ett tillfälligt arbete eller deltar i arbetsmarknadsåtgärd på tider utöver ramtiden (kl ) utökas barnets närvarotid så att den motsvarar omsorgsbehovet. 1.2 Förskola för barn 3-5 år till arbetssökande och föräldralediga Rätt till förskola 15 timmar per vecka har alla barn vars vårdnadshavare är föräldralediga samt barn till arbetssökande. Rätten gäller att erbjuda 15- timmarsverksamhet i förskolan mellan klockan fem dagar i veckan, under årets alla 52 veckor. Närvaroschema ska lämnas där det framgår att placeringen avser barn till föräldraledig/arbetssökande. Från och med september det år barnet fyller tre år utgår en avgiftsreducering motsvarande 15 timmar per vecka. Om plats önskas under lovdagar utgår avgift för hel kalendermånad enligt ordinarie taxa. Inkomst och schema ska lämnas till handläggare. Det förutsetts att barnet/barnen är lediga en period motsvarande normal huvudsemester. Om vårdnadshavaren får ett tillfälligt arbete eller deltar i arbetsmarknadsåtgärd på tider utöver ramtiden (kl ) utökas barnets närvarotid så att den motsvarar omsorgsbehovet. Avgift utgår enligt ordinarie taxa. 1.3 Allmän förskola 3-5 år Rätt till allmän förskola har alla barn från och med september det år barnet fyller tre år. Förskolan ska omfatta minst 525 timmar om året. Alla förskolor erbjuder allmän förskola mellan klockan fem dagar i veckan. Allmän förskola följer skolans dagar och terminsindelning. Detta innebär att barnet/barnen inte kommer till förskolan på skolans lovdagar och UFA-dagar. Allmän förskola är avgiftsfri. 3

33 1.4 Erbjudande av fritidshem Plats erbjuds elever 6-13 år vars föräldrar förvärvsarbetar eller studerar. Placering i fritidshem erbjuds till och med vårterminen det år eleven fyller 13 år. Plats kan även erbjudas barn som behöver särskilt stöd i sin utveckling, eller av andra särskilda skäl, enligt skollagen 14 kap Ansökan Ansökan om plats görs tidigast 6 månader före önskad placeringsdag, gäller även vid anmälan av syskon. Ansökan görs via vår e-tjänst på Habo kommuns hemsida, Turordning Barnen turordnas utifrån anmälningsdag. Hänsyn som bryter turordningen tas till: 1. Barn med särskilda behov. 2. Syskon som önskar vara på samma förskola. 3. Barn som önskar flytta inom verksamheten. Hänsyn tas till att en bra gruppsammansättning (kön, ålder m.m.) skapas. 1.7 Placering i fristående verksamheter Plats i fristående verksamheter, som uppbär kommunalt stöd, har egen kö och egna regler. 1.8 Inskolning i förskolan Vid nyplacering erbjuds en veckas avgiftsfri inskolning, gäller ej vid omplacering. 2. Tider och schema 2.1 Närvarotid Vid erhållande av plats i förskola/fritidshem ska schema lämnas på särskild blankett till handläggare. I närvarotiden ska, förutom arbetstid/studietid, även skälig restid medräknas. Vid oregelbunden arbetstid räknas genomsnittstiden för schemaperioden. 2.2 Tillfällig ändring/utökning av närvarotiden (gäller ej allmän förskola) Vid behov av tillfällig utökning av tid (1-2 ggr per månad) kan närvaron justeras genom minskad närvaro en annan dag. Vid utökning av tid vid upprepade tillfällen sker en permanent förändring av schema. Tillfälligt ändrad närvarotid ska överenskommas med förskolan/fritidshemmet i så god tid som möjligt. Vid semester eller annan ledighet från arbete eller studier får barnet lämnas upp till 5 dagar/år. Semester eller annan ledighet som infaller under schemaperioden är inte grund för avgiftsändring. 2.3 Permanent förändring av närvaro Permanent förändrad närvarotid ska snarast möjligt ändras på särskild blankett. Vid övergång till högre tidsintervall debiteras den högre taxan från den dag då den utökade platsen erhålls. Övergång till lägre tidsintervall kan ske efter en uppsägningstid av en månad. 4

