Tjänsteutbud Version 2.0 Facility Management. Servicecenter

Transkript

1 Tjänsteutbud Version 2.0 Facility Management Servicecenter

2 Inledning Affärsområdet Facility Management arbetar med framtagande och utveckling av befintliga och nya tjänster som underlättar för dig som kund att bedriva din kärnverksamhet. I anknytning till sjukhusets entré har vi ett servicecenter med tjänster som hänvisning inom fastigheten, rullstolsutlåning m.m. Öppettiderna i servicecentret är anpassade per fastighet och efter kundernas behov. Tjänsteutbudet är utformat baserat på erfarenhet, statistik och kundanpassning. Servicecentertjänsterna är uppdelade i två olika kategorier: Abonnemangstjänst: en tjänst som utförs med en regelbunden frekvens. Avropstjänst: en tjänst som utförs vid ett enskilt tillfälle. Är det någon tjänst du saknar i vårt tjänsteutbud? Kontakta vår kundtjänst. Locums kundtjänst Telefon: E-post: kundtjanst@locum.se Version 2.0 2

3 Innehåll Inledning Besöksservice Patientregistrering och övrig registrering Hantering av dagskassa Hänvisning Bokning av färdtjänst/taxi/sjuktransport Låna ut rullstolar Hittegods Hantera obehöriga besökare Hantera parkeringstillstånd Kundservice Bokning av konferensrum hos Locum Bokning av kunds konferensrum Felanmälan Hantera förfrågningar från hyresgäst Föra statistik Hantera västar Nyckelhantering... 8 Version 2.0 3

4 1 Besöksservice 1.1 Patientregistrering och övrig registrering Registrera besökare inom fem minuter från påbörjad registrering. Samtliga uteblivna besök, elektroniska recept och hemsjukvårdsbesök ska registreras före kl nästföljande helgfri vardag. Tjänsten Registrera besökare och/eller ta betalt. Hantera frikort och högkostnadskort. Registrera elektroniska recept Registrera hemsjukvård (besök av vårdgivaren hos patienten i hemmet, vårdgivaren lägger in patienten i patientregistreringssystemet) Registrera uteblivna besök. Ta ut reservnummer (tillfälligt personnummer). Hantera avvikelserapportering. Dagligen upprätta fakturor ställda till besökare som ännu inte betalat. Kundens ansvar Tillhandahålla hårdvara (t.ex. kvittoskrivare) samt mjukvara (program för patientregistrering med tillhörande inloggning). Lägga in patienter i patientregistreringssystemet så att besök kan registreras. Rättning av fel i grundinformationen. 1.2 Hantering av dagskassa Tjänsten Hantera kassan och se till att den alltid stämmer och att alla dokument och blanketter är korrekt ifyllda. Dagskassa utöver det som används som växelkassa, kontantkassa, hämtas regelbundet av penningtransportbolag. Ansvara för överlämning av dagskassa till penningtransportbolag. Kundens ansvar Förse servicecenter med en växelkassa att arbeta med. Förse servicecenter med alla underlag som behövs för redovisningen. Vid kontanthantering stå för kostnader/avtal för penningtransport. Version 2.0 4

5 1.3 Hänvisning Tjänsten Hänvisning av besökare gällande hur man tar sig till ett specifikt ställe inom fastigheten. Besvara frågor besökaren har i samband med besöket såsom var närmsta bankomat finns, hjälpa besökaren att hitta rätt kommunalt färdmedel, närmaste WC, samt andra relevanta frågor som är förknippade med besöket. Hänvisning kan även ske via telefon. Kundens ansvar Förse servicecenter med relevant hänvisningsinformation t.ex. perioder då det är semesterstängt. 1.4 Bokning av färdtjänst/taxi/sjuktransport Transport till besökare inom tre minuter från att de kommit fram och angett sitt ärende. Tjänsten Boka och bekräfta genomförd bokning till besökaren. Kundens ansvar Att eventuellt sjukresekort är laddat med sjukresa. Vid ledsagning ansvarar kunden för att bokning ordnas. Kategori av tjänst Avropstjänst. 1.5 Låna ut rullstolar Tjänsten Rullstol lånas ut mot pant. Kundens ansvar Returnera rullstol till servicecenter om besökaren transporteras vidare på annat sätt och inte själv kan återlämna den. Kategori av tjänst Avropstjänst 1.6 Hittegods Tjänsten Hittegods förvaras i upp till tre veckor. Person som glömt föremål kontaktas om möjligt. Kundens ansvar Kategori av tjänst Abonnemangstjänst Version 2.0 5

6 1.7 Hantera obehöriga besökare Tjänsten Notera och anmäla obehörig person/personer till väktare. Servicecenter kontaktar 112 eller väktare. Kundens ansvar 1.8 Hantera parkeringstillstånd Tjänsten Servicecenter lånar ut och registrerar återlämning av parkeringstillstånd enligt rutin från kund. Kundens ansvar Se till att korrekt antal parkeringstillstånd finns i servicecentret för utlåning. Underlag för utkvittering och återlämning av parkeringstillstånd. Rutin för hur leverantören ska kunna avgöra om en person som vill kvittera ut ett parkeringstillstånd är behörig att få ett utlämnat. Version 2.0 6

7 2 Kundservice 2.1 Bokning av konferensrum hos Locum Tjänsten Alla bokningar samt bekräftelse sker via mejl och ska besvaras inom 24 timmar helgfria vardagar. Ansvarar för att det finns mallar gällande konferensbokning där det tydligt framgår vilka valmöjligheter kund har såsom möblering, lån av projektorer, priser etc. Ansvarar för att fysiskt bokningssystem finns, t.ex. almanacka eller Excel. Ser till att det finns rutiner och instruktioner för passerkort och larmhantering. Kundens ansvar Kategori av tjänst Avropstjänst. 2.2 Bokning av kunds konferensrum Tjänsten Alla bokningar samt bekräftelse sker via mejl och ska besvaras av inom 24 timmar helgfria vardagar. Ansvarar för att det finns mallar gällande konferensbokning där det tydligt framgår vilka valmöjligheter kund har såsom möblering, lån av projektorer, priser etc. Ansvarar för att fysiskt bokningssystem finns, t.ex. almanacka eller Excel. Ser till att det finns rutiner och instruktioner för passerkort och larmhantering. Kundens ansvar Om specifikt bokningssystem ska användas (inte almanacka eller Excel) vid bokning ska kund tillhandahålla det. Ge information om rummen. Kategori av tjänst Abonnemangs- och avropstjänst. 2.3 Felanmälan Tjänsten Fel i allmänna ytor som kräver åtgärd ska rapporteras. Plockstäd i eget serviceområde vid behov. Kundens ansvar Version 2.0 7

8 2.4 Hantera förfrågningar från hyresgäst Tjänsten Ta emot förfrågan om nya/utökade tjänster i servicecentret och omedelbart lämna dem vidare till Locum. Kundens ansvar Tydligt ange kontaktperson. 2.5 Föra statistik Tjänsten Statistik som efterfrågats av kund ska noteras, sammanställas och skickas i digitalt format inom angiven tid. Kundens ansvar Ange vilken statistik som ska rapporteras och i vilket format. Kategori av tjänst Avropstjänst. 2.6 Hantera västar Tjänsten Servicecenter delar ut västar till sidoleverantörer. Kvitteras ut och in. Kundens ansvar Meddela vilka som är godkända för att få kvittera ut ev. kundväst. Tillhandahålla egen kundväst. Kategori av tjänst Abonnemangstjänst 2.7 Nyckelhantering Tjänsten Sköta nyckelförvaring/utlämning mot kvittens. Bilnycklar förvaras i kassaskåp/säkerhetsskåp. Övriga nycklar förvars i låsbart nyckelskåp. Kundens ansvar Se till att korrekta nycklar finns i rätt antal i servicecenter för utkvittens. Tillhandahålla underlag för kvittens och återlämning av nycklar. Information om vilken behörighet en person ska ha för att få kvittera ut nycklar, samt vilken typ av identifikation denna ska kunna uppvisa. Version 2.0 8