Mötesprotokoll från Djarfurs styrelsemöte

Transkript

1 Mötesprotokoll från Djarfurs styrelsemöte Närvarande: Erica Hjelm Hans Ericson Sjöstrand Andersson osengren Åkesson Sofie Falkman Lena Hedlund Giesela Edström Louice Sporrsäter Ej närvarande: Suzanne Adamsson Nathalie Andersson 1. öppnade mötet och hälsade alla välkomna till Björmannehög. 2. Dagordningen Punkten att publicera läggs till, denna gång som 8a. 3. Val av justerare Erica Hjelm valdes till justerare. 4. Föregående mötesprotokoll Inget att ta upp på föregående protokoll. 5. Kassaärenden Just nu har vi :- på kontot. T-shirtarna är betalda. Inga fakturor har inkommit för tävlingen. 130 medlemmar har betalat in medlemsavgift. Några av de medlemmar som bor i södra Halland har gått över till Falki, vilket vi ser som naturligt. En orsak till att vi ändå har så pass mycket pengar på kontot är att vi inte har haft några kostnader för Djarfurbladet hittills. Lena flaggar för att hon vill avgå till nästa år. Valberedningen förvarnas redan nu! Budget Hans har gjort en budget, som dock inte presenterades på mötet eftersom han glömt den hemma. Den kommer att mailas ut till styrelsen för synpunkter. Årets budget får ses som en mall för kommande år. Ca 90% av budgeten har gått åt till Djarfurbladet (tryckning och porto)! Styrelsen anser att det är väl använda pengar, eftersom tidningen varit mycket uppskattad. Antalet medlemmar och det ekonomiska resultatet från tävlingarna har stort utslag på budgeten. Tävlingarna bör ha ett budgettänk. Man har möjlighet att påverka det ekonomiska resultatet genom val av tävlingsplats, tävlingsdag mm. Hans har gått tillbaka fem år i boksluten, och det som hoppar mest upp och ner resultatmässigt är tävlingarna. I räkneexemplet har han gjort ett genomsnitt som ger 5000:- plus. Tävlingskommittéansvarig bör bjudas in till de styrelsemöten där tävlingarna skall diskuteras. Styrelsen vill kunna påverka när och var tävlingarna hålls, samt budgeten. 1(7)

2 Djarfur Open är en tävling vi har möjlighet att tjäna pengar på, medan KM är till för medlemmarna och kan få kosta. 6. Info från SIF Ingen info från SIF. har fått protokoll från styrelsemötena, men de har inte innehållit något av värde att informera om. 7. Info från Vestur Ingen info från Vestur. Just nu genomförs ett antal tävlingar. 8. Djarfurbladet Lägesrapport Bra jobbat av Sofie och Giesela med att sätta ihop och distribuera Djarfurbladet Light! Många har återmatat positiva synpunkter. Den nya enkla layouten upplevs som helt OK. Sofie kan tänka sig att fortsätta att sätta ihop Djarfurbladet, men vill inte hålla på och tjata ihop material. Det tar för mycket tid. Klubben äger en skrivare som kan användas för utskrift, om så är. Eventuellt kan en bättre skrivare köpas in. Giesela har mailat tidningen till alla som vi hade mailadress till, och skrev att de skulle höra av sig om de vill ha tidningen i pappersformat i stället. Elektronisk tidning sparar mycket resurser för klubben. Alla som var medlemmar förra året har fått utskicket, för att i någon mån påminna den som eventuellt fortfarande glömt betala medlemsavgiften. Deadline för nästa Djarfurblad: 15 juli. Måste vara klar för tryck senast 27/7. 8a) Att publicera: -Kvällstävlingar? Lite nytt upplägg, alla typer av klasser kommer att vara med på alla tävlingarna. -Ungdomsinfo från Louise -Sara Nilsson på Ungdoms VM 9. Hemsidan Det är väldigt mycket skräpreklam på hemsidan just nu, vilket är mycket jobbigt. Styrelsen är positiv till att skaffa en egen domän. Hemsidan fungerer för övrigt just nu mycket bra! Tack Åsa! 10. Info från tävlingskommittén Djarfur Open gick av stapeln 6 maj på Falkis bana. Det var ovanligt få startande ekipage, varför det kunde hållas som en endagstävling. Förra året låg Djarfur Open tidigare, vilket troligen gjorde att den drog fler startande. Kan vara något att tänka på till nästa år. Plus att det måste bestämmas plats mycket snabbare. Kommittéansvarig bjuds in till nästa möte. Nu är det läge att bestämma var KM skall hållas. Styrelsen anser att Falki var en engångsföreteelse, så det alternativ som ligger närmast till hands är Säve. Kan vi vara på Anderssons gård så är det dock att föredra. Djarfur har en del i Säve genom Vestur, och banan är billig att använda. 2(7)

