Innehåll. Bilagor. Bilaga 1: Behovsanalys för ERM-system Bilaga 2: Verktyg för licensadministration

Transkript

1 - -

2 Innehåll Syfte... 2 Bakgrund... 2 Tidigare utredningar... 2 Licensgruppens arbetsflöden... 3 Administration och aktivering av centrala avtal i SFX... 5 Behovsanalys... 6 Tidigare studier och artiklar... 7 Kartläggning andra konsortier... 8 Norden... 8 Frankrike... 8 Storbritannien... 9 Kartläggning av system... 9 Kommersiella system... 9 Open Source Egenutvecklade system Rekommendation av system Nytta/vinster med ERM-funktionalitet i infrastrukturen Bilagor Bilaga 1: Behovsanalys för ERM-system Bilaga 2: Verktyg för licensadministration 1

3 Syfte Förstudiens syfte är att: undersöka vilka behov som finns av ett ERM-system och vilka förutsättningarna är att införa ett sådant för att underlätta och rationalisera administrationen av BIBSAM-konsortiet. ERM-systemet ska ersätta den del av administrationen (aktivering av e-resurser) som idag utförs i en länkserver, och producera aktiveringsunderlag undersöka hur Biblioteksdatabasen kan utnyttjas för den del av informationen som är kopplad till biblioteken (inte avtalen) t.ex. IP-nummer, kontaktuppgifter, adresser etc. Fokus ska ligga på ERMS som bygger på öppen källkod, men kommersiella system ska också undersökas. Avstämningar mot Libris-projekten Frontend och Backend, samt arbetet med upphandling av ramavtal för Central Knowledge Base (CKB) med länkserver. Målgrupp: Licensgruppen på KB och KIB samt e-resursadministratörer på UH-biblioteken. Metod: Kartläggning av ERM-system, research, behovsanalys. Kartläggning av ERM-system Research (litteraturstudie, omvärldsbevakning, tidigare sammanställd information, studiebesök) Behovsanalys licenshandläggarna (workshop, intervjuer) Bakgrund Tidigare utredningar Under 2007 fördes en diskussion inom Samsöks-konsortiet kring en centralt upphandlad ERMlösning, som komplement till länkservern SFX. I samband med detta gjorde KB en första förstudie angående ERM-system. Den innehöll bland annat en kartläggning av licensgruppens behov och en översyn av aktuella system. Våren 2008 gjordes en kompletterande sammanställning av de önskemål och behov som fanns av ett ERM-system inom licensgruppen. En central upphandling av ett ERMsystem genomfördes aldrig, men i samband med att flera av de större universitetsbiblioteken själva (eller tillsammans) upphandlade ExLibris system Verde, erbjöds KB en kostnadsfri central instans av Verde. E-resursadministratörerna inom licensgruppen fick på så vis tillfälligt tillgång till ett ERMsystem för aktivering av de centrala avtalen. Det visade sig dock att Verde inte fungerade tillfredsställande på konsortienivå och implementeringen av Verde avbröts i juni ERM-frågan har delvis utretts ännu en gång, i samband med att en förstudie för en ny BIBSAMwebb gjordes Denna att ett behov av ett CMS (Content Management System) skulle kunna underlätta licensadministrationen. I studien förordades en DRUPAL-lösning, men det erbjudande som inkom från en konsult var för kostsamt och planerna på en ny webb lades på is. Idag använder sig flera av de större universitetsbiblioteken av Verde eller annat ERMS, men på KB finns fortfarande inget heltäckande administrativt stödsystem för avtalsadministrationen. 2

4 Licensgruppens arbetsflöden Sex personer på KB och 75 % av en heltidstjänst på KIB arbetar med licensadministration för BIBSAMkonsortiet. Nedan visas licensgruppens arbetsflödes-cykler för förhandling, fakturering och statistikuttag, flöden som ett ERM-system bör kunna stödja. 3

5 Licenshandläggarna arbetar i en rad olika verktyg som Excel, EpiServer (webbredigering), Word, SFX, Agresso (fakturering) m.fl., vilka beskrivs utförligt i Bilaga 2: Verktyg för licensadministration. Det saknas kopplingar mellan verktygen och information och uppgifter måste därför uppdateras på flera ställen, vilket innebär dubbelarbete. Det finns lathundar för hur man ska arbeta, dvs. vad, när och hur vissa uppgifter och rutiner ska utföras samt ett strukturerat mappsystem för de dokument som produceras, men i och med att arbetet sker i flera verktyg är det svårt för ny personal eller vid någons ledighet, att hitta i det gemensamma filsystemet. På senare år har en hel del gjorts för att effektivisera rutiner och arbetssätt, men dagens licensadministration är spretig och i många avseenden inte så rationell som den skulle kunna vara. Dessutom bör det i sammanhanget beaktas att BIBSAM-konsortiet har över 15 år på nacken. Det är därför en ansenlig mängd data kopplade till varje avtal/leverantör, utspritt på olika verktyg, dokument och personliga e-postkorgar. Resultatet är svåröverskådligt och datan inte automatiskt sökbar. 4

6 Som ett komplement till de beskrivna flödes-cyklerna illustrerar följande bild den stora mängd data som generellt måste kunna hanteras: Källa: Administration och aktivering av centrala avtal i SFX Idag arbetar två av licenshandläggarna på KB även som e-resursadministratörer med aktivering av de centrala avtalen i SFX samt relaterade arbetsuppgifter. Då dagens länkserverlösning inom kort kommer att avvecklas innebär det att den centrala aktiveringen av e-resurser måste förändras. Ett ERM-system bör därför kunna ersätta denna del av licensadministrationen och producera aktiveringsunderlag, vilket är en tjänst som ska kunna levereras till konsortiets medlemmar. För medlemmarna är SFX (eller motsvarande länkserver) ett verksamhetskritiskt system. Med det som bakgrund samt att SFX som central lösning kommer att avvecklas, är det därför angeläget att beskriva de arbetsprocesser som ett nytt system måste kunna ersätta. Kraftigt renodlat och med utgångspunkt från ett nytt (e-tidskrifts)avtal är det följande moment som ingår för att ett avtal ska aktiveras i SFX: A. leta upp aktuellt förlag eller leverantör i Knowledge Base (SFX) B. välja ut de (paket av) titlar som motsvarar förhandlat innehåll C. lägga på korrekt bestånd, dvs. startår, volym och nummer D. aktivera medlemmar i avtalet E. kontrollera access mot förlagets plattform 5

