Tjänsteskrivelse - Svar avseende revisionsskrivelse Granskning av kompetensförsörjning

Transkript

1 UNDERLAG TILL BESLUT Tjänsteskrivelse - Svar avseende revisionsskrivelse Granskning av kompetensförsörjning Bakgrund Den granskning som EY har gjort på uppdrag av förtroendevalda revisorer av kommunens arbete med kompetensförsörjning har resulterat i fyra rekommendationer till de granskade nämnderna: Säkerställa kommungemensamma former för behovsanalys, i syfte att möjliggöra prioritering och planering av utvecklingsinsatser när det gäller kompetensförsörjningen Säkerställa att kommunens personalpolitiska strategier inom samtliga verksamheter kopplas till ett systematiskt arbete som omfattar behovsanalys, mål, planering och uppföljning Säkerställa implementering av en gemensam strategi för utveckling av arbetsgivarvarumärket Säkerställa metoder för ändamålsenliga och tydliga utvärderingar av strategier och genomföra insatser Nedan är en redogörelse för de åtgärder som kommunen vidtagit samt har för avsikt att vidta inom respektive rekommendation. 1 Säkerställa kommungemensamma former för behovsanalys, i syfte att möjliggöra prioritering och planering av utvecklingsinsatser när det gäller kompetensförsörjningen Tydlig inriktning i strategi och budget samt kommande uppdrag I kommunstyrelsens strategi och budget för år 2017 som fastställdes så ingår under Mål 12 En attraktiv arbetsgivare två strategier direkt kopplade till att utveckla kompetensförsörjningsprocesserna. Strategi 12.2 innebär ett uppdrag till kommunstyrelseförvaltningen att Samordna och utveckla förutsättningar avseende planering och prioritering av kommunens framtida kompetensförsörjning. Kommunstyrelsen har i sina indikatorer rörande 12.2 angett att det ska finnas Kvalitetssäkrade och heltäckande kompetensförsörjningsplaner på kommun- och förvaltningsnivå. 1

2 Strategi 12.3 innebär att kommunstyrelseförvaltningen ska Utveckla kompetensförsörjningsprocesser som främjar kommunens förmåga att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare Fastställandet av dessa strategier utgör en god grund för kommunens kommande arbete och fokusering på dessa frågor. Kompetensförsörjningsarbetets utgångspunkt Det kommungemensamma kompetensförsörjningsarbetet påbörjades för cirka två år sedan. Inledningen av detta arbete fokuserade på att undersöka och analysera vilket behov av kompetensförsörjning som olika förvaltningar har. Därefter vidtog ett arbete med att skapa samsyn runt begrepp som kompetens och kompetensförsörjning för att bättre möjliggöra det kommungemensamma arbetet. Innan sommaren år 2016 så fattade KDLG flera viktiga beslut för det fortsatta arbetet, t ex Kommungemensam definition av kompetensförsörjning Arbetsgång för kommunens kompetensförsörjningsprocess samt vilka områden som omfattas Definitionen på kompetensförsörjning inom kommunen lyder En process i organisationen för att fortlöpande säkerställa att rätt kompetens finns för att nå eller överträffa verksamhetens mål genom att såväl attrahera, rekrytera och introducera som att behålla/ utveckla och avveckla medarbetare De områden som har beslutats ska ingå i kompetensförsörjningsprocessen är: Attrahera Rekrytera Introducera Behålla och Utveckla Avslut Den arbetsgång som används för att skapa struktur och systematik i arbetet kan visualiseras genom följande bild: 2 (7)

3 De två inledande stegen som omfattar en inventering samt identifiering av kompetenskrav utgör grunden för ett framgångsrikt kompetensförsörjningsarbete samt för att kunna göra korrekta analyser och prioriteringar av utvecklingsaktiviteter. Kommunstyrelseförvaltningen ska under 2017 tydligt definiera vad som ska göras inom de olika stegen, hur processerna ser ut samt utveckla verktyg som stöd i arbetet. Målet är en överskådlig och användarvänlig kompetensförsörjningsprocess där behovsanalysen ligger som grund för det vidare arbetet att skapa processer som är till nytta för verksamheterna. Processen ägs av Personalavdelningen som svarar för expertkompetens inom området samt säkerställer hög kvalitet på innehåll och verktyg. Exempel på verktyg som stöd för behovsanalys: Standardiserade frågeformulär som med utgångspunkt i mål och budget samt VP/AP hjälper cheferna att kunna identifiera behov av kompetens på längre sikt i relation till sina verksamheters utmaningar och utvecklingsbehov. Statistik och rapporter som ger information om personaldemografiska förutsättningar kommande år (pensionsavgångar, personalomsättning, sjukfrånvaro osv). Omvärldsbevakning. Stöd för gapanalyser avseende kompetens, t ex via excel. Identifierat framtida behov i relation till befintlig kompetens ska visa på vilka insatser som behöver prioriteras både avseende: Utvecklingsinsatser för befintliga medarbetare Behov av att attrahera och rekrytera ny kompetens Behovsanalysen behöver genomföras på olika nivåer inom kommunen och resultera i att alla verksamheter får sin egen kompetensförsörjningsplan. Arbetet behöver också säkerställa att behov och planer på längre nivåer i organisationen kan redovisas uppåt och integreras samt testas i relation till kommun- och förvaltningsövergripande kompetensförsörjningsstrategier. 3 (7)

