Tid tisdag den 16 oktober kl Plats Åbrogården, Storgatan 55, Vingåker

Transkript

1 KALLELSE Datum VIADIDAKT Sammanträdande organ VIADIDAKTNÄMNDEN Tid tisdag den 16 oktober kl Plats Åbrogården, Storgatan 55, Vingåker Sida Information Aktuellt från verksamheterna Aktuellt från förvaltningschefen 2 Ekonomirapport från förvaltningsekonomen samt budgetläget inför 2013 Anmälan av inkomna motioner och remisser Inkomna skrivelser och protokoll Övriga frågor Ärenden Remissvar: yttrande över motion om högre studier Likabehandlingsplan Svar till Skolinspektionen Internkontrollplan Delegationsbeslut Gunilla Magnusson Ordförande Välkommen till Viadidaktnämnden. Förhinder till nämndsammanträdet meddelas Gunilla Porsvant per telefon eller e-post senast tisdag den 16 oktober kl Ersättare förväntas närvara vid nämndsammanträdet även om ersättaren inte kallats att tjänstgöra. Gunilla Porsvant nås på gunilla.porsvant@viadidakt.se. På grund av semester kan du inte ringa in återbud förrän tidigast tisdag förmiddag. VIADIDAKT Besöksadress: Bievägen 1B Org.nummer Telefon: Viadidakt Telefax: E-post: gunilla.porsvant@viadidakt.se

2 VIADIDAKTNÄMNDEN 2012 EFTER PERIODISERING 9 Post ÅRSBUDGET BUDGET T.O.M. UTFALL EFTER SEP MÅNAD Resultat Prognos Vidtagna åtgärder: (alla belopp anges i tkr) Intäkter Kostnader Resultat AKT. MÅNAD Intäkter Kostnader Resultat mot budget 2012 effekt sep-dec Viadidakt förvaltning SYV +100 Ellw ht -700 Viadidakt utbildning Pensionsavgångar ej återbesatta Retr lärare: -300 (4,2-1,6=2,6%) Viadidakt arbetsmarknad Personal anst i projekt SUMMA: Åtagande inkl Vå Total Avvikelseprognos -700

3

4

5

6

7 Inkomna skrivelser och protokoll Kommunledningsförvaltningen Kallelse till KS för att redovisa Viadidaktnämndens ekonomiska läge. Begäran om uppföljning av förslag till verksamhet som ett resultat av Framtidsboxen Regeringskansliet m. fl. Nationella ehälsodagen 18 oktober 2012 Länsstyrelserna m. fl. Informations- och prognosbrev. Projekt Integration Katrineholm Inbjudan till informationsmöte. Stockholms stad Arbetsmarknadsförvaltningen Konferensinbjudan om det kommunala uppföljningsansvaret TV4 Norrköping Meddelande om oönskad post. Skolinspektionen Betygsrätt för Miroi- beslut. Arbetsförmedlingen Önskemål om förlängning av anställning för uppsagd personal. SKL Kommentus Media Lärarkartläggning Information om verktyget KOLL. Sigys Inbjudan till konferens: Att leda särskolan. Spridningskonferensen.se Inbjudan till spridningskonferens 2012.

8 Dnr VIAN/2012: Handläggare: Jan Berthelsen Yttrande över motion om inspiration till högre studier Förslag till beslut Viadidaktnämnden instämmer i motionen under förutsättning att medel tillförs nämnderna för denna satsning. Ärendebeskrivning Inger Fredriksson (c ) och Ann-Charlotte Olsson (c ) har lämnat in en motion till kommunfullmäktige. Motionärerna önskar att kommunen tar initiativ till att inspirera ungdomar till högre studier. Viadidakt och Bildningsförvaltningen har fått motionen för yttrande. I tjänsteskrivelse från de båda förvaltningarna beskrivs de åtgärder som föreslås för att uppnå motionärernas syfte. Ärendets handlingar Missiv från kommunledningsförvaltningen med anvisningar för besvarande av motion. Motion från Inger Fredriksson och Ann-Charlotte Olsson. Tjänsteskrivelse från Viadidakt och Bildningsförvaltningen.

