blanketter för ungdomsbidrag

Transkript

1 Mötesprotokoll från Djarfurs styrelsemöte Närvarande: Erica Hjelm Hans Ericson Sjöstrand Andersson Louise Rosengren Monica Åkesson Nathalie Andersson Sofie Falkman Suzanne Adamsson Ej närvarande: Louice Sporrsäter Lena Hedlund Giesela Edström 1. öppnade mötet och hälsade alla välkomna till Noas. 2. Dagordningen fanns utskickad i vederbörlig ordning, och godkändes efter mindre justeringar. Punkterna Övrigt och Information från Vestur lades till. Till nästa möte kommer en egen punkt om ungdomarna att tillkomma. 3. Monica Åkesson valdes till justerare. 4. Föregående mötes protokoll Tillägg till årsmötesprotokollet: Vid årsmötet valdes fyra representanter för Djarfur till riksårsmötet. Efter mötet framkom att en av de valda, Fredrik Mononen, vid tillfället för årsmötet inte var medlem i Djarfur. Efter diskussion och omröstning fann styrelsen valet ogiltigt, varför en av reserverna inträder i Fredriks ställe. Inför nästa årsmöte föreslår styrelsen att fler poster utannonseras före mötet, bl a deltagare till riksårsmötet. Detta för att undvika att denna situation uppkommer igen, och för att ge möjlighet för intresserade att anmäla sitt intresse även om man inte kan vara med på Djarfurs årsmöte. 5. Val av vice ordförande till föreningen Vice ordförandens uppgift är att hoppa in om ordinarie ordföranden inte kan närvara. Sofie Falkman valdes till vice ordförande. 6. Fördelning av ansvarsområden (inom styrelsen och ut mot kommittéerna) Erica Hjelm verksamhetssamordnare Andersson - materialansvarig Louise Rosengren - ungdomsansvarig Monica Åkesson kontaktperson mot tävlingskommittén Sofie Falkman vice ordförande Suzanne Adamson kontaktperson mot Vestur, rapportansvarig för ungdomsbidrag 7. Kassaärenden (firmateckning, ungdomspengar, budget för året) Kassören var ej närvarande på mötet. Vi har :- i kassan. Suzanne lämnade ut blanketter för ungdomsbidrag. Bidrag utgår för alla aktiviteter där barn och ungdomar under 24 år deltar utom lektion, tävling och träning. Ifyllda blanketter samordnas av Suzanne och lämnas till Vestur. 1(6)

2 Louise R vill låsa ungdomarnas pengar för aktiviteter för ungdomarna. Förslag att ta undan pengar för ungdomarna under år Pengar som ej utnyttjats under året går tillbaka till klubbens kassa vid årsskiftet. Styrelsen beslutade att avsätta 3600:- (= bidraget från Vestur) för Hans Ericson kan hjälpa till med en budget för verksamhetsåret Presenteras på nästa möte. Frågan om klubbens firmateckning måste lösas. mailar protokollutdraget från förra året till, som gör motsvarande protokollutdrag från årsmötet för i år. Detta skall lämnas till banken. Sekreteraren önskar frimärkskassa. Tar det med kassören. 8. Info från SIF / Årsmötesfrågor har endast fått mycket lite information från SIF ännu så länge, bl a ett tillägg till årsmöteshandlingarna. Dessa finns även på SIF:s hemsida. Deltagande vid årsmötet: Vi får skicka 1 pers/påbörjat 50-tal medlemmar = 4 deltagare från Djarfur. SIF bidrar med 1000:-/person för resa och uppehälle, resten står Djarfur för. Mötet brukar dra ut på tiden och slutar sent på kvällen, varför övernattning är nödvändigt för dem som deltar. Hans Ericsson, Lena Hedlund, Nathalie Andersson och Sara Nilsson alternativt Erica Hjelm åker. Erica meddelar vem av de två som åker. Årsmötesrepresentanterna kollar upp billigaste rese- och boendealternativ och meddelar. 9. Information från Vestur Vestur tar gärna emot förslag på aktiviteter. Djarfur har lämnat ett förslag att arrangera föreläsning om avel med Maggan Pålsson. Ytterligare ett förslag är att anordna föreläsning om mental träning med Mikael Södermalm. Infrastrukturen runt bananläggningen på Säve är under utveckling. Det hela skall vara klart om ca 3-4 år enligt planeringen. Vi som klubb får låna banan för 1000:-/dag. 10. Djarfurbladet Nathalie meddelade att Fredrik Mononen kan tänka sig att sammanställa tidningen. Dock har han inga bra kontakter med tryck osv., men det kan Eva Lind hjälpa till med. En fråga kom om hur annonseringen har gått till, även detta får Eva svara på. Titti Hall har tidigare meddelat att hon vill vara med i en redaktionsgrupp. Även styrelsen har ett ansvar att få ut information till medlemmarna. Tryckalternativ för tidningen bör kollas upp för att säkerställa att det billigaste alternativet används. Tidningen har kostat ca 10:-/st inkl porto. Eventuellt kan man undersöka om medlemmar kan tänka sig att få tidningen som pdf-fil i stället för hårdvara. Detta skulle spara pengar åt klubben. Tyngsta biten är att få in material till tidningen! Här får styrelsen hjälpa till tills redaktionsgruppen är uppe på banan. Nathalie sammanför Titti, Fredrik och Eva L. Tillsvidare får info från styrelsen gå ut på hemsidan. 2(6)

