Upphandling av revisionstjänster

Transkript

1 Upphandling av revisionstjänster Stockholm 12 november 2015 Göteborg 19 november 2015 Lotta Ricklander Karin Tengdelius

2 Programpunkter Revisorerna ska anlita sakkunniga Vad gäller för upphandling - kort om LOU Planering av upphandlingen Uppdragsbeskrivningen utgör grunden Vi tar del av ett exempel Jönköping Prövning av anbud, vad och hur? Vilka krav kan och ska ställas? Beslut, avtal och uppföljning Ex. förfrågningsunderlag (SKL) Upphandling av yrkesrevisorer i bolag

3 Revisorerna ska anlita sakkunniga

4 Revisorerna ska anlita sakkunniga 9 kap 8 Kommunallagen Revisorerna skall i sin granskning biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att fullgöra granskningen enligt god revisionssed. Lekmannarevisorer som utses med stöd av 3 kap 17 eller 18 skall i sin granskning biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att fullgöra uppdraget enligt god sed vid detta slag av granskning. De sakkunniga ska ha den insikt och erfarenhet av kommunal verksamhet som fordras för att kunna fullgöra uppdraget. Revisorerna äger frågan själva!

5 De sakkunnigas kompetens Insikt och erfarenhet av kommunal verksamhet (KL) Teoretiska kunskaper och metodkunskaper (God revisionssed) Miljö/verksamhetsförståelse kommuner som politiska system Verksamhetskompetens (vård, skola, teknik, miljö etc.) Ledning och samordning, projektledning Certifiering av SKYREV Högskoleutbildning kandidatnivå, ekonomi och offentlig förvaltning 40 tim. fortbildning senaste 3 åren Handledd praktisk erfarenhet av kommunal revision minst 6 år. Yrkesverksam

6 Hur kan sakkunniga anlitas? Externa upphandlade konsulter Ibland kompletterade med en mindre lokal resurs, främst för administration. Revisionskontor med egna anställda gransknings-, planeringsoch administrationsresurser. Kompletteras med externa upphandlade konsulter. Revisionskansli med eget begränsat kvalificerat stöd (för planering, kommunikation, upphandling, kvalitetssäkring, administration). Kompletteras med externa upphandlade konsulter. Samarbete mellan fler kommuner/landsting kring gemensam sakkunnig? Kompletteras med externa upphandlade konsulter. Annat sätt?

7 Vad gäller för upphandling? Kort om LOU

8 Upphandlingsformer vid upphandling - över tröskelvärdet 1. Öppen upphandling 2. Selektiv upphandling 3. Förhandlad upphandling med annonsering 4. Förhandlad upphandling utan annonsering 5. Konkurrenspräglad dialog Tröskelvärde SEK

9 Upphandlingsformer vid upphandling - under tröskelvärdet 1. Förenklad upphandling 2. Urvalsupphandling 3. Direktupphandling (< SEK) 4. Konkurrenspräglad dialog LOU 15 kap. 3

10 Upphandlingsprinciper enligt LOU Likabehandling/icke-diskriminering Öppenhet Transparens Proportionalitet Ömsesidigt erkännande LOU 1 kap. 9

11 Vad kan gå fel? Överprövning av avtals giltighet (LOU 16:15) Skadestånd (LOU 16:20) Upphandlingsskadeavgift (LOU 17 kap.)

12 Ökad effektivitet i upphandlingar i samband med överprövning Temporär direktupphandling under pågående överprövningsprocess Preklusionsfrist i upphandling Betänkande lämnat i april 2015 Förslag lagändring 1 juni 2017

13 Planering av upphandlingen VAD upphandlas för VEM/VILKA HUR ska vi arbeta NÄR tidplan

14 Vad ska upphandlas för Vem/Vilka? Sakkunnigt biträde till de förtroendevalda revisorerna Sakkunnigt biträde till lekmannarevisorerna Yrkesrevisor i aktiebolag och stiftelser Fler tjänster t ex kommunalförbund Olika tjänster! Olika krav! Olika upphandlande myndigheter!

15 Hur ska vi arbeta med upphandlingen? Hur kan organisationen för upphandlingsprocessen se ut? Vilken roll har revisorerna? Vilken roll har inköpsorganisation? Andra involverade? Fullmäktiges presidium? Samverkan? Förankring?

16 När? Tidplan för upphandling, exempel Avtal börjar gälla Tilldelning Utvärdering Sista anbudsdag FFU ut Skriva FFU Planera FFU 1 januari 2017 Senast 15 dec. 16 okt 30 nov 15 oktober 1 sept Start juni 2016 Start april 2016 Krav LOU. Ev. överprövning? Realistiskt? Vilka ska delta? Ev. presentation? Rimlig tid för anbud (52 dgr.) Hantera semestertid?

17 Uppdragsbeskrivningen utgör grunden

18 Uppdragsbeskrivning Hänvisning till Kommunallagen och God revisionssed samt SKYREV s vägledningar och rekommendationer. Sakkunniga biträder i hela revisionsprocessen. Sakkunniga arbetar på uppdrag av och i nära samarbete med revisorerna. Stöd i processen riskanalys och revisionsplan. Omvärldsanalys. Grundläggande granskning av varje revisionsobjekt. Precisera Löpande redovisningsrevision. Översiktlig granskning av delårsrapport; förslag utlåtande. Granskning av årsredovisning inkl. sammanställd redovisning. Fördjupad granskning utifrån revisionsplan. Sammanställning och bedömning, förslag revisionsberättelse.

19 Uppdragsbeskrivning Uppdragsledning och administration. Löpande samråd, stöd och råd till revisorerna. Bemanning och kvalitetssäkring av granskningar. Förberedelse och medverkan i revisorernas sammankomster, nämnddialoger, överläggningar fullmäktiges presidium och andra möten; intervjuer, verksamhetsbesök, konferenser etc. Precisera omfattning möten Löpande rapportering. Uppföljning av revisionsplan och ekonomi Administration av sammankomster, annan löpande administration, sammanställa material till arkiv etc. Uppdatering webb

20 Uppdragsbeskrivning Volymbestämning eller inte? Timmar. Pengar. Anbudsgivaren bedömer volym för definierade delar och lämnar pris. Beställaren definierar volym för hela eller delar av uppdraget. Anbudsgivaren lämnar pris/timma. Tillgänglig ram = fast pris.

21 Exempel Jönköping

22 Förfrågningsunderlaget Formella och administrativa förutsättningar Uppdragsbeskrivning Krav på leverantören - Uteslutningsgrunder - Anbudsgivarens lämplighet (ekonomi, bemanning m.m.) - Krav på tjänsten (uppdragsteam, kompetens m.m.) Utvärdering - Utvärderingsprincip/kriterier Det går inte att ändra/ta bort eller lägga till krav efter det att förfrågningsunderlaget annonserats!

23 Uteslutningsgrunder Krav på registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter Konkurs Brott avseende yrkesutövning Underleverantörer med samma omständigheter LOU 10 kap 1 o 2

24 Krav på anbudsgivarens lämplighet - kvalificeringskrav Ekonomisk och finansiell ställning Ansvarsförsäkring God kännedom om förutsättningar för uppdraget. Systemförståelse. Tillräcklig kapacitet att bemanna uppdraget Kännedom och erfarenhet av kommunal revision (exempel på begäran) Dokumenterade rutiner för kvalitetssäkring Anbudsgivaren intygar själv, dokument inhämtas vid behov

25 Krav på erbjuden tjänst - kvalificeringskrav Uppdragsteam. (namn, volym, timpris) - uppdragsledare - projektledare/specialist (t ex verksamhetsrevision och redovisningsrevision) - granskare Övrig bemanning som kan ställas till förfogande, (namn, pris) - preciserade krav på specialistkompetens (vilken.) Krav på kompetens - uppdragsledare (certifiering), styrks med CV och x antal referensuppdrag - övriga i uppdragsteamet, styrks med CV - specialister, styrks med CV Administrativ förmåga, ska framgå av CV ovan Tala, läsa och skriva svenska obehindrat.

26 Utvärdering av anbud

27 Reflektera Vad tycker ni är viktigast att kunna utvärdera, utöver skallkrav? Vilka krav fungerar att utvärdera dvs ger utslag? Har utvärderingsmodellen någon betydelse?

28 Utvärderingsmodeller Mervärdesmodell med prissatta kvalitetskriterier Jämförpris = faktiskt anbudspris summa av anbudets mervärde för kvalitet Kostnad per kvalitet Kostnad per kvalitet = anbudspris/antal kvalitetspoäng Viktade kriterier Ex: Pris 30%, Kompetens 40%, Genomförande 30% Kvalitetspoäng, med fast pris Ex: Kompetens 0-8, Genomförande/presentation 0-8, Referenser 0-8,

29 Utvärdering - exempel SKL Kompetens Genomförande Referenser Pris

30 Kriteriet Kompetens (vikt 40% - exempel SKL) Exempel på underkriterier som bedöms/värderas. Erbjuden bemannings erfarenhet av kommunala revisionsuppdrag mm Erbjuden specialistkompetens som kan tillgodogöras Erbjuden bemannings erfarenhet från kommun som liknar A kommun Bemötande, lyhördhet, pedagogisk förmåga Poängsättning, som omsätts i SEK 4 = mycket stort mervärde 3 = stort mervärde 2 = ganska bra mervärde 1 = begränsat mervärde 0 = inget mervärde Se bilaga 5

31 Kriteriet Genomförande (vikt 30% - exempel SKL) Exempel på underkriterier som bedöms/värderas. Angreppssätt, revisionsmodeller, metoder, verktyg leder till kvalitet i uppdraget Praktisk uppläggning, arbetsformer, tillgänglighet - bidrar till effektivitet i uppdraget Bemanningsrutiner säkerställer bemanning och kompetens Förankring och kommunikation - bidrar till resultat av insatser Poängsättning, som omsätts i SEK 4 = mycket stort mervärde 3 = stort mervärde 2 = ganska bra mervärde 1 = begränsat mervärde 0 = inget mervärde Se bilaga 5

32 Kriteriet Referenser (vikt 30% - exempel SKL) Exempel på underkriterier som bedöms/värderas. Förmåga sätta sig in i uppdragsgivarens verksamhet Leveranssäkerhet Kvalitetssäkring Bemötande, samarbetsförmåga och lyhördhet - i kontakt med granskade respektive revisorer Poängsättning, som omsätts i SEK 4 = mycket stort mervärde 3 = stort mervärde 2 = ganska bra mervärde 1 = begränsat mervärde 0 = inget mervärde Se bilaga 5

33 Hur arbeta med Referenser? Muntliga på telefon, helst tagna av samma person Anbudsgivaren uppger vidtalade referenser Förslagsvis 3 referenser på uppdragsledare Bestämd tidsperiod Förbestämda frågor visas i förfrågningsunderlaget Beställaren poängsätter utifrån svar från referenter Dokumentation och sammanställning Värdering mot poängskala. Medelvärde framräknas.

34 Hur arbeta med Presentation? Kan vara ett utvärderingskriterium Planerade och programsatta; deltagare? Möjligt innehåll Presentation av erbjudet arbetssätt Presentation av kompetens Presentation av verkliga projekt och rapporter Presentera förslag utifrån ett förelagt case Syn på kommunal revision/förmåga att förstå uppdraget Samspel med de förtroendevalda revisorerna? Vad kan bedömas/utvärderas? Pedagogisk förmåga Arbetssätt/genomförande Förhållningssätt, lyhördhet, samspel Kompetens

35 Beslut och avtal Tilldelnings beslut Avtalsspärr Avtal Uppföljning

36 Vad säger LOU? Underrättelse (tilldelningsbeslut) ska skickas till anbudsgivarna Avtal får inte tecknas förrän efter 10 alternativt 15 dagar Under denna tid kan leverantörer ansöka om överprövning

37 Sekretess Under upphandlingsprocessen råder absolut sekretess Regler om sekretess finns i offentlighets- och sekretesslagen 19 kap. och 31 kap.

38 Avtal = Kontraktshandling Ev. skriftliga ändringar och tillägg Bilaga med bemanning, timmar och pris (svarsbilaga 2) Förfrågningsunderlaget inklusive förtydliganden/kompletteringar Allmänna bestämmelser Konsultens anbud

39 Allmänna bestämmelser Identifierar gemensamma villkor Behöver normalt inte ändras i varje enskild upphandling Ingår i förfrågningsunderlaget som bilaga Blir del av det slutliga avtalet Klausuler: Parternas åtaganden Utbyte personal, anlitande av underkonsult Uppdrag till annan beställare Tidplan, redovisning. Försening/vite. Avbeställning Ersättning. Betalning, kontroll Upphovsrätt, nyttjanderätt Sekretess Ansvar Force majeure Hävning/uppsägning

40 Upphandling yrkesrevisor i bolag

41 Förutsättningar Bolagsstämman beslutar Kommunens revisorer kan agera beställare, regleras i Revisionsreglementet Genomförs bäst runt årsskiftet? Behöver inte ske samordnat med upphandling av sakkunniga. 1-4 års avtalstid Namngiven revisor eller revisionsföretag Kan vara samma bolag som de sakkunniga men inte samma personer

42 Uppdraget Ett självständigt uppdrag, ej sakkunnig till någon Lagstadgad revision enligt ABL Revisorn måste arbeta enligt ISA (standard) Revisorn står under tillsyn (Revisorsnämnden) Revisorn får inte arbeta till fast pris Viktigt lägga till uppdraget att samverka med lekmannarevisorer/kommunens revisorer

43 Stödmaterial från SKL på gång PM med basinformation, förutsättningar mm Förfrågningsunderlag - Utvärderingskriterier Pris Referenser Presentation Allmänna bestämmelser i samarbete med FAR Kontrakt