9 Yttrande över motion om inspiration till högre studier Bildningsförvaltningens och Viadidakts förslag till beslut Nämnderna instämmer i motionen under förutsättning att medel tillförs nämnderna för denna satsning. Bakgrund Inger Fredriksson (C) och Ann-Charlotte Olsson (C) har lämnat en motion om inspiration till högre studier för grundskolans elever. Kommunledningsförvaltningen har översänt ärendet på remiss till bildningsnämnden och Viadidaktnämnden för yttrande. Bildningsförvaltningens och Viadidakts yttrande Nämnderna instämmer i det angelägna i att flera ungdomar söker till högre studier. För att åstadkomma detta kan en informationsinsats från högskolans sida vara en av metoderna. Motionärerna föreslå att studenter som gör praktik i kommunen besöker klasser på mellanstadiet. Nämnderna ställer sig positivt till at bidra till genomförandet av detta. Det samarbete båda förvaltningarna har kring, t ex VFU-platser (Verksamhetsförlagd utbildning) inom lärarutbildningarna, kan möjliggöra detta. Vidare föreslår motionärerna att representanter från högskolorna och universiteten i regionen inbjuds till grundskolan för att prata om vilka utbildningsmöjligheter som kan erbjudas. Nämnderna ställer sig även positivt till att bidra med att förmedla kontakt mellan läroanstalterna och skolan i kommunen. Båda förvaltningar har ett omfattande kontaktnät med den högre utbildningen i regionen. Det kan även anordnas besök för grundskolans elever på t ex Viadidakts utbildningsmässor. Ett ytterligare bidrag skulle kunna vara besök av yrkes- och studievägledare från t ex högskolan i klasserna. I motionen föreslås vidare att hela klasser erbjuds möjligheten att åka till högskolor. Detta ser dock nämnderna inte någon möjlighet att arrangera inom befintlig ram.

10 Ärendets handlingar Motion om inspiration till högre studier. Helene Björqvist Förvaltningschef Jan Berthelsen Fövaltningschef

11

12

13

14

15 Dnr VIAN/2012: Handläggare: Otto Davidsson Likabehandlingsplan Förslag till beslut Viadidaktnämnden fastställer upprättad likabehandlingsplan Ärendebeskrivning Viadidakt har av Skolinspektionen kritiserats för att sakna en egen plan mot kränkande behandling inom den kommunala vuxenutbildningen. I tillsynsbeslutet framgår att man önskar uppföljning av verksamheten på ett bättre sätt och därför har en Likabehandlingsplan med fokusområden för närmare granskning upprättats. Ärendets handlingar Skolinspektionens tillsynsbeslut Likabehandlingsplan. Tjänsteskrivelse från rektor Otto Davidsson.

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25 Vår handläggare Datum Vår beteckning Otto Davidsson VIAN/2012: Titel Handling Rektor Vuxenutbildningen 2012:510 Viadidakt 1 (2) Likabehandlingsplan vuxenutbildningen Viadidakt Denna plan syftar till att främja vuxenstuderandes lika rättigheter oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionshinder. Här beskrivs hur vuxenutbildningen arbetar med att förebygga, upptäcka, utreda och åtgärda alla former av trakasserier, diskriminering och kränkande behandling. Planen skall följas upp årligen. Vuxenutbildningen tolererar inte någon form av kränkande behandling Vuxenutbildningen skall ha en studiemiljö där respekten för den enskilde är självklar. Studerande med olika bakgrunder skall möta varandra med respekt i syfte att skapa ett klimat som främjar studieglädje, hälsa och möjligheter till utveckling och framgång. Rättigheter och skyldigheter Alla studerande har rätt till en studiemiljö som är fri från trakasserier på grund av kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionshinder. Med detta som bakgrund skall alla som arbetar med vuxnas lärande inom vuxenutbildningens ansvarsområde främja likabehandling och aktivt motverka diskriminering, trakasserier eller annan kränkande behandling samt visa respekt för den enskilde studerande och i det vardagliga arbetet ha ett demokratiskt förhållningssätt. Trakasserier är ofta ett dolt problem. Den som blir utsatt väljer ofta att undkomma situationen genom att förneka eller förtränga den. Det är en förståelig reaktion eftersom den som upplever sig utsatt känner sig kränkt, maktlös och i värsta fall rädd. Att undkomma en situation kan exempelvis vara att avbryta utbildningen. Detta blir en osynlig lösning på problemet. Det är allas ansvar att göra det osynliga synligt, dvs. att uppmärksamma trakasserier och stödja den som är utsatt. Ett direkt ingripande i en situation där trakasserier förekommer ger ofta berättigad uppmärksamhet och sprider sig som ringar på vattnet. Ingripandet kan förhindra

26 upprepade trakasserier. Det är allas skyldighet att vända sig till stödgruppen för likabehandling vid misstankar om trakasserier. Rådgivning och stöd Under hösten 2012 kommer en stödgrupp för likabehandling bestående av rektor för verksamheten och lokal ledningsgrupp ev vägledare att bildas. Ansvaret för detta vilar på rektor. Stödgruppen skall utbildas kontinuerligt för att hantera trakasserier av olika slag. Gruppen skall belysa och identifiera särskilt utpekade områden. Alla, antingen de varit utsatta för eller har bevittnat trakasserier, kan vända sig till någon av personerna i stödgruppen. Dessa personer har tystnadsplikt. Om en studerande vill ha råd och stöd inom området kan den vända sig till någon i stödgruppen. Förebyggande åtgärder För att främja likabehandling och förebygga diskriminering, trakasserier och kränkande behandling kommer informationsinsatser, för all personal som arbetar med vuxnas lärande inom vuxenutbildningens ansvarsområde, att genomföras under våren Alla studerande informeras vid kursstart om likabehandlingsplanen. Introduktionsutbildning för nyanställd personal innehåller motsvarande information. Likabehandlingsplanen kommer att delas ut till alla studerande och anställda. Åtgärder vid trakasserier Likabehandlingsplanen skall följas upp och revideras årligen. Den fungerar som ett stöd för de studerande genom att vara åtgärdsinriktad. Om någon inom vuxenutbildningens organisation får kännedom om att en studerande anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling har huvudmannen skyldighet att utreda detta. Utredning av händelsen skall ske så snabbt som möjligt. Alla samtal och inkomna observationer med anknytning till likabehandlingsarbetet skall dokumenteras. Anmälan om kränkande behandling görs till någon i stödgruppen för likabehandling. Stödgruppen för likabehandling utreder och ansvarig rektor beslutar om åtgärder och om anmälan skall göras till andra myndigheter. Vid misstanke om att någon ur personalen begått en kränkande eller diskriminerande handling riktad mot en studerande står ansvarig rektor för utredningen Uppföljning och utvärdering av genomförda åtgärder Uppföljning av genomförda åtgärder görs genom att uppgifterna om antalet inkomna observationer och antalet samtal med anknytning till likabehandlingsplanen sammanställs. Stödgruppen för likabehandling ansvarar för att uppföljning och utvärdering genomförs

27 Vår handläggare Datum Vår beteckning Otto Davidsson VIAN/2012:7-007 Titel Ert datum Er beteckning Rektor Vuxenutbildiningen Katrineholms kommun Dnr : (2) Återrapportering av Skolinspektionen tillsyn vid vuxenutbildning Katrineholms och Vingåkers kommuner Inledning I en målstyrd organisation har uppföljning och utvärdering central betydelse för kontroll av verksamheten samt underlag för verksamhetens utveckling. Ansvar för att följa upp och utvärdera verksamheten finns på alla nivåer i organisationen. Skolinspektionen har under våren 2012 (maj månad) granskat verksamheten i Katrineholm/Vingåker. Tillsynen har riktats mot det kommunala vuxenutbildningen inom kommunerna. Underlag Underlaget för bedömningarna som gjorts är dels dokument från kommunen dels den information som samlats in under besöket. Vid utbildningsenheten intervjuades olika personalgrupper och studerande. Viadidaktsnämndens företrädare intervjuades. Även annan information om kommunen och skolan från Skolverkets nationella uppföljningssystem eller som finns publicerat på annat sätt, har använts. Beslut Skolinspektionen har i tillsynen av vuxenutbildningen i Katrineholms och Vingåkers kommuner identifierat följande brister som ska åtgärdas -Huvudmännen och rektorn har inte sett till att resultat inom sfi,särvux och komvux följs upp regelbundet (1 kap.12 och 2 kap års skollag) -Verksamheten saknar planer mot kränkande behandling (14a kap års skollag) Rektor och huvudmännen har ansvar för att vuxenutbildningens brister åtgärdas.