7 I praktiken följer dock inte A på B på C likt ovan, utan valet av förlag görs samtidigt som val av tidskriftspaket ( target i SFX). Det är sällan som de fördefinierade tidskriftspaketen i Knowledge Base exakt motsvarar de titelpaket som BIBSAM har avtalat om. Därför föregås valet av tidskriftspaket av olika moment av matchning av förlagens titellistor mot SFX innan man hittar bästa alternativ. Man arbetar i Excel, men konverterar till textfiler, innan uppladdning i SFX. Ofta används inte bara ett tidskriftspaket i Knowledge Base, utan ytterligare ett eller flera paket aktiveras med utvalda titlar, för att komplettera huvudpaketet. Utöver att matcha själva titellistan måste även beståndsuppgifterna kontrolleras - startår kan vara specifika för konsortiets avtal jämfört med vad som anges generellt, ofta har man inte tillgång från volym 1, utan senare årgångar etc. Arbetet med att kontrollera såväl titlar som bestånd är ofta tidskrävande, inte minst beroende på bristfälliga underlag från leverantörerna.information gällande avslutade titlar, titlar som bytt namn eller gått över till annat förlag är ofta inte uppdaterad från förlaget. I många fall är det därför snarare via SFX Knowledge Base som e-resursadministratören hämtar aktuell status via de tidigare aktiveringar av avtal som gjorts genom åren. Ett nyförhandlat avtal kan därför inte alltid rakt av aktiveras i ett visst tidskriftspaket och ersätta ett tidigare aktiverat tidskriftspaket, vanligen finns det historiska titlar kvar som bör vara fortsatt aktiva. Detta är ytterligare en anledning till att det är vanligt med flera aktiverade paket för ett enda avtal. Inte heller moment D, aktivering av medlemmar görs i slutet av processen, utan snarare i samband med att rätt tidskriftspaket valts ut. Medlemmarna aktiveras dock före titelaktivering, dvs. någonstand mitt emellan B och C. Efter att medlemmar aktiverats följer sedan aktivering av titlar och bestånd för varje medlem (dvs. har ett avtal 38 medlemmar, aktiveras innehållet oftast via uppladdning 38 ggr). Sista momentet, E, där access kontrolleras på förlagets plattform är mer en kontrollfunktion gentemot förlaget än av SFX. Här är dock OpenURL-länkningen i SFX mycket användbar i och med att man via SFX-länkarna kommer direkt till rätt sida/sidor på förlagets plattform. På förlagets plattform kontrolleras sedan att tillgång ges till det innehåll som man enligt SFX Knowledge Base ska ha. Licensadministrationens IP-nummer (egen serie, som är skild från KB) har för detta ändamål från början registrerats hos förlaget, så att licenshandläggarna har samma access som medlemmar i avtalet. För ytterligare information om dagens SFX-administration, se rapporten Inför upphandling av länkserver - en konsekvensanalys från 2011, s 4-7: pdf Behovsanalys En analys av licenshandläggarnas behov inledde förstudien. Ett frågeformulär sammanställdes och skickades till licenshandläggarna. Tider för intervjuer sattes upp och frågeformuläret och deras behov diskuterades därunder. Utifrån denna information gjordes en sammanställning över behoven, översatta till vad som kan liknas vid en möjlig lösning. Därefter diskuterades sammanställningen och fastställdes (se Bilaga 1: Behovsanalys för ERM-system). 6

8 Behoven kan sammanfattas i korthet enligt: Licenshantering Anskaffningsfunktionalitet Statistikhantering Arbetsflödeshantering Administrationsinformationshantering Kompabilitet Historik Att ett ERM-system skulle både underlätta och effektivisera avtalsadministrationen och hanteringen av e-resurser inom KB:s licensarbetargrupp är tydligt. Framför allt skulle det också innebära en kvalitetsförbättring gentemot medlemmarna som har behov av öppen data, genomskinlighet och tillgänglighet. Idag är det svårt att få en översiktlig bild av ett avtal, information får sökas på flera ställen (olika webbsidor, e-postutskick, avtalstexter, presentationer) och måste i många fall efterfrågas hos respektive handläggare. Med ett ERM-system med ett gränssnitt gentemot medlemmarna (vare sig det rör sig om ett webb-gränssnitt för inloggning eller filer att exportera och ladda upp i egna ERM-system eller API:er som fungerar mot medlemmarnas ERMS) skulle var och en kunna plocka fram exempelvis de viktigaste villkoren för olika avtal, se sin prishistorik och hur länge man varit med i ett avtal, ta fram titellistor och se förändringar över tid, ladda ner användningsstatistik och frigöra tid för analys av användningen. Den sistnämnda aspekten är något som blivit allt viktigare för biblioteken och bättre underlag för beslut gällande förvärv av e-resurser vore ett välkommet bidrag för bibliotekens del. Tidigare studier och artiklar Som en del i arbetet med upphandling av ramavtal för Central Knowledge Base (CKB) med länkserver gav KB våren 2012 konsulten Marshall Breeding i uppdrag att utvärdera Knowledge Base och länkservrar på marknaden. Rapporten Knowledge Base and Link Resolver Study: General Findings finns publicerad på KB:s webb och ger en bra översikt och jämförelse mellan de system som finns på marknaden och vilket håll utvecklingen tenderar att gå åt. Se: Rapporten Making Good on the Promise of ERM: A Standards and Best Practices Discussion Paper från NISO (National Information Standards Organization) visar på problematiken och komplexiteten i hanteringen av e-resurser. I denna ingår även en genomgång av olika standarder såsom KBART (Knowledge Bases and Related Tools) och SUSHI (Standardized Usage Statistics Harvesting Initiative). Se: RM.pdf De två ovan nämnda studierna innehåller gedigna referenslistor. Därför anses en kartläggning av tidigare studier täckt. Utöver studier finns presentationer och diverse webbsidor utgivna av de kommersiella företagen bakom systemen presenterade i denna rapport. Dessutom har Open Sourceprojektens webbsidor tillfört en del information,för länkar, se avsnittet Kartläggning av system. 7

