Sammanträde med regionstyrelsen den 24 februari 2015

Transkript

1 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med regionstyrelsen den 24 februari 2015 Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg Tid: Kl Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden Fullmäktigeärenden 1. Detaljbudget 2015 för Västra Götalandsregionen Diarienummer RS Föredragning Styrelseärenden 2. Svar på revisionsrapport Granskning av ägarstyrningen i bolagen Diarienummer RS Svar på revisionsrapport Granskning av intern styrning och kontroll vid Agnesbergs folkhögskola Diarienummer RS Svar på revisionsrapport Granskning av intern styrning och kontroll avseende Kungälvs sjukhus Diarienummer RS Yttrande över Post- och Telestyrelsens föreskrifter om krav på driftsäkerhet Diarienummer RS Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset, Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

2 Föredragningslista från regionstyrelsen, (2) 6. Yttrande över Kemikalieinspektionens redovisning av regeringsuppdrag om utfasning av fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater i Sverige Diarienummer RS Länk till utredningen: 7. Yttrande över Energi- och klimatstrategi för Borås Stad Diarienummer RS Länk till utredningen: afik/miljoochenergi/energiochklimatstrategi d1d14502edf395cffaf.html 8. Delegeringsärenden Diarienummer RS Anmälningsärenden Diarienummer RS Valärenden Diarienummer RS Övriga frågor Information A. Information från regiondirektören B. Information om Frihamnen och eventuella översvämningsrisker, Lars Jansson Västfastigheter Johnny Magnusson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt ( ).

3 Ärende 1

4 1 (4) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/ekonomiavdelningen Handläggare: Mattias Berntsson Telefon: E-post: Till regionstyrelsen Detaljbudget 2015 Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta: 1. Regionstyrelsen får i uppdrag att prioritera vilka av de av regionfullmäktige fastställda indikatorer som ska ingå i den löpande redovisningen och uppföljningen av regionfullmäktiges mål i budget Nämnder och styrelser som befarar ekonomisk obalans för 2015 uppmanas, att till delårsbokslut mars, inkomma med åtgärdsplaner för att få en ekonomi i balans till utgången av Styrelsen för GöteborgsOperan AB uppmanas, att till delårsbokslut mars, inkomma med en åtgärdsplan för att få en ekonomi i balans till utgången av Regionstyrelsen beslutar för egen del: 4. Regionstyrelsen godkänner detaljbudget Hälso- och sjukvårdsstyrelsen (HSS) Vårdval Rehab samt att vid behov föreslå åtgärder för att undvika ekonomiska underskott. 6. Kommittén för rättighetsfrågor får disponera 1,5 mnkr av eget kapital. 7. Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset får disponera 61,5 mnkr av eget kapital för kostnader av engångskaraktär som inte får vara nivåhöjande. 8. Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus får disponera 12 mnkr av eget kapital för PCB sanering. 9. Styrelsen för Habilitering & Hälsa får disponera 5,9 mnkr av eget kapital för Asynja Visph. 10. Styrelsen för beställd primärvård får disponera 8,7 mnkr av eget kapital för Asynja Visph. 11. Styrelsen för Frölunda Specialistsjukhus begäran om att få disponera 0,5 mnkr av eget kapital avslås. 12. Regionstyrelsen beslutar att i samband med bildandet av HSS överföra 361 mnkr från HSS till regionstyrelsen. Postadress: Regionens Hus Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

5 Datum Diarienummer RS (4) Sammanfattning av ärendet Det budgeterade resultatet för 2015 uppgår till 141 mnkr innan framställningar om utnyttjande av eget kapital behandlats. Regionfullmäktige har i budget 2015 skapat förutsättningar för att akutsjukhusen ska vara i verksamhetsmässig balans. De ekonomiska tillskotten ska bidra till förbättrad ekonomi och bättre måluppfyllnad för sjukhusen. Några sjukhus befarar trots detta en ekonomisk obalans, varför regionstyrelsen begär in en plan där de i delårsrapport mars ska redovisa vilka åtgärder de tänker vidta för att komma i balans vid utgången av Regionkansliet lägger under våren 2015 förslag för att etablera och utveckla ett funktionellt sammanhållet närsjukvårdssystem med specialistsjukvårdscentrum och dagkirurgiska centrum i Göteborgsområdet. Förslaget innebär att en konkret inriktning till det fortsatta arbetet läggs fast. Slutliga specificerade beslut återstår att fattas av regionstyrelsen efter fortsatt beredning. Arbetet i Göteborgsområdet ska kompletteras med förslag om utveckling av närsjukvårdssystem i övriga Västra Götaland. Den långsiktiga satsningen på utbildningsbefattningar för sjuksköterskor i specialistutbildning fortsätter. Satsningen på den förstärkta yrkesintroduktionen av sjuksköterskor fortsätter under I budget 2015 avsätts 50 mnkr för att förstärka förvaltningarnas egna satsningar för att komma till rätta med oskäliga skillnader i lönestrukturen inom hälso- och sjukvården. Prioriteringarna ska utfalla för de yrkesgrupper som enligt Målbild lönestruktur ligger lågt. Kostnaderna för det sedan 1 september 2014 införda Vårdval Rehab bedöms bli högre vad som budgeterats. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har i sina budgetbeslut hemställt hos regionstyrelsen om full kostnadstäckning för ökade kostnader föranledda av Vårdval Rehab. Regionkansliet föreslår att regiondirektören får i uppdrag att till HSS ta fram ett förslag till en ändrad ersättningsnivå för Vårdval Rehab och att ställningstagande till hemställan från nämnderna görs när förslaget har behandlats. Nyligen har en nationell satsning beslutats för att korta väntetiderna inom cancervården. Tillkommande finansiering från staten uppgår till 2 mdkr fördelat med 500 mnkr per år under perioden. För 2015 har 60 mnkr inarbetats i HSS budget. Under 2015 kommer revideringen av trafikförsörjningsprogrammet, som är regionens styrdokument för kollektivtrafikens utveckling, att vara en central uppgift för kollektivtrafiknämnden. Processen sker i nära samverkan med kommunerna genom kollektivtrafikråden. En av de viktigaste utmaningarna är att sänka tröskeln till kollektivtrafiken. Därför fortsätter arbetet 2015 steg för steg mot ett enklare och mer rättvist sätt att betala resor genom implementering av en ny pris- och sortimentsstrategi. Hög prioritet ligger bland annat på att utveckla digitala betaltjänster som ska underlätta för resenären att köpa sin biljett.

6 Datum Diarienummer RS (4) Aktiviteter för att stärka forskning och utveckling på kollektivtrafikområdet genom engagemang i forskningscentrum och utvecklingsprojekt fortsätter. Kollektivtrafikforskningen i Sverige håller på att utvecklas i rätt riktning. Framförallt genom det nya samlande nationella forskningscentret K2 som VGR tillsammans med Skåne och Stockholms trafikförvaltning medfinansierar tillsammans flera andra aktörer. Styrelsen för GöteborgsOperan har beslutat om en budget för 2015 som är underbalanserad med 2 mnkr. Enligt planeringsdirektiv och anvisningar ska VGRs samtliga nämnder och styrelser redovisa en budget i balans. Regionstyrelsen ger därför styrelsen för GöteborgsOperan i uppdrag att till delårsbokslut mars inkomma med en åtgärdsplan för att redovisa ett nollresultat Förslaget till detaljbudget baseras på de detaljbudgetar som nämnder och styrelser har fastställt. Vad gäller HSS bygger förslaget i detta tjänsteutlåtande på det förslag till detaljbudget för HSS som behandlas av HSS den 28 februari Eget kapital Kommittén för rättighetsfrågor begär att få använda 1,5 mnkr av eget kapital. 0,5 mnkr avser Mänskliga rättigheter i Göteborg som är en samfinansiering med länsstyrelsen och Göteborgs stad. 1,0 mnkr avser puckelkostnader i samband med att utvecklingsenheten för barnets rättigheter överförs till kommittén från och med Regionkansliet föreslår bifall då insatserna är tillfälliga. Sahlgrenska universitetssjukhusen begär att få använda sammanlagt 61,5 mnkr av eget kapital 2015, uppdelat på 1. 9,3 mnkr för uppdragsutbildning till IVA-sjuksköterskor 2. 3,0 mnkr för utlandsrekrytering av specialistläkare i psykiatri 3. 3,0 mnkr avser extra ordinära kostnader för neonatalenheten mnkr avser köpt vård ortopedi 5. 9,2 mnkr avser utvecklingsprojekt verksamhet 6. 7 mnkr avser utvecklingsprojekt studier. Regionkansliet föreslår godkänna 61,5 mnkr då kostnaderna är av tillfällig karaktär. Styrelsen för Skaraborgs sjukhus begär att få använda 12 mnkr av eget kapital för att täcka extra ordinära kostnader till följd av sanering av PCB. Regionkansliet föreslår bifall då kostnaden är av tillfällig karaktär. Införandet av nytt vårdinformationssystem (Asynja Visph) fortsätter med ett breddinföranade under Två enheter begär att få använda eget kapital för detta ändamål: Nämnden för Habilitering & Hälsa begär 5,9 mnkr och styrelsen för Beställd primärvård begär 8,7 mnkr. Regionkansliet föreslår bifall i båda fallen.

7 Datum Diarienummer RS (4) Styrelsen för Frölunda specialistsjukhus begär att få använda 0,5 mnkr av eget kapital för insatser för chefer och medarbetare i samband med kommande förändringsprocess. Regionkansliet föreslår avslag då begäran avser drift. Beredning Ärendet kommer att beredas av MBL den 16 februari, av regionstyrelsen den 24 februari samt av regionfullmäktige den 14 april. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Detaljbudget 2015 Besluten skickas till Samtliga styrelser och nämnder Ekonomidirektör Joakim Björck Budgetchef Mattias Berntsson

8 Detaljbudget 2015 Västra Götalandsregionen

9 1 (21) Detaljbudget 2015 Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet Handläggare: Kristina Tornberg Telefon: E-post: Till regionstyrelsen Västra Götalandsregionens detaljbudget 2015 Postadress: Besöksadress: Telefon: Webbplats: E-post: Regionens Hus Östergatan post@vgregion.se Vänersborg Vänersborg

10 Detaljbudget 2015, (21) Innehåll Inledning... 3 Regionfullmäktiges mål för Utmaningar inför Sammanfattning budgeterat resultat Hälso- och sjukvård... 4 Prestationer... 4 Tillgänglighetsutmaningar och satsningar... 4 Närsjukvårdsutredning Storgöteborg... 5 Kompetensförsörjningsutmaningar... 6 Vårdval rehab... 6 Nytt statsbidrag för Cancervård... 7 Tillväxt och utveckling... 7 Kollektivtrafikens utmaningar... 7 Operans utmaningar... 8 Ledning och styrning... 8 Ny politisk organisation... 8 Organisationsöversyn centrala kanslier... 8 Intäkter och kostnader... 9 Budgeterade intäkter Externa intäkter mnkr (utfall 2014 inom parentes) Budgeterade kostnader Fördelning regionbidrag till hälso- och sjukvård samt tillväxt och utveckling Investeringar Nettolikviditet Pensionskostnader Framställan eget kapital Upplösning obeskattade reserver Regionbidrag per styrelse och nämnd Hälso- och sjukvårdens budgeterade prestationer Investeringsramar Resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys... 19

11 Detaljbudget 2015, (21) Inledning Regionfullmäktige fastställde i november 2014 budget för 2015 och plan för Därefter har regionstyrelsen beslutat om planeringsdirektiv. Detaljbudgeten bygger på dessa beslut och av styrelser och nämnder fastställda detaljbudgetar. Syftet med detaljbudgeten är att ge regionstyrelsen information om den slutliga fördelningen av medel 2015 till nämnder och styrelser och hur de disponerar sin budget. Detaljbudgeten redovisas utifrån ett övergripande koncernperspektiv. Regionfullmäktiges mål för 2015 Budgeten är Västra Götalandsregionens (VGR) viktigaste styrdokument och uttrycker regionfullmäktiges mål och uppdrag till nämnder och styrelser. I budgeten anges övergripande mål ur ett medborgar-/invånar-/kundperspektiv. Dessa mål anger den utveckling och inriktning som gäller på några års sikt. Alla nämnder och styrelser har i sina budgetar beskrivit hur de kommer att arbeta med regionfullmäktiges mål under Uppföljning av det arbetet kommer att ske under året. Läs mer i sammanställning av regionfullmäktiges mål från styrelsers och nämnders detaljbudgetar: Utmaningar inför 2015 Regionfullmäktige har genom satsningar i budgeten skapat förutsättningar för att akutsjukhusen ska vara i verksamhetsmässig balans De ekonomiska tillskotten ska bidra till förbättrad ekonomi och bättre måluppfyllnad för sjukhusen, till exempel beträffande tillgänglighet och överbeläggningar. Situationen varierar mellan regionens olika akutsjukhus. Vid några sjukhus är de ekonomiska obalanserna trots tillskott besvärande och kommer att kräva stort fokus på kostnadskontroll för att de tillskjutna medlen ska få önskad effekt på tillgänglighet och stärka sjukhusens ekonomi. De förvaltningar som befarar ekonomiska obalanser under året, ska redan i delårs rapport mars redovisa till regionstyrelsen vilka åtgärder man tänker vidta för att komma i balans vid utgången av Uppföljning av dessa åtgärder kommer ske i delårsrapport augusti samt bokslutet Sammanfattning budgeterat resultat 2015 Det budgeterade resultatet för 2015 enligt regionfullmäktiges beslut är 156 mnkr. Till detta tillkommer överskott budgeterade av primärvårdstyrelsen och Västfastigheter beslutat användande av eget kapital från 2014 för regionutvecklingsnämnden. I enlighet med VGRs regelverk får det outnyttjade egna kapitalet föras över till 2015 Folktandvårdens budgeterade användande av eget kapital avseende den konkurrensutsatta delen ( 43 RS )

12 Detaljbudget 2015, (21) ett oplanerat underskott budgeterat av GöteborgsOperan effekt av upplösning av obeskattade reserver för bolagen. Det budgeterade resultatet för 2015 uppgår därför till 141 mnkr innan framställningar om utnyttjande av eget kapital behandlats. Framställningar om eget kapital, se nedan. Budget 2015 Mnkr Beslutat budget Regionutvecklingsnämnden EK beslut Folktandvården EK konkurrensutsatta delen -10 Budgeterat över/underskott 32 Ianspråktagande av eget kapital - Effekt av upplösning av obeskattade reserver -7 Budgeterat nytt resultat 2015 före ev. ytterligare beslut 141 Hälso- och sjukvård Prestationer Prestationsredovisning av hälso- och sjukvård inom VGR syftar till att beskriva produktion och konsumtion på ett enhetligt och jämförbart sätt, så att förändringar i verksamheten, exempelvis förändrade vårdformer, ökad/minskad volym, nya kontaktformer och ny teknik, tydliggörs. Under 2014 har en översyn av regelverket för prestationsredovisning genomförts, i syfte att förbättra sättet att beskriva utförd och konsumerad vård. Från och med 2015 kommer exempelvis telefonbesök att registreras. Sammanvägda prestationsmått används för att jämföra med använda resurser i form av personal eller kostnader. Sammanvägningen kan beräknas för sjukhusvård respektive primärvård var för sig, men också samlat för hela sjukvårdsproduktionen inom VGR. Inför 2015 förändrades regelverket för hur olika delar av sjukhusens produktion viktas mot varandra vid beräkning av sammanvägda prestationer. Även regelverket för sammanvägning av primärvårdens prestationer justerades. Sjukhusen budgeterar i stort sett lika många prestationer 2015 som utfall 2014, med en ökning av besök inom vuxenpsykiatri. Inom primärvården budgeteras en ökning av besök inom vårdval rehab. Tabellerna nedan visar budgeten för utförarnas produktion och invånarnas konsumtion Tillgänglighetsutmaningar och satsningar Hälso- och sjukvårdsnämnderna tilldelas resurser för extra satsningar till sjukhusen som fördelas enligt resursfördelningsmodellen. Av dessa fördelades 750 mnkr i den justerade budgeten för 2015.

13 Detaljbudget 2015, (21) I tabellen fördelas resurserna 2015 för de olika satsningarna avseende tillgängligheten. Satsningar till sjukhusen (mnkr) HSN RS TOTALT Extra satsningar Tillgänglighetssatsningar Ortopediplan Obesitaskirurgi Koloskopi Summa Av de 200 mnkr som tilldelats sjukhusen för tillgänglighetssatsningar är cirka 110 mnkr avsedda för tillgänglighetsuppdrag och 90 mnkr att användas för särskilda satsningar inom höft- och knäproteskirurgi, ryggkirurgi och ögonsjukvård inom ramen för de avtal med fasta volymer som VGR har med externa leverantörer Den princip för produktionsplanering med tillgänglighetsuppdrag till sjukhusen som har arbetats fram under 2014 gäller för Ersättningen betalas ut efter avrop och fullgjord prestation. Denna regionala produktionsplanering syftar till att utnyttja den gemensamma kapaciteten, säkerställa kvalitén och förbättra tillgängligheten. En del av tillgänglighetsuppdraget utför sjukhusen för att ta hand om egna köer, en del för att stötta andra sjukhus med tillgänglighetsproblematik. Regionkansliet har tagit fram en plan för strömmar mellan sjukhusen. Produktion kommer att följas och vid behov kan justeringar av strömmarna göras. Även för de 148 mnkr för ortopediuppdrag, finns en modell framtagen 2014 som gäller för Ersättningar betalas ut efter avrop och fullgjord prestation. För den utförda produktionen inom tillgänglighetsuppdrag, obesitaskirurgi, ortopediplan ersätts sjukhusen med ett särskilt regiongemensamt DRG pris. De ökade uppdrag sjukhusen har fått i budget 2015 innebär en förväntan på att tillgängligheten förbättras. I nuläget finns inga regiongemensamma resurser, vare sig på hälso- och sjukvårdsstyrelsen eller regionstyrelsen, för ytterligare tillgänglighetssatsningar. Närsjukvårdsutredning Storgöteborg Regionkansliet lägger under våren 2015 förslag för att etablera och utveckla ett funktionellt sammanhållet närsjukvårdssystem med specialistsjukvårdscentrum och dagkirurgiska centrum i Göteborgsområdet. Syftet med förslaget är att omhänderta behovet av ökade volymer öppen specialiserad länssjukvård, samt den vård som idag sker vid Frölunda Specialistsjukhus och Capio Lundby Närsjukhus som i en framtid inte kan bedrivas i nuvarande lokaler. Förslaget berör inte närsjukvården utanför Göteborgsområdet, inte heller den dagkirurgi som behöver sjukhusens resurser. Förslaget innebär inte i sig att vård som idag utförs

14 Detaljbudget 2015, (21) vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset (SU) eller andra akutsjukhus flyttas till närsjukvården. Förslaget innebär att en konkret inriktning till det fortsatta arbetet läggs fast. Slutliga specificerade beslut återstår att fattas av regionstyrelsen efter fortsatt beredning. En förutsättning för en väl fungerande närsjukvård är ett utvecklat samarbete mellan primärvården och den specialiserade vården vid specialistsjukvårdscentrum och dagkirurgiska centrum. Med specialiserad närsjukvård menas andra medicinska specialiteter än allmänmedicin. Patienternas valfrihet och vårdvalsmodellerna inom primärvården berörs inte av förslaget. Under våren lägger regionkansliet samtidigt förslag dels angående hur Kungälvs sjukhus ökade roll och uppgift inom akutsjukvården i Göteborgsområdet ska utformas och dels angående fortsatt utveckling av Alingsås lasarett som akutsjukhus med närvårdsprofil. Arbetet i Göteborgsområdet ska kompletteras med förslag om utveckling av närsjukvårdssystem i övriga Västra Götaland. Arbetet med regiongemensam produktionsstyrning inom vissa diagnosområden pågår och kommer att återrapporteras till regionstyrelsen under våren. Kompetensförsörjningsutmaningar Den långsiktiga satsningen på utbildningsbefattningar för sjuksköterskor i specialistutbildning fortsätter. Detta är en framgångsfaktor för att attrahera sjuksköterskor och på sikt bidra till att säkra kompetensförsörjningen.. Under 2014 erhöll sjukhusen medel till förstärkt yrkesintroduktion för sjuksköterskor som examinerades från något av de fyra lärosätena i Västra Götaland under januari-juni. Ca 260 sjuksköterskor anställdes. Satsningen på den förstärkta yrkesintroduktionen av sjuksköterskor fortsätter under 2015 Kvinnodominerade yrkesgrupper med medellång högskoleutbildning i vården behöver fortsatt prioriteras för att de ska nå målbilden för lönestrukturen. I budget 2015 avsätts 50 mnkr för att förstärka förvaltningarnas egna satsningar för att komma till rätta med oskäliga skillnader i lönestrukturen inom hälso- och sjukvården. Prioriteringarna ska utfalla för de yrkesgrupper som enligt Målbild lönestruktur ligger lågt. Vårdval rehab I samband med att Vårdval Rehabilitering inom primärvården infördes den 1 september 2014, fick regiondirektören i uppdrag av regionstyrelsen att klarlägga finansieringsbehov för Enligt planeringsdirektivet (RS ) skulle hälso- och sjukvårdsnämnderna budgetera enligt kostnadsnivån före införandet av vårdvalet i avvaktan på en uppföljning av det faktiska ekonomiska utfallet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna budgeterar i enlighet med sitt uppdrag 364 mnkr, varav 293 mnkr är ersättning till Närhälsan. Närhälsan budgeterar den egna ersättningen för Vårdval rehab till 371 mnkr, vilket ger en differens på 78 mnkr.

15 Detaljbudget 2015, (21) Regionkansliets bedömning är att kostnadsnivån 2015 kommer att vara högre än hälso- och sjukvårdsnämndernas budget och att Närhälsans budget är mer realistisk. I VGRs detaljbudget elimineras differensen mellan nämnderna och Närhälsan rent budgettekniskt genom att 78 mnkr tas upp som en fiktiv extern intäkt. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har i sina budgetbeslut hemställt hos regionstyrelsen om full kostnadstäckning för ökade kostnader föranledda av Vårdval rehab. Regionkansliet föreslår att hälso- och sjukvårdsstyrelsen får i uppdrag att ompröva ersättningsnivåerna för Vårdval Rehab samt att vid behov föreslå åtgärder för att undvika ekonomiska underskott. Nytt statsbidrag för Cancervård Under första kvartalet 2015 kommer förslag till en ny regional utvecklingsplan för cancervården fram till 2020 att redovisas. I planen framgår förslag till mål och åtgärder för att vidareutveckla cancervården. Nyligen har en nationell satsning beslutats för att korta väntetiderna Tillkommande finansiering från staten uppgår till 2 miljarder kronor fördelat med 500 miljoner per år under perioden. För 2015 har 60 mnkr inarbetats i HSS budget Tillväxt och utveckling Kollektivtrafikens utmaningar Under 2015 kommer revideringen av trafikförsörjningsprogrammet, som är regionens styrdokument för kollektivtrafikens utveckling, att vara en central uppgift för kollektivtrafiknämnden. Trafikförsörjningsprogrammet sätter mål och inriktning för kollektivtrafikens utveckling på medellång till lång sikt. Processen sker i nära samverkan med kommunerna genom kollektivtrafikråden. Kollektivtrafiknämnden har avsatt medel för utrednings- och förankringsarbete. En av de viktigaste utmaningarna är att sänka tröskeln till kollektivtrafiken. Därför fortsätter arbetet 2015 steg för steg mot ett enklare och mer rättvist sätt att betala resor genom implementering av en ny pris- och sortimentsstrategi. Här ligger en satsning på 60 mnkr i Västtrafiks budget Hög prioritet ligger bland annat på att utveckla digitala betaltjänster som ska underlätta för resenären att köpa sin biljett. Kollektivtrafikens och Västtrafiks varumärke behöver stärkas. Projekt och aktiviteter som verkar för att stärka kollektivtrafiken som en självklar del i ett hållbart samhälle, och en sund och smart livsstil kommer prioriteras. Aktiviteter för att stärka forskning och utveckling på kollektivtrafikområdet genom engagemang i forskningscentrum och utvecklingsprojekt fortsätter. Det är angeläget då kollektivtrafikforskningen i Sverige varit fragmenterad och kopplingen till branschen generellt varit svag, men som de senaste åren håller på att utvecklas i rätt riktning. Framförallt genom det nya samlande nationella forskningscentret K2 som Västra Götalandsregionen tillsammans med Skåne och Stockholms trafikförvaltning medfinansierar tillsammans med Trafikverket, Vinnova, Formas och VTI, Malmö Högskola och Lunds Universitet

16 Detaljbudget 2015, (21) Operans utmaningar Styrelsen för GöteborgsOperan har tagit beslut om en budget för 2015 som är underbalanserad med 2 mnkr. Enligt planeringsdirektiv och anvisningar ska VGRs samtliga nämnder och styrelser redovisa en budget i balans. Regionstyrelsen ger därför styrelsen för GöteborgsOperan i uppdrag att till delårsbokslut mars inkomma med en åtgärdsplan för att redovisa ett nollresultat Ledning och styrning Ny politisk organisation Regionfullmäktiges beslut om en ny politisk organisation från 2015 med fem hälso- och sjukvårdsnämnder samt en samlad folkhögskolestyrelse reflekteras i årets detaljbudget. I beslutet ingick vidare att en hälso- och sjukvårdsstyrelse inrättas. Fördelning av ekonomiska ramar samt uppgiftsfördelning mellan regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen finns beskrivet i regionstyrelsens detaljbudget för Organisationsöversyn centrala kanslier I regionfullmäktiges beslut om budget 2015 ingick ett uppdrag till regionstyrelsen att genomföra förändringar av de centrala kansliernas organisation samt göra tekniska justeringar i regionbidragen till berörda styrelser, nämnder och kommittéer till följd av ändrad kansliorganisation. Organisationsförändringen som samlar samtliga centrala kanslier i ett gemensamt koncernkontor ger goda förutsättningar för att kunna skapa ett kraftfullt stöd till politiken och utförarna, ökad effektivitet, kvalitet och samordning. Därtill ges möjlighet till minskade kostnader i enlighet med uppdrag i budget Den förändrade kansliorganisationen inklusive överföring av inköpsverksamheten kommer att starta Regionkansliet kommer till regionstyrelsen att redovisa förslag bland annat till tekniska justeringar i regionbidragen. Detaljer kring organisationsöversynen finns i regionstyrelsens detaljbudget 2015.

17 Detaljbudget 2015, (21) Intäkter och kostnader RESULTATSAMMANSTÄLLNING (Mnkr) Utfall Utfall Budget Skatteintäkter, komm.ek. utjämning och generella statsbidrag Specialdestinerade statsbidrag Patientavgifter Såld vård Biljettintäkter Övriga intäkter Summa intäkter Personalkostnader totalt Bemanningsföretag Köpt vård Läkemedelskostnader Material och varor Trafikkostnader Avskrivningar och nedskrivningar Övriga kostnader Summa kostnader ÅRETS RESULTAT

18 Detaljbudget 2015, (21) Budgeterade intäkter VGRs externa intäkter och dess fördelning framgår av nedanstående diagram. Externa intäkter mnkr (utfall 2014 inom parentes) Såld vård 2% (3%) Biljettintäkter bolag 6% (5%) Patientavg 3% (3%) Specialdest statsbidrag 3% (4%) Övriga intäkter 6% (7%) Utjämning och gen.statsbidrag 14% (14%) Skatteintäkter 66% (64%) Budgeterade kostnader VGRs externa kostnader och fördelning framgår i diagrammet. Externa bruttokostnader mnkr (utfall 2014 inom parentes) Övriga kostnader 31% (29%) Kostnader för personal och bemanningsföretag 49% (51%) Avskrivningar 4% (3%) Externa hyror 2% (2%) Köpt vård 8% (7%) Läkemedelskostnader 6% (8%)

19 Detaljbudget 2015, (21) Fördelning regionbidrag till hälso- och sjukvård samt tillväxt och utveckling Hälso- och sjukvård mnkr Region och rikssjukvård 2 235,1 Länssjukvård ,7 Primärvård 7 460,7 varav VGVPrimärvård 5 549,9 varav Vårdval rehab 642,5 Tandvård 788,6 Handikappverksamhet 800,0 Folkhälsomedel 86,7 Läkemedel 566,8 Sjukresor 311,0 Nämndkostnader 20,6 Kanslikostnader 100,7 Övrigt 103,5 Summa regionbidrag ,4 Tillväxt och utveckling mnkr Regionutvecklingsnämnden 697,9 Kulturnämnden 1 053,5 Miljönämnden 87,5 Kollektivtrafiknämnden 3 948,0 Summa regionbidrag 5 786,9 Fördelning regionbidrag till hälso- och sjukvård Tandvård 2 % Övrig primärvård 4 % Vårdval Rehab 2 % Handikappverksamhet 2 % Läkemedel 2 % Övrigt 2% VG Primärvård 16 % Sjukhusvård 70%

20 Detaljbudget 2015, (21) Investeringar I regionfullmäktiges beslut om budget 2014 ingick beslut om övergripande investeringsplan för Regionstyrelsen har uppdraget att fastställa en detaljerad investeringsplan för samt att fördela investeringsramar för Med anledning av osäkerhet kring framtida investeringsbehov, bland annat kopplat till utredningen om storgöteborg, beslutades om investeringsplanen endast för år För att säkerställa tillräcklig långsiktighet i planeringen framarbetas under våren 2015 en femårig investeringsplan som komplement till budgetunderlaget Tabell 1: Detaljerad investeringsplan 2015 Total detaljerad investeringsplan 2015 (mnkr) Fastighetsinvesteringar Utrustningsinvesteringar Västtrafikinvesteringar (fordon) Planerad investeringsplan brutto Avdragspost (80% sysselsättningsgrad) Förslag investeringsplan netto Investeringsplan (justerad budget) Historiskt syns en skillnad mellan investeringsplan och utfall, vilket främst beror på tidsförskjutningar i större fastighetsprojekt. Ambitionen är att över tid reducera skillnaden mellan planerade projekt och utbetalningar, delvis med hjälp av en flexiblare och behovsbaserad allokeringsmodell. I tabellen ovan finns en avdragspost om 20 procent, som utgår från att 80 procent av kapitalet används/utbetalas innevarande år. Det finns goda möjligheter att prioritera investeringsobjekten i tid för att säkerställa att inte investeringsplanen överskrids. De investeringar som skjuts framåt i tiden skapat över tid en puckel av planerade (ej genomförda) investeringar, vilket syns i prognoserna för 2016 och Denna uppbyggnad förväntas mildras av att investeringar ytterligare förskjuts eller inte genomförs års investeringsplan innebär tre huvudsakliga förändringar: Omfördelning av 15 procent från lokala ramar för fastighetsinvesteringar till fastighetsnämnden för att täcka ett ökat behov av återinvesteringar. Omfördelning av 15 procent från lokala ramar för utrustningsinvesteringar till central ram för nyinvesteringar Begreppet sparade ramar upphör. Investeringsmodellen delar i huvudsak in investeringar i grundramar för fastigheter och utrustning samt strategiska investeringar i fastigheter och utrustning. Verksamheterna disponerar själva över grundramarna för mindre fastighets och utrustningsändamål. Strategiska investeringar nomineras och prioriteras centralt utifrån ett regionperspektiv. Grundramarna har hittills årligen räknats upp med index, medan de strategiska investeringarna genomgår en årlig inventering. Modellen vidareutvecklas till att bättre reflektera investeringsbehovet och från 2015 upphör möjlighet till medflyttningen av sparad, ej utnyttjad investeringsram. Förslag på fördelning av investeringsramar per förvaltning utifrån investeringsplan 2015 finns i bilaga.

