Grästorps kommun Kommunstyrelsen

Transkript

1 Sidan 1 av 34 Plats och tid Kommunens hus, Samlingssalen, Grästorp, kl :25 Beslutande Närvaro/Frånvaro Ordinarie N/F Tjänstgörande ersättare Kent Larsson (M) N Tobias Leverin (C) N Jens Persson (S) N Carina Torpenberg (M) N Eva Tengeland (M) N Kent Hansson (M) N Maria Toll (C) N Svante Classon (C) N Dag Hardyson (Fp) F Per Götell (FP) Tobias Svensson (S) F Kristina Augustsson (S) Kristina Eriksson (S) N Göran Enström (S) N Magnus Harjapää (SD) N Övriga deltagande Julia Leonsson, sekreterare Ove Johansson, kommunchef Sven Karlsson, ekonomichef Mattias Svensson, teknisk chef Hans Ekensskär, socialchef Pernilla Bjerkesjö, skolchef Åsa Fouganthine, rektor Kajsa Forsell, Kultur- och fritidschef Stellan Gedell, miljösamordnare Paragrafer Utses att justera Eva Tengeland (M) Tid och plats för justering Medborgarkontoret, , kl Underskrifter Sekreterare Paragrafer Julia Leonsson Ordförande Justerande Kent Larsson (M) Eva Tengeland (M)

2 Sidan 2 av 34 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Anslaget sätts upp Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret, Grästorp Julia Leonsson

3 Sidan 3 av 34 Innehållsförteckning Ärende Rapport och protokoll från utskotten Sammanställning av enkät för fallprevention och hälsa hos äldre Redovisning av internkontroll för miljö- och byggnämnden 2014 Kontrollplan 2015, miljö- och byggnämnden Årsredovisning miljö- och byggnämnden 2014 Redovisning av synpunktshantering 2015 Mål för Grästorps kommuns miljöarbete Årsredovisning 2014 Inriktningsdokument mandatperioden Flexibel timplan Turism-/besöksnäring i Grästorp Kommunalt partistöd 2015 Revidering av regler för kommunalt partistöd Översyn av stadgar Motion angående öppna möten i kommunstyrelsen Motion angående handlingsplan för att öka lusten att lära i syfte att höja kunskapsnivån i skolan Budgetuppföljning 2015 Svar på revisionens granskningsrapport, Intern kontroll Svar på revisionens granskningsrapport, Grundläggande granskning 2014 Fråga från Vara kommun angående ersättning för tillsyn inom Ryda vattenskyddsområde

4 Sidan 4 av Ombudgetering av investeringsmedel Ansökan om ekonomiskt bidrag till Brottsofferjouren Västra Skaraborg 2015 Anmälan av delegationsbeslut Anmälan av inkomna skrivelser Anmälan av inkomna kurs-/konferensinbjudningar

5 Sidan 5 av 34 Ks 110 Rapport och protokoll från utskotten s beslut beslutar lägga protokollen till handlingarna. Allmänna utskottet Bildningsutskottet Sociala utskottet har tre utskott som ansvarar för att följa verksamheten inom sina respektive områden. De fungerar dessutom som beredningsorgan till styrelsen. Det är kommunstyrelsen som är ytterst ansvarig för all verksamhet. För att hela kommunstyrelsen ska få bättre kunskap om helheten har beslut tagits att en punkt kallad protokoll och rapport från utskotten införs som fast punkt på kommunstyrelsens dagordning. Vid dagens sammanträde redovisas protokoll från Allmänna utskottet , Bildningsutskottet och Sociala utskottet Bildningsutskottets ordförande Tobias Leverin (C) lyfter frågan om avsaknaden av undervisning i tyska och rapporterar också om den diskussion som uppstod i samband med att de fackliga organisationerna var inbjudna till bildningsutskottets sammanträde Sociala utskottets ordförande Carina Torpenberg (M) informerar om att man diskuterat välfärdsteknologi i sociala utskottet. Detta kommer att fortsätta och under våren kommer sociala utskottet att ha ett extra sammanträde med detta som tema.

6 Sidan 6 av 34 Ks 111 Dnr 58/2015 Sammanställning av enkät för fallprevention och hälsa hos äldre s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna Sociala utskottet , 56 Sammanställning av enkät för fallprevention och hälsa hos äldre September-december 2014 Under hösten 2014 kontaktade kommunen alla kommuninnevånare som hade fyllt 75 år och äldre. Brev med information om fallförebyggande åtgärder gick ut till 585 personer. I brevet fanns det ett frågeformulär och till det ett svarskuvert, kommunen fick in 442 svar. Brevet innehöll även broschyren Säkerhet i vardagen och broschyren Äldreguiden. Personerna som fick brevet hade möjlighet att ringa och samtala om fallförebyggande åtgärder. Det övergripande syftet med utskicket har varit att informera personerna om fallrisker i hemmet och förmedla fallförebyggande åtgärder. Kommunen är också intresserad om hur våra äldre medborgare upplever sin hälsa och om de känner sig trygga där de bor. Samt att förmedla kontakter till olika områden genom Äldreguiden. Samordnare Maria Toll går igenom och redovisar de svar på enkät för fallprevention och hälsa hos äldre som kommit in.