9 En välskriven artikel i Library Journal av Maria Collins och Jill E. Grogg är Building a Better ERMS. Grunden bygger på en undersökning där två frågeformulär skickades ut dels till akademiska bibliotek och dels till förlag. 66 bibliotekarier och tio förlag svarade. En intressant aspekt är att de 6 mest prioriterade behoven i artikeln stämmer ganska väl överens med vad denna förstudie visade i behovsanalysen. Se: Slutligen kan ytterligare ett intressant dokument lyftas fram i sammanhanget, det s.k. whitepaper om ERM-system i bibliotekssektorn som den danska Kulturstyrelsen och konsortiet DEFF nyligen utarbetat med hjälp av en konsultfirma. I detta whitepaper har man identifierat det övergripande behovet av ett delat ERM-system. Målet är att skapa en gemensam begreppsram för ERM och att det ska bidra till en förståelse för de olika behoven av ett framtida ERM-system, funktionalitet, data och IT-arkitektur. Se: _whitepaper_om_erm_1_.pdf. Kartläggning andra konsortier Norden De nordiska konsortierna befinner sig på olika nivåer vad gäller ERM-system. Danmarks konsortium DEFF (Danmarks Elektroniska Fag og Forskningsbibliotek) använder idag ett egenutvecklat system för licensadministration. En mer detaljerad genomgång ges under stycket Egenutvecklade system (s. 11). Norges konsortium CRIStin (Current Research Information System In Norway) använder fortfarande Excel-formulär och manuell hantering. OCLC samarbetar med norska BIBSYS för att implementera sitt WorldShare Management System (enligt information under OCLC:s presentation den 4 april på KB, se mer nedan under Kartläggning av system), detta kommer dock inte att användas på konsortienivå i Norge. Finlands konsortium FinELib är i första fasen av arr upphandla ett nytt ERMS. Kravspecifikationen ska vara klar under sommaren 2012 och förfrågningarna går troligtvis ut i augusti/september samma år. Frankrike Det franska konsortiet Couperin skriver om sina försök att finna ett ERM-system som täcker deras behov i ett pilot-projekt från april 2011, men avvaktar i dagsläget vidareutveckling. The specifications provided by Couperin were very explicit and detailed on all these aspects. The architecture of the system that Serials Solutions is offering today is a stumbling point for the continuation of the pilot. The workarounds proposed by Serials Solutions are imperfect solutions, even for a pilot, and can be implemented only temporarily. They can in no way suit the future deployment of your system to our institution's members. We are now waiting for a specific development programme to meet our expectations and those of the majority of the members of the consortium. 8

10 För fullständig redogörelse, se: focus-on-erms-pilot-april-2011 Storbritannien Konsortiet JISC Collections i Storbritannien arbetar bland annat med att utveckla olika plattformar eller verktyg för att underlätta och förbättra ERM-system. Sen 2009 har de varit delaktiga i utvecklingen av en modul för statistik kallad JUSP (Journal Usage Statistics Portal), som för närvarande innefattar ett 20-tal förlag. De deltagande institutionerna är 144 stycken och företrädesvis hemmahörandes i UK. Protokoll för SUSHI är implementerat, och samlar automatiskt in användningsstatistik från förlagens webbsidor. JISC är även delaktiga i ett underprojekt till Kuali OLE kallat Global Open KnowledgeBase, eller GOKb (mer om detta finns att läsa i Breedings rapport). Kartläggning av system I följande avsnitt ges en kortfattad översikt av såväl kommersiella som Open Source och egenutvecklade ERM-system. För en mer detaljerad genomgång och jämförelse, se Breedings rapport Knowledge Base and Link Resolver Study: General Findings. Kommersiella system Systemen från de större leverantörerna är: EBSCO:s ERM Essentials, ExLibris ALMA, OCLC:s WorldShare Management System, och Serials Solutions 360 Resource Manager Consortium Edition. EBSCO:s ERM Essentials innehåller inte någon speciell modul för konsortier och stödjer idag inte API:er, därför undersöktes systemet inte närmare i denna förstudie. ExLibris presenterade sin totallösning, ALMA, för KB den 3 april ExLibris utlovar att lösa många efterfrågade problem inom arbetsflödet genom att kombinera ILS och ERMS i samma system. Arbetsflödet är vad ExLibris identifierat och är inte flexibelt i någon större utsträckning. ALMA i sig själv är inte utvecklad för konsortier. Under presentationen uppgav ExLibris att man hade en extra modul för konsortier som tillval. När ExLibris kontaktades i efterhand, med en förfrågan om att få tillgång till demoversionen av konsortiemodulen, visade det sig dock att denna endast fanns på idéstadiet. OCLC presenterade WorldShare Management System den 4 april OCLC säger sig ha en modul för konsortier på gång. Detta var dock inget som presenterades och en demoversion fanns inte att tillgå. OCLC har ett samarbete med BIBSYS i Norge, men som tidigare nämnts har det norska konsortiet CRIStin däremot inga planer på att använda sig av OCLC:s system i nuläget. Serials Solutions har en del samarbete med konsortier i USA gällande 360 Resource Manager Consortium Edition. Deras system stödjer tre olika konsortiemodeller, vilka åskådliggörs i bilden nedan: 9

11 Källa: Den 9 maj 2012 höll Serials Solutions en webbkonferens (se: Systemet har en fungerande konsortiemodul, som byggs upp efter konsortiets behov. I en intressant sammanställning från presentationen uppskattas hur mycket resurser som används för att rätta data, se bild nedan. Syftet är att understryka hur resurskrävande arbetet med en egen Knowledge Base är. Enligt Breedings rapport är Serial Solutions Knowledge Base den bästa i dagsläget. Dock saknas API:er, något som Serials Solutions planerar införa under Trots att Serials Solutions presenterade ett system innehållande en stor del av efterfrågade funktioner finns ett grundläggande problem - konsortiemodellen bygger på att alla institutioner/medlemmar köper och använder Serials Solutions system. 10