3 Troligen kommer vi inte att kunna vara på Bräcke mer, eftersom det inte finns plats för parkering och hagar. 11. Verksamhetskommittén Erica har fått två mail med förslag på aktiviteter. Strandritt i Falkenberg är ett förslag som låter kul, men får tas till hösten pga att stranden är stängd sommartid. Hans har haft svårt att hitta ett datum för skogstur i Rigortorpet, men vi sa att två alternativa datum på en vardag i närzonen läggs ut på hemsidan snarast. Förstahandsförslaget är nationaldagen 6 juni. Kurs i sits och inverkan (som den som ungdomarna hade) önskas. Erica gör en inbjudan som läggs på hemsidan. 12. Ungdomsfrågor och Suzanne var på ett ungdomsmöte med Vestur. Mötet handlade mest om de pengar som ungdomarna samlar ihop via aktivitetsbidragen. Mötet upplevdes som otydligt och veligt. Den fråga som diskuterades mycket var hur och när man kryssar i blanketterna för ungdomsbidrag. Ungdom är man upp till 25 år, och Vestur måste ha 300 ungdomar för att det skall bli något. Otydligt vilka regler som gäller. Alla aktiviteter utom tävling och mer än 4 timmar har det sagts, men Louise tror inte att det gäller när barnen bara är i stallet, i alla fall inte om det är på en ridskola. Louise skickar ut reglerna, så får vi försöka läsa oss till vad som gäller. läser extra noga med juristögonen. Vestur fick in :- på dessa bidrag förra året :- gick till Säve-banan. Pengarna kommer inte att delas ut med automatik i fortsättningen, utan klubbarna skall äska pengar från Vestur. Louise har tagit på sig att försöka få ihop en buss för Vestur-ungdomarna till SM på Wången. Ungdomarna efterfrågar en träff i månaden för att få rida på Sävebanan. Förslagsvis att en klubb ansvarar per gång. Dock var det ingen som nappade på det på ungdomsmötet. tar upp frågan med Suzanne som får ta med det till Vestur. Ritt med övernattning planeras till i augusti. Under sommarhalvåret kommer Louise inte att arrangera några ungdomsaktiviteter, för det är mycket tävlingar och ungdomarna träffar varandra ändå. 13. Materialfrågor T-shirtar har kommit hem! Pris 60:- för barnstorlek, 80:- för vuxen. Inventering planeras till halvårsskiftet. Beslut på eventuella inköp tas utanför mötet om det behövs. Klistermärken skulle behöva tas fram. Kollas upp. 14. Islandshästens dag Dag är bestämd till 27 augusti, grusplanen bokad. El och vatten tas från ishallen. Finns möjlighet att låna toaletter där? 3(7)

4 Vi känner ett akut behov av att utöka arbetsgruppen! Sponsring med lotterivinster kan alla hjälpa till med. Lotterivinster av alla typer önskas, eftersom publiken inte är hästmänniskor. Alla sponsorer erbjuds exponering, t ex genom skyltar där vi tackar sponsorerna. 15. AP-listan (nya punkter och uppföljning) Se nedan. 16. Nästa möte (plats& tid) Söndag 13 augusti kl hos Lena i Frillesås. Vägbeskrivning kommer, samåkning ordnas. Ring om du vill samåka! 17. Övriga frågor Mötet avslutas $3OLVWDGrå = stängd $3QU 5XEULN 6WDWXV $QVYDULJ :3 Kolla priset för att hyra grusplanen vid sim/ishallen i Kungsbacka för Islandshästens dag. 6YDUNu har kommunen lämnat besked: De tycker det verkar vara ett trevligt arrangemang och ställer sig positiva till detta. Den 26/8 är redan bokad av Bouleklubben, fram till tiden på kvällen. Den 27 är ledigt, men då kan vi inte förbereda på plats förrän efter boulemänniskorna har försvunnit. De kommer dock ha en av bajamajorna på plats. Den 3/9 är också ledigt. Kostnaden för att hyra grusplanen är 231 kr/timme. Kontaktperson på kommunen för detta är Kristina Johansson, tel :1 Gör en budget för verksamhetsåret Presenteras på nästa möte. Bokat och klart Pågår. Mailas ut för beaktande. Eva B Hans :3 Ragga runt för att få tag i cafésamordnare. Ev Marie Caiman till hösten. ber henne rigna 4(7)