3 11. Hemsidan Åsa Adler sköter hemsidan. Hon är dock beroende av att vi bidrar med info som hon kan lägga ut. 12. Info från tävlingskommittén (Caféansvarig? TREC-tävlingen? Tävlingsbanor? Materialförvaring?) Café-ansvarig: Bra om det är en grupp som delar ansvaret. Flera har lovat att baka till tävlingarna. Alla i styrelsen får i uppdrag att ragga runt. En annons läggs ut på hemsidan för att hitta samordnare. Materialförvaring: Plastbord, parasoller, rosetter och tävlingsmaterial finns idag hos Eva Börjesson. Ingen i styrelsen har plats hemma, men Monica frågar Jenny Davidsson. TREC-tävlingen: Janne Ljungholm från Vaengur har inte hört av sig till tävlingskommittén. Något är enligt rykte på gång. Bollen ligger hos Vaengur. Tävlingsbanor: Vilken bana som skall användas är en avvägning av kostnad/avstånd. Sävebanan upplevs av några som för långt bort. Å andra sidan är vi med och betalar den och kan låna den för 1000:-/dag. Fler är positiva till Säve nu än tidigare, man har hunnit vänja sig vid tanken. I dagsläget finns ingen bana som klubben särskilt vill gynna. Skulle en bana komma till inom klubben kan vi överväga att gynna denna. Anderssons Gård kan eventuellt återkomma som alternativ. Nathalie tar upp kontakten med Nisse. Huvudalternativen just nu är Anderssons Gård och Säve, anser styrelsen. 13. Verksamhetskommittén Någon verksamhetskommitté i egentlig mening existerar inte idag. Även denna funktion föreslår styrelsen att man fortsättningsvis väljer på årsmötet. En samordnare är i alla fall utsedd (Erica Hjelm), och förslag på aktiviteter finns. Hans Ericson är intresserad av att engagera sig i fritidsridningsbiten. Erica skriver en text om verksamhetskommittén och Hans om fritidsridning för hemsidan. 14. Materialfrågor Materialansvarig föreslår en sänkning av priset på muggar och isskrapor. Isskrapor 5:-, muggar 10:-. Enhetspris på kvarvarande T-shirtar, 35:- st. Ett förslag presenterades att plocka ihop giveaways till tävlingskommittén att användas för att ges till domare. kontaktar Ulrika. När det gäller fleecetröjor har vi inte så många kvar (mindre än 20, vissa storlekar bara ett enstaka exemplar). 10 tröjor är lämnade till Haborg Gårdsbutik, övriga finns fortfarande hos. Dessa tas med till tävlingarna. Beroende på efterfrågan planerar vi att beställa nya till våren eller hösten. skall även kolla om tröjan finns i fler färger och kollar även upp om kepsar och T-shirtar för presentation på nästa styrelsemöte. 15. Islandshästens dag kollar av med Eva B om hon kollat sina punkter. Tävlingskommittén deltar i det som har med tävlingsgrenar att göra. 3(6)