7 Sidan 7 av 34 Ks 112 Dnr 11/2014 Redovisning av internkontroll för miljö- och byggnämnden 2014 s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna Miljö- och byggnämnden , , 28 Miljö- och byggnämnden , 15 Intern kontroll 2014 (Miljo- och byggnamnd) Enligt reglementet för intern kontroll ska miljö- och byggnämnden årligen fastställa kontrollplan. Planen ska redovisa hur miljö- och byggnämnden avser att organisera uppföljningen av att fastställda reglementen och anvisningar följs. Valet av granskningsobjekt ska motiveras utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Kontrollsystemet utgår från att miljö- och byggnämnden ska inventera sina rutiner. Den beskriver hur internkontrollen för respektive rutin är utformad och vem som ska genomföra kontrollen. För varje år upprättar miljö- och byggnadsnämnden en kontrollplan för det kommande årets kontroller genom att välja ut några av rutinerna. Miljö- och byggnämnden beslutade , 15 att godkänna internkontroll för 2014, miljö- och byggnämnden.

8 Sidan 8 av 34 Ks 113 Dnr 56/2015 Kontrollplan 2015, miljö- och byggnämnden s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna Miljö och byggnämnden , 16 Internkontroll, lista med processer och kontrollmoment för miljö- och byggnämnden Enligt reglementet för intern kontroll ska miljö- och byggnämnden årligen fastställa kontrollplan. Planen ska redovisa hur miljö- och byggnämnden avser att organisera uppföljningen av att fastställda reglementen och anvisningar följs. Valet av granskningsobjekt ska motiveras utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Kontrollsystemet utgår från att miljö- och byggnämnden ska inventera sina rutiner. Den beskriver hur internkontrollen för respektive rutin är utformad och vem som ska genomföra kontrollen. För varje år upprättar miljö- och byggnämnden en kontrollplan för det kommande årets kontroller genom att välja ut några av rutinerna. Miljö- och byggnämnden belslutade , 16 att under år 2015 kontrollera nedanstående områden inom miljö, bygg och trafik: 1. Bygglov: Utfärdande av slutbesked. 2. Hälsoskydd: att inkommande ärenden handläggs enligt gällande lagstiftning. 3. Miljöskydd: att operativ och systematisk tillsyn bedrivs och dokumenteras enligt gällande lagstiftning 4. Administration: Uppdatering av kontaktuppgifter på hemsidan 5. Uppdatering hemsidan Miljö & Bygg Miljö- och byggnämnden beslutar även att korrigera bruttolistan enligt förslag.

9 Sidan 9 av 34 Ks 114 Dnr 44/2015 Årsredovisning miljö- och byggnämnden 2014 s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna Miljö- och byggnämnden , 35, fastställande av verksamhetsplan 2014 Miljö och byggnämnden , 13 Årsredovisning 2014, miljö- och byggnämnden Årsredovisning miljö- och byggnämnden är en sammanfattning av verksamheten inom miljö- och bygg under Miljö- och bygg nämnden beslutade , 13 att godkänna upprättat förslag till årsredovisning för miljö- och byggnämnden 2014.

10 Sidan 10 av 34 Ks 115 Dnr 6/2015 Redovisning av synpunktshantering 2015 s beslut beslutar att lägga redovisningen av synpunkterna till handlingarna. Allmänna utskottet , 2 Allmänna utskottet , 10 Allmänna utskottet , 24 Bildningsutskottet , 29 Inkomna synpunkter Kommunledningsgruppen har beslutat om synpunktshantering i kommunen. Inkomna synpunkter ska redovisas två gånger om året till kommunstyrelsen. Föreligger inkomna synpunkter nr ,

11 Sidan 11 av 34 Ks 116 Dnr 244/2014 Mål för Grästorps kommuns miljöarbete s beslut beslutar om återremittering av ärendet för omskrivning utifrån den diskussion som fördes på sammanträdet. Allmänna utskottet , , 196 Allmänna utskottet , 20 Mål för Grästorps kommuns miljöarbete Sammanfattning: Grästorps kommuns styrdokument för miljöarbete Grästorps kommun, Klimatstrategi och energiplan har reviderats. Fokus ligger på klimatfrågan, giftfri miljö och kommunens vattenkvalité i vid bemärkelse. Bakgrund: Den av fullmäktige 2008 antagna Klimatstrategi och energiplan skall revideras 2012 och påbörjades arbetet med att revidera dokumentet och ett första förslag presenterats för allmänna utskottet och kommunstyrelsen. beslutade att utse en politisk referensgrupp för arbetet med att ta fram ett förslag till ny miljöplan, där resultatet ska redovisas i april Analys: Revideringen har två huvudbeståndsdelar, att förtydliga mål och mätetal respektive bredda målen till att utöver Klimat/energi även inkludera Giftfri miljö och Vatten och jordbruksbygden. Området Klimat/energi innefattar energieffektiva fastigheter och miljövänliga fordon (inklusive biogaspolicy). På avfallssidan berörs matsvinn och källsortering. Dessa mål innebär bland annat investeringskostnader idag men kostnadsbesparingar på sikt.