12 Open Source Nedan redogörs för CORAL (Centralized Online Resource Acquisitions & Licensing), vilket i Sverige används i Linköping och Umeå. Andra system som kort nämns är CUFTS, ERMes och Gold Rush, dessa har dock inga kända användare i Norden. CORAL (Centralized Online Resources Acquisition and Licensing; ) är ett ERM-system som utvecklats av Hesburgh Libraries vid University of Notre Dame. Det består av fyra moduler som fungerar oberoende av varandra eller tillsammans. CORAL är inte ett krävande system driftmässigt sett; PHP 5, MySQL 5 och en webbserver behövs. CORAL är idag inte anpassat för konsortier men Notre Dame är öppna för samarbete inom området, se e-post: Here at Notre Dame we do not have a multi-library setup where information needs to be shared. Our acquisitions are managed by a single main library and as such we didn't build in features for the type of inter-library sharing that you mention. The site fields for example are only search filters and there is no library attribute on user accounts that would allow for filtering resources based on the user's affiliation. Additional development work would be required to allow the type of resource sharing which includes access restrictions on editing other libraries holdings. I believe this type of feature would be a positive development for CORAL but our present experience leaves us at a disadvantage to do that work. Perhaps in the future we'll find a development partner for that effort. I ett försök att kartlägga hur mycket vidareutveckling som krävs för att använda CORAL i konsortiemiljö besöktes Linköpings universitet. Modulerna har tagits i bruk vid olika tillfällen och fungerar individuellt. Dock verkar det som modulerna Licenses och Organizations är underordnade Resources och Report Usage ligger lite vid sidan. Mycket manuell inmatning var nödvändig inledningsvis. CORAL innehåller ingen Knowledge Base och kan liknas vid en strippad variant av ExLibris Verde (föregångaren till Alma), inte i form av en kopia utan mer att de mest användbara funktionerna på institutionsnivå finns i CORAL. Systemet innehåller inte vad som krävs för ett konsortium, även om det finns möjligheter för anpassning genom vidareutveckling. Ytterligare ett besök gjordes, denna gång på Umeå universitet som också använder CORAL. Även detta besök visar att CORAL saknar import- och exportfunktioner, delade resurser, fakturahantering, statistik och kopplingar till andra system. Det fungerar relativt bra på institutionsnivå men saknar konsortiemodul och en del av de grundläggande behov licensgruppen har. CUFTS ( är ett Open Source Serials Management som inkluderar GODOT Link Resolver, Open Knowledge Base och ett ERM-verktyg. Det kräver Perl, PostgreSQL och Apache. CUFTS är idag inte anpassat till att hantera ERM för konsortier. En bedömning av hur mycket resurser som krävs för en sådan anpassning kräver att en egen testinstallation sätts upp. Närmsta institution som använder CUFTS är Nationalbiblioteket i Litauen. Breeding tar upp CUFTS i sin rapport och menar att systemet är på väg men har en bra bit kvar för att bli ett fullt tillräckligt ERMs-sytem. Sedan kvarstår ändå utveckling för användning i konsortiemiljö. Deras samarbetspartners kan man ta del av på: ERMes ( är ett Microsoft-Access baserat ERM-system använt av 19 institutioner mestadels i USA. 11

13 The Colorado Alliance of Research Libraries, Gold Rush ( har idag 75 användare, varav ett konsortium: South Central Academic Libraries Consortium. Samtliga användare i USA och Canada. En genomgång av detta finns i Breedings rapport. Egenutvecklade system Egenutvecklade system utgör en mycket tunn marknad, men Danmarks konsortium DEFF har ett egenutvecklat system som bygger på MS SQL och MS Access. Systemet, kallat Licensdatabasen ( underlättar och rationaliserar en stor del av licensadministrationen och innehåller uppgifter om såväl förlag som institutioner. I och med att licenshandläggarnas behov ligger till grund för systemet är det till stor del skräddarsytt efter deras arbetsrutiner. De använder ingen Knowledge Base eller länkserver, utan hanterar till mesta del avtal, underlag och fakturering. Licensdatabasen har ett administrativt gränssnitt (Access) som enbart är tillgängligt för DEFF:s licenshandläggare där all information om förlagen, priser, avtalen och institutionerna matas in manuellt. Det publika gränssnittet (som lanserades 2010) kräver inloggning, vilket alla tillhörande institutioner blivit tilldelade (de har även tilldelats ett ID-nummer istället för sigel). I det publika gränssnittet kan institutionerna se sin egen information, vilka avtal de har och anmäla respektive avanmäla intresse för att förnya avtal. Konsortiets institutioner faktureras två gånger per år (mars/oktober) med för tillfället gällande valutakurs. Vid första tillfället betalas halva summan och vid det slutliga tillfället beräknar systemet ut den resterande summan som kvarstår beroende på hur mycket som är betalt och gällande valutakurs. Även om det är tydligt att Licensdatabasen idag underlättar mycket finns det fler önskemål som systemet behöver hantera. Det finns inga kommunikationsmöjligheter med andra system och man använder sig av FTP-server för att ge institutionerna export av den information de behöver. Import av information från bl.a. förlag är inte möjlig i dagsläget. Alla ändringar i institutionernas information såsom IP-nummer, kontaktuppgifter eller adress- respektive namnändringar måste skickas via e-post och ändras manuellt av licenshandläggare. Även anmälning av intresse för avtal sker via e-post. En del relationer och kopplingar saknas i systemet (t.ex. unika ID, hantering av fleråriga avtal) Det finns fortfarande mycket kvar som skulle kunna automatiseras och behöver utvecklas. Man har således kommit till en punkt då frågan om nyutveckling av systemet kan vara ett bättre alternativ än att fortsätta med ytterligare vidareutveckling. Det är mycket vanligt att hamna i en liknande situation vid utveckling/vidareutveckling av egna system. DEFF liknar till stor del BIBSAM-konsortiet och arbetsrutinerna är likartade, vilket gjorde att diskussionen kring deras system och behov stämde överens med behovsanalysen gjord i denna förstudie. Behoven av standardisering av levererat data visade sig också vara högt prioriterat. Frågan om nyutveckling är under utredning och man tänker sig bygga modulbaserat i det fall det blir tal om nyutveckling. 12

