Protokoll Hälso- och sjukvårdsnämnden. 11 december 2018

Transkript

1 11 december 2018

2 HSN 2018/45 Plats och tid Konferensrum: Bornholm (1339), Rådhuset Visborg, 11 december 2018, klockan Närvarande Beslutande Ersättare Stefaan De Maecker (MP), ordförande Leif Dahlby (S), 1:e vice ordförande Inger Harlevi (M), 2:e vice ordförande Lennart Petersson (S) Kristiina Hansson (S) tjg ersättare Magnus Ekström (S) Viveca Bornold (MP) Lars Bjurström (V) tjg ersättare Bibbi Olsson (C) Curt Broberg (C) Åke Kahlbom (C) Berit Cedergren Onsjö (M) Sigbritt Ortman (M) Catharina Siedberg (MP) Victoria Öjefors-Quinn (V) Rebeca Gajardo Angel (C) Jessica Scheutz (C) Ronnie Nilsson (M) Lena Grund (L) Övriga Utsedd att justera Justeringens plats och tid Maria Dalemar, hälso- och sjukvårdsdirektör, Yvonne Skovshoved, ekonomichef, Cathrine Malmqvist, sjukvårdschef, Elin Gottfridsson, nämndsekreterare, Magne Hovland, informatör, Thomas Kunze, chefläkare, Therése Kullåker, bitr HR-chef, , Rosemarie Isholt, tf verksamhetschef hud/ögon/önh, 637, Pia Lundgren, ögonläkare, 637, Regina Göbel, facklig representant GLF Inger Harlevi Rådhuset Visborg, Paragrafer Omedelbart justerade 629 Underskrifter Sekreterare Elin Gottfridsson Ordförande Stefaan De Maecker Inger Harlevi 2 (31) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

3 HSN 2018/45 Register HSN 627 Muntlig information från sjukvårdschefen 5 HSN 628 Muntlig information från hälso- och sjukvårdsdirektören 6 HSN 629 Remiss - Screening för 24 medfödda sjukdomar hos nyfödda barn 8 HSN 630 Överenskommelse trygg och effektiv utskrivning 10 HSN 631 Nutritionsprodukter 12 HSN 632 Indikatorer för uppföljning av nämndmål 13 HSN 633 Riktlinjer investeringar 15 HSN 634 Avskrivning av kundfordringar 17 HSN 635 Övergång till digital hantering och arkivering av diarieförda handlingar 18 HSN 636 Dokumenthanteringsplan för hälso- och sjukvårdsnämnden 21 HSN 637 Verksamheten informerar samt medicinska resultat: ögon 24 HSN 638 Kompetensförsörjningsplan HSN 639 Muntlig rapport från arbetet med handlingsplanen för oberoende av inhyrd personal 27 HSN 640 Månadsrapport november 28 HSN 641 Informations- och anmälningsärenden december 29 HSN 642 Övriga frågor 31 3 (31)

4 HSN 2018/45 ANSLAG/BEVIS et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdag Datum då anslaget sätts upp Anslaget får tas ned tidigast Förvaringsplats för protokollet Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Visborgsallén 19, Visby Underskrift Elin Gottfridsson 4 (31)

5 HSN 627 Muntlig information från sjukvårdschefen HSN-AU 643 s beslut lägger informationen till handlingarna. Ärendets behandling under mötet Cathrine Malmqvist, sjukvårdschef, informerar om följande punkter: Rehabavdelningen flyttade den 4 december till Visby lasarett från Korpen. Det innebär att all somatisk slutenvård nu är samlad där. Lokalerna på Korpen kommer under en tid att nyttjas av socialförvaltningen till korttidsplatser. Socialförvaltningen har svårigheter med att ta emot utskrivningsklara patienter från lasarettet på grund av få lediga platser på korttids och särskilt boende. Förhoppningen är att lokalerna på Korpen kan bidra till att förbättra läget tillsammans med det proaktiva arbetet som förvaltningarna tillsammans arbetar med. Johan Söderström blir från och med 1 januari 2019 verksamhetschef för öron/näsa/hals/hud/ögon. Bakgrund HSN-AU 643 Cathrine Malmqvist, sjukvårdschef, informerar om att under vecka 48 slutförs ombyggnationen av hygienutrymmen på Visby lasarett utifrån Arbetsmiljöverkets tidigare föreläggande. Psykiatrin är fortsatt aktuell i media. Utifrån tidigare pressmeddelande som förvaltningen skickat ut lyfter Cathrine Malmqvist, sjukvårdschef, några prioriterade områden: erbjuda patienterna en fast vårdkontakt för att ge ökad trygghet, kontinuitet och samordning av insatser (idag har 80 procent av patienterna fast vårdkontakt, målet är 90 procent) ny chef rekryterad för öppenvården (har varit vakant under en tid) behålla och rekrytera medarbetare gruppbehandling för att hjälpa fler patienter med tillgängliga personalresurser 5 (31)