12 Sidan 12 av 34 Ks 116 forts Området Giftfri miljö innefattar har fokus på dels att senast 2018 ha ett systematiskt miljöarbete i hela kommunorganisationen, dels de livsmedel som vi köper in. Förväntat resultat är en hälsosammare miljö och att våra barn och unga tar med sig miljökunskaper hem. Vatten och jordbruksbygden inkluderar att säkerställa dricksvattenkvalité och värna våra vattendrag från utsläpp, samt tillgängliggörande av natur- och kulturvärden, vilket inkluderar hur kommunens markinnehav ska förvaltas. Implementerandet av miljömålen ska ske på samma sätt som övriga verksamhetsmål, dvs. genom att alla verksamheter engageras, och det är deras åtgärder och aktiviteter som gör att målen uppnås. Styrning och uppföljning görs på gängse sätt i Stratsys. Perspektiv Ja Nej Neutralt Kommentar Barn X Miljöarbete riktat mot barn gynnar specifikt dem, samt mindre gifter är positivt för barns uppväxtvillkor Hälsa X Mindre gifter i miljön, och säkerställd vattenkvalité är positivt för hälsan Miljö X Alla punkter syftar till bättre miljö Jämställdhet/ X Likabehandling Trygghet X Kunskap om exempelvis vattenkvalitéer reducerar otrygghetskänslor. Beslutsexp: Förvaltningen

13 Sidan 13 av 34 Ks 117 Dnr 40/2015 Årsredovisning 2014 s beslut beslutar föreslå fullmäktige, att godkänna årsredovisningen för 2014 samt särredovisningen av vaverksamheten för VA-verksamhetsåret Allmänna utskottet , 28, årsredovisning allmän verksamhet Allmänna utskottet , 29, årsredovisning teknisk verksamhet Bildningsutskottet , 33, årsredovisning bildningsverksamhet Sociala utskottet , 74, årsredovisning social verksamhet Miljö- och byggnämnden , 13, årsredovisning miljö- och byggnämnden Årsredovisning 2014 Särredovisning av VA-verksamheten 2014 Av årsredovisningen framgår att resultatet för 2014 blev +6,8 mkr vilket är 1,1 mkr bättre än budget. Resultatet motsvarar 2,4 procent av de samlade intäkterna från skatt, statsbidrag och utjämningssystem. Av driftredovisningen framgår att den löpande verksamheten, som nämnder och utskott svarar för, redovisade ett överskott som uppgick till 0,9 mkr. Investeringsvolymen var 54,2 mkr netto. I årsredovisningen finns ett särskilt avsnitt som behandlar God ekonomisk hushållning. Där redovisas en uppföljning av de finansiella målen och de kommunövergripande verksamhetsmålen utifrån riktlinjerna kring God ekonomisk hushållning i Grästorp. Årsredovisningen innehåller också en uppföljning av nämndernas prioriterade mål och resultat för kommunens olika verksamheter. Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning och god redovisningssed i kommunal verksamhet. Beslutsexp: Kommunfullmäktige

14 Sidan 14 av 34 Ks 118 Dnr 42/2015 Inriktningsdokument mandatperioden s beslut beslutar att uppdra åt förvaltningen att återkomma till kommunstyrelsens sammanträde med ett omarbetat förslag till underlag för verksamhetsplan , , 80 Förslag inriktningsdokument Förvaltningen har efter de strategidagar som genomfördes den januari tagit fram en idéskiss utifrån det material som dokumenterades under dagarna. Ideskissen har diskuterats på två kommunstyrelsesamanträden och till kommunstyrelsens sammanträde finns i reviderat skick ett förslag till inriktningsdokument för beslut. Avsikten är att den ska utgöra grunden för kommande verksamhetsplaner under mandatperioden men den kan självfallet revideras och kompletteras varje år. Beslutsexp: Kommunchef

15 Sidan 15 av 34 Ks 119 Dnr 86/2015 Flexibel timplan s beslut beslutar att, ansöka om flexibel timplan rektorerna ska återkomma till kommunstyrelsens sammanträde för att informera om genomförandet. Ärendets behandling i kommunstyrelsen Tobias Leverin (C) yrkar bifall till bildningsutskottets förslag till beslut men vill ha mer information från rektorerna innan flexibel timplan tas i bruk. Bildningsutskottet , 26 Timplanefri på Central Kommunikationsplan Flexibel timplan Bildningsutskottet beslutade , 26 att föreslå kommunstyrelsen att ansöka om flexibel timplan. På kommunstyrelsens sammanträde informerar rektor Åsa Fouganthine om vad flexibel timplan innebär. Rektorerna på Nya Centralskolan menar att en flexibel timplan skulle gynna såväl elever som lärare. Det skulle finnas större möjligheter att samverka mellan olika ämnen och sätta kunskapen i ett sammanhang. Eleverna skulle få möjlighet att gå djupare in i ämnena genom projekt och teman när inte skoldagen måste delas upp enligt det gamla sättet. Skolans vision är att skapa världsmedborgare och lust att lära hos eleven genom entreprenöriellt lärande, digitaliserat lärande, våga vara normbrytande och skapa flexibilitet i strukturen. Rektorerna och lärarna som besöker bildningsutskottet menar att flexibel timplan är nästa steg i skolans utveckling mot målen och visionen. Beslutsexp: Rektorerna Åsa Fouganthine och Gabriel Hukvist

16 Sidan 16 av 34 Ks 120 Dnr 32/2015 Turism-/besöksnäring i Grästorp s beslut beslutar att uppdra åt verksamheten att utifrån den föreslagna handlingsplanen ta fram en Turism-/besöksnäringsstrategi för Grästorps kommun. Bildningsutskottet , 8 Bildningsutskottet , 18 Bildningsutskottet , 31 Handlingsplan Turismbesöksnäringsstrategi 2015 På bildningsutskottets sammanträde , 8 lyfte kultur-/fritidschefen Kajsa Forsell en fråga hon fått från Turisföreningen: Vad vill politiken med turismen i Grästorp? Bildningsutskottet beslutade att be kultur- och fritidschefen ta fram ett underlag till bildningsutskottet sammanträde för vidare diskussion om turism utifrån Varumärket Grästorp. Utifrån detta har bildningsutskottet diskuterat att en turist-/besöksnäringsstrategi skulle kunna göra att kommunen kan vara ledande i arbetet med turist-/besöksnäringen i Grästorps kommun. Detta är brådskande då turistföreningen väntas bli vilande efter aprils utgång. På dagens sammanträde med kommunstyrelsen redovisar kultur- och fritidschef en plan för hur en turist-/besöksnäringsstrategi skulle kunna tas fram. Beslutsexp: Kultur- och fritidschef

17 Sidan 17 av 34 Ks 121 Dnr 107/2015 Kommunalt partistöd 2015 s beslut beslutar föreslå kommunfullmäktige att anta förslag till utbetalning av kommunalt paristöd Fördelning av kommunalt partistöd 2015 Enligt Regler för kommunalt partistöd Grästorps kommun ska partistödet delas ut i april månad efter beslut av fullmäktige. Partistödet utgår till de partier som är representerade i fullmäktige eller till ett parti som upphört att vara representerat i fullmäktige föregående år (kommunallagen kap. 2 9). Partistödet består av två delar. Ett grundstöd som uppgår till kr per parti och år samt ett mandatstöd som uppgår till 9 % av inkomstbasbeloppet per mandat och år. Inkomstbasbeloppet för 2015 är kr vilket innebär att mandatstödet är kr per mandat. Kommunalt partistöd 2015 Grundstöd: kr per parti Mandatstöd: kr per mandat i fullmäktige Beslutsexp: Kommunfullmäktige

18 Sidan 18 av 34 Ks 122 Dnr 118/2015 Revidering av regler för kommunalt partistöd s beslut beslutar föreslå kommunfullmäktige att anta regler för kommunlat partistöd Förslag till Regler för kommunalt partistöd Grästorps kommun En mottagare av partistöd ska årligen lämna in en skriftlig redovisning efterkommande år som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i 2 kap. 9 första stycket kommunallagen. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. För att partistödet ska kunna betalas ut i april månad behöver kommunen få in den skriftliga redovisningen av partistödet senast 31 mars året efter verksamhetsåret. Beslutsexp: Kommunfullmäktige

19 Sidan 19 av 34 Ks 123 Dnr 117/2015 Översyn av stadgar s beslut beslutar att föreslå kommunfullmäktige att anta förslag till reglementen för kulturpris, ungdomsledarpris och miljöpris med tillägget att kommunstyrelsen utser pristagare i samtliga pris , 133 Förslag reglemente pristagare beslutade , 133 att ge förvaltningen i uppdrag att göra en översyn av stadgarna avseende kulturpris, ungdomsledarpris och miljöpris. Beslutsexp: Kommunfullmäktige

20 Sidan 20 av 34 Ks 124 Dnr 69/2015 Motion angående öppna möten i kommunstyrelsen s beslut föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen med följande motivering: är inte bara en styrelse utan även nämnd för bildning-, social-, teknisk- och allmän verksamhet. Det innebär att ledamöterna har ett gemensamt ansvar för att utifrån fullmäktiges riktlinjer leda kommunens arbete samt återrapportera resultaten. är alltså inte ett debattforum. Det är i fullmäktige som den politiska debatten ska föras och det är där den politiska riktningen ska stakas ut. Fullmäktigeledamöterna har också initiativrätt som innebär att de kan ställa enkla frågor, interpellera och motionera. En bättre väg att gå är därför att vitalisera dessa möten. Dels genom att ledamöterna själva tar ansvar och använder sin initiativrätt och att presidiet tar ett större ansvarar för att stimulera politiska diskussioner i de folkvaldas arena, där mötena är öppna. I kommunstyrelsen har en samverkanskultur utvecklats som är mycket positiv för kommunens utveckling. Det är högt i tak och ledamöterna kan känna sig fria att yttra sig utan att de riskerar att det ska hamna i offentligheten. Styrelsemötena sker på dagtid, då det är svårt för merparten av medborgare att gå och lyssna. Det betyder att öppna möten knappast kommer att nämnvärt bidra till ett ökat intresse bland medborgarna. Kommunfullmäktige , , 104 Motionen Ingela Emanuelsson (MP) har motionerat om att införa öppna möten för kommunstyrelsen. Beslutsexp: Kommunfullmäktige

21 Sidan 21 av 34 Ks 125 Dnr 168/2014 Motion angående handlingsplan för att öka lusten att lära i syfte att höja kunskapsnivån i skolan s beslut beslutar att föreslå kommunfullmäktige att bifalla motionen. Kommunfullmäktige , 54 Bildningsutskottet , , 171 Bildningsutskottet , 32 Motionen Svar motion lust att lära Kent Larsson (M) har lämnat in en motion där han föreslår att verksamheten ska få i uppdrag att upprätta en handlingsplan för att öka Lusten att lära i syfte att höja kunskapsnivån i skolan. Han vill att det görs en riktad satsning för att lyfta nuvarande nivåer avseende kunskapsresultaten. Han vill se ett brett engagemang som inbegriper förutom skolans personal, elever och föräldrar även föreningsliv, näringsliv, politiker och andra samhällsaktörer som gemensamt och på ett strukturerat sätt arbetar för att lyfta Grästorps framtid våra Barn och Unga. Motionen var uppe för beslut i kommunstyrelsen , 171 men kommunstyrelsen beslutade då att återremittera motionen till verksamheten för att ta fram en mer utförlig beskrivning om hur motionen skulle kunna genomföras med efterfrågad effekt. Skolchef Pernilla Bjerkesjö har skrivit ett förslag till svar på den utförliga beskrivning som kommunstyrelsen efterfrågade i sitt beslut , 171. Beslutsexp: Kommunfullmäktige

22 Sidan 22 av 34 Ks 126 Dnr 92/2015 Budgetuppföljning 2015 s beslut beslutar att lägga redovisningen till handlingarna. Då social verksamhet redovisar en prognos på underskott så uppmanade ordföranden ledamöterna att till nästa sammanträde fundera på lämpliga åtgärder för kommunstyrelsen att vidta. s uppföljning av kommunens ekonomi sker månadsvis genom att en rapport lämnas avseende det ekonomiska utfallet i förhållande till budget samt avvikelser jämfört med föregående månad. Rapporten omfattar dessutom en prognos över beräknad årsavvikelse i förhållande till fastställd budget. Vid dagens sammanträde presenteras en budgetuppföljning till och med mars I budgetuppföljningen ingår en resultat- och finansieringsbudget med prognos för helåret I budgetuppföljning ingår även en avstämning av personalkostnader mot personalbudget. Verksamheternas budgetuppföljning redovisas enligt följande: Kostnad Intäkt Beräknad Beräknad budget budget årsavvikelse nettokostnad enl uppf 2015 Allmän verksamh Teknisk verksamh Bildningsverksamh Social verksamh Miljö- o byggnämnd Summa: Uppföljning av resultatbudgeten redovisar en prognos för år 2015 med ett resultat på tkr, vilket är 894 tkr sämre än budget.

23 Sidan 23 av 34 Ks 127 Dnr 66/2015 Svar på revisionens granskningsrapport, Intern kontroll s beslut beslutar godkänna upprättat svar samt överlämna det till revisionen , 99 Svar på revisionens granskningsrapport, Intern kontroll Kommunens revisorer önskar en redovisning över hur kommunstyrelsen ställer sig till ett antal bedömningar som revisionen framför efter granskningen av det interna kontrollarbetet i kommunen. De områden som revisionen lyfter i rapporten omfattar, Riktlinjer för, och genomförande av, riskbedömning Val av kontrollmoment Kvalitet i rapportering för utförande av kontroller. bör tillse att det finns utarbetade krav och riktlinjer för hur och när riskbedömning ska göras. Analysarbetet bör också dokumenteras för att tydligare utgöra grund för de interna kontrollplaner som antas. bör även involveras i arbetet med riskbedömningen. Svar: En kontroll av riskbedömningen görs årligen i samband med översynen av kontrollplanen. Det finns ett behov av att dokumentera hur dessa bedömningar görs. De förändringar som föreslås vid översynen kan därför med fördel informeras om inför beslutet om kontrollmoment. Reglementet för intern kontroll är antaget av kommunfullmäktige , 68. Att komplettera reglementet med riktlinjer för arbetet med intern kontroll skapar tydligare förutsättningar i arbetet. Hur sådana riktlinjer kan utformas ska undersökas. För att ytterligare stärka arbetet med intern kontroll planeras en information/utbildning under andra halvåret i hela organisationen kring kommunens regler och rutiner för det interna kontrollarbetet Det saknas tydliga riktlinjer för hur kontrollmoment ska väljas med utgångspunkt från riskbedömningar vilket medför en otydlighet hur flera av kontrollmomenten motiveras. Det bör också finnas riktlinjer för hur många eller hur få kontrollmoment som ska utföras varje år.

24 Sidan 24 av 34 Ks 127 forts Svar: Rutiner för hur kontrollmoment väljs ut och motiveras kan utvecklas och stärkas. Valet av kontrollmoment styrs i stor utsträckning av reglementet för intern kontroll där syftet med kontrollarbetet framgår. Hur valet av kontrollmoment sker utifrån en riskbedömning kan förbättras genom en tydlig dokumentation. Att reglera antalet kontroller i riktlinjer bedöms däremot inte nödvändigt utan det bör styras av behov och resultat i tidigare kontroller. Däremot finns ett behov av att utöka antalet kontrollmoment inom vissa verksamheter. Det saknas riktlinjer och krav för kvalitet i rapporteringen för utförande av kontroller. I vissa fall är även spårbarheten i de utförda kontrollerna bristande. Svar: Här finns ett tydligt förbättringsområde. Anvisningar för arbetet finns i kommunens verksamhetssystem för intern kontroll. Information till kontrollansvariga skickas ut i anslutning till den årliga översynen av kontrollmomenten. Hur kontrollerna utförs kan dokumenteras på ett tydligare sätt för att stärka spårbarheten. Här är ett område som bör prioriteras i informationen/utbildningen som är tänkt att genomföras under andra halvåret Sammanfattningsvis är bedömningen att det finns flera förbättringsområden för att utveckla och stärka det interna kontrollarbetet. En aktivitetsplan kommer därför att arbetas fram för hur och när olika insatser kan genomföras för att den interna kontrollen i kommunen ska anses vara tillräcklig. Beslutsexp: Revisorerna Kommunfullmäktige (anmälningsärende)

25 Sidan 25 av 34 Ks 128 Dnr 71/2015 Svar på revisionens granskningsrapport, Grundläggande granskning 2014 s beslut beslutar godkänna upprättat svar samt överlämna det till revisionen , 100 Svar på revisionens granskningsrapport, Grundläggande granskning 2014 Kommunens revisorer önskar en redovisning över de åtgärder/beslut som kommunstyrelsen avser att genomföra med anledning av de bedömningar och rekommendationer som framgår av revisionsrapporten. Revisorerna vill också ha besked om vem/vilka som ska ha huvudansvaret för de olika åtgärderna samt inom vilken tid som åtgärderna avses slutföras. Granskningen visar att vissa utskott beslutat om verksamheternas tertialrapporter samt beslutat att lägga dessa till handlingarna. Svar: Verksamheternas tertialrapporter ingår som en del i den kommungemensamma tertialrapporten 2014 som sedan behandlas och beslutas av kommunstyrelsen. Att formulera utskottens beslut som beskrivs i rapporten är felaktigt. Utskottsordförandena ska uppmärksammas på detta omgående av kommunsekreteraren. Dock kan tilläggas att genom hanteringen av den kommungemensamma tertialrapporten har de facto verksamheternas tertialrapporter behandlas/beslutas i kommunstyrelsen. För att tydligare markera att tertialrapporten bereds i utskottet bör utskottet framöver besluta föreslå kommunstyrelsen att godkänna tertialrapporten samt att den ska ingå som en del i den kommungemensamma tertialrapporten. Revisorerna konstaterar att kommunen behöver arbeta med att tydliggöra utskottens roll och uppdrag i den politiska organisationen. Svar: Den nya politiska organisationen infördes under mandatperioden Det kan konstateras att det inledningsvis funnits vissa oklarheter kring utskottens roll. Detta har dock varit en prioriterad fråga under mandatperioden och organisationen har även utvärderats för att dra lärdom av de erfarenheter som redovisats. ordförande har också tagit upp frågan vid

26 Sidan 26 av 34 Ks 128 forts en träff med utskottsordförandena. Därefter har utskotten varit noga med att hålla sig inom sina respektive befogenheter. I vissa frågor har också delegationsordningen setts över och de ärenden som bedömts lämpliga har delegerats till aktuellt utskott. Inför mandatperioden kommer arbetet att fortsätta med att tydliggöra rollerna. Social verksamhet redovisade under året en negativ budgetavvikelse. Av granskningen framgår inte om kommunstyrelsen har sett till att åtgärder vidtagits. Svar: I grunduppdraget till verksamheterna ligger som ett övergripande mål att hålla budget. Detta mål nåddes för samtliga verksamheter utom den tekniska verksamheten, där översvämningen i augusti innebar en oförutsedd kostnad på ca en miljon. Social verksamhet kunde trots en stor negativ avvikelse i prognoserna redovisa ett överskott och verksamheterna sammantaget redovisade ett överskott mot budget. Det visar att kommunstyrelsens ekonomistyrning fungerar och att ytterligare åtgärder därför bedöms som överflödiga. Det är bland annat resultatet av den löpande uppföljningen av ekonomin i styrelsen och ett väl kommunicerat och välkänt mål i organisationen att hålla budget. Det framgår inte av granskade protokoll att kommunstyrelsen definierat begreppet god ekonomisk hushållning. Svar: Kommunfullmäktige beslutade redan , 80, om riktlinjer för god ekonomisk hushållning. I årsredovisningen för 2013 som beslutades i fullmäktige , 27, togs ett första steg till en övergripande bedömning om kommunen uppfyllt god ekonomisk hushållning i ett finansiellt perspektiv. I riktlinjerna framgår även hur bedömning ska göras ur ett verksamhetsperspektiv. I årsredovisningen för 2014 har modellen utvecklats vidare där god ekonomisk hushållning redovisas utifrån kostnader och utveckling av måluppfyllelsen utifrån ett urval av de allra viktigaste mätetalen. Det saknas riktlinjer för den interna kontrollen avseende spårbarhet och för risk och väsentlighetsbedömningar. Svar: Här konsaterar kommunstyrelsen att revisorerna pekat på en punkt som behöver utvecklas. kommer därför att ge förvaltningen i uppdrag att utveckla en modell för att kommunstyrelse och utskott bättre ska kunna förvissa sig om att den interna kontrollen i kommunen är tillräcklig samt utveckla riktlinjer för bedömning av risk och väsentlighet i den interna kontrollen. Beslutsexp: Revisorerna Kommunfullmäktige (anmälningsärende)