14 Rekommendation av system Efter genomgång av de kommersiella ERM-system som idag anses ledande på marknaden konstateras att de flesta inte har färdigutvecklade funktioner för konsortier. En leverantör har utvecklat en modul för konsortier men kan inte utbyta data med andra system än sitt eget, vilket utesluter användning i BIBSAM:s miljö. Flera av leverantörerna funderar på att ta fram en extra modul eller göra ett tillägg för licensadministration på konsortienivå. Det finns även intresse av att ta in KB (BIBSAM) i ett pilotprojekt för att utveckla en konsortiemodul (nämnt av OCLC). Trots detta kvarstår det faktum att de olika kommersiella ERM-systemen har en oförmåga att utbyta data, vilket kan visa sig bli ett oöverstigligt problem eftersom BIBSAM:s medlemmar har olika ERM-system och länkservrar. Det försök till att implementera ett ERMS som gjordes på KB avbröts just pga. problem med dataöverföring, vilket till och med var mellan leverantörens egna produkter (ExLibris Verde och SFX). Ett annat problem är att de kommersiella ERM-systemen inte innehåller licensvillkor eller historik i den utsträckning BIBSAM har behov av. De kommer inte heller i framtiden att innehålla detta, enligt Breedings rapport. Det positiva med att använda kommersiella system är att leverantörerna ansvarar för Knowledge Base och kontrollerar information från förlagen. Open Source är en alternativ väg att gå. Kartläggning och genomgång av det som finns inom området visar dock att de flesta system inte ens uppfyller de grundläggande behoven. Det system som visat sig mest användbart och mest troligt att fungera i den tekniska miljö LIBRIS har idag är CORAL. CORAL har också visat intresse att fungera som vidareutvecklingspartner för att uppfylla konsortiebehoven. Dock innehåller CORAL ingen Knowledge Base. Det kommer att kräva en avsevärd insats på utvecklingsplanet för att anpassa CORAL till de behov BIBSAM har idag. De mest grundläggande behoven behöver täckas inledningsvis. Import- respektive exportfunktioner behöver utvecklas innan CORAL kan beaktas som ett möjligt val. Därefter behöver de moduler som krävs för licensadministrationen utvecklas. Utöver detta finns ingen möjlighet till andra systemkopplingar såsom till diarium eller fakturasystem i dagsläget. I det whitepaper som Kulturstyrelsen och DEFF tagit fram drar man slutsatsen att använda befintliga ERM-system för de grundläggande behoven och utveckla resterande moduler själv. Systemens förmåga eller oförmåga till import- och exportfunktioner bör då tas i beaktande. Egenutveckling är ytterligare en alternativ väg att gå och är det som i denna rapport förespråkas. Även i detta fall kommer en Knowledge Base att behövas, vilket skiljer sig från de behov DEFF har. Genom egenutveckling finns potential för att skräddarsy systemet totalt efter licensadministrationens behov och även använda befintlig teknisk miljö och system. Enligt underlag för kravspecifikation finns det även möjlighet att bygga systemet i moduler, vilket förespråkas. På så vis kan systemet byggas upp och tas i bruk efter prioritering. Även vidareutveckling underlättas och skapar samarbetsmöjligheter för de institutioner som inte har ett eget ERMS. En modul för exempelvis fakturering skulle endast användas internt av licenshandläggarna (men informationen skulle visas för medlemmarna), medan andra moduler kan populeras av medlemmarna själva. Det finns också en chans att bygga och ge ut som Open Source men det kräver modifiering av nedanstående förslag. En statistikmodul såsom JUSP (Journal Usage Statistics Portal) är 13

15 vidareutvecklingsmöjlighet vid egenutveckling, men kan visa sig problematisk att implementera i miljön. Idéer om statistikmodul finns i Bilaga 1: Behovsanalys för ERM-system. Generellt sett visar licensgruppens arbetsflöden att ett ERM-system måste vara flexibelt. BIBSAM:s medlemmar har ett ökande krav på insyn och öppen data. Tekniskt sett finns möjligheter att integrera ett egenutvecklat system i LIBRIS befintliga miljö. Rekommendationen beskrivs genom att dela upp den bakomliggande datan (Backend) och det grafiska gränssnittet (Frontend). För en beskrivning av komplexiteten mellan databaserna se tidigare stycken Licensgruppens arbetsflöden och Administration och aktivering av centrala avtal i SFX. Backend Backend, innehållande datan till ERM-funktionaliteten, skulle bestå av tre databaser. En Knowledge Base, licensdatabrunn och utbyggnad av Biblioteksdatabasen. Att bygga upp en Knowledge Base är ingen omöjlighet, men som illustrerats tidigare i rapporten (se bild s. 10) och vad som kan utläsas i Breedings rapport så är hantering, rättning och kontroll av datan från förlagen extremt resurskrävande. Den resursvinst ett egenutvecklat system ger äts upp av arbetet med egen Knowledge Base. Därför rekommenderas att en Knowledge Base köps in, åtminstone inledningsvis, från exempelvis Serials Solutions eller ExLibris med API:er som en grundförutsättning. Påpekas bör dock att de flesta kommersiella system som finns på marknaden idag tenderar att bygga en totallösning som inkluderar allt. Risken kan då vara att man inte visar större intresse för att sälja enbart Knowledge Base-tjänsten. Denna risk gör att det finns all anledning att utforska möjligheten till en s.k. öppen Knowledge Base. Antingen att på sikt utveckla en egen Knowledge Base eller ingå i ett samarbete för att utveckla en Knowledge Base såsom Global Open KnowledgeBase (GOKb). Licensdatabrunnen är endast en utbyggnad av den befintliga databrunnen på LIBRIS med utökning av API:er. Licensdatabrunnen kommer att behöva innehålla den data som länkserverns databas innehåller idag förutom all extra data som ERM-funktionaliteten kräver (se behovsanalysen i Bilaga 1). Koppling till OpenURL-protokoll för länkning till fulltext behövs för att licenshandläggarna ska 14