6 HSN 628 Muntlig information från hälso- och sjukvårdsdirektören HSN-AU 644 s beslut lägger informationen till handlingarna. Ärendets behandling under mötet Maria Dalemar, hälso- och sjukvårdsdirektör, informerar om följande: Riksdagen har nu beslutat att Sverige från och med 1 juli 2020 ska anpassa sin läkarutbildning till övriga Europa, vilket innebär att utbildningen förlängs till sex år och därefter är det möjligt att ansöka om legitimation. AT-tjänstgöring tas bort och ersätts med en bastjänstgöring. Första kullen studenter som blir färdiga enligt det nya systemet blir år 2027 men för läkare som studerat i andra länder i Europa och flyttar till Sverige för att arbeta behöver system riggas även för det under övergångsperioden fram till år Samverkansnämnden Stockholm-Gotland har nu beslutat om prisbilagan inför Stockholms läns landsting kommer att öka sina priser med knappt 20 procent. Parterna enades om att arbeta för att ett gemensamt avtal för priser Stockholm- Gotland tecknas. På mötet utsågs även Gunnar Ramstedt till ny representant från Samverkansnämnden Stockholm-Gotland i Ineras beredningsgrupp. Maria Dalemar har tidigare varit representant. I en nationell sammanställning framgår det att barnpsykiatrin på Gotland återigen ligger i topp när det gäller tillgänglighet. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har genomfört en nationell granskning av tvångsåtgärder inom psykiatrin och för Region Gotland visade den på goda resultat. Exempelvis skriver IVO i sitt tillsynsbeslut att det i verksamheten bedrivs kvalitetsarbete som ger förutsättningar att begränsa användningen av tvångsåtgärder. Bakgrund HSN-AU 644 Maria Dalemar, hälso- och sjukvårdsdirektör, informerar om följande: Diskussion pågår i Samverkansnämnden Stockholm-Gotland gällande prislistan för utomläns- och utomlandsvård inför Stockholms läns landsting har lämnat ett förslag på procents kostnadsökning. Anledningen menar de är stora investeringar i form av ombyggnationer samt förändring av vårdinnehåll. Ärendet lyfts för beslut på ett extrainsatt möte för Samverkansnämnden i december. 6 (31)

7 Före riksdagsvalet var det flera vallöften om de statliga satsningarna. I och med den budget som övergångsregeringen lagt kommer årets statliga satsningar med största sannolikhet att fortsätta även under Det innebär att hälso- och sjukvårdsförvaltningen nu måste rigga för att de statliga överenskommelser som var planerade att avslutas till årsskiftet nu ska fortlöpa även (31)

8 HSN 629 Remiss - Screening för 24 medfödda sjukdomar hos nyfödda barn HSN 2018/536 HSN-AU 645 s beslut ställer sig bakom förvaltningens förslag till remissvar och skickar det som sitt eget. Paragrafen justeras omedelbart. Socialstyrelsen rekommenderar att alla nyfödda barn i Sverige bör erbjudas screening för 24 medfödda behandlingsbara sjukdomar i samband med det så kallade PKUprovet. Hälsovinsterna bedöms överväga de negativa effekterna där barn med någon av de 24 sjukdomarna varje år kan få en tidig diagnos och behandling. Detta förbättrar väsentligt förutsättningarna för att undvika allvarliga skador och död. Socialstyrelsen bedömer att rekommendationen om screening av nyfödda inte får några stora ekonomiska eller organisatoriska konsekvenser för landstingen, eftersom rekommendationen innebär att det screeningprogram som redan finns fortsätter. Screeningen bekostas av respektive landsting som debiteras cirka 260 kronor per prov för analysen för de 24 sjukdomarna. Bedömning Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ställer sig bakom förslaget men konstaterar samtidigt att det sannolikt kommer att medföra en kostnadsökning framförallt när det gäller kompletterande utredningar av falskt positiva provsvar. Ärendets behandling under mötet Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag till beslut. Bakgrund HSN-AU 645 Maria Dalemar, hälso- och sjukvårdsdirektör, föredrar ärendet. Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 13 november (31)

9 Screening för 24 medfödda sjukdomar hos nyfödda barn Rekommendation och bedömningsunderlag Skickas till Socialstyrelsen 9 (31)

10 HSN 630 Överenskommelse trygg och effektiv utskrivning HSN 2017/491 HSN-AU 646 s beslut fastställer reviderad överenskommelse mellan hälsooch sjukvårdsnämnden och socialnämnden avseende Trygg och effektiv utskrivning. En ny lag 2016/17:106 om samverkan vid utskrivning från hälso- och sjukvård trädde i kraft den 2 januari Under 2018 har övergångsbestämmelse gällt för den psykiatriska heldygnsvården på 30 dagar innan betalningsansvar inträder. Syftet med den nya lagen är att främja en trygg och säker vård och omsorg för patienter som efter utskrivning från sluten vård är i behov av både hälso- och sjukvård och socialtjänst. Den ska främja att en patient med behov av fortsatta insatser skrivs ut från den slutna vården så snart som möjligt efter det att hen bedöms utskrivningsklar. Lagen trycker också på att onödig vistelse på sjukhus så långt som möjligt ska undvikas. Föreliggande förslag till revidering är dels korrigering av begrepp för samverkansstrukturerna och dels justeringar avseende betalningsansvar för den psykiatriska heldygnsvården. Enligt föreslagen lagstiftning gäller från 1 januari 2019, 3 dagar för både somatisk och psykiatrisk slutenvård. Enligt tidigare beslut i respektive nämnd gäller två dagar för somatisk slutenvård på Gotland. Utifrån ny lagstiftning där somatisk och psykiatrisk vård ska likställas föreslås därför att två dagar ska gälla även för psykiatrisk heldygnsvård på Gotland. Betalningsansvar för socialförvaltningen inträder två dagar efter att patienten är hemgångsklar. Socialförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen har enats om att följa nuvarande belopp på 6600 kronor per patient och dygn. Ärendets behandling under mötet Maria Dalemar, hälso- och sjukvårdsdirektör, föredrar ärendet. Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag till beslut. 10 (31)

11 Bakgrund HSN-AU 646 Maria Dalemar, hälso- och sjukvårdsdirektör, föredrar ärendet. Överenskommelsen är en revidering av den nämnden antog för ett år sedan. Ett gemensamt arbete mellan förvaltningarna pågår genom VuxenSam där fokus nu är det proaktiva arbetet samt trygg och säker hemgång med vårdplanering i hemmet. Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Arbetsutskottets förslag till hälso- och sjukvårdsnämnden fastställer reviderad överenskommelse mellan hälsooch sjukvårdsnämnden och socialnämnden avseende Trygg och effektiv utskrivning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 8 november 2018 Överenskommelse Trygg och effektiv utskrivning Skickas till Cecilia Krook, verksamhetsledare VuxenSam Leif Olsson, kvalitets- och omvårdnadsstrateg Mårten Åström, medicinskt ansvarig sjuksköterska Registrator-son 11 (31)

12 HSN 631 Nutritionsprodukter HSN 2018/505 HSN-AU 647 Ärendet utgår på grund av ytterligare utredningsbehov. Bakgrund HSN-AU 647 Yvonne Skovshoved, ekonomichef, informerar om att patienter som har behov av näringsdrycker hämtar idag ut det på ett apotek. Den subvention som finns idag innebär att patienten betalar 30 procent och hälso- och sjukvården 70 procent. Om produkterna istället upphandlas blir priserna lägre. Efter omvärldsbevakning kring hur andra landsting och regioner gör är förslaget att höja egenavgiften till 50 procent istället för 30 procent. Eftersom priserna sjunker beräknas patientens kostnad bli i det närmaste oförändrad. Patienterna kommer att kunna få varorna levererade till hemmet via varuförsörjningen samt faktureras från regionen. Skriftligt underlag skickas ut inför nämndens sammanträde den 11 december. Arbetsutskottets förslag till hälso- och sjukvårdsnämnden Lämnas öppet till hälso- och sjukvårdsnämnden. 12 (31)

13 HSN 632 Indikatorer för uppföljning av nämndmål HSN 2018/24 HSN-AU 648 s beslut beslutar att anta föreslagna förändringar avseende indikatorerna för löpande uppföljning av nämndmålen i verksamhetsplan. beslutar att nästa skriftliga uppföljning, i verksamhetsberättelse 2018, ska göras i enlighet med framtaget förslag. Ett stärkt arbete för jämlik hälsa är angeläget och ska givetvis bedrivas även om vi just nu saknar relevanta indikatorer för uppföljning av arbetet. Frågor om jämlik hälsa ska därför vara en del av all verksamhetsutveckling och alltid ingå som en del i den kompetensutveckling som förvaltningen genomför. Trots svårigheten att hitta lämpliga indikatorer är det angeläget att arbetet fortsätter och nämnden vill ha detta arbete särskilt redovisat. Under 2018 fastställde nämnden indikatorer för löpande nämndinformation kopplat till nämndmålen. Nämnden fastslog samtidigt att nämndmålen, på samma sätt som koncernmålen, vanligen avser hela mandatperioden. Verksamhetsplan revideras dock årligen och beslutas av nämnden i november, samtidigt med budget inför nästkommande år. Avsikten med indikatorerna är att de ska användas över tid, men att revidering av både indikatorer och målnivåer kan ske årligen. Detta ärende avser förslag till förändringar avseende tidigare fastställda indikatorer. I arbetet med att ta fram förslag på indikatorer har utgångspunkten varit både att identifiera relevanta mätetal men också att beakta resursåtgång för hantering av uppföljningen. Resultat för indikatorerna redovisas kontinuerligt för nämnden i samband med delårsrapport 2 och verksamhetsberättelse/årsbokslut. Resultat tillgängliggörs även månatligen på intranätet tillsammans med annan statistik. Ärendets behandling under mötet Maria Dalemar, hälso- och sjukvårdsdirektör, föredrar ärendet. n Lars Bjurström (V) yrkar att Ett stärkt arbete för jämlik hälsa är angeläget och ska givetvis bedrivas även om vi just nu saknar relevanta indikatorer för uppföljning av arbetet. Frågor om jämlik hälsa ska därför vara en del av all verksamhetsutveckling och alltid ingå som en del i den kompetensutveckling som förvaltningen genomför. Trots svårigheten att hitta lämpliga indikatorer är det angeläget att arbetet fortsätter och nämnden vill ha detta arbete särskilt redovisat. 13 (31)

14 Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag till beslut samt Lars Bjurströms (V) tilläggsyrkande. Ordföranden finner bifall till yrkandena. Bakgrund HSN-AU 648 Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Arbetsutskottets förslag till hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att anta föreslagna förändringar avseende indikatorerna för löpande uppföljning av nämndmålen i verksamhetsplan. beslutar att nästa skriftliga uppföljning, i verksamhetsberättelse 2018, ska göras i enlighet med framtaget förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 13 november (31)

15 HSN 633 Riktlinjer investeringar HSN 2018/553 HSN-AU 649 s beslut beslutar att potten för investeringar hanteras enligt förvaltningens förslag. Enligt nya beslutade riktlinjer för investeringar ska nämnderna besluta om hantering av nämndernas potter för investeringar. har en årlig pott för investeringar, vilket för de beslutade åren 2019 och 2020 omfattar 22 miljoner. Potten var för åren före 2018 uppdelad i fyra olika potter; pott för medicinskteknisk utrustning, pott för mindre ombyggnation i lokaler, pott för inventarier i lokaler och pott för IT-investeringar. Potten kan inte överflyttas mellan åren och eftersom hälso-och sjukvården har stora investeringsbehov både gällande medicinskteknisk utrustning och mindre ombyggnationer är det av vikt att planera investeringsutgifterna så att investeringsmedlen används till fullo men inom den givna ramen. Investeringsmedlen ska användas till investeringar både under och över direktupphandlingsgränsen. Dock inte till investeringsobjekt över 3 miljoner som har egna investeringsobjektmedel. Förvaltningens förslag på hantering av potten är följande: Hälso- och sjukvårdsförvaltningens ledningsgrupp beslutar inför varje budgetår en preliminär fördelning av potten mellan de olika investeringsslagen, dvs mellan medicinskteknisk utrustning, ombyggnation i lokaler samt inventarier och ITinvesteringar. Beslutet är ett inriktningsbeslut av fördelning men möjlighet finns att justera fördelning under året beroende på behov och utfall av investeringsprojekt. Den tänkta fördelningen delges hälso- och sjukvårdsnämnden som information. En investeringsplan för den medicinsktekniska utrustningen för kommande år tas fram av investeringssamordnare i dialog med ekonomichef, inköpssamordnare samt sjukvårdens ledningsgrupp där de medicinska prioriteringarna sker. Den slutliga prioriteringen sker med hänsyn till medicinsk prioritering, ekonomiskt utrymme och upphandlingsresurser. Uppföljning av investeringsplan samt ekonomiskt utfall redovisas för nämnden i samband med delårsrapport 2 och verksamhetsberättelsen vid årsskiftet. Bedömning Förvaltningens bedömning är att ovanstående beskrivna hantering av potten för investeringar är ändamålsenlig för förvaltningens behov samtidigt som nämnden hålls 15 (31)

16 informerad om de större investeringar som upphandlas och de ekonomiska förutsättningarna. Ärendets behandling under mötet Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag till beslut. Bakgrund HSN-AU 649 Yvonne Skovshoved, ekonomichef, föredrar ärendet. Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Arbetsutskottets förslag till hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att potten för investeringar hanteras enligt förvaltningens förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 8 november 2018 Skickas till Börje Martell, miljö- och säkerhetssamordnare Linda Lansgard, inköpssamordnare 16 (31)

17 HSN 634 Avskrivning av kundfordringar HSN 2018/638 HSN-AU 656 s beslut beslutar att godkänna avskrivning av kundfordringar för år 2018 enligt förvaltningens förslag. Beloppet som redovisas som kundförlust hos 2018, uppgår till kronor. Samtliga fordringar förutom fordringar mot dödsbon utan behållning har varit föremål för inkassoåtgärder. Region Gotland har avtal med Intrum Justitia för inkassobevakning om överlåtelse av avskrivningar för långtidsbevakning. Avskrivna kundfordringar har minskat jämfört med 2017 med cirka 554 Tkr. Bedömning Förvaltningens bedömning är att rutiner finns och är välfungerande för att säkerställa att så stor del av patientavgifterna som möjligt betalas och betalas i rätt tid. För att få en rättvisande bild av den ekonomiska ställningen ska kundfordringar som bedöms som allt för osäkra skrivas av enligt gällande regelverk. Ärendets behandling under mötet Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Bakgrund HSN-AU 656 Extra ärende som tillförs föredragningslistan. Yvonne Skovshoved, ekonomichef, informerar om att ärendet är ett årligt återkommande ärende där det framgår vilka avskrivningar som gjorts under året. Skriftligt underlag skickas ut inför nämndens sammanträde den 11 december. Arbetsutskottets förslag till hälso- och sjukvårdsnämnden Lämnas öppet till hälso- och sjukvårdsnämnden. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 3 december 2018 Skickas till Barbro Liljegren, ekonomiservice 17 (31)

18 HSN 635 Övergång till digital hantering och arkivering av diarieförda handlingar HSN 2018/361 HSN-AU 651 s beslut beslutar att allmänna handlingar som registrerats på ett ärende i diariet utgör originalhandling och bevaras endast digitalt. beslutar att pappershandlingar där fysisk underskrift krävs på grund av krav i lagstiftningen fortsättningsvis ska bevaras i papper även efter skanning. Beslutet gäller allmänna handlingar tillhörande nya ärenden som öppnas från och med den 1 januari 2019 i hälso- och sjukvårdsnämndens diarium (ärendeserie). Skanning får frångås i de fall en handling som ska diarieföras är mycket omfattande, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för skanning. Idag förvaras hälso- och sjukvårdsnämndens diarieförda handlingar i it-systemet W3D3, som om det vore ett arkiv, samtidigt som de skrivs ut och sorteras in i pappersakter för arkivering. Denna hantering är både tids- och platskrävande. Hälsooch sjukvårdsdirektören har därför gett nämndsekreteraren i uppdrag att genomföra en utredning för att undersöka möjligheterna att redan nu övergå till en enbart digital hantering av diarieförda handlingar. Beslutet innebär att allmänna handlingar som är inkomna eller upprättade på papper skannas och registreras i diariet. En noggrann kontroll görs för att säkerställa att handlingarna skannats korrekt och är läsbara. Därmed har det databärande mediet, papperet, bytts ut till ett digitalt medium, utan att någon informationsförlust har skett. Efter kontroll ska pappershandlingarna rensas genom att läggas i sekretesskärl och den skannade versionen utgör därefter originalet. Handlingar som redan när de skapas är digitala och registreras i diariet förblir digitala. När ett e-arkiv har införts överförs handlingarna dit. En rutin tas fram för att säkerställa att kontroll och rensning görs korrekt. Undantag från rensning görs då en fysisk underskrift krävs på grund av krav i lagstiftningen; exempelvis betydande avtal kontrakt vid köp av fastighet, bostadsrätt eller tomträtt pant- och aktiebrev testamenten lånehandlingar Nämndprotokoll justeras med fysisk underskrift tills att ett verktyg för digital signering införts i regionen. 18 (31)

19 Beslutet gäller allmänna handlingar tillhörande nya ärenden som öppnas från och med den 1 januari 2019 i hälso- och sjukvårdsnämndens diarium. För handlingar som tillhör ärenden skapade före 2019 gäller tidigare rutiner med sparande både digitalt och i pappersakt. s dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar har reviderats under Arbetet har gjorts parallellt med denna utredning och syftar till digitalt bevarande. Avstämning har skett med regionens chefsjurist. Arbetsgruppen har även genomfört en risk- och sårbarhetsanalys tillsammans med regionens säkerhetschef och dataskyddsombudet. I samband med analysen gjordes bedömningen att någon konsekvensbedömning enligt artikel 35 i EU:s dataskyddsförordning (GDPR) inte behöver göras då förändringen inte innebär någon förändring av behandlingen av personuppgifter. Bedömning Genom att använda it-system fullt ut minskar kostnader för pappersutskrifter samt att risken minskar för att fysiska pappersakter kommer i orätta händer. Beslutet är i linje med regionens digitaliseringsstrategi. Beslutet innebär en effektivisering i form av att mindre tid behövs för insortering av pappershandlingar i akter. Dock kommer mer tid än idag att krävas för att säkerställa att skanning och registrering av handlingar sker korrekt. Resurser kommer även att behöva avsättas för införande av e-arkiv och därefter löpande vid överföring av handlingar till e-arkivet. Rent tekniskt kräver även överföringen att vissa funktioner kopplas på i it-systemet, för att kunna gallra, arkivera och exportera ur systemet. Ärendets behandling under mötet Bakgrund HSN-AU 651 Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag till beslut. Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Arbetsutskottets förslag till hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att allmänna handlingar som registrerats på ett ärende i diariet utgör originalhandling och bevaras endast digitalt. beslutar att pappershandlingar där fysisk underskrift krävs på grund av krav i lagstiftningen fortsättningsvis ska bevaras i papper även efter skanning. 19 (31)

20 Beslutet gäller allmänna handlingar tillhörande nya ärenden som öppnas från och med den 1 januari 2019 i hälso- och sjukvårdsnämndens diarium (ärendeserie). Skanning får frångås i de fall en handling som ska diarieföras är mycket omfattande, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för skanning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 15 november 2018 Uppfyllnad av it-säkerhet Skickas till Nanna Bergquist, regionarkivarie Marie Flemström, chef för registraturen Arkivansvariga hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdsförvaltningens ledningsgrupp 20 (31)

21 HSN 636 Dokumenthanteringsplan för hälso- och sjukvårdsnämnden HSN 2018/72 HSN-AU 652 s beslut beslutar att anta de delar i kapitel 1 demokrati och ledning samt kapitel 2 stödjande processer som avser nämndens verksamhetsområde i den regionövergripande dokumenthanteringsplanen. beslutar att anta kapitel 10 hälso- och sjukvård i den regionövergripande dokumenthanteringsplanen. Besluten gäller från och med 1 januari 2019 och omfattar nya handlingar. Förvaltningen får i uppdrag att uppdatera kapitel 10 med vårdhandlingarna som idag finns i en separat dokumenthanteringsplan. gav förvaltningen i uppdrag att revidera befintlig dokumenthaneringsplan då det gjordes senast år Inledningsvis planerades revidering av delarna allmän administration, personaladministration, ekonomiadministration samt smittskyddsenheten. Senare inkluderades även medicinteknisk avdelning, sterilcentralen, tandvårdsenheten och folktandvården. Under arbetets gång har regionarkivet bestämt att en regionövergripande dokumenthanteringsplan ska tas fram. Arbetet som gjorts med hälso- och sjukvårdsnämndens dokumenthanteringsplan lades då in i den övergripande planen. Den regionövergripande dokumenthanteringsplanen består av 11 kapitel. Kapitel 1 demokrati och ledning och kapitel 2 stödjande processer avser alla nämnder, resterande kapitel är nämndspecifika. blir den första nämnden som antar de två första kapitlen samt det nämndspecifika kapitel 10 hälso- och sjukvård. De handlingstyper som inte diarieförs men tillhör kapitel 10 hanteras enligt dokumenthanteringsplanen för vårdhandlingar (HSN 2016/34). I kapitel 1 och 2 finns handlingstyper som ej är tillämpbara för nämndens verksamhetsområde vilket framgår i planen. Dokumenthanteringsplanen är baserad på Riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4 och redovisar handlingstyper utifrån vilka processer de tillhör. Strukturen utgår ifrån kommunalförbundet Sydarkiveras VerkSAM: vilket är både en klassificeringsstruktur och en dokumenthanteringsplan innehållande de processer som identifierats inom en kommun. Eftersom Region Gotland hanterar handlingar som hör till landstinget, samt kommunala och regionala processer, har strukturen anpassats därefter. Alla nämnder i regionen som har beslutat om att ha en digital informationshantering 21 (31)

22 diarieför sina ärenden utifrån Klassificeringsstruktur Region Gotland 1.0, vilken ersätter tidigare diarieplanen. De diarieförda handlingarna förvaras i diarie- och ärendehanteringssystemet W3D3, som ett mellanarkiv, fram till dess att ett regionövergripande e-arkiv är på plats. När ett e-arkiv är på plats tillförs ytterligare en kolumn i dokumenthanteringsplanen som anger leveransfrister till e-arkivet. Bedömning Varje arkivbildande nämnd är ansvarig för sin arkivvård samt att ha en uppdaterad dokumenthanteringsplan. I och med denna revidering finns ett styrdokument som ger förvaltningen ett bra verktyg för att handa de handlingar som finns inom verksamhetsområdet. Arbetet har gjorts i nära samarbete med regionarkivarien vilket har kvalitetssäkrat planen under processens gång. Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som ska revideras kontinuerligt. En stor fördel med en regionövergripande plan är att handlingar behandlas och förvaras på samma sätt i hela regionen samt att arbetet med revideringar förenklas. Nationella bevarande- och gallringsråd framtagna av Samrådsgruppen har använts. Arbetet har gjorts parallellt med utredning om att övergå till digital hantering och arkivering av diarieförda handlingar (HSN 2018/36) vilket är lämpligt i samband med övergång till en ny klassificeringsstruktur. Ärendets behandling under mötet Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag till beslut. Bakgrund HSN-AU 652 Elin Gottfridsson, nämndsekreterare, informerar om att förtydliganden i dokumenthanteringsplanen avseende icke tillämpbara handlingstyper för nämndens verksamhetsområde i kapitel 1 och 2 finns kommer att göras inför nämndens sammanträde. Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Arbetsutskottets förslag till hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att anta de delar i kapitel 1 demokrati och ledning samt kapitel 2 stödjande processer som avser nämndens verksamhetsområde i den regionövergripande dokumenthanteringsplanen. 22 (31)

23 beslutar att anta kapitel 10 hälso- och sjukvård i den regionövergripande dokumenthanteringsplanen. Besluten gäller från och med 1 januari 2019 och omfattar nya handlingar. Förvaltningen får i uppdrag att uppdatera kapitel 10 med vårdhandlingarna som idag finns i en separat dokumenthanteringsplan. Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan Klassificeringsstruktur Region Gotland 1.0 Tjänsteskrivelse daterad 19 november 2018 Skickas till Hälso- och sjukvårdsförvaltningens ledningsgrupp Medarbetare som deltagit i revideringen Nanna Bergqvist, regionarkivarie Anna Glas, enhetschef och arkivansvarig vårdhandlingar Ewa Berglin-Herrero, enhetschef och arkivansvarig MTA och Sterilcentralen Helen Hultnäs, tandvårdssamordnare och arkivansvarig tandvårdens handlingar Elin Gottfridsson, nämndsekreterare och arkivansvarig administrativa handlingar 23 (31)

24 HSN 637 Verksamheten informerar samt medicinska resultat: ögon HSN 2018/46 HSN-AU 655 s beslut lägger informationen till handlingarna. Ärendets behandling under mötet Rosemarie Isholt, tf verksamhetschef hud/ögon/önh, och Pia Lundgren, ögonläkare, gästar hälso- och sjukvårdsnämnden och informerar om ögonverksamheten vid Visby lasarett. Årligen har verksamheten cirka patientbesök och cirka 800 öppenvårdsoperationer varav omkring 750 är gråstarrsoperationer (kataraktoperationer). Inom ögonverksamheten arbetar läkare, sjuksköterskor, ortoptist, undersköterska och optiker. En genomförd enkätundersökning visar på en hög patientnöjdhet, vilket även framgår i flera nationella kvalitetsregister där ögonverksamheten visar goda resultat. Framöver kommer verksamheten sannolikt att ansluta sig till fler kvalitetsregister. 24 (31)

25 HSN 638 Kompetensförsörjningsplan HSN 2018/606 HSN-AU 653 s beslut beslutar att godkänna kompetensförsörjningsplan Den förvaltningsövergripande kompetensförsörjningsplanen ska bidra till att förvaltningen lyckas möta framtidens utmaningar genom att attrahera, rekrytera, engagera, utveckla och behålla medarbetare. Syftet är att ge en bild av befintlig kompetens inom förvaltningen samt beskriva utmaningarna och klargöra strategier för att säkra kompetensbehovet. Strategier inom området attrahera och rekrytera är bland annat samverkan mellan förvaltningen och Uppsala Universitet, verksamhetsförlagd utbildning, ökat intag av AT-läkare och BAS-år för nya sjuksköterskor. Strategier inom området engagera, utveckla och behålla är bland annat ledarutveckling, specialistutbildning av sjuksköterskor, nya förändrade arbetssätt och styrning av lönemedel. Förvaltningen föreslår att nästa revidering av kompetensförsörjningsplanen sker i kvartal 3 under 2019 för att synkroniseras med förvaltningens Strategisk plan och budget Ärendets behandling under mötet Therese Kullåker, biträdande HR-chef, berättar om kompetensförsörjning. Målet med kompetensförsörjningsplanen är att den ska bidra till att hälso- och sjukvårdsförvaltningen lyckas möta framtidens utmaningar genom att attrahera, rekrytera, engagera, utveckla och behålla medarbetare och chefer. Ur ett regionalt perspektiv utgår kompetensförsörjning ur fyra perspektiv: Tillgång till och utbud av arbetskraft Arbetskraftens krav och vad de efterfrågar Arbetsgivarnas krav och vad de efterfrågar Tillgång till och utbud av utbildning Exempel på strategier och aktiviteter inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen: AT-läkare är fortsatt en viktig rekryteringsbas Styrning av ST-utbildning Styrning av lönemedel Insatser för chefer gällande arbetsmiljö Marknadsföringsinsatser Specialistutbildning för sjuksköterskor Behovet av IT-kompetens kommer att öka framöver vilket behöver finnas med i planeringsarbete. Det är även en utmaning att hitta kompetenta medarbetare, ofta sker det via kontakter då Gotland har få specialister inom varje område. 25 (31)

26 Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag till beslut. Bakgrund HSN-AU 653 Maria Dalemar, hälso- och sjukvårdsdirektör, föredrar ärendet. Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Arbetsutskottets förslag till hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att godkänna kompetensförsörjningsplan Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 19 november 2018 Kompetensförsörjningsplan hälso- och sjukvårdsförvaltningen (31)

27 HSN 639 Muntlig rapport från arbetet med handlingsplanen för oberoende av inhyrd personal HSN 2017/115 HSN-AU 654 s beslut lägger informationen till handlingarna. Ärendets behandling under mötet Therese Kullåker, biträdande HR-chef, informerar om att arbetet med oberoende av inhyrd personal fortlöper enligt handlingsplanen. 27 (31)

28 HSN 640 Månadsrapport november HSN 2018/9 HSN-AU 650 s beslut lägger informationen till handlingarna. Ärendets behandling under mötet Yvonne Skovshoved, ekonomichef, föredrar ärendet. Periodens resultat är -44,5 miljoner. Det försämrade resultatet beror främst på fortsatt höga kostnader för utomlänsvård och läkemedel. Kostnadsutvecklingen för arbetskraftskostnader är för perioden 5,7 procent och kostnadsutvecklingen för personalkostnader för egen personal är 7,5 procent. Nettokostnadsutvecklingen är 4,6 procent och den externa kostnadsutvecklingen 4,9 procent. Utomlänsvårdsutvecklingen är 6,1 procent. Statistik visas avseende hemgångsklara patienter, beläggning av vårdplatser och telefontillgänglighet till primärvården hämtad från Bakgrund HSN-AU 650 Skriftligt underlag skickas ut inför nämndens sammanträde den 11 december. Arbetsutskottets förslag till hälso- och sjukvårdsnämnden lägger informationen till handlingarna. Beslutsunderlag Resultatrapporter november 28 (31)

29 HSN 641 Informations- och anmälningsärenden december HSN 2018/47 HSN-AU 657 s beslut lägger informations- och anmälningsärenden till handlingarna. RF 12 Justering av budgetramar (HSN 2018/7) RS 312 Uppdragsredovisning. Investerings- och driftmedelsbehov för Framtidens vårdinformationsmiljö, FVM, perioden (HSN 2017/297) RS 311 Uppdragsredovisning. Ombyggnad akutmottagning vid Visby Lasarett (HSN 2018/163) Remissvar - Att förebygga och behandla undernäring i hälso- och sjukvård och socialtjänst. Kunskapsstöd - bestämmelser och stöd i arbetet (HSN 2018/510) Redovisning av utdelning från samstiftelsen för sjukvård 2017 (HSN 2018/590) Redovisning av bisysslor inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen 2018 (HSN 2018/16) Redovisning av arbetet med standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen Kortare väntetider i cancervården (HSN 2016/599) Remissvar Förslag till föreskrifter om belopp för vård av utskrivningsklara patienter för år 2019 (HSN 2018/570) Remissvar Förslag till nya föreskrifter om apoteksombud och ändringar i Läkemedelsverkets föreskrifter om detaljhandel vid öppenvårdsapotek och Läkemedelsverkets föreskrifter om förordnande och utlämnande av läkemedel och teknisk sprit (HSN 2018/596) BN Remiss Samråd om detaljplan för Visborg 1:19 samt del av Visborg 1:13 och 1:20 (HSN 2018/611) Förändringar attestförteckningen 2018 RF 25 Delårsrapport 2 för 2018 (HSN 2018/7) Avtalsuppföljningsmöte med TeamOlmed AB (HSN 2018/51) Avtalsuppföljningsmöte med Jetpak (HSN 2018/601) Avtalsuppföljningsmöte med Textilia (HSN 2018/222) 29 (31)

30 RF 28 Begäran om tilläggsanslag för reservkraft Visby lasarett (HSN 2018/7) RF 31 Begäran om tilläggsanslag för hälso- och sjukvårdsnämnden för vårdkvalitet (HSN 2018/7) RF 37 Kompensation för kapitalkostnader på grund av förändrat regelverk (HSN 2018/7) RF 38 Förändring i planeringsprocessen (HSN 2018/7) RF 40 Politiska sekreterare (HSN 2018/4) RF 43 Strategisk plan och budget (HSN 2018/7) RF 59 Avsägelser och fyllnadsval. (HSN 2018/4) RS 343 Remiss. God och nära vård (HSN 2018/384) Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag till beslut med tillägg av de nio skrivelserna: Avtalsuppföljningsmöte med Textilia (HSN 2018/222) RF 28 Begäran om tilläggsanslag för reservkraft Visby lasarett (HSN 2018/7) RF 31 Begäran om tilläggsanslag för hälso- och sjukvårdsnämnden för vårdkvalitet (HSN 2018/7) RF 37 Kompensation för kapitalkostnader på grund av förändrat regelverk (HSN 2018/7) RF 38 Förändring i planeringsprocessen (HSN 2018/7) RF 40 Politiska sekreterare (HSN 2018/4) RF 43 Strategisk plan och budget (HSN 2018/7) RF 59 Avsägelser och fyllnadsval. (HSN 2018/4) RS 343 Remiss. God och nära vård (HSN 2018/384) Bakgrund HSN-AU 657 Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut med tillägg av de tre skrivelserna: RF 25 Delårsrapport 2 för 2018 (HSN 2018/7) Avtalsuppföljningsmöte med TeamOlmed AB (HSN 2018/51) Avtalsuppföljningsmöte med Jetpak (HSN 2018/601) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 10 december (31)

31 HSN 642 Övriga frågor HSN-AU 658 Ordföranden Stefaan De Maecker (MP) tackar hälso- och sjukvårdsnämnden för ett konstruktivt samarbete under mandatperioden Han tackar även hälsooch sjukvårdsförvaltningen för ett gott och förtroendefullt samarbete. Bakgrund HSN-AU 658 Inga övriga frågor. 31 (31)