27 Sidan 27 av 34 Ks 129 Dnr 72/2015 Fråga från Vara kommun angående ersättning för tillsyn inom Ryda vattenskyddsområde s beslut beslutar att besvara frågan från Vara kommun enligt följande: Grästorps kommun avser inte att utge några ersättningar utöver de som vi är skyldiga till enligt gällande lagstiftning för tillsynsavgifter inom Ryda vattenskyddsområde. Allmänna utskottet , 30 Fråga om ersättningar från Vara kommun Inom Vara kommun finns en lokal policy för ersättningar gällande vattenskyddsområde. Den innebär ett ganska långtgående åtagande för kommunen. Där bland annat kommunen åtar sig att köpa in mark till gällande marknadspris om vattenskyddsområdet innebär ett betydande intrång. Kommunallagen är tydlig avseende likabehandling och att en kommun inte kan ge vissa medlemmar ekonomisk ersättning som inte är reglerad enligt lag. Här handlar det dessutom om att ge ekonomisk ersättning till personer som finns utanför kommunens gränser. Kommunen avser därför att strikt följa lagstiftningen inom området och inte utge några ersättningar utöver vad vi är skyldiga till enligt denna. Beslutsexp: Vara kommun

28 Sidan 28 av 34 Ks 130 Dnr 125/2015 Ombudgetering av investeringsmedel s beslut beslutar att ombudgetera medel i investeringsbudgeten till 2015 enligt redovisning i bilaga samt, att omdisponera 80 tkr i 2015 års investeringsbudget från anslaget Lokaler fritidsgård till anslag för förvärv Hantverkstugan , 49 Redovisning av investeringsutgifter per projekt 2014 samt förslag till ombudgetering Ks 49, Köpekontrakt Hantverkarstugan I anslutning till upprättandet av bokslut/årsredovisning sker en genomgång av anslag på drift- och investeringsbudgeten avseende behov av ombudgetering av medel från 2014 års verksam-het till Vidare ingår ett förslag att omdisponera medel i 2015 års investeringsbudget för finansiering av förvärvet av Hantverkarstugan enligt tidigare beslut i kommunstyrelsen. Driftbudget Ombudgetering i den löpande verksamheten måste ske med mycket stor restriktivitet eftersom det innebär en utökning av beslutade budgetramar och därmed påverkar den ekonomiska ställningen negativt för det nya året. Regelverket för god ekonomisk hushållning i kommunallagen innebär ytterligare en restriktion för att ombudgetera medel inom den löpande verk-samheten. Genom kommunfullmäktiges beslut , 83, om regler för resultatöverföring, hanteras överföring av medel från den löpande verksamheten enligt särskilda regler. Investeringsbudget Ombudgetering av medel inom investeringsbudgeten sker regelmässigt då projekt ofta sträcker sig över flera budgetår. Anslag som inte upparbetats på grund av att investeringsprojektet inte är avslutat ombudgeteras till kommande år. På motsvarande sätt kan underskott föras över för täckning i kommande års investeringsbudget. En ombudgetering av investeringsmedel påverkar inte nivån på årets resultat. I förslaget ombudgeteras tkr av investeringsmedel i 2014 års budget till 2015.

29 Sidan 29 av 34 Ks 130 forts Den budgeterade investeringsvolymen för 2015 uppgår till tkr. Efter ombudgetering av investeringsmedel uppgår den totala investeringsvolymen för 2015 till tkr. Beslutsexp: Teknisk verksamhet Ekonomienheten

30 Sidan 30 av 34 Ks 131 Dnr 91/2015 Ansökan om ekonomiskt bidrag till Brottsofferjouren Västra Skaraborg 2015 s beslut beslutar att bevilja Brottsofferjouren Västra Skaraborg ett bidrag med 0,5 kronor per kommuninvånare för Sociala utskottet , 75 Ansökan från Brottsofferjouren Brottsofferjouren Västra Skaraborg har, , inkommit med en ansökan om ekonomiskt bidrag för 2015 med en krona per invånare. Brottsofferjouren Västra Skaraborg omfattar sex kommuner: Essunga, Grästorp, Götene, Lidköping, Skara och Vara. Brottsofferjouren är en ideell förening, religiöst och politiskt obunden. För den som utsatts för brott kan erbjudas råd, stöd och hjälp i kontakten med myndigheter och försäkringsbolag och någon att tala med. Beslutsexp: Brottsofferjouren Västra Skaraborg