34 3. Öppettider och stängningsdagar 3.1 Öppettider Förskolor och fritidshem har öppet mellan kl Omsorg utöver dessa tider tillgodoses om möjligt kvällar, helger och nätter och erbjuds då på Slättens förskola. 3.2 Stängning av förskolor/fritidshem Varje förskola/fritidshem stänger verksamheten under fyra dagar per år för gemensam kompetensutveckling. Stängningsdagarna samordnas mellan förskola och fritidshem. Vårdnadshavare informeras i god tid. Vid behov erbjuds ersättningsplats under stängningsdagar. 3.3 Närvaro under skolans lov- och studiedagar (UFA-dagar) Inskrivna barn i fritidshem erbjuds placering under skolans lov- och studiedagar (UFA-dagar). 4. Uppsägning av plats 4.1 Uppsägning Uppsägning av plats görs på särskild blankett minst en månad i förväg. Avgiften betalas under uppsägningstiden, oavsett om platsen utnyttjas eller inte. Om en plats inte utnyttjas under tre månader (gäller ej vid sjukdom) sägs platsen upp av förvaltningen. Ansökan om ny plats till förskola eller fritidshem kan göras först tre månader efter att barnet har slutat. Undantag är om barnet har slutat för att vårdnadshavare har blivit föräldraledig eller arbetssökande, och sedan på nytt får behov av placering. 5. Inkomst och taxa 5.1 Avgifter inom förskola och fritidshem Habo kommun har maxtaxa. Taxan för förskola och fritidshem i Habo beräknas på två tidsintervaller, heltid och deltid. Med heltid avses tid över 15 timmar/vecka och deltid upp till 15 timmar/vecka. För fritidshem, lov- och morgonomsorg gäller taxan oberoende av tid. Maxtaxan är procentuellt beräknad på hushållets gemensamma inkomst. Maxtaxan i verksamheten är högst tre procent av inkomsten för första barnet, två procent för det andra och en procent för det tredje barnet. För ytterligare barn betalas ingen avgift. I fritidshemmet är maxtaxan högst två procent i månaden för det första barnet och en procent för det andra och tredje barnet. För ytterligare barn betalas ingen avgift. Det yngsta barnet räknas alltid som det första barnet. Den närmast lägre avgiften betalas för det närmast äldre barnet. Från det fjärde barnet betalas ingen avgift. Avgift betalas i efterskott under årets samtliga månader, från och med placeringsdatum (en veckas avgiftsfri inskolning gäller vid nyplacering). 5

35 Förskola Barn 1 Barn 2 Barn 3 Förskola 1-2 år > 15 tim/v 3% 2% 1% Förskola 1-2 år 15 tim/v 2% 1% 0,8% Allmän förskola 3-5 år > 15 tim/v 2% 1% 0,8% Allmän förskola 3-5 år 15 tim/v 0% 0% 0% Fritidshem Fritidshem 6-13 år 2% 1% 1% Morgonomsorg inkl. lovomsorg 1% 0,5% 0,5% Lovomsorg 0,75% 0,5% 0,5% Barn med särskilda behov Barn 1 Barn 2 Barn 3 Förskola 1-2 år > 15 tim/v 2 % 1 % 0,8 % Förskola 1-2 år 15 tim/v 0 % 0 % 0 % Allmän förskola 3-5 år > 15 tim/v 2 % 1 % 0,8 % Allmän förskola 3-5 år 15 tim/v 0 % 0 % 0 % Fritidshem 6-13 år >15 tim/v 1 % 0,5 % 0,5 % Fritidshem 6-13 år 15 tim/v 0 % 0 % 0 % 5.2 Inkomstanmälan Vid erhållande av plats ska hushållets gemensamma bruttoinkomst lämnas på särskild blankett. För gifta/sammanboende/registrerade partners räknas bådas inkomster som avgiftsgrundande, oavsett om barnet/barnen är gemensamma eller inte. Vid bedömning av egen företagares inkomst ska den beräknas utefter årsinkomst, uppgift till försäkringskassa, preliminärdeklaration och/eller föregående års taxering. 5.3 Avgiftsgrundande inkomster Som avgiftsgrundande inkomster räknas: Lön före skatt Föräldrapenning Arbetslöshetsersättning Aktivitetsersättning Sjukersättning Familjebidrag Familjehemsersättning Pensionsförmåner (ej barnpension) Utbildningsbidrag avseende arbetsmarknadsutbildning Inkomst av näringsverksamhet Inkomst av kapital Exempel på inkomster som inte är avgiftsgrundande: Barnbidrag Bostadsbidrag Underhållsstöd Vårdnadsbidrag Studiemedel (ej beskattningsbart) 6

