SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Växjö Kommunföretag AB (VKAB)

Transkript

1 Tid och plats A-salen, kl. 09:30 11:30 Beslutande Ledamöter Övriga närvarande Ersättare Tjänstepersoner Justering Justerare Plats och tid Catharina Winberg, ordförande Jon Malmqvist Maria Garmer Eva Johansson Gunnar Nordmark Malin Lauber Tomas Thornell Anna Tenje Magnus Wåhlin Julia Berg Tony Lundstedt Monica Skagne, VD VKAB Martin Ljungberg, kanslisekreterare Maria Säterdal, VD Växjöbostäder AB 3 4 Peråke Janén, VD Vidingehem AB 4 Jessica Ulfsax-Jonasson, kontaktcenterchef 5 Jonas Nilsson, finansekonom 6 9 Lina Sahlén, koncernekonom 6 9 Maria Garmer Kommunkansliet Justerade paragrafer 1 19 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Martin Ljungberg Catharina Winberg Maria Garmer 1 (25)

2 Förteckning över VKAB:s ärenden den 22 januari Dnr Val av justerare Dnr Godkännande av dagordning Dnr Information från Växjöbostäder om fusionsrapporten Dnr Information om trygghetsbostäder Dnr Årsrapportering Boplats Växjö Dnr Information om finansiella rapporten och senaste upplåningen Dnr Information om kostnadsjämförelse för åren Dnr Budget 2019 och plan för VKAB och VKAB-koncernen Dnr Beslut om koncernbidrag till Växjö Kommunföretag AB samt information om utdelning till Växjö kommun Dnr Firmatecknare för VKAB Dnr Fastställande av arbetsordning för styrelsen i Växjö Kommunföretag AB Dnr Sammanträdestider Dnr Val av dataskyddsombud för VKAB Dnr Redovisning av dotterbolagens protokoll Dnr Redovisning av beslut från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Dnr Information från VKAB:s dotterbolag (25)

3 17 Dnr Information om fastigheten Pressaren Dnr Konsultstöd för om- och tillbyggnad av Växjö Energi AB:s kontorslokaler Dnr Övrigt (25)

4 1 Dnr Val av justerare Styrelsen för VKAB utser Maria Garmer till att justera protokollet. Styrelsen ska besluta om vem som ska justera protokollet tillsammans med ordföranden. 4 (25)

5 2 Dnr Godkännande av dagordning Styrelsen för VKAB godkänner föreslagen dagordning med ändringen att ärendet Information om fastigheten Pressaren utgår. Ärendet ska istället behandlas på kommande styrelsemöte. 5 (25)

6 3 Dnr Information från Växjöbostäder om fusionsrapporten Styrelsen för VKAB noterar informationen till protokollet. I Växjö kommuns budget för 2013 beslutades att Hyresbostäder i Växjö AB och Växjöhem AB skulle fusioneras till ett kommunalt bostadsbolag och att det nya bolaget skulle vara klart 1 januari VKAB:s styrelse beslutade den 13 september 2012 att ge VD i uppdrag att genomföra sammanslagningen i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Fusionsbeslutet fattades den 20 december 2013 av Bolagsverket. Beslutsunderlag Maria Säterdal, VD Växjöbostäder AB, informerar VKAB:s styrelse om rapporten om fusionen mellan Hyresbostäder i Växjö AB och Växjöhem AB till Växjöbostäder AB. Slutsatserna i rapporten är följande: I Växjöbostäder AB är det fler kvalificerade och specialiserade tjänster 2017 till i princip samma kostnad som Exempelvis inköpschef, personalchef och kommunikationschef. Växjöbostäder AB är en attraktiv arbetsgivare. Det är fler kvalificerade sökande till bolagets tjänster. Ökad byggtakt från cirka 50 bostäder per år till över i produktion och därutöver planering och projektering för ungefär lika många. Låga administrativa kostnader i jämförelse med Svenskt Bostadsindex (MSCI). Bra resultat vid kundnöjdhetsundersökningar (Aktiv Bo). Bolaget har deltagit i och ingår i flera och nya forum med stor möjlighet att påverka utvecklingen inom bostadsbranschen. Växjöbostäder AB uppfyller ägarens finansiella mål. Fusionen har inneburit en besparing på cirka 8,5 miljoner kronor per år avseende administration och lokalkostnader samt en besparing på cirka 4,4 miljoner kronor avseende outsourcingen. Total besparing cirka 12,9 miljoner kronor. 6 (25)

7 4 Dnr Information om trygghetsbostäder Styrelsen för VKAB noterar informationen till protokollet. Peråke Janén, VD Vidingehem AB, och Maria Säterdal, VD Växjöbostäder AB, informerar VKAB:s styrelse om arbetet med trygghetsbostäder i respektive bolag. Beslutsunderlag Peråke Janén informerar om E-huset i Ingelstad där omsorgsförvaltningen idag hyr samtliga 16 lägenheter till och med 31 december 2021, enligt gällande kontrakt. Vidingehem AB:s bedömning är att möjligheten att förändra E-huset till ett trygghetsboende är goda, under förutsättning att det finns ett behov och hyresgäster till de 16 lägenheterna samt att vakansgraden över tid håller sig på en låg nivå. Maria Säterdal informerar om Växjöbostäder AB:s bestånd i Växjös olika stadsdelar. I bostadsförsörjningsuppdraget är Teleborg ett definierat område för trygghetsboende. Växjöbostäder AB har ett uppdrag tillsammans med kommunledningsförvaltningen, omsorgsförvaltningen och stadsbyggnadskontoret att definiera en möjlig plats för trygghetsboende. Växjöbostäder AB undersöker även möjligheter för äldreboende i andra stadsdelar. 7 (25)

8 5 Dnr Årsrapportering Boplats Växjö Styrelsen för VKAB noterar informationen till protokollet. VKAB är systemägare av Boplats Växjö och styrelsen får årligen en redogörelse på aktuell status kring Boplats Växjö. Växjö kommuns kontaktcenter ansvarar för driftverksamheten. Beslutsunderlag Jessica Ulfsax-Jonasson, kontaktcenterchef, informerar styrelsen om status för familjebostadskön och studentbostadskön, om de vanligaste frågorna som inkommer och om statistik för Boplats Växjö uppdelat på antal samtal, servicegrad, tillgänglighet och medelväntetid. Ulfsax-Jonasson informerar vidare om vad som är aktuellt för Boplats Växjö. En projektanställd kommer att se över flödena för att effektivisera arbetet. Bytestorget, en plats där lägenhetsinnehavare tidigare kunde byta lägenheter med varandra, har tagits bort från hemsidan. En ny flik har skapats med tips för att hitta bostad. Information om privata bostadsbolag finns även på hemsidan. Framöver kommer användarvillkoren att uppdateras. Processer och rutiner med Växjöbostäder AB och Vidingehem AB kommer att fortsätta ses över. Boplats ska bättre marknadsföras som egen aktör och information på hemsidan ska utvecklas. 8 (25)

9 6 Dnr Information om finansiella rapporten och senaste upplåningen Styrelsen för VKAB noterar informationen till protokollet. Finanspolicyn för VKAB fastställer att styrelse och VD ska informeras löpande om VKAB:s finansiella situation. Vid varje styrelsemöte ska skuldportföljens status upprättas och lämnas till styrelsen. Beslutsunderlag Jonas Nilsson, finansekonom, har upprättat en rapport inför dagens sammanträde med information om den senaste upplåningen den 13 november 2018 och om VKAB:s skuldportfölj per den 31 december 2018 och informerar i ärendet under dagens styrelsesammanträde. Rapporten innehåller information om: Skuldportföljens sammansättning avseende volym och räntebas Förändring av skuldportföljens sammansättning enligt ovan sedan föregående rapport Skuldportföljens genomsnittliga räntesats Skuldportföljens genomsnittliga kredit- och räntebindningstid Omfattningen av skuldportföljens derivat swappar terminer optioner Aktuell likviditetssituation Likviditetsprognos 9 (25)

10 7 Dnr Information om kostnadsjämförelse för åren Styrelsen för VKAB noterar informationen till protokollet. Av bolagsordning och ägardirektiv framgår att VKAB har som uppgift att följa upp hur effektiviteten utvecklas i dotterbolagen. Som en del i detta arbete görs årliga jämförelser avseende kostnadsutveckling och även andra nyckeltalsjämförelser. Dessa kombinerat med kvalitetsmätningar, vilka görs löpande i både bostads- och lokalbolag, bör ge en bild av hur effektiviteten utvecklas i dotterbolagen. Beslutsunderlag Lina Sahlén, koncernekonom, har sammanställt en rapport Effektivitet och finansiell styrka i VKAB-koncernens fastighetsbolag och informerar i ärendet under dagens styrelsesammanträde. 10 (25)

11 8 Dnr Budget 2019 och plan för VKAB och VKABkoncernen 1. Styrelsen för VKAB godkänner upprättat förslag till budget för 2019 och plan för för VKAB och VKAB-koncernen. 2. Styrelsen beslutar, i enlighet med företagspolicy för Växjö kommuns bolag, att överlämna koncernens och bolagens budgetar och affärsplaner till kommunfullmäktige. VKAB ska årligen godkänna budget och affärsplan för VKAB och VKABkoncernen samt överlämna ärendet till fullmäktige. Dotterbolagens styrelser har beslutat om sina respektive budgetar och affärsplaner och inkommit med underlagen till VKAB. Koncernekonomen har upprättat förslag till budget för 2019 och plan för för VKAB och VKAB-koncernen. Beslutsunderlag VKAB:s och VKAB-koncernens budget 2019 och plan Videum AB:s budget och affärsplan Vidingehem AB:s budget och affärsplan Vidingehem AB:s budget 2019 Växjöbostäder AB:s resultaträkning, budget och affärsplan Växjöbostäder AB:s affärsplan Växjöbostäder AB:s investeringar, byggnader med mera 2019 Växjö Energi AB:s affärsplan Växjö Energi AB:s budget 2019 Växjö Fastighetsförvaltning AB:s budget och affärsplan Vöfab Parkering AB:s budget 2019 Beslutet skickas till Kommunfullmäktige För kännedom Dotterbolagen Ekonomi- och finanschefen Koncernekonomen 11 (25)

12 9 Dnr Beslut om koncernbidrag till Växjö Kommunföretag AB samt information om utdelning till Växjö kommun 1. Styrelsen för VKAB fastslår att koncernbidrag till VKAB ska lämnas enligt följande: Videum AB kronor Vidingehem AB kronor Växjöbostäder AB kronor Växjö Energi AB kronor Växjö Fastighetsförvaltning AB kronor Ytterligare dispositioner som kan rekommenderas av revisorerna och som inte påverkar VKAB eller dotterbolagens finansiella ställning kan bli aktuella. I samband med att Växjö Energi AB (Veab) ger ett koncernbidrag på kronor till VKAB erhåller de ett aktieägartillskott från VKAB på kronor (hanterad skatteeffekt) för att inte påverka Veabs finansiella ställning. 2. Styrelsen för VKAB konstaterar att utdelning till Växjö Kommun ska lämnas med 208,8 miljoner kronor. Reservation Malin Lauber, Tomas Thornell och Maria Garmer reserverar sig mot beslutet och lämnar följande skriftliga reservation: Vi reserverar oss mot styrelsens beslut i ovanstående ärende. Vi är medvetna om att kommunfullmäktige har beslutat om denna utdelning, men vi anser att det är ett felaktigt sätt att göra ett så stort uttag för att finansiera delar av kommunens verksamhet, vilket får konsekvenser för bolagen. Beslut om utdelning från kommunala bolag till Växjö kommun finns i kommunens budget för 2018 och 2019, som är beslutad i fullmäktige i juni 2017 och Beslut om utdelning sker på årsstämman i respektive bolag. Utdelning ska lämnas med 208,8 miljoner kronor. I kommunens budget för 2019 står följande: Växjö Energi AB (Veab) lämnar årlig utdelning till VKAB med 4,9 miljoner kronor för vidareutdelning till Växjö kommun. 12 (25)

13 Växjöbostäder AB lämnar utdelning till VKAB med 98,9 miljoner kronor för vidareutdelning till Växjö kommun. Utdelningen avser finansiering av kommunens bostadsförsörjningsåtgärder som främjar integration och social sammanhållning samt åtgärder som tillgodoser bostadsbehovet för personer som kommunen har ett särskilt ansvar med hänvisning till 5 i Lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag. Växjö Fastighetsförvaltning AB (Vöfab), lämnar utdelning till VKAB med 10 miljoner kronor för vidareutdelning till Växjö kommun. Utdelning härrör från överskott vid planerad försäljning av fastigheter. Utdelning från VKAB till ägaren avseende räkenskapsåret 2019 sker på 25 miljoner kronor. I kommunens budget för 2018 står följande: Vöfab har sålt kvarteret Ansgarius under 2018 och ska av reavinsten utdela 70 miljoner kronor till VKAB för vidareutdelning till Växjö kommun som anteciperad aktieutdelning Beslutsunderlag Koncernekonomen har den 14 januari 2019 upprättat ett förslag till koncernbidrag till VKAB 2018 samt inkommit med rapport om utdelning till Växjö kommun. Beslutet skickas till För åtgärd Koncernekonomen Dotterbolagen För kännedom Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Ekonomi- och finanschefen 13 (25)

14 10 Dnr Firmatecknare för VKAB Styrelsen för VKAB beslutar att Växjö kommunföretag AB:s firma tecknas av Catharina Winberg, Jon Malmqvist eller Maria Garmer i förening med verkställande direktör (VD) Monica Skagne. Att teckna firman är att bindande skriva under för ett företag. Firmatecknare är de personer som har rätt att skriva under i företagets namn, med rättslig bindande verkan, ensamma eller tillsammans. Ändringar av firmatecknare ska meddelas till Bolagsverket. Beslutet skickas till För åtgärd Kommunjuristen För kännedom Firmatecknarna Kommunstyrelsen Dotterbolagen 14 (25)

15 11 Dnr Fastställande av arbetsordning för styrelsen i Växjö Kommunföretag AB Styrelsen för VKAB fastställer upprättat förslag till arbetsordning för styrelsen i 2019, daterat 11 januari Styrelsen ska årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Beslutsunderlag Upprättat förslag till arbetsordning för styrelsen i Växjö Kommunföretag AB (VKAB) 2019, daterat 11 januari Beslutet skickas till VD för VKAB 15 (25)

16 12 Dnr Sammanträdestider 2019 Styrelsen för VKAB fastställer följande sammanträdestider för 2019: Styrelsesammanträde (vanligtvis kl. 10:00) Beredning (vanligtvis kl. 12:45) 22 januari 14 januari 19 februari 11 februari 19 mars 11 mars 16 april 8 april 29 april (årsstämma) 21 maj 13 maj 18 juni 10 juni 27 augusti 19 augusti 24 september 16 september 15 oktober 7 oktober 19 november 11 november 17 december 9 december Den nyvalda styrelsen för VKAB ska fastställa sina sammanträdestider för Beslutet skickas till För kännedom Kommunstyrelsen Dotterbolagen Kommunens revisorer Kommunjuristen Ekonomikontoret 16 (25)

17 13 Dnr Val av dataskyddsombud för VKAB 1. Styrelsen för VKAB utser Maria Wellmert till dataskyddsombud enligt artikel 37 dataskyddsförordningen, EU 2016/679 (GDPR), för styrelsens personuppgiftsbehandling från och med 22 januari Styrelsen för VKAB noterar att Martin Franssons uppdrag som personuppgiftsombud enligt personuppgiftslagen (PuL) har upphört. 3. Styrelsen för VKAB ger VD i uppdrag att utse en ansvarig kontaktperson för personuppgiftsfrågor inom VKAB. 4. Styrelsen för VKAB beslutar att delegera rätten att besluta om utlämnande av registerutdrag, begäran om rättande, raderande eller blockerande av personuppgifter till VD. 5. Styrelsen för VKAB beslutar att delegera rätten att lämna yttrande till förvaltningsrätt och besluta om överklagande gällande utlämnande av registerutdrag, begäran om rättande, raderande eller blockerande av personuppgifter till VD. 6. Styrelsen för VKAB beslutar att delegera rätten att teckna personuppgiftsbiträdesavtal till VD. 7. VD ska regelbundet rapportera till VKAB om arbetet med behandlingen av personuppgifter. Europeiska Unionen (EU) har beslutat om en ny förordning som innehåller regler för hur man får behandla personuppgifter. Förordningen började gälla den 25 maj 2018 och kallas dataskyddsförordningen eller GDPR. Förordningen gäller i alla EU:s medlemsländer och ersätter nationella regler, som till exempel personuppgiftslagen (PuL) i Sverige. Mycket i dataskyddsförordningen liknar de regler som fanns i den tidigare personuppgiftslagen. På samma sätt som i personuppgiftslagen får man till exempel behandla personuppgifter med stöd av samtycke från de registrerade, för att uppfylla ett avtal eller efter en intresseavvägning. De registrerade har rätt att få information om den personuppgiftsbehandling som sker, och den som behandlar personuppgifter måste ha tillräckliga säkerhetsåtgärder för att uppgifterna skyddas på rätt sätt. Om det är fråga om uppgifter om hälsa, etniskt ursprung, politisk uppfattning eller religiös tro ställs särskilda krav. 17 (25)

18 Beslutet skickas till Datainspektionen För kännedom Säkerhetschefen Dataskyddsombudet Tidigare personuppgiftsombudet 18 (25)

19 14 Dnr Redovisning av dotterbolagens protokoll 2019 Styrelsen för VKAB har tagit del av dotterbolagens styrelseprotokoll. Sekreteraren har sammanställt inkomna protokoll från dotterbolagens senaste styrelsemöten. Beslutsunderlag Styrelseprotokoll Wexnet AB, 15 november 2018 Styrelseprotokoll Videum AB, 12 december 2018 Styrelseprotokoll Växjö Fastighetsförvaltning AB, 12 december 2018 Styrelseprotokoll Vöfab Fastigheter AB, 12 december 2018 Styrelseprotokoll Vöfab Parkering AB, 12 december 2018 Styrelseprotokoll Växjö Energi AB, 12 december 2018 Styrelseprotokoll Växjö Energi Elnät AB, 13 december (25)

20 15 Dnr Redovisning av beslut från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 2019 Styrelsen för VKAB har tagit del av beslut fattade av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Sekreteraren har sammanställt inkomna beslut från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige som styrelsen ska ta del av. Beslutsunderlag Protokollsutdrag kommunfullmäktige 326/2018 Hemställan från Wexnet AB om förvärv av nybildat dotterbolag Protokollsutdrag kommunfullmäktige 336/2018 Avsägelse av uppdrag som ordförande i kommunrevisionen, lekmannarevisor i VKAB/Växjö Kommunföretag AB och Värends Räddningstjänstförbund samt ersättare som lekmannarevisor i J.P. Gustafssons stiftelse Carl-Olof Bengtsson (S) Protokollsutdrag kommunfullmäktige 343/2018 Val av ledamöter och ersättare i nämnder och styrelser med mera inför 2019 Information om förändringar bland förtroendevalda efter val i kommunfullmäktige, 18 december (25)

21 16 Dnr Information från VKAB:s dotterbolag 2019 Styrelsen för VKAB noterar informationen till protokollet. VD informerar styrelsen löpande om vad som är aktuellt i dotterbolagen Videum AB, Vidingehem AB, Växjöbostäder AB, Växjö Energi AB och Växjö Fastighetsförvaltning AB. Beslutsunderlag Monica Skagne, VD, informerar styrelsen om: VKAB:s organisation på tjänstepersonnivå. kommunkoncernens ekonomistyrning. utvecklingskompetens. pilot kring gemensamt upphandlingsstöd för VKAB:s dotterbolag. att PWC är ny revisionsbyrå under perioden 1 maj 2019 till 30 april status, händelser och aktiviteter i VKAB:s fem dotterbolag. 21 (25)

22 17 Dnr Information om fastigheten Pressaren Ärendet utgår från dagens sammanträde. 22 (25)

23 18 Dnr Konsultstöd för om- och tillbyggnad av Växjö Energi AB:s kontorslokaler Styrelsen för tillstyrker anslag för byggherre- och projekteringskostnad om 22 miljoner kronor som en delmängd av bedömda kostnader för projektet i sin helhet. Växjö Energi AB (Veab) är huvudsakligen lokaliserade i egna ägda lokaler i kvarteret Sandvik 1 (Kvarnvägen 35) och kvarteret Flamman 2 (Lantmannavägen 4, Sandviksverket). Verksamheten växer och förändras varför Veabs ledningsgrupp initierade en förstudie under hösten Förstudien har genomförts och olika utvecklingsalternativ har studerats. I ärendet har styrelsen fattat beslut i maj och augusti Beslutet i maj avsåg en fördjupning av förstudien för alternativ 2 ovan det vill säga utbyggnader på Kvarnvägen och ombyggnader i befintliga byggnader på Kvarnvägen och i Sandviksverket. Av Veabs ägardirektiv, beslutat av kommunfullmäktige i 17/2015, framgår att innan bolaget verkställer investeringar överstigande 10 miljoner kronor ska VKAB beredas tillfälle att yttra sig över investeringen samt i övrigt besluta om uppföljning av investeringen ska göras på visst sätt. Beslutsunderlag Styrelsen för Växjö Energi AB har i 43/2018 beslutat att: godkänna en utvidgning av uppdraget från den 24 maj 2018 om en fördjupning av förstudien för alternativ 2, om-och tillbyggnad på Kvarnvägen jämte ombyggnad av kontor på Sandviksverket, till att även omfatta en fördjupning av förstudien för alternativ 3, samlokalisering och ny-och ombyggnader på Sandviksverket. för finansiering av byggherre-och projekteringsorganisationen anslås 22 miljoner kronor som en delmängd av bedömda kostnader för projektet i sin helhet. Upparbetningen beräknas till 12 miljoner kronor 2019, 8 miljoner kronor 2020 och 2 miljoner kronor (25)

24 Beslutet skickas till För åtgärd Växjö Energi AB För kännedom Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen 24 (25)

25 19 Dnr Övrigt Catharina Winberg, ordförande, påminner ledamöterna och ersättarna att anmäla sig till styrelseutbildning. Julia Berg informerar om att hon själv, Robert Nordmark och Anders Göransson från Växjö kommun har blivit valda till kongressombud i SABO (Sveriges Allmännyttiga Bostadsföretag) för perioden (25)