4 2 Säkerställa att kommunens personalpolitiska strategier inom samtliga verksamheter kopplas till ett systematiskt arbete som omfattar behovsanalys, mål, planering och uppföljning Kommunens personalpolitiska strategier är uppdelade i fem olika områden Ett meningsfullt och resultatinriktat arbete med en god arbetsmiljö Medarbetarskap Chef- och ledarskap Kompetensförsörjning Lön och utveckling Grunden för att kunna arbeta systematiskt med att uppfylla Haninge kommuns personalpolitiska strategier är att få information från medarbetarna och möjliggöra en bra dialog. Kommunen behöver få en bättre kunskap om hur medarbetarna upplever olika aspekter av sin arbetssituation; arbetsmiljö, ledarskap, möjligheter att utvecklas, belöningssystem osv för att kunna identifiera och prioritera utvecklingsområden. Kommunen behöver även hitta metoder för att mäta och följa upp kvalité samt effekt av genomförda åtgärder. I nuläget kan cheferna använda sig av enkäter såsom Arbetsplatsundersökningen (APU) samt psykosociala kartläggningar för att få information om medarbetarnas upplevelse av sin arbetssituation. För att få djupare kunskap efter genomförandet av dessa enkätundersökningar och tolka dess resultat så behöver cheferna ha en diskussion med sina medarbetare runt resultatet och vad detta står för. I arbetsmiljöguiden finns handledning för chefer som stöd att arbeta med dessa frågor, både enkätverktyg, metoder för analyser och samtal runt resultat samt upprättande av handlingsplaner. I samband med implementeringen av arbetsmiljöverkets nya föreskrift för Organisatorisk och social arbetsmiljö så har kommunen identifierat ett behov att vidareutveckla de verktyg för informationsinsamling och dialog med medarbetare som finns i kommunen. Arbetet med att utveckla arbetsmiljön ingår som en naturlig del i verksamhetsutvecklingen. Därför bör mål, planer och uppföljning avseende arbetsmiljö i största möjliga utsträckning ingå som en del i den ordinarie verksamhetsutvecklingen och ingå i verksamhets- och arbetsplaner. Uppföljning bör också göras inom ramen för den ordinarie verksamheten och rapportering. I de fall det är tydligt att en handlingsplan ska upprättas så avses ett system för kontroll av detta finnas. Ett exempel är arbetsplatsundersökningen som eventuellt skulle behöva ett IT-stöd vid upprättande av handlingsplan samt möjliggörande av en effektivare uppföljning. 4 (7)

