Allmänna statusen Föregående protokoll Gå igenom aktivitetslistan Ekonomi

Transkript

1 Dagordning/Protokoll avstämningsmöte. Andreas Persson, Magnus Flodman, Sofia Hägglund, Håkan Andersson, Louise Jeppson Wullf Deltagare: & Stellan Täck. Inbjuden på mötet är också Björn Ljunggren. Frånvarande Andreas Lingers, Camilla Näslund Mötesdag: Plats: Högbo Bruk Protokollförare: Stellan Täck, Magnus Flodman Dagordning Allmänna statusen Föregående protokoll Gå igenom aktivitetslistan Ekonomi Ekonomirapport För kännedom styrelsen Kommentarer Var det här vi sa? Aktuellt resultat från Malin Palmberg Göranssonska stiftelserna OKH fått bidrag på kr för verksamhetsåret Sandvikens kommun OKH fått bidrag Föreningsstöd på kr från Sandvikens kommun för 2019 =>Har vi fått till Policydokumenten på hemsidan? Julmarknad 2018 Intäkterna uppgick till ca kr. Hur löser vi julmarknaden om två år när Lena går i pension. LOK Fyllnadsutbetalning för kr för LOK-pengar som var kvar för OK Hammaren ökar lönen för sommarvikarierna till kiosken med minst 27% till 70kr-/timme. Sommarvikariernas lön Den ansvarige skall ha 80kr/h. Betalat ut Funktionärskostnader 2018 Totalt kr för Utbetalt Arrangemang och aktiviteter HittaUT Hur ska vi hantera den frågan 2019? Ska temat för 2019 vara HittaUt? Skall vi vara kvar i Högbo? Skall vi behålla julmarknaden? Skall vi behålla parkeringen? Styrelsen i OKH arbeta för att ta bort kiosken. Vi vill behålla klubblokalen och julmarknaden. Kiosk/Bastu Magnus och Håkan skall träffa Arne för att starta en diskussion om hur förändringen kan ske. Det är viktigt för oss att ha kvar gemenskapen i en klubblokal. Vi måste prioritera OK Hammarens egen verksamhet och orientering före kiosken. Ungdomskommittén Banläggargruppen träffas på måndag den 21/1 för att planera årets träningar.

2 Tekniska kommittén Hammarslaget 2019 Närtävlingar och ekonomisk redovisning 2019 Övriga frågor Uppföljning Julmarknaden Styrande dokument och policys Ny Kassör och arbetsuppgifter Kassörsarbete just nu Rapatac 2019 Problem med huvudfunktionärer? Stellan Täck är banläggare på medeldistansen och Fredrik Anhlen är banläggare på sprinten. Tävlingen kommer att gå i Järbo med TC på IP. Närtävlingar ska redovisas i Eventor. Tävlingar som genererar intäkter på >2500 kr ska betala in avgift till SOFT. Förankra detta med OKH. Vad blev utfallet? Vad var bra/dåligt? Var finns de undertecknade stadgarna för OK hammaren? Policydokument? Borde finnas en del kring detta på vår hemsida. Vi behöver samla ihop dessa och spara ned dom på rätt ställe. Rosa sjuk. Svårt att se om och när hon kommer tillbaka. Valberedningen måste kallas in. =>Gjordes i början av nov 2018 Kassörens uppgifter: -Kontrollera fakturor mot inbetalda belopp på OK Hammarens bankgiro -Överlämna inbetalade fakturor med kontoutdrag till Malin Palmberg som bokför -Avstämning bokföring med Malin Palmberg. Controllerfunktion -Överföra utlägg från internetbanken till medlemmar. Kassör eller ordförande -Kontrollera inbetalda medlemsavgifter i Swedbank och skicka info till Lena på Klubbis. -Hämta fakturor hos Lena i Klubbis -Kontaktperson (personalvård) till kanslisten (blomma till jul tex) -Hjälpa till att rekrytera sommarjobbare till kiosken -Delansvarig kioskgrupper -Ingå i styrelsen -Presentera ekonomisk rapport på styrelsemötena genom uttdrag från Swedbank. Hur hanterar vi kassörsarbetet nu när vi inte har en kassör? Har något ytterligare hänt?

