ÅRSRAPPORT S:t Eriks Ögonsjukhus AB

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2017 S:t Eriks Ögonsjukhus AB

2 RK Styrelsen S:t Eriks Ögonsjukhus AB ÅRSRAPPORT 2017 S:t Eriks Ögonsjukhus AB Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade att överlämna rapporten till styrelsen för S:t Eriks Ögonsjukhus AB för yttrande senast Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Hans-Erik Salomonsson Ordförande Christina Holmqvist Sekreterare Landstingsrevisorerna Box Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr:

3 RK Sammanfattning S:t Eriks Ögonsjukhus AB I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2017 Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat X Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll X Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper X Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 60 mnkr, vilket är 57 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Fullmäktiges mål och uppdrag har i huvudsak uppnåtts när det gäller kvalitet och tillgänglighet, men sjukhusets produktion är lägre än avtalade vårdvolymer. Det verksamhetsmässiga resultatet bedöms i huvudsak vara tillfredsställande. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Bedömningen är oförändrad jämfört med Intern styrning och kontroll I årets granskningar har framkommit att det finns förbättringsområden avseende intern styrning och kontroll, bland annat avseende styrelsens arbetsformer och ärendehantering. Resultatet av dessa granskningar bedöms dock inte vara av sådan karaktär att de påverkar den slutliga bedömningen av styrelsen interna styrning och kontroll. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Bedömningen är oförändrad jämfört med Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.

4 RK Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 1 Ekonomiskt resultat 2 Verksamhetsmässigt resultat 4 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 6 3 Intern styrning och kontroll 6 Ekonomi- och verksamhetsstyrning 6 Arbetsmiljö 7 Styrelsens arbetsformer och ärendehantering 8 Avrapporterade granskningar i delrapport 11 Granskningar utan väsentliga iakttagelser 12 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 12 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 12 4 Räkenskaper 12 Årsredovisningen 13 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 13 Auktoriserade revisorns bedömning 13 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier

5 1 Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Styrelsen för S:t Eriks Ögonsjukhus AB (S:t Erik) ansvarar enligt de specifika ägardirektiven Styrelsen för högspecialiserad och specialiserad akut och planerad ögonsjukvård. Samverkan ska ske med övriga ögonsjukvården inklusive landstingsfinansierad privat vård och Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO). Sjukhuset ska i samråd med ägaren och Karolinska Institutet (KI) utvecklas till ett nationellt och internationellt konkurrenskraftigt centrum inom forskning och sjukvård. I egenskap av universitetssjukvårdsenhet ska sjukhuset bedriva undervisning och klinisk forskning relaterad till sjukvårdsuppdraget. Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för samordnad revision och bolagsrevision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Anna Ullsten m.fl. vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Michael Sjölander vid EY. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska samt verksamhetsmässiga mål. Bedömningen omfattar även om styrelsen/vd genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 1

6 Ekonomiskt resultat Budget 2017 Bokslut 2017 Bokslut 2016 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Varav omställningskostnader Resultat före bokslutsdisposition och skatt Erhållna koncernbidrag (komp) Justerat resultat Erhållna koncernbidrag (skatt) Lämnade koncernbidrag (skatt) Resultat efter bokslutsdisposition och skatt Balansomslutning (mnkr) Årsarbetare (antal) Justerat resultat uppgår till 60 mnkr, vilket är 57 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Resultatet har påverkats positivt av jämförelsestörande poster med 7 mnkr. Resultatet är 13 mnkr högre än 2016 års utfall. Det justerade resultatet visar årets resultat inklusive den kompensation bolag i LI- SAB-koncernen kommer att erhålla i form av koncernbidrag för att neutralisera effekter av ökad pensionskostnad på grund av att Finansinspektionen i november 2017 beslutat om en sänkning av diskonteringsräntan. Justerat resultat kan jämföras med utfallet 2016 och fullmäktiges budget Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen lämnar bolaget dessutom ett koncernbidrag på 62 mnkr. Lämnade koncernbidrag uppgår sammantaget till 55 mnkr. Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till -2 mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet (60 mnkr), som är jämförbart med fullmäktiges resultatkrav (3 mnkr). Årets investeringar uppgår till 9 mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på 12 mnkr. Budgetavvikelsen beror på att två planerade investeringar i ögonkamerautrustning inte hann slutföras under Jämförelse med budget 2017 Verksamhetens intäkter uppgår till 607 mnkr, vilket är 29 mnkr (4,2 procent) lägre än budgeterat. Intäkterna för sålda primärtjänster understiger budgeten med 27 mnkr, vilket till största delen beror på minskade intäkter för ersättning för inköp av 2