21 Detaljbudget 2015, (21) Nettolikviditet VGR har en nettolikviditet vid årsskiftet 2014/2015 på 9,3 mdkr. Av dessa består 2,2 mdkr en pensionsfondering och resterande är kassa och likviditetsförvaltning. Regionkansliet bedömer att likviditeten kommer att minska med cirka 0,6 mdkr under året, vilket främst förklaras av slutavräkningar av skatten 2013 och att det finansiella utrymme som årets avskrivningar ger inte räcker för att finansiera investeringarna. Till detta kommer VGRs åtagande till Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbolag att lösa in utestående revers om 1,0 mdkr samt att tillskjuta ett garantikapital på cirka 0,2 mdkr. Detta innebär sammantaget en likviditetsförsämring om 1,8 mdkr. Likviditet mnkr Ingångsvärde 2015, netto likviditetsminskning under året 600 LÖF, inlösen av revers Garantikapital 200 SUMMA utgående likviditet Regionkansliet bedömer att ingen extern upplåning behövs under året. Pensionskostnader Huvuddelen av VGRs externa pensionskostnader budgeteras på moderförvaltningen. Förvaltningarna belastas av eventuella beslut om överenskommen särskild avtalspension. Bolagen bär sina egna pensionskostnader och för kulturbolagen gäller detta upp till en specificerad nivå, därutöver bidrar moderförvaltningen till kostnaderna. Från förvaltningarna överförs interndebiterad pension (inklusive löneskatt) för att täcka nyintjänade pensionsavgifter och förmånsbestämd ålderspension (FÅP). Kostnaderna för pensioner under 2015 baseras på KPA:s prognos från mars 2014 över pensionskostnadsutvecklingen. Mnkr 2015 Pensionsutbetalningar m.m Pensionsavgifter Pensionsavsättning -802 Värdesäkring av pensionsavsättningen -202 Förvaltningsavgifter -7 Summa externa kostnader Interndebiterad pension från förvaltningarna Nettokostnad för moderförvaltningen

22 Detaljbudget 2015, (21) Pensionsutbetalningarna ökar i och med att VGRs anställda går i pension. KPA förutsätter i sina prognoser att pensionering sker vid 65 års ålder. Skulle många av VGRs anställda välja att ta ut pension tidigare ökar utbetalningarna ytterligare. Nivån för pensionsavgifterna ligger sedan 2010 på 4,5 procent. Pensionsavsättningen avser främst intjänande av förmånsbestämd ålderspension. Pensionsavsättningen beräknas till 13,7 mdkr och ansvarsförbindelsen (intjänad pensionsrätt per ) till 25,3 mdkr vid utgången av 2015, det vill säga totalt för 39,0 mdkr för det långsiktiga pensionsåtagandet. Framställan eget kapital Följande framställningar att disponera eget kapital har kommit in Nämnder/Styrelser som yrkar på användande av eget kapital Regionkansliets förslag Motivering till förslag Kommittén för rättighetsfrågor 0,5 mnkr för Mänskliga rättigheter i Göteborg, tillsammans med länsstyrelsen och Göteborgs stad 1,0 mnkr förr puckelkostnader i s m att Utvecklingsenheten för barnets rättigheter överförs till kommittén fr.o.m Regionkansliet föreslår godkänna begäran av 1,5 mnkr Kan betraktas som kostnad av tillfällig karaktär Regionutvecklingsnämnden 30 mnkr, dels för det mindre vägnätet och dels för järnväg- och cykelsatsningar Beslut behöver inte fattas, inarbetat i budget 2015 Eget kapital beviljades 2014 och är överfört till 2015 Sahlgrenska universitetssjukhuset 61,5 mnkr för aktiviteter för att inte behöva belasta vården med ytterligare besparingar: 9,3 mnkr, avser uppdragsutbildning till IVA sjuksköterskor 3 mnkr avser specialistläkare psykiatri utlandsrekrytering 3 mnkr avser extra ordinära kostnader för neonatalenheten 30 mnkr avser köpt vård övrig ortopedi 9,2 mnkr avser utvecklingsprojekt verksamhet 7 mnkr avser studier - utvecklingsprojekt Regionkansliet föreslår att godkänna 3 mnkr för extra ordinära kostnader för neonatalenheten Regionkansliet föreslår godkänna begäran Kan betraktas som kostnad av tillfällig karaktär. Kan betraktas som kostnad av engångskaraktär Skaraborgs sjukhus 12 mnkr för att täcka de extraordinära kostnader som uppstår under verksamhetsår 2015 för evakueringslokaler till följd av sanering av PCB. Regionkansliet föreslår att godkänna begäran Kan betraktas som kostnad av tillfällig karaktär

23 Detaljbudget 2015, (21) Folktandvården Sammanlagt 10 mnkr, för: 2 mnkr, avser fortsatt projektering kring nästa generations tandvårdssystem. 1,5 mnkr avser delfinansiering av utvecklingskliniken Kvillebäcken 2,5 mnkr avser utveckling av verksamheten, med fokus på Hälsostyrd vård 2,5 mnkr avser ökade insatser för medarbetarnas kompetensutveckling 1,5 mnkr avser delfinansiering av investeringar i infrastruktur och gemensamma utrymmen i fastigheten Odontologen Beslut behöver inte fattas, inarbetat i budget 2015 Folktandvården har rätt att använda eget kapital som avser den konkurrensutsatta verksamheten. Habilitering & Hälsa 5,9 mnkr för införande av ny vårdinformationstjänst (Asynja Visph) Regionkansliet föreslår godkänna begäran Kan betraktas som kostnad av tillfällig karaktär Styrelsen för beställd primärvård 8,7 mnkr för breddinförande av ett nytt vårdinformationssystem (Asynja Visph) Regionkansliet föreslår godkänna begäran Kan betraktas som kostnad av tillfällig karaktär Frölunda specialistsjukhus 0,5 mnkr för insatser för chefer och medarbetare i samband med kommande förändringsprocess Regionkansliet föreslår avslå Avser driftkostnader Summa 130,1 mnkr varav 30 mnkr är från 2014 (RUN) varav 10 mnkr är godkänt (FTV) Regionkansliet föreslår bevilja 89,6 mnkr Verksamheternas yrkande om användande av eget kapital kommer om regionkansliets förslag följs, att påverka det budgeterade resultatet negativt med totalt 89,6 mnkr. Beviljande av eget kapital ska ske med stor restriktivitet och endast vara av tillfällig karaktär. Upplösning obeskattade reserver Göteborgs Symfoniker AB löser upp 1,5 mnkr i obeskattade reserver för att nå ett nollresultat 2015, vilket för koncernen får en resultateffekt om -1,1 mnkr. GöteborgsOperan AB upplöser 7 mnkr i obeskattade reserver för att nå ett förbättrat resultat 2015, vilket för koncernen får en resultateffekt om -5,5 mnkr. 1 Verksamheternas budgetar/planer som är underlag för den konsoliderade koncernövergripande detaljbudgeten finns publicerade på VGRs webbplats (

24 Detaljbudget 2015, (21) Regionbidrag per styrelse och nämnd 2015 Regionbidrag (mnkr) Regionbidrag Justering Regionbidrag 2015 efter just Regionfullmäktige 80,543 80,543 Regionstyrelsen 8 746, , ,143 varav Hälso och sjukvårdsutskottet 7 512, ,603 0,000 varav Personalutskottet 233, ,251 Hälso och sjukvårdsstyrelsen 7 151, ,678 Folkhälsokommittén 43,189 43,189 Kommittén för rättighetsfrågor 40,310 40,310 Sahlgrenska Universitetssjukhuset 848, ,076 Revisorskollegiet 23,856 23,856 Patientnämnd 17,947 17,947 Arkivnämnd 30,572 30,572 Fastighetsnämnd 198, ,017 Servicenämnd 102, ,674 Nämnd Hälsan & stressmedicin 17,948 17,948 HSN Norra 4 922, ,945 HSN Södra 3 784, ,404 HSN Östra 4 736, ,738 HSN Västra 5 664, ,651 HSN Gbg 8 830, ,859 Regionutvecklingsnämnd 697, ,938 Kulturnämnd 1 053, ,461 Miljönämnd 87,498 87,498 Kollektivtrafiknämnden 3 947, ,963 Koncernbanken 477, ,727 Moderförvaltningen 2 100, ,638 Summa regionbidrag ,322 0, ,322

25 Detaljbudget 2015, (21) Hälso- och sjukvårdens budgeterade prestationer Sjukhusvård Hälso- och sjukvårdsnämndernas konsumtion av sjukhusvård inom VGR Norra HSN Västra HSN Göteborg HSN Södra HSN Östra HSN Totalt Vårdtillfällen somatisk vård DRG-poäng somatisk vård Vårddygn rättspsykiatrisk vård Vårddygn vuxenpsykiatrisk vård Vårddygn BUP Besök somatisk vård Besök vuxenpsykiatrisk vård Besök BUP Sammanvägda prestationer Sjukhusens budgeterade produktion SU NU SÄS SkaS Kungälv Alingsås FSS ANS Totalt Vårdtillfällen somatisk vård DRG-poäng somatisk vård Vårddygn vuxenpsyk vård Vårddygn rättspsyk vård Vårddygn BUP Besök somatisk vård Besök vuxenpsyk vård Besök BUP Sammanvägda prestationer Primärvård Budgeterad produktion Närhälsan Vårdvalsverksamhet Vårdval rehab Beställd primärvård Habilitering & Hälsa Hälso- och sjukvårdsnämnders konsumtion av primärvård inom VGR Norra HSN Västra HSN Göteborg HSN Södra HSN Östra HSN Totalt Vårdvalsverksamhet Besök vårdval rehab Beställd primärvård Habilitering & Hälsa

26 Detaljbudget 2015, (21) Investeringsramar 2015 Förvaltningar Fastigheter Utrustning Totalt * Utbet. tak ** Sahlgrenska Universitetssjukhuset*** NU sjukvården*** Södra Älvsborgs sjukhus*** Skaraborgs sjukhus Kungälvs sjukhus*** Alingsås lasarett Frölunda specialistsjukhus Angereds Närsjukhus Primärvårdsstyrelsen Styrelsen för beställd primärvård Folktandvården Västra Götaland*** Habilitering och Hälsa RnS, Sevicenämnden Hälsan och Stressmedicin Grebbestads folkhögskola Billströmska folkhögskolan Göteborgs folkhögskola Vara folkhögskola Fristads folkhögskola Dalslands folkhögskola Folkhögskolor gemensamt Gymnasienämnden, naturbruk*** Göteborgs Botaniska trädgård Västarvet Fastighetsnämnden*** Konstnärlig utsmyckning Energiinvesteringar Regionstyrelsen Strategiska investeringar Mindre strategiska fastighetsinv VGR IT Strategiska IT investeringar Västtrafik Totalt

27 Detaljbudget 2015, (21) Resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys RESULTATRÄKNING (Mnkr) Utfall Utfall Budget Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Skatteintäkter Kommunalekonomisk utjämning och generella statsbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader ÅRETS RESULTAT

28 Detaljbudget 2015, (21) BALANSRÄKNING (Mnkr) Budget Utfall Immateriella tillgångar Materiella tillgångar - Byggnader och mark Maskiner och inventarier Finansiell leasing Pågående investeringar Finansiella anläggningstillgångar Anläggningstillgångar Bidrag till infrastruktur Förråd Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar Kassa och bank Omsättningstillgångar TILLGÅNGAR Eget kapital Avsättningar pensioner Övriga avsättningar Avsättningar Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Skulder EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Ansvarsförbindelse pensionsförpliktelser, mnkr

29 Detaljbudget 2015, (21) KASSAFLÖDESANALYS (Mnkr) 2015 Budget Löpande verksamhet Periodens/årets resultat 141 Investeringsbidrag -1 Avskrivningar, nedskrivningar Upplösning bidrag till infrastruktur 45 Utrangeringar 0 Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar 0 Avsättningar 983 Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring rörelsekapital Ökning(-)/minskning(+) förråd 0 Ökning(-)/minskning(+) kortfristiga fordringar 0 Ökning(+)/minskning(-) kortfristiga skulder -608 Övriga rörelsekapitalpåverkande poster -4 Kassaflöde från löpande verksamhet Investeringsverksamhet Investeringar i immateriella och materiella anläggningstillgångar Försäljning av immateriella och materiella anläggningstillgångar 0 Investering i finansiella anläggningstillgångar -200 Kassaflöde från investeringsverksamhet Finanseringsverksamhet Ökning(-)/minskning(+) långfristiga fordringar 0 Ökning(+)/minskning(-) långfristiga skulder 0 Justering för årets aktiverade investeringsbidrag 1 Kassaflöde från finansieringsverksamhet 1 KASSAFLÖDE

30 Ärende 2

31

32

33 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Regionkansliet/Administrativa avdelningen Handläggare: Tobias Nilsson Telefon: E-post:tobias.nilsson@vgregion.se Till ägarutskottet Regionstyrelsens svar på revisionsrapport Granskning av ägarstyrningen i bolagen (Rev ) Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen har tagit del av rapporten och tar med sig rekommendationerna i det pågående arbetet med att förtydliga ägarstyrningen. 2. Ägarutskottet återkommer till regionstyrelsen i april med en handlingsplan för en bättre efterlevnad av ägarens direktiv och styrdokument till de regionägda bolagen. 3. Regionkansliets tjänsteutlåtande översänds till revisorerna som svar på granskningsrapporten. Sammanfattning av ärendet Revisionsenheten har gjort en Granskning av ägarstyrningen i bolagen (Rev ) med det övergripande syftet att belysa hur regionstyrelsen, i sin roll som ägarrepresentant, utformat ägarstyrningen av bolagen för att säkerställa att den sker på ett ändamålsenligt sätt. Deras rekommendationer till regionstyrelsen är: Tydliggöra vilka uppgifter som åligger ägaren respektive beställaren gällande styrning och uppföljning av bolagens verksamhet. Tydliggöra att regionstyrelsen har ansvaret för uppsikten och att ägarutskottet i sin tur har ansvar för att kontinuerligt och systematiskt återrapportera till regionstyrelsen om utvecklingen i övriga nämnder och styrelser. Säkerställa att bolagspolicyn efterlevs genom att tydliggöra hur den avser att genomföra de delar i bolagspolicyn som åligger dem som ägarrepresentant. I samband med översynen av ägardirektiven till bolagen överväga hur dessa kan utvecklas och preciseras så att de blir styrande och vägledande för bolagen. Överväga vilken information den anser att den behöver från bolagen, samt i vilka former denna ska inhämtas, för att kunna fullgöra sin uppsiktsplikt såväl som sitt ansvar inom ramen för ägarrollen. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: regionkansliet@vgregion.se

34 Datum (2) Diarienummer RS Utveckla sin information och kommunikation med regionfullmäktige avseende utvecklingen i de regionägda bolagen. Regionstyrelsen instämmer i revisorernas rekommendationer. Bland annat utifrån ett uppdrag i budget för 2014 pågår det sedan i höstas ett arbete för att göra ändringar i ägarens direktiv till de regionägda bolagen. Dessutom kommer förslag på förändringar i arbetssätt och rutiner för en tydligare styrning och uppföljning ur ett ägarperspektiv. De synpunkter och rekommendationer som revisorerna lämnat kommer att tas om hand i det arbete som nu pågår och som presenteras för regionstyrelsen under våren Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Eva Arrdal Direktör för ägarstyrning Bilaga Revisionsrapport Granskning av ägarstyrningen i bolagen (Rev ) Regionstyrelsen beslut skickas till Revisorerna för kännedom

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54 Ärende 3

55

56 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet Handläggare: Christina Karlsson Telefon: E-post: Till ägarutskottet Svar på revisionsrapport Granskning av intern styrning och kontroll i Agnesbergs folkhögskola Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande 1. Regionkansliets tjänsteutlåtande översänds till revisorskollegiet som regionstyrelsens svar på granskningen av intern styrning och kontroll i Agnesbergs folkhögskola. Ägarutskottet beslutar följande för egen del 1. Paragrafen justeras omedelbart. Sammanfattning av ärendet På uppdrag av revisorskollegiet har en granskning genomförts av den interna styrningen och kontrollen på Agnesbergs folkhögskola. Revisorskollegiet har översänt rapport och skrivelse till styrelsen för Agnesbergs folkhögskola samt till regionstyrelsen. Regionstyrelsen svarar utifrån sitt övergripande ansvar. Fördjupad beskrivning av ärendet Granskningen På uppdrag av revisorskollegiet har en granskning genomförts av den interna styrningen och kontrollen på Agnesbergs folkhögskola. Syftet med granskningen har varit att granska om styrelsens arbete med intern styrning och kontroll sker på ett strukturerat och ändamålsenligt sätt. Granskningen har genomförts utifrån COSO:s ramverk för intern styrning och kontroll (COSO= The Committe of the Sponsoring Organizations of the Treadway Comission, struktur för arbetet med intern kontroll). Revisorernas samlade bedömning är att styrelsens interna styrning och kontroll inte är tillräcklig. Revisorerna emotser en handlingsplan för åtgärder med anledning av de rekommendationer som lämnas. Styrelsen för Agnesbergs folkhögskola har i januari 2015 överlämnat handlingsplan med aktiviteter som stärker den interna styrningen och kontrollen till revisorskollegiet. Svar till revisorskollegiet Regionstyrelsen svarar utifrån ett regionövergripande perspektiv. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

57 Datum Diarienummer RS (2) Regionstyrelsen har under 2014 beslutat om regionövergripande riktlinjer för intern kontroll. I regionfullmäktiges budget för 2015 ges ett uppdrag till regionstyrelsen att fokusera åtgärder som bidrar till bättre samordning, utveckling och förstärkning av den övergripande interna kontrollen i organisationen. Regionkansliets roll är att samordna, stödja och följa upp arbetet med intern kontroll. Under 2015 kommer arbetet att utvecklas till att ge mer handfast stöd till förvaltningarna och att stimulera samarbete mellan förvaltningarna i dessa frågor. Den modell för arbetet med intern kontroll som granskningen utgått från har också legat till grund för de riktlinjer som regionstyrelsen beslutat om. Revisorernas granskningsrapporter gällande intern styrning och kontroll är värdefulla underlag för det fortsatta utvecklingsarbetet. Uppföljning sker av samtliga nämnders och bolags planer för intern kontroll Motsvarande uppföljning kommer att ske gällande 2015 års planer. En ny, mer samlad tjänstemannaorganisation för regionstyrelsen med flera nämnder genomförs under första delen av 2015 som bland annat ska bidra till att öka samordningen så att målstyrning, uppföljning och analys av utförarverksamheterna utvecklas ytterligare. Den interna kontrollen är en grundläggande del i ett heltäckande ledningssystem. Regionkansliet Ann- Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga Revisionsrapport Granskning av intern styrning och kontroll i Agnesbergs folkhögskola Besluten skickas till Revisorerna Styrelsen för Agnesbergs folkhögskola för kännedom

58

59

60 Bedömning av intern kontroll i Agnesbergs Folkhögskola Dnr: Rev Genomförd av: Deloitte Behandlad av Revisorskollegiet den

61 November 2014 Bedömning av intern kontroll i Agnesbergs Folkhögskola

62 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning 4 3. Verksamhetsövergripande kontroll 6 4. Intern kontroll Fokusområden 13 Bilaga 1 Verksamhetsövergripande kontroller 20 Bilaga 2 Stickprovstester 30 Bilaga 3 De fem komponenterna av COSO-modellen 37

63 1. Sammanfattning Uppdrag och bakgrund I de förtroendevalda revisorernas uppdrag ingår att granska all verksamhet som bedrivs inom styrelsens verksamhetsområde, vilket bland annat innefattar om den interna kontrollen som görs är tillräcklig (KL 9 kap. 9 ). Med tillräcklig intern kontroll menas att styrning, ledning, uppföljning och kontroll är tydlig, aktiv och ändamålsenlig. En tillräcklig intern kontroll förutsätter ett strukturerat arbetssätt enligt definierade processer och rutiner, integrerade i organisation och system samt i det löpande arbetet. I enlighet med Kommunallagen har styrelser och nämnder ansvar att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorerna har tidigare noterat att det funnits brister i den interna styrningen och kontrollen som bedrivs för Agnesbergs Folkhögskola. Revisorernas tidigare granskningar av verksamheten har bland annat visat på brister avseende rutiner för inköp och utbetalningar, rutiner kring körjournaler, rutiner kring skattepliktiga förmåner och rutiner för lönehantering. För att säkerställa att styrelsen har vidtagit åtgärder för att komma tillrätta med tidigare uppmärksammade brister har de förtroendevalda revisorerna beslutat att genomföra en fördjupad granskning av hur Agnesbergs folkhögskola arbetar med intern styrning och kontroll. Detta för att revisorerna, med rimlig säkerhet, ska kunna uttala sig om huruvida styrelsens arbete med intern kontroll är tillräcklig. Deloitte har av Västra Götalandsregionens (VGR) revisionskontor fått i uppdrag att granska intern styrning och kontroll i Agnesbergs folkhögskola. Granskningen har skett utifrån COSO s ramverk för intern styrning och kontroll. (för närmare beskrivning av COSO ramverket se sidan 8 samt bilaga 3) Revisionsfråga Har styrelsen för Agnesbergs folkhögskola säkerställt att det finns tillräcklig intern styrning och kontroll i verksamheten? Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens slutsatser och bedömningar. Följande revisionskriterier har varit underlag i vår granskning: Kommunallagen 6 kap. 7 Reglemente för styrelsen för Agnesbergs folkhögskola Ägaruppdrag för Agnesbergs folkhögskola Riktlinjer för intern kontroll (RS ) Ev. övriga styrdokument och/eller föreskrifter avseende intern styrning och kontroll som identifieras inför eller i samband med genomförandet av granskningen. 1

64 Iakttagelser Kontrollaktiviteter Övergripande intern kontroll Utvärdering av kontrollmiljö Iakttagelse Utifrån vår granskning kan vi konstatera att Agnesbergs folkhögskola har en informell kontrollmiljö. Många rutiner, riktlinjer, arbetsbeskrivningar och kontroller finns i den dagliga verksamheten, men är inte fullt ut formaliserade i form av beslut och dokumentation. Rekommendation För att ytterligare stärka den interna kontrollen rekommenderar vi att Agnesbergs folkhögskola i så stor utsträckning som möjligt formaliserar sina rutiner, riktlinjer, arbetsbeskrivningar och kontroller genom beslut och dokumentation. Riskbedömning i verksamheten Iakttagelse Verksamheten och styrelsen för Agnesbergs folkhögskola genomför löpande en riskanalys av verksamheten. Denna riskanalys är dock inte formaliserad i en dokumenterad riskanalys och ej heller formellt beslutad av styrelsen. Iakttagelse Agnesbergs folkhögskola har en dokumenterad internkontrollplan som är beslutad av styrelsen. Intern kontrollplanen följs upp kontinuerligt. Det som dock kan utvecklas i internkontrollplanen är en tydligare koppling till genomförd dokumenterad riskanalys. Av internkontrollplanen bör det vidare framgå vilka rutiner och kontrollmoment som skall följas upp (kontroll av befintlig kontroll), vem ansvarar för att genomföra kontrollen, hur kontrollen skall genomföras och hur rapportering skall ske. Ovanstående områden skall framförallt ses som områden att ytterligare utveckla och förfina dagens internkontrollplan, så att den tydligare är inriktad på de områden med högst risk. Rekommendation För att ytterligare utveckla och förfina dagens internkontrollplan rekommenderar vi att internkontrollplanen kompletteras med en tydligare koppling till genomförd dokumenterad riskanalys. Av internkontrollplanen bör det vidare framgå vilka rutiner och kontrollmoment som skall följas upp (kontroll av befintlig kontroll), vem ansvarar för att genomföra kontrollen, hur kontrollen skall genomföras och hur rapportering skall ske. Intern kontroll - fokusområden Rekommendation Vi rekommenderar att Agnesbergs folkhögskola tillsammans med styrelsen upprättar en formaliserad och dokumenterad riskanalys. Denna skall därefter formellt beslutas av styrelsen. Iakttagelse Vid vår granskning av intern kontroll i fokusområden har vi närmare granskat den interna kontrollen avseende: Inköp och utbetalningar (inkl. kassahantering) Resor och representation 2

65 Fordon och körjournaler Skattepliktiga förmåner Lönehantering Hantering av stöldbegärlig egendom Vid våra genomförda stickprov har vi endast funnit någon avvikelse från gällande rutiner och riktlinjer. Det vi kan konstatera utifrån vår granskning är att Agnesbergs folkhögskola rutiner och riktlinjer för fokusområdena är generella och inte alltid är heltäckande. av våra iakttagelser och rekommendationer avser att Agnesbergs folkhögskola i större utsträckning kan formalisera den interna kontrollen. Vid vår bedömning av den interna kontrollen har vi endast beaktat den formella interna kontrollen, varför vi anser att den interna kontrollen inte är tillräcklig utifrån ett COSOperspektiv. Rekommendation Vi rekommenderar att Agnesbergs folkhögskola inom fokusområdena utvecklar nuvarande rutiner och riktlinjer så att de blir mer detaljerade och därmed ytterligare stärker och utvecklar den interna kontrollen. Svar på revisionsfrågan Styrelsen för Agnesbergs folkhögskola har en intern kontroll som är informell och till vissa delar formaliserad. Större delen Göteborg 10 november 2014 DELOITTE AB Harald Jagner Auktoriserad revisor Pernilla Lihnell Certifierad kommunal revisor Auktoriserad revisor 3

66 2. Inledning Uppdrag och bakgrund I de förtroendevalda revisorernas uppdrag ingår att granska all verksamhet som bedrivs inom styrelsens verksamhetsområde, vilket bland annat innefattar om den interna kontrollen som görs är tillräcklig (KL 9 kap. 9 ). Med tillräcklig intern kontroll menas att styrning, ledning, uppföljning och kontroll är tydlig, aktiv och ändamålsenlig. En tillräcklig intern kontroll förutsätter ett strukturerat arbetssätt enligt definierade processer och rutiner, integrerade i organisationer och system samt i det löpande arbetet. I enlighet med Kommunallagen har styrelser och nämnder ansvar att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorerna har tidigare noterat att det funnits brister i den interna styrningen och kontrollen för Agnesbergs Folkhögskola. Revisorernas tidigare granskningar av verksamheten har bland annat visat på brister avseende rutiner för inköp och utbetalningar, rutiner kring körjournaler, rutiner kring skattepliktiga förmåner och rutiner för lönehantering. För att säkerställa att styrelsen har vidtagit åtgärder för att komma tillrätta med tidigare uppmärksammade brister har de förtroendevalda revisorerna beslutat att genomföra en fördjupad granskning av hur Agnesbergs folkhögskola arbetar med intern styrning och kontroll. Detta för att revisorerna, med rimlig säkerhet, ska kunna uttala sig om huruvida styrelsens arbete med intern kontroll är tillräcklig. Deloitte har av Västra Götalandsregionens (VGR) revisionskontor fått i uppdrag att granska intern styrning och kontroll i Agnesbergs folkhögskola. Granskningen har skett utifrån COSOs ramverk för intern styrning och kontroll. Syfte Det övergripande syftet med granskningen har varit att granska om styrelsens arbete med intern kontroll och styrning skett på ett strukturerat och ändamålsenligt sätt. Granskningen har utgått från de förutsättningar som anges i COSO s ramverk för intern styrning och kontroll. Revisionsfråga Har styrelsen för Agnesbergs folkhögskola säkerställt att det finns tillräcklig intern styrning och kontroll i verksamheten? Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens slutsatser och bedömningar. Följande revisionskriterier har varit underlag i vår granskning: Kommunallagen 6 kap. 7 Reglemente för styrelsen för Agnesbergs folkhögskola Ägaruppdrag för Agnesbergs folkhögskola Riktlinjer för intern kontroll (RS ) Ev. övriga styrdokument och/eller föreskrifter avseende intern styrning och kontroll som identifieras inför eller i samband med genomförandet av granskningen. 4

67 Avgränsning Inriktningen för granskningen har varit att dels granska det övergripande arbetet med intern styrning och kontroll dels granska den interna kontrollen i rutinerna som anges i avsnittet Metod. Det har således inte varit en total genomlysning av den interna kontrollen i Agnesbergs folkhögskola. Metod Granskningen har bestått av två delar. En generell del där styrelsens övergripande strukturer för arbetet med intern kontroll har belysts och en fördjupad del där vissa fokusområden granskats mer i detalj. Den generella delen har baserats på intervjuer med ledningen. Intervjuerna har utgått från ett frågeformulär med ett antal kriterier som utgår från COSO s ramverk för intern styrning och kontroll. Därefter har de svar som lämnats av ledningen verifieras genom kontroll av policys/riktlinjer/rutiner även finns dokumenterade. Den fördjupade delen har genomförts på motsvarande sätt men ytterligare substansgranskningsåtgärder har genomförts i de fall det bedömts lämpligt. Den fördjupade delen har fokuserat på de områden där brister avseende styrelsens internkontrollarbete har noterats tidigare år. Det avser framförallt följande områden: Inköp och utbetalningar (inkl. kassahantering) Resor och representation Fordon och körjournaler Skattepliktiga förmåner Lönehantering Hantering av stöldbegärlig egendom 5

68 3. Verksamhetsövergripande kontroll I detta kapitel återger vi vår genomförda granskning och granskningsresultatet avseende den generella genomgången av den övergripande strukturen för arbetet med intern kontroll inom Agnesbergs Folkhögskola. Vårt tillvägagångssätt Vi har analyserat Agnesbergs Folkhögskolas interna kontroll ur ett COSO-perspektiv. COSO är ett av de mest kända ramverken för intern kontroll. Utifrån COSO-ramverket och vår erfarenhet av tidigare motsvarande genomgångar har vi identifierat ett antal kriterier/frågeställningar. Dessa kriterier, frågeställningar har vi sedan prövat mot Agnesbergs Folkhögskolas rutiner och styrande dokument. Rent generellt så ligger följande fyra moment till grund för vår bedömning: 1. Existerar det någon skriftlig princip/policy/rutin som beskriver vilka kontroller som skall finnas/utföras inom respektive process? 2. Är Agnesbergs Folkhögskolas personal medveten om att principen/policyn/rutinen existerar? 3. Efterlever Agnesbergs Folkhögskola principen/policyn/rutinen samt dokumenteras de utförda kontrollerna? 4. Existerar det någon efterkontroll av att principen/policyn/rutinen efterlevs samt har kontrollen dokumenterats. För respektive kriterium har vi bedömt om det föreligger ett förbättringsområde. Om vi inte har identifierat ett förbättringsområde så har området bedömts som grönt. Om vi har identifierat mindre förbättringar så har området bedömts gult och där vi identifierat större behov av förbättring så har området bedömts rött. För respektive område som vi har bedömt gult eller rött så har vi upprättat förslag på åtgärder för att stärka den interna kontrollen. Vår utformning av rapporten Vår rapport är en avvikelserapport som huvudsakligen fokuserar på att redogöra för identifierade förbättringsområden. Det innebär granskningen avseende den generella genomgången av den övergripande strukturen för arbetet med intern kontroll inte kommer att redogöra för Agnesbergs Folkhögskolas rutiner och styrdokument. Av bilaga 1 framgår dock hur vi bedömt respektive kriterium samt en kortfattad beskrivning av Agnesbergs Folkhögskolas aktivitet eller styrdokument för respektive kriterium. Bilaga 1 innehåller även en referens till föreslagna förbättringsåtgärder. Identifierade förbättringsområden Agnesbergs Folkhögskola har under de senaste åren arbetat med att utveckla och förfina sin interna kontroll. Våra identifierade förbättringsområden skall ses som förslag för att ytterligare stärka och förfina den interna kontrollen. Vi har delat in våra förbättringsförslag i två grupper. Den första gruppen är generella förbättringsförslag som mer utgör en arbetsgång för det fortsatta arbetet med intern kontroll. Den andra gruppen utgörs av mer specifika förbättringsförslag och dessa är kopplade till respektive kriterium i bilaga 1. 6

69 Generella förbättringsförslag I sitt fortsatta arbete att utveckla den interna kontrollen bör Agnesbergs Folkhögskola utföra följande arbetssteg: 1. Fastställa rutiner och riktlinjer Agnesbergs Folkhögskola bör fastställa vilka rutiner och riktlinjer som skall gälla för skolan. Vidare bör Agnesbergs Folkhögskola även bestämma dokumentens hierarki. Agnesbergs Folkhögskola bör alltså analysera och besluta vilka rutiner och riktlinjer som skall tillämpas av skolan. Avsaknaden av en tydlighet gällande vilka rutiner och riktlinjer som skall gälla gör att en osäkerhet kan finnas hos personalen gällande vad som förväntas av dem i olika situationer. Genom att även bestämma dokumentens hierarki säkerställs att inga oklarheter finns gällande i vilken ordning dokumenten gäller. 2. Identifiera Agnesbergs Folkhögskolas kritiska processer När Agnesbergs Folkhögskola fastställt vilka rutiner och riktlinjer som gäller bör de fastställa sina kritiska processer inom skolan. Respektive kritisk process utgör en grundstomme för det kommande internkontrollarbetet. Om arbetet inte bryts ned på kritiska processer finns en uppenbar risk för otydlighet. Exempel på kritiska processer kan vara intäktsprocessen, inköpsprocessen och löneprocessen. Operationellt (ändamålsenlighet) Finansiellt Legalt Riskanalysen bör upprättas per process annars kommer analysen och tillhörande risker att bli för övergripande och svåra att bryta ned till vilka kontrollmoment som bör finnas för att reducera de identifierade riskerna. 4. Processkartläggning av nuvarande rutin När de kritiska processerna är identifierade samt de huvudsakliga riskerna för respektive risk är identifierade bör Agnesbergs Folkhögskola gå igenom sina nuvarande rutiner och kartlägga dessa. I det här steget är det av största vikt att de nuvarande kontrollerna i respektive process identifieras och sammanställs. X X X 5. Utvärdera och bedöma respektive process När ovanstående kartläggning är klar bör den nuvarande rutinen utvärderas och en målsättning för respektive process bör fastställas. Det är av vikt att både nuläget och det tänkta målet fastställs. Vid en sådan utvärdering kan nedanstående termometer användas som utgångspunkt. X X X X X X X X X 3. Riskanalys per kritisk process När de kritiska processerna är identifierade bör Agnesbergs Folkhögskola göra en riskanalys för respektive kritisk process. Riskanalysen bör upprättas ur tre perspektiv: 7

70 Komponenter Perspektiv Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Information och kommunikationsvägar Uppföljning Övergripande Inköpsprocessen Bokslutsprocessen HR-processen Intäktsprocessen 6. Bedöma och utvärdera processen ur ett COSOperspektiv När målsättningen är fastställd bör respektive kritisk process utvärderas ur ett COSO-perspektiv. Det innebär bland annat att processen utvärderas ur perspektiven kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiveter, information och kommunikation samt uppföljning. Analysen skall även ske ur perspektiven ändamålsenlig verksamhet, finansiell rapportering och efterlevnad av lagar. COSO modellen är en etablerad process för att utvärdera och bedöma intern kontroll. COSO modellen illustrerar de olika komponenterna i den interna kontrollen Kontrollmiljö Hur ser bolagets kontrollmiljö ut? Riskbedömning Utförs det någon riskbedömning för att identifiera riskerna i bolagets verksamhet? Kontrollaktiviteter Vilka kontrollåtgärder utförs för att hantera identifierade risker? Information och kommunikation Hur ser informationen och kommunikationen ut i bolagen avseende exempelvis riktlinjer och policys? Uppföljning Vilken uppföljning utförs för att säkerställa att riktlinjer och policys efterlevs? För ytterligare information om de olika COSO-definitionerna, se Bilaga 3 7. Utforma och designa kontrollstrukturen i processen Nästa steg är att analysera att Agnesbergs Folkhögskola har maximal kontrollstruktur för att eliminera onödiga kontroller eller utvärdera om kontrollen kan genomföras på ett mer effektivt sätt. De identifierade och föreslagna kontrollerna sätts in en kontrollpyramid för att se att det finns en balanserad kontrollstruktur och om vissa kontroller kan elimineras då det finns andra kompenserande kontroller. Därefter analyseras även om kontrollerna kan bli förebyggande och systembaserade för att därmed öka effektiviteten i kontrollen jämfört med manuella och i efterhand upptäckande kontroller. 8. Dokumentera färdigställd processkartläggning med kontrollstruktur När ovanstående analyser och kartläggningar är genomförda slutdokumenteras processen och den slutliga kontrollstrukturen fastställs. 8

71 Specifika förbättringsförslag I enlighet med vårt uppdrag har vi bedömt Agnesbergs Folkhögskolas verksamhetsövergripande kontroller. I samband med den utvärderingen har vi identifierat ett antal förbättringsområden. Identifierade förbättringsområden har sin utgångspunkt i de fastställda kriterier som framgår av bilaga 1. Respektive förbättringsområde har en referens till kriteriet i bilaga 1. För samtliga områden som vi bedömt gult eller rött har vi upprättat ett förbättringsförslag. Notera att de identifierade förbättringsområdena inte är i prioritetsordning. Det bör även noteras att ett flertal förbättringsområden är relativt snarlika, i vissa fall även dubbletter, men vi har valt att hålla en koppling till Bilaga 3. Det kan därmed uppfattas att Agnesbergs Folkhögskola har fler förbättringsområden än vad som är ett faktiskt behov. Specifika förbättringsförslag Verksamhetsövergripande kontroller # Förbättringsförslag Ref 1 Agnesbergs Folkhögskola har (arbetsplatsträffar) APT samtal en gång i månaden. Vid dessa samtal bör skolan lägga in en punkt om mål och strategier för respektive avdelning så att det även blir konkret på en lägre nivå för respektive medarbetare. Det är av största vikt att mål och strategier blir tydliga för samtliga medarbetare i deras dagliga arbete. 2 För att tydliggöra roller och ansvar i organisationen bör Agnesbergs Folkhögskola upprätta arbetsbeskrivningar för tjänstemännen. Tydliga roller och ansvar är en kritisk komponent i en god internkontrollstruktur. 3 Agnesbergs Folkhögskola bör formalisera sina rutiner och processer avseende hur de analyserar en god arbetsfördelning (ansvarsfördelning), identifiering av nyckelpersoner genom riskanalys och back up -plan för respektive kritisk person. 4 Attest är en bärande funktion i en god internkontrollmiljö. Det är därför av största vikt att samtliga attestansvariga förstår sin arbetsuppgift och sitt ansvar. Agnesbergs Folkhögskola bör därför begära in bekräftelser från samtliga attestansvariga att de har förstått sin arbetsuppgift och ansvaret kopplat till arbetsuppgiften. 5 Agnesbergs Folkhögskola har systembaserade attester vilket är mycket bra. Det är dock av största vikt att Agnesbergs Folkhögskola implementerar en process eller rutin där skolan med viss frekvens går igenom de systembaserade attesterna och säkerställer att de är korrekta och uppdaterade. 2 4, 6, Agnesbergs Folkhögskola bör ta fram en attestinstruktion vilken inkluderar belopp och signaturer Agnesbergs Folkhögskola bör införa en rutin där attestansvariga bekräftar eller upplyser om närstående relationer eller risk för jäv. Förslagsvis kan en sådan diskussion och bekräftelse ske i samband med skolans medarbetarsamtal. 8 Agnesbergs Folkhögskola bör överväga att samla samtliga rutiner och riktlinjer på skolans intranät. Detta för att öka tillgängligheten för medarbetarna samt för att säkerställa att de tar del av det senaste uppdaterade dokumentet. I dagsläget finns styrande dokument, policy och riktlinjer på olika ställen, VGRs hemsida, i pärmar hos rektor och biträdande rektor, på anslagstavlan etc

72 # Förbättringsförslag Ref 9 Agnesbergs Folkhögskola bör överväga en skriftlig uppförandekod och andra etiska regler som beskriver hur anställda inom Agnesbergs Folkhögskola skall agera och som bygger på skolan kärnvärden. Skolans kultur och värden är en mycket viktig faktor i den interna kontrollen. 10 Agnesbergs Folkhögskola bör i samband med upprättandet av sin uppförandekod utföra en riskanalys för oetiskt beteende samt säkerställa att det finns specifika kontroller som motverkar risken för oetiskt beteende. Vissa delar av denna riskanalys har genomförts i och med arbetet med en mångdimensionell verksamhetsanalys (MVA-analys). 11 Skolan bör inrätta en formaliserad process för att bedöma vilka skall-krav som skall vara med i upphandlingar samt följa upp gamla upphandlingar/leverantörer för att identifiera om det är några moment som bör bli skall-krav fast de inte varit det historiskt. Då skolan arbetar med skall-krav i sina upphandlingar är det av största vikt att dessa är relevanta och uppdaterade. 12 Agnesbergs Folkhögskola utvärderar sina leverantörer, det finns dock ingen formaliserad process vad gäller utvärdering av leverantörer, dvs hur utvärderingen skall ske, vem som skall göra utvärderingen, hur den skall dokumenteras samt hur utvärderingen skall återkopplas till leverantören. Vi rekommenderar Agnesbergs Folkhögskola att införa en sådan process. 13 Agnesbergs Folkhögskola har en tänkt plan för vem som skall täcka upp för nyckelpersoner om de blir sjuka eller lämnar skolan. Denna plan är dock inte dokumenterad. Folkhögskola bör upprätta en sådan skriftlig plan samt testa planen med jämna mellanrum. Detta för att minska beroendet av vissa nyckelpersoner. 14 Agnesbergs Folkhögskola bör upprätta en riskanalys på medarbetarnas kompetens och utvecklingsbehov. Detta för att säkerställa att personalen får rätt utbildningar mm för att stärka sin kompetens. Riskanalysen kan ha sin utgångspunkt i de starka och svaga sidorna som personalen angett i sina medarbetarsamtal. 15 Vi rekommenderar att styrelsen arbetar in ett moment i sin arbetsordning avseende riskanalys av verksamheten samt fastställande av internkontroll plan. Detta för att riskanalysen och fastställande av internkontrollplan skall vara ett inslag i styrelsens arbete. 16 Vi rekommenderar att styrelsen upprättar en arbetsplan för året, dvs när de skall bedöma och utvärdera olika moment avseende riskanalys och internkontrollplan. Detta för att det skall bli en tydlighet när olika moment skall utvärderas och bedömas. Det innebär även att styrelsen kan utvärdera och bedöma om det är något ytterligare moment som bör utvärderas. 17 Agnesbergs Folkhögskola har inte någon formellt dokumenterad rutin för analys av operationella/affärsmässiga, legala och finansiella risker samt risker för oegentligheter. Detta bör skolan införa och implementera. Det bör även framgå i rutinen hur styrelsen skall involveras alternativt hur avrapportering skall ske till skolans styrelse. 18 Agnesbergs Folkhögskola bör bryta ned sitt arbete med riskanalyser till respektive kritisk process. De bör även utse vem som är ansvarig för riskanalysarbetet för respektive process , 19 22, 25 26, 33, 34, 35, 36 22, 26, 33, 34, 35, , 28 10

73 # Förbättringsförslag Ref 19 Riskanalys bör upprättas per kritisk process. Det föreligger annars en risk att riskanalysarbetet blir för övergripande och svårt att bryta ned i faktiska risker och kontroller. Riskanalysen bör upprättas ur de olika perspektiven operationella, finansiella och efterlevnadsrisker (lagar och förordningar). 20 En modell för riskanalys bör utarbetas och fastställas av skolans ledning. Modellen bör inkludera definitioner av relevanta riskbegrepp såsom risk, konsekvens, sannolikhet och väsentlighet (sannolikhet att risken inträffar och vilken konsekvens risken skulle få om den inträffar). 21 I prioritering av risk- och kontrollaktiviteter bör det även kartläggas vad som kan var systemmässiga kontroller respektive manuella. Detta för att säkerställa att kontrollstrukturen är optimerad. 22 Efter genomförd riskanalys bör prioritering av risk- och kontrollaktiviteter ske för att säkerställa att fokus läggs på de mest väsentliga kontrollerna. 23 Agnesbergs Folkhögskola bör ta fram en internkontrollplan som har sitt ursprung i en riskanalys. Av internkontrollplanen skall det bland annat framgå risk, kontroll, uppföljning och hantering av avvikelser. 24 Det saknas en tydlig koppling mellan risk och kontroll i internkontrollplanen. Den nuvarande internkontrollplanen är mer av generell karaktär. När riskanalyserna är genomförda skall det finnas en tydlig koppling mellan risk och kontroll. 25 Vi har noterat att skolan har påbörjat arbetet med en modell/struktur för att säkerställa att kontrollstrukturen fungerar och att skolan metodiskt testar och utvärderar den. Skolan bör fortsätta sitt arbete med att införa en strukturerad modell för hur de säkerställer att kontrollstrukturen efterlevs , 34, 37, 39 38, Agnesbergs Folkhögskola bör ta fram skriftliga rutiner för informations- och kommunikationskanaler inom väsentliga områden Agnesbergs folkhögskola bör upprätta en sammanställning över sina IT-kontroller och därefter bedöma kontrollstrukturen. ITkontroller är ett viktigt fundament i skolans interna kontroll det är därför av största vikt att IT-kontrollerna är tydligt sammanställda. 28 Styrelsen bör fastställa vilken typ av avvikelser som skall rapporteras till styrelsen och med vilken frekvens avrapporteringen skall ske. 29 Folkhögskolan bör komplettera sin IT-riktlinje med rutiner för uppföljning av behörigheter, lösenordskrav och uppföljning av ITkontroller samt hur efterlevnad av IT-riktlinje skall kontrolleras 30 Vi rekommenderar Agnesbergs Folkhögskola att säkerställa att de IT-system som används uppfyller skolans informations- och kommunikationsbehov. 31 Agnesbergs Folkhögskola bör löpande rapportera resultat från uppföljning av riskanalys samt genomförd testning av intern kontroll, vilket bör sammanfalla med styrelsens ordinarie verksamhetsuppföljning. Ett avsnitt angående uppföljning av riskanalys och internkontrollplanen bör inkluderas i ordinarie rapportering till styrelsen , 47, 51, 52 11

74 # Förbättringsförslag Ref 32 Agnesbergs Folkhögskola bör analysera och formalisera vilka mätetal/indikationer som löpande skall utvärderas och bedömas. Dessa mätetal/indikatorer utgör sedan viktig information för att följa upp om det har skett några förändringar som kräver åtgärd. 33 Ansvar och roller för operationell och ekonomisk verksamhetsuppföljning bör fastställas och dokumenteras i rollbeskrivningar för nyckelpersoner inom skolan, alternativt i en rutinbeskrivning för verksamhetsuppföljning. 34 Agnesbergs Folkhögskola bör upprätta skriftliga rutiner över hur identifierade avvikelser ska rapporteras med förslag till åtgärd, ansvarig person och tidplan för genomförande. 35 Agnesbergs Folkhögskola bör upprätta en formaliserad rutin för hur rekommendationer och förbättringsförslag givna av enhetens revisor ska hanteras , 54,

75 4. Intern kontroll Fokusområden I detta kapitel återger vi vår genomförda granskning och granskningsresultatet avseende Agnesbergs Folkhögskola arbete med intern kontroll inom de fördjupade delarna. Den fördjupade delen har fokuserat på de områden där brister avseende styrelsens internkontrollarbete har noterats tidigare år. De områden som vi har granskat närmare är: Inköp och utbetalningar (inkl. kassahantering) Resor och representation Fordon och körjournaler Skattepliktiga förmåner Lönehantering Hantering av stöldbegärlig egendom. Vi har granskat ovan områden genom att ta del rutiner, riktlinjer och VGR:s policies för respektive område. Vi har därefter tagit ett antal stickprov för att säkerställa att skolan följer sina rutiner och riktlinjer. Varje område inleds med en kort beskrivning av den rutin som finns på skolan. Därefter följer de iakttagelser vi gjort och eventuella rekommendationer som vi lämnar. Stickproven redovisas i Bilaga 2. Inköp och utbetalningar (inkl. kassahantering) Inom området för inköp och utbetalningar (inkl. kassahantering) har vi granskat att folkhögskolans rutiner för kassahantering samt kontrollerat genom stickprov att rutinerna efterlevs. Vi har vidare granskat skolans rutiner för inköp och utbetalningar samt verifierat genom stickprov att kostnader hänförliga till inköp är förenliga med skolans verksamhet, att kostnaderna är attesterade av behörig person, att kostnaderna är förenliga med gällande riktlinjer och att det finns underlag som styrker kostnaderna. För utbetalningar har vi inte kunnat verifiera att betalningarna har gjorts till rätt motpart och med korrekt belopp. Skolan har inte kunnat erhålla underlag från koncernkontosystemet (VGRs koncernkonto) där belopp och motpart framgår av betalningen. Nedan finns en beskrivning av rutinerna, utfallet av stickproven samt våra iakttagelser och rekommendationer för respektive delområde. Kassahantering Agnesbergs Folkhögskola har en kontantkassa. Den finns i skolans fik. I övrigt finns inga kontantkassor. Skolan har en skriftlig rutinbeskrivning avseende kassahanteringen som innebär: Dagskassan skall kontrollräknas av två personer varje dag efter avslutad försäljning. Pengarna skall därefter läggas i ett kuvert och låsas in i kassaskåpet. Varje fredag efter avslutad försäljning räknas veckans samtliga kassor samman och noteras på ett blad som signeras av två personer. En gång i månaden hämtas kassorna av Loomis. Bokföring sker därefter när pengarna kommit in på banken. Dagsrapporterna, veckobladen och kontrollremsorna används då som underlag. 13

76 Stickprovsgranskning För att säkerställa att Agnesbergs Folkhögskolas rutin gällande kontantkassa följs, har stickprovsgranskning genomförts. Rutinen att kassan räknas av två i förening varje vecka anser vi som kritisk varför det är inom detta område som vi har tagit våra stickprov. På stickprovsbasis har vi valt fem stickprov avseende den genomförda veckoräkningen av kassan. Valda stickprov är första veckan i januari, första veckan i februari, första veckan i mars, första veckan i april, första veckan i maj. För stickprov vänligen se Bilaga 2 Iakttagelser/rekommendationer Nedan har vi sammanställt de iakttagelser och rekommendationer som vi har identifierat vid vår granskning avseende kassahanteringen vid Agnesbergs Folkhögskola. Iakttagelse Vid våra stickprov avseende kassahanteringen har vi inte funnit några avvikelser från skolans rutiner och anser därför att skolan efterlever sina rutiner. Vidare anser vi utifrån vår granskning att den skriftliga rutinen innehåller de moment som krävs för att säkerställa en god intern kontroll i kassahanteringen. Kostnader hänförliga till inköp Skolan har ingen egen inköpspolicy utan det är Västra Götalandsregionens policy som gäller. Denna policy har följande mål; Säkerställa en kostnadseffektiv inköpsprocess med hög kvalitet Tillvarata miljöperspektivet vid inköp/upphandling Säkerställa effektiva materialflöden Skapa avtalstrohet inom regionen. Utöver inköpspolicyn så styr även delegationsordningen/ attestreglementen vem som skall godkänna inköp till skolan. Samtliga fakturor avseende inköp måste godkännas av rektor eller biträdande rektor innan fakturan kan betalas i enlighet med attestordningen. Betalningar som inte går genom attestsystemet utan utförs genom en manuell betalning via banken måste godkännas av två i förening i enlighet med attestordningen. Stickprovsgranskning Vi har genomfört stickprovskontroller på kostnader hänförliga till inköp för att säkerställa att dessa är förenliga med skolans verksamhet, att kostnaderna är attesterade av behörig person, att kostnaderna är förenliga med gällande riktlinjer och att det finns underlag som styrker kostnaderna. På stickprovsbasis har vi valt ut 13 stickprov. Vi har med utgångspunkt av resultaträkningarna för 2012, 2013 och 2014 valt ut konton som har stora inköp. Utifrån dessa konton av vi på stickprovsbasis valt ut ett antal inköp som vi har granskat närmare. Agnesbergs Folkhögskola använder sig av ett elektroniskt attestsystem. Vi har kontrollerat att det enbart är personer som har attesträtt som kan attestera fakturorna i systemet. Dock finns inga beloppsgränser för hur stora kostnader respektive person får godkänna varken i attestordningen eller i attestsystemet. Sammanställning över valda stickprov och resultatet av stickproven Återfinns i bilaga 2. 14

77 Iakttagelser/rekommendationer Nedan har vi sammanställt de iakttagelser och rekommendationer som vi har identifierat vid vår granskning av kostnader hänförliga till inköp vid Agnesbergs Folkhögskola. Iakttagelse Vid våra stickprov avseende inköp har vi inte funnit några avvikelser från skolans rutiner och anser därför att skolan efterlever sina rutiner. Vid vår genomgång av skolans rutin har vi noterat att skolan inte har någon egen inköpsriktlinje. Skolan använder sig av Västra Götalandsregionens inköpspolicy. Denna policy är på en mycket övergripande nivå och ger inga tydliga praktiska riktlinjer för inköp inom folkhögskolan. Rekommendation För att stärka den interna kontrollen avseende inköpsprocessen och för att ge de anställda tydliga riktlinjer avseende inköp rekommenderar vi att Agnesbergs folkhögskola utarbetar rutiner för inköpsprocessen som är anpassade till skolans verksamhet och förutsättningar. Avseende attest, signaturlista och typ av kostnad se iakttagelser och rekommendationer för resor och representation. Resor och representation Agnesbergs Folkhögskola följer Västra Götalandsregionens riktlinjer gällande representation, gåvor och minnesgåvor samt riktlinjerna för resor. Folkhögskolan har inga egna framtagna riktlinjer för resor och representation. Tjänsteresor skall ske på ett så trafiksäkert sätt som möjligt. Tjänsteresor ska planeras och genomföras på ett sådant sätt att påverkan på yttre miljön minimeras. Tjänsteresor ska företas så kostnadseffektivt som möjligt med hänsyn till medarbetarnas individuella förutsättningar och behov, dels till att arbetseffektiviteten optimeras. Tjänsteresor ersätts i så stor utsträckning som möjligt med video-, telefon- och webbkonferenser. Av VGRs riktlinjer för representation framgår att: Representation i hög grad måste vara beroende av den enskildes goda omdöme och alltid präglas av stor värdighet. Redovisning av representation skall ske så snart som möjligt. I samband med redovisningen av representationen skall ett specificerat kvitto finnas. Vidare skall namn på samtliga gäster och den som representerar anges Syftet med representationen måste även framgå. Agnesbergs folkhögskola skall redovisa resekostnader på konto 4671 och sin representation på konto Stickprovsgranskning reseräkningar Vi har genomfört stickprovskontroller avseende 10 reseräkningar för att verifiera att Agnesbergs folkhögskola efterlever VGRs riktlinjer för representation och resor Av VGRs riktlinjer för resor framgår att: 15

78 Stickprovsgranskning representation För att säkerställa att de kostnader skolan har gällande representation och resor som är fakturerade direkt till skolan uppfyller Skatteverkets krav för avdragsrätt samt kostnaderna är förenliga med riktlinjerna för resor och representation har vi stickprovstestat dessa kostnader. Under perioden har skolan kostnader om kr på konto Dessa kostnader fördelar sig på 3 verifikat. Vi har tagit del av dessa, vänligen se Bilaga 2. Iakttagelser/rekommendationer Nedan har vi sammanställt de iakttagelser och rekommendationer vi har identifierat vid vår granskning av resor och representation vid Agnesbergs Folkhögskola. Iakttagelse Vid vår granskning kan vi konstatera: Att Agnesbergs folkhögskola ej har någon egen rutin för resor och representation utan det är VGRs rutiner som är vägledande. Vi kan utifrån vår granskning konstatera att VGRs rutiner är allmänt hållna och hänvisar till den enskilde medarbetarens goda omdöme. Att samtliga reseräkningar och kostnader hänförliga till representation och resor är attesterade. Dock kan vi inte utifrån vår granskning bedöma om det är korrekt person som har attesterat reseräkningarna och fakturorna, då skolan saknar en attestordning med signeringsprov. Reseräkningarna är manuella. Avsaknaden av attestordning med signeringsprov gör att det för en extern part inte går att verifiera att kostnaderna har attesterats i enlighet med gällande attestinstruktion. Att skolan saknar en attestordning som anger vilken typ av kostnader samt till vilket belopp attestanten har rätt att attestera. Att några underlag är bristfälliga. Exempelvis saknar ett stickprov fullständigt fakturadatum. För att ha rätt att dra momsen på fakturan krävs att fullständigt fakturadatum anges på fakturan. Att folkhögskolan inte på ett hanterbart sätt har möjlighet att i efterhand ta fram underlag från banken som visar att en enskild faktura har blivit betald och till korrekt motpart. Rekommendation För att stärka den interna kontrollen avseende resor och representation och för att ge de anställda tydliga riktlinjer avseende vad som gäller rekommenderar vi att Agnesbergs folkhögskola utarbetar egna skriftliga rutiner för resor och representation som är anpassade till skolans verksamhet och förutsättningar och som blir ett komplement till VGRs rekommendationer. Vi rekommenderar vidare att Agnesbergs folkhögskola kompletterar sina attestinstruktioner med beloppsgränser och med signaturlista för de personer som har attesträtt. Vissa underlag avseende våra stickprov hade bristfälliga underlag. Vi rekommenderar Agnesbergs folkhögskola att stärka rutinen för att säkerställa att samtliga bokföringsunderlag är fullständiga. För att Agnesbergs folkhögskola skall kunna kontrollera i efterhand att betalningar har gjorts med korrekt belopp och till rätt motpart rekommenderar vid att Agnesbergs folkhögskola undersöker möjligheten att erhålla specificerade underlag från banken avseende genomförda betalningar. 16

79 Fordon och körjournaler Agnesbergs Folkhögskola har tillgång till två fordon, en minibuss och en personbil. Agnesbergs folkhögskola har skriftliga rutiner för brukande av skolans fordon i tjänsten. Av rutinen framkommer att Lån av fordonen får endast ske för tjänsteärenden Privat nyttjande av fordonen mot betalning för de anställda är inte är tillåtet. Nycklar skall förvaras hos vaktmästeriet. I första hand är det vaktmästeriet som ansvarar för tankning av fordonen. Vid längre resor kvitterar användaren ut ett bensinkort, vilket han/hon sedan ansvarar för fram tills det är återlämnat. Den som har kvitterat ut bensinkortet ansvarar även för att kvitton för samtliga inköp kommer vaktmästaren tillhanda. Det finns en körjournal för respektive fordon som alltid skall fyllas i. Skolan har ingen skriftlig rutin gällande användande av privat bil i tjänsten. Stickprovsgranskning För att säkerställa att rutinerna för fordon och körjournaler efterlevs har vi har tagit del av körjournalerna för bilarna avseende augusti månad 2014 för att säkerställa att dessa uppfyller kraven i riktlinjerna. Vi har även jämfört informationens i körjournalerna mot Skatteverkets krav på körjournaler. Det är viktigt att ha körjournaler som uppfyller skatteverkets krav för att minska risken att personer som har tillgång till bilen blir förmånsbeskattade. Följande noteringar gjordes; Båda körjournalerna innehåller information gällande - datum - mätarinställningar på bilen och efter resan - Besöksplats - Namn på föraren På körjournalerna saknas information om var resan startade samt ärendet med resan. Iakttagelser/rekommendationer Nedan har vi sammanställt de iakttagelser och rekommendationer som vi har identifierat vid vår granskning av fordon och körjournaler vid Agnesbergs Folkhögskola. Iakttagelse Vi har noterat att skolan har en skriftlig rutin som anger att en körjournal skall fyllas i när fordonen används. Av rutinen framgår ej vilken information körjournalen skall innehålla. Vi har noterat att det finns ifyllda körjournaler för skolans fordon. Körjournalerna innehåller inte all den information skatteverket rekommenderar. Det går ej heller av körjournalen kontrollera att skolans rutiner efterlevs. Information som saknas är information om var resan startade, ärendet med resan samt resmålet. Vi har även noterat att skolan saknar en skriftlig rutin för vad som gäller om en privat bil används i tjänsten. Rekommendation För att stärka den interna kontrollen och för att säkerställa att bilarna används i rätt syfte rekommenderar vi att 17

80 Agnesbergs folkhögskola tillser att den skriftliga rutinen kring körjournalerna stärks genom att kompletteras med vilken information som skall finnas med i körjournalen. Vidare rekommenderar vi även att de körjournaler som används kompletteras till att innehålla information om resans start och syftet med resan. Vi rekommenderar vidare att skolan tar fram en skriftlig rutin gällande vilka riktlinjer som finns för användande av privat bil i tjänsten. Skattepliktiga förmåner Agnesbergs Folkhögskola är av uppfattningen att de anställda ej har några skattepliktiga förmåner. Vi har vid vår granskning inte noterat något som tyder på att det skulle finnas skattepliktiga förmåner. Lönehantering Den administrativa delarna av lönehanteringen på Agnesbergs Folkhögskola sköts av Västra Götalandsregionens regionsservice, löneservice. Det är personalchefen som inom ramarna för gällande regelverk sätter lönerna på medarbetarna. Personalchefens lön sätts av rektorn, och rektorns lön sätts i sin tur av förvaltningschefen för folkhögskolorna. Stickprovsgranskning Vi har valt ut fem personer och granskat hela lönekedjan för dessa. Vi har tagit del av giltigt anställningsavtal, senaste lönerevisionen, lönespecifikationer från maj och augusti år Vi har även tagit del av betalningsfil från banken som verifierar att de utbetalade beloppen från banken överensstämmer med aktuella lönespecifikationer. Iakttagelser/rekommendationer Nedan har vi sammanställt de iakttagelser och rekommendationer som vi har identifierat vid vår granskning av lönehantering vid Agnesbergs Folkhögskola. Iakttagelse Vi har noterat att skolan har en lönerevisionsprocess som skiljer sig åt beroende på vilket fackförbund medarbetaren är medlem i. För de medarbetare som är med i Lärarförbundet sker en förhandling via facket. Denna förhandling resulterar i ett påskrivet protokoll där de överenskomna lönerna framgår. För övriga anställda sker inte denna förhandling utan lönerna sätts i enlighet med gällande regelverk. Det finns ingen lönerevisionslista som är attesterad av behörig person utan rutinen är sådan att personalansvarig meddelar löneservice de nya lönerna. Rekommendation För att tillse att lönerna blir rätt och för att stärka den interna kontrollen i löneprocessen rekommenderar vi att skolan implementerar en rutin där lönerevisionen sammanställs och attesteras av personalansvarig för att det i efterhand skall gå att verifiera den lön som gäller efter respektive lönerevision. Hantering av stöldbegärlig egendom Skolan har en rutin för hantering av stöldbegärlig egendom. Rutinen för stöldbegärlig egendom säger att alla inventarier som klassas som stöldbegärliga skall vara inkluderade i skolans inventarieförteckning även om inventarierna inte är klassade som en anläggningstillgång. I rutinen anges följande inventarier som exempel på stöldbegärlig egendom: GP- navigator Mobiltelefon 18

81 Scanner Specialskrivare TV DVD Ljudanläggning Projektor MP- spelare Videokamera Digitalkamera Multiskrivare Datorer/bärbara Dataspel Viss medicinteknisk utrustning Vissa verktyg Skrivare Enligt gällande rutin skall de stöldbegärliga inventarierna inventeras. Stickprovsgranskning Vi har inventerat skolans stöldbegärliga egendom, dels för att se att den finns, men även för att se att den är märkt. av hantering av stöldbegärlig egendom vid Agnesbergs Folkhögskola. Iakttagelse Vid vår inventering av stöldbegärlig egendom har vi noterat att flertalet av de inventarier som klassats som stöldbegärliga är märkta, dock är flertalet märkta med klisterlappar som lätt kan avlägsnas från inventarien. Avsaknad av märkning eller risken att märkningen tas bort (klisterlapparna) gör det svårare att bevisa att inventarien hör till skolan och skulle kunna innebära att den även är mer intressant att stjäla. Rekommendation Vi rekommenderar Agnesbergs Folkhögskola att omgående stöldmärka de inventarier som klassificerats som stöldbegärlig egendom på ett beständigt sätt, både de som idag är märkta med klisterlappar samt de som inte är märkt alls. Vidare rekommenderas att skolan implementerar en rutin där nyinköpta inventarier som klassas som stöldbegärliga märks på ett beständigt sätt så snart det är möjligt efter att de kommit till skolans ägo. Iakttagelser/rekommendationer Nedan har vi sammanställt de iakttagelser och rekommendationer som vi har identifierat vid vår granskning 19

82 Bilaga 1 Verksamhetsövergripande kontroller Utvärdering av kontrollmiljö Övergripande mål och strategier Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek.) 1 Agnesbergs Folkhögskola har etablerat en process för att med utgångspunkt från budget utarbeta strategier, verksamhetsplanering, koordinering av resurser och verksamhetsutfall. 2 Mål och strategier är tydligt kommunicerade till Agnesbergs Folkhögskola medarbetare. 3 Väsentliga initiativ/förändringar godkänns formellt av ägare/styrelse innan beslut om implementering sker hos Agnesbergs Folkhögskola. Besluten baseras på formellt fastställd beslutsordning. Skolan har ett antal styrdokument de rättar sig efter för att uppfylla krav från intressenter. Bland dessa intressenter kan nämndas; kulturnämnden, folkbildningsrådet, Västra Götalandsregionen. Skolar tar fram en budget som de sedan använder som sitt eget styrdokument. Underlaget till budgeten är olika styrdokument. Agnesbergs Folkhögskola har ett antal olika forum där de träffar sin personal. I samband med dessa möten förmedlas skolans mål och strategier. Exempelvis 1 APT-möten som hålls 1 gång varje månad. Reglemente för Agnesbergs Folkhögskola i Västra Götalandsregionen anger gällande beslutsordning. Organisation/roller och ansvar samt resursallokering Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) 4 Organisationsstrukturen samt roller och ansvar är tydligt utformade, väldefinierade och dokumenterade inom Agnesbergs Agnesbergs Folkhögskola har en delegeringsordning som är beslutad i styrelsen Delegationsordningen antas inte årligen utan uppdateras då Folkhögskola. behov uppstår. 2 Agnesbergs Folkhögskola har inga tydliga dokumenterade arbetsbeskrivningar. Dock framgår det till viss del i delegationsordningen. 20

83 Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) 5 Ändamålsenligheten i roller och ansvar utvärderas regelbundet och uppdateras vid behov för att stödja en god arbetsfördelning inom Agnesbergs Folkhögskola. Agnesbergs Folkhögskola har en delegeringsordning som är beslutad i styrelsen Delegationsordningen antas inte årligen utan uppdateras då behov uppstår. Skolan har påbörjat ett arbete där ledningsgruppen har identifierat back-upplaner för nyckelresurser och löpande utbildar dessa för att vara redo den 3 dagen back-up funktionen behöver utnyttjas. Dock finns ingen skriftlig plan för back-up rutiner för nyckelpersoner. Agnesbergs Folkhögskola har inga tydliga dokumenterade arbetsbeskrivningar. 6 Dokumenterade uppdragsbeskrivningar har upprättats för ledande Agnesbergs Folkhögskola har inga tydliga dokumenterade arbetsbeskrivningar befattningshavare inom Agnesbergs Folkhögskolas samtliga områden/funktioner. 7 En delegationsordning som löpande uppdateras finns och är känd av berörda medarbetare. Roller och ansvar samt regler för delegering av befogenhetsnivåer är dokumenterade i delegationsordningen. 8 Rutiner finns på plats för att säkerställa en ändamålsenlig ansvarsfördelning, dvs oförenliga aktiviteter/arbetsuppgifter utförs av skilda personer (exempelvis kontroll och attest). för ledande befattningshavare. Det framgår dock till viss del i 2 delegationsordningen. Agnesbergs Folkhögskola har en delegeringsordning som anger befogenhetsnivåer som är beslutad i styrelsen Delegationsordningen 4, 5 antas inte årligen utan uppdateras då behov uppstår. Roller och ansvar framgår av delegationsordningen. Ekonomisystemet är uppbyggt så att en person inte kan sköta hela kedjan. Skolan har inte genomfört någon genomgång av ändamålsenlig 7 ansvarsfördelning för att säkerställa att oförenliga aktiviteter/arbetsuppgifter utförs av skilda personer. Övergripande policys och riktlinjer för styrning Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) 9 Erforderliga styrande dokument är framtagna för Agnesbergs Skolan har en budget som de använder som sitt eget styrdokument. Folkhögskola. Dokumenten är upprättade i överrensstämmelse Skolan har skriftliga rutiner för vissa processer. med skolans värderingar, mål och strategier. Skolan har en sammanställning över de policys och riktlinjer de skall arbeta utifrån. 21

84 Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) 10 Agnesbergs Folkhögskola interna regelverk samt instruktioner och policies är kända och tillgängliga på Agnesbergs Rutiner kommuniceras via personalmötena och finns således med på protokollen från mötena. Folkhögskola. Vissa rutiner återfinns i receptionen. Bland dem kan nämnas rutin vid sjukdom vård av sjukt barn Policy och riktlinjer finns inte samlade på ett och sammas ställe, exempelvis intranät, varför det kan vara svårt att få en fullständig bild av regelverk samt instruktioner och policies för de personer som det berör. 8 Vid introduktion av nyanställd personal har biträdande rektor en introduktion med den nyanställde där information bland annat ges om gällande rutiner. 11 Instruktioner för rektor och andra ledande befattningshavare har Agnesbergs Folkhögskola har en delegeringsordning som är beslutad i upprättats och har antagits av styrelsen eller av rektor. styrelsen Agnesbergs Folkhögskola har upprättat formella attestplaner som Agnesbergs Folkhögskola har en delegeringsordning som är beslutad i är ändamålsenliga för de verksamheter som bedrivs. Attestplanen styrelsen uppdaterats löpande, och den är känd av berörda medarbetare. Skolan saknar en attestplan som innehåller beloppsgränser och signaturer 13 Ledningen upprättar och kommunicerar uppförandekoder och Agnesbergs Folkhögskola har en värdegrund. Denna finns dock inte andra etiska riktlinjer som avser önskad tillämpning av normer för etiskt och moraliskt beteende. dokumenterad Ledningen har etablerat rutiner för att löpande identifiera Agnesbergs Folkhögskola har ett öppet klimat med högt till tak. situationer där risk föreligger för oetiskt eller i övrigt oönskat En mångdimensionell verksamhetsanalys (MVA-analys) genomfördes beteende hos Agnesbergs Folkhögskolas medarbetare och har etablerat kontroller för att reducera risken för att dylika händelser inträffar. MVA-analysen innehåller en riskanalys för vissa delar avseende oetiskt och oönskat beteende. Det finns dock ingen fullständig riskanalys avseende bedrägeri och oegentligheter Styrelsen har fastställt en löne-, ersättnings- och/eller VGR har en löne-, ersättnings- och/eller förmånspolicy. förmånsriktlinje som är kommunicerad och implementerad i organisationen. Lönerna sätts av löneansvarig i enlighet med gällande regelverk. Rektors lön sätts av närmaste chef. Löneansvarigs lön sätts av rektorn. Fackliga avtal 16 Relationer med externa parter utvärderas regelbundet för att Skolan har ingen riktlinje avseende utvärdering av externa parter och säkerställa att Agnesbergs Folkhögskola endast samarbetar med leverantörer. externa parter, som uppfyller Agnesbergs Folkhögskolas krav. Skolan har värdegrunder vilka finns med i tanken vid val av och samarbete 11, 12 med externa parter. Värdegrunderna finns inte skriftligt dokumenterade. 22

85 Kompetensförsörjning och kompetensutveckling Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) 17 Agnesbergs Folkhögskolas ledning säkerställer att back up - personer finns för nyckelpositioner inom samtliga Skolan arbetar kontinuerligt för att tillse att det finns back-up personer till viktiga nyckelpositioner. Processen är dock inte formaliserad och områden/funktioner. genomgången är inte dokumenterad. 13 Skolan har stöd av kansliet som kan stötta upp de administrativa delarna vid behov. 18 Processer finns för att löpande utvärdera och säkerställa att Utvecklingssamtal hålls varje år med medarbetarna. medarbetare har den kompetens/utbildning som krävs för sin roll Skriftlig rutin finns för vilka frågor som skall tas upp och benämnas. Bland och sitt ansvarsområde. dessa punkter är kompetens och utbildning. 14 Det finns dock ingen formaliserad kompetensutvecklingsplan för medarbetarna. 19 Ledningen har en process som avgör vilka resurser och Agnesbergs Folkhögskola har inte någon formaliserad process, men indirekt kompetenser som Agnesbergs Folkhögskola skall besitta internt och i övrigt vilken extern assistens som erfordras. 20 Agnesbergs Folkhögskola har en process för rekrytering, kompetensutveckling och uppsägning som är dokumenterad, kommunicerad och väl implementerad hos Agnesbergs Folkhögskola. 21 Rutiner finns för att ge anställda inom Agnesbergs Folkhögskola information om verksamheten, samt väsentliga lagar, policies och riktlinjer. sker en genomgång av vilka kompetenser som behövs baserat på nuvarande 14 elevunderlag. Agnesbergs Folkhögskola har en checklista för nyrekryteringar. Löpande kompetensutveckling är en del av medarbetarsamtalet som sker åtminstone årligen. Skolan har en checklista vid uppsägning. Agnesbergs Folkhögskola har personalmöten 1 ggr/månad där personalen blir informerad om lagar, policies och riktlinjer. Internkontrollplan Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) 22 Ansvar och roller för framtagande/uppdatering av Skolan arbetar på att ta fram en ny internkontroll plan med hjälp av kansliet för internkontrollplanen samt genomförande av aktiviteter i internkontrollplanen är fastställda. Folkhögskolorna i Göteborg. 15, Rutiner finns på plats som säkerställer att identifierade kontroller Skolan genomför uppföljning av internkontroll men rutinen är inte formaliserad. regelbundet testas och fungerar på avsett sätt

86 Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) 24 Det finns en etablerad rutin för att rapportera brister i den interna Det finns ingen skriftlig rutin för att rapportera den interna kontrollen. kontrollen. 18 Riskbedömning i verksamheten Riskanalys Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) En process för riskhantering och riskanalys har fastställts av Agnesbergs folkhögskola och styrelsen gör löpande en riskbedömning. styrelsen. Riskanalysen är dock inte formaliserade i en dokumenterad riskanalys. 15 Enheten genomför regelbundet en dokumenterad analys av Agnesbergs folkhögskola och styrelsen gör löpande en riskbedömning. verksamhetens operationella/affärsmässiga, legala och finansiella Riskanalysen är dock inte formaliserade i en dokumenterad riskanalys.. 15, 16 risker och risker för oegentligheter. Riskanalysen är kopplad till verksamhetsplaner och framtagen Agnesbergs folkhögskola och styrelsen gör löpande en riskbedömning. mot bakgrund av verksamhetens mål, strategier, lagar och Riskanalysen är dock inte formaliserade i en dokumenterad riskanalys.. förordningar. Följande riskkategorier adresseras: strategiska risker 19 operationella risker finansiella risker efterlevnadsrisker (lagar och förordningar) Roller och ansvar i riskhanteringsprocessen är tydligt definierade Agnesbergs folkhögskola och styrelsen gör löpande en riskbedömning. och kommunicerade. Riskanalysen är dock inte formaliserade i en dokumenterad riskanalys. 18 Riskanalysen bygger på en strukturerad modell med tydligt Agnesbergs folkhögskola och styrelsen gör löpande en riskbedömning. definierade riskbegrepp. Riskanalysen är dock inte formaliserade i en dokumenterad riskanalys. 20 Inom ramen för riskanalysen har Enheten fastställt relevanta Agnesbergs folkhögskola och styrelsen gör löpande en riskbedömning. risknivåer som grund för prioritering av risk- och kontrollaktiviteter. Riskanalysen är dock inte formaliserade i en dokumenterad riskanalys. 22 Ledningen är aktivt involverad och delaktig vid genomförandet av Agnesbergs folkhögskola och styrelsen gör löpande en riskbedömning. riskanalyser och får tydlig input från styrelse. Riskanalysen är dock inte formaliserade i en dokumenterad riskanalys. 23 Alla verksamhetens huvudprocesser samt väsentliga Agnesbergs folkhögskola och styrelsen gör löpande en riskbedömning. stödprocesser analyseras för att fånga upp risker som påverkar Riskanalysen är dock inte formaliserade i en dokumenterad riskanalys. 24 verksamheten. 24

87 Internkontrollplan 33 Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Internkontrollplanen är framtagen utifrån en genomförd risk- och Agnesbergs Folkhögskola har inte tagit fram någon riskanalys. väsentlighetsanalys med tydlig koppling till lagar, verksamhetens Agnesbergs Folkhögskola har en internkontrollplan, den är dock inte framtagen 15, 16 mål och strategier. utifrån en genomförd risk- och väsentlighetsanalys. Kontrollaktivieter Operationell verksamhet 34 Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Kontroller är väldefinierade och dokumenterade med tydlig Agnesberg har en internkontrollplan. Det finns dock ingen tydlig koppling koppling mellan risk och kontrollåtgärd. Ansvaret för mellan risk och kontrollåtgärd. kontrollåtgärder är tydligt. Utvärdering av kontrollstrukturen sker Agnesbergs Folkhögskola har inte tagit fram någon riskanalys. 15, 16, 21, 24 vid förändringar i verksamheten. Lagar- och förordningar 35 Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Agnesbergs Folkhögskola har ett antal riktlinjer framtagna för sin skola. Skolan arbetar även på att ta ut de av nämndens rutiner som är applicerbara för Policys och riktlinjer har utformats och implementerats för att skolan. säkerställa efterlevnad av lagar och förordningar. Agnesberg har en internkontrollplan. Det finns dock ingen tydlig koppling 15, 16 mellan risk och kontrollåtgärd. 25

88 Finansiell rapportering 36 Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Kontrollerna är väldefinierade och dokumenterade med tydlig Agnesberg har en internkontrollplan. Det finns dock ingen tydlig koppling koppling mellan risk och kontrollåtgärd. Ansvaret för mellan risk och kontrollåtgärd. kontrollåtgärden är tydligt. Utvärdering av kontrollstrukturen sker Agnesbergs Folkhögskola har inte tagit fram någon riskanalys. 15, 16 vid förändringar i verksamheten. Generella IT-kontroller Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Kontrollerna är väldefinierade och dokumenterade med tydlig Agnesberg har en internkontrollplan. Det finns dock ingen tydlig koppling mellan koppling mellan risk och kontrollåtgärd. Ansvaret för risk och kontrollåtgärd. kontrollåtgärden är tydligt. Utvärdering av kontrollstrukturen sker Agnesbergs folkhögskola har behörighetskontroller samt back-up rutiner. 27 vid förändringar i verksamheten. Agnesbergs Folkhögskola har ett antal riktlinjer framtagna för sin skola. Skolan Strukturerad process finns på plats för att säkerställa att arbetar även på att ta ut de av nämndens rutiner som är applicerbara för skolan. samtliga Enhetens policys och riktlinjer löpande utvärderas och Agnesberg har en internkontrollplan. Det finns dock ingen tydlig koppling mellan uppdateras. risk och kontrollåtgärd. 25, 29 Internkontrollplan Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Internkontrollplanen innehåller minst: Agnesbergs Folkhögskola har en internkontrollplan men den innehåller inte alla Vilka rutiner och kontrollmoment som skall följas upp de delar som vi anser att den minst bör innehålla. Vem som ansvarar för att utföra kontrollen Internkontrollplanen innehåller inte någon genomförd risk- och 39 När granskningen skall vara utförd väsentlighetsbedömning då detta inte är genomfört. 24, 25, 28 Hur kontrollen skall göras Hur rapportering skall ske Genomförd risk- och väsentlighetsbedömning 40 Enheten arbetar efter den fastställda internkontrollplanen. Agnesbergs Folkhögskola arbetar i enlighet med sin internkontrollplan. 26

89 41 Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Senaste gången det rapporterades uppföljning av internkontrollgranskning till Rektorn rapporterar regelbundet till styrelsen hur den interna styrelsen var den 15 sep Skolan saknar dock en formell plan för när kontrollen fungerar. internkontrollen skall rapporteras till styrelsen 31 Information och kommunikation Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Skolan följer VGRs riktlinjer gällande kommunikation. 42 Policys och riktlinjer finns för intern/extern kommunikation. Styrelsebeslut finns på att det är Rektorn som sköter extern kommunikation Informations- och kommunikationskanaler är etablerade inom Beaktat skolans storlek bedöms Informations- och kommunikationskanaler vara väsentliga områden som: tillräckliga inom väsentliga områden. Mål & strategier Policys & riktlinjer 43 Intern styrning & kontroll (ISK) Verksamhetens prestationer Väsentliga händelser i verksamheten Etiska riktlinjer Lagar och förordningar 44 Agnesbergs Folkhögskola tycker inte att befintliga IT-system uppfyller Enhetens Befintliga IT-system uppfyller Enhetens informations- och 45 informations- och kommunikationsbehov, exempelvis tillgång till VGRs intranät 29, 30 kommunikationsbehov. på ett tillförlitligt sätt. Väsentlig information och ledningsbeslut kommuniceras till Information delges berörda medarbetare genom APT möten. berörda medarbetare. Internkontrollplan 46 Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Enhetens internkontrollplan är känd och tillgänglig för berörda Agnesbergs Folkhögskola har en internkontrollplan som är beslutad i styrelsen personer

90 Uppföljning och övervakning Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Uppföljning av riskanalys och därtill kopplad intern kontroll är en integrerad del av styrelsens ordinarie verksamhetsuppföljning. Enheten använder mätetal/indikatorer för att erhålla indikationer på potentiella avvikelser inom sitt verksamhetsområde. Ansvar och roller för operationella och ekonomiska verksamhetsuppföljningar är tydligt definierade. Rapporteringsvägar är definierade och ändamålsenliga och rätt medarbetare har tillgång till relevant information. Skolan har ingen riskanalys. 31, 32 Uppföljning av internkontrollplan har genomförts. Skolan utgår från sin budget och gör även uppföljning mot densamma. Detta framgår av skolans delegeringsordning. Skolan saknar arbetsbeskrivningar för de anställda Skolan säkerställer att medarbetarna har rätt information genom sina olika möten, bl. a personalmöte 1 gång/månad. Då skolan är en liten organisation bedöms detta vara tillräckligt. 33 Internkontrollplan Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) En löpande och ändamålsenlig uppföljning utförs av att Uppföljning sker på styrelsemöten men det är ingen formaliserad process. aktiviteter/kontroller i internkontrollplanen genomförs enligt 31 tidplan. Styrelsen informeras på styrelsemöten. Senaste rapporteringen skedde 15 sep Resultatet från uppföljningen av internkontrollplanen 2014, men det finns ingen formaliserad process för att säkerställa att det görs rapporteras löpande till styrelsen. löpande. 31 Verksamhetsövergripande kontroller 53 Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Brister i den interna kontrollen rapporteras omedelbart till I Agnesbergs Folkhögskolas internkontrollplan anges vem avvikelser skall närmast överordnad eller till den som styrelsen utsett. rapporteras till gällande de olika kontrollmomenten

91 Överträdelser/åtgärdsplaner Kriterier Aktivitet/åtgärd Bedömning (rek) Enheten har etablerat rutiner som beskriver hur identifierade avvikelser skall hanteras. Rutinerna inkluderar lämpliga korrigerande åtgärder samt beskrivning av hur återrapportering av genomförda åtgärder utförs. Uppföljning sker av att avvikelser har åtgärdats på ett tillfredsställande sätt inom rimlig tid. Enheten efterlever rekommendationer och förbättringsförslag givna av enhetens revisorer. Avvikelser rapporteras till närmsta chef. Avvikelser av allvarliga karaktär rapporteras till rektorn som tar det vidare till 34 ledningen. Ledningen bedömer sedan vilka åtgärder som är nödvändiga. Skolan saknar skriftlig rutin för hur avvikelser skall hanteras. Ledningen skall se till att avvikelser har åtgärdats men det finns ingen 34 formaliserad process. Skolan arbetar aktivt med de rekommendationer som givits av skolans revisorer genom att besvara rekommendationerna med skriftliga kommentar samt en plan för hur skolan skall arbeta med rekommendationen framöver. 35 Skolan saknar en formaliserad rutin för hur de skallarbeta med de rekommendationer och förbättringsförslag som givits av enhetens revisor. 29

92 Bilaga 2 Stickprovstester Kassahantering Nr Avser vecka Summa kassa Signatur av två i förening Kommentar Ja Ja Ja Ja Ja Inköp och utbetalningar Nr Datum Konto Avser Rörelse- Tillfredsställande Förenliga Attest Kommentar till- hörighet underlag med gällande riktlinjer Bastjänst lön Ja Ja Ja Ja Avser löneadministration, support och systemförvaltning Materialadm. stöd Ja Ja Ja Ja Materialadministrativt stöd enligt avtal. Abonnemang Sisjödepån Dator Ja Ja Ja Ja Bärbar dator, programvara, GSM tillbehör Hyresjust Ja Ja Ja Ja Hyresjustering av leasingavgift Leasing Ja Ja Ja Ja Leasing avgift avseende SAG HR-konsult Ja Ja Ja Ja HR konsult enl överenskommelse 30

93 Nr Datum Konto Avser Rörelse- Tillfredsställande Förenliga med Attest Kommentar till- hörighet underlag gällande riktlinjer Bastjänst lön Ja Ja Ja Ja Löneadministration, support och systemförvaltning Materialadm. Stöd Ja Ja Ja Ja Materialadministrativt stöd enl avtal. Abonnemang Sisjödepån USB-minne Ja Ja Ja Ja USB minne KINGSTON 8 GB Anm avgift Fotboll Ja Ja Ja Ja Kulturnämnden i VGR gav Agnesbergs folkhögskola medel för att stärka föreningslivet för Romer. Föreningen heter Roma United Övergångsanmäla n Fotboll Ja Ja Ja Ja Kulturnämnden i VGR gav Agnesbergs folkhögskola medel för att stärka föreningslivet för Romer. Föreningen heter Roma United Pren. ILL Ja Ja Ja Ja Prenumeration av ILL Världens Historia Världens Historia Mobiltelefon Ja Ja Ja Ja Två Iphone 4, 8 GB med tillbehör. Resor Nr Datum Avser Rörelsetillhörighestämmer Överens- Attest Faktura/ Kommentar med skolans riktlinjer kvitto/ underlag Friskvårdsbidrag Ja Ja Ja Ja Vi kan se att reseräkningen är attesterad. Det finns inte någon signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler Extra chaufför hyrbil personalresa Ja Ja Ja Ja Vi kan se att reseräkningen är attesterad. Det finns inte någon signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler Läkarbesök, parkering, Friskvård Ja Ja Ja Ja Vi kan se att reseräkningen är attesterad. Det finns inte någon signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler. 31

94 Nr Datum Avser Rörelsetillhörighestämmer Överens- Attest Faktura/ Kommentar med skolans riktlinjer kvitto/ underlag Färg Ja Ja Ja Ja Vi kan se att reseräkningen är attesterad. Det finns inte någon signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler Ris till personallunch, tråd och band Ja Ja Ja Ja Vi kan se att reseräkningen är attesterad. Det finns inte någon signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler. till köksgardin Utrikes traktamente i samband med Ja Ja Ja Ja Vi kan se att reseräkningen är attesterad. Det finns inte någon signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler. personalresa Utrikes traktamente i samband med personalresa Ja Ja Ja Ja Vi kan se att reseräkningen är attesterad. Det finns inte någon signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler Parkeringsavgift Ja Ja Ja Ja Vi kan se att reseräkningen är attesterad. Det finns inte någon signerad i samband med personalresa attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler Reseräkning utan övernattning Ja Ja Ja Ja Vi kan se att reseräkningen är attesterad. Det finns inte någon signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler Fortbildning Ja Ja Ja Ja Vi kan se att reseräkningen är attesterad. Det finns inte någon signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler. 32

95 Representation Nr Datum Konto Avser Rörelsetillhörighet Spec. syfte Spec. deltagare Originalkvitto/ Faktura Attest Projekt RIOskola Ja Ja Ja Ja Vi kan se att fakturan är attesterad. Det finns inte någon signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler Officiellt Ja Ja Ja Ja Vi kan se att fakturan är besök attesterad. Det finns inte någon signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är attesterad i enlighet med gällande regler Arbets-lunch Ja Ja Ja Ja Vi kan se att fakturan är inför ev. attesterad. Det finns inte någon projektsamarbete signerad attestlista vilket gör att vi inte kan avgöra om fakturan är med SV attesterad i enlighet med gällande med stöd regler från FBR Kommentar Utlägget avser mat till 18 personer som var anmälda till träffen. Endast 14 personer kom till träffen och åt varför det endast är dessa 14 deltagare som är specificerade på underlaget. Datum framgår inte på fakturan vilket gör att fakturan är bristfällig. 33

96 Lönehantering Nr Godkänt Godkänd Lönespec maj Löneutbetalning Lönespec aug Löneutbetalning Kommentar anställningsavtal löne-revision s/ö med gällande lön maj attesterad s/ö med gällande lön aug attesterad 1 Ja Ja Nej Ja Ja Ja En lönerevision finns. Denna är dock inte attesterad. 2 Ja E/T Ja Ja Nej Ja Stickprovet var inte del av lönerevisionen 2014 varför någon godkänd lönerevision ej finns. Stickprovet slutade sin anställning den 1 aug 2014, varför lönen för augusti månad endast avser 1 dag och således inte stämmer överens med angiven månadslön 3 Ja Ja Ja Ja Ja Ja En lönerevision finns. Denna är dock inte attesterad. Finns dock inget krav. 4 Ja Ja Ja Ja Ja Ja En lönerevision finns. Denna är dock inte attesterad. Finns dock inget krav. 5 Ja Ja Ja Ja Ja Ja Personens lönerevision har förhandlas av facket. Vi har erhållit protokoll avseende denna förhandling. 34

97 Hantering av stöldbegärlig egendom Nr Stöldbegärlig Inventarie Kontrollinventerad av Deloitte Stöldmärkt Kommentar 1 Apple Iphone 4 16 Gb svart Ja Ja Märkt med serienummer/imei-nummer 2 Apple Iphone 4 16 Gb svart Nej E/T Telefonen har kasserats då den var trasig. 3 Apple I phone 4 16 Gb svart Nej E/T Personen som använder telefonen var ej på skolan vid inventeringstillfället och hade med sig telefonen varför den ej kunde inventeras. 4 Apple I phone 4 16 Gb svart Ja Ja Märkt med serienummer/imei-nummer 5 Borrhammare B & D Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 6 Cd spelare Philips Ja Ja Märkt med inbränd märkning 7 Dammsugare Elektrolux Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 8 Dataprojektor Optoma Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 9 Datorhögtalare m bas Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 10 Dmtech multimdeia player Ja Ja Märkt med inbränd märkning 11 Dvd Samsung Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 12 Dvd Samsung Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 13 Dvd Samsung Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 14 Högtalare HK dator Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 15 Kaffebryggare King of C Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 16 Micro CD-MP3 player Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 17 Mikrovågsugn Whirlpool Ja Ja Märkt med inbränd märkning 18 Mikrovågsugn Whirlpool Ja Ja Märkt med inbränd märkning 19 Mikrovågsugn Whirlpool Ja Ja Märkt med inbränd märkning 20 Opel Vivaro Ja Ja Märkt med registreringsnummer 21 Parkwood gitarr Ja Nej 22 Portabelt Element Ja Nej 23 Projektor Epson Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 24 Rullbart element Ja Nej 25 Samsung Note 3 svart Ja Ja Märkt med serienummer 26 Samsung Note 3 Vit Ja Ja Märkt med serienummer 27 Samsung Xcover 271 Ja Ja Märkt med serienummer 28 Scanner Hp Scanjet Bezad Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 35

98 Nr Stöldbegärlig Inventarie Kontrollinventerad Stöldmärkt Kommentar av Deloitte 29 Skrivare HP Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 30 Skruvdragare Makita Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 31 Telefon Bang O Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 32 TV Samsung Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 33 TV Samsung Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 34 TV Samsung Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 35 Vattenkokare Philips Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 36 Videokamaera Canon Legria HF R26 Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 37 Videokamaera Canon Legria HF R26 Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 38 Videokamera Pansonic Ja Ja Märkt med originalklisterlapp där serienummer framgår 39 HTC Desire S Muted Black Nej E/T Inventarien har utrangeras och finns inte längre på skolan. 40 Iphone 5 Nej E/T Inventarien har utrangeras och finns inte längre på skolan. 41 Nokia E72 Nej E/T Inventarien har utrangeras och finns inte längre på skolan. 42 Samsung galaxy S 5 Nej E/T Inventarien har utrangeras och finns inte längre på skolan. 36

99 Komponenter Bilaga 3 De fem komponenterna av COSO-modellen Perspektiv Information och kommunikation Kontrollaktiviteter Hur säkerställd att rätt information når rätta personer i rätt tid? Hur kan ledningen informera sig om att verksamheten bedrivs effektivt och ändamålsenligt? Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Övergripande Inköpsprocessen Bokslutsprocessen HR-processen Intäktsproceccen Hur kan ledningen försäkra sig om att lämpliga kontrollaktiviteter utförs i tid, av rätta personer samt att dessa dokumenteras vid behov? Information och kommunikationsvägar Uppföljning Uppföljning Sker utvärderingar och ständiga förbättringar? Hur sker löpande och särskild uppföljning? Hur hanteras signaler om brister i kontrollsystemet? Kontrollmiljön Hur påverkar organisationskulturen den interna styrningen och kontrollen? Vilka signaler mottar medarbetarna från ledningen om risk och kontroll? Hur ser ansvarsfördelning ut för utvärdering och övervakning av den interna kontrollen? Riskbedömning Hur kan ledningen förlita sig på att risker identifieras och värderas på ett enhetligt och riktigt sätt genom hela organisationen? Alla fem komponenter är väsentliga för att den interna kontrollen ska vara effektiv 37

100 Kontrollmiljö Kontrollmiljön utgör grunden för de andra fyra komponenterna i den interna kontrollen. Exempel på delkomponenter i kontrollmiljön: Integritet och etik Enhetens ledningsfilosofi Policies och riktlinjer Ledarskapsstil Organisationsstruktur Utformning av struktur för ansvar och befogenheter Personalens kompetens Utveckling av personalen Riskbedömning Risk för att verksamhetens mål inte uppnås måste kontinuerligt utvärderas och analyseras. Strategiska risker Verksamhetsrisker (ändamålsenlighet) Finansiella risker Legala risker Övergripande mål för verksamheten Överensstämmer målen med strategierna för verksamheten? Aktivitetsmål Överensstämmer aktivitetsmålen med de övergripande målen och uppdraget? Riskanalyser Finns det en process för att identifiera såväl interna som externa risker kopplade till målen och strategierna, samt hur de väsentliga riskerna ska hanteras för att minimera effekterna för den berörda verksamheten? 38

101 Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter kan vara av olika karaktär, bl.a: Verksamhetsövergripande kontroller Förebyggande eller upptäckande kontroller Manuella eller IT-baserade kontroller Exempel på kontrollaktiviteter som normalt utförs på olika nivåer i en organisation är bl.a: Endast behöriga personer enligt fastställda roller och ansvarsbeskrivningar har möjlighet att registrera/administrera behörigheter Vid samtliga inköp har kontroll gjorts om relevant ramavtal finns och i sådana fall använts (i enlighet med Inköps och upphandlingspolicyn) Alla leverantörskontrakt signeras av behöriga personer Samtliga leverantörsfakturor och kreditfakturor godkänns av behörig person enligt attestplan innan utbetalning sker Information och kommunikation Att relevant information kommuniceras till samtliga nivåer i folkhögskolan samt till tillämpliga externa intressenter är en väsentlig del av den interna kontrollen För detta krävs att folkhögskolan har processer och rutiner på plats för en ändamålsenlig kommunikation Uppföljning Systemet för intern kontroll behöver kontinuerligt utvärderas. System för uppföljning inkluderar: Periodisk utvärdering som sker av ledningen med fastställda tidsintervall Löpande uppföljning som ingår i den dagliga verksamheten Avvikelserapportering inkluderande rutiner för åtgärdshantering Exempel på övervakande kontroller: Folkhögskolan utvärderar kontinuerligt genomförda inköp/upphandlingar i syfte att säkerställa att inköp/upphandlingar har skett i enlighet med verksamhetens mål och strategier Folkhögskolan utvärderar kontinuerligt det ekonomiska utfallet av genomförda inköp/upphandlingar Folkhögskolan genomför regelbundet genomgång av efterlevnad i ramavtal (avtalstrohet) Uppföljning sker av pågående/genomförda projekt av oberoende person. 39

102 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB

103 Ärende 4

104

105 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet Handläggare: Christina Karlsson Telefon: E-post: Till ägarutskottet Svar på revisionsrapport Granskning av intern styrning och kontroll avseende Kungälvs sjukhus Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande 1. Regionkansliets tjänsteutlåtande översänds till revisorskollegiet som regionstyrelsens svar på granskningen av intern styrning och kontroll avseende Kungälvs sjukhus. Ägarutskottet beslutar följande för egen del 1. Paragrafen justeras omedelbart. Sammanfattning av ärendet På uppdrag av revisorskollegiet har en granskning genomförts av om styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus har en tydlig, aktiv och ändamålsenlig intern styrning och kontroll avseende Kungälvs sjukhus. Revisorskollegiet har översänt rapport och skrivelse till styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus samt till regionstyrelsen. Regionstyrelsen svarar utifrån ett regionövergripande uppsikts- och samordningsperspektiv. Fördjupad beskrivning av ärendet Granskningen På uppdrag av revisorskollegiet har en granskning genomförts av om styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus har en tydlig, aktiv och ändamålsenlig intern styrning och kontroll avseende Kungälvs sjukhus. Revisorerna konstaterar att styrelsen inte säkerställt en tillräcklig styrning och kontroll och emotser en handlingsplan avseende påtalade brister vad gäller delegationsbeslut och återrapportering av den interna kontrollplanen under 2014 samt om övriga rekommendationer innan juni Det gäller bland annat budget som styrdokument och att utveckla mål och ekonomistyrning. Svar till revisorskollegiet Regionstyrelsen svarar utifrån ett regionövergripande perspektiv på arbetet med styrning och kontroll. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

106 Datum Diarienummer RS (3) Regionfullmäktige styr genom budget med mål och uppdrag till nämnder och styrelser. Till målen knyts indikatorer. Uppföljning av samtliga nämnder och styrelser sker genom delårsrapporter efter mars och augusti samt årsredovisning. Utförare hälso och sjukvård ska dessutom varje månad (förutom efter juni) kommentera avvikelser och resultat till regiondirektör/regionstyrelsen. Uppföljningen görs utifrån regionövergripande anvisningar. Ledningskansliets controllingfunktion genomför controlling av samtliga verksamheter. En helhetsbedömning görs av verksamheternas innehåll, resultat, personal, miljöpåverkan, ekonomi med mera. Utifrån en bedömning av risk och omfattning bestäms hur ofta controlling ska ske (för aktuellt sjukhus sju gånger under 2014). Under 2015 sker en fortsatt utveckling av arbetet. Controllingfunktionen och ägarstyrningsfunktionen kommer att tydligare arbeta tillsammans för att bidra till bättre underlag för strategiska beslut och kunna påtala risker för regionstyrelsen. För sjukhus som uppvisat ekonomiska svårigheter (bland annat aktuellt sjukhus) har ägarplaner med faktaunderlag och analyser tagits fram under 2014 som stöd för förvaltningens arbete med att nå balans och effektivitetsutveckling. Regionstyrelsen har under 2014 beslutat om regionövergripande riktlinjer för intern kontroll. I regionfullmäktiges budget för 2015 ges ett uppdrag till regionstyrelsen att fokusera åtgärder som bidrar till bättre samordning, utveckling och förstärkning av den övergripande interna kontrollen i organisationen. Regionkansliets roll är att samordna, stödja och följa upp arbetet med intern kontroll. Under 2015 kommer arbetet att utvecklas till att ge mer handfast stöd till förvaltningarna och att stimulera samarbete mellan förvaltningarna i dessa frågor. Uppföljning sker av samtliga nämnders och bolags planer för intern kontroll Motsvarande uppföljning kommer att ske gällande 2015 års planer. En ny, mer samlad tjänstemannaorganisation för regionstyrelsen med flera nämnder genomförs som bland annat ska bidra till att öka samordningen så att målstyrning, uppföljning och analys av utförarverksamheterna blir bättre. Parallellt pågår ett arbete med att ta fram ett gemensamt ledningssystem för hälso och sjukvården och för organisationen i sin helhet. Regionkansliet Ann- Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga Revisionsrapport Granskning av intern styrning och kontroll avseende Kungälvs sjukhus

107 Datum Diarienummer RS (3) Besluten skickas till Revisorerna Styrelsen för Kungälvs sjukhus för kännedom

108

109

110 Basgranskning av Kungälvs sjukhus Dnr: Rev Genomförd av: EY Behandlad av Revisorskollegiet den

111 Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna November 2014 Västra Götalandsregionen Basgranskning av Kungälvs sjukhus

112 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Ansvariga styrelser Revisionskriterier Metod Styrning av Kungälvs sjukhus Organisation Målstyrning Ärendeberedning och beslutsunderlag Ekonomistyrning Vår bedömning Uppföljning och intern kontroll av Kungälvs sjukhus System för intern kontroll Ekonomisk uppföljning Vår bedömning Samlad bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågorna Slutsats och rekommendationer...28 Bilaga 1: Källförteckning...30 Bilaga 2: Revisionskriterier...32 Kommunallag...32 Regionfullmäktiges övergripande mål och uppdrag...33 Övergripande styrdokument...34 Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning Bilaga 2 Revisionskriterier 1

113 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västra Götalandsregionen genomfört en Basgranskning av Kungälvs sjukhus. Granskningens syfte har varit att bedöma om styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus bedriver en tydlig, aktiv och ändamålsenlig intern styrning och kontroll med avseende på Kungälvs sjukhus. Inriktningen på granskningen har varit att granska hur styrelsen säkerställer att verksamheten arbetar i enlighet med de av regionfullmäktige fastställda målen och uppdragen. Frölunda specialistsjukhus har ingått i studien i syfte att utgöra ett analytiskt stöd i relation till Kungälvs sjukhus. I rapporten har iakttagelser från Frölunda specialistsjukhus lyfts fram i de avseende där väsentliga skillnader och likheter mellan sjukhusen har noterats. Mot bakgrund av att Kungälvs sjukhus redovisat ett underskott sedan 2012, visar granskningen att det finns en hög medvetenhet bland ledamöter och sjukhusledning att vidta åtgärder för att nå en ekonomi i balans. Styrelsen har fört kontinuerliga dialoger med HSN4 och ägarutskottet kring styrelsens ekonomiska förutsättningar att klara överenskommet uppdrag samt vilka insatser styrelsen kan vidta för att minska underskottet. Utifrån den åtgärdsplan som beslutats av styrelsen som avser perioden , kan vi konstatera att planen hittills inte medfört någon effekt. Vår bedömning är att försök gjorts för att hitta lämpliga åtgärder men att dessa inte varit tillräckliga. Granskningen visar att styrelsen i sin detaljbudget och verksamhetsplan 2014 beaktat de regionövergripande mål och uppdrag som angetts av regionfullmäktige. Vår bedömning är att målstyrningskedjan bör utvecklas så att det tydligt framgår hur framtagna mål ska mätas och utvärderas. Ett regionövergripande arbete pågår för att utveckla målstyrningsarbetet. Vi bedömer att pågående utvecklingsarbete i viss mån har påverkat styrelsens förutsättningar att ta fram en ändamålsenlig målstruktur. Vad gäller styrelsens arbete med intern kontroll, kan vi konstatera att det saknas en dokumenterad riskbedömning som ligger till grund för den interna kontrollplan som antagits av styrelsen. Vidare saknas i enlighet med de anvisningar som finns för styrelsens uppföljning av den interna kontrollen, en dokumenterad sammanställning och återrapportering av årets interna kontrollarbete. Vi kan även konstatera att det inte sker någon återrapportering till styrelsen av delegationsbeslut, vilket ska ske i enlighet med styrelsen reglemente och övergripande styrdokument. Granskningen visar även att utformningen av ekonomiska rapporter och analyser av avvikelser inte till fullo följer regionstyrelsens anvisningar. Utgångspunkten för analysarbetet i de ekonomiska rapporterna för Kungälvs sjukhus är jämförelser utifrån resultatet föregående år istället för att även analysera avvikelser i förhållande till budget vilket anvisningarna föreskriver. Vi bedömer även att styrelsen bör utveckla prognosarbetet. 2

114 Vår sammanfattande slutsats utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus inte säkerställt en tillräcklig styrning och kontroll avseende Kungälvs sjukhus. Vi bedömer att styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus måste utveckla och ta ett helhetsgrepp kring nuvarande styr- och uppföljningssystem. Detta för att säkerställa att väsentliga delar för verksamheten såsom mål, ekonomi och intern kontroll återrapporteras och följs upp på ett ändamålsenligt och tillräckligt sätt. Utifrån granskningens resultat rekommenderar vi Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus att: Säkerställa att budgeten utgör ett effektivt styrinstrument för att styra och följa upp verksamheten. Utveckla och tydliggöra målstyrningskedjan så att det klart framgår hur regionfullmäktiges mål och uppdrag ska mätas och utvärderas. Ta fram en dokumenterad riskbedömning som ligger till grund för styrelsens interna kontrollplan. Säkerställa att samtliga delegationsbeslut återrapporteras till styrelsen. Efterfråga en skriftlig återrapportering av den interna kontrollplanen som grund för utvärdering av Kungälvs sjukhus samlade system för intern kontroll. Utveckla ekonomistyrningen vad gäller prognoser och avvikelser. Mera kraftfullt styra och följa upp att beslutad åtgärdsplan får effekt i verksamheten. 3

115 2. Inledning 2.1. Bakgrund Västra Götalandsregionens budget, som uttrycker regionfullmäktiges mål och uppdrag till nämnder och styrelser, anger 2014 att genom att ställa resurser till förfogande och formulera tydliga resultatnivåer som ska eftersträvas i varje verksamhet skapar regionfullmäktige de förutsättningar som behövs för att möta behov och förväntningar. Samtidigt anger budgeten även de ramar som verksamheterna ska verka inom. Kungälvs sjukhus har under en följd av år redovisat ekonomiska underskott i verksamheten. Under de senaste åren har underskottens storlek ökat kraftigt. Ett flertal åtgärdsplaner har tagits fram i syfte att nå en ekonomi i balans, men planerna har endast i begränsad omfattning fått bestående effekter. Under många år ökade verksamhetsvolymerna kraftigt, vilket till stor del förklarade de kostnadsökningar som redovisades. Sjukhuset redovisade visserligen ekonomiska underskott, men kunde rapportera produktivitetsförbättringar i form av en minskad kostnad per prestation (i fasta priser) även om sådana beräkningar bör tolkas med viss försiktighet. Under har dock kostnaderna fortsatt att öka kraftigt utan motsvarande ökning i vårdproduktion. En sådan tendens ser ut att hålla i sig även under år Ett ökat patienttryck har inneburit hög belastning på sjukhusets akutmottagning, som tidvis resulterat i långa väntetider. Sjukhuset har också under perioder haft många överbeläggningar och ett stort antal utlokaliserade patienter. Risk finns för att vårdprocesser därmed inte bedrivs på ett optimalt och effektivt sätt. Det i sin tur innebär risk för bristande patientsäkerhet. Sammantaget ser revisorerna tecken på minskad effektivitet på sjukhuset. I budget 2014 har samtliga verksamheter ett uppdrag att arbeta för att öka sin produktivitet och effektivitet. Vid revisorernas möten med styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus (styrelsen) under 2013 har det framstått som om att styrelsen inte förmår att hantera den svåra ekonomiska situationen och de verksamhetsproblem som beskrivs ovan. Förklaringar till underskotten hänvisas ofta till faktorer som ligger utanför styrelsens kontroll. De åtgärdsplaner som tagits fram är otillräckliga och har inte fått avsedd effekt. Beslut om nya åtgärder saknas, är av begränsad omfattning eller kommer sent under budgetåret. Det finns en risk att denna situation upprepar sig under Med anledning av detta anser revisorskollegiet att det finns anledning att granska hur styrelsen utövar intern styrning och kontroll i syfte att pröva ifall den är tydlig, aktiv och ändamålsenlig Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus bedriver en tydlig, aktiv och ändamålsenlig intern styrning och kontroll med avseende på Kungälvs sjukhus. Inriktningen på granskningen är hur styrelsen säkerställer att verksamheten arbetar i enlighet med de av regionfullmäktige fastställda målen och uppdragen. 4

116 Följande revisionsfrågor ska besvaras: Har styrelsen för Kungälvs sjukhus beaktat regionfullmäktiges mål och uppdrag i sin budget och verksamhetsplan? Har styrelsen för Kungälvs sjukhus gjort en riskbedömning som ligger till grund för internkontrollplanen? o o Om inte, har styrelsen gjort riskbedömningar i relation till fullmäktiges mål i andra former? Om sådana riskbedömningar har genomförts har styrelsen kompletterat dessa med andra former av riskbedömningar i relation till fullmäktiges mål? Har styrelsen säkerställt att budget och verksamhetsplan för Kungälvs sjukhus har beretts tillräckligt för att styrelsen ska kunna fatta nödvändiga beslut? Är styrelsens beslut om budget och verksamhetsplan för Kungälvs sjukhus tydligt så att verksamheten ges förutsättningar att klara sitt uppdrag vad gäller vårdvolymer och vårdkvalitet inom givna ekonomiska ramar? Har styrelsen tillsett att sjukhusets organisation är utformad på ett sätt, där ansvar och befogenheter tydliggjorts, så att en god intern styrning och kontroll kan säkerställas? Har styrelsen säkerställt att Kungälvs sjukhus har en tillräcklig uppföljning och rapportering av internkontrollplanen till styrelsen? o Har styrelsen säkerställt att Kungälvs sjukhus i övrigt har en tillräcklig uppföljning och rapportering av verksamhetens utveckling i relation till fullmäktiges mål? Har styrelsen säkerställt att den har tillräckligt underlag för att fatta beslut om eventuella åtgärdsplaner om verksamhetens utveckling avviker från den planerade? Har styrelsen fattat beslut som tydliggjort för verksamheten vilka åtgärder som skall vidtas för att nå en ekonomi i balans? 2.3. Avgränsning Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus ansvarar för två olika sjukhus. Granskningen inriktas på styrelsens interna kontroll och styrning avseende Kungälvs sjukhus. Någon mer fördjupad granskning av sjukhusets verksamhet vad gäller effektivitet/produktivitet görs inte, eftersom ett sådant arbete pågår under ledning av regionkansliet. Även Frölunda specialistsjukhus ingår i studien i syfte att jämföra med Kungälvs sjukhus. Avsikten är inte att pröva styrelsen i relation till Frölunda specialistsjukhus, utan att utifrån ett metodperspektiv inkludera ett lämpligt jämförelseobjekt för att belysa styrelsens interna kontroll och styrning avseende specifikt Kungälvs sjukhus (se vidare under Metod ). 5

117 2.4. Ansvariga styrelser Ansvarig styrelse för granskningen är styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus. Vid användning av begreppet styrelsen i rapporten avses ansvarig styrelse för granskningen Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen 6 kap 7 God revisionssed i kommunal verksamhet; definition av ändamålsenlig verksamhet och tillräcklig intern styrning Regionfullmäktiges mål och uppdrag i budget 2014 Reglemente för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Delegationsordning för Kungälvs sjukhus Riktlinjer för ärendeberedning (RS ) En mer utförlig beskrivning ges i bilaga 2. Utöver dessa revisionskriterier kommer även jämförelser att göras avseende intern styrning och kontroll i relation till Frölunda specialistsjukhus. Jämförelsen utgör inte i sig revisionskriterier utan är ett stöd för att bedöma styrelsens interna kontroll i relation till Kungälvs sjukhus (se vidare Metod ) Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Enskilda intervjuer har genomförts med samtliga ledamöter i styrelsen samt med övergripande sjukhusledning i form av sjukhusdirektör och ekonomidirektör. Två av ledamöterna har getts möjlighet men ej deltagit i intervjuerna. De har getts möjlighet att läsa utkast till rapport. Dokumentstudierna har avgränsats till de styrdokument som avser Kungälvs sjukhus med fokus på mål- och ekonomistyrning och intern kontroll. Förteckning över genomförda intervjuer och granskade dokument framgår av bilaga 1. Grunden för granskningen har varit en komparativ ansats där bedömning skett mot angivna revisionskriterier, men där jämförelsen med Frölunda specialistsjukhus har utgjort ett analytiskt stöd i form av intervjuer och vissa jämförande dokumentstudier. Vi har i vår analys varit medvetna om att sjukhusen har olika uppdrag och verksamhetsinnehåll vilket kan påverka möjligheten att jämföra sjukhusen. Eventuella skillnader och likheter mellan sjukhusen har dock använts för att illustrera eventuella brister eller styrkor i hur tydlig, aktiv och ändamålsenlig den interna kontrollen är i relation till Kungälvs sjukhus. Vi har i rapporten valt att lyfta fram Frölunda specialistsjukhus i de avseende där väsentliga skillnader eller likheter mellan sjukhusen har noterats. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 6

118 3. Styrning av Kungälvs sjukhus I kapitlet besvarar vi granskningens revisionsfrågor avseende hur styrelsen utövar och säkerställer tydlig, aktiv och ändamålsenlig styrning av Kungälvs sjukhus. I kapitlets bedömning utgår vi från granskningens samlade resultat utifrån dokumentanalys och intervjuer och bedömer dessa mot granskningens revisionskriterier Organisation Nedan ges en övergripande organisationsskiss över hälso- och sjukvårdens organisation i förhållande till styrelsens ansvarsområde över Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus. Ägarutskottet som utgör en del av regionstyrelsen ansvarar för övergripande regiongemensamma och principiella ägarfrågor såsom ekonomi och regiongemensamma kvalitetsystem. Hälso- och sjukvårdsnämnden 4 (HSN4) är beställare gentemot styrelsen och definierar i en vårdöverenskommelse vilka uppdrag och resurser styrelsen ska utföra under året. Regionfullmäktige Regionstyrelse Ägarutskott Hälso- och sjukvårdsnämnd 4 (beställare) Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus (utförare) 3.2. Målstyrning Styrelsens målstyrningsarbete utgår från de övergripande mål och uppdrag som fastställts av regionfullmäktige. Enligt anvisningar i detaljbudget 2014 för Västra Götalandsregionen åligger det styrelsen att i sin detaljbudget beskriva hur styrelsen kommer att arbeta med de övergripande målen under året. Uppföljning samt tillhörande prognos ska göras genom en skriftlig redogörelse av måluppfyllelsen i samband med delårsrapporten i augusti och årsbokslut. Redogörelsen ska tillsändas regionstyrelsen. I detaljbudgeten för Västra Götalandsregionen framgår vidare att regionfullmäktiges övergripande mål kan brytas ned i mer konkreta verksamhetsmål utifrån verksamhetens förutsättningar och villkor. Till verksamhetsmål kan verksamheten koppla egna mätbara mått/nyckeltal 1. Vidare framgår att regionfullmäktiges fastställda indikatorer alltid ska bevakas. Sammanställning av måluppföljningen sker på central nivå i samband med delårs- och årsbokslut. 1 Utgör den definition som anges i Detaljbudget 2014, Västra Götalandsregionen 7

119 Detaljbudget och verksamhetsplan 2014 Vid granskning av Kungälvs sjukhus detaljbudget och verksamhetsplan 2014 framgår de av regionfullmäktige fastställda målen och uppdragen för styrelsen (se bilaga 2). Varje övergripande mål har brutits ned i ett antal indikatorer som kan illustreras som delmål (undantag för ett mål 2 ). I anslutning till indikatorerna och uppdragen ges en beskrivning av vad målet innebär för Kungälvs sjukhus samt för vissa mål, vilka aktiviteter som ska genomföras för att nå målen. Det förekommer variationer i målbeskrivningen om hur målen ska mätas. Vad gäller de uppdrag som beslutats av regionfullmäktige ges i budgeten en beskrivning av hur sjukhuset ämnar arbeta för att nå uppdraget. Dock saknas konkreta indikatorer och aktiviteter som tydliggör hur uppdragen ska uppnås. Utöver de övergripande målen har styrelsen antagit specifika verksamhetsmål samt delmål, vilka anges i detaljbudget och verksamhetsplan. Det saknas en struktur som anger hur de olika målformuleringarna förhåller sig till varandra utifrån de regionövergripande målen. Det förekommer variationer för respektive mål hur målstrukturen är formulerad. För vissa mål finns nedbrytning av delmål, styrtal, måltal samt aktiviteter. För vissa mål saknas helt eller delvis dessa parametrar. Utifrån antagna mål saknas hänvisning till verksamhetens risker och de av regionfullmäktige antagna målen. Enligt sjukhusdirektören följs regionfullmäktiges mål och uppdrag samt sjukhusets interna verksamhetsmål upp tre gånger per år i samband med delårsrapporterna och årsredovisningen. Måluppföljningarna redovisas för styrelsen samt återrapporteras och bedöms centralt av regionkansliet. I delårsrapporten per augusti 2014 görs en beskrivning av måluppföljningen. I rapporten saknas en sammanfattande bedömning huruvida de övergripande målen förväntas uppnås för helåret eller ej. Av intervju med sjukhusdirektören framgår att en mer detaljerad sammanställning av de regionfullmäktigemål där sjukhuset prognostiserar en avvikelse för helåret, sammanställts och återrapporterats till styrelsen och regionstyrelsen i ett separat dokument. Detta har skett utöver den målutvärdering som angetts i delårsrapporterna. Sjukhusledningens bedömning är att inte infoga samma delar i delårsrapporterna i syfte att undvika dubbelarbete. Vid granskning av måluppföljningen Kungälvs sjukhus, Avvikelse från Regionfullmäktigemål åtgärdsplan per augusti framgår mål, indikator, utfall, målnivå och måluppfyllelse för de fem 4 regionfullmäktigemål där sjukhuset prognostiserar avvikelser. En beskrivning ges av utfallet vid mättillfället samt det prognostiserade utfallet för helåret. Vid jämförelse av måluppföljningen Avvikelse från Regionfullmäktigemål åtgärdsplan och målstrukturen i detaljbudget och verksamhetsplan 2014, kan vi se att målen och 2 Regionstyrelsen och Kommittén för rättighetsfrågor ansvarar för att regionens verksamheter ska vara tillgängliga för alla invånare. 3 Kungälvs sjukhus Avvikelse från Regionfullmäktigemål åtgärdsplan, Dnr KS 4/ Målen avser; 1. Västra Götalandsregionen egna verksamheter ska vara föregångare i miljöarbetet, 2. Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnderna ska säkerställa att patienterna erbjuds vård inom de fastställda garantitiderna, 3. Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnderna ska säkerställa en kvalitetsdriven vård i hela Västra Götaland, 4. Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnderna ska erbjuda invånarna en sammanhållen vård oavsett vårdnivå eller vårdgivare, 5. Servicenämnden ska genom ett samlat ansvar för samordning, produktion och leverans av serviceverksamhet inom Västra Götalandsregionen skapa förutsättningar för att frigöra resurser till kärnverksamheten. 8

120 indikatorerna i huvudsak korrelerar med varandra. Dock saknas i detaljbudget och verksamhetsplan 2014 en detaljerad måluppställning i likhet med den som anges i den separata måluppföljningsdokumentet per augusti De intervjuade anger att det är en utmaning att ta fram mätbara mål utifrån de övergripande mål som fastställs av regionfullmäktige. Det anges även finnas en svårighet att fokusera på alla mål som fastställts. Enligt sjukhusdirektören var målen tidigare utformade i enlighet med balanserade styrkort. Eftersom regionen slutade med att använda balanserad styrning och att anvisningarna inte följde den modellen, har sjukhuset gjort bedömningen att inte justera nuvarande målstruktur. Enligt sjukhusdirektören har styrelsen varit införstådd och nöjda med detta. För närvarande pågår ett utvecklingsarbete inom regionen vad gäller målstyrningen. Vissa av ledamöterna i styrelsen framför att den övergripande måluppföljningen blivit mer otydlig till följd av att regionstyrelsen ändrat strukturen för sammanställning av måluppföljning. Tidigare system med en barometer underlättade enligt ledamöterna styrelsens förståelse och bedömning av måluppfyllelsen. Nuvarande indelning i rött eller grönt anges skapa en mer fyrkantig bild av måluppfyllelsen Frölunda specialistsjukhus Vid granskning av detaljbudgeten för Frölunda specialistsjukhus för 2014 framgår i likhet med Kungälvs sjukhus, regionfullmäktiges övergripande mål och uppdrag. Till skillnad från Kungälvs sjukhus arbetar Frölunda specialistsjukhus utifrån ett balanserat styrkort som beskriver sjukhusets perspektiv och strategiska mål för perioden Vad gäller de regionövergripande målen ser strukturen överlag ut på liknande sätt som i budgeten för Kungälvs sjukhus. Skillnader som noteras är att det i budgeten för Frölunda specialistsjukhus finns fler mätbara delmål som anger hur målen ska följas upp 5. Vid granskning av sjukhusets verksamhetsmål, illustreras mot bakgrund av att sjukhuset använder ett balanserat styrkort, en annan målstruktur än den modell som beskrivs i budgeten för Kungälvs sjukhus. Verksamhetens mål är indelade efter sjukhusets fyra perspektiv; patient, medborgare-, och kundperspektiv, verksamhetsperspektiv, medarbetare och lärandeperspektiv samt ekonomiperspektiv. Målen bryts sedan ned utifrån rubrikerna strategiskt mål, framgångsfaktorer, styrtal/måltal samt handlingsplan Ärendeberedning och beslutsunderlag Enligt de intervjuade bedöms roll- och ansvarsfördelningen mellan styrelsen och förvaltningen vara tydlig vid beredning av ärenden. Delegationsordningen och befogenhetsplanen anges utgöra ramarna på vilken nivå beslut ska fattas. 5 Exempel på dessa mål är Regionstyrelsen och Kommittén för rättighetsfrågor ansvarar för att regionens verksamheter ska vara tillgängliga för alla invånare, Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnderna ska säkerställa att patienterna erbjuds vård inom de fastställda garantitiderna samt Regionstyrelsen ska stärka regionen som en attraktiv arbetsgivare. 9

121 Intervjuade ledamöter anger att det finns en god dialog mellan förvaltning och styrelse i ärendeberedningsprocessen. Styrelsen anser att förvaltningen är behjälplig med underlag och svarar på frågor om så efterfrågas. Vidare anger de intervjuade att de anser att beslutsunderlagen överlag är tydliga och utgör en bra grund att fatta beslut utifrån. Det anges att det är sällan återremitteringar av ärenden sker från styrelsen till förvaltningen. Vid presidiemöten med förvaltningsledningen finns som rutin att gå igenom aktuella ärenden, motioner och remisser. Av de intervjuade anges detta vara ett bra forum att utreda eventuella oklarheter i de beslutsunderlag som ska presenteras för styrelsen Frölunda specialistsjukhus Intervjuade ledamöter tycker inte det är någon skillnad mellan de beslutsunderlag och information som ges av Kungälvs sjukhus respektive Frölunda specialistsjukhus. Ledamöterna vidhåller att ärendena varierar eftersom sjukhusen har olika uppdrag och skilda verksamhetsområden, men bedömer inte utifrån den information och beslutsunderlag som ges att deras möjlighet att fatta välgrundade beslut påverkas Ekonomistyrning Ekonomiska förutsättningar HSN4 och styrelsens för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus har genom en tvåårig vårdöverenskommelse reglerat vilken vårdvolym, ersättning, mål och inriktning som hälso- och sjukvården vid Kungälvs sjukhus ska bedriva för invånare i Västra Götaland. Nämnden har i Beställningsunderlag preciserat följande mål för länssjukvården: Kvaliteten inom länssjukvården ska vara hög. Följsamhet till gällande vårdprogram och nationella riktlinjer ska öka. Vidareutveckla vården med syfte att förbättra livskvaliten för de mest sjuka äldre. Oplanerade inläggningar på sjukhusen ska minska. Förstärka vårdkedjor för rehabilitering. Vidareutveckla vården inom specialistpsykiatrin både inom barn- och ungdomspsykiatrin samt vuxenpsykiatrin. Personer med funktionsnedsättning ska ha full tillgång till samtliga specialiteter, utöver habiliteringsverksamhet, inom länssjukvården. Vård enligt fastställda vårdgarantitiderna. Nedan framgår beslutad ersättning för Kungälvs sjukhus enligt vårdöverenskommelsen : Vårdöverenskommelse (mnkr) Kommentar Grundöverenskommelse 2013 Prestationsersättning 321,0 Verksamhetsanslag 377,1 Riktade uppdrag 120,1 10

122 Receptläkemedel 43,9 Målrelaterad ersättning 3 %, 21,6 varav andel som ingår i priserna -16,2 varav andel som ej ingår i priserna 5,4 Ersätts efter måluppfyllelse Summa vårdersättning och läkemedel ,4 Överenskommelse 2014 Prestationsersättning 315,4 Verksamhetsanslag 372,4 Riktade uppdrag 137,8 Receptläkemedel 44,7 Särskild framställan 20,0 Tilläggsöverenskommelse om 14 vårdplatser Målrelaterad ersättning 3 %, 23,2 varav andel som ingår i priserna -17,4 varav andel som ej ingår i priserna 5,8 Ersätts efter måluppfyllelse Summa vårdersättning och läkemedel ,1 Ersättningen för 2013 uppgår till 867,4 mnkr med oförändrat prestationskrav från tidigare överenskommelse. Utöver detta finns finansiering av en ambulanshelikopter med 51,7 mnkr via en överenskommelse med Hälso- och sjukvårdsutskottet. Inför 2014 har vårdöverenskommelsen kompletterats med en tilläggöverenskommelse som ger en resursförstärkning om 20 mnkr för utökning av vårdplatser. I tabellen nedan redovisas 2014 års förändringar utifrån grundöverenskommelsen. Vårdöverenskommelse, förändringar 2014 (mnkr) Kommentar Regional produktionsstyrning -33,8 Ortopediplanen Indexuppräkning 1,8 % 14,8 Krav på minskade kostnader ,3 Kurs/konferens, konsult, info/trycksaker Patientavgifter sluten vård -1,4 Sänkt ersättningsutrymme Ökad beställning 10,2 Akutmottagning, ambulanssjukvård Ökad beställning 5,0 Strokevård, hemrehab Valfrihetsvård Halland <20 tkr 0,4 ST 3,1 Återgår ortopedi, ej i ortopediplan 12,4 Enligt beslut i Regionstyrelsen Behov av vårdplatser 20,0 Finansiering av 14 vårdplatser Ekonomisk obalans inför budget 2014 I överenskommelsen om sjukhusvård beskriver nämnden i sin beställning att Kungälvs sjukhus i nuläget har en obalans i sin ekonomi och att inriktningen inför 2013 måste så långt det är möjligt vara att medverka till en stabilisering av sjukhusets ekonomi. 11

123 I revisorernas revisionsberättelse avseende styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus år 2013, har revisorerna markerat att styrelsen med anledning av det underskott som redovisats ska tillse att verksamheten bedrivs inom de ekonomiska ramar som regionfullmäktige beslutat om. Utifrån vår granskning av Kungälvs sjukhus ekonomiska rapporter kan vi utläsa följande: Ekonomiska rapporter (mnkr) Utfall ,4 Godkänt budgetöverskidande från Regionfullmäktige -30 Vårdöverenskommelse Förstärkning motsvarande Regionfullmäktiges godkända underskott 30 Av sjukhuset beräknad kvarstående obalans vid ingången Beslut i Regionfullmäktige Tillförda medel för att hantera obalans i sjukhuset ekonomi 20 Bedömd balans Av tabellen framgår att regionfullmäktige efter godkänt budgetöverskridande per , fått förstärkning motsvarande andel om 30 mnkr i vårdöverenskommelsen Därtill har regionfullmäktige i mars 2013 beslutat att tillföra 20 mnkr för att hantera obalans i sjukhusets ekonomi. De intervjuade anger att det finns en hög medvetenhet hos styrelsen att den ska verka för att nå ekonomi i balans. Flertalet av de intervjuade upplever en frustration att de inte blivit kompenserade enligt de behov som finns. Enligt uppgift har det förts återkommande diskussioner mellan styrelsen och HSN4 avseende styrelsens ekonomiska förutsättningar att klara överenskommet uppdrag. Det anges finnas en samsyn mellan styrelsen och HSN4 att vårdöverenskommelsen inte är förenlig med den ersättning som ges. De anges enligt styrelsen även vara tydligt att HSN4 gett de resurser styrelsen kan få trots att styrelsen påpekat att dessa inte kommer att räcka utifrån de behov som finns. Vissa av ledamöterna anger att en förutsättning för att uppnå ett nollresultat år 2015 är att sjukhuset tilldelas ökade resurser. Av styrelsen anges det vara tydligt att sjukhuset kan visa underfinansieringen med utgångspunkt från de antal patienter som ingår i verksamhetsområdet samt att antalet inskrivna patienter har ökat under de senaste åren. Det nämns också att sjukhuset inte är dimensionerat utifrån de vårdplatser som finns. Styrelsens ordförande anger att det är svårt att analysera orsaken till varför vårdbehovet ökar. Av intervjun framgår att det ökade inflödet till akuten inte enbart behöver bero på demografiska förändringar utan också kan ha sin utgångspunkt i att vårdbehovet ökar generellt, vilket också påvisats nationellt. Oppositionen har i samband med beslut om budget och 12

124 verksamhetsplan deltar i beslutet. reserverat sig kring budgeten och i protokollet angivit att de inte Det förs en diskussion huruvida styrelsen utifrån den obalans som finns i ekonomin, ska fokusera på att klara ekonomin eller att vårdgarantin ska uppnås. Det anges finnas en svårighet att uppnå båda delarna. Styrelsen anger att det inte fått något tydligt ställningstagande i frågan från ägarutskottet eller HSN4. Fokus anges vara att sjukhuset ska ha en bra verksamhet som genererar en god och säker vård med hög kvalitet Utformning av ekonomiska rapporter Sjukhusen inom regionen upprättar under räkenskapsåret tre ekonomiska rapporter. Utöver årsredovisningen per december sker också en delårsuppföljning per mars och augusti. Enligt de intervjuade upprättas de ekonomiska års- och delårsrapporterna enligt anvisningar 7 från det regiongemensamma texthanteringsystemet Cockpit. Anvisningarna utgörs av en mall som är gemensam för alla sjukhus i regionen. För års- och delårsrapporter sammanfattas ekonomiperspektivet i ett eget avsnitt. Rapporterna utgår från följande struktur: 1. Verksamhetens mål i ekonomiperspektivet 2. Ekonomiskt resultat 3. Åtgärder vid ekonomisk obalans (om tillämpligt) 4. Eget kapital 5. Investeringar Enligt anvisningarna för uppföljning 2014 ska resultaträkningen infogas i års- och delårsrapporterna. Utfallet avseende större avvikelser ska analyseras i förhållande till budget och föregående år. Analysen ska omfatta orsakerna till avvikelserna. Förvaltningen ska även ange vilken prognos som förväntas för helåret och i rapporten förklara i stora drag varför prognosen ser ut som den gör och vilken säkerhet den bedöms ha (se vidare i avsnitt 4.4.4). I de ekonomiska rapporterna finns även underrubriker för verksamhetens intäkter och kostnader. Varje delpost ska kort analyseras enligt resultaträkningsmallen. I anvisningarna till delårsrapporterna 8 framgår följande: Inriktningen är att stor tonvikt läggs vid den grundläggande uppföljningen av ekonomi, personal och verksamhet (prestationer med mera). Rapporterna ska innehålla analys och kommentarer som är väsentliga för att beskriva utvecklingen inom respektive verksamhet. Analysarbetet bör inriktas mot att arbeta med orsaker och samband. Vid befarade avvikelser eller obalanser ska arbetet vara åtgärdsinriktat och beskriva de åtgärder man tänker genomföra samt tidsplanen för dessa. Jämförelser och analyser bör i lämpliga delar ske både mot budget, och föregående år och i vissa fall över längre tidsperioder. Av vår granskning av delårsrapporten per augusti 2014 för Kungälvs sjukhus, kan vi konstatera att sjukhuset i den övergripande analysen gör en jämförelse mot budget. Analysen sammanfattas kort där förvaltningen konstaterar att Kungälvs sjukhus redovisar ett resultat på -14,3 mnkr vilket är 18,5 mnkr sämre än budget. Ett resonemang förs kring , KS Anvisningar uppföljning 2014, anvisningar från texthanteringssystemet, Bilaga 9 8 EPV-info nr (Ekonomi, personal, verksamhet), anvisningar för uppföljning

125 sjukhusets ökade personalkostnader och en beskrivning ges av bemanningssituationen. Därefter anges att övriga kostnader ligger i nivå med budget. I uppställningen av resultaträkningen redovisas periodens utfall, budget till och med augusti 2014 samt utfall för samma period föregående år i mnkr samt förändringen i procent. Prognosen för helårsresultatet redovisas på samma sätt. Utgångspunkten för resultatanalysen för de sju kostnadsposterna 9 som anges i resultaträkningen utgår från utfall mot föregående år. Undantag är posten Läkemedel där analys sker mot budget och föregående år. Sjukhusets analys och jämförelser av intäktssidan vad gäller utfallet av sammanvägda prestationer, sker mot motsvarande period föregående år samt mot budgeterat utfall. Av ekonomichefen anges att förvaltningen i delårsrapporterna valt att främst göra jämförelser mot föregående år för att förstå utvecklingen över tid. I den övergripande rapporten på sjukhusnivå anges analysen av orsak och samband vara inriktningen för att förstå helheten till uppkomna avvikelser. Vidare anges syftet ha varit att förenkla och korta ner skrivningarna enligt uppmaning från regionkansliet. Ekonomichefen anger att budgetuppföljning används i den interna uppföljningen, tillsammans med uppföljning av utvecklingen av ekonomi, personal, produktion och verksamhet för respektive klinik. Under granskningens gång har vi ej verifierat dessa interna budgetuppföljningar Frölunda Specialistsjukhus I likhet med Kungälvs sjukhus, analyseras resultatet för Frölunda specialistsjukhus i årsredovisning och i delårsrapporter på en övergripande nivå. Skillnaden är att det i resultatanalysen för Frölunda specialistsjukhus görs en uppföljning av budgeterad avvikelse (periodiserad vid delårsbokslutet) samt mot utfall mot föregående år för varje kostnadspost. De intervjuade anger att det är svårt att jämföra Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus mot bakgrund av att deras uppdrag är så olika. Den största anledningen anges vara att Frölunda specialistsjukhus arbetar utifrån planerad vård där intäkterna och kostnaderna är enklare att periodisera medan verksamheten vid Kungälvs sjukhus har akutsjukvård där kostnaderna är mer svårprognostiserade. Det medför enligt de intervjuade att det finns litet utrymme för förändringar utifrån befintlig verksamhet Prognosarbetet Utifrån Regionstyrelsens anvisningar i texthanteringssystemet Cockpit ska det i års- och delårsrapporterna lämnas en kommentar om verksamhetens bedömning av prognosen för helåret. Vid granskning av de ekonomiska rapporterna för Kungälvs sjukhus för perioden , har följande prognoser lämnats: 9 Personalkostnader, inhyrd personal/bemanning, regionint.köpt vård/avtal, regionint. kostnader/övrigt, läkemedel, övriga externa kostnader och avskrivningar 14

126 Ekonomiska rapporter (mnkr) Kungälvs sjukhus Utfall Avvikelse mot budget Prognos helår Avvikelse mot föregående prognos Delårsrapport, mars ,3-10,7 0 - Delårsrapport, augusti , Årsredovisning ,4-29, ,4 Delårsrapport, mars ,7-8, Delårsrapport, augusti ,3-18, Frölunda specialistsjukhus Delårsrapport, mars ,5 1,6 0 - Delårsrapport, augusti ,2 3,3-1,1-1,1 Årsredovisning ,4 3,4-4,5 Delårsrapport, mars ,5 1,6 0 - Delårsrapport, augusti ,8 3,1 0,5 - Av tabellen framgår att Kungälvs sjukhus mellan perioden mars till december 2013 hade en avvikelse mot prognos med 29,4 mnkr, där 14,4 mnkr avsåg årets sista kvartal. Vid intervjuer med styrelsen har det av flera ledamöter framkommit att det fanns en medvetenhet om att nollprognosen för 2013 inte skulle hållas, men att avvikelsen i kvartal 4 om 14,4 mnkr var överraskande stor. I sjukhusets senaste delårsrapport per augusti 2014 framgår att prognosen för helåret beräknas uppgå till -30 mnkr (vilket kvarstår från tidigare prognos), med reserveringen att resultatet kan bli bättre om effekter av åtgärdsplanen realiseras. Samtidigt lämnas i rapporten ingen uppföljning av den beloppsmässiga effekten för någon av punkterna i åtgärdsplanen (se vidare i avsnitt 5.2.1) Frölunda Specialistsjukhus Till skillnad från Kungälvs sjukhus har Frölunda Specialistsjukhus redovisat betydligt mindre skillnader mellan prognos och avvikelse. Under 2013 lyckades sjukhuset för kvartal 4 vända en negativ prognos till ett positivt utfall för helåret då ett antal riktade förbättringsåtgärder sattes in. Sjukhuset arbetade under denna period intensivt med att minimera produktionsbortfall, sänka kostnader och täcka vakanser, samtidigt som de lyckades utföra vård utöver beställd volym. I års- och delårsrapporter för Frölunda specialistsjukhus finns en särskild rubrik där prognosen behandlas. Motsvarande rubrik i granskade rapporter för Kungälvs sjukhus för perioden , framgår endast i delårsrapporten per augusti Likt Kungälvs sjukhus görs övergripande analys av prognosen, men i rapporterna görs även en nedbrytning på kostnadspostnivå för väsentliga avvikelser. 15

127 Jämförelser med andra sjukhus/benchmarking Dialogmöten mellan regionens sjukhuspresidier har ägt rum under 2013 angående att ta fram nyckeltal för benchmarking mellan regionens vårdgivare. Kungälvs sjukhus har fallit väl ut avseende både kvalitet- och kostnadsmått i tidigare jämförelser. Av intervjuerna framkommer att det inom flera områden arbetas med benchmarking. Av sjukhusdirektören framgår att det saknas ändamålsenliga nyckeltal för akutsjukvård inom regionen, vilken anges vara en av de viktigaste parametrarna att jämföra Vår bedömning Målstyrning Styrelsen ansvarar enligt kommunallagen för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige antagit samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Styrelsen ska enligt reglementet säkerställa att verksamheten bedrivs effektivt och ändamålsenligt samt ska utveckla och följa upp verksamheten i enlighet med regionfullmäktiges beslut. Av granskningen framgår att styrelsen i sin detaljbudget och verksamhetsplan 2014 beaktat de mål och uppdrag som antagits av regionfullmäktige. Det förekommer variationer huruvida styrelsen uttalat indikatorer för bedömning av måluppfyllelse för varje mål samt om aktiviteter anges som tydliggör hur målen ska uppnås. Vi kan även konstatera att det i målbeskrivningen för de interna verksamhetsmålen anges flera begrepp som uttryck för målstyrning (styrtal, måltal, indikatorer, aktiviteter) där vi saknar ett tydliggörande hur de förhåller sig till varandra i målstyrningskedjan. Pågående utvecklingsarbete i regionen vad gäller målstyrningen bedömer vi i viss mån ha påverkat styrelsens förutsättningar att ta fram en ändamålsenlig målstruktur. Av granskningen kan vi konstatera att målstyrningsarbetet vid Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus skiljer sig åt. Vid Frölunda specialistsjukhus används ett balanserat styrkort som möjliggör att på ett strukturerat sätt sammanlänka de regionövergripande målen med verksamhetsmålen som tagits fram för sjukhuset. Vidare framgår hur målen ska utvärderas och följas upp. Vi bedömer att det i detaljbudgeten för Frölunda specialistsjukhus mer tydligt framgår hur regionfullmäktiges mål och uppdrag ska mätas och följas upp, även om Frölunda specialistsjukhus, likt Kungälvs sjukhus, i några fall saknar tydliga indikatorer för måluppfyllelse. Enligt vår bedömning bör styrelsen tillse att målstyrningsarbete utvecklas i enlighet med regionens övergripande arbete. I arbetet bör styrelsen tydliggöra hur mål och uppdrag ska mätas och utvärderas. Sammantaget bedömer vi att en mer enhetlig och överskådlig målstyrningskedja bör eftersträvas. Det skulle kunna uppnås om indikatorer för måluppfyllelse i större utsträckning konkretiserades i mätbara nyckeltal. 16

128 Ekonomistyrning Enligt styrelsens reglemente åligger det styrelsen att verkställa de uppdrag som årligen överenskommes med hälso- och sjukvårdsnämnderna samt bedriva den hälso- och sjukvård som åligger verksamheten enligt lag och enligt av regionen ingångna avtal. Kungälvs sjukhus har haft en ekonomisk obalans sedan Vi bedömer att det finns en hög medvetenhet bland ledamöter och sjukhusledning att vidta åtgärder för att nå en ekonomi i balans. Styrelsen har enligt uppgift vid dialog med HSN4 i samband med vårdöverenskommelsen påtalat att de ekonomiska förutsättningarna inte är i relation till det uppdrag som ska utföras. I överenskommelsen mellan Kungälvs sjukhus och HSN4 anger nämnden att inriktningen måste vara att Kungälvs sjukhus så långt det är möjligt ska medverka till en stabilisering av sjukhusets ekonomi. Därtill har ägarutskottet haft återkommande möten med styrelsens presidium kring vilka åtgärder styrelsen kan vidta för att komma till rätta med sjukhusets underskott. Med utgångspunkt från de diskussioner som styrelsen fört med både HSN4 och ägarutskottet, är vår bedömning att risk finns att styrelsen fått dubbla budskap kring vilka förutsättningar som finns för att klara överenskommet uppdrag. Detta bedömer vi har påverkat styrelsens förutsättningar för att aktivt och tydligt styra verksamheten utifrån de ekonomiska ramar som givits. Styrelsens krav om att rapportera om ekonomi, prestationer och kvalitet i enlighet med regionens anvisningar tydliggörs i reglementet. I enlighet med regionstyrelsens anvisningar ska det ekonomiska utfallet analyseras utifrån avvikelse mot budget. Utifrån granskningen av Kungälvs sjukhus årsredovisning för 2013 samt delårsrapporter för kan vi konstatera att resultatet analyserats på en övergripande nivå i förhållande till budget. Dock är analysen gentemot budget kortfattad. I den detaljerade analysen för respektive kostnadspost i resultaträkningen sker uppföljning av utfall med utgångspunkt från föregående års utfall. Undantag är kostnadsposten Läkemedel där uppföljning görs mot budget. Vid Frölunda sjukhus sker uppföljning mot budget samt mot föregående år. Vi bedömer att en jämförelse mot föregående år är svår att värdera utan budgetuppföljningen som stöd. Särskilt i en verksamhet som haft underskott de senaste åren. Enligt vår bedömning saknas en tydlig nedbrytning av enskilda effekter samt information om hur dessa påverkar sjukhusets resultat. Sjukhuset återkommer i sin analys till allmänna resonemang kring ökade personalkostnader i och med den höga belastningen på sjukhuset, och då främst akutenheten. Vi saknar försök till att bryta ut dessa kostnader för analys på lägre nivå. Dels för att kunna utläsa hur dessa samvarierar med en ökad produktion och dels för att inte störa analys av övriga effekter. Enligt vår bedömning skapas en otydlighet i den jämförande analysen då begrepp som exempelvis högt och ökat tryck på sjukhuset försvårar möjligheten att kvantifiera och jämföra. Vid jämförelse med Frölunda specialistsjukhus, bedömer vi att det där sker en mer fördjupad analys och försök till att förklara identifierade avvikelser. Analysen fördjupas ytterligare genom att uppföljning sker mot budget och föregående år. Vi bedömer att det är av vikt att styrelsen utvecklar analysen av avvikelserna på Kungälvs sjukhus. Detta för att kunna utläsa hur avvikelserna samvarierar med andra faktorer såsom en ökad produktion, sjukskrivningar, inhyrd personal etc. samt för att inte störa analys av övriga effekter. 17

129 Beträffande de prognoser som anges i de ekonomiska rapporterna för Kungälvs sjukhus saknar vi försök till att bryta ut prognosavvikelsen som tydliggör varför prognosen ser ut som den gör. Detta har sin utgångspunkt från vårt resonemang ovan där vi efterfrågar fördjupad analys kring enskilda effekter som påverkar sjukhusets resultat. Vi saknar även en analys kring säkerheten i lämnad prognos i enlighet med regionens anvisningar. Avsaknad av en detaljerad analys medför enligt vår bedömning att prognosen stör jämförelsen av enskilda kostnads- och intäktsavvikelser som hade varit intressanta att bedöma för att förstå orsaken till prognostiserat underskott. Vi bedömer även att prognosarbetet påverkas genom att sjukhusets budget blivit upphävd med tillåtelse till underskott. I ärendehandboken som synliggör regionens riktlinjer för ärendeberedning framgår tydligt att ärenden ska beredas så att nämnder och styrelser får en fullgod bild av ärendets innehåll och omfattning. Vi ser det som anmärkningsvärt att styrelsen inte noterat några skillnader i de beslutsunderlag som presenteras av respektive sjukhus med utgångspunkt från de skillnader i de ekonomiska rapporterna som vi identifierat. Vår bedömning är att styrelsen mer aktivt bör säkerställa att utformningen av ekonomiska rapporter och analyser av avvikelser följer regionstyrelsens anvisningar. Vi bedömer även att styrelsen bör utveckla prognosarbetet. För att utveckla arbetet och ekonomistyrningen kan styrelsen överväga att ta fram jämförande nyckeltal med andra akutsjukhus. 18

130 4. Uppföljning och intern kontroll av Kungälvs sjukhus I kapitlet besvarar vi granskningens revisionsfrågor avseende hur styrelsen utövar och säkerställer uppföljning och intern kontroll av Kungälvs sjukhus. I kapitlets bedömning utgår vi från granskningens samlade resultat utifrån dokumentanalys och intervjuer och bedömer dessa mot granskningens revisionskriterier System för intern kontroll Styrelsen har upprättat en internkontroll plan för Det finns ingen dokumenterad riskbedömning som ligger till grund för planen. Enligt de intervjuade diskuteras risker löpande i verksamheten. Den interna kontrollplanen revideras årligen och fastställs av styrelsen. Vid granskning av planen för 2014 framgår att styrelsen antagit kontroller som har bäring på ekonomi. De rutiner som ingår i internkontrollplanen gäller upprättande av budget, del- och årsbokslut samt ekonomisk uppföljning där kontrollmomentet är att säkerställa att lagar och anvisningar följs. Därtill finns ett kontrollområde som avser god ekonomisk hushållning i syfte att säkerställa att verksamheten bedrivs kostnadseffektivt och att kostnaderna är ändamålsenliga. Vad gäller rutiner kopplade till kansliet finns ett kontrollmoment som avser att kontrollera om aktuell delegation finns och att återrapportering sker till styrelsen. Enligt de intervjuade har kontrollmomenten i planen inte ändrats nämnvärt jämfört med tidigare år. Således har de ekonomiska utmaningar som sjukhuset brottats med, inte föranlett några förändringar eller utveckling av nuvarande internkontrollplan. Vid intervju med presidiet poängteras att det interna kontrollarbetet är en viktigt och prioriterad fråga men att det anges vara en utmaning att utveckla den interna kontrollplanen och få engagemang hos övriga ledamöter. Enligt styrelsens anvisningar för uppföljning av intern kontroll ska den interna kontrollen kontinuerligt följas upp. Förvaltningschefen ska årligen återrapportera arbetet till styrelsen vilket ska ske skriftligt. De intervjuade uppger att det inte finns någon rutin att skriftligen återrapportera sjukhusets interna kontrollarbete och de resultat och avvikelser som identifierats. Sjukhusdirektören anger att redovisning sker muntligt och menar att flera av de antagna kontrollerna redovisas i andra uppföljningsrapporter Delegationsbeslut Vid vår protokollgranskning kan vi konstatera att det saknas återrapportering av delegationsbeslut. Vid intervju med sjukhusdirektören framgår att rutinen tidigare varit att bifoga aktuella delegationsbeslut i samband med utskick av kallelsen inför varje styrelsesammanträde och därefter ta upp besluten under punkten Anmälningsärenden. Vid stickprovsgranskning av styrelsens protokoll 10 från våren 2011 framgår att så gjorts men att rutinen därefter enligt de intervjuade har åsidosatts. Enligt sjukhusdirektören är nuvarande rutin att alla delegationsbeslut diarieförs och förvaras i en pärm. Sjukhusdirektören anger vidare att antalet delegationsbeslut överlag är få och att beslut som avser avtal har 10 KS , 34 19

131 återrapporterats till styrelsen, om än muntligt. Av förvaltningsledningen framgår att styrelsen inte efterfrågat någon återrapportering av beslut Frölunda specialistsjukhus Vid granskning av internkontrollplanen för Frölunda specialistsjukhus återfinns samma rutiner och kontrollmoment som angivits i den interna kontrollplanen för Kungälvs sjukhus. I likhet med Kungälvs sjukhus saknas en dokumenterad riskbedömning samt en dokumenterad uppföljning som summerar årets interna kontrollarbete. Vid granskning av styrelseprotokollen för Frölunda specialistsjukhus framgår i likhet med Kungälvs sjukhus att det inte skett någon återrapportering av delegationsbeslut Ekonomisk uppföljning De intervjuade anger att styrelsen löpande informeras om verksamheten, dess ekonomi och om större avvikelser noteras. Detta synliggörs även vid granskning av styrelsens protokoll. Mer omfattande återrapportering sker i samband med delårsrapporterna och årsredovisningen. Enligt styrelsens bedömning anges det inte vara någon skillnad bland sjukhusen kring vilken ekonomisk uppföljning som ges. Av styrelsens presidium anges att fullödiga ekonomiska analyser och uppföljningar erhålls från såväl Kungälvs sjukhus som Frölunda specialistsjukhus. I samband med att Kungälvs sjukhus redovisat underskott har styrelens presidium kontinuerligt blivit kallade till regionstyrelsens ägarutskott för dialog kring orsaker och åtgärder för att komma till rätta med sjukhusets underskott. I dessa forum har styrelsen enligt uppgift drivit frågan kring vilka kraftfulla åtgärder styrelsen kan vidta. De åtgärder som föreslagits är exempelvis att stänga akutmottagningen under natten. Utifrån de diskussioner som förts med ägarutskottet anges det inte vara acceptabelt att stänga vårdavdelningar och akuten utifrån det uppdrag sjukhuset har. Det ökade trycket på akuten har även skapat svårigheter att stänga fler avdelningar då antalet patienter fortsatt öka under året. Styrelsen har även lyft frågan kring att upphandla laboratorier tjänster externt, något som inte godkänts av regionstyrelsen med anledning av de överenskommelser som finns inom regionen (se vidare under avsnitt 4.2.1). Sjukhusen samt några övriga verksamheter gör också en månatlig rapportering (undantag juni och december) utöver delårsrapporter i form av snabbfakta. Uppföljningarna har bestått av en kortfattad redogörelse och bedömning utifrån en tregradig skala (rött, gult och grönt) av sjukhusets ekonomiska utveckling 11. Uppföljning av sjukhusets ekonomi görs dessutom varje månad med representanter för regionkansliet, i form av så kallade controllingmöten. 11 Ekonomi (resultaträkning, ackumulerad resultatutveckling, bruttokostnad, personalkostnad inklusive bemanningsföretag, nettoårsarbetare egen personal, läkemedelskostnader), beläggning, tillgänglighet inom 60 dagar, vårdgaranti 90 dagar, garanti för besök vid välgrundad misstanke om cancersjukdom, sjukfrånvaro och övertid. 20

132 Sammantaget efterfrågar styrelsen mer analytiskt stöd från regionkansliet i syfte att tydliggöra vilka åtgärder som kan vidtas. Styrelsens presidium anger att det generellt förts undermåliga dokumentationer i samband med de dialoger som förts med ägarutskottet. Presidiet anger dock att det under året har försökt förbättra dokumentationen genom att föra minnesanteckningar. Vid granskningen har vi inte verifierat vilken dokumentation som förts. Ägarutskottets besked om att akutmottagningen inte kan stängas under vissa tider har dock protokollförts. Enligt övriga intervjuade styrelseledamöter har det inte återrapporterats någon övrig dokumentation till styrelsen från dessa möten. Dock har presidiet informerat övriga ledamöter i samband med styrelsesammanträden. Detta synliggörs i styrelsens protokoll Åtgärdsplaner Bakgrunden till den Åtgärdsplan som antagits av styrelsen var ett uppdrag från Ägarutskottet hänförligt till 2012 års underskott om 40,4 mnkr 12. Åtgärdsplanen innehåller en sammanställning av åtgärder och aktiviteter för att minska sjukhusets kostnader och om möjligt öka intäkterna. Under 2014 har regionkansliet också gett förvaltningscheferna vid tre sjukhus som redovisar underskott, ett regionalt uppdrag att återkomma med en plan som bidrar till att sjukhuset kommer i ekonomisk balans under Kungälvs sjukhus utgör ett av dem. Den s.k. Ägarplanen, som kompletterar sjukhusens befintliga åtgärdsplaner, skall beskriva vilka områden sjukhuset behöver arbete med samt vilka åtgärder som behöver genomföras. Vid granskning av åtgärdsplanen framgår att flertalet av posterna handlar om effektivisering av befintlig verksamhet. Då sjukhuset upplever en ökad tillströmning av akuta patienter görs bedömningen att det inte möjligt att stänga vårdenheter. Åtgärdsplanen beräknas ha en ekonomisk effekt om 5,9 mnkr 2013 och 11,1 mnkr Utifrån effekterna i åtgärdsplanen lämnar Kungälvs sjukhus en prognos med nollresultat för helåret Åtgärdsplan som presenterades i Kungälvs sjukhus delårsrapport per i tabellen nedan Åtgärder enligt plan 2013 (mnkr) Effekt t.o.m. mars Effekt 2013 Effekt ) Lägre pris Lab- och röntgentjänster 2,5 6 2) Förbättrad produktionsplanering 0,6 1 3) Optimerad diagnostik 0,5 1 4) Intäkt UCG 0,5 1 5) Minskade läkemedelskostnader 0,5 0,5 6) Minskade kostnader material och tjänster 0,3 0,3 7) Ökat samarbete över klinikgränserna, effektivare bemanningsplanering 0,5 0,8 8) Översyn ledningsstuktur 0,5 0,5 5,9 11,1 12 Avvikelsen innebar ett överskridande med 10,4 mnkr mot budget. 21

133 Av vad som framgår av styrelseprotokoll och våra intervjuer med styrelse och förvaltningen har åtgärdsplanen rapporterats löpande under styrelsemötena För samtliga åtgärder har det under året funnits pågående aktiviteter, men inga effekter har kunnat utläsas i samband bokslutet för Enligt styrelsen har fokus varit att se över om prissättningen av laboratorietjänster i regionen kan marknadsanpassas då uppfattningen är att Kungälv sjukhus betalar ett för högt pris gentemot nuvarande utförare Sahlgrenska Universitetssjukhus. Åtgärden har dock förskjutits då koncernledningen för Hälso- och sjukvård har rekommenderat sjukhusstyrelserna att avvakta med extern upphandling av laboratorietjänster då en översyn pågår av den interna prissättningen inom regionen. Styrelsen konstaterar också att det finns en allmän ökning av övertid och inhyrda läkare som lett till högre personalkostnader och därigenom bromsat eventuella effekter av åtgärdsplanen. Åtgärdsplanen inför 2014 innehåller ett antal omstruktureringar. Fokus läggs på ett projekt med en vårdplatsöversyn i syfte att optimera patientflödet på sjukhusets vårdavdelningar, dels för att minska övertidskostnaderna och dels för att komma till rätta med överbeläggningar och utlokaliseringar. Sjukhusledningen ser problem med att utföra åtgärdsplanen fullt ut då det finns risk för komptensbrist genom att personal som kan vara svår att ersätta riskerar lämna sjukhuset vid för stora nedskärningar. Åtgärdsplanen ska framöver integreras med ägarplanen från regionen. Se Åtgärdsplan för 2014 som presenterades i Kungälvs sjukhus delårsrapport per i tabellen nedan. Planerad Åtgärder enligt plan 2014 (mnkr) effekt ) Lägre priser på Lab- och röntgentjänster 1-3 2) Förbättrad produktionsplanering 3 3) Optimerad diagnostik och utredning 0,5 4) Intäkt UCG 0,5 5) Vårdplatsöversyn somatikern samt nya riktlinjer för bemanningsplanering ) Bemanningsplanering, psykiatrin 0,3 7) Inhyrd personal skall minska 1 8) Röntgenjour nattetid (Sydney) 0,3 8,6 18,6 Vid granskning av åtgärdsplanen framgår en planerad effekt mellan 8,6 mnkr och 18,6 13 mnkr. Från intervju med sjukhusdirektören anges utfallet av åtgärdsplanen bero på i vilken mån pågående vårdplatsöversyn får effekt och därigenom kan minska inhyrning av extern personal. Den lägre intervallen om 8,6 mnkr utgår från en bemanningssituation likt den 2013 medan 18,6 mnkr utgår från att omstruktureringen leder till att ingen extern personal behöver hyras in. Under 2014 har ett avtal träffats med Sahlgrenska avseende externa laboratorietjänster. Kungälvs sjukhus får i fortsättningen använda samma prislista som 13 Vi noterar att sjukhusets delårsrapport anger ett högre intervall om 21,6 mnkr, vilket utifrån tabellen är en felsummering 22

134 Sahlgrenska har internt. Sjukhuset även kunnat börja debitera närsjukvården för att utföra arbetsprov. Även projektet Vårdavdelningsöversynen är snart klart att sjösättas. Den senaste uppföljningen av Åtgärdsplan 2014 återfinns i delårsrapport per augusti Av styrelsens behandling av delårsrapporten framgår i protokollet att för en del av åtgärderna är resultatet svårutlästa i nuläget, men att aktiviteter pågår. Prognos och effekt under 2014 redogörs inte för närmare. Arbetet med bemanningen på de somatiska avdelningarna pågår och bedöms på sikt leda till lägre kostnader. Samtliga intervjuade ledamöter i styrelsen anger att de löpande fått information kring hur åtgärdsplanen efterlevs och effekterna av dessa. Styrelsens ordförande poängterar att åtgärdsplanen kommunicerats vid varje styrelsesammanträde i syfte att klargöra om fler åtgärder kan vidtas. En orsak som anges är svårigheten att få fram tillförlitliga underlag som i sin tur påverkar uppföljningen. Det har i intervjuerna tydligt poängterats att effekterna av åtgärdsplanen inte får vara på bekostnad av personalens arbetsmiljö. Sammantaget bedömer styrelsen att det finns en tilltro till framtagen åtgärdsplan men att effekterna av planen först lär realiseras Förvaltningsledningen bedömer åtgärdsplanen som realistisk men att svårigheter är att veta i vilken mån beloppen kan realiseras under innevarande år. Detta på grund av avsaknad av underlag och fördröjning i genomförandet av vårdplatsöversynen. Ytterligare åtgärder som vidtagits för att minska sjukhusets underskott har varit att se över personaltätheten. Personalkostnader har analyserats i förhållande till produktionen. Ett projekt har införts i syfte att ta fram nyckeltal över personalkostnader. En analysgrupp har tillsatts bestående av personal från olika avdelningar och yrkeskategorier i syfte att skapa en modell för bemanningstal för sjuksköterskor och läkare. Arbete har påbörjats med sjuksköterskorna. Sådana nycketal har inte funnits sedan tidigare. Enligt uppgift har dessa uppgifter ej redovisats för styrelsen Vår bedömning System för intern kontroll Enligt kommunallagen skall styrelsen tillse att den interna kontrollen är tillräcklig. I de anvisningar för uppföljning av den interna kontrollen som fastställts av styrelsen anges att den interna kontrollen kontinuerligt ska följas upp. Vidare betonas att det måste finnas ett väl utvecklat rapporteringssystem för att säkerställa att uppföljningen av den interna kontrollkedjan inte brister. Vi bedömer att styrelsens styrning och uppföljning av den interna kontrollen inte är tillräcklig. Även om styrelsen årligen antar en intern kontrollplan, saknas en dokumenterad riskbedömning som ligger till grund för planen. Enligt vår bedömning är antagna kontroller mer av allmän karaktär och de har inte anpassats efter de utvecklingsområden och risker som sjukhuset rimligen bör ha utifrån den ekonomiska situation som sjukhuset befinner sig i. Det saknas även en dokumenterad uppföljning av årets interna kontrollplan som 23

135 återrapporterats till styrelsen. Vi bedömer det som viktigt att styrelsen förvissar sig om att sådan återrapportering genomförs samt att styrelsen erhåller underlag kring vilka kontroller som gjorts och vilka avvikelser som identifierats. Av vår granskning kan vi även konstatera att rutinen för att återrapportera delegationsbeslut till styrelsen inte efterlevs. I styrelsens reglemente och befogenhetsplan 14 framgår tydligt att beslut enligt delegation från styrelsen ska anmälas vid styrelsens ordinarie samanträden. Styrelsen bör i detta avseende säkerställa att rutinen följs så att sådan återrapportering görs. Vi kan även konstatera att dokumenten befogenhetsplan och delegationsordning antogs av styrelsen senast 2011 respektive Vi bedömer att styrelsen bör överväga en revidering av de två dokumenten. Sammantaget bedömer vi att styrelsen mer aktivt behöver ta del av och följa upp att den interna kontrollkedjan fungerar i enlighet med de anvisningar som tagits fram. Vi ser det som viktigt att styrelsen säkerställer att ansvar och befogenheter tydliggörs och efterlevs i enlighet med de styrdokument som finns. Detta för att säkerställa att uppgifter och ansvar mellan styrelsen och förvaltningen är tydlig. Styrelsen bör förvissa sig om att återrapportering sker och bör använda resultatet som underlag för att kunna utvärdera det samlade systemet för intern kontroll. Detta gäller såväl det interna kontrollarbetet vid Kungälvs sjukhus som vid Frölunda specialistsjukhus eftersom samma brister identifierats i uppföljnings- och utvärderingssystemet vid båda sjukhusen Ekonomisk uppföljning Styrelsen har i enlighet med ägarutskottets beslut tagit fram en åtgärdsplan. Planen har kompletteratas utifrån den ursprungliga plan som togs fram Det finns en samsyn och hög medvetenhet bland samtliga intervjuade i styrelsen att åtgärder måste vidtas för att nå en ekonomi i balans. Vi kan av prokollen konstatera att verksamhetens ekonomi och större avvikelser följs upp kontinuerligt i samband med styrelsens sammanträden. Detta är i linje med det ansvarsområden som finns för styrelsen och som har konkretiserats i styrelsens arbetsordning vad gäller rutiner för behandling av särskilda ekonomiska ärenden såsom årsbokslut, delårsrapport och budgetmöten. Det uppges finnas ett tydligt budskap från ägarutskottet att styrelsen i sin åtgärdsplan ska tydliggöra de åtgärder som ska vidtas för att nå en ekonomi i balans. Utifrån den åtgärdsplan som föreligger, kan vi konstatera att inga effekter för perioden 2013 till och med delårsrapporten i augusti 2014 har uppnåtts. Vi bedömer detta som anmärkningsvärt då detta utgör årets sista kvartal samt att flera av punkterna kvarstår sedan 2013 års plan. Vi bedömer även att det föreligger en hög grad av osäkerhet i vilken mån effekterna kan realiseras eftersom det vid delårsrapporten per augusti 2014 redovisas en förväntad effekt som sträcker sig mellan 8,6-21,6 mnkr, samtidigt som det i rapporten konstateras att inga prognostiserade effekter kan påvisas. Vår bedömning är att försök gjorts för att hitta lämpliga åtgärder men att dessa inte varit tillräckliga. 14 Ansvar och befogenheter för Kungälvs sjukhus, Dnr KS 3/

136 Med utgångspunkt från den ekonomiska situation som Kungälvs sjukhus befinner sig i, bedömer vi att styrelsen inte i tillräcklig omfattning tydliggjort vilka åtgärder som ska vidtas för att nå en ekonomi i balans. Vi efterfrågar en ökad diskussion och analys från styrelsens sida kring varför åtgärderna ej fått avsedd effekt. Vid granskning av styrelsens protokoll kan vi se att åtgärdsplanen behandlats vid styrelsemötena. Dock kan vi inte utläsa vilket resonemang som förts. 25

137 5. Samlad bedömning I detta kapitel lämnas en samlad bedömning utifrån revisionsfrågorna Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Har styrelsen för Kungälvs sjukhus beaktat regionfullmäktiges mål och uppdrag i sin budget och verksamhetsplan? o o Om inte, har styrelsen gjort riskbedömningar i relation till fullmäktiges mål i andra former? Om sådana riskbedömningar har genomförts har styrelsen kompletterat dessa med andra former av riskbedömningar i relation till fullmäktiges mål? Bedömning Vi kan konstatera att styrelsen i sin detaljbudget och verksamhetsplan 2014 beaktat de regionövergripande mål och uppdrag som angetts av regionfullmäktige. Det förekommer variationer huruvida styrelsen tydliggjort indikatorer och aktiviteter för varje mål som synliggör hur målen ska mätas och följas upp. Vad gäller de uppdrag som fastställs av regionfullmäktige saknas tydliggörande i form av indikatorer och aktiviteter som tydliggör hur uppdragen ska uppnås. Pågående utvecklingsarbete i regionen avseende målstyrningen bedömer vi i viss mån ha påverkat styrelsens förutsättningar att ta fram en ändamålsenlig målstruktur. Vår bedömning är att styrelsen bör utveckla målstyrningskedjan så att det tydligt framgår hur framtagna mål ska mätas och utvärderas. Har styrelsen för Kungälvs sjukhus gjort en riskbedömning som ligger till grund för internkontrollplanen? Har styrelsen säkerställt att budget och verksamhetsplan för Kungälvs sjukhus har beretts tillräckligt för att styrelsen ska kunna fatta nödvändiga beslut? Det saknas en dokumenterad riskbedömning som ligger till grund för den interna kontrollplan som antagits av styrelsen. Styrelsen har inte genomfört någon annan systematisk riskbedömning i förhållande till regionfullmäktiges mål. Av intervjuerna kan vi konstatera att risker kopplade till verksamheten diskuteras löpande. Dock saknar styrelsen ett samlat system för att systematiskt identifiera och dokumentera verksamhetens risker. Vår bedömning är att styrelsen bör ta fram en dokumenterad riskbedömning som ligger till grund för styrelsens arbete med interna kontroll. Granskningen visar att styrelsens beslut om budget 2014, utgår från regionstyrelsens anvisningar för budget och bygger på den vårdöverenskommelse som slutits med HSN4. Vår bedömning är att styrelens beredning av budget och verksamhetsplan och de underlag som ligger till grund för beslut kan utvecklas. Se vidare bedömning 26

138 avseende målstyrning. Är styrelsens beslut om budget och verksamhetsplan för Kungälvs sjukhus tydligt så att verksamheten ges förutsättningar att klara sitt uppdrag vad gäller vårdvolymer och vårdkvalitet inom givna ekonomiska ramar? Har styrelsen tillsett att sjukhusets organisation är utformad på ett sätt, där ansvar och befogenheter tydliggjorts, så att en god styrning och kontroll kan säkerställas? Har styrelsen säkerställt att Kungälvs sjukhus har en tillräcklig uppföljning och rapportering av internkontrollplanen till styrelsen? o Har styrelsen säkerställt att Kungälvs sjukhus i övrigt har en tillräcklig uppföljning och rapportering av verk-samhetens utveckling i relation till fullmäktiges mål? Styrelsen har i diskussioner med HSN4 påtalat att de ekonomiska förutsättningarna inte är i relation till det uppdrag som ska utföras. Enligt styrelsen finns det en förståelse från HSN4 i frågan. Styrelsen har även i dialoger med ägarutskottet blivit ålagd att klargöra vilka insatser styrelsen ska vidta för att minska underskottet. Vår bedömning är att risk finns att styrelsen fått dubbla budskap kring vilka förutsättningar som finns för att klara överenskommet uppdrag. Detta bedömer vi ha påverkat styrelsens förutsättningar för att aktivt och tydligt styra verksamheten utifrån de ekonomiska ramar som givits. Styrelsen har utifrån reglementet fastställt en arbetsordning för styrelsen, befogenhetsplan samt delegationsordning. Dessa dokument utgör de styrdokument som ska säkerställa att ansvar och befogenheter tydliggörs. Granskningen visar att det inte sker någon återrapportering till styrelsen av delegationsbeslut, vilket ska ske enligt reglementen och övergripande styrdokument. Vi kan även konstatera att ovan nämnda styrdokument inte uppdaterats kontinuerligt. Vår bedömning är att styrelsen bör tillse att ansvar och befogenheter är tydliggjorda så att en god styrning och kontroll kan säkerställas. Av intervjuer och protokollgranskning kan vi konstatera att styrelsen årligen fastställer en internkontroll plan. Dock saknas i enlighet med de anvisningar som finns för styrelsens uppföljning av den interna kontrollen en dokumenterad sammanställning och återrapportering. Den interna kontrollplanen har enligt de intervjuade inte förändrats nämnvärt de senaste åren. I protokoll saknas information kring vilket resonemang styrelsen fört kring verksamhetens risker. Systematisk återrapportering av måluppföljning sker i samband med delårs- och årsbokslut. I övrigt har inga specifika insatser gjorts eller efterfrågats av styrelsen med avseende på verksametens utveckling i relation till fullmäktiges mål. Granskningen visar att utformningen av ekonomiska rapporter och analyser av avvikelser inte till fullo följer regionstyrelsens anvisningar. Vår bedömning är att styrelsen inte i tillräcklig utsträckning förvissat sig om att Kungälvs sjukhus har 27

139 en tillräcklig uppföljning och rapportering av den interna kontrollplanen. Vi bedömer även att styrelsen bör utveckla analys- och prognosarbetet. Har styrelsen säkerställt att den har tillräckligt underlag för att fatta beslut om eventuella åtgärdsplaner om verksamhetens utveckling avviker från den planerade? Har styrelsen fattat beslut som tydliggjort för verksamheten vilka åtgärder som skall vidtas för att nå en ekonomi i balans? Av granskningen förefaller det otydligt i vilken mån styrelsen säkerställt tillräckliga underlag som grund för beslutad åtgärdsplan. Vi kan konstatera att åtgärdsplanen inte medfört någon effekt. Vår bedömning är att styrelsen i ökad utsträckning bör efterfråga fördjupad analys av de underlag som ligger till grund för åtgärdsplanen. Styrelsen har fattat beslut om en åtgärdsplan som avser perioden Viss revidering av planen har skett under Vid granskning av senaste delårsrapporten framgår inte i vilken utsträckning styrelsen bedömer vilka åtgärder som kommer realiseras och effekten av dessa. Enligt vår bedömning förekommer en hög osäkerhet i vilken mån dessa kommer att uppnås. Vår bedömning är att styrelsen inte i tillräcklig omfattning vidtagit åtgärder för att tydliggöra vilka åtgärder som ska vidtas för att nå en ekonomi i balans Slutsats och rekommendationer Granskningens syftade till att bedöma om styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus bedriver en tydlig, aktiv och ändamålsenlig intern styrning och kontroll med avseende på Kungälvs sjukhus. Inriktningen på granskningen har varit att granska hur styrelsen säkerställer att verksamheten arbetar i enlighet med de av regionfullmäktige fastställda målen och uppdragen. Vår sammanfattande slutsats utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus inte säkerställt en tillräcklig styrning och kontroll avseende Kungälvs sjukhus. Vi bedömer att styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus måste utveckla och ta ett helhetsgrepp kring nuvarande styr- och uppföljningssystem. Detta för att säkerställa att väsentliga delar för verksamheten såsom mål, ekonomi och intern kontroll återrapporteras och följs upp på ett ändamålsenligt och tillräckligt sätt. Utifrån granskningens resultat rekommenderar vi Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus att: Säkerställa att budgeten utgör ett effektivt styrinstrument för att styra och följa upp verksamheten. Utveckla och tydliggöra målstyrningskedjan så att det klart framgår hur regionfullmäktiges mål och uppdrag ska mätas och utvärderas. 28

140 Ta fram en dokumenterad riskbedömning som ligger till grund för styrelsens interna kontrollplan. Säkerställa att samtliga delegationsbeslut återrapporteras till styrelsen. Efterfråga en skriftlig återrapportering av den interna kontrollplanen som grund för utvärdering av Kungälvs sjukhus samlade system för intern kontroll. Utveckla ekonomistyrningen vad gäller prognoser och avvikelser. Mera kraftfullt styra och följa upp att beslutad åtgärdsplan får effekt i verksamheten. Göteborg den 19 november 2014 Ida Brorsson Certifierad kommunal yrkesrevisor EY Marcus Gustafson Revisor EY Liselott M Daun Kvalitetssäkrare EY 29

141 Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Joakim Larsson Lisbeth Sundén Andersson Henrik Nilsson Frode Slinde Marianne Nilsson Kungälvs sjukhus Sjukhusdirektör Ekonomichef Frölunda Specialistsjukhus Sjukhusdirektör Ekonomichef Dokumentförteckning Detaljbudget 2013 och 2014, Västra Götalandsregionen Protokoll avseende 2013 och 2014, Central samverkansgrupp (CSG) Protokoll avseende 2013 och 2014, Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Reglemente för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus, RF 19 oktober 2010, 159. Arbetsordning för styrelsens för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus, Dnr Styr KS FSS Delårsrapporter mars och augusti 2013 och 2014, Kungälvs sjukhus Delårsrapporter mars och augusti 2013 och 2014, Frölunda Specialistsjukhus Årsredovisning 2013, Kungälvs sjukhus Årsredovisning 2013, Frölunda Specialistsjukhus Detaljbudget och verksamhetsplan 2013 och 2014, Kungälvs sjukhus Detaljbudget och verksamhetsplan 2013 och 2014, Frölunda Specialistsjukhus 30

142 Investeringsbudget 2013 och 2014, Kungälvs sjukhus Investeringsbudget 2013 och 2014, Frölunda specialistsjukhus Vårdöverenskommelse 2013 och 2014, Kungälvs Specialistsjukhus och HSN 4 Vårdöverenskommelse 2013 och 2014, Frölunda Specialistsjukhus och HSN 5 Tilläggsöverenskommelse 2013 och 2014, Kungälvs Specialistsjukhus och HSN 4 Tilläggsöverenskommelse 2013 och 2014, Frölunda Specialistsjukhus och HSN 4 Åtgärdsplan 2013 och 2014, Kungälvs sjukhus Ägarplan för SÄS, NU och KS, Regionstyrelsen, ärende 12 Internkontrollplan 2013 och 2014, Kungälvs sjukhus, Dnr FSS 35/ Internkontrollplan 2013 och 2014, Frölunda Specialistsjukhus, Dnr 0/ Delegationsordning Kungälvs sjukhus, Dnr KS 0/ Delegationsordning Frölunda Specialistsjukhus, Dnr FSS 35/ Ansvar och befogenheter för Kungälvs sjukhus (Befogenhetsplan), Dnr KS 3/ Befogenhetsplan Frölunda Specialistsjukhus, Dnr FFS 35/ Ärendehandbok - riktlinjer för ärendeberedning inom Västra Götalandsregionen, upplaga 1 - mars

143 Bilaga 2: Revisionskriterier Definitoner Med utgångspunkt från granskningens revisionskriterier avses följande vid begreppsanvändning av ändamålsenlig verksamhet och tillräcklig intern styrning. Definitionen utgår från den beskrivning som ges i God revisionssed i kommunal verksamhet (2010). Om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt Att verksamheten efterlever och lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Det innebär också att verksamheten skapar avsedd effekt för medborgare som berörs av verksamheten i enlighet med fullmäktiges målsättning. Om den interna kontrollen är tillräcklig Det innebär att den kontroll som görs inom styrelser och nämnder är tillräcklig, dvs. styrning, ledning, uppföljning och kontroll är tydlig, aktiv och ändamålsenlig. Vår definition av intern kontroll Intern kontroll definieras som en process som syftar till att stärka organisationens styrning och som ska säkerställa god ordning avseende verksamhet, rapportering och regelefterlevnad. COSO-modellen 15 är den modell för intern kontroll som är mest vedertagen. För att uppnå en tillfredsställande intern kontroll har fem komponenter som är centrala den interna kontrollen identifierats enligt denna modell: Kontrollmiljön Riskhanteringen Kontrollaktiviteter Information/kommunikation Utvärdering/uppföljning Riskhantering innefattar bland annat att identifiera, värdera och hantera relevanta risker. Kontrollaktiviteter innebär bland annat att välja och utveckla kontrollåtgärder som bidrar till att minska riskerna till acceptabla nivåer. Kommunallag I kommunallagens 6 kap 7 regleras styrelsens ansvar för verksamheten. I paragrafen fastslås att styrelsen skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Styrelsen ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 15 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. 32

144 Regionfullmäktiges övergripande mål och uppdrag Regionfullmäktige har i budgeten 2014 antagit övergripande mål och uppdrag till nämnder och styrelser. Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus har i detaljbudget och verksamhetsplan 2014 beskrivit hur styrelsen kommer att arbeta med de övergripande målen och uppdragen under året. Nedbrytning har skett för en del av målen. Regionfullmäktiges övergripande mål Västra Götalandsregionens egna verksamheter ska vara föregångare i miljöarbetet Nedbrytning av mål, Kungälv sjukhus Utsläppen av lustgas ska minska Användningen av miljö- och hälsofarliga ämnen ska minska Regionstyrelsen och kommittén för rättighetsfrågor ansvarar för att regionens verksamheter ska vara tillgängliga för alla invånare Ej tillämpligt Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnderna ska säkerställa att patienterna erbjuds vård inom de fastställda garantitiderna Vårdgarantin Väntetid till läkare på akutmottagning Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnderna ska säkerställa en kvalitetsdriven vård i hela Västra Götaland Vårdrelaterade infektion i somatisk slutenvård Antal beläggningar på sjukhuset per 100 vårdplatser Andel patienter inom cancervård som får behandlingsbeslut inom målnivå Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnderna ska erbjuda invånarna en sammanhållen vård oavsett vårdnivå eller vårdgivare Ej tillämpligt Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnderna ska säkerställa att vården är jämlik och jämställd Regionstyrelsen ska trygga den långsiktiga kompetensförsörjningen Regionstyrelsen ska stärka regionen som en attraktiv arbetsgivare Könsskillnad i hjärtsjukvård Könsskillnad i strokesjukvård Antalet sjuksköterskor som får sin specialistutbildning betald av regiongemensamma medel Kostnad för bemanningsläkare och bemanningssjuksköterskor Andel anställda med erbjuden heltidsanställning Andel chefer som genomgått utbildning i genuskompetent ledarskap Andelen medarbetare som upplever arbetsmiljön som god i medarbetarenkäten Andelen anställda som har en kompetensutvecklingsplan Andelen tillfälliga anställningar Regionfullmäktiges uppdrag Beskrivning av åtgärder för att nå uppdraget Alla verksamheter ska ha kostnadskontroll och redovisa ekonomisk balans Omställningen och utökningen av vårdplatsorganisationen behöver klaras inom 2013 års kostnadsnivå uppräknat med index. Ökad tillströmning till akutsjukvården och behovet av intensivvård ställer ytterligare krav på effektivisering och strukturella åtgärder inom sjukhuset. Sjukhusets åtgärdsplan kommer att utökas med utgångspunkt från ovanstående beskrivningar. Alla verksamheter ska arbeta för att öka sin produktivitet och effektivitet En utökad somatisk vårdplatsorganisation kommer ge förutsättningar för ett effektivare patientflöde, vilket bör ge 33

145 en ökad produktion. I kombination med utökningen av åtgärdsplanen bör produktiviteten förbättras under Övergripande styrdokument De väsentliga styrdokument och riktlinjer som med utgångspunkt från granskningen reglerar styrelsens uppgifts- och ansvarsfördelning av intern styrning och kontroll anges i nedanstående tabell. Styrdokument Antaget Innehåll Reglemente för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Arbetsordning för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Delegationsordning för Kungälvs sjukhus Ansvar och befogenheter för Kungälvs sjukhus (befogenhetsplan) Riktlinjer för ärendeberedning i Västra Götalandsregionen Anvisningar för uppföljning av ekonomiska rapporter Anvisningar för Styrelsens uppföljning av den interna kontrollen inom Kungälvs sjukhus respektive Frölunda Specialistsjukhus Antaget av regionfullmäktige 19 oktober 2010, 159. Ändringar enligt RF 177/10 har införts. Fastställd av Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus , senast reviderad Fastställd av Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Fastställd av Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Antaget av regionstyrelsen , 354 (tidigare fanns inga regiongemensamma beredningsrutiner). Skickas ut av regionstyrelsen i samband med delårs- och årsredovisning. Fastställd av Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Reglerar b.la. styrelsens ansvarsområden, uppgifter och de särskilda föreskrifter som finns för verksamheten. Därtill anges föreskrifter för styrelsens ärendehandläggning, skriftväxling och delegation. Utgör ett komplement till bestämmelserna i kommunallag och det av regionfullmäktige antagna reglementet för styrelsen. Beskriver b.la styrelsens arbetsformer, rutiner för sammanträden samt rutiner för behandling av särskilda ärenden. Anger de beslut som delegerats av styrelsen. Beslut som delegerats omfattar ärendetyper såsom styrelsen, organisation, personal och förhandlingsärenden samt upphandling och avtal utom kollektivavtal samt ekonomi. Befogenhetsplanen anger den nivå som beslut får fattas på. Planen är en förlängning av den delegationsordning som styrelsen fastställt för sjukhuset. I planen anges förteckning över verkställighetsbeslut och delegationsbeslut och principerna för dessa. Beskriver regiongemensamma riktlinjer för ärendeberedning. I beslutet framgår att Ärendehandboken (upplaga 1 mars 2014) ska utgöra riktlinjer för ärendeberedning i Västra Götalandsregionen. Avser anvisningar från texthanteringssystemet Cockpit. Anger vilka delar som ska ingå i de ekonomiska rapporterna och hur dessa ska kommenteras. Anger anvisningar för hur den interna kontrollen ska styras och följas upp. 34

146 Reglemente för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus I styrelsens uppgifter ingår att: Att verkställa de uppdrag som årligen överenskommes med hälso- och sjukvårdsnämnderna samt bedriva den hälso- och sjukvård som åligger verksamheten enligt lag och enligt av regionen ingångna avtal. Vidare framgår att styrelsen ska Bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten i enlighet med regionfullmäktiges beslut. Följa direktiv som regionstyrelsen lämnar i sin roll att samordna och ha uppsikt över regionens verksamheter. Uppmärksamt följa utvecklingen inom sitt område. Ansvara för att vården bedrivs med professionell kompetens och säkra en hög kvalitet på det medicinska och vårdmässiga omhändertagandet av patienten. Samråda med hälso- och sjukvårdsnämnderna om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansieringen av de ökade driftskostnaderna till följd av investeringarna. Rapportera om ekonomi, prestationer och kvalitet i enlighet med regionens anvisningar. Styrelsen ska svara för allmän information i frågor som rör styrelsens verksamhetsområde. Delegationsbeslut ska fattas i styrelsens namn. Handlingarna ska undertecknas av delegaten. Beslut enligt delegation ska anmälas till styrelsen. Delegationsordning för Kungälvs sjukhus I delegationsordningen framgår de beslut som delegerats av styrelsen. Beslut som delegerats omfattar ärendetyper såsom styrelsen, organisation (att förvaltningschef beslutar om övergripande organisation inom förvaltningen), personal och förhandlingsärenden samt upphandling och avtal utom kollektivavtal samt ekonomi. Vad gäller ekonomi framgår beslut avseende att ta emot gåva, beslut om investeringar etc. Riktlinjer för ärendeberedning i Västra Götalandsregionen Enligt beslut från regionstyrelsen ska ärendehandboken utgöra riktlinjer för ärendeberedning i Västra Götalandsregionen. I ärendehandboken illustreras ärendeprocessen utifrån stegen; initiera, bereda, besluta och avsluta, vilket ska vara utgångspunkt för nämndernas ärendebredning. Tidigare saknades regiongemensamma beredningsrutiner. Under rubriken bereda anges att innan en nämnd behandlar ett ärende ska förvaltningen lämna ett tjänsteutlåtande. Detta bygger på en redovisning och bedömning av ärendet baserat på förvaltningens specialistkompetens. I riktlinjerna betonas att det i förslag till beslut ska bedömas och föreslå hur förslagen ska genomföras och vem som är ansvarig för att detta sker. Det ska även klargöras om och hur uppföljning av beslutet ska gå till. 35

147 Ärende 5

148 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Administrativa avdelningen Handläggare: Monika Göransson Telefon: E-post: monika.goransson@vgregion.se Till regionstyrelsen Yttrande över remiss avseende förslag till föreskrifter om driftsäkerhet och därtill hörande konsekvensutredning samt upphävande av PTS allmänna råd (PTSFS 2007:2) Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen avger yttrande enligt upprättat förslag till Post- och telestyrelsen (PTS) Sammanfattning av ärendet Västra Götalandsregionen har fått möjlighet att yttra sig över rubricerad remiss från PTS. Regionen ställer sig positiv till förslaget som helhet men ser behov av en utvidgning av regleringen som bättre tillgodoser behov av driftsäkerhet för samhällsviktig verksamhet. Regionstyrelsen avger Västra Götalandsregionens yttrande. Beredning Administrativa avdelningen, säkerhetsenheten har tagit fram förslag till yttrande med representation från VGR IT. Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Postadress: Regionens Hus Skövde Besöksadress: Hertig Johans gata 6, Skövde Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

149 Västra Götalandsregionen 2 (2) Bilaga 1. Yttrande över remiss avseende förslag till föreskrifter om driftsäkerhet och därtill hörande konsekvensutredning samt upphävande av PTS allmänna råd (PTSFS 2007:2) Postadress: Regionens Hus Skövde Besöksadress: Hertig Johans gata 6, Skövde Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

150 1 (2) Förslag till remissyttrande Datum Diarienummer RS Ert diarienummer Post- och telestyrelsen (PTS) Yttrande över remiss avseende förslag till föreskrifter om driftsäkerhet och därtill hörande konsekvensutredning samt upphävande av PTS allmänna råd (PTSFS 2007:2) Det är i första hand som intressent med samhällskritisk verksamhet som förslaget är granskat. Västra Götalandsregionen (VGR) ser positivt på förslaget i sin helhet och instämmer i konsekvensutredningens slutsatser även om förslaget inte täcker hela behovet av reglering. Förslaget på föreskrift omfattar enbart tillhandahållarens egna interna arbete och det finns inga krav på rapporteringsskyldighet till vare sig PTS eller kund. Det är en brist att det inte finns något som skiktar kraven kopplat till kundkategori. Det är en stor skillnad i kraven från en enskild slutanvändare och kraven från samhällsviktig verksamhet. Konstruktionen är avsedd att uppnå en grundnivå av driftsäkerhet och att kunder med högre krav på driftsäkerhet ska säkerställa detta i avtal med leverantör. Det innebär att det finns en mängd generiska krav som måste drivas i en serie av upphandlingar över tid av ett stort antal aktörer som inte har någon samordnad kravställning och som är små jämfört med huvudleverantörerna på marknaden. Det finns visserligen en vägledning från PTS (Robust elektronisk kommunikation vägledning för användare vid anskaffning PTS-ER-2011:16) men denna uppfattas inte vara tillräcklig. Föreskriften ställer krav på att konsekvenser som kan uppstå när kritiska verksamhetsdelar helt eller delvis upphör att fungera, ska analyseras. Här konstateras att kravet inte på något sätt omfattar att bedöma konsekvens hos kund. På viss övergripande nivå borde leverantör ha en skyldighet att ha en koppling mellan kundkategori och allvarlighetsgrad vid avbrott. avseende krav på redundans och reservkraftförsörjning är enbart kopplade till antal anslutningar och saknar helt koppling till kundkategori eller allvarlighetsgrad vid avbrott. Robusta kommunikationsnät är en förutsättning för regionens verksamhet och för att VGR ska kunna fullgöra sin uppgift i samhället. Därför ser vi positivt på en utvidgning av reglering för driftsäkerhet som i ett visst skikt även omfattar gränsytan mellan leverantör och kund. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

151 Remissyttrande från Regionstyrelsen, (2) Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen Jonny Magnusson Ordförande Ann-Sofi Lodin Regiondirektör

152 Ärende 6

153 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet Handläggare: Frida Bjurström Telefon: E-post: Till regionstyrelsen Yttrande över Kemikalieinspektionens redovisning av regeringsuppdrag om utfasning av fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater i Sverige Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen avger yttrande enligt miljönämndens förslag. Sammanfattning av ärendet Västra Götalandsregionen har av Regeringskansliet fått möjlighet att yttra sig över Kemikalieinspektionens redovisning av regeringsuppdrag om utfasning av fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater i Sverige. Beredning Miljönämnden har den 29 januari 2015 tagit fram ett förslag till yttrande. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilagor Förslag till yttrande Tjänsteutlåtande daterat Miljönämndens beslut , 8 Besluten skickas till Regeringskansliet: m.registrator@regeringskansliet.se kopia till christina.malmros@regeringskansliet.se + miljönämnden Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

154

155 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer MN Västra Götalandsregionen Miljösekretariatet Handläggare: Jens Strömberg Telefon: E-post: jens.stromberg@vgregion.se Till miljönämnden Yttrande över Kemikalieinspektionens redovisning av regeringsuppdrag om utfasning av fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater i Sverige Förslag till beslut 1. Miljönämnden godkänner yttrandet och skickar det till regionstyrelsen för ställningstagande. Miljönämndens förslag till regionstyrelsens beslut: 1. Regionstyrelsen godkänner yttrandet och skickar det till regeringskansliet. Sammanfattning av ärendet Västra Götalandsregionen har av Regeringskansliet fått möjlighet att yttra sig över Kemikalieinspektionens redovisning av regeringsuppdrag om utfasning av fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater i Sverige. Västra Götalandsregionen lämnar synpunkter på avsnitt 4.3.6: Medicintekniska produkter samt 7.5: Upphandling. Västra Götalandsregionen Vill betona behovet av nationellt upphandlingsstöd för att samordna miljökravställande i upphandling av medicinteknisk förbrukningsmaterial som Kemikalieinspektionen skriver i avsnitt 7.5 Vill särskilt betona behovet av stärkt nationell samordning för substitution och därmed efterfrågan på produkter utan fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater Vill betona behovet av att Sverige och Kemikalieinspektionen verkar för globala regelverk för att undvika farliga ftalater i medicinteknisk förbrukningsmaterial och andra produktområden där tillverkningen i huvudsak sker utanför Sverige och EU Saknar information om utfasningsarbete som bedrivs av tillverkare av medicinteknisk förbrukningsmateriel som tas upp i avsnitt Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

156 Datum (2) Diarienummer MN Miljösekretariatet Peter Holmberg Förvaltningschef Viveca Reimers Enhetschef Bilaga Yttrande över Kemikalieinspektionens redovisning av regeringsuppdrag om utfasning av fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater i Sverige daterat Sammanfattning från Remiss Kemikalieinspektionens rapport (2) Beslutet skickas till Regionstyrelsen, regionstyrelsen@vgregion.se Efter regionstyrelsens beslut: Skickas per e-post till regeringskansliet: m.registrator@regeringskansliet.se kopia till Christina Malmros: christina.malmros@regeringskansliet.se senast den 31 mars 2015

157 1 (2) Remissyttrande Datum Diarienummer RS Skickas per e-post till regeringskansliet: kansliet.se kopia till Christina Malmros: sliet.se Yttrande över Kemikalieinspektionens redovisning av regeringsuppdrag om utfasning av fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater i Sverige Referens: Kemikalieinspektionens redovisning av regeringsuppdrag om utfasning av fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater i Sverige M2014/2776/Ke Sammanfattning Västra Götalandsregionen har av Regeringskansliet fått möjlighet att yttra sig över Kemikalieinspektionens redovisning av regeringsuppdrag om utfasning av fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater i Sverige. Västra Götalandsregionen lämnar synpunkter på avsnitt 4.3.6: Medicintekniska produkter samt 7.5: Upphandling. Västra Götalandsregionen Vill betona behovet av nationellt upphandlingsstöd för att samordna miljökravställande i upphandling av medicintekniskt förbrukningsmaterial som Kemikalieinspektionen skriver i avsnitt 7.5 Vill särskilt betona behovet av stärkt nationell samordning för substitution och därmed efterfrågan på produkter utan fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater Vill betona behovet av att Sverige och Kemikalieinspektionen verkar för globala regelverk för att undvika farliga ftalater i medicintekniskt förbrukningsmaterial och andra produktområden där tillverkningen i huvudsak sker utanför Sverige och EU Saknar information om utfasningsarbete som bedrivs av tillverkare av medicinteknisk förbrukningsmateriel som tas upp i avsnitt Avsnitt 4.3.6: Medicintekniska produkter Västra Götalandsregionen saknar information om tillverkarnas utfasningsarbete i detta avsnitt. Avsnittet innehåller information om landstingens utfasningsarbete regionalt och nationellt tillsammans med information från danska miljödepartementet, men ingen information om läge och eventuella planer för utfasning av ftalater hos tillverkare av medicinteknisk förbrukningsmateriel. Eftersom övriga avsnitt innehåller information från motsvarande aktörer borde samma sak gälla även för detta avsnitt. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

158 (2) Västra Götalandsregionen har genomfört betydande utfasningar av ftalater med hjälp av kravställande i upphandling. Bland annat genom att ersätta PVC och DEHP med nitril i medicinska undersökningshandskar vilket medfört att cirka 100 ton PVC respektive DEHP undviks per år i Västra Götalandsregionens verksamheter. Vidare har DEHP fasats ut i bland annat injektions- och infusionsprodukter, matningssonder, dränage- och sugprodukter och tappningskatetrar. Västra Götalandsregionen vill betona behovet av stärkt nationell samordning för substitution och därmed efterfrågan på produkter utan fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater. Nuvarande situation är att det på nationell nivå finns en sammankallande funktion (Nationella substitutionsgruppen hos Upphandlingsstödet på Konkurrensverket) som bedrivs i nätverksform. För stärkt nationell samordning behöver aktiviteter genomföras som skapar efterfrågan, utveckling och inköp av produkter utan fortplantningsstörande och hormonstörande ftalater. Västra Götalandsregionen vill betona att Sverige och Kemikalieinspektionen verkar för globala regelverk för att undvika farliga ftalater i medicinteknisk utrustning samt övriga produktområden som redovisas. Detta eftersom tillverkningen ofta sker utanför Sverige och EU. Framgångsrikt kravställande har skett och sker även fortsättningsvis, men utmaningen är alltid stor att formulera krav på rätt sätt så att de når tillverkaren via företagens svenska säljrepresentanter. Avsnitt 7.5: Upphandling Västra Götalandsregionen vill betona behovet av nationellt upphandlingsstöd för att samordna miljökravställande i upphandling av medicintekniskt förbrukningsmaterial som Kemikalieinspektionen skriver. Önskvärt vore krav kopplade till standardiserade produktbenämningar eftersom landstingens och regionernas upphandlingar ofta är upplagda på olika sätt, innehåller olika urval av produkter och har olika namn. Västra Götalandsregionen Johnny Magnusson Regionstyrelsens ordförande Ann-Sofi Lodin Regiondirektör

159 Ärende 7

160 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet Handläggare: Frida Bjurström Telefon: E-post: Till regionstyrelsen Yttrande över Energi- och klimatstrategi för Borås Stad Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen avger yttrande enligt miljönämndens förslag. Sammanfattning av ärendet Västra Götalandsregionen har inbjudits att yttra sig över Energi- och klimatstrategi för Borås Stad. Borås Stads klimatarbete är av intresse för att nå målet om en fossiloberoende region 2030 i Klimatstrategi för Västra Götaland. Beredning Miljönämnden har den 29 januari 2015 tagit fram ett förslag till yttrande. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilagor Förslag till yttrande Tjänsteutlåtande daterat Miljönämndens beslut , 9 Besluten skickas till Borås Stad: miljo@boras.se Miljönämnden Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

161

162 Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer MN Västra Götalandsregionen Miljösekretariatet Handläggare: Tomas Österlund Telefon: E-post: tomas.osterlund@vgregion.se Till miljönämnden Remissyttrande över Energi- och klimatstrategi för Borås Stad Förslag till beslut Miljönämnden beslutar följande: 1. Miljönämnden godkänner yttrandet över Energi- och klimatstrategi för Borås Stad och skickar det till regionstyrelsen för vidare behandling. Miljönämnden föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen godkänner yttrandet över Energi- och klimatstrategi för Borås Stad och skickar det till Borås Stad senast den 1 mars Sammanfattning av ärendet Västra Götalandsregionen har inbjudits att yttra sig över remissen. Borås Stads klimatarbete är av intresse för att nå målet om en fossiloberoende region 2030 i Klimatstrategi för Västra Götaland. Utsläppen av växthusgaser har minskat med 30 procent i Borås medan motsvarande siffra är 15 procent för landet och 8 procent för Västra Götaland. Yttrandet fokuserar på att få en samordnad målstruktur samt på områden där Västra Götalandsregionen ser goda samarbetsmöjligheter med Borås Stad för att uppnå klimatmålen. Miljösekretariatet Peter Holmberg Förvaltningschef Beslutet skickas till Regionstyrelsen för vidare hantering, regionstyrelsen@vgregion.se Efter regionstyrelsens beslut: Borås Stads miljöförvaltning, miljo@boras.se senast den 1 mars 2015 Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

163 1 (2) Remissyttrande Datum Diarienummer RS Borås Stad Miljöförvaltningen Borås Remissyttrande över Energi- och klimatstrategi för Borås Stad Västra Götalandsregionen har fått möjlighet att yttra sig över rubricerad remiss i skrivelse daterad 16 december Västra Götalandsregionen (VGR) ser positivt på Borås Stads Energi- och klimatstrategi. Den är ambitiös och i linje med Klimatstrategi för Västra Götaland som Borås Stad har undertecknat. Ett framgångsrikt klimat- och energiarbete i Borås har stor betydelse för Sjuhäradsbygden och för hela Västra Götalands klimatarbete. Det vore därför önskvärt att Borås målsättningar i högre grad liknar Västra Götalandsregionens och länsstyrelsens. Ur kommunikationssynpunkt är det viktigt att Borås uttrycker en vilja för fossiloberoende 2030 i enlighet med Västra Götalands klimatstrategi. Det saknas en jämförbar målstruktur. För att lättare kunna samverka i klimatarbetet rekommenderas att man antar liknande mål som EU 2020, där det idag finns såväl europeiska som nationella och regionala mål (på förslag) för växthusgasreduktion, energieffektivitet och andel förnybar energi. De målår som Västra Götalandsregionen rekommenderar är 2020 och För att strategierna ska bli verkningsfulla krävs kraftfulla åtgärder. Åtgärderna finns bland Borås miljömål samt som uppdrag till de olika nämnderna att ta fram utifrån strategierna. Det är viktigt att dessa blir bra och här kan Västra Götalandsregionen bidra genom samarbete i de delar som sammanfaller med Västra Götalandsregionens uppdrag. Det gäller inte minst för åtgärder som kräver beslut nationellt eller av EU. Västra Götalandsregionens möjligheter att bidra till Borås Stads klimatarbete tror vi främst kan ske genom följande insatser: - Samverkan inom tillväxt- och utvecklingsstrategin Västra Götaland 2020 och de genomförandeprogram som tas fram av Boråsregionens kommunalförbund och genom de medel Västra Götalandsregionen bidrar med till genomförandet. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

164 (2) - Västra Götalandsregionens handlingsprogram inom energi, transporter, livsmedel och handlingsplanen för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster - Överenskommelser inom Smart Energi - En nyligen startad process utifrån Klimatstrategi för Västra Götaland för hur vi kan nå målet med ett gott liv i en fossiloberoende region Erfarenhetsutbyte med Västra Götalandsregionen eftersom vi har många liknande utmaningar som stora organisationer. Västra Götalandsregionen anser utifrån de föreslagna strategierna att: - Borås har en stor outnyttjad potential när det gäller vindkraft - Borås har genom sitt näringsliv en unik möjlighet att utveckla hållbar logistik - Borås bör ha en fortsatt aktiv roll i Biogas Väst - Under strategin om konsumtion bör åtgärder vidtas för att öka återanvändningen av textilt material. Om man ex återanvänder 1 kg textil minskas utsläppen med 15 kg CO2/kg textil - Vid genomförandet av strategin skapa förutsättningar för utveckling och innovation finns det stora samverkansmöjligheter mellan Borås och VGR. Västra Götalandsregionen Johnny Magnusson Regionstyrelsens ordförande Ann-Sofi Lodin Regiondirektör

165 Ärende 8

166 Anmälan av delegeringsbeslut vid regionstyrelsens sammanträde 24 februari 2015 Diarienummer RS Förslag till beslut: 1. Sammanställningen över delegeringsärenden läggs till handlingarna. Sammanställning över delegeringsärenden 1. Delegeringsärenden avgjorda av regionstyrelsens ordförande - Ledamöter och ersättares deltagande i kurser, konferenser m.m., 3/15 - Brådskande ärenden som inte kan avvakta styrelsens avgörande: Avtal om nytt läkemedel mot hepatit C Olysio Diarienummer RS (bilaga)

167

168

169 Ärende 9

170 1 Sammanställning över anmälningsärenden vid regionstyrelsens sammanträde 24 februari 2015 Diarienummer RS Förslag till beslut: 1. Sammanställningen över anmälningsärenden läggs till handlingarna. Sammanställning över anmälningsärenden Protokoll 1. Protokoll från ägarutskottet den 20 januari 2015: orkspace/spacesstore/f4bf75c9-dd6f-4e9b-baaf- c43c175a451a/%c3%84garutskottet% %20Potokoll.pdf?a=false&guest=true 2. Protokoll från personalutskottet den 21 januari 2015: ce/spacesstore/495ed570-bd a2a e056/personalutskottet% %20Protokoll.pdf?a=false&guest=true Skrivelser mm 3. Servicenämndens beslut den 6 februari 2015, 6, om svar på granskningsrapport om pensionsskuld/inrapportering till KPA. Ärendet innehåller en redovisning av de åtgärder som servicenämnden vidtagit med anledning av granskningsrapporten. Diarienummer RS (bilaga) Domar 4. Förvaltningsrätten i Göteborg har den 30 januari 2015 beslutat att avslå Dräger Medical Sverige AB:s ansökan om överprövning av Västra Götalandsregionens, VGR:s, upphandling av produkter för respiration/cirkulation. Förvaltningsrättens beslut om inhibition upphör därmed att gälla. Förvaltningsrätten avslog den 28 november 2014 Drägers ansökan om överprövning. Efter överklagande har Kammarrätten i Göteborg den 19 december 2014 återförvisat målet till förvaltningsrätten för fortsatt handläggning. Förvaltningsrättens och Kammarrättens beslut anmäldes vid regionstyrelsens sammanträde den 13 januari Diarienummer RS Kammarrätten i Göteborg har den 30 januari 2015 beslutat att VGR inte får ingå avtal i upphandlingen Rekvisitionsläkemedel i den del som avser PCVvaccin. Kammarrätten kommer senare att ta ställning till frågan om prövningstillstånd vad gäller Pfizer Aktiebolags överprövning enligt LOU. Förvaltningsrättens dom anmäldes vid regionstyrelsens sammanträde den 10 februari Diarienummer RS

171 2 6. Kammarrätten i Göteborg har den 30 januari 2015 beslutat att VGR inte får ingå avtal i upphandlingen av ventilatorer för intensivvård innan något annat har bestämts. Medidyne AB har överklagat förvaltningsrätten i Göteborgs dom den 22 januari I den aktuella domen biföll förvaltningsrätten Dräger Medical Sverige AB:s ansökan om överprövning av VGR:s upphandling av ventilatorer för intensivvård och att upphandlingen ska rättas. Vidare avslog förvaltningsrätten Medidyne AB:s ansökan om överprövning av samma upphandling. Förvaltningsrättens dom anmäldes vid regionstyrelsens sammanträde den 10 februari Diarienummer RS Förvaltningsrätten i Göteborg har den 11 februari 2015 beslutat att VGRs upphandling av informations- och kommunikationstjänster, konsultation och produktion, anbudsområde B ska göras om. Saken gäller IMA Marknadsutveckling ABs överprövning enligt LOU. Dnr RS

172

173

174