Systematiskt arbetsmiljöarbete. en vägledning för arbetsplatsen

Transkript

1 Systematiskt arbetsmiljöarbete en vägledning för arbetsplatsen

2 Innehåll Systematiskt arbetsmiljöarbete i Social resursförvaltning...4 Uppgiftsfördelning av arbetsmiljöarbetet...5 Skyddsorganisation för arbetsmiljö- och hälsoarbetet...7 Forum för arbetsmiljö- och hälsoarbetet på enheten/arbetsplatsen...8 Tidplan för resultatenhet/arbetsplats...10 Det hälsofrämjande perspektivet...12 Det förebyggande perspektivet...14 Vårens arbetsmiljörond...14 Höstens arbetsmiljörond...14 Riskbedömning...14 Åtgärda risker...16 Arbetsmiljöplan och dokumentation...16 Lyfta frågor till nästa nivå...17 Arbetsmiljöplan...18 Riskanalys vid ändring i verksamheten...19 Det efterhjälpande perspektivet...20 Arbetsanpassning och rehabilitering...20 Samtalsstöd...21 Första hjälpen och krisstöd...21 Arbetsskador, tillbud och IT-stödet Lisa...22 Fastighetsfrågor/gemensamma lokaler...24 Brandskydd...24 Här hittar du mer information

3 Systematiskt arbetsmiljöarbete i Social resursförvaltning Uppgiftsfördelning av arbetsmiljöarbetet Vägledningen är ett stöd för chefer och medarbetare i den egna arbetsplatsens arbetsmiljöarbete. Att arbeta inom Social resursförvaltning ska bidra till att du som medarbetare mår bra. Att gå till jobbet ska bidra till en god hälsa inte tvärt om. Målet för det systematiska arbetsmiljö- och hälsoarbetet är ett hållbart arbetsliv för medarbetarna och en väl fungerande verksamhet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs i tre perspektiv: 1. Hälsofrämjande att identifiera det som fungerar bra i arbetet, så kallade friskfaktorer, och att genomföra aktiviteter som främjar god arbetsmiljö och hälsa på arbetsplatsen 2. Förebyggande att förebygga och förhindra risker på arbetsplatsen så att medarbetaren inte drabbas av ohälsa eller olycksfall 3. Efterhjälpande att hantera och åtgärda arbetsmiljöproblem på arbetsplatsen och att arbeta med rehabiliterande insatser när medarbetare råkar ut för ohälsa eller olycksfall på arbetet Lagar och styrande dokument Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete reglerar arbetsgivarens skyldighet att systematiskt undersöka, genomföra och följa upp verksamheten för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Att arbeta systematiskt med arbetsmiljön handlar om att i verksamhetens dagliga arbete fatta beslut och genomföra åtgärder så att medarbetaren har en god och säker arbetsplats. I arbetsmiljöarbetet är delaktighet och samverkan viktig. Det är chefen som har ansvaret för arbetsmiljön på arbetsplatsen och den enskilde medarbetaren har skyldighet att medverka för att skapa en god arbetsmiljö. Delaktighet och samverkan är viktigt för att fånga upp och åtgärda sådant som kan leda till ohälsa och olycksfall. I Göteborgs Stad regleras arbetsmiljöfrågorna även genom Göteborgs Stads process Arbetsmiljö och hälsa som finns på Personalingången. Processen ger struktur åt det systematiska arbetsmiljöarbetet och lyfter in hälsoarbetet som en väsentlig del. I Göteborgs Stad finns flera styrdokument kopplat till det systematiska arbetsmiljöarbetet, bland annat Samverkan Göteborg Lokalt samverkansavtal för Göteborgs Stad. Kompetens byggs upp och utvecklas I stadens introduktionsprogram för nya chefer är en central del en heldagsutbildning i arbetsmiljö. Social resursförvaltning genomför kontinuerligt lokala utbildningar i arbetsmiljö och hälsa. Målgrupp är chefer, fackliga företrädare och representanter i arbetsmiljöteamen. FSG (förvaltningens samverkansgrupp) samverkar i planeringen av innehållet i de lokala utbildningarna. Chefen ser till att på arbetsplatsträffarna bygga upp och utveckla medarbetarnas kompetens i hälso- och arbetsmiljöfrågor. HR-enheten ger chefer och medarbetare råd och stöd i arbetsmiljö- och hälsofrågor. Det är Social resursnämnd som har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön. Arbetsmiljöansvaret kan inte delegeras, men nämnden fördelar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningsdirektören som i sin tur fördelar dem vidare i organisationen. Uppgiftsfördelningen ska åtföljas av tillräckliga beslutsbefogenheter, tillräckliga resurser och kunskaper. Den som inte kan utföra sina arbetsmiljöuppgifter, på ett sätt som säkerställer en god arbetsmiljö, ska returnera uppgifterna uppåt i organisationen. Det kan ibland vara lämpligt att fördela vissa arbetsmiljöuppgifter till andra än chefen. Det ska ske när det finns risker i verksamheten som chefen inte har möjlighet att överblicka. Det är viktigt att de som får arbetsuppgifterna har tid avsatt för att genomföra arbetsmiljöuppgifterna samt att deras kunskap om risker regelbundet uppdateras. Nedan beskrivs uppgiftsfördelningen för enhets- och gruppchefer samt medarbetarnas och skyddsombudets/arbetsplatsombudets roller. Enhetschefer och gruppchefer ska: Stimulera arbetsmiljöverksamheten bland medarbetarna bland annat genom att regelbundet hantera arbetsmiljöfrågor vid arbetsplatsträffarna Genomföra introduktion av nyanställda och av medarbetare som har varit borta från arbetet en längre period samt av medarbetare som fått nya arbetsuppgifter Ge medarbetarna fortlöpande instruktioner om arbetsmetoder och arbetsmiljörisker för att förebygga ohälsa och olycksfall Säkerställa att befintliga hjälpmedel och skyddsutrustning används på anvisat sätt Fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön och samverka med lokala skyddsombud i aktuella arbetsmiljöfrågor Genomföra arbetsmiljöronder och göra riskanalyser av arbetsmiljön på arbetsplatsen/enheten Årligen upprätta en handlingsplan för arbetsmiljöåtgärder på arbetsplatsen/enheten Planera verksamhetsförändringar som kan påverka arbetsmiljön Dokumentera arbetsmiljöarbetet Se till att medarbetarna rapporterar arbetsskador och tillbud och att utredningar av olycksfall och tillbud genomförs för att förhindra att händelsen upprepas Omedelbart rapportera allvarligare olycka eller tillbud till Arbetsmiljöverket Vid rehabilitering se till att den anställdes rehabiliteringsbehov klarläggs och att arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder vidtas i enlighet med Göteborgs Stads rehabiliteringsprocess Framföra behov av arbetsmiljöinvesteringar inför budgetarbetet till närmast överordnad chef Returnera arbetsmiljöuppgifter till den chef som har fördelat dem, om enhetschef/gruppchef saknar befogenhet, kompetens eller resurser 4 5