3 Vilka åker? Vad ska vi återkoppla gällande Göran Hedmans frågor: -Gemensam Gästrikeresa till 10Mila 2019? Får klubbarna ihop lag eller finns det intresse för kombinationslag? -Gemensam Gästrikeresa till Norrlandsmästerskapet? Finns intresse från OKH? -Förslag på förändringar på DM (se bifogat underlag). GOF Föreningsledarträff i januari GOF årsmöte mars 2019 Ny design på Klubbjacka Höstmötet Funktionärslista OKH Vision OKH Infobrev från styrelsen/tränargruppen Skolorientering? Gästriklands Idrottsgala SM i Hälsingland Gemensam resa till 10-mila i Skåne tillsammans med Gästrikland Elverk Niklas Björk På föreningsledarträffen diskuterade vi hur vi ska få en intressantare DM-stafett som lockar fler deltagare. De synpunkter som togs upp var att banorna var för långa och för svåra. H 21 och D 21 bör kortas ned något. De bör även finnas möjligheter för nybörjare att delta. Jag tog på mig att ta fram ett förslag till förändring av HD 35-klassen. I bilagan finns två förslag. Där finns också ett förslag till en öppen klass. Diskutera förslagen i klubbarna. Vi tar upp diskussionen på Föreningsledarträffen i början på nästa år. Kallelse kommer inom kort Beslut om eventuell förändring av DM-klasserna tar vi på årsmötet i mars. Göran Hedman, ordf GOF Vilka åker? Ska vi skicka in några motioner? Ny undersökning funktionärer okh Funktionärslista, hur går vi vidare? Parkering eller även för andra arrangemang? Bygga ut Aktivitetsgrupperna. Skapa Funktionärsgrupper i administrationen? Hur förankrar vi beslutet? På Årsmötet? Framtidsarbetet. Visionen. Var finns det sparat? Hur går vi vidare med det arbetet? Hur vill vi göra med kiosken framöver? Infobrev från tränargruppen till föräldrarna - Malin S mailar mall Erbjuda skolorna banor? Vi lägger banor och sätter ut kontroller som sitter ute en vecka. Vilka vill följa med? Styrelsen önskar avböja arrangemangsansvaret för att fokusera på egna arrangemang. Eventuellt kommer OKH att åka med ett damlag till 10-mila. Elförsörjningen har varit ett problem. De små elverken har för dålig effekt. Nicklas Björks svärmor Årsmötesdatum OKH 2019 Kläder Nästa möte Torsdagen den 20 februari kl 1730 i Högbo

4 Aktiviteter som uppkommit på mötet Uppkom [datum] Aktivitet Reseersättnigsblankett Policy för reseersättning HittaUT Högbo Multi Kassörens uppgifter Sommarkaslisten/kassören/betala räkningar under sommaren Magnus skall skicka ut Föreningsledarträffsprotkollet till styrelsen Funktionärslista för midsommarparkeringen

5 Dagordning/Protokoll avstämningsmöte Deltagare: Frånvarande Mötesdag: Plats: Protokollförare: Dagordning Allmänna statusen Föregående protokoll Gå igenom aktivitetslistan Ekonomi Ekonomirapport För kännedom styrelsen Göranssonska stiftelserna Sandvikens kommun Julmarknad 2018 LOK Fyllnadsutbetalning för 2017 Sommarvikariernas lön Betalat ut Funktionärskostnader 2018 Arrangemang och aktiviteter HittaUT Beslut Policydokumenten ligger på hemsidan. OK Hammaren ökar lönen för sommarvikarierna till kiosken med minst 27% till 70kr-/timme. Den ansvarige skall ha 80kr/h. Vi behöver bli bättre på att marknadsföra våra områden. Kiosk/Bastu Magnus och Håkan bokar möte tillsammans med Arne på Högbo Bruk. Ungdomskommittén