7 läkemedel för intravtireala injektioner 1. Avvikelsen i övrigt utgörs av flera (positiva och negativa) delposter bl.a. försäljning av övriga tjänster, patientavgifter och erhållna bidrag. Verksamhetens kostnader exkl. avskrivningar och finansiella poster uppgår till 535 mnkr, vilket är 77 mnkr (ca 13 procent) lägre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är 32 mnkr hänförbart till minskade kostnader för läkemedel för intravitreala injektioner till följd av att landstinget genomfört en ny upphandling av dessa och eftersom den förväntade ökningen av behandling med intravitreala injektioner blev lägre än beräknat. Budgetposten övriga kostnader understiger budgeten med ca 39 mnkr, vilket beror på att sjukhuset i sin budget tagit höjd för kostnader som sedan inte realiserats. Bemanningskostnaderna understiger budget med ca 6 mnkr. Avvikelser i förhållande till budget har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i styrelsens årsrapport Jämförelse med 2016 års utfall Jämfört med 2016 har verksamhetens intäkter minskat med 7 mnkr (1,1 procent), vilket framför allt beror på minskade intäkter för patientavgifter (1 mnkr) och sålda primärtjänster (6 mnkr). Intäkterna för sålda primärtjänster minskar till stor del på grund av lägre intäkter för ersättning för inköp av läkemedel för intravtireala injektioner, vilket delvis kompenseras av ökade intäkter för bland annat utomlänsvård. Verksamhetens kostnader har jämfört med 2016 minskat med 19 mnkr (3,4 procent), vilket i huvudsak beror på att kostnader för läkemedel minskat med 22 mnkr, varav 20 mnkr utgörs av minskade kostnader för intravitreala injektioner. Bemanningskostnaderna har minskat med 2 mnkr jämfört med föregående år, medan kostnaderna för material ökat med 3 mnkr. Förändringen i övrigt utgörs av flera delposter bl.a. lokalkostnader och köpta primärtjänster. Enligt landstingets budget för 2017 måste kostnadsökningstakten begränsas och hållas på en långsiktigt hållbar nivå i genomsnitt 3,3 procent under perioden Kostnadsutvecklingstakten exklusive avskrivningar, finansnetto och särskild löneskatt uppgår i genomsnitt till 4,1 procent de senaste fem åren ( ). Sjukhusets kostnadsutvecklingstakt 2017 har minskat avsevärt jämfört med Kostnadsökning Exkl. avskrivningar, finansnetto och särskild löneskatt 3,5% 6,6% 8,0% 6,5% -3,4% Bedömning av ekonomiskt resultat Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Styrelsens ekonomiska resultat bedöms, i likhet med 2016, vara tillfredsställande. Sjukhusets kostnadsutveckling har under 2017 varit negativ. 1 Intravitreala injektioner används för att behandla åldersförändringar i gula fläcken. 3

