Snabbguiden innehåller skärmbilder som skapats i Windows XP. Det kan hända att de ser annorlunda ut i andra operativsystem.

Transkript

1

2 2 Snabbguiden innehåller skärmbilder som skapats i Windows XP. Det kan hända att de ser annorlunda ut i andra operativsystem.

3 Varför är PDF-filer så populära? PDF (Portable Document Format) har utvecklats som standard när dokument ska utbytas mellan olika plattformar och datormiljöer. Det finns över 200 miljoner PDF-dokument på webben. Huvudanledningarna till att formatet har blivit så populärt är: Integritet: PDF-filerna ser ut precis som originaldokumenten. Utseendet bibehålls när filerna distribueras oavsett plattform, operativsystem, installerade teckensnitt eller lokala inställningar på datorn eller enheten. Filstorlek: I många fall kan PDF-filer vara mer kompakta än källdokumenten perfekt vid filöverföring. Säkerhet: PDF-filer kan signeras digitalt och skyddas med lösenord för att förhindra obehörig åtkomst. Fildelning: Det grundläggande dokumentinnehållet kan frysas, men samtidigt finns det kommentar- och markeringsverktyg som möjliggör samarbete och granskning av dokument. Vad kan man göra med PDF Professional? I Nuance PDF Converter Professional 7 från Nuance Communications Inc. har du en funktionsspäckad lösning för hantering av PDF-filer. Det går att låsa upp och öppna PDF-filer i version 1.7 och tidigare för att visa och redigera filer, lägga till kommentarer samt sätta ihop sidorna till en ny fil. Det går att skapa PDF-filer i versionerna (samt PDF/A). PDF-filerna kan låsas upp och återanvändas i andra program. Programmet består av tre delar för skapande, redigering och upplåsning av PDF-filer. Alla tre installeras och aktiveras i samma process. 3

4 Skapa PDF-filer I Nuance PDF Create 7 kan du skapa PDF-filer från en rad olika filformat. I dialogrutan Skriv ut i alla program med utskriftsfunktion läggs det till en skrivare som heter ScanSoft PDF Create!. Med PDF Create-assistenten kan du sammanställa en lista över alla filer som har skapats i olika program. Det går också att skapa PDF-filer från XPS-filer. De enskilda filerna kan konverteras till separata PDF-filer. Du kan också välja att kombinera filerna, lägga över dem eller sammanställa dem i paketfiler. När du arbetar i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint kan du skapa en PDF-fil genom att starta programmet direkt från dokumentet. Vid konvertering kan hyperlänkar och kommentarer överföras och du kan ange att bokmärken ska skapas med utgångspunkt från strukturen i Word-dokumentet, kalkylbladen i Excel eller sidorna i PowerPoint-presentationen. Det går även att överföra dokumentinformation (metadata). Vid arbete i Microsoft Outlook och Lotus Notes kan du spara filer som har bifogats till meddelanden i PDFformat. När du skriver ett nytt meddelande eller besvarar ett meddelande kan du välja en fil i annat format på datorn, konvertera den till PDF och bifoga den. PDF-filer kan skapas i version samt PDF/A. Du kan skydda filerna med lösenord och lägga till vattenstämplar. Med hjälp av inställningarna för komprimering och teckensnitt har du fullständig kontroll över PDFfilens storlek och utseende. Redigera PDF-filer Med Nuance PDF Converter Professional får du maximal kontroll över PDF-filerna tack vare ett gränssnitt som gör det enkelt att bläddra i och läsa filerna. Du kan redigera sidor och dokument, lägga till kommentarer och granska dem, ändra dokumentets säkerhet, signera dokument med mera. Det går att sammanfoga PDFdokument från flera olika källor och byta plats på sidorna i dokumentet. 4

5 Programmet är ett effektivt dokumenthanteringssystem som används för att skapa arkiv av relaterade dokument så att du kan indexera och söka i dem. I Enterprise-versionen får du tillgång till olika dokumenthanteringssystem direkt i programmet. Du kan använda dem för att arkivera PDF-dokumenten. Exportera PDF-filer I Nuance PDF Converter 7 kan du låsa upp PDF- och XPS-filer och redigera dem i formaten Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint och Corel WordPerfect samt som rtf-filer. Du kan också öppna PDF- och XPS-filer direkt från dessa och andra program, för att där redigera och spara dem i önskat filformat. Det går att konvertera PDF-filer upp till och med version 1.7. Krypterade PDF-filer kan öppnas med hjälp av lösenord. Installation och aktivering När du installerar PDF Converter Professional 7 identifieras automatiskt tidigare programversioner och komponenter och du tillfrågas om du vill avinstallera dem. Du bör vara inloggad som administratör när du installerar och aktiverar programmet. Du måste ha tillgång till Internet för aktivering. 1. Sätt i CD-skivan i CD-ROM-enheten Installationsprogrammet startas automatiskt. Om ingenting händer letar du reda på CD-ROM-enheten i Utforskaren och dubbelklickar på autorun.exe-filen för programmet. Välj språk för installationen. Guiden InstallShield visas. (Om du har hämtat programmet från Nuances webbplats behöver du bara dubbelklicka på filen autorun.exe.) 2. Licens och serienummer Du måste godkänna licensavtalet för att kunna fortsätta. Du måste ange ett serienummer. Det hittar du på CD-fodralet, Nuances webbplats eller den återförsäljarwebbplats där du har hämtat programmet. 5

6 Vissa återförsäljare ger dig tillgång till serienumret i efterhand genom att återgå till beställningen. Tänk på att förvara serienumret säkert, det kontrolleras visserligen bara fullständigt när produkten aktiveras, men du behöver det också om du måste installera om programmet. Observera att serienummer aldrig innehåller bokstaven O, utan siffran Plats och installationstyp Vid installationen föreslås en standardplats till programmet. Du kan godkänna förslaget eller ange en annan plats. Välj Fullständig eller Anpassad installation. Välj Anpassad installation för att ange om du vill installera komponenten för upplåsning av filer. Välj också Anpassad installation om du vill aktivera eller inaktivera integration med PDF Converter och PDF Create i andra program. Enligt standardinställningen är alla program upptagna på panelen Integrering med PDF Converter Professional i guiden InstallShield aktiverade. Du kan ändra integrationsinställningarna senare genom att välja programmet under Lägg till/ Ta bort program på Kontrollpanelen. Klicka på Ändra och sedan på Reparera. 4. Klicka på Slutför I slutet av installationen kan du registrera programmet. Välj Registrera online för att koppla upp dig till Nuances webbplats. Här finns ett enkelt, elektroniskt formulär som du kan fylla i. Det tar bara en liten stund. När du har fyllt i formuläret klickar du på Skicka. Om du inte vill registrera programmet eller vill ha en påminnelse senare, kan du gå in på och registrera dig när som helst. Klicka på Support och välj Produktregistrering i fönstret som öppnas. Nuances sekretesspolicy innehåller information om hur registreringsuppgifterna hanteras. 5. Aktivera Du ombeds aktivera produkten i slutet av installationen. Observera att det kräver en Internetuppkoppling. Om serienumret finns där du har lagrat produkten och har angetts korrekt behöver du inte göra något under aktiveringen. Observera att inga personuppgifter överförs. Om du 6

7 inte aktiverar produkten vid installationen ombeds du göra det varje gång du startar programmet. I PDF Converter Professional skapas PDFfiler med en testvattenstämpel på varje sida om du använder programmet utan att aktivera det. Om du inte aktiverar programmet någon av de fem första gångerna du startar det måste du aktivera produkterna manuellt var och en för sig, vilket är betydligt mer tidskrävande. Du kan installera om programmet några gånger utan att få problem med att omaktivera det, eftersom det finns ett deaktiveringssteg i avinstallationen. Du måste ha serienumret för att kunna installera om programmet och vid deaktivering och reaktivering krävs tillgång till Internet. Du får råd och hjälp rörande registrering och aktivering i Nuances kunskapsdatabas på Obs! Behåll serienumren för tidigare programversioner så att du kan installera dem på andra datorer vid behov. Använda hjälpen Guiden är tillgänglig som PDF-fil på CD-skivan och i programmappen efter installation. Du kan även öppna den från panelen Om. Om programvaran levereras elektroniskt finns PDF-filen på hämtningssidan och medföljer vid hämtning. Nuance PDF Converter Professional har en omfattande elektronisk hjälp i html-format. Använd Hjälp-menyn för att öppna inledningen. Tryck på F1 för att öppna hjälpen. Normalt visas det avsnitt som behandlar den panel som för närvarande är öppen. I vissa dialogrutor finns det Hjälp-knappar. En Viktigt-fil med den senaste informationen finns på CD-skivan och i programmappen. På Nuances webbplats hittar du information om programmet, en kunskapsdatabas som uppdateras regelbundet samt användargrupper. Obs! Systemkraven anges på förpackningen och i hjälpen. 7

8 Starta programmet Välj Nuance PDF Professional 7 i Start-menyn. Följande poster visas: Välj detta alternativ för att starta huvudprogrammet och redigera PDF-filer. Välj detta alternativ för att konvertera PDF-filer till fullständigt redigerbara dokument. Välj detta alternativ för att skapa PDF-filer från en eller flera källfiler. 8

9 Skapa PDF-filer Översikt över PDF-framställningen Du kan skapa PDF-filer från de platser som beskrivs i tabellen och följande avsnitt: Plats Källfiler Konverteringsmetod Mål Arkiv-menyn eller Arkiv-verktygsfältet i Nuance PDF Professional Dialogrutor för utskrift Start-menyn i Microsoft Windows (samt skrivbordet, snabbstartsfältet och aktivitetsfältet om så önskas) Snabbmenyn i Utforskaren Microsoft Word (knappen Skapa PDF) Microsoft Excel (knappen Skapa PDF) Microsoft PowerPoint 2007 (knappen Skapa PDF) En eller flera filer på datorn eller i dokumenthanteringssystem, bildläsare eller Urklipp Aktuellt dokument i arbetsprogrammet En eller flera filer på datorn eller i ett dokumenthanteringssystem En eller flera hela filer på datorn Hela den öppna Word-filen Öppen arbetsbok/ öppet kalkylblad i Excel Hela den öppna presentationen Direktkonvertering från Urklipp, bildläsare eller filer. PDF Create-assistenten för att skapa, kombinera eller lägga över filer Individuella inställningar. Du kan vanligtvis ange sidintervall PDF Create-assistenten, med hjälp av profiler; ej stöd för sidintervall Direktkonvertering med hjälp av vald profil och anvisningar för dokumentsammanställning Direktkonvertering med aktuella inställningar. Inställningar av Word och allmänna inställningar kan göras från Word Direktkonvertering med aktuella inställningar (kan göras från Excel) Direktkonvertering med aktuella inställningar (kan göras från PowerPoint) Nuance PDF Professional som aktuellt PDFdokument Fördefinierat eller via Spara som Användardefinierad. Till fil på datorn, till e-post eller båda Fördefinierat eller via Spara som till fil på datorn, till e-post eller båda Via Spara som till fil på datorn, till e-post eller båda Via Spara som till fil på datorn, till e-post eller båda Via Spara som till fil på datorn, till e-post eller båda 9

10 Plats Källfiler Konverteringsmetod Mål Microsoft Outlook och Lotus Notes (utgående) Microsoft Outlook och Lotus Notes (inkommande) Microsoft Internet Explorer En eller flera bifogade filer i ett e-postmeddelande En eller flera filer på datorn Aktuell webbsida eller länk till annan sida Direktkonvertering av alla bifogade filer eller med alternativruta. Inställningarna kan öppnas Direktkonvertering med aktuella inställningar (utan tillgång till inställningar) Direktkonvertering med aktuella inställningar. Inställningarna kan öppnas från Utforskaren Fördefinierat eller via Spara som till fil på datorn PDF bifogad till öppet meddelande Via Spara som till fil på datorn, till e-post eller båda 10

11 Skapa PDF-filer från PDF Professional Klicka på (Ny PDF) i huvudverktygsfältet i PDF Professional eller välj Ny PDF på Arkiv-menyn. Se bilden nedan. Du kan skapa en tom PDF-fil eller välja Från fil och markera en eller fler filer i dialogrutan Öppna, även om de har skapats i andra program. De tre kommandon som följer ger dig full kontroll över skapandeprocessen genom PDF Createassistenten. Du kan också dra och släppa önskad fil (som har skapats i ett program med utskriftsfunktion) till arbetsytan i PDF Converter Professional. Detta fungerar på samma sätt som när man väljer alternativet Från fil. Direktkonvertering med befintliga inställningar från dialogrutan Egenskaper för ScanSoft PDF Create! som du kan öppna via Arkiv Skriv ut. Flera val tillåtna, en PDF skapas av varje fil. Direktkonvertering av det aktiva innehållet i Urklipp med befintliga inställningar. De här kommandona styrs genom Create-assistenten där inställningarna görs via profiler. Direktkonvertering via bildläsarens eget gränssnitt, du kan mata in flera sidor samtidigt med automatisk arkmatare. 11

12 Skapa PDF-filer från dialogrutan Skriv ut I dialogrutan Skriv ut (som finns i alla program som du kan skriva ut från) läggs det till en PDF Create-skrivare. Ladda en fil som du vill skapa en PDF av och välj sedan Arkiv > Skriv ut. Välj ScanSoft PDF Create! som skrivare. Ange sidintervall och andra inställningar om så önskas. En PDF-fil skapas (värdet för antal kopior ignoreras). Klicka på Egenskaper för att kontrollera eller ändra PDF Create-inställningarna. Klicka på OK för att skapa PDF-filen. Dialogrutan Spara som visas som standard, men du kan även ange inställningar för att spara under Egenskaper > PDFinställningar. Använda PDF Create-assistenten Assistenten öppnas från Start-menyn i Microsoft Windows. Här kan du sammanställa en lista över de filer som ska konverteras, oavsett vilket program filerna skapats i. Dessa filer kan ha skapats i olika program. Välj om du vill kombinera filerna i den angivna ordningen för att skapa en enda stor PDF-fil eller om filerna ska konverteras var och en för sig. Uppsättningar av filer kan slås ihop till en enda PDF. Du kan även välja att lägga över filerna vid konvertering. I assistenten kan du använda profiler för att styra PDF-processen. Profilerna innehåller en uppsättning inställningar utformade för ett visst resultat. Programmet innehåller sju profiler och du kan skapa fler vid behov. Hjälpen innehåller mer information om detta. 12

13 Ta bort markerade filer från listan Flytta markerade filer uppåt eller nedåt Ta bort alla filer från listan Dra och släpp källfiler till området eller klicka på Lägg till Sammanställningsanvisningar* Välj profil Här visas de aktuella inställningarna för att spara Klicka här för att starta PDFprocessen Klicka här för att ändra inställningar för att spara Ändra profilinställningar * Övriga sammanställningsanvisningar: Kombinera filer till en enda PDF (i visad ordning och med möjlighet att skapa ett bokmärke för varje indatafil). Lägg över filer (med överläggsalternativ). Lägg samman filer i PDF-format inuti en övergripande PDF-fil (med alternativ). 13

14 Klicka på Profiler för att ändra inställningarna för de olika profilerna eller skapa nya profiler baserade på dem som redan finns. 1. Välj en profil här. 2. Gör valen här. 3. Här anger du inställningarna för varje val. Välj en profil och klicka här för att namnge en ny profil som ska baseras på den. Ändra inställningarna och klicka på OK. Klicka här för att radera den aktuella profilen efter en varning. Klicka här om du vill återställa standardinställningarna för den aktuella profilen. Visa inställningarna för MRCkomprimering och framställning av sökbara PDF-filer. I hjälpen finns mer information om hur du skapar märkta eller sökbara PDF-filer och om fördelarna med MRC-komprimering. Klicka på OK om du vill tillämpa den aktuella profilen med de inställningar som du gjorde. Klicka sedan på knappen (Skapa) i assistenten. Dialogrutan Utskriftsinformation visas med en lista över käll- och målfiler och deras bearbetningsstatus. Dubbelklicka på valfritt filnamn för att visa den färdiga PDF-filen. 14

15 Skapa PDF-filer från Utforskaren Högerklicka på en fil. På snabbmenyn som öppnas visas följande alternativ: Välj en profil från undermenyn till det första objektet. De aktuella inställningarna för profilen används för att skapa PDF-filen. Klicka på Redigera för att ändra profilinställningarna eller skapa en ny profil innan PDF-filen skapas. Det andra objektet visar aktuella anvisningar för att spara. Klicka på det för att ange andra anvisningar. Om du markerar en grupp filer och högerklickar öppnas en snabbmeny med bland annat följande alternativ: Välj det första alternativet och sedan en profil för att skapa en PDF-fil av varje markerad fil. Om du vill skapa en PDF-fil av alla filerna kan du välja att kombinera, lägga över eller skapa paket av filerna och sedan välja önskad profil. I det sista alternativet visas aktuella anvisningar för att spara. Klicka på det om du vill ändra dem. Skapa PDF-filer från Microsoft Word 1. Öppna Microsoft Word-dokumentet. 2. Välj Skapa PDF från Nuance PDF-menyn eller klicka på. I Word 2007 och 2010 finns det här alternativet på Nuance PDFfliken. 15

16 3. Godkänn eller ändra standardmålmappen och filnamnet i dialogrutan Spara som när den visas. 4. Du kan även lägga till dokumentinformation (nyckelord osv.) eller välja Bädda in metadata (se nedan). 5. Klicka på om du vill skapa en PDF-fil och bifoga en kopia av den i ett e-postmeddelande. Dialogrutan Nuance PDF-inställningar för Microsoft Word Den här dialogrutan öppnas via en knapp i verktygsfältet ( ) eller från Nuance PDF-menyn. I Word 2007 finns det här alternativet på Nuance PDF-fliken. Här anger du inställningar som bara gäller när du skapar en PDF-fil från ett Word-dokument. Ange vilka styckeformat i Word-dokumentet som ska konverteras till bokmärken i PDF-filen, vilka kommentarer som ska överföras, hur hyperlänkar ska visas och vilka objekt som eventuellt ska märkas. Välj Bädda in metadata om du vill överföra dokumentinformation (ämne, författare, nyckelord osv.) från Word-dokumentet till PDF-filen. Från panelen Avancerat har du tillgång till alla inställningar som rör PDF-framställning. Skapa PDF-filer från Microsoft Excel och PowerPoint 1. Öppna Microsoft Excel-filen eller PowerPoint-presentationen. 2. Välj Skapa PDF från Nuance PDF-menyn eller klicka på. 3. Godkänn eller ändra standardmålmappen och filnamnet i dialogrutan Spara som när den visas. 4. Om du vill skapa en PDF-fil och bifoga en kopia av den i ett e-postmeddelande klickar du på. 5. Om du vill ändra inställningarna för att skapa PDF-filer klickar du på. Du kan välja om du vill att kommentarer och hyperlänkar ska överföras till PDF-filen och om bokmärken ska skapas. I Excel 16

17 blir varje enskilt kalkylblad ett bokmärke, i PowerPoint de enskilda sidorna. Välj Bädda in metadata om du vill överföra dokumentinformation från källdokumentet till PDF-filen. Skapa PDF-filer i e-postprogram Ett nytt verktygsfält läggs till i Microsoft Outlook och Lotus Notes (version 7.0 och 8.5). 1. Klicka på för att konvertera bifogade filer i det öppna meddelandet till PDF och spara dem i angiven mapp. 2. Klicka på för att öppna inställningarna. Välj om du vill konvertera alla bifogade filer i bakgrunden och skicka dem till senast använda mapp eller om du vill kunna välja vilka filer som ska konverteras och var. 3. Klicka på i Nuance-verktygsfältet i ett nytt meddelande eller ett svarsfönster för att välja en eller flera filer på datorn som ska konverteras till PDF och bifogas till meddelandet. OBS! Om du inte kan se knapparna i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint går du till Visa-menyn > Verktygsfält och väljer Nuance PDF. Skapa PDF-filer från Internet Explorer 1. Öppna en webbsida som du vill spara som PDF. 2. Klicka på knappen (Skapa PDF ) och välj att skapa en PDF av webbsidan eller att lägga till dess innehåll i en befintlig PDF. Du kan också skapa en PDF-fil och bifoga filen till ett nytt tomt meddelande i standardprogrammet för e-post (Microsoft Outlook eller Lotus Notes). 17

18 När du klickar på knappen visas en lista där du även kan ändra alternativen för PDF-framställning. Skapa en PDF av en länkad webbsida genom att högerklicka på länken och välja Skapa PDF-fil av länkens innehåll. Dialogrutan Egenskaper för ScanSoft PDF Create! Här har du fullständig kontroll över konvertering som utförs utan PDF Create-assistenten. På panelen Allmänt anger du sidstorlek, orientering och upplösning för PDF-filen och väljer om du vill visa filen när den har skapats. Du väljer även om PDF-filen ska vara i färg eller gråskala. På panelen PDF-inställningar kan du ange PDF-version, styra teckensnittsinbäddning, ange komprimeringstyper och komprimeringsgrad, välja lösenord och lägga till vattenstämplar. Du kan välja hur du kan namnge de nya PDF-filerna och definiera egenskaper som titel, författare, ämne och nyckelord. De nya filerna kan även bifogas till e-postmeddelanden, klara för spridning. Dialogrutan Egenskaper för ScanSoft PDF Create! öppnas från dialogrutan Skriv ut i programmen. När du arbetar från PDF Createassistenten eller Utforskaren görs inställningarna via profilerna. Om du vill komma åt inställningarna från Microsoft Word väljer du Arkiv Skriv ut i stället för att klicka på knappen Skapa PDF. Så här lägger du över PDF-filer Överläggsalternativen används för att lägga till bilder eller andra fasta objekt på endast den första sidan i PDF-filer tillsammans med objekt som kan skilja sig från fil till fil. Exempel på överlägg på försättsblad: Ensidig fil med upprepade element + Sidan 1 i flersidigt dokument = Försättsblad i färdig PDF-fil 18

19 För att få det här resultatet avmarkerar du alternativet Upprepa den sista sidan i det kortaste dokumentet för sidöverlägg. Du kan också använda överlägg för att lägga till en företagslogotyp eller andra fasta objekt på alla sidor i skapade PDF-filer. Du markerar då alternativet ovan. Hjälpen innehåller mer information om överläggsalternativ. Så här skapar du paket av filer Ett paket är en PDF-fil som innehåller en uppsättning PDF-filer. Med hjälp av paket kan du gruppera filer som hör samman så att du enklare kan skicka dem via e-post. Du paketerar en uppsättning filer (de behöver inte vara av samma filformat) genom att markera dem i PDF Createassistenten. Välj sammanställningsanvisningen Paket. Klicka på Alternativ för att välja försättsblad (antingen en mall ur assistenten eller den första filen i listan). Klicka på knappen överföra dem till paketet. (Skapa) om du vill skapa PDF-filer eller För att kunna öppna ett PDF-paket måste du använda en modern PDFläsare eller PDF-redigerare (t.ex. Nuance PDF Converter Professional 5 eller 6). Alla filer i paketet listas och kan öppnas och sparas separat. I Nuance PDF Converter Professional 4 och äldre PDF-läsare och redigerare läggs filerna in som bilagor. Stöd för SharePoint och andra dokumenthanteringssystem I PDF Create 7 (i PDF Converter Enterprise 7) ingår stöd för Microsoft SharePoint via en uppsättning dialogrutor. Klicka på knappen Lägg till och välj alternativet Öppna från DMS. Andra dokumenthanteringssystem (Hummingbird, Worksite, LiveLink) kan öppnas direkt via sina egna gränssnitt. Hjälpen innehåller mer information och i systemkraven finns en lista över alla dokumenthanteringssystem som stöds. De nya PDF-filerna kan sparas i SharePoint eller andra system genom att du väljer Spara i DMS i dialogrutan Målinställningar. 19

20 I SharePoint, Hummingbird Enterprise och Interwoven Worksite kan du välja en fil i annat format än PDF, öppna PDF Create via filens snabbmeny, skapa en PDF-fil och spara den på samma plats med samma filnamn. Du kan också välja en fil i annat format än PDF på datorn, konvertera den till PDF och spara den i dokumenthanteringssystemet på aktuell eller angiven plats. 20

21 Redigera PDF-filer PDF Converter Professionals huvudområden visas nedan. Visa och redigera PDF-filer Välj Dokumentsammanställning på Visa-menyn för att kunna visa och redigera flera sidor. Navigeringspaneler: Bifogade filer Bokmärken Kommentarer Mål Formulärkontroller Modellträd Sidor Signaturer Märkning Lager Mallhanterare: ClipArt Kuvert Säkerhet Signera/intyga Stämplar Vattenstämplar I PDF Converter Professional är kontrollerna indelade i flera olika verktygsfält. Dessa kan frigöras och dras till arbetsområdet. Nedan presenteras huvudverktygsfälten och i vissa fall beskrivs de enskilda verktygen från vänster till höger. Du kan anpassa verktygsfälten genom att visa eller dölja de olika knapparna. 21

22 Arkiv (verktygsfält) Använd listan för verktyget PDF Converter för att låsa upp den aktuella PDF-filen och välja format och bearbetningsläge. Mer information finns i avsnittet Exportera PDFfiler längre fram i guiden. I det här verktygsfältet finns grundläggande funktioner såsom Skapa, Öppna, Spara, Skriv ut, Skicka e-post och Sök i PDF-filer. Du kan också lägga till filerna i Favoriter. Med knapparna Skanna utökas funktionerna för läsa in till PDF-filer, och i PDF Converter Enterprise 7 ingår även Skanningsinkorg. Standard (verktygsfält) Hand: Använd verktyget för att visa och bläddra i PDF-filer. Med hjälp av markeringsverktygen markerar du textstycken och dokumentområden. Markera text: Välj ett textstycke för redigering av egenskaper, export o.s.v. Välj bild: Välj en bild för redigering av egenskaperna, export o.s.v. Välj område: Välj ett område vars innehåll du vill kopiera eller konvertera till redigerbart format. Välj objekt: Ändra ett objekts egenskaper och justering. Länk: Placera ut en rektangel som blir en hyperlänk. Beskär: Rita en rektangel runt den yta som ska finnas kvar efter beskärningen. Dubbelklicka i den för att ange anvisningar för beskärningen. Redigera text: Gör begränsad textredigering, även över flera textrader. Redigera objekt: Markera objekt som du vill flytta, ändra storlek på, rotera, gruppera eller prioritera. Om du vill ändra märkning markerar du ett objekt, högerklickar på det och väljer Egenskaper/Märkning från snabbmenyn. 22

23 Formulärverktyg (verktygsfält) Använd det här verktygsfältet när du arbetar med formulär. Du kan lägga till de formulärkontroller som visas i ett PDF-formulär. Med hjälp av andra verktyg kan du markera eller återställa formulärfält och ange tabbordningen. FormTyper: Använd den här knappen (den sista till höger) för att identifiera och automatiskt aktivera formulärelement, så att du kan omvandla statiska PDF-filer till ifyllbara formulär. Kommentarer (verktygsfält) Kommentar: Lägg till en kommentar till PDF-filen. Flera användare kan kommunicera via kommentarer. Dela in kommentarer efter författare, typ, datum med mera. Textruta: Klicka här för att lägga till en textruta ovanför PDF-sidans övriga innehåll. Utlyfta citat: Lägg till funktioner för utlyftning av citat i dokumentet. Textmarkering: Använd olika markeringsverktyg på texten. Färgmarkera: Välj bland markeringsverktygen i listan. Bifoga: Bifoga en text- eller ljudfil till PDF-filen med en ikon på utsedd plats. Ritverktyg: Rita olika figurer på sidan. Med hjälp av en snabbmeny anger du när du är klar när du ritar flersidiga figurer. Säkerhet (verktygsfält) Panelen Säkerhet: Klicka här för att ställa in lösenord och andra säkerhetsåtgärder för PDF-filen. Digitala signaturer: Du kan signera och certifiera dokumentet samt infoga anpassade signaturer och tidstämplar. Markera för borttagning: Svärta ut hemligstämplad information i texten (detta alternativ är endast tillgängligt i Enterprise-versionen, se nedan). 23

24 Avancerat (verktygsfält) Använd det här verktygsfältet för att lägga till filmer, ljudklipp, 3D-filer eller Silverlight-innehåll i PDF-filer. Du kan visa och redigera 3D-filer. Utskjutning: (knappen längst till höger): Du kan förbereda PDF-filen för utskrift i DTP-stil. Mätning (verktygsfält) Använd det här verktygsfältet för att mäta dimensionerna inuti element i PDF-filerna och definiera skalan. Dokumentsammanställning Om du vill kunna redigera sidinnehållet eller utföra sidoperationer samtidigt som du visar flera sidor aktiverar du vyn Dokumentsammanställning på Visa-menyn eller genom att klicka på knappen Dokumentsammanställning längst ner på skärmen. I verktygsfältet Dokumentsammanställning kan du infoga, extrahera, ta bort och omnumrera sidor. Du kan också dela det öppna dokumentet eller arbeta med sidhuvud och sidfot (skapa, uppdatera och ta bort dem). I vyn ser du små sidor, inte statiska miniatyrer. Det innebär att du kan lägga till kommentarer och kopiera textavsnitt till andra sidor eller andra dokument. Knappen längst till höger är ny: Sammansättning av sidor. Den gör att du inte behöver öppna flera programinstanser för att infoga sidor från en uppsättning med dokument. Varje dokument visas som en sidminiatyr 24

25 på en egen flik. Här kan du visa dokumenten och dra och släppa önskade sidor i måldokumentet. En rad olika filtyper stöds och det sker en konvertering till PDF om det behövs. Dokumentsäkerhet Om du vill ändra dokumentets säkerhetsinställningar klickar du på Dokument > Dokumentegenskaper och väljer fliken Säkerhet. De aktuella inställningarna visas och du kan välja om du vill skydda dokumentet med lösenord eller certifikatsäkerhet på olika nivåer. Sökning och indexering av dokument Det går att göra textsökningar i öppna PDF-filer, samtliga PDF-filer i specifika mappar och förskapade indexfiler. Sökningar kan göras med enskilda strängar, flera söksträngar, mönster eller masker. Använd Mallhanteraren för att ange sökkriterier. En PDF-indexfil (zpi) är ett sökbart arkiv med PDF-dokument. Klicka på Dokument > Indexering för att skapa ett nytt index, ändra ett befintligt eller arbeta med inbäddade index. Windows Desktop Search Microsoft tillhandahåller ett sökverktyg som gör att du kan söka igenom filer av olika typer i angivna mappar. I PDF Converter Professional inkluderas även PDF-filer i sökningarna. Detta gäller även PDF-bilder. Läsa upp text Använd kommandot Läs PDF på Verktyg-menyn för att få PDF-texten uppläst. Välj nuvarande, nästa eller föregående stycke eller sida eller hela det återstående dokumentet. Välj Egenskaper för att ställa in hastigheten och volymen. Du kan också spara PDF-texten som ljudfil i wav-format. Denna funktion drivs av text-till-talmotorn Nuance RealSpeak Solo. Optimering av PDF-filer Optimera PDF-filerna så att de bäst uppfyller sitt syfte. Gå till Optimera PDF i Verktyg-menyn och ange krav såsom snabb webbvisning, objektoch bildkomprimering, inställningar för inlästa sidor, teckensnittsinbäddning med mera. Du kan också lägga till märkning i PDF-filerna så att deras logiska struktur (stycken, titlar, bilder, tabeller, celler o.s.v.) identifieras och loggas. 25