Beskrivning av arbetsgrupperna i The Gloryfires

Transkript

1 Beskrivning av arbetsgrupperna i The Gloryfires Ny rutin Ht 2018: För att underlätta och förenkla för alla bör kommunikationen mellan grupperna endast ske mellan de sk. fetingarna. Så får varje feting själv besluta om hen kan fatta ett beslut i frågan på egen hand eller om den behöver tas med hela gruppen, delegeras vidare inom gruppen alternativt bollas vidare till annan person/grupp. Grupper Manager, Musik, Scenteknik, Web, Fixare Vilka medlemmar ingår i en arbetsgrupp? Alla förutom ordförande, kassör och bandmedlemmar. Varför har vi arbetsgrupper? För att underlätta arbetet i kören För att arbetet ska bli jämt fördelat i kören Den är en möjlighet till personlig utveckling och lära av varandra Alla grupper utser en feting. Hen ser till att: Kommunikationen fungerar i gruppen och med övriga grupper Gruppens arbetsflöde fungerar Arbetsuppgifter Hen är gruppens kontaktperson för de andra grupperna. Sprider information i gruppen Fördelar arbetsuppgifter Uppdaterar gruppansvarige i styrelsen 1 gång/månaden om hur arbetet flyter på, samt om problem uppstår i gruppen. Sprider relevant information till övriga körmedlemmar Vilka hjälpmedel finns? För alla - Lathund för spelningar - Gloryfires masterdokument (ska synas för alla, men redigeras av fetingar) Managers - Lathund för managers - Budgetmall Spelningsproducenter - Lathund för producenter Pr - lathund för pr Musikgruppen - Budgetmall

2 Var kan man vända sig för frågor/stöd? Du kan alltid vända sig till gruppansvarige i styrelsen om du undrar över något, om det finns oklarheter eller om du behöver stöd. MANAGERGRUPPEN Består av: 1-2 managers (varav en är feting), 2-3 spelningsproducenter, 1-2 pr-personer. MANAGERS - KÖRENS ANSIKTE UTÅT Bokar spelningar till kören, både kundspelningar och egna konserter, se lathund för managers. Ansvarar för att kundkontakter vårdas och följs upp efter spelningar. (Detta kan delegeras till spelningsproducenten i de fall det passar bättre). Finns tillgänglig på mejl från kund och övriga arbetsgrupper, inom 2 dygn (under säsong/aktivt uppdrag). Minglar, nätverkar och skapar kontakter. Har ögon och öron öppna för intressanta projekt och samarbeten. SPELNINGSPRODUCENTER - KÖRENS PROJEKTLEDARE VID BOKADE SPELNING Ansvarar för bokade spelningar och projekt enligt lathund för producent. Har all löpande kontakt med kund/arrangör från avtal till slutfört uppdrag. Projektleder spelningar och projekt från avtal till slutfört uppdrag enligt lathund för spelningar. Ansvarar för att skicka kontrakt och faktura till kund/arrangör (OBS! Ordförande/kassör upprättar och skriver under kontraktet och fakturan). Finns tillgänglig på mejl från kund och övriga arbetsgrupper, inom 2 dygn (under säsong/aktivt uppdrag). PR-PERSON - KÖRENS VARUMÄRKE Löpande: Upprättar/uppdaterar marknadsföringsplan 1 gång/termin. Genomför kontinuerligt allmän pr för kören och dess verksamhet enligt lathund för pr. Har ett aktivt ansvar för hur vi vill synas, vår image och vilka marknadsföringsarenor vi bör synas på. (Hur tänker vi nytt? Vad gör oss unika? Vad vill publiken veta om oss? Vad vill vi att de ska veta?) Ansvarar för körens sociala medier genom att publicera minst 1 inlägg/vecka. Dessa syftar inte bara till att sälja biljetter till specifika konserter, utan att till att stärka körens varumärke. Kreativitet, humor och lite skryt uppmuntras. Skaffar strategiska vänner på sociala medier och är aktiv i körens namn (genom att t.ex. tacka för samarbeten, svara på kommentarer m.m.). Inför spelningar:

3 Upprättar marknadsföringsplan (tillsammans med spelningsproducenten) så snart en spelning är bokad. Etablerar och upprätthåller löpande kontakt med medier (tidningar, radio, andra kanaler). Skriver och skickar pressmeddelanden och bjuder vid behov in media. Förmedlar intervjukontakter till dirigent. Uppdaterar och upprättar presspaket. Till körens web samt vid behov även till arrangörer/kunder. Förser webgruppen löpande med nyskrivna texter och bilder. Ökar frekvensen i sociala medier inför konserter/projekt. Rimligen med 3-7 inlägg/vecka. MUSIKGRUPPEN Musikgruppen består av dirigenten och två till tre övriga personer. Gruppens huvudsakliga ansvarsområden är körens musikaliska utveckling, körens repertoar samt att vara dirigentens konstnärliga råd. Gruppen har ett nära samarbete med Managergruppen, men fokuserar på de musikaliska och konstnärliga frågorna. Gruppen har även ett nära samarbete med stämledarna i frågor gällande exempelvis stämfiler och nyintag. Arbetsuppgifter: Sätter kortsiktiga och långsiktiga mål för körens musikaliska utveckling. Är dirigenten behjälplig i hens arbete. Bidrar till snabb och god kommunikation för att effektivt kunna fatta beslut. Inom gruppen, såväl som gentemot andra arbetsgrupper. Ger spelningsuppdrag till manager (egna spelningar) Ansvarar för körens repertoar. Planerar nyintag i samråd med stämledare. Tar fram låtlista, tema, moodboard m.m. till planerade spelningar/projekt. Ansvarar för att hålla notarkivet uppdaterat. Förser webgruppen med stämfiler och låttexter till intranätet. WEBGRUPPEN Webgruppen består av en till två personer. Gruppen ansvarar i huvudsak för tre områden; körens externa hemsida, intranätet samt mejllistorna. Gruppen samarbetar främst med managergruppens pr-person (för text/bilder till externa hemsidan), med spelningsproducenten (för intern information till kören på intranätet), med musikgruppen/dirigent (för stämfiler, låttexter, låtlistor på intranätet) och slutligen med körens sekreterare (för medlemsuppgifter, dokument på intranätet). Löpande arbetsuppgifter: Håller den externa hemsidan uppdaterad och tilltalande genom att ta bort inaktuell information, byta ut bilder och hålla sidan stilmässigt modern. Håller intranätet uppdaterat genom att ta bort inaktuell information, samt byta lösenord vid varje terminsstart. Håller mejladresser/mejllistor uppdaterade. SCENTEKNIKGRUPPEN Scenteknikgruppen består av tre till fem personer. Gruppens huvudsakliga ansvarsområden är frågor som gäller ljud-, ljus- och scenteknik. Gruppen samarbetar med Managergruppen (spelningsproducent) i

4 samband med spelningar/projekt för att få relevant information och rätt förutsättningar för att kunna fullgöra sina uppgifter. Gruppen tar hjälp av Fixargruppen vid behov. Ansvarar för att: Rätt teknisk utrustning finns på plats vid rep och spelningar. Inhandling, skötsel och transport av utrustning. Boka in adekvat personal (ljudtekniker m.m.) till spelningar. Kören har den utrustning som behövs för att kunna genomföra de spelningar/projekt som har planerats. FIXARGRUPPEN Gruppen har löpande arbetsuppgifter under året, men utför även enskilda uppgifter på uppdrag av övriga grupper. Arbetsuppgifterna varierar efter gruppernas och körens behov och kan löpa under både längre perioder eller avse punktinsatser. Fixargruppen samarbetar med samtliga grupper och är beredd att genomföra de uppgifter den får tilldelad sig. (Obs! Den specifika uppdragblanketten ska användas för att undvika missförstånd). Det är viktigt att gruppen samråder med Managergruppen (spelningsproducent) vid spelningar/projekt. Löpande arbetsuppgifter: Anordna trivselaktiviteter för kören (t.ex. körfester) Uppgifter som övriga grupper delegerar till Fixargruppen Arbetsuppgifter vid rep: Ansvara för inköp av fika till repen i enlighet med den budget kassören fastställer Ansvara för att replokalen lämnas i ett fint skick samt ansvara för kvarglömda saker Exempel på uppgifter som Fixargruppen ansvarar för i samband med spelning, men som alltid ska stämmas av med spelningsproducent: Affischering Dekorering och iordningställande av konsertsal Skyltar och vägvisning Mat/fika/transport/logi till kören Personal/värdar vid publikinsläpp Hämta affischer och programlblad från tryckeri Utdelning av programblad Eventuella inköp av blomma/present till dirigent/band/ljudtekniker samt dela ut dessa Ansvara för att lokal, loger m.m. lämnas i ett fint skick efter spelningen samt ansvara för kvarglömda saker Ansvara för mat-/fikaförsäljning Hjälpa Scenteknikgruppen och bandet att köra utrustning samt hjälpa till att rigga upp/av utrustningen

5 ÖVRIGA GRUPPER/ROLLER I THE GLORYFIRES Förutom arbetsgrupperna består The Gloryfires även av andra grupper och roller. Dessa är dirigent, styrelse, valberedning, stämledare och band. DIRIGENT Dirigenten väljs på årsmötet. Dirigenten är körens konstnärliga ledare och har det yttersta ansvaret för körens musikaliska utveckling. Dirigenten ansvarar även för hur kören syns utåt genom trycksaker och för körens kreativa kostym. Dirigenten tillsätter och samarbetar med stämledare och band. I det praktiska arbetet tar dirigenten hjälp av Musikgruppen. Dirigenten ingår alltid i styrelsen och i Musikgruppen. STYRELSEN Styrelsen väljs på årsmötet. Styrelseuppdraget omfattar normalt två år. Styrelsen ansvarar för den löpande förvaltningen av föreningen och har det yttersta ansvaret för att verksamheten fungerar. Exempel på arbetsuppgifter är ekonomi- och medlemsfrågor. VALBEREDNINGEN Valberedningen väljs på årsmötet. Valberedningen ansvarar för att ta fram förslag till styrelse med tillhörande suppleant, revisor med tillhörande suppleant och av valberedning för nästkommande verksamhetsår. Valberedningen upprättar också förslag till dirigent i samråd med styrelsen. STÄMLEDARNA Stämledarna väljs av dirigenten. De ansvarar för såväl praktiska som musikaliska frågor som rör de olika stämmorna. BANDET Bandet är medlemmar av föreningen. Nya bandmedlemmar tas in vid behov i samråd med dirigenten.