8 Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av dels fullmäktiges, dels styrelsens mål och uppdrag Förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Mål 2017 Bokslut 2017 Bokslut 2016 Klarat målet Landstingsfullmäktiges mål Vård i rätt tid (vårdgarantin) Uppfyllelsegrad vårdgarantin 85 % 95 % 87 % Ja Säker vård Förekomsten (prevalensen) av vårdrelaterade infektioner 9 % 0 % <1 % Ja Kvalitetsindikatorer i omställningsavtalet Vård i rätt tid Andel patienter med vistelsetid under 4h på akutmottagning Andel patienter som får tid för första besök inom 30 dagar Andel patienter som får tid för operation/behandling inom 90 dagar Vistelsetid vid akutmottagning mer än 8h för patienter över 80 år 79% 97% 96% Ja 90% 95% 87% Ja 90% 95% 96% Ja 5% 5% - Ja Säker vård Andel MRSA-odlingar bland riskpatienter 90% 100% 100% Ja Av ovanstående mål har sjukhuset klarat samtliga. Andelen patienter som får tid för första besök inom 30 dagar har ökat från 87 till 95 procent. Sjukhuset har under året arbetat med att fylla återbud med nya patienter i syfte att förbättra tillgängligheten. Enligt sjukhusets bedömning i februari 2018 är utfallet för kvalitetsindikatorerna i omställningsavtalet tillräckligt högt för att sjukhuset ska få hela kvalitetsersättningen Uppdrag från fullmäktige I budget 2017 fick sjukhuset i uppdrag att schemalägga läkarna inom dygnet runtverksamheterna kl Sjukhusets ledning har beslutat att schemaläggningen ska omfatta läkare på akutmottagningen. Det nya schemat implementeras från och med februari Produktion Under 2017 har sjukhuset producerat öppenvårdsbesök och slutenvårdstillfällen. Produktionen ligger lägre än budget för både slutenvården (-10,2 procent) och öppenvården (-7,3 procent). I jämförelse med föregående år har slutenvårdsproduktionen minskat med 3,9 procent och öppenvårdsproduktionen minskat 4

9 med 2,5 procent. Inom öppenvården är det framför allt de akuta vårdtillfällena som minskat (-10,3 procent) jämfört med föregående år. Den minskade öppenvårdsproduktionen beror bl.a. på att patienter med enklare ögonbesvär som söker sig till sjukhusets akutmottagning hänvisas till andra vårdgivare. I enlighet med intentionerna i framtidens hälso- och sjukvård arbetar sjukhuset främst med högspecialiserad vård. Minskningen av slutenvården förklaras av att efterfrågan på högspecialiserad slutenvård varierar mellan åren. Produktionen av vårdtillfällen motsvarar inte omställningsavtalets volymer. Öppenvården understiger den avtalade volymen med 17 procent och slutenvården med 8 procent. Sjukhusets målrelaterade ersättning har därför reducerats med 1,7 mnkr. Sjukhuset menar att de, i enlighet med intentionerna i omställningsavtalet, koncentrerat sin verksamhet till högspecialiserad vård och att efterfrågan på denna typ av vård är mindre än de produktionsmål som finns i omställningsavtalet. Under 2017 har sjukhuset, hälso- och sjukvårdsförvaltningen och landstingsstyrelsens förvaltning diskuterat omställningsavtalets målvolymer. Diskussionerna har inte resulterat i förändrade målvolymer. Produktiviteten har enligt styrelsens uppfattning ökat, då kostnaderna minskat i större omfattningen än produktionen. Antalet fastställda vårdplatser 2017 var oförändrat jämfört med Tryggad kompetensförsörjning Fullmäktiges övergripande mål är att landstinget ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare, vilket följs upp genom en medarbetarenkät. S:t Eriks ögonsjukhus utfall för både medarbetarindex (76) och chef- och ledarskapsindex (79) är något högre jämfört med föregående år (75 respektive 76). I dagsläget råder brist på viktiga personalkategorier. Det är framför allt svårt att rekrytera specialistläkare, ortoptister, ögonsjuksköterskor, operationssjuksköterskor och medicinska sekreterare. För att hantera bristen på specialister har sjukhuset under året anställt kompletterande kompetenser, som optiker, grundutbildade sjuksköterskor och undersköterskor som internt utbildas inom ögonsjukvård. Kostnaderna för inhyrd personal ökade med 1 mnkr (50 procent) 2017 jämfört med 2016 till följd av hög personalomsättning för sjuksköterskor på sjukhusets vårdavdelning under Den genomsnittliga sjukfrånvaron har minskat, från 19,9 till 16,9 dagar jämfört med Den procentuella sjukfrånvaron uppgår till 5,1 procent, vilket är en minskning jämfört med föregående år (6,2 procent). Ett av landstingsfullmäktigs mål är att landstingets förvaltningar och bolag ska införa systemstödet ProCompetence/KOLL för kompetensplanering. S:t Eriks ögonsjukhus arbetar med att implementera ProCompetence/KOLL och vid årsskiftet 2017 hade 51 procent av de anställda skattat sin kompetens. 5

10 2.2.5 Hållbar tillväxt och utveckling S:t Eriks ledning beslutade i januari 2017 om att anta tre lokala miljömål för året byta ut plastpåsar mot biosäckar, ta fram mätdata i syfte att minska antibiotikaförskrivningen och utöka andelen källsorterat avfall. Samtliga uppges vara uppnådda. I december 2017 beslutade ledningen om miljömål för 2018, vilka utgår från landstingets övergripande miljöprogram. Bolaget är miljöcertifierat enligt ISO Under 2017 ställdes enligt sjukhusets redovisning miljökrav i samtliga upphandlingar. S:t Erik har inte följt upp miljökrav för någon leverantör under Bedömning av verksamhetsmässigt resultat S:t Eriks Ögonsjukhus uppfyller fullmäktiges mål avseende vårdgarantin och förekomsten av vårdrelaterade infektioner. Även de ovan redovisade avtalsenliga kvalitetsindikatorerna uppfylls. Sjukhusets produktion har minskat jämfört med föregående år och sjukhuset uppnår inte de avtalsenliga kraven för produktion. Revisionen bedömer därför att de verksamhetsmässiga målen delvis har uppnåtts. Sjukhuset har svårt att rekrytera inom vissa personalkategorier. Revisionen noterar att sjukhuset har vidtagit åtgärder i syfte att förbättra personalsituationen. Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Årets resultat uppgår till 60 mnkr, vilket är 57 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. S:t Eriks Ögonsjukhus uppfyller fullmäktiges mål och de avtalsenliga kvalitetsindikatorerna. Däremot uppnår inte sjukhuset de avtalsenliga målen för produktionen. Revisionen bedömer att styrelsens verksamhetsmässiga resultat i huvudsak är tillfredsställande. Revisionen konstaterar att det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet har beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i årsrapporten. Sammantaget bedöms det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som leder till måluppfyllelse och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen har genomförts av revisionskontoret och auktoriserad revisor. Ekonomi- och verksamhetsstyrning Styrelsen har i budgeten/verksamhetsplanen i huvudsak brutit ner de av fullmäktiges mål som berör verksamheten till egna uppföljningsbara mål och indikatorer. Styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet. 6

11 Bolaget har i delrapporten för 2017 prognostiserat årets resultat till 30 mnkr. Utfallet blev 30 mnkr högre än prognosen i delårsrapporten. Detta beror på att intäkterna för sålda primärtjänster ökade mer än beräknat, samtidigt som övriga kostnader minskade mer än beräknat. För 2017 budgeterade sjukhuset 74 mnkr för övriga kostnader, varav 35 mnkr (47 procent) upparbetades. Sjukhuset uppger att de budgeterade för ökade kostnader som de trodde skulle uppstå i samband med planering för inflyttning i det nya sjukhuset. Bedömning Revisionen bedömer att sjukhuset i huvudsak har en tillräcklig ekonomi- och verksamhetsstyrning. Revisionen noterar dock att det förekommer stora avvikelser mellan budget, prognos och utfall och bedömer därför att det finns utrymme för förbättringar i bolagets hantering av budget och prognoser. Arbetsmiljö Revisionen har granskat om sjukhuset bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med lagstiftning, Arbetsmiljöverkets föreskrifter och landstingets regelverk. 2 Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten så att den leder till en god arbetsmiljö samt fortlöpande undersöka risker och vidta åtgärder. Arbetsgivaren ska vidare i den utsträckning verksamheten kräver dokumentera arbetsmiljön och arbetet med denna. Handlingsplaner ska upprättas. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ska det systematiska arbetsmiljöarbetet följas upp varje år. De som får i uppgift att verka för en tillfredsställande arbetsmiljö ska vara tillräckligt många och ha de befogenheter, den kompetens och de resurser som behövs. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om våld och hot i arbetsmiljön ska arbetsgivaren utreda de risker för våld eller hot om våld som kan finnas i arbetet samt vidta nödvändiga åtgärder. Rutiner ska finnas för att arbetstagare som utsatts för hot eller våld snabbt ska få hjälp och stöd. Enligt arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö ska arbetsgivaren vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling samt ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Granskningen visar att krav i lag och föreskrifter i huvudsak uppfylls. Ansvaret för arbetsmiljöuppgifterna är delegerat från styrelsen till VD och vidare till verksamhetschefer och första linjens chefer. Resultaten av de årliga medarbetarundersökningarna och anmälningar i avvikelserapporteringssystemet HändelseVis ligger till grund för handlingsplaner som tar upp förbättringsåtgärder inom alla avdelningar och grupper 2 Arbetsmiljölagen (1977:1160), Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) respektive Våld och hot i arbetsmiljön (AFS 1993:2), Stockholms läns landstings policy och riktlinjer för säkerhet (LS ) och Stockholms läns landstings program för att förebygga, bemöta och följa upp våld och hot i arbetsmiljön 7

12 på sjukhuset. Handlingsplanerna följs upp på varje arbetsplatsträff. Sjukhuset har rutiner för hantering av hot och våld. Hot- och våldsincidenter registreras som avvikelser och företagshälsovården kopplas vid behov in som stöd för utsatt personal. Granskningen har visat att en yrkesgrupp har utsatts för systematiska negativa kommentarer av kollegor. Ledningen arbetar för att motverka detta. Personalavdelningen sammanställer information om kränkande särbehandling från medarbetarenkäten samt information om eventuella anmälningar för att få överblick över om särskilda åtgärder behöver vidtas. På sjukhuset används en särskild blankett som utsatta medarbetare kan fylla i. Den informationen registreras inte i avvikelserapporteringssystemet HändelseVis. Bedömning Revisionen bedömer att S:t Eriks Ögonsjukhus styrelse i huvudsak bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med lagstiftning och Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Arbetsgivaren undersöker systematiskt de risker som finns i verksamheten och planerar åtgärder som föranleds av detta. Brister förekommer dock vad gäller social och organisatorisk arbetsmiljö. Det är även viktigt att sjukhuset fortsätter sitt arbete med att komma till rätta med kränkande särbehandling. Styrelsens arbetsformer och ärendehantering Revisionen har granskat om sjukhusstyrelsens arbetsformer följer aktiebolagslagen, kommunallagen och landstingets styrande dokument samt om styrelsen utför de uppdrag som framgår av ägardirektiven. Granskningen har gjorts genom analys av samtliga styrelsehandlingar och protokoll från 2017, av styrelsens arbetsordning 3, och VD-instruktion 4 samt av attest- och delegationsordning inom bolaget 5. Utförande av uppgifter enligt ägardirektiv, ägarpolicy, kommunallagen samt aktiebolagslagen Styrelsen har i sitt arbete löpande och kontinuerligt fått information om frågor om ekonomi, verksamhet och internkontroll. Styrelsen har beslutat i frågor om mål och budget, årsrapport, bolagsstyrningsrapport, årsredovisning, internkontrollplan, styrelsens arbetsordning samt VD-instruktion som ankommer på styrelsen. Styrelsen har utvärderat sitt arbete och den interna kontrollen, dock finns inte eventuell utvärdering av VD:s arbete dokumenterad i protokoll. Dokumentation av hur styrelsen säkerställer kvaliteten i rapportering om verksamhet, ekonomi och intern kontroll framgår inte explicit av styrelsens handlingar från Styrelsen har i bl.a. årsrapport rapporterat efterlevnad av de styrande dokument som beslutats av ägaren. Rapporteringen består dock av en förteckning över de styrande dokument som efterlevs och har därmed karaktären av intyg snarare än av bedömning. 3 prot. nr 5, 2 4 prot. nr 5, 3 5 prot. nr 5, 4 8

13 Hänskjutning av ärenden av principiell vikt till landstingsfullmäktige Vid genomgång av samtliga styrelseärenden från 2017 har inga ärenden, som bedömts vara av sådan vikt att de borde ha lyfts till fullmäktige, hittats. I granskningen noterades att styrelsens arbetsordning anger att det ankommer på styrelsen att fatta beslut i ärenden av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt. De generella ägardirektiven anger dock att beslut av principiell beskaffenhet ska hänskjutas till landstingsfullmäktige för att sedan beslutas av bolagsstämman. Styrelsens arbetsordning Styrelsens arbetsordning beskriver ansvarsområde och arbetsuppgifter, konstituerande styrelsemöte samt övriga styrelsemöten. Arbetsordningen beskriver inte utförligt vilka uppgifter som särskilt ankommer på ordförande. VD-instruktionen beskriver VD:s generella ansvar och befogenhet, arbetsuppgifter samt åtgärder som kräver styrelsens godkännande i förväg. Styrelsens arbetsformer Granskningen av handlingar till och protokoll från styrelsens sammanträden visar att alla ledamöter har getts möjlighet att delta, styrelsen har varit beslutsför, protokoll förs i nummerföljd och antalet ledamöter och suppleanter 6 stämmer med bolagsordningen. I huvudsak uppfylls även kraven på att kallelse till möte ska skickas fem arbetsdagar i förväg och att materialet till respektive ärende ska framgå av föredragningslistan. Styrelsens dagordningar anger vilka beslutsärenden och sakfrågor som ska behandlas. Vid granskning av beslutsunderlag till styrelsen noterades vissa avvikelser från aktiebolagslagens och ägarpolicyns krav på att beslutsunderlag ska vara tillfredsställande och på att de ska ge en saklig, utförlig och relevant belysning av det ärende beslutet gäller. Avvikelserna består framför allt i att förslag till beslut saknas eller att egna yttranden över material saknas. I vissa fall saknas skriftliga underlag helt. Protokollen anger inte konsekvent vilka underlag som funnits inför respektive ärende och är inte heller konsekvent undertecknade av protokollförare. Ytterst är det styrelsen som bedömer om underlagen är tillräckliga för att beslut ska kunna fattas, men en saklig, utförlig och relevant belysning bör exempelvis innehålla en beskrivning av vilka konsekvenser beslutet kan antas leda till. Delegering och återrapportering Delegeringen framgår av VD-instruktion samt attest- och delegationsordning. Båda är beslutade av styrelsen. VD-instruktionen beskriver vad delegeringen innebär och slår fast att attest- och delegationsordningen ska ses som ett komplement till VD-instruktionen. Attest- och delegationsordningen beskriver verksamhetschefers/ avdelningschefers beslutsmandat och vad verksamhetschefer inte får fatta beslut om. Av attest- och delegationsordningen framgår följande: VD ansvarar för den löpande förvaltningen 6 Enligt protokoll nr 5 och årsstämman samt LF 120 9

14 men har enligt denna delegationsordning delegerat uppgifter till verksamhetscheferna och till avdelningscheferna/motsvarande. Attest- och delegationsordningen är något otydlig då det inte tydligt framgår vem som fattat beslut om den. Beslut om den är fattat av styrelsen, men en skrivning i dokumentet kan tolkas som att den är beslutad av VD. Av VD-instruktion framgår inte hur styrelsen ska informeras om delegerade beslut så att den kan kontrollera om delegationen kan upprätthållas. Detsamma gäller attestoch delegationsordningen. Styrelsen har inte, i arbetsordning eller i VD-instruktion, preciserat vilken information den vill ha för att följa upp delegationsbeslut. Bedömning Revisionen bedömer att styrelsen utför sina uppgifter enligt bolagsordning, ägardirektiven, ägarpolicyn, kommunallagens krav på styrning och intern kontroll 7 samt aktiebolagslagens krav på att styrelsen tar ansvar för bolagets organisation och förvaltning. 8 Undantag gäller dock för utvärdering av VD:s arbete, vilket styrelsen ska göra årligen enligt ägarpolicy men enligt sin dokumentation inte genomfört under Det kan också finnas skäl för styrelsen att överväga om den i tillräcklig utsträckning dokumenterar hur den säkerställer kvaliteten i rapporteringen om verksamhet och ekonomi, vilket den ska göra enligt ägarpolicyn. Styrelsen ansvarar enligt de generella ägardirektiven för att efterlevnaden av styrande dokument följs upp. Styrelsens rapportering i denna fråga skulle kunna utvecklas. Enligt de generella ägardirektiven ska beslut i verksamheten, som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, hänskjutas till landstingsfullmäktige. Granskningen visar inte att principiella frågor och frågor som annars är av större vikt under 2017 har beslutats av styrelsen i stället för att hänskjutas till landstingsfullmäktige. Styrelsen bör dock uppdatera arbetsordningen så att där inte anges att styrelsen ska fatta beslut i sådana frågor som enligt ägardirektiven ska hänskjutas till landstingsfullmäktige. Både styrelsens arbetsordning och VD-instruktionen bedöms uppfylla de krav som ställs i ägarpolicyn. Viss förbättringspotential finns vad gäller arbetsfördelningen inom styrelsen. Styrelsens arbetsformer följer i huvudsak aktiebolagslagen, bolagsordningen och den egna arbetsordningen. Dagordningar för styrelsemöten bedöms uppfylla krav enligt lagstiftning och landstingets styrande dokument. Beslutsunderlagen till styrelsemöten bedöms inte fullt ut möta de krav som ställs i aktiebolagslag och ägarpolicy. Protokollen bör, för att uppfylla kraven i landstingets ägarpolicy, konsekvent och tydligt ange vilka underlag som funnits för respektive ärende. 7 6 kap kap. 4 10

