Fördjupningsseminarium till Försvarsföretagsdagarna

Transkript

1 Fördjupningsseminarium till Försvarsföretagsdagarna Stockholm

2 Varför fördjupningsseminarium? FFD inkl. Arenadialoger FFD + Fördjupningsseminarium

3 Agenda Inledning Kategoristyrning Utvärderingsmodeller E-upphandling C M&I Anna Clara Törnvall Wittgren C M&I AffStrat Ann-Sofie Lillberg M&I AffStrat, Per Dahlberg M&I AffStrat, Leif Allard M&I AffStrat, Åke Sjökvist M&I AffStrat, Helena Målerin M&I IMS ALed, Jessica Johannesson

4 Effektiv försvarslogistik när och där den behövs

5 Vad vi vill vara

6 Vision Effektiv försvarslogistik när och där den behövs

7 Verksamhetsidé FMV utformar, upphandlar och tillhandahåller försvarslogistik i nära samarbete med det svenska försvaret

8 Övergripande mål FMV Är flexibelt för att kunna möta försvarets behov Samarbetar med Försvarsmakten för att utforma och hålla samman försvarslogistiken Är Sveriges ledande myndighet på upphandlingar Arbetar för att marknaden blir effektivare Är och uppfattas som en kompetent och effektiv myndighet

9 Strategier för att nå målen Fördjupa partnerskapet med Försvarsmakten Agera som ett FMV mot omvärlden Arbeta som ett FMV Ha rätt kompetenser och resurser

10 Frigöra 760 miljoner kronor till förbanden Pengar till förbanden Verksamhetsövergång Förslag Beslut Planering enligt ny modell Verksamhetsövergång NU April 2011 Juni 2012 Januari 2013 Oktober 2013 Januari 2014 Januari

11 Vad gör vi och vilka är vi?

12 Kostnadseffektiv och säker materiel- och logistikförsörjning skapar försvarsförmåga Vidmakthållande Stöd i tidiga faser Upphandling av materiel och tjänster

13 Vidmakthållande Tillgodose förbandens krav på materiell tillgänglighetsoch beredskapsnivå Teknisk kompetens Helhetsperspektiv över livscykeln Service, underhåll och lagerhantering

14 Stöd i tidiga faser Delta i Försvarsmaktens strategi- och inriktningsarbete Dialog Vägval Göra om funktionella krav till krav på tekniska system Se hela system

15 Upphandling av materiel och tjänster Tre beställningsmönster: Förändrad förmåga Vidmakthållande Övrigt logistikstöd Färre och större beställningar Köpa nytt, se till att materielen fungerar och avveckla Administration, lokalvård, kontorsmaterial

16 Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet Vi följer regler om Upphandling De EU-rättsliga grundprinciperna LOU, LUFS och LUF Offentlighet och sekretess Etik

17 Ramverk för FMV Affärer Det upphandlingsrättsliga regelverket Övriga lagar och förordningar Strategi för Försvarsmaktens materielförsörjning (MFS) Myndighetsgemensam marknadsstrategi (MMS) Ägarstyrning

18 Lagar och förordningar Det upphandlings-rättsliga regelverket EU allmänna rättsprinciper EU Direktiv implementerade i svensk lag (LOU och LUFS) WTO General Procurement Agreement

19 Fakta om FMV

20 FMV i siffror medarbetare medarbetare tal orter i Sverige

21 Organisation Styrelse Internrevision GD/ÖD Myndighetsgemensamma uppgifter Staber System- och produktionsledning Anskaffning och logistik Förråd, service och verkstäder Test och evaluering GRIPEN Strategiska projekt Marknad och inköp

22 Marknad och Inköp 2014 FM Log UpphE 179 medarbetare FMV orter i Sverige 2012

23 Marknad och inköp Chef Anna Clara Törnvall Wittgren Marknad och inköp M&I-stab Joakim Holmgren Inköp militära system Inköp varor och tjänster Affärsstrategi och metodstöd Catharina Hallström Ingrid Nilsson Ann-Sofie Lillberg

24 Marknad och inköp Inköp militära system Chef Catharina Hallström Inköp militära system Marinsystem och flygsystem Armésystem och ledningssystem Gemensam materiel Camilla Ventura Håkan Sundin Andreas Kinnander

25 Marknad och inköp Inköp varor och tjänster Chef Ingrid Nilsson Inköp varor och tjänster IT-varor och tjänster Fastighetsdrift och service Verksamhetsnära varor och tjänster Externa resurser och tjänster Sandra Hollås Gustav Lindström Ingela Kostet Elin Sobczak

26 Marknad och inköp Affärsstrategi och metodstöd Chef Ann-Sofie Lillberg Marknad och inköp M&I-stab Inköp militära system Inköp varor och tjänster Affärsstrategi och metodstöd Ann-Sofie Lillberg

27 FMV:s målbild Inköps och marknadsområdet

28 I funktionsvyn för strategisk affärsledning finns utvecklingsbehov

29 30

30

31 Kategoristyrning Per Dahlberg, Inköpsanalytiker, M&I AffStrat

32 Kategoristyrning bygger på tidig involvering i inköpsprocessen och tvärfunktionellt samarbete % Potentiell besparing Hög Analys av funktion / affärsvärde Alternativa produkter och lösningar Industrialisering/Standarisering Konsolidera volymer och leverantörsbas Global sourcing / Low Cost Sourcing Utveckla leverantörer och förändra leverantörsrelationer Öka konkurrensen Förhandlingsstrategi & kompetens Inköpskort Elektroniska avrop & Attester Samfakturering Låg 60-80% av potentiell besparing Automatisk fakturamatchning Analys & kategoristrategi Tvärfunktionell process Upphandling & skriva avtal Inköp- och upphandlingsexpertis Avropa/Beställa och processa faktura & betalning Processeffektivitet Totalkostnad Pris Transaktionskostnad

33 Inköp behöver arbeta aktivt tillsammans med andra funktioner för att kunna påverka totalkostnaden Karakteristika för en traditionell inköpsverksamhet Karakteristika för en ledande inköpsverksamhet Supportfunktion med hög andel administrativt arbete Begränsat & otydligt ansvar och mandat Otydliga mål Reaktiv problemlösning Alla produkter/tjänster upphandlas på samma sätt Alla leverantörer hanteras lika Val görs av enstaka funktion Begränsad tillgång till information & statistik Manuellt arbete Fokus på pris Strategisk funktion Brett & tydligt ansvar och mandat Tydliga mål som mäts och följs upp Proaktiva förbättringsaktiviteter tillsammans med sakägare och leverantör Olika strategier för olika inköpskategorier Olika strategier för olika leverantörsgrupper Val görs av tvärfunktionella grupper Öppen och frekvent information & statistik Moderna systemstöd och verktyg som täcker hela processen Fokus på totalkostnad

34 Vi arbetar utefter en standardiserad kategoriprocess Analysera inköpsvolymer Etablera kategoriteam Analysera produkt-/ tjänstekarakteristika Analysera leverantörsmarknad Sammanställ & dokumentera kategoriprofil Utveckla & besluta om kategori-strategi Implementera kategoristrategi Mät & följ upp prestanda och realiserad effekt Analysera & bygga totalkostnadsmodell Identifiera resurser Godkännande från resursägare Etablera team Utbilda teamet Definiera roller & ansvar Utveckla plan och fördela arbetet Godkänna plan Ta fram nödvändig intern analys för strategiarbetet genom bl a analys av historiska volymer, volymprognoser, specifikationeroch behov Bygga modell för totalkostnadsanalys Ta fram nödvändig extern analys för strategiarbetet genom att bl a identifiera och kartlägga tänkbara leverantörer, förstå marknadsförutsättningar och egen position som köpare Sammanställning av all den information och data om den aktuella kategorin som krävs för att kunna ta ett korrekt beslut om hur produkter & tjänster ska upphandlas, köpas in och styras Utveckla en strategi för den aktuella kategorin som beskriver besparingspotential, föreslagna förändringar, risker, etc. Implementera beslutad strategi T.ex. upphandling, ta fram standardsortiment, behovsanalys etc. Uppföljning av leverantörsprestanda Mäta och följa upp realiserade besparingar/effekter & andra beslutade nyckeltal

35 I marknadsanalysen möter vi leverantörsmarknaden Syfte Förstå möjligheter, begränsningar och logik i marknaden Förstå kritiska krav på leverantörerna Marknadsanalys Workshop med ev. leverantörsdialog Aktörer Segmentering Dynamik Värdekedjeanalys Trender Best practiceinköpsbeteenden Relativ köpkraft Produktmix Substituering Identifiera tidigare och befintliga leverantörer Identifiera kritiska krav på leverantörerna Eventuellt presentation/inspiration av leverantör/ best practice aktör Förbättringsmöjligheter

36 Genom marknadsanalysen skapas en ökad förståelse för de viktigaste industrifaktorerna samt marknadsdynamiken Substitut Pris Lönsamhet Barriärer Livscykel Livscykel Kapacitet Storlek & Tilllväxt Trender

37 Kraljics matris kan användas för att förstå en kategoris betydelse och vilka leverantörs- och avtalsstrategier som är lämpliga Strategisk position (Kraljic) Leverantörsstrategi (exempel) Hög Låg Kommersiell betydelse Hävstång Hög effekt/ låg risk Stor omsättning Många olika produktalternativ Många tänkbara leverantörer Utbudet på marknaden är stort Kommersiella initiativ har stor påverkan på pris Rutin/ standard Låg effekt/ låg risk Många alternativa produkter/ tjänster Många leverantörer Lågt värde Små transaktioner Vem som helst kan handla Ospecificerade produkter för vardagligt bruk Låg Risk/ utmaning leverantörsmarknaden Strategiska Hög effekt / hög risk Strategiskt viktigt för den egna produktionen Få kvalificerade leverantörer Stora utgifter Kritisk design/ specifikationsstyrning Komplexa specifikationer Flaskhals Låg effekt/ hög risk Mycket komplexa specifikationer Få alternativa produkter Få möjliga leverantörer Stor påverkan på den egna produktionen Ny eller otestad teknik Komplex anskaffningsprocess Hög Hög Kommersiell betydelse Låg Operationellt fokus Nyttja hävstång/ prispress Öppna böcker Flera leveranskällor Korta- medellånga avtal Transaktionsfokus Stanardardisering och volymfokusering Omvända auktioner/ e- auktioner Globla sourcing/ lågkostnadsländer Korta avtal Låg Risk/ utmaning leverantörsmarknaden Samarbetsfokus Bygg långsiktiga leverantörssamarbeten Arbeta med och utmana befintliga specifikationer Långa avtal Professionell approach Utveckla leverantörerna/ Investera I alternativa leveranskällor Sök substitueringsmöjligheter Varierande avtalslängd Hög

38 Det är också relevant att förstå hur leverantörerna i sin tur ser på oss som köpande verksamhet Leverantörernas syn på kunden Kommentarer Hög Låg Kontots attraktivitet Utveckling Investera i relationen Utöka samhandel Sök nya affärsmöjligheter Avveckling Ge minsta möjliga uppmärksamhet Kan förloras utan större betydelse för verksamheten Partnerskap Långsiktig relation Försvara samhandeln Utöka om möjligt Exploatering Utnyttja kommersiellt Testa gränserna och löp risk att förlora kunden Det är intressant för FMV att förstå hur attraktiv man är som köpare för leverantören Hur leverantören ser på FMV som kund blir en viktig del i utformningen av strategin Dels kan man förstå hur FMV ska agera utifrån i vilken kvadrant man befinner sig, men man kan även ta ställning till hur man eventuellt ska arbeta för att förflytta sig och skapa en annan relation till leverantören Låg Relativt affärsvärde Hög

39 Leverantörerna pekade ut ett antal återkommande förbättringsområden samt förslag till konkreta åtgärder Inför upphandling Förstå behov och volymer och anpassa upphandling efter dessa För dialog med leverantörerna Planera och kommunicera behov Köp på rätt nivå (Resultat vs Resurs) Använd färre leverantörer för likartade tjänster Öppna upp för förbättringsförslag och innovationer från leverantörerna Nyttja färdiga lösningar Genomförande av upphandling Nyttja hela verktygslådan och anpassa avtal efter kategori Definiera rätt upphandlingsobjekt (kompetens, geografi etc.) Säkra flexibilitet i avtal för att möta förändringar i marknaden Säkra objektiv och relevant kravställning Säkra bättre instrument för kvalitativ utvärdering (intervjuer & test) Gör due dilligence säkra professionella leverantörer Fokusera totalkostnad, inte pris Leverantörsuppföljning Definiera mätetal och följ upp leverantörernas prestationer Koppla leverantörernas prestation till fortsatt samhandel Säkra den egna organisationens avtalsefterlevnad Skapa incitament för leverantören att effektivisera sin leverans och den gemensamma processen 18 förbättringsförslag efter dialog med de inbjudna leverantörerna! För mer detaljer, se bilaga.

40 Inriktningen på det strategiska arbetet ändras beroende på respektive kategoris mognad och förutsättningar 1. Ta kontroll reaktiv problemlösning Kontroll och förståelse över vad, från vem & hur mycket som upphandlas och köps in Inköpsfunktion med ansvar för stor andel av inköpsvolymen Heltäckande, enhetlig & samordnad inköpsprocess och rutiner Tydliga roller och ansvar längs hela inköpsprocessen Avtal/Ramavtal för stora inköpskategorier Övergripande mål för hela inköpsverksamheten som mäts och följs upp 2. Styra proaktiva förbättringsaktiviteter Tvärfunktionella kategoriteam för strategiutveckling och strategiska inköpsbeslut finns på plats för prioriterade kategorier Inköpsarbetet har totalkostnadsfokus Omvärldsbevakning av viktiga faktorer som påverkar strategin för prioriterade kategorier Processägare över funktionsgränser Processer för ständiga förbättringsåtgärder finns implementerade Definierade och kommunicerade mål på kategorinivå Potential 3. Leda Integrerad samverkan längs hela kedjan Inköp ses som en strategisk verksamhet Starkt kundfokus vid strategiutveckling, också med uttalat syfte att skapa värde Processägare över organisationsgränser Gemensamma utvecklingsprojekt med strategiska leverantörer Integrerade processer & system med leverantörerna Öppen och frekvent information/mätning/uppföljning över företagsgränser

41

42 Krav till utvärdering Åke Sjökvist Affärsrådgivare Marknad&Inköp Leif Allard Affärsrådgivare Marknad&Inköp SOFF seminarium

43 God kravformulering => Utvärderingmodell Behov => Krav => Skall-krav/Bör-krav => Mervärden => Utvärderingsmodell God kravformulering Utvärderingsmodell

44 Från behov till verklighet Kundkrav Systemkrav Översätt från kundkrav Översätt till förfrågningsunderlag Tekniska krav Verksamhets -krav (VÅ) Kommersiella krav Förfrågningsunderlag Gränsytekrav

45 Vem kommer kraven ifrån? Ingenjören Projektledaren Tekniska krav Verksamhets -krav (VÅ) Kommersiella krav Förfrågningsunderlag Gränsytekrav Ingenjören Upphandlaren Affärsjuristen

46 Vad är bra krav? Ett bra krav beskriver något som är - Nödvändigt - Kontrollerbart - Uppnåeligt - Klarhet

47 S M A R T krav I många time management kurser och ledarskapsutbildningar används förkortningen SMART för att ge stöd för att sätta ner bra mål. Ett SMART mål är : Specific Specifikt Measurable Mätbar Attainable Uppnåeligt Realisable Realistiskt Time bounded Tidsavgränsat Traceable Spårbar

48 FEM varför FEM varför är en metod för rotfelsanalys. Ger en eller flera grundorsaker som till ett problem.

49 5 varför vad är grundproblemet? Intressent Intervjuaren Vårt system skall ha en SQL databas med personuppgifter För att vi snabbt ska kunna få tag i telefonnummer till rätt personer När våra system dyker så behöver vi snabbt få hit någon som kan få i gång det igen Om inte systemen är uppe så tappar vi kunder Kunderna vill ha stöd direkt Våra kunder är beroende av en leverantör som har ett stödsystem med hög tillgänglighet för snabb support 1. Varför 2. Varför 3. Varför 4. Varför 5. Varför

50 Samarbete är A och O Kravnedbrytning Upphandling Projektledare, Ingenjör och Upphandlare jobbar tillsammans med krav. Juridikstaben involveras i mer komplexa upphandlingar.

51 Utvärderingsmodeller vid upphandling Bakgrund Många egenutvecklade utvärderingsmodeller. Det saknas gemensamma arbetssätt och stödfunktioner (mallar/modeller) Förändring Tydliga riktlinjer om hur ekonomiskt mest fördelaktiga kan användas. Syfte Skapa en standardiserad arbetsform. Skapa bättre förutsättningar för anbudsutvärderingar. Minskad risk för överprövning.

52 Utvärderingsmodeller vid upphandling FMV använder en mervärdesmodell. Mervärde anges i kronor för aktuella bör-krav i förfrågningsunderlaget. Mervärdesmodellen en absolutmetod. Formel: Utvärderat pris = Anbudspris Σ mervärden

53 Kravtyper i offentlig upphandling Det finns tre olika typer av krav som kan ställas i offentlig upphandling. Kvalificeringskrav Skall-krav Bör-krav

54 Skall-krav och bör-krav Skall-krav krav som är obligatoriska, Bör-krav krav som inte nödvändigtvis måste vara uppfyllda (icke obligatoriska)

55 Definition av begrepp Grad av uppfyllande = B Max (helt uppfyllt) 1 Min (ej uppfyllt) 0 25 km/h 75 km/h 100 km/h Skall-krav: Minst 50 km/h

56 Definition av begrepp Y = Leverantörens offererade värde för bör-kravet (ex. uttryckt i km/h) B = Bör-kravs uppfyllande (ex. värde 0 1) Y = 80 km/h

57 Bör-kravstyper Helt uppfyllt, eller ej uppfyllt. Linjärt uppfyllt Bästa värde Exempelvis 30ton Sämsta värde Exempelvis 45ton Stegvis uppfyllt. Linjärt uppfyllt. 1 0,75 0,5 1 0, Sämsta värde Exempelvis 60km/h Bästa värde Exempelvis 75km/h

58 Lagstadgade krav på utvärderingsmodeller LOU 12 kap 1, 15 kap 16 LUFS 13 kap, 15 kap En upphandlande myndighet skall anta antingen: 1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten. 2. det anbud som innehåller det lägsta priset.

59 Definition av begrepp Utvärderat pris = Anbudspris Σ Mervärde Anbudspris: Positioner, antal, Valutajustering & index (EAU), optioner - används i utvärderingsmodellen Utvärderat pris: Är det belopp som används för att jämföra olika anbud och där lägsta belopp avgör vilket anbud som är bäst. Anbudsgivare skall (helst) själva kunna beräkna sitt utvärderade pris. Utvärderade priset har spelat ut sin roll efter förmedlat tilldelningsbeslut (och eventuell efterföljande rättsprocess) Mervärde: Prisavdrag i utvärderingen för uppfyllande av bör-krav Normpris: Ett av FMV ansatt pris som motsvarar ett troligt anbudspris.

60 Exempel på mervärdesmodellen med fast prisavdrag Detta exempel avser upphandling av fordon. Lägsta värde är formulerade som skallkrav. Det enda vi vill premiera är snabbare leverans till kund. Skallkrav är leverans inom maximalt 8 veckor (56 dagar). Tidigare leveranser önskvärda, varför förkortad leveranstid värderas till 3 500kr/dag i det utvärderade priset. Dock medges maximalt 4 veckors (28 dagars) avdrag. Maximalt 28 dagar Utvärderat pris = Anbudspris (3 500 * antal dagar kortare än skallkrav)

61 Exempel på mervärdesmodellen med fast prisavdrag Inkomna anbud: Anbudspris Leveranstid Veckor / Dagar Volvo kr 7 veckor (49 dagar) Saab kr 4 veckor (28 dagar) Mercedes kr 6 veckor (42 dagar) Utvärderat pris: Utvärderat pris för Volvo = (3 500 * 7 dagar) = kr Vinnare! Utvärderat pris för SAAB = (3 500*28 dagar) = kr Utvärderat pris för Mercedes = (3 500*14 dagar) = kr

62 Slut För frågor och dialog kring detta ämne: kontakta Leif Allard eller Åke Sjökvist Tack för ert intresse!

63 E-upphandling Helena Målerin, projektledare Jessica Johannesson, inköpsledare

64 Trender i samhället E-upphandling E-inköp E-beställning/ E-handel E-kommunikation

65 E-upphandling och e-beställning Anbud E-upphandling E-beställning

66 E-upphandling på FMV Bakgrund Trend i samhället med ökad e-upphandling och allt mognare system Sammanslagningen till nya FMV har initialt medfört en del parallella IT-stödsystem Förändring FMV utreder lösningar för att applicera e- upphandling i högre grad och på ett konsistent sätt Syfte Att effektivisera interna processer Att underlätta för leverantörerna med avseende på tydlighet i kravbild och effektiv hantering

67 Projekt E-upphandling Mission: En integrerad lösning från inköps-/upphandlingsuppdrag till betalning till gagn för såväl kund, ägare, marknad som myndigheten och dess medarbetare, som möjliggör styrning, ensning och effektivisering så snart som möjligt Vision: Stöd för smidigt flöde och goda affärer varje dag

68 Projekt E-upphandling Nuläge Implementering Förstudie pågår med inventering av - tillgängliga lösningar - interna effektiviseringsbehov - leverantörernas behov. Implementering kommer att ske i flera steg Både e-upphandling och e-beställning är aktuellt Behov av att matcha fakturor kommer att ställa krav på fakturaformat! Inventering av leverantörernas behov Synpunkter från leverantörerna efterfrågas Referenspersoner bland leverantörerna efterfrågas

69 Synpunkter Synpunkter och önskemål här och nu?

70 Kontakt Maila synpunkter till Ange även intresse att delta i referensgrupp

71 Tack!

72