16 kunna kontrollera länkningen. Detta är en service som ingått förut och som även fortsättningsvis bör ingå. Koppling behöver också finnas till biblioteksdatabasen där en utbyggnad behövs för bl.a. institutionsinformation och IP-nummer serier. Genom att samsöka dessa tre databaser, antingen genom att lägga logiken i API:erna eller genom att köra Managed Code eller liknande via databasen beroende på LIBRIS policy, kan institutionerna få ut de data som behövs för aktiveringsunderlag d.v.s. aktivering sker i databasen istället för i länkserver. I det fall institutionerna inte kan hämta data bör man kunna tillhandahålla den servicen. Försök har gjorts att skicka ut aktiveringsunderlag genom att ta ut informationen via länkservern och placerar på FTP-server. Detta försök visade sig inte innehålla tilläckligt med information och försöket avbröts. Utöver det kräver det resurser som kan undvikas med det här givna förslaget. Genom att ge institutionerna möjlighet att harvesta datan kan problemen likt dem som uppkom vid test av Verde och SFX undvikas (dvs. att aktiveringen skedde i SFX och att SFX: i sin tur inte kunde exportera till Verde). Frontend Gällande frontend finns två möjliga vägar. Antingen att blanda det med befintliga webbsidor via på LIBRIS befintligt ORM (Object Relational Model), dock med andra mallar, eller bygga upp en egen miljö. Båda är genomförbara och inloggning med olika behörighetsnivåer är inget nytt för LIBRIS. Befintligt system kan användas för inloggning. Ett alternativ är CAS (Central Authentication Service) som möjliggör så kallad Single Sign-On, dvs. en inloggning - många tjänster. Genom administrationsgränssnittet för konsortiemedlemmar får institutionerna efterfrågad genomskinlighet och möjlighet att ändra egen information. En mer detaljerad bild över behovet kan utläsas från behovsanalysen som också ligger till grund för underlaget till kravspecifikation. Nytta/vinster med ERM-funktionalitet i infrastrukturen Syftet med förstudien var att undersöka vilka behov som finns av ett ERM-system och vilka förutsättningarna är för att införa en sådan funktionalitet, samt att undersöka om den nuvarande Biblioteksdatabasen kan utnyttjas för den del av informationen som är kopplad till biblioteken. Behovsanalysen, bakgrunden och diskussioner genom rapporten visar att behovet av en ERMfunktionalitet är stort för att kunna rationalisera administrationen för BIBSAM-konsortiet. BIBSAM:s medlemmar har också ökande krav på insyn och öppen data. Ett mål är att ERM-funktionalitet ska ersätta den del av administrationen (aktivering av e-resurser) som idag utförs i en länkserver, och producera aktiveringsunderlag. Diskussion om detta under Rekommendation av system där komplexiteten av arbetsprocessen beskrivs. I avstämning med Librisprojekten Frontend och Backend samt arbetet med nationell länkserver, som skett löpande under förstudien, har det framkommit att det är tekniskt möjligt att integrera ett egenutvecklat system med ERM-funktionalitet i LIBRIS befintliga infrastruktur. 15

17 Följande nyttor kan identifieras: Nationellt: Internt: Möjliggör tät integration med infrastruktur som är under uppbyggnad och medför bättre kontroll av e-resurserna, från avtalsinformation till tillgängliggörande i nationella tjänster. Underlättar bibliotekens arbetsprocesser relaterade till BIBSAM-avtalen och i förlängningen även lokala avtal. Understödjer dataflöden, både exporter och importer, mellan centralt ERM-system och bibliotekens lokala system (ERM eller länkserver). Bibliotek utan ERM-system får basala ERM-behov tillgodosedda via gränssnitt mot centralt ERM-stöd. Koppling till Biblioteksdatabasen som fungerar som central nod i infrastrukturen och innehåller viktig data om deltagande institutioner. Kvalitetssäkring-/förbättring gentemot deltagande institutioner genom enhetlig, transparent och lättåtkomlig avtalsinformation. Med vidareutveckling av en statistikmodul i ERM-systemet skulle insamling av användningsstatistik kunna konsolideras, vilket i förlängningen skulle frigöra tid för analys. Den sistnämnda aspekten är avgörande för framtida förvärvsbeslut. Mindre personberoende eftersom information lagras centralt, en gång, i ett system och sökbart för alla avsevärd effektivisering och kvalitetssäkring. Arbetet omstruktureras omständlig administration ersätts med tydligare fokus på avtalsverksamhet (dvs. omförhandlingar och utvärdering av nya resurser). 1 heltid SFX-administratör (för närvarande uppdelad på två personer) skulle, efter implementationen av ERM-systemet och uppsättning av ny funktion för titellistuppdateringar, kunna frigöras. Ovanstående kommer i förlängningen frigöra utrymme för verksamhetsutveckling och aktivt deltagande på den internationella arenan (t.ex. inom sammanslutningar av konsortier, förlagsvärlden och i gränslandet mellan Open Access och licensiering). 16

18 Bilaga 1: Behovsanalys för ERM-system Administrationsgränssnitt med olika behörighetsnivåer Administrationsgränssnitt för avtalshantering (inloggning handläggare och förlag) Förlagen bör använda standarden för COUNTER-rapporter (användarstatistik) för möjlig automatiserad DB-inmatning Standardiserade prismodeller Prismodell med beräkningsmodul för valutakonvertering Versionshantering för skapande av slutgiltigt avtalsdokument Upload-funktion, både för handläggare och förlag samt upload till publika DYNAMISKA sidor Blogg för frågor & svar mellan förlag och licenshandläggare under förhandling Formulär för licensvillkor och arkivrättigheter (Här kryssar förlagen i Arkiv: Ja, Besökande användare: Ja, Fjärranvändning: Ja, Kopieleverans: Ja, även elektroniskt, men bara till andra bibliotek., Vidarebefordran: Nej, Kurskompendier: Ja, Nedladdning: Ja, Utskrift: Ja) Formulär för kontaktuppgifter till förlagen samt möjlighet för förlagen att uppdatera Innehåll (titlar, bestånd, databaser eller dylikt, automatiserat flöde från förlag till DB efter godkännande från licenshanläggare?) Funktion för att skapa slutligt pdf-dokument för underskrifter och därefter diarieföring (kan eventuellt automatiseras) Funktion för att koppla avtalsändringar till befintliga avtal Funktion för att se alla nya beställningar och skapa underlag till förlagen och också automatisk aktivering för olika institutioner kopplat till avtal och olika titlar/bestånd i licensdatabrunnen (uppsatt med API för harvesting). För de institutioner som inte kan hämta själv sätts funktioner upp för att ladda ner infon. Sökfunktion för snabb tillgång till följande info: o hur avtal förhandlats (historik baserat på unikt avtalsnummer) o vad man har förhandlat fram (historik baserat på unikt avtalsnummer) o vilka BIBSAM-medlemmar som ingår i vilka avtal o vad de betalar o vilket material de ska ha tillgång till under löpande avtal o vilket material de ska ha tillgång till efter uppsagt avtal o vad de får göra med materialet o vilka år vilka medlemmar ingått i vilka avtal o information om de olika medlemmarna, kontaktuppgifter, IP-nummer Avaktivering sker automatiskt när datum för avtal går ut (vilket innebär att alla institutioners bindningstid för avtalen matas in i databasen och funktion finns för att checka av dessa) Avslutade titlar och beståndsuppgifter ska kunna ändras Funktion för att spara till DB (Knowledge Base) I och med att allt sparas i en licensdatabrunn med API, kan institutioner som harvestar material därifrån göra en snabb uppdatering (endast plocka ändrad information) varje gång 1