15 Revisonen bedömer att det av attest- och delegationsordningen inte tydligt framgår vem som beslutat om den. Enligt aktiebolagslagen ska styrelsen fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas. Hur detta ska göras framgår inte av VD-instruktion eller arbetsordning. Rekommendationer Styrelsen bör dokumentera att den utfört den utvärdering av VD:s arbete som enligt ägarpolicy ska göras årligen. Styrelsen bör, i enlighet med ägarpolicyn, dokumentera hur den säkerställer kvaliteten i rapportering om verksamhet, ekonomi och intern kontroll. Styrelsen bör uppdatera arbetsordningen så att där inte anges att styrelsen ansvarar för beslut i principiella frågor eftersom sådana enligt kommunallag och ägardirektiv är förbehållet landstingsfullmäktige. Styrelsen bör säkerställa att protokollen, för att uppfylla kraven i ägarpolicyn, konsekvent och tydligt anger vilka underlag som funnits för respektive ärende. Styrelsen bör förtydliga attest- och delegationsordningen så att det tydligt framgår att den utgör styrelsens delegation. Styrelsen bör i VD-instruktion ange vilken rapportering av delegerade beslut den vill ha för att fortlöpande kunna kontrollera om delegationen kan upprätthållas. Avrapporterade granskningar i delrapport Delar av årets granskning har tidigare avrapporterats i delrapporterings-pm för styrelsen. Nedan sammanfattas väsentliga iakttagelser från denna rapport. Granskning av riskanalys och intern kontrollplan Styrelsen har fastställt en för året aktuell intern kontrollplan upprättad utifrån dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Den interna kontrollplanen följer i huvudsak landstingsfullmäktiges policy 9 för intern kontroll. I huvudsak har bolaget, enligt revisionens bedömning, en fungerande process för att ta fram riskanalys och internkontrollplan. Revisionen bedömer att styrelsen i allt väsentligt har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Dock finns förbättringsområden risker kopplade till följsamhet till rutiner och lagefterlevnad kan med fördel inkluderas i riskanalysen. Granskning av legitimationer Revisionen har granskat om bolaget säkerställer att anställd hälso- och sjukvårdspersonal med krav på yrkeslegitimation har giltig legitimation för att utöva yrket. Granskningen visar att av de personer som registrerats som legitimerade hos S:t Erik i landstingets register hade en anställd inte en registrerad legitimation hos Socialstyrelsen eller kunde, efter uppmaning, inte uppvisa kopia på sådan. Det har inte varit möjligt att kontrollera legitimationerna för inhyrd personal eftersom det inte finns 9 Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag LS

16 någon samlad information om vilka de inhyrda personerna är. Däremot framgår av mall för avtal med leverantörer att leverantören ska se till att läkare och sjuksköterska är legitimerad. I granskningen framkommer att sjukhuset har en rutin för legitimationskontroll vid anställning men att ingen uppföljning av hur rutinen fungerar gjorts. Revisionen bedömer därför att ledningen regelbundet bör följa upp att rutinen fungerar och se till att det finns en rutin för kontroll av legitimation hos inhyrd personal samt regelbundet följa upp denna. Granskning av inköp och utbetalningar I auktoriserad revisors granskning av inköpsprocessen och hantering av leverantörsfakturor framkommer att det finns personer i bolaget som har möjlighet att utföra manuella utbetalningar och administrera bankbehörigheter utan krav på dualitet. Auktoriserad revisor bedömer att bolaget bör tillämpa krav på dualitet vid manuella utbetalningar och administration av bankbehörigheter. Granskningar utan väsentliga iakttagelser Auktoriserad revisor har granskat ledningsnära kostnader och representation, hållbarhetsrapportering och oegentligheter. Inga västenliga avvikelser har noterats inom dessa områden. Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. Samlad bedömning av intern styrning och kontroll I årets granskningar har framkommit att det finns utrymme för förbättringar avseende sjukhusets arbete med social och organisatorisk arbetsmiljö, styrelsens arbetsformer och ärendehantering, rutiner för kontroll av legitimation och hantering av manuella utbetalningar och banklegitimationer. Resultatet av dessa granskningar bedöms dock inte vara av sådan karaktär att de påverkar den slutliga bedömningen av styrelsens interna styrning och kontroll. Revisionen bedömer att det finns riktlinjer och rutiner för att säkerställa en tillräcklig styrning och intern kontroll inom bolagets verksamhetskritiska processer. Baserat på den sammantagna granskningen 2017 så är bedömningen oförändrad jämfört med Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 12

17 Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. Årsredovisningen Den auktoriserade revisorn har granskat bolagets årsredovisning för att säkerställa att det är upprättad i enlighet med och följer årsredovisningslagen och K3-regelverket. Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende räkenskaper. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. Auktoriserade revisorns bedömning Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 13

18 STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 1(1) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: S:t Eriks ögonsjukhus AB, Årsrapport 2017 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar 2011 Årsrapp ID: 232 Styrelsen bör säkerställa att arbetet med intern styrning och kontroll utvärderas regelbundet. X Den systematiska utvärderingen av arbetet med intern styrning och kontroll kan utvecklas. Det finns ingen samlad utvärderingsmodell för allt som ingår i intern styrning och kontroll. Däremot görs utvärderingar av enskilda områden. Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 787 Styrelsen bör säkerställa att åtgärder vidtas för en tillräcklig styrning och intern kontroll av rutiner kring upphandling för att undvika otillåtna direktupphandlingar och bättre utnyttja konkurrensen. Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 1136 Styrelsen bör i VD-instruktion ange vilken rapportering av delegerade beslut den vill ha för att fortlöpande kunna kontrollera om delegationen kan upprätthållas. X Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 1135 Styrelsen bör förtydliga attest- och delegationsordningen så att det tydligt framgår att den utgör styrelsens delegation. X Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 1134 Styrelsen bör säkerställa att protokollen, för att uppfylla kraven i ägarpolicyn, konsekvent och tydligt anger vilka underlag som funnits för respektive ärende. X Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 1133 Styrelsen bör uppdatera arbetsordningen så att där inte anges att styrelsen ansvarar för beslut i principiella frågor eftersom sådana enligt kommunallag och ägardirektiv är förbehållet landstingsfullmäktige. X Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 1132 Styrelsen bör, i enlighet med ägarpolicyn, dokumentera hur den säkerställer kvaliteten i rapportering om verksamhet, ekonomi och intern kontroll. X Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 1131 Styrelsen bör dokumentera att den utfört den utvärdering av VD:s arbete som enligt ägarpolicy ska göras årligen. X Följs upp i samband med årsgranskningen 2018.

19 BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2017 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnden/styrelsen ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1

20 Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. 2

21 Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna.rev@sll.se. Postadress: Box 22230, Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 b (T-bana Rådhuset) Telefon: E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Hemsida: Org.nr: