Dokumentationspraktik vid Krishantering. Jonas Landgren Göteborgs Universitet Institutionen för Tillämpad IT

Transkript

1 Dokumentationspraktik vid Krishantering Jonas Landgren Göteborgs Universitet Institutionen för Tillämpad IT

2 Crisis Response Lab Institutionen för Tillämpad IT Göteborgs Universitet

3 Dokumentation? Problematik Diskussion mot bakgrund av händelser Uppsummering och slutsatser

4 DOKUMENTATION?

5 Studera hur krishanteringsaktörer dokumenterar vid större insatser och kriser. Fältstudier och intervjuer vid: Magsjukeutbrott, Lilla Edet Bränder i stormarknader, Södertälje EU-veckorna, Göteborg Brand g:a TV-huset, Göteborg Stoppa Matchen, Malmö Snöoväder, Västra Götaland Skogsbrand Oxsjön, Göteborg Bomhot centrala Göteborg

6 Spontana reflektioner om dokumentation Ledsen, vi fick nästan inget dokumenterat. I detta fallet avses inskrivet i LUPP. Pappersåtervinningen var fylld med anteckningspapper. - Stabschef Räddningstjänst Vi hann inte med att dokumentera under natten, vi hade alla whiteboards täckta. Stabschef Räddningstjänst i samband med omfattande bränder. Vid svininfluensan dokumenterade vi grymt mycket i WIS. Men den som skall utvärdera oss vill göra intervjuer istället. Länsstyrelse Vi har sparat all e-post och protokoll i vårt diariesystem. Våra egna dagböcker hanterar vi själva. Kommun

7 Vad är dokumentation? Berättelser Pappersanteckningar Automatiska loggar Whiteboardskisser Digitala anteckningar Personliga loggböcker Noteringar i WIS Bilder Rapporter Utvärderingar

8 Vad består dokumentation av? Kontaktuppgifter Situationsbeskrivningar Överenskommelser Organisation och resurser

9 Varför dokumentera? För att följa en händelseutveckling Passivt, distanserad Söka information, beskriva skeendet För att leda en händelseutveckling Aktivt, närhet Agera, skapa mening i skeendet

10 För vem skapas dokumentation? För individen, personliga dagbok/logg För rollen att underlätta överlämning För organisationen att säkra kvalité För att uppfylla lagkrav För att uppfylla överenskommelser För att underlätta samverkan med annan organisation.

11 Varför skapas dokumentation? Dokumentera för att skapa spårbarhet - WIS, LUPP, Diarie, Insatsrapportering Dokumentera för att förstå situationen

12 Vid: Beroende på händelse kommer olika verktyg i fokus. masskommunikation med externa parter eller med allmänhet tenderar effektiv epost-hantering och diarie vara av vikt. samverkan med högre nivåer i krishanteringssystemet tenderar effektiv användning av WIS vara av vikt. koordinering med lokala aktörer tenderar effektiv användning av mobiltelefoni vara av vikt. internbelastning för den egna organisationen tenderar effektiv whiteboardhantering vara av vikt.

13 UTMANINGAR

14 Förmåga och systemstöd Det råder ingen brist på information vid hantering av olyckor och kriser. Bristerna återfinns i förmågan att dra nytta av informationen. Mängden stödsystem för lägesinformation ökar i snabbare takt än kompetensen att använda sådana system.

15 Ostrukturerad information I verksamheten produceras en stor mängd meningsfull information som ur ett ISperspektiv är ostrukturerad och svårhanterlig. I systemstöden hanteras en stor mängd information som ur ett verksamhetsperspektiv saknar struktur och är svårhanterlig.

16 Mängden dokumentation som hanteras utanför de formella stödsystemen för insats och krisdokumentation är större än vad som hanteras i sådana system.

17 En stor mängd information som hanteras vid insatser och kriser har en kort eller mycket kort livslängd. En stor mängd information hanteras i icke-digitala format. Detta är en utgångspunkt och inte en negativ faktor vid design av IT-baserade stödsystem.

18 En utmaning är att transformera icke-digital informationsobjekt till digitala sociala objekt. En sådan transformering behöver ske utan att aktörerna belastas av administrativa uppgifter. Dokumentera i LUPP!

19 Prioritet kontra Intresse Prioriteten att under en pågående händelse hantera information för att i efterhand ha tillgång till dokumentation måste ställas i relationen till intresset att i efterhand dra nytta av sådan dokumentation. Saknas intresse för insatsanalys eller förbättringsarbete avseende individernas eller organisationens insats så riskerar hantering av dokumentation endast bli en symbolhandling.

20 För att öka möjligheten till professionell användning av dokumentation krävs förbättrade mekanismer för: A. Transformering av icke-digital information B. Strukturering och Visualisering för sociala sammanhang C. Säkerställa reflektion kring insatsarbete

21 Diskussion mot bakgrund av händelser

22 SKOGSBRAND SMITTA STORM

23 Förvarning med långsam utveckling Fotbollsmatcher Demonstra0oner Väderhändelser

24 Oförberedd händelse med hastig utveckling??? Storskaliga olyckor Bombhot Specifika aspekter vid Väderhändelser

25 Kapacitetsuppbyggnad och uthållighet över tid Smi>relaterade händelser Skogsbränder Översvämningar

26 1. Skapa ett material i syfte att förstå vad organisationen står inför. 2. Skapa ett material i syfte att underlätta överlämning och spårbarhet

27 Kommunalkrishantering Mobiltelefon E-post Pappersanteckningar Telefonmötesprotokoll Personliga dagboksloggar

28 Telefonkonferenser & Protokoll Kommunalaktör Telefonmöte med utredningsgruppen Telefonmöte med uppföljning av beslutade aktiviteter Planering Genomförande Protokollet från mötet blir tillgängligt Uppföljning

29 Telefonkonferenser och Protokoll En aktör skriver protokoll. Protokollet skrivs eeer mötet baserat på minnesanteckningar. Protokollet är 0llgängligt långt senare eeer mötet. Protokollet är inte synligt för deltagarna under mötet. Alla aktörer skriver egna protokoll. Protokollet skrivs under mötet. Protokollet är 0llgängligt mycket kort 0d eeer mötet. Protokollet är synligt för deltagarna under mötet. Protokollet samproduceras av alla deltagare under mötet.

30 Stabsarbete Verbal rapportering Visualiseringar Samtal Begränsad förekomst av tangentbordsbaserad dokumentation.

31 UPPSUMMERING OCH SLUTSATSER

32 Dokumentation - En frågan om perspektiv Perspektiv: - Arkivera/lagra Spårbarhet - Visualisera/designa Agerbarhet De två perspektiven har olika konsekvenser avseende systemstöd, informationens livslängd, format, användbarhet och målgrupp.

33 Centrala aspekter Formell eller informell Beständig eller flyktig Retrospektiv eller prospektiv Spårbarhet och meningsskapande Räckvidd och detaljrikedom Situerad och rollbaserad

34 Dokumentera vad som kommer hända Dokumentera vad som hänt Dokumentera i efterhand Dokumentera i stunden

35 Sammanfattning Krishanteringsaktörerna behöver fundera igenom varför och hur de dokumenterar. Systemutvecklare behöver ha större insikter kring dokumentationspraktik. Utbildningar i systemstöden Lupp och WIS behöver ta hänsyn till en heterogen dokumentationspraktik.

36 Nyttiggörande av forskningsresultat DHS-intresse Stöd till MSB-aktiviteter - RIB-utv - Utbildning - IM Nato/Pfp Vetenskapliga publikationer Lärande och utveckling i lokala organisationer. Produkt

37