4 Skyddsorganisation för arbetsmiljö- och hälsoarbetet Medarbetarna ska: Aktivt medverka till att utveckla den psykiska och fysiska arbetsmiljön i positiv riktning Ta del av information som lämnas i frågor som rör arbetsmiljön Följa givna föreskrifter, använda befintliga hjälpmedel och skyddsutrustning Arbeta i enlighet med arbetsplatsens rutiner vid exempelvis hot om våld eller lyftteknik Genast underrätta arbetsgivaren eller skyddsombud om ni upptäcker att arbetet innebär omedelbar och allvarlig fara för liv och hälsa Skyddsombudets roll: Skyddsombudet är medarbetarnas representant i arbetsmiljöfrågor och ska verka för en tillfredsställande arbetsmiljö samt vaka över skyddet för medarbetarna Skyddsombudets uppdrag begränsas av skyddsområdet, vanligen arbetsplatsen. Finns det inget lokalt skyddsombud kan chefen ta kontakt med huvudskyddsombud och bjuda in till medverkan i arbetsmiljörond/ förändringsarbete Chefen ska ge skyddsombudet praktiska möjligheter att fungera i sitt uppdrag, vilket innebär tillräckligt med tid för uppdraget och tillräcklig utbildning för att kunna genomföra det Arbetsgivare och fackliga organisationer samverkar om arbetsmiljöfrågor i FSG (förvaltningens samverkansgrupp) och LSG (lokal samverkansgrupp). Det regleras i Samverkan Göteborg Lokalt samverkansavtal för Göteborgs Stad. Samverkansgrupperna är skyddskommittéer i enlighet med arbetsmiljölagstiftningen. Skyddskommittén är ett forum för dialog Skyddskommittéerna är ett forum för dialog om hälso- och arbetsmiljöfrågor mellan arbetsgivare och de fackliga organisationerna. Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljöarbetet, men medarbetarna har inflytande över arbetsmiljöfrågorna, eftersom skyddskommittén är partsammansatt. Skyddskommittén ska vara pådrivande och delta i planeringen samt följa arbetsmiljöarbetets genomförande. I skyddskommittéerna sker partssamverkan mellan arbetsgivare och fackliga organisationer om förändringar i verksamheten som påverkar arbetsmiljön, arbetsmiljöplaner och uppföljning. LSG Boende Lokal samverkansgrupp/ skyddskommitté FSG Förvaltningens samverkansgrupp/ skyddskommitté LSG Stöd till familjer och individer/ Social utveckling Lokal samverkansgrupp/ skyddskommitté LSG Integration och Funktionsstöd Lokal samverkansgrupp/ skyddskommitté APT APT APT APT APT APT Förvaltningens samverkansgrupp (FSG) är Social resursförvaltnings organ för medbestämmandefrågor och arbetsmiljöfrågor av förvaltningsövergripande och principiell natur. FSG behandlar även ärenden/frågor som rör enheterna Tillståndsenheten, S2020 och Central administration. Den förvaltningsgemensamma skyddskommittén har i uppdrag att särskilt beakta chefsfrågor, planera arbetsmiljöutbildning och revision av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen. Förvaltningsdirektören är ordförande i FSG. Lokal samverkansgrupp (LSG) behandlar frågor inom medbestämmande- och arbetsmiljöområdet som faller inom verksamhetsområdet. Den är verksamhetsområdets skyddskommitté och verksamhetschefen är ordförande. Skyddsombudets framställan enligt Arbetsmiljölagen (AML) Om ett skyddsombud anser att åtgärder behöver vidtas för att uppnå en tillfredställande arbetsmiljö ska skyddsombudet vända sig till arbetsgivaren med en framställan om åtgärder (AML 6 kap. 6 ). Arbetsgivaren ska lämna en skriftlig bekräftelse på att framställan är mottagen och utan dröjsmål lämna besked i frågan. Om inget tillfredsställande besked kommer inom skälig tid kan skyddsombudet vända sig till Arbetsmiljöverket för att pröva frågan. I arbetsmiljölagen (AML 6 kap. 7 ) finns en rättighet för skyddsombud att stoppa farliga arbeten. Det kan vara arbeten där det är omedelbar och allvarlig fara för medarbetares liv eller hälsa. Innan ett arbete stoppas ska arbetsgivaren få en chans att rätta till bristen. Om arbetsgivaren godkänner stoppet behövs ingen prövning av Arbetsmiljöverket. 6 7

5 Forum för arbetsmiljö- och hälsoarbetet på enheten/arbetsplatsen Arbetsplatsträffen (APT) På arbetsplatsträffarna ska ni föra en regelbunden dialog om arbetsmiljöfrågor som uppkommer i vardagsarbetet. Arbetsplatsträffen är ett lämpligt forum för att identifiera friskoch riskfaktorer, genomföra arbetsmiljöronder och utarbeta arbetsmiljöplanen för arbetsplatsen. På arbetsplatsträffen följer ni upp anmälningar om tillbud och arbetsskador. Ledningsgruppen Ledningsgruppen är ett lämpligt forum för att genomföra arbetsmiljöronder för chefer. Det finns lokala ledningsgrupper inom de enheter som har gruppchefer och de leds av en enhetschef. I uppföljningssamtal och i ledningsgruppen ska ni regelbundet föra en dialog om chefernas arbetsmiljö. Arbetsmiljöteamet Enhetschefer med större resultatenheter och/eller med verksamheter som är geografiskt spridda kan samordna och organisera arbetsmiljöarbetet med hjälp av ett arbetsmiljöteam. I teamet ingår enhetschef, gruppchefer och skyddsombud/arbetsplatsombud. Arbetsmiljöteamet representerar hela resultatenheten, vilket innebär att det ska finnas en representant för medarbetarna från varje arbetsplats inom enheten. Finns det inte någon facklig företrädare på arbetsplatsen kan arbetsplatsen representeras i teamet av en medarbetare som är särskilt intresserad av hälso- och arbetsmiljöfrågor. Syftet med arbetsmiljöteamet är att: Utvecklingssamtalet Utvecklingssamtalet är en rättighet och en skyldighet för medarbetaren och utgör ett viktigt inslag i dialogen på arbetsplatsen. Samtalet mellan medarbetare och chef ger möjlighet till en fördjupad dialog i frågor som är väsentliga för verksamheten, medarbetaren och chefen. Utvecklingssamtalet ska omfatta faktorer som rör den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Samtalet ska leda fram till en individuell utvecklingsplan för medarbetaren som chef och medarbetare är överens om. Arbetsplatsträffen - forum för delaktighet i verksamhetsutveckling och arbetsmiljö skapa struktur, kontinuitet och delaktighet i arbetsmiljöarbetet förebereda arbetsmiljöarbetet inom enheten samordna gemensamma frågor skapa förutsättningar för samverkan mellan arbetsledning och medarbetare samt lokala skyddsombud På arbetsplatsträffarna ska ni regelbundet föra en dialog om arbetsmiljöfrågor som kommer upp i vardagsarbetet. I häftet Arbetsplatsträffen finns det tips på hur ni kan utveckla delaktighet och arbetssätt på den egna arbetsplatsträffen. Materialet finns också på Intranätet. 8 9

6 Tidplan för resultatenhet/arbetsplats Fortsättning Flödesschema Ansvar Förklarande text Verktyg Här finns verktyg Samverkan När? Flödesschema Ansvar Förklarande text Verktyg Här finns verktyg Samverkan När? Utvecklingssamtal Arbetsmiljörond psykosocial arbetsmiljörond Arbetsmiljörond fysisk arbetsmiljörond Uppföljning av personalstatistik Enhets/ gruppchef Enhets/ gruppchef Enhets/ gruppchef Enhets/ gruppchef Utvecklingssamtalet ska omfatta faktorer som rör den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. På samtliga arbetsplaser görs en analys och riskbedömning av den fysiska arbetsmiljön. Uppföljning av personalomsättning, övertid, sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud. Stöd för utvecklingssamtal Mall för individuell utvecklingsplan Guide för chefer Checklistor psykosocial arbetsmiljö Medarbetarenkätens resultat På samtliga arbetsplatser görs en analys och riskbedömning av den psykosociala arbetsmiljön utifrån resultatet av medarbetarenkät och/eller andra checklistor för psykosocial arbetsmiljö. Checklistor fysisk arbetsmiljö Bedömningsmodell hot och våld Statistik från HR-enheten Intranätet Personalingången Intranätet Personalingången Intranätet Personalingången APT APT APT Minst en gång per år Januari maj samt vid behov Januari maj samt vid behov Januari maj Arbetsmiljöplan till enhetschef/ verksamhetschef Samverkan arbetsmiljöplaner Budget inför kommande år Uppföljning av arbetsmiljöplaner på arbetsplatsoch enhetsnivå. Enhetschef Chef tar del av arbetsplatsernas handlingsplaner. Strategiska arbetsmiljöoch hälsofrågor bör integreras i enhetsplanen. Verksamhetschef Verksamhetschef, enhetschef/ gruppchef Enhetschef/ gruppchef Verksamhetschef tar del av resultatenheternas arbetsmiljöplaner och samverkar dem i skyddskommittéen (LSG). Planering för att avsätta medel kommande år för genomförande av de åtgärder i handlingsplanerna som inte ryms inom årets budget. Uppföljning av vilka åtgärder som genomförts i arbetsmiljöplanerna. Enhetsplan Budget för kommande år Enhetsplan Arbetsmiljöplan och enhetsplan LSG LSG APT Maj/juni Augusti september November November december Arbetsmiljöplan på arbetsplatsnivå Enhets/ gruppchef Arbetsmiljöplan upprättas där åtgärder tidplaneras utifrån de psykosociala och fysiska arbetsmiljöronderna. Mall för handlingsplan Intranätet APT Maj/juni 10 11

7 Det hälsofrämjande perspektivet Göteborgs Stad kompletterar det systematiska arbetsmiljöarbetet med ett hälsofrämjande perspektiv för att förstärka god arbetsmiljö och hälsa på arbetsplatsen. Hälsofrämjande arbete betyder att vi identifierar det som bidrar till att vi mår bra på arbetsplatsen och att vi förstärker det. Individens, gruppens eller organisationens egna möjligheter och resurser ska vara utgångspunkt för arbetsmiljö- och hälsoarbetet. Friskvård för alla Social resursförvaltning erbjuder alla medarbetare friskvårdsförmåner som personalstöd, friskvårdspeng och erbjudanden hos friskvårdsarrangörer. Mer information om förmånerna finns på Intranätet. Hållbart medarbetarskap Långtidsviktiga faktorer för att stärka hälsan är: delaktighet, tydliga och realistiska mål, erkänsla och respekt. Andra viktiga faktorer i det hälsofrämjande arbetet kan vara utveckling av arbetsprocesser och arbetsuppgifter, exempelvis tydlig rollfördelning, arbetstider, schemaläggning och bemanning samt ordning och reda. Det kan också handla om professions- och kompetensförstärkande insatser som handledning och utbildning. I medarbetarenkäten finns frågor kring de områdena, vilket gör att vi på arbetsplatsen kan följa upp hur medarbetarna upplever dem. Ett arbetsmaterial för att stödja Uppdaterad 2008 Fokusera på det som fungerar bra I arbetet med att främja hälsa på arbetsplatsen kan vi ställa oss frågorna: Hälsofrämjande ledarskap och medarbetarskap Hur ska det vara när det är riktigt bra? Vad fungerar bra på vår arbetsplats? Vad främjar hälsa hos medarbetarna? När vi ställer oss frågorna fokuserar vi på det som är friskt och vidmakthåller och förstärker det som är positivt, så kallade friskfaktorer. Likaväl som vi upprättar handlingsplaner där vi åtgärdar risker kan vi i arbetsmiljöplanen åtgärda sådant som förstärker friskfaktorer. För att ta reda på vilka friskfaktorer som finns på en arbetsplats krävs att vi tar upp frågan både i grupp, på exempelvis arbetsplatsträffar, och individuellt i utvecklingssamtal eller hälsosamtal. Stöd för dialog och utveckling Det finns olika stöd för att stärka ett hållbart medarbetarskap på arbetsplatsen. Göteborgs Stad har tagit fram ett arbetsmaterial, Hälsofrämjande ledarskap och medarbetarskap. Materialet finns på Intranätet. Det kan vi använda för reflektion och utveckling av hälsooch arbetsmiljöarbetet på enheten/arbetsplatsen. I Social resursförvaltning finns ett häfte om arbetsplatsträffen, där det finns tips på hur ni kan utveckla delaktighet och arbetssätt på den egna arbetsplatsträffen. Att använda i det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet I häftet Hälsofrämjande ledarskap och medarbetarskap finns arbetsmaterial kring hälso- och miljöarbetet på arbetsplatsen. Materialet finns också på Intranätet

8 Det förebyggande perspektivet Ni ska genomföra arbetsmiljöronder minst två gånger per år på alla arbetsplatser. Arbetsmiljörondens syfte är att fånga upp de frågor i arbetsmiljön som ni inte tagit hand om under året i det löpande arbetet. På arbetsmiljöronden undersöker ni, bedömer och dokumenterar risker. Vårens arbetsmiljörond På vårens arbetsmiljörond gör ni en avstämning av föregående års arbetsmiljöplan. De risker som inte är åtgärdade och fortfarande är aktuella för ni över till årets arbetsmiljöplan. Därefter kartlägger och riskbedömer ni den psykosociala och fysiska arbetsmiljön och upprättar årets arbetsmiljöplan med kvarvarande frågor från föregående år och nya frågor. Verktyg för kartläggning och riskbedömning finns på Intranätet och Personalingången. Det finns olika verktyg vid kartläggning och riskbedömning av den fysiska arbetsmiljön, bland annat Social resursförvaltnings Checklista fysisk arbetsmiljö inkl brandskydd och Vägledning mot hot, våld och smitta. Vid vårens arbetsmiljörond går ni även igenom statistik över frisknärvaro/sjukfrånvaro och arbetsskador/tillbud. Resultatet av arbetsmiljöronden och planerade åtgärder ska ni behandla i samband med en arbetsplatsträff. Vid kartläggning och riskbedömning av den psykosociala arbetsmiljön använder ni bland annat resultatet av medarbetarenkäten. Guide för chefer är ett verktyg för analys och riskbedömning av resultatet. I de fall en arbetsplats inte kan använda sig av resultatet av medarbetarenkäten som underlag ska ni genomföra den psykosociala arbetsmiljöronden med andra stöd som bland annat finns att hämta på Intranätet. Utifrån arbetsmiljöronden upprättar ni en arbetsmiljöplan med tidsplanerade åtgärder för att förebygga/åtgärda risker för ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsmiljöplaner upprättas på arbetsplatser och förvaltningsgemensam nivå. Planerna samverkar ni i skyddskommittéerna. I augusti-september varje år följer skyddskommittéerna (LSG/FSG) upp att alla arbetsplatser genomför arbetsmiljöronder. Det gör de via arbetsmiljöplanerna. nattarbete oklara förväntningar på arbetsinsats tunga lyft, olämpliga arbetsställningar ventilation trasig arbetsutrustning blöta och/eller skräpiga golv När ni tillsammans identifierat riskkällorna på arbetsplatsen går ni vidare och bedömer riskerna för ohälsa och olycksfall. Riskbedömningen kan ni göra genom att svara på nedanstående frågor utifrån varje riskkälla ni identifierat. Hur troligt är det att något ska hända? Kan en eller flera medarbetare utsättas för risker? Vid vilka arbetsmoment är riskerna särskilt stora? Hur länge är de utsatta? Vilket slags ohälsa eller olycksfall kan inträffa? Ni kan också använda modellen nedan där ni bedömer utifrån sannolikhet och konsekvens. Den finns också att hitta på Intranätet. Om ni hamnar i det gula eller röda fältet finns en risk som ni behöver förebygga eller ta bort. Modellen finns i olika varianter, exempelvis finns en mer avancerad modell med gradbeskrivningar av både sannolikhet och konsekvens. Ta stöd av HR-enheten om ni behöver hjälp vid riskbedömningen. Höstens arbetsmiljörond På arbetsmiljöronden i november/december gör ni en uppföljning av arbetsmiljöplanen som ni upprättade på våren och eventuellt nya frågor/åtgärder som tillkommit. Har ni inte gjort det tidigare under året så går ni även igenom Social resursförvaltnings/arbetsplatsens lokala handlingsplaner, riktlinjer och policyer som rör arbetsmiljö. Syftet är att säkerställa att alla medarbetare känner till dem. Eventuellt kan ni behöva revidera enhetens lokala stödmaterial. Riskbedömning När ni gjort en kartläggning av arbetsmiljön ska ni bedöma riskerna. Riskkällor på en arbetsplats kan vara: våldsbenägna personer smitta för stor/för liten arbetsmängd för svåra/för lätta arbetsuppgifter 14 15

9 Åtgärda risker När ni bedömt vilka risker som behöver åtgärdas bör ni i första hand få bort själva riskkällan. Ibland går det inte att få bort alla risker, men då måste ni vidta andra åtgärder som minskar risken för ohälsa och olycksfall. Det kan exempelvis vara: Handledning Hjälp med prioritering av arbetsuppgifter Möjlighet att pröva andra arbetsuppgifter Möjlighet att ändra arbetstider Möjligheter till avbrott i arbetet Personlig skyddsutrustning Socialt stöd Särskilda arbetsinstruktioner Särskilda hjälpmedel, tex lyfthjälpmedel Tekniska skyddsanordningar Ändrade arbetsrutiner Ökade kunskaper om risker och förebyggande åtgärder Arbetsmiljöplan och dokumentation Arbetsmiljöplaner ska upprättas på alla arbetsplatser och för hela förvaltningen utifrån kartläggning och riskbedömning. Planerna samverkas därefter i skyddskommittéerna (LSG och FSG). Se en plan på sidan 18. En arbetsmiljöplan består av: Riskfaktorer och riskbedömning utifrån kartläggning av den fysiska och psykosociala arbetsmiljön Utvecklingsområde friskfaktorer Åtgärder Ansvarig för att genomföra åtgärderna Tidplan för när åtgärderna ska vara genomförda Syftet med arbetsmiljöplanen är att ni minst en gång om året skaffar er en överblick av behovet av arbetsmiljöåtgärder, både på kort och lång sikt, samt att ni avsätter planerade medel i budgeten för åtgärder. Arbetsmiljöplanen ska upprättas i samverkan mellan chef, medarbetare och lokalt skyddsombud. Planen justeras av chef och skyddsombud/representant för medarbetarna. Finns det inget lokalt skyddsombud kan chefen ta kontakt med huvudskyddsombudet och bjuda in till att medverka i arbetsmiljöronden. Är det inte möjligt för huvudskyddsombudet att delta i arbetsmiljörond kan arbetsmiljöplanen justeras av medarbetare istället för skyddsombud. Mall för arbetsmiljöplanen finns på sista sidan 18 i vägledningen och också på Intranätet. Lyfta frågor till nästa nivå Efter samverkan om arbetsplatsens/enhetens arbetsmiljöplan kanske ett arbetsmiljöproblem behöver lyftas till nästa nivå. Då ska ni göra en utförlig beskrivning av arbetsmiljöproblemet. Det gör ni för att nästa beslutsnivå lättare ska kunna sätta sig in i problemet och föreslå åtgärder. En arbetsmiljöfråga som lyfts i arbetsmiljöplanen från en chef till en överordnad chef ska uppfylla någon av nedanstående kriterier: Ett arbetsmiljöproblem som chefen inte har befogenheter, resurser eller kompetens att lösa En arbetsmiljöfråga av övergripande karaktär som berör fler verksamheter och är av hälsofrämjande, förebyggande eller åtgärdande karaktär När en fråga lyfts till nästa beslutsnivå på grund av arbetsmiljöproblem ska chefen som lyfter frågan bifoga: Beskrivning av arbetsmiljöproblemet En riskanalys Bedömning av hur liknande risker hanteras i verksamheter i vår förvaltning/andra liknande verksamheter Beskrivning av befogenheter, resurser eller kompetens som saknas för att åtgärda risken 16 17

10 Mallen till Arbetsmiljöplan finns att hämta på Intranätet. Riskanalys vid ändring i verksamheten När ni planerar ändringar i verksamheten ska arbetsgivaren göra en riskanalys för att bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall ur ett medarbetarperspektiv som kan behöva åtgärdas. Chefen ska göra en riskanalys innan någon ändring genomförs och någon utav medarbetarna utsatts för ändringen. Medarbetare och skyddsombud som berörs av den planerade ändringen ska ges möjlighet till medverkan vid riskanalysen. Ni gör riskanalysen vid planering av nya och ändrade lokaler, arbetsprocesser, arbetsmetoder och arbetsorganisation. Konsekvenser av ändringarna kan vara förändringar i arbetsbelastning, arbetsuppgifternas innehåll, arbetstidsförläggning, kompetensutveckling för att klara det nya arbetssättet, möjligheter till stöd samt arbetsplatsens utformning. För att kunna göra en riskanalys krävs att det finns ett tydligt underlag att bedöma utifrån. Planeringen av verksamhetsförändringen måste ha kommit så långt att det går att bedöma vilka fysiska och psykiska risker för ohälsa och olycksfall som kan bli följden av ändringarna. Förändringens art påverkar hur omfattande chefen ska göra riskanalysen beroende på risk för ohälsa och olycksfall. Ibland kan arbetsgivaren hamna i bedömningsbryderi när det gäller ändringens omfattning och art. Chefen kan få stöd av HR-enheten och skyddsombud i sin bedömning. Ni ska dokumentera resultatet av riskanalysen skriftligt. Det finns en mall på Intranätet för hur ni ska dokumentera riskanalysen och konsekvensbedömningen. Riskanalysen ska innehålla en beskrivning av: vilka de planerade ändringarna är vilka risker för ohälsa och olycksfall som ändringarna kan leda till för medarbetarna om riskerna är allvarliga riskbedömning utifrån de definierade riskerna resultat av riskbedömning Om ni bedömer att ändringarna medför risk för ohälsa eller olycksfall för medarbetare, ska chefen vidta åtgärder omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska ni föra in i en handlingsplan, som finns i samma dokument som riskanalysen. Handlingsplanen ska innehålla en beskrivning av: vilka åtgärder som ska vidtas när åtgärderna ska vara genomförda vem som är ansvarig för att de genomförs Riskanalysen ska också innehålla svaret på frågorna: Vad är viktiga faktorer för att förändringen ska genomföras på ett så bra sätt som möjligt? Hur har medarbetarna varit delaktiga i konsekvensbedömningen? Finns det någon oenighet mellan chef och medarbetare i konsekvensbedömningen? Chefen ska informera om analysen i skyddskommittén. Behöver ni stöd kan ni ta kontakt med HR-enheten

11 Det efterhjälpande perspektivet Arbetsgivarens skyldighet att arbeta med arbetsanpassning och rehabilitering regleras i Arbetsmiljöverkets föreskrift om Arbetsanpassning och rehabilitering, AFS 1993:01. Ett väl fungerande arbetsmiljö- och hälsoarbete kan bidra till att sjukfrånvaron minimeras. Större delen av det förebyggande arbetsmiljöarbetet bedrivs på arbetsplatsnivå, inte på individnivå. Det kan ibland vara lämpligt att som en del av arbetsmiljöarbetet vidta åtgärder för att anpassa arbetssituationen till den enskilde medarbetarens förutsättningar för arbetet. Om en medarbetare ändå drabbas av arbetsrelaterad ohälsa är det viktigt att så tidigt som möjligt påbörja arbetet med åtgärder för att minska ohälsan och/eller sjukskrivningsperioderna. Arbetsanpassning och rehabilitering I Göteborgs Stad regleras arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering via Göteborgs Stads process Rehabilitering som finns på Personalingången under Chef, HR-processer. Företagshälsovården och HR-specialist är chefens stöd i arbetet med frågor som rör arbetsmiljö, samtalsstöd, arbetsanpassning och rehabilitering. Vid möten kan medarbetaren ha med facklig företrädare som stöd. På Intranätet finns rutiner för beställning av företagshälsovård. När en medarbetare behöver arbetsanpassning kan det ibland behövas stöd från företagshälsovården i hur arbetat kan anpassas till medarbetares specifika förutsättningar. Arbetsanpassning kan göras under en begränsad period vid exempelvis återgång efter en operation som tillfälligt nedsätter arbetsförmågan. Men det kan också vara en varaktig arbetsanpassning på grund av att medarbetaren har någon form av varaktig nedsatt arbetsförmåga. Vid arbetsanpassning ska chefen säkerställa att anpassningen inte får en negativ effekt för övriga medarbetare som innebär att de utsätts för ohälsa eller olycksfall. Chefen ska genomföra en rehabiliteringsutredning för medarbetare efter fyra veckors sjukskrivning, eller vid behov tidigare under sjukskrivningen, samt för medarbetare med fler än sex sjuktillfällen under ett år. Vid behov ska chefen upprätta en handlingsplan för rehabiliteringen. Vid längre sjukskrivning upprättas handlingsplanen i samverkan mellan medarbetare, försäkringskassa, företagshälsovård och arbetsgivare. Målet med all rehabilitering är att medarbetaren ska kunna återgå till sitt ordinarie arbete så snart som möjligt. Medarbetaren ska stå i centrum för sin rehabilitering. Det innebär bland annat att medarbetaren är skyldig att medverka i utredningen och planeringen av sin rehabilitering. Chefen ska dokumentera insatserna som görs. IT-verktyget Adato som finns på Personalingången är chefens stöd för systematisk dokumentation av de insatser som görs vid individuell arbetsanpassning och rehabilitering. Samtalsstöd Vid händelser på arbetsplatsen, som hot- och våldsituation eller akut dödsfall, kan de berörda behöva samtalsstöd. Det kan också handla om konflikthantering när verksamheten påverkas av att samarbetet inte fungerar i en arbetsgrupp. Om det är chefen som är problemet så kan medarbetarna vända sig till chefens chef eller till sin fackliga företrädare. Första hjälpen och krisstöd Första hjälpen och krisstöd regleras i Arbetsmiljöverkets föreskrift om Första hjälpen och krisstöd AFS 1999:07. Med första hjälpen menas de hjälpinsatser som ni måste vidta direkt då en person skadats eller blivit akut sjuk. Det kan röra sig om att hålla en person vid liv till ambulans anländer. Eller att minska skadorna exempelvis genom att genast spola ögonen om någon fått stänk av frätande ämne i dem. Till första hjälpen hör också att se till att den skadade eller sjuka kommer under vård. För att klara det krävs att ni har en beredskap för första hjälpen. Glöm inte att såväl den skadade som de som varit med vid olyckan kan behöva krisstöd. Med krisstöd menas det omedelbara omhändertagandet av en person i kris samt eventuella efterföljande professionella insatser. Riktlinjer och stöd finns på Intranätet

12 Arbetsskador, tillbud och IT-stödet Lisa När det händer en olycka eller du blir sjuk på grund av arbetet ska du rapportera det till arbetsgivaren via IT-verktyget Lisa. Arbetsgivaren är skyldig att utreda orsaken till arbetsskador för att förebygga att fler inte skadas. I ett bra systematiskt arbetsmiljöarbete undersöker ni regelbundet risker och åtgärdar dem. Tidiga arbetsanpassade åtgärder, som ergonomiskt utformade arbetsplatser och variation i arbetsuppgifter, kan minska risken för arbetsskador. Begreppet arbetsskada omfattar följande: Olycksfall i arbetet: Akuta olyckor som inträffar på arbetsplatsen eller på en annan plats där den som skadats vistats för arbetet. Här ingår även hot och våld samt trafikolyckor som inträffar när den skadade reser i arbetet. Arbetssjukdom: Sjukdom som uppkommer på grund av skadlig påverkan i arbetet. Det kan till exempel röra sig om eksem, hörselskador och belastningsskador som uppkommer till följd av längre skadlig inverkan. Färdolycksfall: Olycka som inträffar under färd till eller från arbetet. Tillbud är ett samlingsbegrepp för olika typer av nästan-skador, det vill säga oönskade händelser som kunnat leda till arbetsskador. Tillbuden är ett viktigt underlag i det förebyggande arbetsmiljöarbetet. Ibland kan det vara svårt att bedöma om ni ska anmäla en händelse som en arbetsskada eller ett tillbud. Då kan ni ställa er frågan om händelsen skulle kunna innebära framtida men. Bedömer ni att det finns en risk för framtida men anmäler ni händelsen som en arbetsskada. Ni kan ta kontakt med fackliga företrädare eller HR-enheten för att få råd. IT-stödet Lisa (Lednings- och informationssystem om arbetsskador): Lisa är ett stöd för rapportering och uppföljning av arbetsskador och tillbud som finns på Personalingången. Med IT-stödet kan du snabbt anmäla händelser. I Lisa finns en lathund som du kan använda när du skriver in en anmälan. Månadsavlönade medarbetare kan registrera såväl arbetsskada som tillbud i Lisa. Timanställda medarbetare kan registrera tillbud i Lisa, men inte registrera arbetsskada. Det gör i stället chefen. När medarbetaren gjort en elektronisk anmälan i IT-stödet Lisa får chefen ett meddelande om det via e-post. Medarbetare, chef och skyddsombud utreder händelsen tillsammans. Chefen registrerar eventuella åtgärder och skriver ut blanketten i Lisa. Vid en arbetsskada ska chefen, medarbetaren och skyddsombudet skriva under Försäkringskassans arbetsskadeblankett. Skyddsombudet får en kopia och chefen skickar den underskrivna blanketten till Försäkringskassan. Mycket allvarlig händelse anmälningsplikt enligt 2 arbetsmiljöförordningen Vid allvarligare händelser är chefen skyldig att genast anmäla om någon i arbetet har råkat ut för en allvarlig olycka eller dödsolycka. Anmälan ska även göras om det inträffat ett allvarligare tillbud, alltså en händelse som skulle ha kunnat leda till en svår personskada. Anmälan görs på Arbetsmiljöverkets hemsida samt till HR-enheten. Chefen informerar om händelsen i skyddskommittén (LSG). Mer information om arbetsskador, tillbud och Lisa finner du i Social resursförvaltnings Intranät samt på Personalingången. Adresser till dem hittar du på sidan 25. Aj, du har skadat dig = ARBETSSKADA Oj, det var nära att du skadade dig = TILLBUD 22 23

13 Fastighetsfrågor/gemensamma lokaler Här hittar du mer information I förvaltningen finns en HSO-grupp för fastighetsfrågor. Arbetsgruppen består av utvecklingsledare för fastigheter, HR-specialist och huvudskyddsombuden för TCO, Saco och Kommunal. HSO-gruppen hanterar frågor som rör större lokalförändringar som ombyggnation eller nya lokaler. Gruppen granskar ritningar för att förebygga eventuella arbetsmiljörisker i arbetslokaler och personalutrymmen. Information om större lokalförändringar sker i skyddskommittén. Enhetschefen ansvarar för kontakterna med förvaltaren av fastigheten när arbetsmiljöproblemen är kopplade till lokalen, såsom buller och ventilation. Som stöd till chefen finns utvecklingsledare för fastigheter i Social resursförvaltnings centrala administration. När flera chefer/arbetsgivare med arbetsmiljöansvar delar på lokaler i en fastighet ansvarar de tillsammans för att samverkan kommer till stånd kring hur arbetsmiljöproblem ska lösas om problemen medför risk för skada eller ohälsa för fler medarbetare än de på den egna enheten. Lagar och föreskrifter Chefen svarar för att tillämpliga lagar, föreskrifter, policys och riktlinjer inom arbetsmiljöområdet finns tillgängliga och är kända av medarbetarna på arbetsplatsen. Exempel på dokument och skrifter för arbetsmiljöarbetet Arbetsmiljölagen Arbetstidslagen Diskrimineringslagen Arbetsmiljöansvar och straffansvar, Arbetsmiljöverket 2003 Systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1 Ensamarbete, AFS 1982:3 Första hjälpen och krisstöd, AFS Våld och hot i arbetsmiljön, AFS 1993:2 Kränkande särbehandling, AFS 1993:17 Bildskärmsarbete, AFS 1998:5 Arbetsplatsens utformning, AFS 2009:02 Brandskydd Lagen om skydd vid olyckor Länkar Arbetsmiljöverket: Arbetsplatserna inom Social resursförvaltning ska arbeta med brandskydd. Riktlinjer för brandskyddsarbetet finns på Intranätet. Det är Lagen om skydd vid olyckor som reglerar brandskyddsarbetet. Syftet med lagen är att förebygga olyckor och begränsa skador på person och egendom. Vid den fysiska arbetsmiljöronden ska ni undersöka arbetsplatsens brandskyddsarbete. Intranätet, Social resursförvaltning: Personalingången, Göteborgs Stad: Sunt liv: Sveriges kommuner och landsting: Arbetsmiljöupplysningen: Prevent, arbetsmiljö och samverkan:

14 Exempel på skrifter och verktyg för det hälsofrämjande arbetsmiljöarbetet Hälsofrämjande ledarskap och medarbetarskap. Prevent: Styrdokument i Göteborgs Stad och Social resursförvaltning På Personalingången, finner du Göteborgs Stads styroch stöddokument. Under rubriken Chef/HR-processer hittar du Hälso- och arbetsmiljöprocessen och Rehabiliteringsprocessen. På Social resursförvaltnings Intranät, finner du olika mallar och stöd som nämns i vägledningen. Där finns också lokala riktlinjer du ska ha god kännedom om. Här är några exempel på lokala riktlinjer i arbetsmiljö- och hälsoarbetet: Arbetsplatsträffen Riktlinjer för beställning av handledning Kränkande särbehandling Droger och alkohol Första hjälpen och krisstöd Systematiskt arbetsmiljöarbete - en vägledning för arbetsplatsen Vägledning mot hot, våld och smitta 26 27

15 Göteborgs Stad Grafiska Gruppen Foto: Utskriftsoriginal Mars 2013