36 5.4 Ändrad inkomst/ändrade familjeförhållanden Vårdnadshavare är skyldig att anmäla ändrad inkomst och ändrade familjeförhållanden. Barn- och utbildningsförvaltningen infodrar regelbundet inkomstuppgift för fastställande av avgift. Uppgiven inkomst kan komma att kontrolleras hos arbetsgivare, försäkringskassa eller skattemyndighet. Om inkomst ej lämnas beräknas avgiften efter högsta avgift. 5.5 Gemensam vårdnad Om vårdnadshavare har gemensam vårdnad och barnet bor växelvis hos båda föräldrarna finns möjlighet att ansöka om delad faktura. Avgiften beräknas på varje hushålls inkomst. 5.6 Reglering av betald avgift Felaktigt debiterad avgift kan efterdebiteras upp till tre år bakåt i tiden. Återbetalning av för hög avgift kan korrigeras i upp till tio år. 5.7 Avgiftsbefrielse Återbetalning av avgift kan ske om barnet varit sjukt och frånvarande minst 4 veckor i följd. Skriftlig ansökan om återbetalning ska inlämnas till barn- och utbildningsförvaltningens handläggare. Återbetalning sker genom avdrag på nästkommande månadsavgift. Vårdnadshavares ledighet berättigar ej till avgiftsbefrielse. 5.8 Obetalda avgifter Normala kravåtgärder, omfattande lagsökning och utmätning, följer vid obetalda avgifter. 7

37 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU15/89 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Detaljplan för Gunnarsbo 1:62 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden ställer sig positiv till alternativ 1, vilket innebär att skolbyggnaderna rivs och ger möjlighet till byggnation av ca 18 stycken lägenheter. Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsnämnden har getts möjlighet att granska och inkomma med synpunkter på detaljplanen för Gunnarsbo 1:62, Gröne vägen skola. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår nämnden att ställa sig positiv till detaljplanens förslag 1. Detta förslag innebär att skolbyggnaderna rivs och ger möjlighet till byggnation av ca 18 stycken lägenheter. Barn- och utbildningsnämnden Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Byggnadsnämnden Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

38 Datum Dnr Sida BN14/429 1 Enligt sändlista i detta brev Detaljplan för Gunnarsbo 1:62, Gröne vägen skola Den 10 juni 2014 beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att ge Habo Bostäder AB i uppdrag att planera för byggnation på Gunnarsbo 1:62, Gröne vägen skola. Den 10 december 2014 beslutade byggnadsnämnden att lämna positivt planbesked för fastigheten med syfte att upprätta en detaljplan för bostadsändamål. 10 juni 2015 beslutade byggnadsnämnden, 49, att skicka ut detaljplanen för samråd till berörda myndigheter och sakägare. Samrådstiden pågick mellan 29 juni och 28 augusti Ett samrådsmöte arrangerades 17 augusti december 2015 beslutade byggnadsnämnden att låta detaljplanen granskas. Granskningstiden pågår mellan 22 december januari Under granskningstiden har du möjlighet att inkomma med synpunkter skriftligen till: Habo Kommun, Byggnadsnämnden Box Habo Det ska betonas att den som vid granskningstidens slut inte har framfört skriftliga synpunkter, kan förlora rätten att överklaga beslutet om detaljplanens antagande. Detaljplanen finns även att ta del av digitalt då samrådshandlingarna finns på Habo kommuns hemsida, Upplysningar kring detaljplaneförslaget lämnas av planarkitekt Mari Helene Opdal, tel , alternativt plan- och byggchef Jessica Leremar, tel Mari Helene Opdal Planarkitekt Samråd Granskning Antagande Laga kraft Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 212 Jönköpingsvägen marihelene.opdal@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb