Lite för mycket har hamnat på ordföranderollen just nu. Kombinerad Kassör, Hammargympan, delar av Julmarknaden Var det här vi sa?

Transkript

1 Dagordning/Protokoll avstämningsmöte. Magnus Flodman, Stellan Täck, Andreas Persson, Sofia Hägglund, Camilla Näslund, Håkan Deltagare: Andersson Frånvarande Rosa Nilsson, Louise Jeppson Wullf Mötesdag: Plats: Klubbis i Högbo Protokollförare: Magnus Flodman Dagordning Allmänna statusen Föregående protokoll Gå igenom aktivitetslistan Ekonomi Lön kioskarbetare Loomis Loomis, saknad insättning Kostnad Visma 2019 Arrangemang och aktiviteter HittaUT Kommentarer Lite för mycket har hamnat på ordföranderollen just nu. Kombinerad Kassör, Hammargympan, delar av Julmarknaden Var det här vi sa? Kartor betalda för Västerhällarna samt Sprintkarta Järbo, totalt ca 90 tkr. Lönebidrag 55 kr tidigare. Ska vi justera det till våra jularbetare? Vilken nivå? Tilde har tydligen 75 kr. Kommunals rekommendationer för löner för kommunalt sommarjobb 2016 var: år minst 69 kronor/timme år minst 84 kronor/timme Bankning kan numera skötas via app, Loomis cash manager, räcker med att scanna streckkoden på påsen och mata in belopp. Underlag finns samlat på Loomis. Malin fått kvitto på 5594 kr som skulle satts in på Loomis efter 26 sep men som är borta. Oklart var dessa pengar tagit vägen. Magnus ställt fråga till lena Fjällström om vem som kan ha hanterat pengarna. Lena han betala fakturan innan avtalet sagts upp. Ca 6000 kr. Malin palmberg kollat med Visma men det gick inte att justera då vi redan betalat avgiften. Utlägg beviljat mäkinen/jeppsson Rikslägret. Reseersättning Ersättning Viktor Ivarsson film Högbo Multi.3000 kr Ersättning utlägg Hammarslaget, Ungdomsavslutningen Thomas Ivarsson beviljat. Hur gör vi med alla dessa beslut? Har ordföranden ok från styrelsen? Utlägg Åsa Blixt för kost/logi SM. Boende på Scandic för 2500 kr totalt. Vad säger vi om kostnade Utbetalt utlägg Maja Ingelsson för 25Manna Utlägg Jonas Palmberg för tester. Fråga: Ska OKH betala detta? Utbetalt utlägg Joline Ingelsson för 25Manna Hur ska vi hantera den frågan 2019? Ska temat för 2019 vara HittaUt?

2 Högbo Multi 2019 Kiosk/Bastu Lön kioskarbetare Övriga frågor Status Julmarknaden Kassören sjuk Göranssonska Stiftelserna 2019 Styrande dokument och policys Firmatecknare Fått svar från fredrik, gruppen vill fortsätta driva Högbo Multi och att det görs som ett ungdomsarrangemang. Lena ledighet jul, jag beviljat. Ungdomar som jobbar. Hur gör vi med extrahjälp Lena i samband med jul marknaden? Lena frågar torsdagsgruppen. 55 kr tidigare. Ska vi justera det till våra jularbetare? Vilken nivå? Tilde har tydligen 75 kr. Kommunals rekommendationer för löner för kommunalt sommarjobb 2016 var: år minst 69 kronor/timme år minst 84 kronor/timme Hur är personalläget? Vad saknas? -Malin palmberg (Sandvikens Bygmaskiner) kan sköta räkningar men det visade sig att lena alltid betalar dom, sedan lämnar hon underlaget vidare till Malin Palmberg =>Räkningar är alltså ok. lena ser till att underlagen kommer till Malin. Eventuella utbetalning till medlemmar kommer Lena Hantera -Lönebidrag Arbetsförmedlingen. Magnus kontaktade Eva Dellö, , eva. dello@arbetsformedlingen.se. Vi ska lämna in underlag. För vidare kontakt med arbetsförmedlingen=>arb.förm ekonomi, 0771/ =>Uppdatering: Har fått tillgång till Rekvrera. Underlag ska skickas in digitalt from Ledig dag före Allhelgona samt Allhelgons=>Torsdagsgruppen löser fredagen och inlejda ungdomar löser helgen. -Löneutbetalning, finns program på Rosas dator, Finns pengar på kontot men behöver sälja lite fonder för. Behöver ha ca 30 tkr på kontot. Lenas lön ca kr efter skatt. =>Magnus pratar med Jocke som gjorde en överföring =>Uppdatering Malin Palmberg gjort en kopia på sin egen dator då Sandvikens Byggmaskiner använder samma program. Ansökan inskickad av Magnus. Underlag finns på Gmail. Ärendenummer SG Var finns de undertecknade stadgarna för OK hammaren? Policydokument? Borde finnas en del kring detta på vår hemsida. Vi behöver samla ihop dessa och spara ned dom på rätt ställe. Magnus Flodman och Stellan Täck Firmatecknare för OK Hammaren

3 Ny Kassör och arbetsuppgifter Kassörsarbete just nu Vilka delar av Rosas arbete har vi inte löst? Lönebidrag Kanslist Rapatac 2019 Rosa sjuk. Svårt att se om och när hon kommer tillbaka. Valberedningen måste kallas in. =>Gjordes i början av nov 2018 Kassörens uppgifter: -Kontrollera fakturor mot inbetalda belopp på OK Hammarens bankgiro -Överlämna inbetalade fakturor med kontoutdrag till Malin Palmberg som bokför -Avstämning bokföring med Malin Palmberg. Controllerfunktion -Överföra utlägg från internetbanken till medlemmar. Kassör eller ordförande -Kontrollera inbetalda medlemsavgifter i Swedbank och skicka info till Lena på Klubbis. -Hämta fakturor hos Lena i Klubbis -Kontaktperson (personalvård) till kanslisten (blomma till jul tex) -Hjälpa till att rekrytera sommarjobbare till kiosken -Delansvarig kioskgrupper -Ingå i styrelsen -Presentera ekonomisk rapport på styrelsemötena genom uttdrag från Swedbank. Hur hanterar vi kassörsarbetet nu när vi inte har en kassör? -Räkna kassor? -Banka pengar? -Malins Palmbergs roll? =>Bokför och rådgivare -Lena och Rosa betalar fakturor, ibland har Jocke gjort det. Lönebidrag måste from sökas digitalt. Magnus fått inlogg till Rekvirera: CT_ORIG_URL=https%3A%2F%2Frekvirera.arbetsformedlingen.se%3A443%2F Magnus mötte Håkan Larsson (hakan.larsson@rapatac.se) Vill ha ett samarbete med olika föreningar. Möjliga OKH-aktiviteter med Rapatac: -Invigning aug SI-bana utanför rapatac alt att vi karterar lekparken och har en bana där -Rapatac ut på träningar/tävlingar/skärmjakter? Behöver ha en kontaktperson vid de tillfällen som viar hur de ska hantera detta. Hur gör vi med SI-pinnar? rapatac köper egna? -Kartera Rapatacs lokaler? Ge uppdraget til några ungdomar. ha inomhus-ol i Rapatacs lokaler. Kan vi söka bidrag från Göransonska/SISU för denna del? -Träning stadsorientering Nya Bruket/Stadsparken och bjuda in Rapatac? -HittaUt Bjuda in Rapatac till särskilda tillfällen då vi ger utbildning? Bjuda in dom vid kontrollutsläpp och göra en träning i samband med det? -ha utbildning lägga orienteringsbanor på Rapatac? -Vilka intäkter vill/behöver OKH ha för detta?

4 Möte Jocke Ingelsson GOF Föreningsledarträff nov 2018 Ev ny design på Klubbjacka Höstmötet Funktionärslista OKH Vision OKH - Kassarapporter =>Korrigeras av Lena Fjällström som kontrollerar och korrigerar dom i det fall det behövs. Underlag sedan vdare till Malin Palmberg för bokföring. - Ej betalda fakturor =>Oklart vilka dessa är men det finns underlag hos Rosa som Jocke ska se till att komma över när Rosa är lite piggare. - Lönebidrag från arbetsförmedling okt =>Magnus ringer även arbetsförmedlingen =>Gjort - Utlägg =>181125: De flesta är fjorde men Åsa Blixt saknar fortfarande för SM-tävlingar. Underlag kan finnas hos Malin Palmberg. -Pärmen som Jocke lämnade till Malin Palmberg. Är den kvar där? Där ligger nämligen utlägg som medlemmar gjort till OKH. -Distriktsmatchen. OK Hammaren beslutade på nov Höstmötet 2018 att vi kommer hjälpa till med arrangemanget 2019, men därefter så beslutar vi att OKH inte längre kommer att delta i Distriktsmatchen. Vi vill prioritera andra aktiviteter och det ligger helt fel säsongsmässigt (mitt i veckan, mitt i semestern, nära O-Ringen och Ungdomens 10Mila) -OK Hammaren arrangerar HittaUT i Sandviken har kommit anteckningar från Föreningsledarträffen. Missade punkten på Höstmötet. Hur hanterar vi frågan? Ny undersökning funktionärer okh Funktionärslista, hur går vi vidare? Parkering eller även för andra arrangemang? Bygga ut Aktivitetsgrupperna. Skapa Funktionärsgrupper i administrationen? Hur förankrar vi beslutet? På Årsmötet? Framtidsarbetet. Visionen. Var finns det sparat? Hur går vi vidare med det arbetet? Hur vill vi göra med kiosken framöver? Infobrev från styrelsen/tränargruppen Skolorientering? Kläder Skärmar Gästriklands Idrottsgala Närtävlingar och ekonomisk redovisning 2019 Ny kartskala från HD45 mm Info från Föreningsledarträffen SM i Hälsingland GDPR Alkoholpolicy Infobrev från tränargruppen till föräldrarna - Malin S mailar mall Erbjuda skolorna banor? Vi lägger banor och sätter ut kontroller som sitter ute en vecka. Ungdomsrådet önskar pannband Skaffa skärmar till olika grupper. Ska styrelsen i OK Hammaren gå? 11 april 2019 Närtävlingar ska redovisas i Eventor. Tävlingar som genererar intäkter på >2500 kr ska betala in avgift till SOFT. Förankra detta med OKH. Info från Föreningsledarträffen Minnesanteckningar. Vissa delar behöver ut som info till Klubben, främst punkten ovan om kartsk Styrelsen önskar avböja arrangemangsansvaret för att fokusera på egna arrangemang.

5 Gemensam resa till 10-mila i Skåne tillsammans med Gästrikland Eventuellt kommer OKH att åka med ett damlag till 10-mila. Aktiviteter som uppkommit på mötet Uppkom [datum] Aktivitet Reseersättnigsblankett Policy för reseersättning HittaUT Högbo Multi Kassörens uppgifter Sommarkaslisten/kassören/betala räkningar under sommaren Magnus skall skicka ut Föreningsledarträffsprotkollet till styrelsen Funktionärslista för midsommarparkeringen Nästa möte 17 januari 2019

6 Dagordning/Protokoll avstämningsmöte Deltagare: Frånvarande Mötesdag: Plats: Protokollförare: Dagordning Allmänna statusen Beslut Magnus försöker att delegera ut fler arbetsuppgifter på oss andra. Föregående protokoll Gå igenom aktivitetslistan Ekonomi Lön kioskarbetare Loomis Loomis, saknad insättning Kostnad Visma 2019 Arrangemang och aktiviteter HittaUT Hammarslaget skall arrangeras på Västerhällarna i vår. Styrelsen beslutade att höja lönerna till de ungdomar som arbetar i kiosken. Vi skall se över lönenivåerna inför sommaren. Nu till juldagarna skall vi erbjuda 75kr/timme. Magnus kommer att sköta bankningen. Sofia kommer att sköta "postgången" mellan Kiosken och Malin Palmberg. Sofia kommer att leverera posten på torsdagar. Magnus skall prata med Rosa om hon kan tänkas ha den påsen hemma. Detta är surt. Vi måste tyvärr måste ta denna utgiften. Magnus skall meddela Lena att samla ihop alla ansökningar och lämna till styrelsen för diskussion inför ersättning. OK. Styrelsen avslår utlägget för Majas 25-manna ersättning. OKH Mtb betalar ut detta från sin budget. Styrelsen avslår utlägget för Jolines 25-manna ersättning. Vi bjuder in HittaUT-gruppen till nästa styrelsemöte. OKH skall prioritera så att HittaUt-projektet startas och kommer igång.