5 Personalavdelningen ska vidareutveckla verktyg för insamlande av information från medarbetare som belyser viktiga delar av deras arbetssituation, bland annat genom en omarbetad arbetsplatsundersökning som tar hänsyn till kraven som ställs i arbetsmiljöverkets föreskrift för Organisatorisk och social arbetsmiljö. Uppföljningen av handlingsplaner som syftar till att förbättra uppfyllandet av kommunens personalpolitiska strategier kommer att systematiseras. Detta kommer att göras genom nya funktioner/rapporter i Hypergene och/eller genom ett nytt ITverktyg som stöd vid uppföljning av specifika enkäter t ex digitaliserade handlingsplaner som förenklar utvärdering av aktiviteter och måluppfyllelse. Ett pilotprojekt planeras där kraftkartan ska användas på en eller flera enheter och därefter utvärderas. Kraftkartan är ett effektivt verktyg och systemstöd för att utveckla och ta till vara medarbetarens synpunkter och drivkrafter. Det handlar om att med systematik ta olika utvecklingssteg och att följa upp resultaten. 3 Säkerställa implementering av en gemensam strategi för utveckling av arbetsgivarvarumärket Att bygga ett starkt arbetsgivarvarumärke är ett långsiktigt arbete som syftar till att kommunen ska ha den kompetens som behövs för att kunna utföra kommunens uppdrag på bästa sätt. I detta ingår både att externt stärka bilden av Haninge kommun som en attraktiv arbetsgivare men även att interna kompetensförsörjningsprocesser möjliggör för medarbetare att vilja stanna kvar och utvecklas inom kommunen. Arbetet med att formulera ett tydligt arbetsgivarvarumärke och att skapa kommunikationsplaner för att nå ut med kommunens budskap har startats upp inom kommunstyrelseförvaltningen. Även om byggandet av ett starkt arbetsgivarvarumärke är ett arbete som behöver bedrivas på lång sikt finns ett behov att snabbt komma igång med vissa aktiviteter. Det långsiktigt analys- och strategiarbetet behöver kompletteras med ett operativt arbete som påbörjas omgående och som sedan anpassas till det arbete som görs på strategisk nivå. På kort sikt kommer följande insatser att genomföras: Fortsätta att förbättra och utveckla innehållet på Arbeta hos oss sidorna på kommunens hemsida. Utveckling av kommunens Linkedinsida samt användande av andra sociala medier. Gemensamt medverkande i 2017 års Framtidsmässa för offentlig sektor. 5 (7)

6 Se över standardtexten i kommunens mallar för platsannonser samt ta fram ett förbättrat presentationsmaterial att använda vid intervjuer samt andra marknadsföringsaktiviteter. På längre sikt behöver kommunen: Göra en nulägesanalys inklusive nollmätning som möjliggöra att kunna svara på frågeställningarna; o Hur uppfattas Haninge kommun som arbetsgivare? o Vilka yrkesgrupper/kompetenser behöver kommunen rekrytera nu och om fem år? o Vad är viktigt för de yrkesgrupperna? Definiera önskad bild av Haninge kommun och formulera kommunens erbjudande som arbetsgivare. o Hur ska kommunen positionera sig? o Vad erbjuder kommunen som arbetsgivare? o Varför ska man välja att arbeta inom Haninge kommun? Lägga upp strategier och en plan för att nå ut med den önskade bilden. Målet med aktiviteterna ur ett externt perspektiv är att den målgrupp kommunen vill nå ut till har en positiv bild av Haninge kommun som arbetsgivare och att kommunen får rätt sökande till utannonserade tjänster. Internt så ska kommunen vara en arbetsplats där medarbetare utvecklas och känner stolthet över att jobba i verksamheten. Att koppla arbetet till övriga pågående utvecklingsprojekt är viktigt, t ex SKL:s satsning på att lyfta kommunala arbetsgivare i kampanjen Sveriges viktigaste jobb, det nya varumärkesarbetet inom kommunen, skapa stad, osv. 4 Säkerställa metoder för ändamålsenliga och tydliga utvärderingar av strategier och genomförda insatser Kommunen och förvaltningarna har kommit olika långt i arbetet med att systematiskt följa upp och utvärdera sitt arbete med kompetensförsörjning samt uppfyllandet av kommunens personalpolitiska strategier. Kommunstyrelseförvaltningen kan på olika sätt erbjuda stöd till förvaltningarna avseende metoder för utvärdering: Utveckling av nuvarande verksamhetsstödssystem Hypergene. För att förbättra möjligheterna att göra analyser kan aktiviteter från olika planer integreras i systemet. Möjlighet finns att utveckla Hypergene för uppföljning av både SAM (Systematiskt arbetsmiljö arbete) samt kompetensförsörjning. Hypergene kan anpassas så att det på ett transparent sätt kan aggregera information uppåt i form av rapporter till verksamhetschef och förvaltning, 6 (7)

7 med tydlig koppling till underlag från enheterna. Här går det även att inkludera nyckeltal för att skapa bättre förutsättningar för att mäta resultat. Årlig uppföljning av nämndernas uppdrag avseende kompetensförsörjning sker vid delårsrapporter och årsbokslut. För att möjliggöra kvalitetsäkring av kompetensförsörjning på förvaltningsavdelnings- och enhetsnivå behöver metoder utvecklas som stödjer organisationsenheterna i deras utvecklingsarbete kopplat till uppfyllandet av kommunens personalpolitiska strategier. Förslag till beslut 1. Frågorna i revisionsskrivelsen anses besvarade. Mats Öhlin Förvaltningschef Donovan Häll HR-partner (KSF) 7 (7)