31 Sidan 31 av 34 Ks 132 Anmälan av delegationsbeslut s beslut beslutar att lägga anmälan av delegationsbeslut till handlingarna. Anmäles följande delegationsbeslut: Allmänna ärenden: Nr 8-10 Beslut om bostadsanpassningsbidrag Nr 11 Beviljande av färdtjänst/regionfärdtjänst/riksfärdtjänst nr Nr 12 Tillstånd, begagnande av offentlig plats Sociala ärenden: Nr 6 Personärenden 58-61, Sociala utskottet Nr 7 Delegationsbeslut vård och omsorg HSL, SoL och LSS Nr 8 Delegationsbeslut individ- och familjeomsorg Nr 9 Bekräftelse av faderskap Nr 10 Beslut om deltagande i insatser mot langning i Västra Götaland 2015

32 Sidan 32 av 34 Ks 133 Anmälan av inkomna skrivelser s beslut beslutar att lägga anmälan av inkomna skrivelser till handlingarna Anmälan av inkomna skrivelser: Cirkulär från Sveriges kommuner och landsting 15:10 Arbetsdomstolens dom 2015 nr 9 uppsägning av personlig assistent. 15:11 Övergång av verksamhet Sveriges kommuner och landsting: Brev - Kommunernas konsumentvägledning_brev till kommunerna Erbjudande om analys av kommunens ekonomi Västra Götalandsregionen: Till kommuner i Västra Götaland med anledning av Sverigeförhandlingen Pressmeddelande - Nu ska enskilt avhjälpta hinder åtgärdas Pressmeddelande - Västra Götalandsregionens fordonsflotta topprankad för sitt låga miljöavtryck Skolinspektionen: Asylsökande barn och barn som vistas i Sverige utan tillstånd Västtrafik AB: Västtrafiks årsredovisning 2014 Kommuninvest: Föreningsstämma Handlingar kommer att publiceras på Statens offentliga utredningar, Kommissionen mot antiziganism Antiziganism Försvarsmakten: Expediering av information som redovisar riksintressen och områden av betydelse för totalförsvaret inom Västra Götalands län

33 Sidan 33 av 34 Ks 134 Anmälan av inkomna kurs-/konferensinbjudningar s beslut beslutar att lägga anmälan av inkomna kurs- /konferensinbjudningar till handlingarna. Anmäles följande inkomna kurs-/konferensinbjudningar: Region Kronoberg: Tylesandsdagarna 2015 Våldsbejakande extremism - hur jobbar vi i skolan? 18 maj 2015 Skriva utredningar av hög kvalitet, som blir lästa och får genomslag 19 maj 2015 Service via sociala medier - framgångsfaktorer och fallgropar 20 maj 2015 Resursfördelning - en fråga för skolan? 20 maj 2015 Region Kronoberg: Utbildningen för asylsökande barn och barn som vistas i Sverige utan tillstånd behöver stärkas - ny rapport från Skolinspektionen Näthat Så gör du om du blir hatad på nätet Dagtid 7 maj 2015 i Växjö Kvällstid 7 maj 2015 i Växjö Dagtid 3 juni 2015 i Stockholm Kvällstid 3 juni 2015 i Stockholm Konkurrensverket: Inbjudan till kostnadsfri utbildningsdag om upphandling av vård och omsorg Sveriges kommuner och landsting: Konferens om lokal demokrati 3 juni Inbjudan - Seminarier om Nyttoberäkningar och Sverigeförhandlingen under våren 2015 Länsstyrelsen i Västra Götaland: Information om kommande seminarium: Lönsamt och effektivt arbete med energi. Vad har fungerat? 29 april 2015 (Inbjudan kommer under april). Processdag - En kommun fri från våld 20 maj 2015 Konferens - En kommun fri från våld 21 maj 2015

34 Sidan 34 av 34 Ks 134 forts. Spridningsseminarium om arbetet mot cannabis i Trestad2 6 maj 2015, Anmälan Spridningsseminarium om två Göteborgsstudier om cannabis 29 maj 2015, Anmälan senast 22 maj till: maria.malm@socialresurs.goteborg.se Svensk Våtmarksfond: Våtmarksfondens Jubileumskonferens maj 2015 Anmälan senast 15 april till info@vatmarksfonden.se Kommunlex: Utredning och dokumentation av försörjningsstöd och insatser för arbete 23 april 2015 Nya patientlagen samt kommunernas ansvar för hälso- och sjukvård Kommunakuten: Ska kommunerna fortsätta att äga och driva idrottsanläggningar? 9 juni 2015 Juridik för kommunägda företag 12 juni 2015 Personuppgiftslagen och den nya dataskyddsförordningen inriktning på kommunala frågor 17 april 2015 Göteborgsregionens kommunalförbund: Hur kan vården och omsorgen möta behoven hos äldre migranter? 20 maj 2015 Konferensinbjudan till konferensen Föräldrastöd och tonåringar 2 juni i Göteborg Föreningen FALK: Inbjudan till föreningens FALK:s konferens i Lund maj Göteborgs universitet: Materprogram missbruk beroende Utvärderingsringen: Konferens med tema Unga 19 maj 2015 Anmälan