19 deras användare går in. Licensdatabrunnen får i sin tur kopplas samman med Knowledge Base och Biblioteksdatabasen. Administrationsgränssnitt för konsortiemedlemmar (inloggning medlemmar) Ändra kontaktpersoner och uppgifter Ändra fakturauppgifter Ändra IP-nummer (förlagen behöver också tillgång här eller få en automatgenererad lista skickad till sig - schemalagd eller vid förändring) Blogg för frågor & svar mellan medlemmar och handläggare Se egen statistik (förlagen ska också ha tillgång till sin egen statistik, ev. SUSHI) Se alla nya avtalserbjudande och kunna anmäla intresse via formulär (eftersom de har möjlighet att välja olika delar av ett erbjudande så är en beräkningsmodul önskvärd så de får prismodellen klart för sig när man kryssar i efter intresse) För handläggare - aktivering av medlemmar för olika avtal, inbyggd funktion för inaktivering då avtal går ut/upphör att gälla Se avtalshistorik och aktuella/löpande avtal Automatisk avisering till medlemmar då löpande avtal går ut (även då avtal omförhandlas eftersom medlemmarna måste anmäla sig igen) Se priser För handläggare - skapa fakturaunderlag (alla prislistor läggs in i DB vid avslutad förhandling vilket gör att genom att välja institution mm så hämtas infon från DB och skapa + beräkningsmodul för valutakonvertering och FTE-beräkning, så skapas underlaget och kan eventuellt skickas direkt till Agresso efter godkännande sedan e-utskick?) Vid betalning från medlemmar betalas leverantörer då den faktiska summan beräknats, varpå Ekonomiavd. kan mata in den summan och få fram valutadifferensen) RSS Ärendehanteringssystem Internt, Open Source Medlemmar skickar ärenden till licenshandläggarna Ger en säkrare och stabilare hantering av ärenden, där var och en av licenshandläggarna loggar in och tilldelar sig själv ärenden, ärendestatus ändras efter hand och automatiskt e- postmeddelande till användaren då ärendet avslutas E-postkommunikation med medlemmarna Webbformulär för anmälning av problem för medlemmar Ärendehantering kan kompletteras med chattfunktion E-post Upphandlingslistan (e-postlista för BIBSAM- medlemmar) ska finnas kvar Även en leverantörslista? 2

20 Publikt Allmän information om e-resurserna E-resurser (per institution och institutioner per e-resurs, dynamiskt från DB) Avtalsprinciper Intresseanmälan till att bli konsortiemedlem (villkoren måste accepteras vid intresseanmälan, blir automatiskt uppsatt på e-postlistan efter att ha blivit godkänd medlem) FAQ Kontaktpersoner - licenshandläggare, styrgrupp, förlagsrepresentanter RSS Forsatt lösenordsskyddat: användningsstatistik, erbjudanden, priser löpande avtal, fakturor, men dynamiskt från DB 3

21 Bilaga 2: Verktyg för licensadministration Ett huvudsyfte med ERM-förstudien är att undersöka behov av och förutsättningar för att införa ett ERM-system inom licensadministrationen på KB/BIBSAM. Nedan en förteckning över de olika verktyg som licenshandläggarna använder sig av idag. De viktigaste arbetsmomenten och rutinerna beskrivs kort i samband med varje verktyg, men texten är inte avsedd att ge en fullständig bild av dagens licensadministration. EpiServer (webbredigering) Information om avtalen som vänder sig till konsortiets medlemmar hittas främst på KB:s webb: Här finns en webbsida för varje avtal/resurs, listor över vilka medlemmar som är med i vilket avtal, användningsstatistik, licensvillkor och grundläggande avtalsprinciper, kontaktpersoner med mera. I och med att avtal under förhandling, priser och annan information är konfidentiell är vissa sidor lösenordsskyddade och kräver inloggning. Avtalen i fulltext publiceras (lösenordsskyddade) på konsortiets webb. För att veta vad man får och inte får göra, uppmanas medlemmarna att ta del av avtalens innehåll samt spara egna kopior. Som en service till medlemmarna sammanställs dock de mest efterfrågade villkoren på respektive avtals webbsida. Dessa översikter är idag ofullständiga och till viss del daterade, vilket innebär att medlemmarna i stället ofta kontaktar ansvarig handläggare. Webbredigering och publicering sker i CMS-verktyget EpiServer. Alla handläggare har redigeringsrättigheter, men huvudansvaret för att hålla sidorna enhetliga och uppdaterade ligger hos en person inom licensgruppen. Excel I Excel produceras sådant som filer över avtalens innehåll (titellistor med beståndsuppgifter, ISSN etc.), prisfiler och prismodeller, prenumerationskartläggningar (kontroll av medlemmarnas prenumerationer hos ett visst förlag), register över medlemmar (adresser, kontaktpersoner, IP-nr), faktureringsunderlag för samlingsfaktura, statusdokument för avtalsöversikt, sammanställning av enkätsvar, orderbekräftelser till leverantörer samt olika filer relaterade till SFX (för matchning av innehåll, export- och importfiler). I förekommande fall används mallar, som dock årligen måste uppdateras, så att nya uppgifter kommer med. Ytterligare två större arbetsuppgifter som är kopplade till Excel är användningsstatistik per avtal och den årliga FTE-sammanställningen (Full Time Equivalents). Användningsstatistik för e-resurserna samlas in genom inloggning på leverantörernas plattformar (en sammanställning över alla inloggningsuppgifter är också gjord i Excel), där man kan ladda ner de COUNTER-rapporter som sedan publiceras på konsortiets webb. För FTE-statistiken, som används som prisunderlag till leverantörer, hämtas information om antalet studenter och forskare på lärosätena från Högskoleverket. Uppgifterna från övriga institutioner samlas in via källor som databasen Hermes, Statskalendern eller vid direktkontakt. Siffrorna bearbetas och sammanställs i ett Excel-ark och efterfrågas även av många medlemmar. E-post, e-postlistor En stor del av licenshandläggarnas arbete utförs med hjälp av e-post. Vid sidan av fysiska leverantörsmöten är det i första hand via e-post som avtalsförhandlingarna sker. Korrespondensen 1

