Beskrivning av arbetsgrupperna i The Gloryfires

Transkript

1 Senast uppdaterad hösten 2016 Beskrivning av arbetsgrupperna i The Gloryfires Varje medlem i The Gloryfires, med undantag av ordförande, kassör och bandmedlem, ingår i en arbetsgrupp. Arbetsgrupperna finns till för att underlätta arbetet i kören och för att arbetsbördan ska bli så jämnt fördelad som möjligt i kören. Arbetsgruppen ger också möjlighet till personlig utveckling och att lära av varandra. Det är viktigt att varje medlem deltar aktivt i sin arbetsgrupp och bidrar med sitt engagemang. Arbetsgruppen leds av en gruppledare (feting), som fungerar som gruppens kontaktperson. Gruppledaren ansvarar för att sprida information i gruppen och se till att arbetsuppgifterna blir jämnt fördelade bland gruppens medlemmar. Gruppledaren ser också till att löpande hålla styrelsen och övriga gruppledare informerade om hur arbetet i arbetsgruppen flyter på och ser till att information som är relevant för kören sprids. Styrelsen utser varje verksamhetsår en särskild person i styrelsen som är ansvarig för arbetsgrupperna. Det är i första hand till denna person som gruppledaren ska vända sig med information om arbetet i gruppen eller om problem skulle uppstå i gruppen. Arbetsgrupperna har olika ansvarsområden. Arbetsuppgifterna beror på gruppens ansvarsområden samt vilka behov som finns i kören. Vissa arbetsuppgifter kan variera från termin till termin, medan andra är permanenta. Det är viktigt att varje arbetsgrupp ser till att sköta sina arbetsuppgifter och följa de direktiv som styrelsen och andra arbetsgrupper ger. Varje arbetsgrupp håller sig till sitt ansvarsområde och sina arbetsguppgifter, men samarbetar med övriga grupper i kören utifrån en gemensam målsättning och den arbetsgång (t.ex. Lathund för spelningar ) som grupperna har att förhålla sig till. Nedan följer en lista på arbetsuppgifter för varje arbetsgrupp. Listan ska endast ses som exempel på arbetsguppgifter, men kan fungera som stöd i arbetet i gruppen. Det är upp till varje arbetsgrupp att själv fylla ut eventuella luckor efter behov. Grupperna kan ta hjälp av andra grupper, t.ex. Fixargruppen, för vissa av arbetsuppgifterna, men har själva det yttersta ansvaret för att arbetsuppgifterna sköts. Managergruppen Managergruppen består av två managers, två spelningsproducenter och en PR-person. Managers är gruppledare. Gruppens huvudsakliga ansvarsområden är produktion, konsertansvar, kundrelationer och PR. Gruppen samarbetar med övriga grupper i kören och förser övriga grupper med den information de behöver för att kunna sköta sina arbetsguppgifter. Gruppen har ett nära samarbete med Musikgruppen. Arbetsguppgifter: Managers Mingla, nätverka, skapa kontakter Vårda befintliga kontakter Boka projekt, möten, spelningar Upprätta marknadsföringsplaner (tillsammans med PR-person) Arbeta för att stärka körens varumärke

2 Fundera kring frågor som rör var/med vilka partners/i vilka sammanhang kören ska synas Få saker att hända, sätta bollen i rullning Ha ögon och öron öppna för intressanta projekt och samarbeten Spelningsproducenter Ansvara för redan bokade spelningar och projekt Ha ett helhetsgrepp från avtal till slutfört uppdrag Hålla löpande kontakt med kund/arrangör under projektets gång Skicka kontrakt och faktura till kund/arrangör (OBS! ordförande/kassör upprättar och skriver under kontraktet och fakturan) Samla och förmedla den information som övriga grupper och kören behöver inför/under/efter en spelning eller annat projekt Ge tydliga direktiv till övriga grupper och kören om vad som gäller inför/under/efter en spelning eller annat projekt Ansvara för detaljfrågor Svara på frågor om spelningen/projektet Vara spindeln i nätet under projektets gång PR-person Upprätta marknadsföringsplaner (tillsammans med managers) Etablera och upprätthålla kontinuerliga kontakter med media Skicka pressmeddelanden, inbjudningar och förmedla intervjukontakter Sätta ihop och förmedla presspaket Förse Webgruppen med nyskrivna texter och bilder Ansvara för körens sociala medier och den bild av oss som vi vill förmedla genom dem Skaffa strategiska vänner på sociala medier och vara aktiv i körens namn (genom att t.ex. tacka för samarbeten, svara på kommentarer m.m.). Fokusera på hur/när/var vi syns utåt. Arbeta med att stärka körens varumärke Göra reklam för kommande spelningar och projekt (annonsering, utskick m.m.) Musikgruppen Musikgruppen består av dirigenten och två till tre övriga personer. Gruppens huvudsakliga ansvarsområden är körens musikaliska utveckling, körens repertoar samt att vara dirigentens konstnärliga råd. Gruppen har ett nära samarbete med Managergruppen, men fokuserar på de musikaliska och konstnärliga frågorna. Gruppen har även ett nära samarbete med stämledarna i frågor gällande exempelvis stämfiler och nyintag. Sätta kortsiktiga och långsiktiga mål för körens musikaliska utveckling Vara dirigenten behjälplig i hennes/hans arbete Vara dirigentens konstnärliga råd i frågor som rör körens kreativa kostym Ansvara för körens repertoar Planera rep, nyintag m.m. Ta fram låtlista, tema, moodboard m.m. till planerade spelningar/projekt

