De IT-investeringar som planeras anpassas nu till det beslut som tas av kommunstyrelsen med förundersökningen som underlag.

Transkript

1

2 IT-pIan IT-planen i Osby kommun revideras årligen i samband med kommunens budgetarbete. IT-planen arbetas fram i respektive förvaltning, för att därefter beslutas av nämnden. Nämndemas förslag bearbetas och IT-planen fastställs slutligen av kommunstyrelsen. Förutom IT-relaterade driftskostnader skall inköp av programvara och tillhörande utbildning budgeteras av respektive nämnd. Kommungemensamma program- och maskinvaror budgeteras även i fortsättningen på gemensamt centralt konto. De IT-investeringar som planeras anpassas nu till det beslut som tas av kommunstyrelsen med förundersökningen som underlag. Allmänt I kommunens administrativa nät finns 600 persondatorer och i sko Inätet finns ca 300 datorer samt ca 600 bärbara datorer enligt konceptet one-to-one. Det gemensamma för båda näten är Novell, som reglerar inloggning och åtkomst till programvaror. Alla kommunens Novellservrar är uppdaterade till Suse Linux Enterprise Server. Kommunens samtliga skolenheter är anslutna till utbildningsnätet. I syfte att öka tillgängligheten, samtidigt som vi minskar energiförbrukningen har IT-avdelningen genomfört virtualiseringen av servrarna. Idag har vi 9 "hostar" där vi driftar 60 virtuella servrar. Vi har gått ifrån principen "ett system en server". Virtualisering av servrar gör att vi kan utnyttja hårdvarans kapacitet mycket bättre. Dock kvarstår ytterligare ca 15 servrar, som ej är virtualiserade. Utbytesplan I planerna ingår att byta ut persondatorerna efter fem års användning, då moderna programvaror kräver datorer med höga prestanda. Detta innebär att årligt utbyte skall ske av ca 200 datorer, vilket kostar ca 1.6 Mkr.

3 Förvaltningarnas förslag I denna plan redovisas förvaltningarnas förslag i sin helhet för 2015 och endast förslag på de totala ramarna för Utbyte av datorutrustning, utbyggnad av lokala nät samt utbyggnad av kommunikation bekostas genom den antagna interndebiteringsmodellen. Organisation Kommunens IT-strategi har fastställts av kommunfullmäktige som innehåller visioner och övergripande målsättningar. IT-avdelningen som arbetar praktiskt och strategiskt med IT-frågor i kommunen har i nuläget följande sammansättning. 1 IT-chef 1 IT-koordinator 2 Systemtekniker 2 IT-tekniker 1 Telefonisamordnare 0,75 Systemutvecklare Organisation och bemanning kommer att förändras i samband med att IT-chefen avgår med pension den 31 juli Förutom ovanstående personer finns det kontaktpersoner på varje förvaltning, som skall fungera som länk mellan verksamheterna och IT-avdelningen. Motsvarigheten finns inom utbildningsnätverket. Utbildning Alla PC-användare bör ha en baskunskap i datoranvändande och i synnerhet när det gäller kommunens nätverk. IT-avdelningen har en introduktionsutbildning för nyanställda, som genomförs innan användaridentitet och behörighet tilldelas i nätverket. Fortlöpande bör utbildningar anordnas i de kommungemensamma programvarorna. 3

4 Handlingsplan för Trådlöst nät Fortsatt utbyggnad av trådlöst nätverk är en förutsättning för att stödja det mobila arbetssättet. För att kunna hantera det ökade antalet trådlösa enheter köps ett administrationsverktyg under Samverkan i SKNO-nätet Någon gemensam tjänstekatalog i SKNO blev inte färdig under 2013 och kommer heller inte att bli färdig under Kommunstyrelsen har fattat ett inriktningsbeslut att Osby kommun ska ingå i en fördjupad IT-sam verkan med UNIKOM-kommunerna inom Skåne Nordost. Den förstudie som genomförs under våren 2014 ska ge underlag för vidare beslut och tydliggöra vad detta kommer att innebära för Osby kommuns IT-verksamhet. Nya konimunhuset Flytten av det befintliga kommunhusets IT-miljö inklusive växel till det framtida kommunhuset kommer att medföra betydande kostnader. De områden som IT behöver bevaka kring ombyggnaden är bl.a. växeln (avtal, övergång till Iptelefoni och flytt av växeln), IT-kommunikation (avtal, fiber och kopparförbindelser), internt nätverk inkl. trådlöst nätverk samt SKNO-nätverket. Den tekniska utvecklingen har ökat möjligheterna att få en smart modern arbetsplats, exempelvis finns det digitala mötesrumstavlor, trådlösa nätverk, mobiltelefoni med smart fuktioner m.m. IT-avdelningens medverkan kommer därför att behövas i samarbetet med verksamheterna kring utformningen av det nya kommunhuset. 4