22 sparas i respektive handläggarens e-post. Bifogade dokument sparas i avtalets mapp på ett gemensamt utrymme på server, men ligger även kvar i e-posten som i många fall används som ett personligt arkiv. E-post används i hög utsträckning även för meddelanden och information till konsortiets medlemmar. Förutom e-postkorrespondens direkt mellan handläggare och enskilda medlemmar, används Upphandlingslistan, en intern e-postlista för BIBSAM-konsortiets kontaktpersoner. På denna skickar ansvariga handläggare exempelvis meddelanden om att nya erbjudanden finns att läsa på KB:s webbsidor. Upphandlingslistan samt en annan lista, NordLic, för de nordiska konsortiernas medarbetare, administreras i tjänsten LISTSERV.KB.SE. Word-dokument Viktigaste användningsområdet för Word är i avtalsarbetet när själva avtalstexterna redigeras och kommenteras med stöd av Spåra-ändringar-verktyget samt skickas fram och tillbaka mellan handläggare och förlagsrepresentant tills man är överens om innehållet. Versionskontrollen i Word fungerar dock inte tillfredsställande. I Word produceras och bearbetas även de erbjudanden som går ut till konsortiets medlemmar, innan dessa förs över i EpiServer och på KB:s webbsidor. Andra Word-dokument är naturligtvis sådant som mötesanteckningar, som när det gäller möten med leverantörer ska följa en viss mall samt sparas i respektive avtals mapp på det gemensamma utrymmet på servern. W3D3 (diarieföring och arkivering) När en ny förhandling inleds upprättas ett diarienummer i diariesystemet W3D3. När avtalet sedan är färdigförhandlat undertecknar såväl Riksbibliotekarien som ansvarig chef på förlaget originalhandlingarna. Påskrivet avtal diarieförs och arkiveras av huvudregistrator i W3D3 och en kopia tas ut ur systemet och publiceras på KB:s webb. Google Drive Google Drive används i första hand för att skapa anmälningsformulär till erbjudanden för konsortiets medlemmar. Länk till formulär återfinns i erbjudandet som publicerats på webben och informerats om på Upphandlingslistan. Några dagar före sista svarsdatum kontrolleras vilka som svarat på ett erbjudande och en påminnelse för dem som ännu inte svarat skickas ut på Upphandlingslistan. Google Drive har även använts för enkäter, också till medlemmarna, samt för delning av dokument med licenshandläggarna på KIB. SFX-administration Inom licensgruppen ansvarar två personer för att innehållet i de centrala avtalen aktiveras på den centrala SFX-instansen (sfxbibsam). I början på året ligger den stora arbetsbelastningen, då nya avtal ska aktiveras, nya medlemmar läggas till och avhoppade medlemmar avaktiveras i löpande avtal och själva innehållet titellistorna i avtalen ska uppdateras. Matchning och kontroll av innehållet är framför allt ett tidskrävande arbete. Löpande arbete under året är att åtgärda inrapporterade ärenden från medlemmarna via LIBRIS kundservice samt kontrollera veckovisa uppdateringar av SFX. Fakturering, Agresso För fakturahantering används ekonomisystemet Agresso. Förlagens fakturor måste alltid kontrolleras av ansvarig handläggare. De skickas därför i PDF per e-post till respektive handläggare, som efter att 2

23 ha godkänt fakturan, skriver ut den och skickar vidare för inskanning i Agresso. (En kopia sparas i avtalets mapp på servern.) När e-postmeddelande om att faktura finns för granskning inkommer, kontrollerar ansvarig handläggare fakturan i Agresso, innan den konteras och betalas. För att producera samlingsfaktura till medlemmarna måste ett faktureraunderlag sammanställas innan e-fakturering kan ske via Agresso. Sammanställningen görs i Excel, men varje handläggare ansvarar för information om priser per medlem för sina respektive avtal. Till hanteringen hör även fastställande av valutakurs och senare, en reglering av den valutadifferens som uppstår när KB fakturerar medlemmarna ett annat (tidigare) datum än vad man sedan betalar fakturorna till leverantörerna. Adobe Connect För möten via webben används e-mötestjänsten Adobe Connect. etouches Verktyg för anmälan till kurser, utvärdering etc. Används i samband med kurser och konsortiedagar, där föranmälan krävs. Wiki & blogg För en komplett sammanställning av alla verktyg som används inom licensadministrationen kan även Wiki och blogg nämnas, även om användningen är mycket liten. De av licenshandläggarna som arbetar med SFX ansvarar för att SFX-informationen på SamsökWikin ( hålls uppdaterad och, som en del av KB:s arbete med sociala medier, genererar även licensgruppen vissa blogginlägg på avdelningens blogg för bibliotekssamverkan: Mappar och filhantering på gemensam server Som framgått ovan har varje avtal en egen mapp på den gemensamma servern. Här sparas alla dokument relevanta för ett visst avtal, detta enligt en viss förutbestämd struktur. På det gemensamma utrymmet finns även en mängd andra, ej avtals-specifika dokument, uppsorterade i olika mappar. Med andra ord, alla de filer och dokument som verksamheten generar och som översiktligt beskrivits i ovanstående text, finns sparade här. 3