5 $3QU 5XEULN 6WDWXV $QVYDULJ :5 Lägg ut en annons på hemsidan för att hitta samordnare för caféet :8 Skriv en text om verksamhetskommittén och om fritidsridning för hemsidan :9 Plocka ihop giveaways till tävlingskommittén att användas för att ges till domare. kontaktar Ulrika :1 Stor blänkare behövs på hemsidan om att alla som inte betalat sina medlemsavgifter skall göra det snarast. Louise kontaktar Åsa om det :2 Påminnelsebrev om medlemsavgiften skrivs och skickas ut tillsammans med nyhetsbrevet ( Djarfurbladet ) :3 Maila ut protokollet från riksårsmötet till styrelsen, samt se till att det läggs på hemsidan :4 Be Ulrika skriva information från tävlingskommittén för tidningen :5 Skriv information från ungdomskommittén för tidningen :6 Skriv information från verksamhetskommittén för tidningen :7 Skriv upprop om funktionärer till Djarfur Open för tidningen Klar Erica klar. Hans ej klar. När datorn funkar., dock har Ulrika inte skrivit något ännu. Blir till nästa nr. Klar Stängd Erica, Hans Erica :8 Skriv ord från ordföranden för tidningen :9 Skriv en presentation om dig själv och din roll i styrelsen för tidningen. Skicka även texten till Åsa Adler för publicering på hemsidan :10 Den planerade putstävlingen datumsätts snarast och.info läggs ut på webben till halvklart, mestadel oklart. - Till hösten Alla 5(7)

6 $3QU 5XEULN 6WDWXV $QVYDULJ :11 Bestäm antal/storlek på T-shirtarna, antal ca 100 st. Beställs snarast :12 Kallelse till nästa möte om islandshästens dag läggs ut på hemsidan: 18/4 kl i Stall Klevsvik :1 Maila ut budgeten. Hans :2 Be tävlingskommittén göra en budget för nästa tävling att användas som beslutsunderlag och mall för kommande tävlingar :3 Bjud in Ulrika för att berätta om tävlingskommitténs verksamhet :4 Meddela valberedningen att en ny kassör behövs till nästa verksamhetsår :5 Alla som har möjlighet kollar upp vad de har för skrivare, toner, papper mm som kan bidra till att printa ut Djarfurbladet :6 Kolla vad som gäller för ungdomsbidragen. Lusläs reglerna! :7 Prata med Suzanne om önskemålet om kvällsträning för ungdomarna en gång i månaden på Sävebanan. Alla :8 Inventering till halvårsskiftet genomförs! :9 Inköp av klistermärken undersöks :10 Kontakta Nathalie om kvällstävlingar och skriv för tidningen :11 Be Linnea skriva rapport från ungdomsaktiviteter för tidningen. Erica :12 Lägg ut inbjudan till ridtur vid Rigortorpet snarast. Hans :13 Lägg ut inbjudan till kurs i sits och inverkning på hemsidan. Erica 6(7)

7 %HVOXWVORJJ %HVOXWQU 5XEULN :1 Inköp av 50 klubbtröjor i fleece :2 Inköp av tre DVD-filmer (tänder och Bennis två filmer) :1 3600:- låses för ungdomarna under år Pengar som ej utnyttjats under året går till klubbens kassa vid årsskiftet :2 I den mån snabba beslut behöver fattas har ordföranden mandat att fatta dessa själv. Ordföranden kan konsultera hela eller delar av styrelsen :3 Beslut att lägga ut styrelseprotokoll på hemsidan :1 Beslut om att godkänna bokföringsorder på handkassa som ej funnits hos kassören, sammanlagt 1039: :2 Beslut om att köpa in 100st T-shirts :1 Beslut att Djarfur skaffar en egen hemsidedomän. Vid tangentbordet: Andersson (sekreterare) Justeras: (ULFD+MHOP 7(7)