Att jobba i projektgrupp. Rationellt beslutsfattande. Vi ska undersöka: Hur får man en grupp jobba effektivt: Rationellt beslutsfattande

Transkript

1 Sitt i era grupper Att jobba i projektgrupp Rune Olsson PIE, IEI, LiU 2011 Vi ska undersöka: Hur får man en grupp jobba effektivt: Rationellt beslutsfattande Projektstyrning Konflikthantering Kris Stödpersoner Rationellt beslutsfattande Speciellt vid projektarbete behöver folk tänka rationellt: Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser av krav Välj rätt beslut: Beslutsmatris

2 Tank e- steg Intuitiv Problemlösning 1 Ställs inför ett problem Undersöker 2 Undrar, Tänker Sover på saken Arbetssteg Mötesordning anpassad till intuitivt tänkande 1 Möte 1: Diskussion Klargör. Undersöker. Staplar alternativ 2 Tid för eftertanke 3 IDÉ! Insikt! AHA 3 Möte 2:Analys av idéer 4 Kollar om det fungerar 4 Möte 3: Beslut Parvisa Jämförelser (fattigmans hierarki) Ett sätt att rangordna krav Arbetssteg: 1 lista tänkbara krav 2 gör eventuellt en grov sortering i två grupper 3 sätt de krav som finns i den viktigaste gruppen i kolumnen under Krav 4 skriv i samma ordning överst i kolumnerna jämför parvis te x Sugförmåga mot pris: vilket av dessa krav är viktigast? Sätt 1 om Sugförmåga vann över jämförelsen. 6 fortsätt med alla paren. 7 Räkna antal vunna jämförelser. Dessa ger en rangordning. Alternativa sätt att använda Parvisa Jämförelser: 8 Sätt en viktsfaktor för respektive krav. 9 I en grupp kan det vara svårt att komma överens. Då kan var och en få göra sitt val oberoende av de andra. I tabellen skriver man då in antalet personer som gjort valet ( tex valt sugförmåga mot pris på raden Sugförmåga ) Parvisa Jämförelser Exempel. Köpa dammsugare Beslutsmatris SEMESTER MED FAMILJEN Krav 1 Sugförmåga 2 Pris 3 Räckvidd 4 Design 5 Buller 6 Tillbehör Antal vunna jämförels er Rang ord ning Sugförmåga Pris Räckvidd Design Buller Tillbehör Eventuell viktsfaktor Krav Idéer Bada Sol a Sh op a Nat ur Ko stn ad Fjällen Anv änd Gotland OK Mallorca Spa ra Spa r Analys Förk asta slän g Förslag till förbättring Pappa åker med kompis Spara pengar till annat år

3 Hur kan ni använda dessa i ert projektarbete? Diskutera i er grupp 3 min Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser av krav Välj rätt beslut: Beslutsmatris Inställning till konflikter som förenklar hanteringen Konflikter är ofrånkomliga, viktiga mänskliga processer. De är grunden till utveckling. Konflikter kan leda till såväl destruktiva som konstruktiva resultat, så var tydlig med målet som leder till det konstruktiva. Var tolerant därför att: Var och en har sitt eget sätt att hantera konflikter Konflikter kan ha olika orsak och ursprung. Det finns flera metoder att använda i en konfliktsituation. Den som har kunskaper om hur konflikter "fungerar", har bättre möjlighet att handskas med dem. Tänk efter efter Bästa sättet att lära sig hantera konflikter är att varje vecka vid ett tillfälle fundera på om det som hänt den senaste tiden kunde varit annorlunda om du gjort på annat sätt under förra veckan (förra månaden, året). Du lär dig se sammanhang och konsekvenser av ditt handlande. Du lär dig förstå hur människor i din omgivning tänker. Din EQ ökar Olika typer av konflikter Missförstånd Sakkonflikt, om något som kan avgöras objektivt Personkonflikt, t ex agera utanför förväntan Intressekonflikt, t ex värdering, en del fackliga frågor, politik

4 Huvudstrategi Håll konflikten på så låg nivå som möjligt Se som sakfråga i stället för intresse Tolka som missförstånd i stället för personkonflikt Kommunikation Vanligen Hur många procent anser du att vanligen står för? 0% = Aldrig 100% = Alltid