7 Högbo Multi 2019 Kiosk/Bastu Högbo Multi kommer att arrangeras Inget "frikort" för parkeringen eller andra arrangemang. Lön kioskarbetare Övriga frågor Status Julmarknaden Det saknas folk på parkeringen. Det saknas en tomte under julmarknaden. Det saknas även lite nissar... Kassören sjuk Göranssonska Stiftelserna 2019 Styrande dokument och policys Firmatecknare

8 Ny Kassör och arbetsuppgifter Sofia skall förtydliga kassörens uppgifter. Se aktivitetslistan. Kassörsarbete just nu Vilka delar av Rosas arbete har vi inte löst? Magnus pratar med Jocke. Sofia skall "banka" pengar Lönebidrag Kanslist Rapatac 2019

9 Möte Jocke Ingelsson GOF Föreningsledarträff nov 2018 Ev ny design på Klubbjacka Höstmötet Funktionärslista OKH Styrelsen beslutar att vi skall ta fram en ny klubbjacka enligt Alternativ 1. Modell Advance. Det spräckliga från alternativ 3. Byte av teckensnitt. Nästa möte Vi tar fram en funktionärslista Vision OKH Vi bordlägger denna fråga till nästa möte. Infobrev från styrelsen/tränargruppen Skolorientering? Kläder Skärmar Gästriklands Idrottsgala Närtävlingar och ekonomisk redovisning 2019 Ny kartskala från HD45 mm Info från Föreningsledarträffen SM i Hälsingland GDPR Alkoholpolicy Träningsgruppen jobbar med denna fråga. Sofia bestämmer Beslut taget. Träningsgruppen skall ansvara för inköp. Styrelsen går på detta istället för "sommaravslutningen". Respektive får följa med, men betalar själv. Övergångsperiod Fram till 30 juni 2019 gäller en övergångsperiod, vilket betyder att det fram till dess är tillåtet för arrangören att tillämpa Stellan lägger ut dessa på hemsidan Stellan lägger ut dessa på hemsidan

10 Gemensam resa till 10-mila i Skåne tillsammans med Gästrikland Aktiviteter som uppkommit på m Uppkom [datum] Kommentar Ansvarig [Namn] Klart senast [datum] Sofia skall göra ett nytt utkast. Måste ses över. Gemensam resa bil med flera deltagare ok. Inte egen res med tåg/flyg/buss om inte särskilt beslut tagits av styrelsen. Andreas skall kolla med HittaUT-gruppen vad som behöver göras inför årskiftet. Magnus skall förankra med Fredrik vilka "villkor" OKH har. Sofia skall se över kassörens uppgifter. Styrelsen måste se över rutinerna inför nästa sommar

11 Dagordning/Protokoll avstämningsmöte Deltagare: Frånvarande Mötesdag: Plats: Protokollförare: Dagordning Allmänna statusen Föregående protokoll Gå igenom aktivitetslistan Ekonomi Lön kioskarbetare Loomis Loomis, saknad insättning Kostnad Visma 2019 Arrangemang och aktiviteter HittaUT

12 Högbo Multi 2019 Kiosk/Bastu Lön kioskarbetare Övriga frågor Status Julmarknaden Kassören sjuk Göranssonska Stiftelserna 2019 Styrande dokument och policys Firmatecknare

13 Ny Kassör och arbetsuppgifter Kassörsarbete just nu Vilka delar av Rosas arbete har vi inte löst? Lönebidrag Kanslist Rapatac 2019

14 Möte Jocke Ingelsson GOF Föreningsledarträff nov 2018 Ev ny design på Klubbjacka Höstmötet Funktionärslista OKH Vision OKH Infobrev från styrelsen/tränargruppen Skolorientering? Kläder Skärmar Gästriklands Idrottsgala Närtävlingar och ekonomisk redovisning 2019 Ny kartskala från HD45 mm Info från Föreningsledarträffen SM i Hälsingland GDPR Alkoholpolicy de skalor som gäller i nuvarande regelverk.

15 Gemensam resa till 10-mila i Skåne tillsammans med Gästrikland Aktiviteter som uppkommit på m Uppkom [datum]