28 Utbildningsenhetens åtgärder och vad som förväntas åstadkommas med förändringen Huvudmännen och rektorn har inte sett till att resultat inom sfi,särvux och komvux följs upp regelbundet (1 kap.12 och 2 kap års skollag) Vi har nu under höstterminen 2012 inlett arbetet med att tydliggöra arbetet kring systematiskt kvalitetsarbete. Målet för arbetet är att det skall vara underlag för insatsen kan utvecklas och nå uppsatta mål och resultat. Vi använder oss av verktyget BRUK som framtagits av skolverket, det är ett verktyg för skattning och utveckling av kvalitetsarbetet. Efter varje genomförd kursdel så görs en lägesbedömning med tydliga målsättningar och målformuleringar. Resultaten bearbetas och analyseras Ihop med detta håller vi nu på och tar fram en kvalitetsklocka där vi lägger in olika mätpunkter under verksamhetsåret för att hitta rätt i planeringen av insatser Varje individuell studieplan skall efter varje kurs läsas av ev revideras så att elever når sina egna uppsatta mål efter given tidsplan. Vi kommer att fortsätta använda oss av årlig enkät för få fram förutsättningarna för lärandet men koppla på de kvalitetsinstrument vi har på individnivå Resultaten på gruppnivå skall redovisas till nämnd dels genom delårsrapporter och dels genom bokslutet och verksamhetsplaner. Vår målsättning är att vi under hösten 2012 skall ha tagit fram verktyg för -Måluppfyllelse -Analysen -Resultaten I kvalitetsklockan som vi nu håller på och arbetar fram skall tydligt framgå när analyserna skall genomföras och under vilka former. Vi har startat upp en ledningsgrupp inom utbildningsenheten som håller på och arbeta fram förutsättningarna för arbetet, detta kommer att ske genom att vi arbetar igenom frågeställningarna under kommande studiedagar och personalträffar med samtliga personalkategorier Ovanstående processer blir lika för samtaliga delar av verksamheten såsom kommunal vuxenutblidning, svenska för invandrare samt särvux Verksamheten saknar planer mot kränkande behandling (14a kap års skollag) En Likabehandlingsplan har upprättats av Viadidakt utbildning och planen fastställs av Viadidaktnämnden den 16 oktober 2012.

29 Dnr 2012:7-007 Handläggare: Otto Davidsson Skolinspektionens tillsyn 2012 Förslag till beslut Viadidaktnämnden beslutar sända tjänsteskrivelse och upprättad likabehandlingsplan som nämndens svar till Skolinspektionen. Ärendebeskrivning Skolinspektionen har i tillsynen av vuxenutbildningen i Katrineholms och Vingåkers kommuner identifierat följande brister som ska åtgärdas. -Huvudmännen och rektorn har inte sett till att resultat inom utbildning i Svenska för invandrare (sfi), särskild utbildning för vuxna (särvux) och kommunal vuxenutbildning (komvux) följs upp regelbundet (1 kap.12 och 2 kap års skollag). -Verksamheten saknar planer mot kränkande behandling (14a kap års skollag); likabehandlingsplan. Rektor och huvudmännen har ansvar för att vuxenutbildningens brister åtgärdas. Viadidakt har vidtagit åtgärder för att rätta till de beskrivna bristerna och rektor redogör för dessa i upprättat svar till Skolinspektionen. Ärendets handlingar Skolinspektionens tillsynsbeslut Upprättat svar till Skolinspektionen Likabehandlingsplan

30 Dnr VIAN/2012: Handläggare: Sirpa Abben Internkontrollplan 2012 Förslag till beslut Viadidaktnämnden fastställer upprättad internkontrollplan för hösten 2012 och uppdrar åt Viadidakt att genomföra internkontrollen. Ärendebeskrivning Viadidakt har av revisionen uppmanats att ta fram en internkontrollplan skild från uppdrag och uppföljning i Stratsys. Kvalitetsstrategen har utarbetat ett förslag till verksamhetskontroll för hösten 2012 och kommer att återkomma i december med förslag till internkontrollplsn för hela året Ärendets handlingar Internkontrollplan 2012.

31 Vår handläggare Datum Vår beteckning Sirpa Abben Titel Ert datum Er beteckning Kvalitetsstrateg 1 (3) Internkontrollplan 2012 Kommunallagen ställer krav på att nämnderna har tillräcklig internkontroll. Det interna kontrollarbetet syftar till att skapa ändamålsenliga och dokumenterade system och rutiner, att säkra en rättvisande och tillförlitlig redovisning, att säkerställa att lagar och policys m.m. följs, att kommunens tillgångar skyddas och att allvarliga fel kan upptäckas och elimineras. Reglemente kring Katrineholms kommuns internkontroll är antagen av KF Ett viktigt syfte för den interna kontrollen är att säkerställa att en god ekonomisk hushållning upprätthålls 1. 1 kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ansvaret för att en organisation kring intern kontroll upprättas. Vidare innebär det att styrelsen eller den styrelsen utser vid behov beslutar om anvisningar. 2 Nämnden Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Den enskilda nämnden ska tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen. Nämnden eller den nämnden utser beslutar om anvisningar på det område kommunstyrelsen inte behandlat. 3 Förvaltningschefen Inom en nämnds områden ansvarar förvaltningschefen eller motsvarande för att konkreta anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. 4 Verksamhetsansvarig De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera sina anställda om reglernas innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmaste överordnad. 1 Proposition 2003/4:1059, God ekonomisk hushållning i kommuner och landsting.

32 Ansvarig Rapportering till Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Riskbedömning Fakturahantering/kontering Fakturahantering/representation Återsökning av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet Investeringsredovisning Följa upp rutiner gällande avtal Handkassor/kassor Brandrutiner i verksamhetslokaler Efterlevnad av livsmedelslagstiftningen Användarkonton inom IT avslutas när anställningen upphör Kontroll av giltigt Stickprov konto/objekt Kontroll att Stickprov momsreglerna följs Kontroll att återsökning Stickprov av statliga medel från Migrationsverket gjorts. Inköp ska klara krav på Stickprov investering Kontroll att avtal finns Stickprov och att rutiner följs Kontroll av hantering av Stickprov kontanter och kvitton Undersöka hur kända Test av rutinerna är brandrutiner Kontroll av att rutinerna i Stickprov egenkontrollprogrammet efterlevs Kontroll av befintliga inlogg mot anställningslistor Väsentlighets- och riskbedömning om något blir fel 1= det inträffade är försumbart för verksamheten 2= det inträffade påverkar verksamheten i viss omfattning 3= det inträffade kan ge allvarliga konsekvenser Två ggr/år: apr, sep Två ggr/år: apr, sep Två ggr/år: apr, sep En gång/år: apr Två ggr/år: apr, sep Två ggr/år: apr, sep En gång/år: apr Två ggr/år: apr, sep Ekonom Förvaltningschef 2 Ekonom Förvaltningschef 2 Ekonom Förvaltningschef 3 Ekonom Förvaltningschef 2 Enhetschef förvaltningschef 2 Ekonom Förvaltningschef 2 Enhetschef Förvaltningschef 3 Enhetschef Förvaltningschef 3 Totalundersökning Kvartalsvis IT-samordnare Förvaltningschef 2

33 Anmälan av inkomna delegationsbeslut Förslag till beslut Viadidaktnämnden beslutar godkänna redovisningen av inkomna delegationsbeslut. Nedanstående delegationsbeslut har inkommit till nämnden Chef Viadidakt utbildning/rektor Sammanställning av delegationsbeslut vuxenutbildning del nr 316. Chef Viadidakt arbetsmarknad Eva Gustafsson Sammanställning av delegationsbeslut personaladministrativa ärenden, avtal och ansökan om regionala medel del nr 317. Delegationsprotokoll Gunilla Magnusson Stimulans och uppmuntran till bosättning i Katrineholm. VIAN/2012:

34 Datum Viadidaktnämnden DELEGATIONSPROTOKOLL VIAN/2012: Stimulans och uppmuntran för bosättning i Katrineholm Ordförande Gunilla Magnusson beslutar att på Viadidaktnämndens vägnar ansöka om medel för att kunna uppmuntra studerande på eftergymnasiala utbildningar att folkbokföra sig i Katrineholms kommun under år Till beslutet bifogas förvaltningschefens skrivelse med redogörelse för vilka stimulansåtgärder som är aktuella och vilka skolor och utbildningar erbjudandet avser. Gunilla Magnusson Orförande i Vidadidaktnämnden delegationsprotokoll doc Utdragsbestyrkande Protokollsutdrag till

35 Vår handläggare Datum Vår beteckning Jan Berthelsen Förvaltningschef Ert datum Er beteckning 1 (1) Stimulans och uppmuntring för bosättning i Katrineholm Bakgrund Katrineholms kommun har sedan 2001 uppmuntrat KY-studenter, numera YH-studenter och andra studerande vid eftergymnasiala utbildningar i Katrineholm, som folkbokför sig i kommunen. Studenterna har erhållit en cykel eller mobiltelefon. Studerande som väljer att bosätta sig i Katrineholm bidrar till ökade skatteintäkter för kommunen, varför dessa borde kunna erbjudas en stimulans i form av en cykel. Stimulansen erbjuds studerande som folkbokför sig till och med oktober i Katrineholms kommun. Detta gäller studerande vid Högskole- eller YHutbildningar samt till studerande vid Åsa Folkhögskola.Kostnaden beräknas bli c:a kr per år. Ärende Viadidaktnämnden ansöker hos kommunstyrelsen i Katrineholms kommun om medel för stimulans till folkbokföring enligt ovanstående beräkning.