4 har pratat med Barbro Bäckström, som var intresserad av arrangemanget. En organisationskommitté tillsätts:, Monica, Suzanne, Louice S(bekräftat efter mötet), Louise R, sammankallar till första mötet för att dela ut arbetsuppgifter. På nästa styrelsemöte tar vi beslut om att gå vidare eller inte. 16. AP-listan (nya punkter och uppföljning) Se nedan. 17. Årsplanering Inget utöver det som diskuterats ovan. 18. Planering av möten under året Mötet beslutade att inte göra en planering för hela året, utan att bestämma nästa möte undan för undan för att vara mer flexibla. 19. Nästa möte (plats & tid) Nästa möte blir 2/4 kl i Stall Klevsviks stuga. 20. Övriga frågor 21. Orienteringar o Akuta beslut kan tas av ordföranden. o Ungdomsrepresentanter behövs för att exempelvis delta vid ungdomsseminariet. Louise R får fria händer att hitta två ungdomar. Inget på detta möte. 22. Mötet avslutades i god ordning. AP-lista: Grå = stängd AP nr Rubrik Status Ansvarig :1 Redovisa kvällstävlingarna snarast! Klart Nathalie :3 Kolla priset för att hyra grusplanen vid sim/ishallen i Kungsbacka för Islandshästens dag :6 Skriv ett brev till SIF ang den dyra kostnaden för tävlingsarrangemang (boxhyra etc) kollar med Eva kollar med Eva Eva B Eva B :1 Prata med Madeleine S om hemsidan. Klart. M. ej intresserad. Åsa tar över. Lena 4(6)

5 AP nr Rubrik Status Ansvarig :2 Blänkare i tidningen om att man skall meddela telefonnr och födelseår till Lena :3 Info om ungdomsbidrag till hemsidan (Vestur och Djarfur), för att underlätta ansökan :4 Fixa lappar om årsmötet att sätta upp i stallen 2 v innan mötet :1 Gör en budget för verksamhetsåret Presenteras på nästa möte :2 Skicka det justerade protokollet till Åsa för publicering på hemsidan. Klart Ej klar Stängd. Glömde Suzanne Hans :3 Ragga runt för att få tag i cafésamordnare. Alla i styrelsen :4 Sammanför Titti, Fredrik och Eva Lind för att få igång redaktionsgruppen för Djarfurbladet :5 Lägg ut en annons på hemsidan för att hitta samordnare för caféet :6 Fråga Jenny Davidsson om de har plats för tävlingskommitténs material. Svar från Monica: Jenny kan husera allt tävlingsmaterial som inte är känsligt för fukt. Jag meddelar Ulrika P :7 Tag upp kontakten med Nisse om Anderssons Gård som alternativ för Djarfurs tävlingar :8 Skriv en text om verksamhetskommittén och om fritidsridning för hemsidan :9 Plocka ihop giveaways till tävlingskommittén att användas för att ges till domare. kontaktar Ulrika :10 Kolla om fleecetröjan finns i fler färger. Kolla även upp kepsar och T-shirtar. Klart Nathalie Monica Monica Nathalie Erica, Hans :11 Kalla till möte i kommittén om Islandshästens dag 5(6)

6 Beslutslogg: Beslut nr Rubrik :1 Inköp av 50 klubbtröjor i fleece :2 Inköp av tre DVD-filmer (tänder och Bennis två filmer) :1 3600:- låses för ungdomarna under år Pengar som ej utnyttjats under året går till klubbens kassa vid årsskiftet :2 I den mån snabba beslut behöver fattas har ordföranden mandat att fatta dessa själv. Ordföranden kan konsultera hela eller delar av styrelsen :3 Beslut att lägga ut styrelseprotokoll på hemsidan. Vid tangentbordet: Andersson (sekreterare) Justeras: Monica Åkesson 6(6)