UPPDRAGSBESKRIVNING REVISIONSTJÄNSTER - SKELLEFTEÅ

Transkript

1 REVISIONSTJÄNSTER - SKELLEFTEÅ KOMMUNKONCERN ALLMÄN ORIENTERING och kommunens företag Skellefteå Stadshus AB, Skellefteå Kraft AB, Skelleftebostäder AB, Skelleftebuss AB, Fastighets AB Polaris, Skellefteå Flygplats AB, Nolia AB, Skellefteå Museum AB och Västerbottensteatern AB samt i förekommande fall dotterbolag till dessa, inbjuder genom kommunens revisorer anbudsgivare att lämna anbud på sakkunnigt biträde till kommunens revisorer och enligt nedan angivna uppdragsbeskrivning. Upphandlande myndighet är. Upphandlingen avser sakkunnigt biträde till kommunens revisorer för granskning av kommunens nämnder och styrelser. Den avser vidare sakkunniga biträden till lekmannarevisorerna i kommunens bolag. Kommunens revisorer agerar som beställare för de upphandlande myndigheterna. Revisorerna disponerar för närvarande cirka två miljoner kronor per år för revision av kommunen och dess bolag. I anslaget ska inrymmas köp av sakkunniga biträden, revisorernas administration med mera, samt kostnaderna för de förtroendevalda revisorerna som 2011 uppgick till kronor. Den ekonomiska ramen för upphandlingen är 1,6 miljoner kronor/år, den leverantör som ger störst mervärde för pengarna utses som vinnare. 1.1 SKELLEFTEÅ KOMMUN Skellefteå Stadshus AB ägs till 100 % av och är moderbolag för koncernen Skellefteå Kraft AB, Skelleftebostäder AB, Fastighets AB Polaris, Skelleftebuss AB, Skellefteå flygplats AB samt Nolia AB (33 %). Skellefteå kommun äger Skellefteå museum AB till 60 % och Västerbottensteatern AB till 40 %. Region Västerbotten äger övriga andelar av museet och teatern. Ytterligare information om finns på BESKRIVNING AV UPPDRAGET Upphandlingen avser följande: 2.1 SAKKUNNIGT BITRÄDE TILL KOMMUNENS FÖRTROENDEVALDA REVISORER FÖR GRANSKNING AV KOMMUNENS NÄMNDER OCH STYRELSER Uppdraget är att i enlighet med Kommunallagen kapitel 9 samt God revisionssed i kommunal verksamhet 1 vara sakkunnigt biträde till kommunens förtroendevalda revisorer för granskning av kommunens nämnder och styrelser. De sakkunniga arbetar på uppdrag av och i nära samarbete med de förtroendevalda revisorerna. De sakkunniga biträder i revisionsprocessen med planering, granskning och bedömning. De sakkunniga medverkar aktivt till att revisionen genomförs med den kompetens och kvalitet som uttrycks i gällande lagstiftning och God revisionssed i kommunal verksamhet samt vad som sägs i lokala beslut och föreskrifter. De sakkunniga biträder också i arbetet med revisorernas administration. Det administrativa arbetet består i huvudsak av följande: Administration av revisorernas sammankomster och sammanträden (beredning av ärenden, kallelser, minnesanteckningar och protokollskrivning, skrivelser, expediering, lokalbokning, revisorernas underlag för 1 Se Tel: Org.nr: Upphandlingsenheten Fax: Dnr: UH Epost: upphandling@skelleftea.se Skellefteå 1(6)