6 Tekniska kommittén Hammarslaget 2019 Närtävlingar och ekonomisk redovisning 2019 Sofia skall fråga Annika Winterros om att vara tävlingsledare. Viktigt att medlemmarna vet om detta. Övriga frågor Uppföljning Julmarknaden Styrande dokument och policys Vi skall se över och lägga alla policys på samma ställe på hemsidan. Ny Kassör och arbetsuppgifter Sofia skall förtydliga kassörens uppgifter. Se aktivitetslistan. Kassörsarbete just nu Rapatac 2019 Malin Palmberg kommer att gå in som kassör. Inget nytt sedan förra mötet.

7 GOF Föreningsledarträff i januari Magnus och Stellan åker på årsmöte. OKH kommer inte att åka med något herrlag eller ungdomslag på 10-mila. OK Hammaren åker troligen med ett damlag. GOF årsmöte mars 2019 Ny design på Klubbjacka Höstmötet Funktionärslista OKH Vi tar fram en funktionärslista Vision OKH Infobrev från styrelsen/tränargruppen Skolorientering? Gästriklands Idrottsgala SM i Hälsingland Gemensam resa till 10-mila i Skåne tillsammans med Gästrikland Elverk Niklas Björk Årsmötesdatum OKH 2019 Kläder Nästa möte Vi bordlägger denna fråga till nästa möte. Träningsgruppen jobbar med denna fråga. HItta UT ersätter detta. Styrelsen räknar med att gå. respektive får följa med, men betalar själv. Vi beslutar att inte vara funktionärer på SM. Vi kommer att åka med ett damlag. Styrelsen beslutar att OKH köper det. Preliminärt den 13 mars klockan OKH bjuder på smörgåstårta. Föranmälan krävs. Stellan bokar lokalen Verket på Göransson Arena. Sofia ansvarar för detta. Samma varor som förra året, men med ny jacka och pannband enligt förslag.

8 Aktiviteter som uppkommit på m Uppkom [datum] Kommentar Ansvarig [Namn] Klart senast [datum] Sofia skall göra ett nytt utkast. Måste ses över. Gemensam resa bil med flera deltagare ok. Inte egen res med tåg/flyg/buss om inte särskilt beslut tagits av styrelsen. Andreas skall kolla med HittaUT-gruppen vad som behöver göras inför årskiftet. Magnus skall förankra med Fredrik vilka "villkor" OKH har. Sofia skall se över kassörens uppgifter. Styrelsen måste se över rutinerna inför nästa sommar

9 Dagordning/Protokoll avstämningsmöte Deltagare: Frånvarande Mötesdag: Plats: Protokollförare: Dagordning Allmänna statusen Föregående protokoll Gå igenom aktivitetslistan Ekonomi Ekonomirapport För kännedom styrelsen Göranssonska stiftelserna Sandvikens kommun Julmarknad 2018 LOK Fyllnadsutbetalning för 2017 Sommarvikariernas lön Betalat ut Funktionärskostnader 2018 Arrangemang och aktiviteter HittaUT Kiosk/Bastu Ungdomskommittén

10 Tekniska kommittén Hammarslaget 2019 Närtävlingar och ekonomisk redovisning 2019 Övriga frågor Uppföljning Julmarknaden Styrande dokument och policys Ny Kassör och arbetsuppgifter Kassörsarbete just nu Rapatac 2019

11 GOF Föreningsledarträff i januari GOF årsmöte mars 2019 Ny design på Klubbjacka Höstmötet Funktionärslista OKH Vision OKH Infobrev från styrelsen/tränargruppen Skolorientering? Gästriklands Idrottsgala SM i Hälsingland Gemensam resa till 10-mila i Skåne tillsammans med Gästrikland Elverk Niklas Björk Årsmötesdatum OKH 2019 Kläder Nästa möte

12 Aktiviteter som uppkommit på m Uppkom [datum]