3 Ansvara för att hålla notarkivet uppdaterat Förse Webgruppen med stämfiler och låttexter till intranätet Webgruppen Webgruppen består av en till två personer. Gruppens huvudsakliga ansvar är att hålla den externa hemsidan, intranätet och mejllistorna uppdaterade. Gruppen samarbetar med Managergruppen (PR-person) vad gäller bilder och texter som ska publiceras på den externa hemsidan samt (spelningsproducent) vad gäller information till kören som ska publiceras på intranätet. Gruppen samarbetar med Musikgruppen när det gäller stämfiler och låttexter som ska publiceras på intranätet. Styrelsen skickar löpande information (medlemsuppgifter, dokument, protokoll m.m.) som gruppen ansvarar för att lägga ut på intranätet m.m. Hålla den externa hemsidan uppdaterad Hålla intranätet uppdaterat Hålla mejladresser/mejllistor uppdaterade Scenteknikgruppen Scenteknikgruppen består av tre till fem personer. Gruppens huvudsakliga ansvarsområden är frågor som gäller ljud-, ljus- och scenteknik. Gruppen samarbetar med Managergruppen (spelningsproducent) i samband med spelningar/projekt för att få relevant information och rätt förutsättningar för att kunna fullgöra sina uppgifter. Gruppen tar hjälp av Fixargruppen eller enskilda personer vid behov. Ansvara för att rätt teknisk utrustning finns på plats vid rep och spelningar Ansvara för inhandling, skötsel och transport av utrustning Ansvara för att boka in adekvat personal (ljudtekniker m.m.) till spelningar Ansvara för att kören har den utrustning som behövs för att kunna genomföra de spelningar/projekt som har planerats. Fixargruppen Fixargruppen består av alla de personer som inte ingår i någon av de övriga arbetsgrupperna. Gruppen har specifika arbetsuppgifter och utför enskilda uppgifter på uppdrag av resterande grupper. Arbetsuppgifterna varierar efter gruppernas och körens behov och kan löpa under både längre perioder eller avse punktinsatser. En representant från styrelsen stöttar gruppen och bistår gruppledaren. Fixargruppen samarbetar med samtliga grupper och är beredd att genomföra de uppgifter den får tilldelad sig. En särskild uppdragblankett ska användas av grupper som vill ta hjälp av Fixargruppen. Viktigt att gruppen samråder med Managergruppen (spelningsproducent) vid spelningar/projekt. Löpande under året Anordna trivselaktiviteter för kören (t.ex. körfester)

4 Ansvara för körens kåpor och kåplista (se till att alla har en kåpa, att kåporna är avprickade i kåplistan och att kåporna blir återlämnade när medlem slutar/har längre uppehåll) Ansvara för fika/mat/lokal vid heldagsövningar m.m. Vid rep Ansvara för inköp av fika till repen i enlighet med den budget kassören fastställer Ansvara för att replokalen lämnas i ett fint skick samt ansvara för kvarglömda saker Vid spelning i samråd med Managergruppen (spelningsproducent) Uppgifter som Fixargruppen ansvarar för i samband med spelning, men som alltid ska stämmas av med spelningsproducent: Affischering Dekorering och iordningställande av konsertsal Skyltar och vägvisning Mat/fika/transport/logi till kören Personal/värdar vid publikinsläpp Utdelning av programblad Eventuella inköp av blomma/present till dirigent/band/ljudtekniker samt dela ut blomma/present till dirigent/band/ljudtekniker Ansvara för att lokal, loger m.m. lämnas i ett fint skick efter spelningen samt ansvara för kvarglömda saker Vid spelning på uppdrag av Managergruppen eller andra grupper Exempel på uppgifter som Fixargruppen kan få i uppdrag att utföra i samband med spelning: Trycka upp/skriva ut affisch och programblad Ansvara för mat-/fikaförsäljning Ansvara för biljettförsäljning på plats Hjälpa Scenteknikgruppen och bandet att köra utrustning samt hjälpa till att rigga upp/av utrustningen Övriga grupper/roller i The Gloryfires Förutom arbetsgrupperna består The Gloryfires även av andra grupper och roller. Dessa är dirigent, styrelse, valberedning, stämledare och band. Dirigenten Dirigenten väljs på årsmötet. Dirigenten är körens konstnärliga ledare och har det yttersta ansvaret för körens musikaliska utveckling. Dirigenten ansvarar även för hur kören syns utåt genom trycksaker och för körens kreativa kostym. Dirigenten tillsätter och samarbetar med stämledare och band. I det praktiska arbetet tar dirigenten hjälp av Musikgruppen. Dirigenten ingår alltid i styrelsen och i Musikgruppen.

5 Styrelsen Styrelsen väljs på årsmötet. Styrelseuppdraget omfattar normalt två år. Styrelsen ansvarar för den löpande förvaltningen av föreningen och har det yttersta ansvaret för att verksamheten fungerar. Exempel på arbetsuppgifter är ekonomi- och medlemsfrågor. Valberedningen Valberedningen väljs på årsmötet. Valberedningen ansvarar för att ta fram förslag till styrelse med tillhörande suppleant, revisor med tillhörande suppleant och av valberedning för nästkommande verksamhetsår. Valberedningen upprättar också förslag till dirigent i samråd med styrelsen. Stämledarna Stämledarna väljs av dirigenten. De ansvarar för såväl praktiska som musikaliska frågor som rör de olika stämmorna. Bandet Bandet är medlemmar av föreningen. Nya bandmedlemmar tas in vid behov i samråd med dirigenten.