2 sina arvoden och kostnadsersättningar mm). Antalet sammankomster/sammanträden beräknas uppgå till tolv per år och pågår i genomsnitt i fyra timmar under dagtid. Bokning och visst deltagande vid möten och överläggningar mellan revisorerna och kommunfullmäktiges presidium, kommunledning, styrelser och nämnder. Antalet sådana möten och överläggningar uppskattas till tolv per år och pågår i genomsnitt i en till två timmar under dagtid. Löpande uppföljning av revisorernas ekonomi och revisionsplan. Spridning av kunskap om revisionens verksamhet både bland nämnderna och bolagen som revideras och bland allmänheten bl.a genom skapande/uppdatering av webbsida för revisionen. De sakkunniga ska vidare även sköta revisorernas offentlighetsfrågor och fullgöra revisorernas ansvar som myndighet enligt gällande lagstiftning. Med offentlighetsfrågor menas främst posthantering, ärenderegistrering, utlämnande av handlingar, gallring och arkivering enligt dokumenthanteringsplan, samt överlämnande till kommunens arkiv. Revisorernas administration bedöms vara ca 10 timmar per vecka och motsvara ca 25 % av en heltidsanställning Uppdraget omfattar att årligen: 1) Genomföra en risk- och väsentlighetsanalys som dokumenteras, samt att ta fram underlag/förslag till revisionsplan. 2) Genomföra kompletterande fördjupade granskningar av analyserande karaktär på områden där risk- och väsentlighetsanalysen och resultatet av den årliga granskningen så motiverar. 3) Ge löpande rapportering av pågående och färdigställda granskningsprojekts kostnader. 4) Övergripande granska alla nämnder och kommunstyrelsen i syfte att bedöma deras åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Granskningen ska dokumenteras och om kommunrevisorerna fordrar ska de sakkunniga medverka vid kommunikationen med nämnd/styrelse. 5) Granska årsredovisning inklusive stiftelser, sammanställd redovisning för koncernen och delårsrapportering. Granskningsarbetet av det sista året i avtalsperioden är slutförd först när revisorerna lämnat sin revisionsberättelse och övrig rapportering till fullmäktige även om avtal kan komma att slutas med annat företag för nästkommande avtalsperiod. 6) I samband med granskning av delårsrapport och årsredovisning, med granskningen som grund, upprätta förslag till revisorernas utlåtande om god ekonomisk hushållning. 7) Ta fram underlag/förslag till de förtroendevalda revisorernas revisionsberättelse. 8) Ge stöd och rådgivning till de förtroendevalda revisorerna samt delta i deras överläggningar med fullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna efter önskemål. 9) Tillhandahålla sekreterarskap vid revisorernas sammankomster inklusive ärendeberedning, kallelse, och protokollskrivning samt handhavande av arkivfunktionen. 10) Ha beredskap för att på revisorernas uppdrag kunna hantera akuta behov av insatser och rådgivning av mindre omfattning till kommunens förvaltningar. 11) Tillsammans med revisorerna genomföra en årlig utvärdering av revisionens funktion och organisation. 2(6)

3 2.1.2 Särskilda krav på utförande, tillgänglighet, organisering etc. I. Förnyelse Byte av teamets medarbetare får ske i samråd med de förtroendevalda revisorerna. II. Specialister Teamet ska ha tillgång till specialister på kommunal juridik, ekonomi, verksamhet, IT, organisation, miljöbokslut och jämställdhetsbokslut etcetera att nyttjas när uppdraget så erfordrar. III. Ledning Teamet och de enskilda granskningsprojekten ska ledas av en uppdragsledare och av projektledare som är certifierade kommunala revisorer 2 eller kan styrka likvärdig kompetens 3. IV. Kompetens Granskningsarbetet ska bedrivas av kvalificerad personal med hög kompetens inom kommunal revision och som därmed inte behöver avsätta tid för inläsning av bakgrundsinformation till exempel lagar och bestämmelser om kommunal verksamhet. V. Kvalitetssäkring Upphandlat företag ska tillämpa ett kvalitetssäkringssystem som säkerställer att arbetet genomförs i enlighet med God revisionssed i kommunal verksamhet. För stöd till revisorernas administration krävs god administrativ förmåga, noggrannhet och erfarenhet av liknande uppgifter. VI. Kompetensutveckling Upphandlat företag ska tillhandahålla utbildning och kompetensutveckling för förtroendevalda revisorer. VII. Grundbemanning De förtroendevalda revisorerna ska disponera ett granskningsteam med sakkunniga som har insikt och erfarenhet av kommuners förutsättningar, verksamhet och ekonomi som till sin art och omfattning motsvarar s verksamhet och organisationsform. Stor vikt läggs vid förmåga att göra analys och utvärderingar av verksamheternas ändamålsenlighet och effektivitet och att göra ekonomiska analyser. Teamet ska stå för kontinuitet på uppdraget och vara sammansatt med kompletterande kompetenser så att de vanligast förekommande granskningsprojekten genomförs av teamet. Teamet skall bestå av kvinnor och män där en jämn fördelning eftersträvas. VIII. Uppdragsledare och projektledare ska ha hög tillgänglighet och närvara vid huvuddelen av revisionens sammanträden och när granskningar föredras för kommunens politiker och tjänstemän när revisorerna så fordrar. IX. Planering, genomförande och rapportering ska ske i överensstämmelse med dokumenten: God revisionssed i kommunal verksamhet (utgiven av Sveriges kommuner och landsting) samt Revisionsprocessen och de etiska reglerna (utgiven av SKYREV 4, Sveriges kommunala yrkesrevisorer). Genomförande och rapportering ska också ske i enlighet med den av de förtroendevalda revisorerna fastställda projektplaneringen. Vidare ska aktuella rekommendationer och vägledningar från SKYREV beaktas, för närvarande: Vid planering: Risk- och väsentlighetsbedömning, Projektplan innehåll och disposition. Vid granskning: Uttalande vid granskning av årsredovisning, Granskning av delårsrapport, Dokumentation av revisionsprojekt. Vid rapportering: Revisionsrapport innehåll och disposition. X. Samarbete Upphandlat företag ska förmedla kontakter och erfarenheter från revisorer i andra kommuner och initiera samarbete med dessa när så är fördelaktigt. XI. De sakkunniga får inte anlitas för rådgivningsuppdrag av kommunen eller dess bolag utan de förtroendevalda revisorernas medgivande. Det ska då ske på ett sådant sätt att de sakkunniga biträdena till kommunens förtroendevalda revisorer bevarar sitt oberoende och sin integritet. XII. De förtroendevalda revisorerna skall ha möjlighet att anställa egen revisor/ assistent. Ifall detta blir aktuellt tar revisorerna upp förhandling med 2 Angående SKYREV Sveriges kommunala yrkesrevisorer:s certifiering, se 3 Som alternativ till certifierade kommunala yrkesrevisorer godtas personer med bevis som styrker att de uppfyller de kompetenskriterier som krävs för SKYREV:s certifiering. 4 Angående SKYREV Sveriges kommunala yrkesrevisorer, se 3(6)

4 anbudsgivaren om förändring av grundbemanning och andra konsekvenser som anställningen medför. XIII. Samtliga rapporter skall vara skrivna på svenska och i möten med de förtroendevalda revisorerna och med representanterna för nämnderna och bolagen som revideras skall arbetsspråket vara på svenska De förtroendevalda revisorerna har sju förtroendevalda revisorer som tillika är lekmannarevisorer i kommunens aktiebolag. har en så kallad samlad revision, innebärande att de förtroendevalda revisorerna arbetar samordnat med att granska verksamhet och ekonomi i samtliga kommunens nämnder. Dock görs en intern fördelning mellan revisorerna med att löpande följa styrelsens och nämndernas förvaltning bland annat genom protokollsgranskning. De förtroendevalda revisorerna arbetar enligt kommunallagen, dokumentet God revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente. För granskningsarbetet innebär detta bland annat att det bedrivs i enlighet med en årligt upprättad revisionsplan grundad på en analys av risk och väsentlighet. De förtroendevalda revisorernas ambition är att revisionsarbetet ska skapa förtroende och bedrivas framåtsyftande så att det i förlängningen leder till ökad effektivitet och säkerhet i den kommunala verksamheten. Ambitionen är att åstadkomma ett löpande samarbete mellan revisorerna, de sakkunniga som anlitas och de granskade. 2.2 SAKKUNNIGT BITRÄDE TILL LEKMANNAREVISORERNA FÖR GRANSKNING AV KOMMUNENS AKTIEBOLAG Uppdraget är att i enlighet med Aktiebolagslagen kapitel 10, Kommunallagen samt God revisionssed i kommunal verksamhet vara sakkunnigt biträde till lekmannarevisorerna i kommunens aktiebolag för granskning av dessa företags verksamhet. De sakkunniga arbetar på uppdrag av och i nära samarbete med lekmannarevisorerna. De sakkunniga biträder i revisionsprocessen med planering, granskning och bedömning. De sakkunniga medverkar aktivt till att revisionen genomförs med den kompetens och kvalitet som uttrycks i gällande lagstiftning och vad som sägs i God revisionssed i kommunal verksamhet samt lokala beslut och föreskrifter. De sakkunniga biträder också i arbetet med lekmannarevisorernas administration. Det administrativa arbetet består i huvudsak av följande: Administration av eventuella sammankomster mellan lekmannarevisorerna. Antalet sådana sammankomster uppskattas till två per år och pågår cirka två timmar under dagtid. Bokning och visst deltagande vid möten och överläggningar mellan lekmannarevisorerna och företagets styrelse, ledning och yrkesrevisor samt fullmäktiges presidium. Antalet sådana möten och överläggningar uppskattas per företag till 2-3 per år och pågår i genomsnitt i en timme under dagtid. Löpande uppföljning av lekmannarevisorernas ekonomi och granskningsplan. 4(6)

5 2.2.1 Uppdraget omfattar att årligen: 1) Samma krav som beskrivs i punkterna 1-3 under rubrik Uppdraget omfattar att årligen: 2) Biträda de av fullmäktige valda lekmannarevisorerna i kommunens bolag med granskning av verksamheten ur ett ändamålsperspektiv. 3) Ta fram underlag/förslag till lekmannarevisorernas granskningsberättelser. 4) Ge stöd och rådgivning till lekmannarevisorerna, deltagande i deras överläggningar med bolagens styrelse och ledning, godkända och/eller auktoriserade revisorer samt fullmäktiges presidium efter önskemål från lekmannarevisorn. 5) Ha beredskap för att på lekmannarevisorns uppdrag kunna hantera akuta behov av insatser och rådgivning av mindre omfattning till kommunens bolag Särskilda krav på utförande, tillgänglighet, organisering etc. I. Samma krav som beskrivs i punkterna I III, samt V-VI under rubrik Särskilda krav på utförande, tillgänglighet, organisering etc.. II. Kompetens Granskningsarbetet ska bedrivas av kvalificerad personal med hög kompetens inom kommunal revision och som därmed inte behöver avsätta tid för inläsning av bakgrundsinformation som till exempel lagar och bestämmelser om kommunal verksamhet. För stöd till lekmannarevisorernas administration krävs god administrativ förmåga, noggrannhet och erfarenhet av liknande uppgifter. III. Grundbemanning Lekmannarevisorn ska disponera ett granskningsteam med sakkunniga som har den insikt och erfarenhet av kommunal verksamhet som uppdraget kräver. Teamet ska stå för kontinuitet på uppdraget och vara sammansatt med kompletterande kompetenser så att de vanligast förekommande granskningsprojekten genomförs av teamet. Teamet skall bestå av kvinnor och män där en jämn fördelning eftersträvas. IV. Uppdragsledare och projektledare ska ha hög tillgänglighet och närvara vid huvuddelen av revisionens sammanträden och när granskningar föredras för kommunens politiker och tjänstemän samt bolagens styrelser när lekmannarevisorn så fordrar. V. Planering, genomförande och rapportering ska ske i överensstämmelse med dokumenten: God revisionssed i kommunal verksamhet, Sveriges kommuner och landsting samt Revisionsprocessen och de etiska reglerna, Sveriges kommunala yrkesrevisorer, SKYREV. Genomförande och rapportering ska också ske i enlighet med den av lekmannarevisorn fastställda projektplaneringen. Vidare ska aktuella rekommendationer och vägledningar från SKYREV beaktas, för närvarande: Vid planering: Risk- och väsentlighetsbedömning, Projektplan innehåll och disposition. Vid granskning: Uttalande vid granskning av årsredovisning, Granskning av delårsrapport, Dokumentation av revisionsprojekt. Vid rapportering: Revisionsrapport innehåll och disposition. VI. Samarbete Upphandlat företag ska förmedla kontakter och erfarenheter från lekmannarevisorer i andra kommuner och initiera samarbete med dessa när så är fördelaktigt. VII. Samtliga rapporter skall vara skrivna på svenska och i möten med de förtroendevalda revisorerna och med representanterna för nämnderna och bolagen som revideras skall arbetsspråket vara på svenska. 5(6)

6 2.2.3 Lekmannarevisorerna Lekmannarevisorn utses bland kommunens förtroendevalda revisorer. Lekmannarevisorerna arbetar enligt kommunallagen, aktiebolagslagen, dokumentet God revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente. För granskningsarbetet innebär detta bl. a. att det bedrivs i enlighet med en årligt upprättad revisionsplan grundad på en analys av risk och väsentlighet. Lekmannarevisorernas ambition är att revisionsarbetet ska skapa förtroende och bedrivas framåtsyftande så att det i förlängningen leder till ökad effektivitet och säkerhet i kommunens aktiebolag. Ambitionen är att åstadkomma ett löpande samarbete mellan kommunens förtroendevalda revisorer, lekmannarevisorerna, de godkända eller auktoriserade revisorerna, de sakkunniga som anlitas och de granskade. Västerbottensteatern och Skellefteå Museum är delägda av tillsammans med region Västerbotten som likaså utser lekmannarevisorer i dessa bolag. Dessa lekmannarevisorer har tillgång till ett eget sakkunnigstöd vilket innebär att lekmannarevisorerna från i samarbete med lekmannarevisorerna från landstinget från tillfälle till tillfälle kan komma att nyttja gemensamt sakkunnigstöd från enbart endera parten. Där inte är ensam ägare utan tillsammans med annan kommun, skall man kunna samordna biträdet med den andra kommunen. 2.3 Muntlig presentation av anbudet Anbudsgivaren ska vara beredd på att ge en konkret beskrivning av sitt anbud och att ge en muntlig presentationen av en av de inlämnade projektredovisningarna. Presentationen får max ta 1 timme och 45 minuter. Datum för detta är planerat till den 16 eller 17 augusti men kan bli förskjutet till 30 eller 31 augusti Angivna datum är preliminära men meddelande om vilket datum mötet blir kommer att meddelas 10 dagar innan. Den föreslagna projektledaren bör vara närvarande vid presentationen. Andra föreslagna projektmedarbetare bör även vara med i mån av möjlighet. 6(6)