5 Två kompletterande vägar Kommunikationsstrategier Fråga direkt vid osäkerhet Hur menar du? Om jag förstått rätt.. Om. så.. Samtal om förväntningar på varandra Problemlösarstrategier Objektiva värderingar Problemlösarkedja, Parvisa jämförelser för rangordning av krav Beslutsmatris för att välja lösning Typ Missförstånd Sakkonflikt, Personkonflikt, Intressekonflikt Sätt att hantera Förebygg med hjälp av nedskrivna överenskommelser, Fråga direkt vid osäkerhet Hur menar du? Om jag förstått rätt.. Om. så.. Objektiva värderingar Samtal om förväntningar på varandra: Mer av dig/ Mindre av dig Förebygg genom en bra kick-off: tala om varandras intressen och kolla om några kolliderar. Kom.: Överens om/ Inte Överens om Gör man inget ökar behovet av ansträngning att lösa konflikten Energi Störning Svårighet normal energinivå Problem Surdeg Upp- / Ned-trappning UPPTRAPPNING Bristande kommunikation Attityden "det gäller att vinna eller förlora Argument som avser motpartens personlighet Hämnd Hotelser NEDTRAPPNING Lyssna aktivt och vilja förstå Visa respekt för varandra som människor Gå till mötes Ha en problemorienterad utgångspunkt Ge möjlighet att uttrycka undertryckta känslor Stanna upp och tänk efter NU Framtid Tid

6 Olika stilar för konflikthantering Konkurrens Hävda sina egna behov Samverkan Söka vinna-vinna Anpassning Stödja den andres behov Undvikande Avfärda att det finns en konflikt Kompromiss Alla är med på någonting Har du kolla på alla stilarna för din egen del. Typ Missförstånd Sakkonflikt, Personkonflikt, Intressekonflikt Sätt att hantera Förebygg med hjälp av nedskrivna överenskommelser, Fråga direkt vid osäkerhet Hur menar du? Om jag förstått rätt.. Om. så.. Objektiva värderingar Samtal om förväntningar på varandra: Mer av dig/ Mindre av dig Förebygg genom en bra kick-off: tala om varandras intressen och kolla om några kolliderar. Kom.: Överens om/ Inte Överens om Viktigast om konflikter Vid störning fråga: Hur menar du? Förebygg genom Kick-off, Gruppkontrakt Berätta om förväntningar på varandra inför grupparbete. Håll lågt! Sikta på bollen! Inte Spelaren! Tolerera inte upprepning av misstag. Att utveckla en relation och samarbete 1 Jag vet vad jag vill 2 Jag talar om det 3 Jag kämpar för det 4 Jag avslutar Samverksanslösning: Vinna vinna Förhandlingslösning: Om.. Så.

7 Projektstyrning Bygger på styrbart mål: Mätbart Målet nedbrutet till lämpliga aktiviteter Milstolpar instoppade Kompetensbehov utrett Tillgänglig kompetens fördelad på aktiviteterna Bra kommunikation i projektgruppen Metoder att hantera meningsmotsättningar

8 Stödpersoner Vilka personer har du omkring dig? OBS: två pers = en grupp Vilka relationer har du i dina grupper? stödpersoner 1 Ta ett olinjerat papper. 2 Skriv JAG mitt på pappret. 3 Ta så och fundera på vilka människor du mött den senaste veckan. Skriv namnen på dem runt om JAG. Lämna lite plats runt varje namn. Rita gärna en ring runt varje namn. 4 Fortsätt med de du träffade senaste månaden,...året. 5 Här suckar en del. stödpersoner Här suckar en del. "Alla! Det blir ju många! Får inte plats!" Ja, nog kan det bli några hundra för en del. Och det är ju meningen att du ska få överblick över HELA ditt stödsystem. Du kan ju till att börja med skriva ner de som betyder något för dig. Familj, nära släkt och vänner, klasskamrater, gamla polare, föreningskamrater, osv.

9 Stödpersoner Kristina Christian Dag JAG Linus Stig Emma S Behov av någon som ger mig Sällskap i största allmänhet, på enkel personlig nivå K Krisstöd. Du kan prata ut om dina bekymmer. N Närhet. Förtrogen. Verklig intimitet. H Hjälp med praktiska saker: fixa avloppet, repa bilen osv. I J F Ifrågasättare. Så att du får förklara dig och därigenom skärpa dina ställningstagande, Jobbdiskussioner. Du talar om jobbet så att du känner att dina kunskaper och yrkeskompetens växer. Förebild. Du vet om en person som är bra på något som du också vill vara bra på och jag får Vara med andra Möjlighet att få hjälp och stöd. Känslomässig närhet Tillgång till resurser i omvärlden Får perspektiv och blir medveten Får självkänsla i yrket För att kunna utvecklas Stödpersoner N,K I, J Kristina Christian J, F Dag JAG Linus K, I, N, H Stig Emma N Vilka är dina viktigaste stödpersoner Testfråga: Hur skulle det vara om Kalle flyttade till Australien? Om du får en grop i mage: Kalle är viktig! Ringa in dem med en ring till. Hur vill du vårda den relationen? Vet Kalle om att du tycker att er relation är viktig? Beröm varandra när ni jobbat bra ihop! TALA OM DET!

10 Lycka till Med resten av projektet Med din tid på högskolan Med ditt liv Kolla vad ni har fixat i er grupp: Bygger på styrbart mål: Mätbart Målet nedbrutet till lämpliga aktiviteter Milstolpar instoppade Kompetensbehov utrett Tillgänglig kompetens fördelad på aktiviteterna Bra kommunikation i projektgruppen Metoder att hantera meningsmotsättningar