5 Förslag IT-plan Centralt År Utrustning, programvara m m Investeringskostnad Utförlig motivering. Anmärkningar 2015 Utbyggnad av trådlöst nät Servrar 2 st Plattor till Politiker Nyinvestering Styrsystem Infrastruktur SUMMA Infrastruktur Utbyggnad/Uppgrad. av trådlöst nät Servrar 2 st Plattor till Politiker E-tjänstkoppling mot versamhetssyst SUMMA Infrastruktur Nyinvestering säkerhet/katalogtjänster Utbyggnad/Uppgrad. av trådlöst nät Plattor till Politiker Servrar 3 st SUMMA

6 Verksamheternas planer IT-plan Kansli och Personal E-arkiv EU-finansierad förstudie genomförs under år 2014 tillsammans med övriga SKNOkommuner. Förstudien kommer att utgöra underlag för det fortsatta arbetet. Kostnadsberäkningar tas fram i förstudien. Nytt dokument- och ärendehanteringssystem Upphandling pågår avseende nytt dokument och ärendehanteringssystem. Under hösten 2014 genomförs registreringsfunktionen. Under våren 2015 kommer handläggarna in i systemet och hösten 2015 beräknas våra politiker ha en digital agenda inför sina sammanträden. Hemsida och Intränat Finns behov av att förnya och förbättra både vår hemsida och vårt intränat. Under 2015 tas fram förslag till projekt kring hemsida och Intränat. E-tjänster Ständig utveckling av kommunens e-tjänster genomförs under hela planperioden. Stratsys Arbete har påbörjats avseende delsystemet för måluppföljning i Stratsys. Under kommande mandatperiod kommer mål- och resultatstyrningsarbetet att återupptas. Personalsystem Nya versioner av personalsystemet uppgraderas årligen. Utvecklingsarbete genomförs fortlöpande. Planerar för att nå personalsystemet via vår hemsida mm. Ska kunna registrera i personalsystemet på distans. GAT Schemaläggning. Implementering av programmet pågår. Nya versioner och uppgraderingar sker fortlöpande. 6

7 IT-plan Kommunledningskontoret Digitalisering av politiska möten Som i ett led av att digitalisera de politiska möten krävs investering av läsplattor. 7

8 IT-plan Ekonomiavdelningen Utveckling av ekonomisystem RoR och lof Ekonomiavdelningen har idag tecknat avtal med Aditro Affärslösningar och de avtalen gäller t o m Inget behov finns alltså dagsläget vad avser byte av ekonomioch fakturahanteringssystem. Ekonomiavdelningen följer de utvecklingsmöjligheter som ges vilket i normalfallet innebär en versionsuppgradering per år. För att kunna följa denna utveckling krävs ibland versionsuppdateringar av exempelvis Java och Internet Explorer. Under 2014 kommer vi att göra en uppgradering som innebär single-sign-on till ekonomisystem, fakturahanteringssystem och budget- och prognos. Aditro har i dagarna färdigställt en helt ny och modem version av RoR-delen i ekonomisytemen. Den första piloten är på väg in i systemet. Programmet är helt omskrivet i HTML5 och innebär ett helt nytt användargränssnitt. Den tekniska uppgraderingen för att klara denna version är redan på plats i Osby kommun. Vi avvaktar med största säkerhet till 2015 med att införa den nya versionen. Arbete pågår inom Aditro för att även göra om fakturahanteringen samt budget- och prognosprogrammet till denna moderna plattform. Dessa funktioner blir en integrerad del i systemet. E-handel Ekonomiavdelningen arbetar aktivt med elektronisk handel och har redan nu EDIfakturor från Telia, Telenor, Eon och Bibliotekstjänst. Vi kommer för närvarande inte att ansluta fler företag till EDI-fakturor utan väljer istället att ta emot svefakturor. Vi ser en stark ökning av leverantörer som anslutit sig till svefakturor och tror att detta kommer att öka starkt de närmaste åren. I dagsläget har vi 111 leverantörer som skickar denna form av elektroniska fakturor. Från 2014 har vi börjat skicka svefakturor till våra kunder, hittills är det främst till andra kommuner. För att öka andelen elektroniska fakturor installerade vi även en beställningsportal, som är en delmodul i IoF. Dessvärre fungerade den inte som förväntat beroende på tekniska problem med leverantörerna och att man i dagsläget inte kan få någon återkoppling från leverantören om beställd vara restar. Vi avvaktar och ser vad nästa versionsuppdatering innebär för denna modul. Beslutsstödssystem Det finns ett önskemål om att installera ett beslutsstödssystem och ekonomgruppen har vid ett antal tillfällen tittat på olika system. Dock bör man ha i beaktande att ett beslutssystem är tidskrävande att installera och bygga upp samt dyrt att köpa in. Vi avvaktar. 8

9 Övrigt Utveckling pågår i PBI webb, BoP webb och Stratsys för att effektivisera budget-, uppföljnings- och rapporteringsprocessen. 9

10 IT-plan Barn och skola Barn och skola sammanfattar i detta dokument arbetet inom IT de kommande åren. Syftet är att ge en beskrivning av IT-arbetet inom verksamhetsområdet Barn och skola och belysa fokusområden. Vilka aktiveteter som kan genomföras under 2015 beror på den ekonomiska situationen och vad som kan rymmas inom budget. En viktig del i detta är samarbetet mellan verksamheten och IT-avdelningen. Genom att tillsammans arbeta för att hitta nya IT-lösningar som kan användas i pedagogiska miljöer kan vi uppnå resultat snabbare och enklare. Övergripande Barn och skola Arbetet med att förbättra de administrativa rutinerna fortsätter under Implementationen av e-tjänster kommer att fortsätta. E-tjänster bidrar till att öka tillgängligheten för medborgarna. E-tjänster förutsätter att en gemensam plattform finns på plats samt att det finns möjligheter till säker identifiering via till exempel e- legitimation. Eftersom antalet datorer i Barn och skolas verksamheter har ökat kraftigt under 2014, måste nätverkskapaciteten öka i motsvarande grad, så fler datorer kan användas samtidigt. Arbetet för att uppnå målet måste planeras av IT-avdelningen och det kan ställa krav på investeringar. Den nationella bredbandsstrategin anger att alla skolor och förskolor ska ha en uppkoppling på minst 100 Mbit senast Förskola Dagens förskolebarn växer upp i en miljö där tillgången till teknik och internet är en självklar integrerad del i vardagen. Förskolan kommer att fortsätta arbetet med att göra IT till ett naturligt pedagogiskt verktyg. Samtliga förskolor har trådlöst nätverk, en bärbar dator och en lärplatta per avdelning. Datorerna kommer bland annat att användas för dokumentation av verksamhetens aktiviteter och det enskilda barnets utveckling. Den nya läroplanen förtydligar kraven på pedagogisk dokumentation och i det arbetet är IT ett nödvändigt verktyg. I det fortsatta arbetet kommer fokus att ligga på att utveckla arbetssätt och metoder för att göra IT till en naturlig del i det dagliga arbetet. Pedagogisk användning av digitala verktyg Skapa en gemensam pedagogisk grundinställning - hur blir barnet delaktigt i sitt eget lärande Kartlägga och beskriva behoven av IT-kompetens hos barn och personal inom förskolan Skapa former för kompetensutveckling och inspiration inom förskolan Förskolans personal önskar personliga mailadresser Utskrift från lärplattor och bärbara datorer ska ske trådlöst Förskolorna önskar stöd från IT-pedagog Användandet av interaktiva tavlor inom förskolan kommer att belysas. 10

11 Pedagogerna inom förskolan har genomgått Skolverkets utbildning PIM, praktisk IT och mediekompetens. Det finns ett behov av fortsatt kompetensutveckling till exempel i användandet av olika programvaror. It-avdelningen kommer att bistå med kompetens i den lärplattegrupp som bildats. I lärplattegruppen finns representanter från alla förskolor. Grundskola Skolverksamheten ska ge de kunskaper och förutsättningar barn och elever behöver för att leva i ett modernt samhälle. Inom grundskolan har fyra områden identifierats: tillgänglighet, en likvärdig skola, pedagogisk utveckling och kompetensutveckling. Varje område beskrivs nedan i punktform Tillgänglighet Läroplanen ställer krav på att IT ska användas i större utsträckning än tidigare. Antalet datorer i förhållande till antalet elever har under 2014 ökat till 1 dator/3 elever. Tillgängligheten är härmed god. Trådlöst nätverk ska finnas i samtliga lokaler där skolan har verksamhet. Alla stationära datorer inom grundskolan ska vid utbyte ersättas av bärbara datorer. Det leder till att datorerna kan användas mer flexibelt och eleverna är inte hänvisade till en plats. Utrustningen ska vara modern och användarvänlig. De datorer som används ska inte vara äldre än 4 år och programvaror som används ska uppdateras löpande. Elever, föräldrar och personal ska kunna kommunicera med varandra och ta del av skolarbetet, oberoende av tid och plats. Detta görs med hjälp av verktyget Infomentor. Idag har personal inom förskoleklass och fritidshem inte tillgång till dator på samma sätt som lärare i grundskolan. Det kommer att ses över och en plan ska tas fram. En likvärdig skola IT-planen ska garantera alla elever i Osby kommun en likvärdig digital kompetens. Elever i behov av särskilt stöd ska garanteras och omedelbart få tillgång alternativa verktyg i sitt skolarbete, oberoende av skola. Utbudet av programvara ska vara likvärdigt oavsett skola och datorer ska levereras till elever utan dröjsmål då beslut är fattat. Skolans pedagogiska utveckling IT ska hjälpa till att nå läroplanens mål. IT som verktyg i undervisningen skapar fler sätt för eleverna att lära sig på. Internet erbjuder många sätt att inhämta information på och kan bland annat användasför att öka förståelsen för andra kulturer och främja demokratin. Eleverna måste lära sig finna, sovra och kritiskt granska informationsflödet i olika medier. Möjligheterna att använda lärplattor som ett komplement till datorer för elever med läsoch skrivsvårigheter kommer att utvärderas ytterligare. Läromedelsutbudet utvecklas snabbt inom området. Kompetensutveckling IT-utbildning ska direkt kunna omsättas i det pedagogiska arbetet. Pedagoger ska erbjudas utbildning i de programvaror som används. Pedagoger som upplever ytterligare behov av stöd för att kunna använda datorn som ett verktyg ska erbjudas det. 11

12 Barn och familj För att verksamheten ska fungera tillfredsställande finns följande utvecklingsbehov: I samband med införande av MEX-anknytning ska ett flertal mobiltelefoner bytas ut. Arbetsvektyget "digital penna" ska kopplas till IT-avdelningens ansvarsområde. För att fullt ut kunna använda det IT-baserade verksamhetssystemet Treserva, ska tillgång till Microsoft Office Word finnas. Musikskola Musikskolans IT-behov är i nuläget tillgodosett. 12

13 IT-plan Utbildning och arbete Utbildning och arbete har en väl utbyggd infrastruktur för IT. I dagsläget finns inga planer på att göra några stora förändringar. På Ekbackeskolan kan man möjligen förvänta sig ett antal nya användare, kopplat till utökad användning av datorer och surfplattor på IM och inom undervisningen i svenska för invandrare. Samtlig personal använder sig idag av administrativa datorer. Samtliga klassrum är utrustade med interaktiva projektorer. Inom vuxenutbildningen har eleverna i grundläggande- gymnasial-, yrkes- och SFIundervisning tillgång till bärbara datorer i klassuppsättning. Totalt ca. 40 stycken. Lärarpersonal har egen bärbar dator. I verksamheten finns ännu inga surfplattor. Alla undervisningssalar har interaktiva skrivtavlor. Inför Inom kort kommer intresset för surfplattor att öka. Pedagogiska applikationer är snabba och riktade verktyg, ofta till stor nytta för eleven som ett stöd för dem utifrån deras individuella behov och förusättningar samt i det enskilda arbetet. Support och kunskap från It-enheten kommer att behövas i form av handhavande men det kommer också att krävas en strategi för hur vi utrustar våra plattor dvs. vilka applikationer som ska finnas hur de uppgraderas osv. Kan en verksamhet vara "ägare" till samma rättigheter på alla plattor? Eftersom du inte kan logga in på en platta med egen inloggning kommer det att behövas ett nytt sätt att tänka vad gäller nedladdning och lagring av information vilket också inebär noggrann tolkning av vad datlagstiftningen medger. Våra interaktiva tavlor behöver vara uppkopplade till nätet så att de kan skicka och ta emot trådlöst vilket förmodligen kräver ett ID på varje tavla. Det trådlösa nätet i undervisningslokalerna ska vara inställt på ett sätt som medger tillgång till "nätet" för de som är inskrivna som studerande utan förbehåll. Det ska vara lika enkelt att koppla upp sig med mobil, platta eller datro. Det är ohållbart att verksamheten ska debiteras en månadskostnad för varje "boyd" eftersom det inom snar framtid inte kommer att finnas någon som inte vill eller behöver koppla upp sig. Detta förutsätter en fast avgift oavsett hur många som använder. Nätet ska vara tillgängligt för alla överallt alltid inom verksamhetens fysiska lokaler. Våra studerande ska ha tillgång till den programvara som krävs för att vi ska uppfylla kursplanekraven. Inköp av ny programvara eller uppdatering av gammal ska göras så att detta medges. Ur ett arbetsmiljöperpsektiv behöver lärarnas arbetsplatser förbättras ergonomiskt. Under perioden ska varje lärararbetsplats utrustas med dockningstationer till sina bärbara datorer och till dessa ska tangentbord och skärm kopplas. Det behöver fattas ett beslut om one-to-one datorerna ska förses med inloggning och därmed kunna kontrolleras av IT eller inte. I detta sammanhang är frågan om hur vi annars kan beivra missbruk En upphandling är planerad att göras under året för en ny lärplattform för elever och lärare. Det ska inte påverka behovet av infrastruktur. 13

14 Alla av naturbruksgymnasiets lärare är ännu inte anslutna till det administrativa nätet. Målsättningen är att de blir det efterhand som ekonomin tillåter. Villa Ekens ungdomar har idag tillgång till bärbara datorer, men dessa hanteras helt utanför kommunens IT-struktur. Det hade varit önskvärt att dessa kom in under någon form av kontroll från it-avdelningen. Personalen har inte möjlighet att kontrollera om datorerna används på ett legalt sätt och det hade varit önskvärt att det gick på ett enkelt sätt. 14

15 IT-plan Vård & omsorg Läsplattor Vi har från verksamhetens sida en önskan att på sikt kunna minska hanteringen av papper. I tidigare IT-planer uttryckte vi förhoppningen att införande av läsplattor skulle kunna ersätta de utskick, som i dag görs i samband med bland annat politiska möten. Tidigare har sekretessfrågan varit i viss mån bromsande för vår del, men i dag finns lösningar även för detta. Vår förhoppning är därför att det under perioden införs system där digitala utskick ersätter nuvarande pappersutskick i så många sammanhang som möjligt. På sikt menar vi att detta, förutom miljömässiga fördelar, skulle kunna effektivisera det administrativa arbetet samt minska kostnader för papper, porto och kopiering högst avsevärt. Virtuella möten I samband med renoveringen av Rönnebackens gamla delar har vi inrett ett konferensrum på ett sådant sätt, att det möjliggör virtuella möten. Detta skulle bland annat kunna ersätta merparten av de vårdplaneringar, som i dag görs på sjukhusen. Det skulle också öppna möjlighet att ha en tätare kontakt med exempelvis läkare inom slutenvården. För den kommande treårsperioden är förhoppningen att vi i samarbete med regionen skall ha ett fungerande system uppbyggt för detta ändamål. Mobil dokumentation För legitimerad HSL-personal (sjuksköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster) ser vi stora fördelar med möjlighet att även utanför ordinarie arbetsplats ha möjlighet att komma åt information, samt dokumentera i direkt anslutning till kontakt med brukare. För detta ändamål avser vi att ersätta stationära datorer för dessa grupper med notebooks (dockningsbara). I ett första skede räknar vi med tio till tolv och när det är slutfört ungefär tjugo notebooks. Dessa skall ersätta nuvarande stationära datorer och alltså inte utgöra någon utökning i totalt antal datorer. För att detta ska fungera ställs krav på möjlighet till säker mobil anslutning, samt möjlighet att använda SITHS-kort för identifikation på våra mobila enheter. Säker e-post Behov finns att använda e-post som kommunikationsmedel i sammanhang där sekretessbelagd information hanteras. I samarbete med IT-avdelningen har vi därför för avsikt att hitta fram till ett system som möjliggör detta. Treserva För en effektivare hantering av vår debitering gällande hemtjänst, har vi för avsikt att avsätta medel i investeringsbudgeten 2015 för modul för integration från TES till debiteringen i Treserva. 15

16 Digitala larm Teknikskifte gör att övergång från analoga till digitala trygghetslarm behöver ske. Under 2015 räknar vi med att ha medel för att kunna åstadkomma detta. 16