Revisionsdialog. Med inriktning grundläggande granskning. Stockholm 30 mars 2017

Transkript

1 Revisionsdialog Med inriktning grundläggande granskning Stockholm 30 mars 2017 Karin Tengdelius Lotta Ricklander

2 Välkomna! Dagens program Grundläggande granskning Lunch Grundläggande granskning forts God revisionssed 2018 Kaffe Upphandling av revisionstjänster med kvalitet i fokus! Revisorernas kommunikation främst med fullmäktige och medborgarna

3 Revisionsdelegationen inom SKL Återkommande uppdatera, dokumentera och fastställa god revisionssed i kommunal verksamhet. Vara samrådsorgan till förbundets löpande intressebevakning, utvecklings- och serviceinsatser inom revisionsområdet. Inom uppdraget ska delegationen ha ett löpande och nära samråd med dem som sakkunnigt biträder de förtroendevalda revisorerna.

4 Revisionsdelegationen Cecilia Forss, landstinget i Uppsala län, ordf. Bert Öhlund, Västerbottens läns landsting, vice ordf. Elisabeth Löf, landstinget Västmanland Christine Högberg, Kramfors kommun Carl-Olof Bengtsson, Växjö kommun Jan Rönngren, Strömsunds kommun Krister Stensson, Västra Götalandsregionen Monica Brodén, Region Östergötland Marianne Eriksson, Region Jönköping Nils Westling, Söderhamns kommun Hans Backman, Region Gävleborg Ta gärna kontakt med oss i Revisionsdelegationen E-post: revisionsdelegationen@skl.se

5 Grundläggande granskning Ett fokusområde för Revisionsdelegationen Beslut i oktober 2016 om en skrift Skriften hör samman med God revisionssed Syftet är att vägleda och stödja revisorer och sakkunniga i sitt arbete

6

7 Varför utveckling av den grundläggande granskningen? Grundläggande granskning etablerades i God revisionssed 2014; fördjupning har efterfrågats Spaning på praxis 2015/16 Mycket varierande upplägg (grundläggande, bas, löpande, övergripande) och omfattning Risk för att kunskap tappas bort utan systematik och dokumentation Inte ovanligt med uttalande i revisionsberättelsen utan dokumenterad granskning som grund Oklart hur stort uppdraget är och kan bli under året skapar osäkerhet. Grundläggande granskning behöver synliggöras kan göra revisionen mer synlig

8 KS BUN TN KF SN MN Årsredovisning Delårsrapport FG FG FG FG

9 Syfte med den grundläggande granskningen Kärnan i revisionsprocessen Ger tydliga underlag till ansvarsprövningen Gör det lättare för revisorerna att leva upp till sitt uppdrag att granska all verksamhet årligen Stärker revisionens nytta och legitimitet Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. De granskar på samma sätt, genom de revisorer eller lekmannarevisorer som utsetts i juridiska personer enligt 3 kap. 16a-18b, även verksamheten i de företagen. Kommunallagen 9 kap. 9 1 st.

10 Avsikten med skriften om Grundläggande granskning Pedagogisk ansats - Vad är det minsta vi måste veta för att kunna uttala oss i revisionsberättelsen? Målgrupp förtroendevalda och sakkunniga Hur kan förtroendevalda tydliggöra beställningen Hur kan granskningen och dess resultat synliggöras Lyfta vikten av dokumentation och spårbarhet Exempel på rollfördelning/arbetssätt/metoder Inspiration till lokal utveckling Väsentliga delar och praxisutveckling införlivas i God revisionssed 2018

11 Granska Årlig granskning - grundläggande - fördjupad Grundläggande granskning är: Granskning av Måluppfyllelse Intern styrning och kontroll Delårsrapport och årsredovisning

12 Måluppfyllelse Delårsrapport Årsredovisning Intern styrning och kontroll

13 Exempel på revisionsfrågor ur God revisionssed 2014 Har styrelse/nämnder: tolkat mål och uppdrag från fullmäktige och brutit ned dessa så att de fungerar som styrsignaler till verksamheten gjort en egen riskanalys uppföljning och rapportering av verksamhetens resultat samt beslut om åtgärder vid avvikelser ekonomistyrning samt ekonomisk uppföljning och rapportering ett systematiskt arbete med sin interna kontroll avseende såväl verksamhet som ekonomi tydliga beslutsunderlag och protokoll Fler eller andra revisionsfrågor kan vara aktuella!

14 Diskutera! Hur ser det ut hos er? Vad gör ni idag? Finns en helhetssyn rörande de tre bollarna? Måluppfyllelse Delårsrapport Årsredovisning Intern styrning och kontroll

15 Planering av grundläggande granskning Riskanalys Revisionsplan Projektplan

16 Riskanalys grunden för all revision Grundläggande granskning ska bygga på en riskanalys Minimerar risken för ett felaktigt uttalande Ökar möjligheten att granska rätt sak Bör inkludera bolagen

17 Riskerna identifieras och värderas Exempel på riskfaktorer: Omorganisationer/inre förändringar Ny lagstiftning/ändrade externa krav Komplex handläggning Utsatthet för korruption/oegentligheter Historik av låg måluppfyllelse Grundläggande granskning kan bli olika omfattande för olika revisionsobjekt utifrån riskanalysen!

18 Riskanalysen i fokus Utvecklingsprojekt under 2017 Efterfrågat behov av utveckling Praxisspaning 2016: - vilken betydelse har riskanalysen? - vad omfattar den? - hur görs riskanalys? - förankring och kommunikation? - hur används den? Vilket stöd behövs för att skapa bra riskanalyser?

19 Revisionsplanen Efter riskanalys upprättas revisionsplanen Omfattar bl.a. - grundläggande granskning - förstudier - fördjupade granskningar - uppföljningar av tidigare granskningar Revisorerna använder revisionsplanen för att informera allmänhet, fullmäktige, styrelse och nämnder om årets granskningsinsatser

20 Projektplan(er) för grundläggande granskning Då revisionsplanen är upprättad bör projektplan(-er) för grundläggande granskning upprättas Där framgår: - Syfte och revisionsfrågor - Revisionskriterier - Metoder - Vem/vilka som utför - Dokumentation - Rapportering - Planering i tid - Resurser

21 Roller och arbetsfördelning I den grundläggande granskningen anlitar revisorerna sakkunniga, likväl som i den fördjupade granskningen. Traditionellt har de förtroendevalda själva varit mer aktiva än i fördjupade granskningar Projektplanen hjälper till att klargöra arbetsfördelningen

22 Att genomföra grundläggande granskning

23 Centralt vid bedömning av ändamålsenlighet och ansvarstagande Delårsrapport granskas översiktligt ÅR mer omfattande Syftar till att bedöma om - räkenskaperna ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat och ställning - resultatet är förenligt med fullmäktiges mål Skyrev: vägledningar Delårsrapport Årsredovisning Måluppfyllelse Intern styrning och kontroll Handlar om huruvida målen nåtts Även agerande vid låg måluppfyllelse Systematiskt arbete med intern kontroll avseende såväl verksamhet som ekonomi Finns förutsättningar för tillräcklig intern styrning och kontroll? Fungerar det i praktiken?

24 Relation till fördjupad granskning Den grundläggande granskningen kompletteras med fördjupad granskning vid behov, inget självändamål. Fördjupade granskningar ska göras där revisorerna i riskanalysen bedömt att det finns områden med stora risker och där det är oklart om det finns bra system för att hantera dem. God revisionssed 2014

25 Metoder

26 Det finns många olika metoder Läsning av protokoll Dialog Verksamhetsbesök Dokumentstudier Intervjuer Enkäter Fokusgrupper Registeranalys Tester Etc.. Hur blir metoderna till bra granskningsmetoder?

27 Dokumentation och rapportering

28 Vikten av dokumentation Säkerställa ett tillförlitligt resultat Otydlig dokumentation skapar risk för bristande trovärdighet Ger underlag för ansvarsprövningen och till riskanalysen Säkerställ hur dokumentation ska ske i projektplan

29 Spårbarhet och revisionsbevis Spårbarhet är viktig inom revision. Hur har revisionen kommit till sina slutsatser? Vilken fakta ligger som grund för bedömningen? Revisionsbevis ska inhämtas och sparas. - Bedömningar ska bygga på fakta - Fakta/bevis hämtas från dokument, uttalanden etc.

30 Rapportering Revisorerna bestämmer hur; ska framgå i projektplan Rapporteringen kan vara samlad i ett dokument eller utgöras av flera dokument, t ex/nämnd Dokumentationen och spårbarheten i fokus Granskad styrelse/nämnd ska få ta del av resultatet Väsentliga fel eller brister som framkommer i granskningen kommuniceras direkt till berörd styrelse/nämnd

31 KS BUN TN KFN SN MN Årsredovisning Delårsrapport FG FG FG FG Grundläggande granskning

32 God revisionssed 2018

33 God revisionssed God revisionssed är de goda principer och föredömliga tillvägagångssätt som är allmänt vedertagna där revision utförs. Med allmänt vedertagen menas den praxis som råder i en kvalitativt representativ krets av revisorer. God revisionssed i kommunal verksamhet utgår från den kommunala sektorns förutsättningar - offentlig insyn - förtroendevalda revisorer - det demokratiska uppdraget

34 Vad är god sed? Sed hur något av tradition görs. Sedvänja God sed goda gärningar; allmänt riktigt och accepterat sätt att handla; det brukliga, det etiska och moraliskt korrekta inom en krets. Rättsligt begrepp för sådant som inte är nedtecknat i skriftliga lagar utan ser sig som informella normer. God redovisningssed juridisk term enligt bokföringslagar. Redovisningen ska ske som brukligt är i branschen. God revisionssed juridisk term enligt organisations- och revisionslagar. Revisionen ska ske som brukligt är i branschen.

35 God revisionssed Tar vid där lagstiftningen slutar, fyller på och uttolkar uppdraget och hur det ska utföras Formas och utvecklas successivt över tid Är allas ansvar - förtroendevalda och sakkunniga - att förhålla sig och arbeta i dess anda - att vidmakthålla och utveckla Förhållandet att revisorerna biträds av sakkunniga och samspelet dem emellan påverkar sedens innehåll och utveckling

36 God revisionssed 2014 innehåll 1. Inledning 2. Den kommunala revisionen i sitt sammanhang 3. Revisionens oberoende 4. Öppenhet och kommunikation 5. Helhetssyn och samverkan 6. Revisorernas uppdrag 7. Revisionsprocessen 8. Grunderna för revisorernas kritik 9. Lekmannarevisorernas uppdrag + andra revisionsuppdrag 10. Revisorernas förvaltning och arbetssätt Revisorernas dokument samt Ansvarsprövningsbanken på

37 Diskutera! Ert helhetsomdöme av God revisionssed? Ger den det stöd ni behöver i ert arbete? Är avsnitt/innehåll tydliga? Kan något tas bort; hanteras på annat sätt? Behöver något läggas till? Hur använder ni den i praktiken? I vilken form är den mest tillgänglig? (tryckt digitalt med länkar osv)

38 Fokusområde revision i olika samverkansformer Kommunalförbund Gemensamma nämnder Delägda företag (aktiebolag, stiftelser, föreningar) Finansiella samordningsförbund Särskilda frågor när revision sker i samverkan: Konstitution och regelverk Kontinuitet Ekonomi Sakkunniga Arbetssätt, komma överens Förankring och kommunikation Rapportering

39 Upphandling av revisionstjänster - med kvalitet i fokus

40 Hur kan sakkunniga anlitas? Externa upphandlade konsulter Ibland kompletterade med en avgränsad lokal resurs, främst för administration. (c:a 96 % av kommunerna, c:a 50 % av landstingen) Revisionskontor med egna anställda för planering och granskning samt förvaltningsstöd. Kompletteras med externa upphandlade konsulter. Revisionskansli med ett kvalificerat stöd för planering, kommunikation, upphandling, kvalitetssäkring och förvaltningsstöd. Kompletteras med externa upphandlade konsulter. Samarbete mellan fler kommuner/landsting kring gemensam sakkunnig? Kompletteras med externa upphandlade konsulter.

41 Vad ska upphandlas för Vem/Vilka? Sakkunnigt biträde till de förtroendevalda revisorerna Sakkunnigt biträde till lekmannarevisorerna Yrkesrevisor i aktiebolag och stiftelser Olika tjänster! Olika krav! Olika upphandlande myndigheter!

42 Vad är svårt i upphandlingen? Hur beskriva uppdraget? Hur många/vilka skall-krav ska vi ha? Vad är viktigast för oss? Hur höga förväntningar kan vi ha? Hur utvärdera kvalitet? Viktigt! Tidplan Organisation Stöd och ansvarsfördelning

43 SKL förfrågningsunderlag Har funnits i flera år (Exempel B på hemsidan) - med konkurrens om pris Utvärderas med mervärdesmodellen Pris fast pris för vissa delar, volym x timpris för andra. Kompetens 4 underkriterier Genomförande 4 underkriterier Referenser 4 underkriterier Presentation/intervju kan ingå som metod i utvärderingen för att få fördjupat underlag att bedöma Kompetens och Genomförande.

44 SKL förfrågningsunderlag Ny modell sedan 2016 (Exempel A på hemsidan) - utan konkurrens om pris Utvärderas med kvalitetspoäng Kompetens 2 underkriterier Genomförande 4 underkriterier Referenser 3 underkriterier Presentation/intervju ingår som metod i utvärdering för att få fördjupat underlag att bedöma Kompetens och Genomförande

45 Uppdragsbeskrivning Hänvisning till Kommunallagen och God revisionssed samt SKYREV s vägledningar och rekommendationer. Sakkunniga biträder i hela revisionsprocessen. Sakkunniga arbetar på uppdrag av och i nära samarbete med revisorerna. Stöd i processen riskanalys och revisionsplan. Omvärldsanalys. Grundläggande granskning av varje revisionsobjekt. Precisera Översiktlig granskning av delårsrapport; förslag utlåtande. Granskning av årsredovisning inkl. sammanställd redovisning. Fördjupad granskning utifrån revisionsplan. Sammanställning och bedömning, förslag revisionsberättelse.

46 SKL:s hemsida! Nyhetsbrev Texter och filmer om God revisionssed Mallar Fakta om revisionen Länk till Ansvarsprövningsbanken Med mera!

47 Revisorernas kommunikation - med fullmäktige och medborgarna

48 Hur syns revisorerna? - Hur kan relationen med fullmäktige stärkas? - Vill och kan revisorerna bli mer tillgängliga och intressanta för medborgarna? Den som inte syns, finns inte!

49 Ur Revisorer kommunicerar SKL Revisorernas målgrupper/ytor för kommunikation

50 Hur kommunicera för att nå fram med budskapet?

51 Vad vill vi att fullmäktige ska? Lyssna Förstå Bli intresserade, ställa frågor Bidra till revisorernas granskning Ta ansvar för revisionen Handla, fatta beslut Ja vad vill vi? Och hur gör vi då?

52 Exempel - på behandling av revisionsrapporter i fullmäktige Revisorernas rapporter går direkt till fullmäktige. Samtidigt även till ansvarig styrelse/nämnd. Eventuell föredragning i fullmäktige. Fullmäktige beslutar om hantering av rapporten t ex begär svar från de som granskats. Svar tas upp i fullmäktige. Föredragning och eventuell debatt. Fullmäktige beslutar om man är nöjd med svaret eller om eventuella ytterligare åtgärder. Uppföljning av åtgärder. Seminarium Fullmäktige och revisorerna

53 Kommunikation med medborgarna En sammansatt målgrupp Olika kanaler/sätt - Revisorernas hemsida - Kommunens hemsida (syns det på andra sidor än revisionens att det finns en revision?) - Pressmeddelande - media - Öppna möten - Dialog inom granskningen, t ex fokusgrupper -

54 Hur kan vi utveckla revisionens hemsida? Bjud in ansvarig tjänsteman och skapa en rutin för uppdatering av hemsidan. Kontaktuppgifter! Bjud in till dialog! Hemsidor som läsarna har nytta av (efterfrågestyrda) Enkelt att läsa och hitta tillgänglig och tydlig Aktuell information! Andra kanaler? Facebook, twitter, snapchat, bloggar. 54

55 Tack för idag!