Resfria möten en handledning

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Resfria möten en handledning"

Lars-Göran Fredriksson
för 9 år sedan
Visningar:

1 Resfria möten en handledning

2 Nya sätt att mötas Telefonmöte Webbmöte Videomöte Kombinationer

3 En massa på pluskontot Ekonomiska vinster Mer tid för arbete Mindre restid Minskad stress Större flexibilitet Miljövinster

4 Exempel på när det passar att mötas resfritt Inom organisationen Upp till två timmar När mötesdeltagarna har träffats innan Rutinartade möten, presentationer, uppföljningar Spridning av i huvudsak enkelriktad information till större grupper När deltagarna är vana vid att delta i ett resfritt möte Vid oplanerade möten i större, spridda organisationer

5 10 steg Systematiserat arbetssätt Någorlunda kronologisk ordning Arbeta parallellt också ok

6 Analysera utgångsläget Översiktlig spaning Hur reser ni idag? Kostnader för tjänsteresor? Behov för kommunikation? Vad säger resepolicyn? Sammanställ potentialen

7 Förankra satsningen och avsätt resurser Ledningens engagemang är viktigt Ledningen bör föregå med gott exempel

8 Etablera en arbetsgrupp Bred sammansättning Ledningsrepresentant Personalrepresentant IT-/nätverkstekniker Reseadministratör Ytterligare nyckelpersoner Helst ej lett av den mest tekniskt intresserade

9 Identifiera kommunikationsbehov och intresse för resfria möten Mer ingående och detaljerad analys Resvanor Målgrupper Möteskultur Intresse för resfria möten Formulera utgångsläge Fundera på mål som går att mäta mot

10 Analysera tekniska förutsättningar Befintlig teknisk utrustning Tecknade abonnemang på tjänster Säkerhetskrav Tillgång till support Förutsättningar hos dem ni ofta kommunicerar med

11 Välj ut och införskaffa lämplig utrustning/tjänst Tekniskt utrustning och/eller tjänst? Efterfråga funktionalitet Kompatibelt med dem ni ofta kommunicerar med Bra kvalitet Rätt val avgörande för framgång

12 Etablera styrmedel och rutiner för resfria möten Tydliga regler och rutiner Styrdokument / mötespolicy / resepolicy System för bokning och inbjudan

13 Utse ansvariga Bokning Drift Support Utbildning Uppföljning Samma person kan ha flera ansvarsområden

14 Informera och sälj in Intranät, personaltidning, anslagstavlor, arbetsplatsträffar m.m. Prova-på-evenemang Engagera, informera och utbilda Visa på alla nyttor, inte bara ekonomiska Ledningen föregår med gott exempel

15 Följ upp och synliggör Antal, attityder, kostnader m.m.? Vinster/förluster (ekonomi, miljö, hälsa, kvalitet)? Behov av ytterligare insatser? Sprid resultat

16 Fällor Man glömmer ta reda på vad som behövs innan investering görs För stort tekniskt intresse hos ansvarig för implementering Undermålig utrustning/tjänst köps in Utrustningen finns i externa lokaler (gäller större organisation) Interndebitering, vilket ofta leder till sämre genomslag Krånglande teknik utan möjlighet till stöd

17 Framgångsfaktorer Ledningen är förebild och driver på Olika delar av organisationen engageras i implementeringen Utrustningen/tjänsten är av hög kvalitet och enkel att använda Förutsättningar ges för brett genomslag Bra stöd finns för utbildning, val av mötesform, planering i förväg m.m. Anställda får prova på

18 Effekter Bättre arbetsmiljö Bättre balans mellan arbete och fritid Minskade reskostnader Ökad kvalitet i verksamheten med snabba, flexibla möten och mindre uppbunden restid Minskad miljöpåverkan tack vare färre resor

19 Goda exempel Vasakronan och Logica minskade koldioxidutsläppen från tjänsteresor med 40% Logica anger att mötesdisciplinen och effektiviteten har förbättrats Tullverket ersatte under ett år mil flygresor med videomöten Volvo Personvagnars medarbetare reser mindre, har mer effektiva möten och får större möjlighet att arbeta internationellt

20 Resfria möten en handledning Läs mer:

21 Lokaler för resfria möten En kartläggning i Göteborg Läs mer:

Relevanta dokument

Resfria möten. en handledning

Resfria möten. en handledning Resfria möten en handledning 1 2 Titel: Resfria möten en handledning Publikation: 2010:058 Utgivningsdatum: 2010-06 Utgivare: Trafikverket Layout: Stormen kommunikation Tryck: Fototext ISBN: 978-91-7467-032-5