Stiftelsen Clara ÅRSRAPPORT 2013

Transkript

1 Stiftelsen Clara ÅRSRAPPORT 2013

2 Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Landstingsrevisorerna omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna@rev.sll.se.

3 RK Revisionskontoret Sammanfattning stiftelsen Clara I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Ekonomiskt resultat Bedömning för år 2013: Tillfredsställande X Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Intern styrning och kontroll Tillräcklig X Inte helt tillräcklig Otillräcklig Räkenskaper Rättvisande X Inte rättvisande Ekonomiskt resultat Årets resultat uppgår till ca 1 mnkr att jämföra med budget på 1 mnkr. Hyresintäkterna har ökat sedan föregående år. Stiftelsen har genomfört planerat underhåll i enlighet med budget. Stiftelsen har för närvarande två tvister i pågående reklamationsärenden mot Skanska som hanteras via juridiska ombud. Rättstvisterna beräknas pågå under hela Det ekonomiska resultatet bedöms sammantaget som tillfredsställande. Intern styrning och kontroll Stiftelsen har en beslutad intern kontrollplan för Styrelsen och verkställande direktören har åtgärdat flertalet av de rekommendationer som revisionen lämnat. Vid styrelsemötet den 13 juni fick VD i uppdrag att genom konkurrensutsättning omförhandla stiftelsens totala lånestock. Uppdraget ändrades senare på tjänstemannanivå till att omfatta endast en del av lånestocken. Efter förslag från Nordea om refinansiering i enlighet med tjänstemannabeslutet antogs dock förslaget av stiftelsens styrelse. Den interna styrningen och kontrollen bedöms sammantaget vara tillräcklig. Räkenskaper Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 1

4 INNEHÅLL 1 ÅRETS GRANSKNING EKONOMISKT RESULTAT Ekonomiskt resultat Bedömning INTERN STYRNING OCH KONTROLL Intern kontrollplan Styrelsen och verkställande direktören Refinansiering Övrigt Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömning RÄKENSKAPER Årsredovisningen Nytt normativt regelverk (K3) Övrigt Bedömning... 5 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier

5 1 Årets granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, stiftelselagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för bolagsrevision och samordnad revision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Lars Åström vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap och stiftelselagen (1994:1220) under ledning av auktoriserad revisor Mikael Sjölander vid EY. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 2 Ekonomiskt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga Ekonomiskt resultat Budget 13 Bokslut 13 Bokslut 12 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader (inkl avskrivningar och finansiella poster) Årets ekonomiska resultat Balansomslutning (mnkr) E/T Årsarbetare Årets resultat uppgår till ca 1 mnkr att jämföra med budget på 1 mnkr. Resultatet är ca 2 mnkr högre än föregående år. Resultatförbättringen förklaras huvudsakligen av ökade hyresintäkter. 1

6 Intäkterna är i nivå med budget och har ökat med ca 4 mnkr i jämförelse med föregående år. Intäkterna beräknas enligt en självkostnadsprincip och är stipulerade i stiftelsens hyresavtal med Södertörns högskola. Principen baseras på att högskolan är skyldig att täcka stiftelsens totala kostnader. Stiftelsens totala kostnader har ökat något i jämförelse med föregående år. Rörelsekostnaderna har ökat med ca 2,5 mnkr medan räntekostnaderna har minskat med ca 800 tkr beroende på det låga ränteläget. Stiftelsen har genomfört planerat underhåll i enlighet med budget. Under året har ett lån på 470 mnkr omförhandlats och förfaller samtidigt med ett ytterligare lån om 585 mnkr den 31 december Inga amorteringar har gjorts under året och likviditeten har därmed ökat för att bland annat användas till förberedelser av byggnationer för polisaspirantutbildningen, se avsnitt 3.3. Stiftelsen har från föregående år två tvister i pågående reklamationsärenden mot Skanska som hanteras via juridiska ombud. Nedlagda kostnader för de juridiska insatserna 2013 uppgår till drygt 900 tkr, varav 600 tkr är budgeterade. Rättstvisterna beräknas pågå under hela Det ena reklamationsärendet som har hänskjutits till tingsrätten avser en vattenskada i fastigheten Biblioteket. Stiftelsen har lagt ned ca 10,4 mnkr på reparationsarbetet, varav 2,2 mnkr har aktiverats. Stiftelsen yrkar på ersättning för mellanskillnaden på 8,2 mnkr. En muntlig framställan har gjorts i tingsrätten. Underlag i form av en bedömning från det juridiska ombudet visar att stiftelsen bör ha rätt till en större del av det yrkade beloppet. Det andra reklamationsärendet avser bristfälligt utförda arbeten på fasaden i fastigheten Moas Båge och en felaktig lutning på ett markområde. Att åtgärda bristerna i fasadrenoveringen beräknas till ca 50 mnkr och arbetet kommer att påbörjas under Bristerna i markarbetet uppgår till 1,3 mnkr. Rättstvisten ska avgöras i en skiljenämnd i enlighet med det som stipulerats i avtalet med Skanska. Även i detta ärende bedömer det juridiska ombudet att det finns en möjlighet till framgång. 2.2 Bedömning Planerat underhåll har genomförts i enlighet med budget. Revisionen konstaterar att de juridiska tvisterna avseende reklamationer av byggnationer som pågått under 2013 kommer att fortsätta under Det ekonomiska resultatet bedöms sammantaget som tillfredsställande till skillnad mot föregående år då resultatet bedömdes som inte helt tillfredställande. Bedömningen för 2012 påverkades negativt av ett lokalanpassningsprojekt som inte hade hanterats på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. 2

7 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för den interna styrningen och kontrollen. Bedömningen omfattar även om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och säkert sätt så att fullmäktiges mål uppfylls samt att lagar, föreskrifter m.m. efterlevs. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga Intern kontrollplan Den interna kontrollplanen för 2013 beslutades av styrelsen den 11 mars 2013 vilket innebär att en del av verksamhetsåret för vilken planen avsåg redan har gått. Däremot har den interna kontrollplanen för 2014 beslutats av styrelsen den 13 december 2013, dvs. i god tid innan verksamhetsårets start i enlighet med revisionens tidigare rekommendation. 3.2 Styrelsen och verkställande direktören Stiftelsen har under året genomfört fem protokollförda styrelsemöten med redovisning och beslut av aktuella frågor. Vid styrelsemötet den 13 juni fick VD i uppdrag att genom konkurrensutsättning omförhandla stiftelsens lån på mnkr till den 7 februari Vid ett senare möte den 12 september ändrades uppdraget på tjänstemannanivå till att omfatta endast 470 mnkr som skulle förfalla den 31 december Ny förfallodag blev den 30 december 2015, dvs. samma förfallodag som den andra delen av lånet på 585 mnkr. Efter förslag från Nordea om refinansiering i enlighet med tjänstemannabeslutet antogs förslaget av stiftelsens styrelse. Styrelsen noterade dock till protokollet att hanteringen av ärendet är anmärkningsvärt då styrelsens beslut ändrats på tjänstemannanivå. Under året har de två styrelseledamöterna från Södertörns högskola lämnat styrelsen efter det att högskolans jurister uttalat en risk för att ledamöterna skulle kunna försättas i jävsituationer, exempelvis vid beslut om hyresnivåer. Enligt uppgift har högskolans styrelserepresentanter aldrig utsatts för någon jävsituation, däremot har den verkställande direktören (VD) fått utgå vid några styrelsemöten. För närvarande finns ingen representant från högskolan representerad i stiftelsens styrelse. Verkställande direktören engageras via avtal på konsultbasis vilken tidigare normalt varit ett år. Under 2013 har ett avtal tecknats med VD t.o.m. 31 december Refinansiering En väsentlig fråga för stiftelsen är att bestämma strategier för den framtida finansieringen efter år 2020 då högskolans restvärdegaranti och landstingets borgensförbindelse upphör. Nuvarande soliditet uppgår till ca 13 % och för att uppnå en från stiftelsen önskvärd soliditet (ca 25-30%) finns ett antal alternativ. Det mest aktuella alternativet är enligt uppgift att konsolidera stiftelsens egna kapital och öka soliditeten 1 i avsikt att förbättra framtida lånevillkor efter år Ett annat alternativ är hyreshöjningar. En budgeterad generell hyresökning är också framräknad till år 2020 för att stärka soliditeten. Genom att högskolan erhållit den sökta polisaspirantutbildningen kommer deras intäkter att öka med ytterligare 100 mnkr. Därmed finns det en möjlighet för stiftelsen att höja högskolans hyra. 1 Soliditet det egna kapitalet i förhållande till det totala kapitalet 3

8 Genom att stiftelsens båda lån på totalt mnkr, har omförhandlats till samma förfallodag finns det också möjlighet att ersätta borgensförbindelsen med annan finansiering som till exempel obligationslån. Styrelsen har ännu inte tagit något beslut avseende refinansieringen av stiftelsen. 3.4 Övrigt Utöver ovanstående har revisionen genomfört granskning av ekonomistyrning, ledningsnära kostnader och representation samt stickprov för att kontrollera risker för oegentligheter. Dessa granskningar har genomförts utan väsentliga avvikelser. 3.5 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. Styrelsen och verkställande direktören har åtgärdat flertalet av de rekommendationer som revisionen lämnat. Kvarstående rekommendationer följs upp Bedömning Stiftelsens styrelse bedöms ha en god insyn i arbetet med intern styrning och kontroll. Den operativa verksamheten hanteras av en person på konsultbasis. Det är dock viktigt att styrelsen planerar och beslutar avseende refinansiering inför år Den interna styrningen och kontrollen bedöms utifrån den granskning som genomförts av revisionen och den auktoriserade revisorn sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens och verkställande direktörens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. 4.1 Årsredovisningen Förvaltningsberättelsen ger en tydlig bild av stiftelsens ändamål och väsentliga händelser under året. Resultat och balansräkning samt kassaflödesanalysen följer årsredovisningslagens uppställningsform och ger en rättvisande bild av den finansiella situationen under året. Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. 4.2 Nytt normativt regelverk (K3) Det nya regelverket K3 (kategorireglerna 3) som börjar gälla från och med 2014 påverkar stiftelsens komponentavskrivningar för fastigheter. Förberedelser har skett under 2013 i syfte att räkna fram jämförelsetal. Det nya regelverket innebär att fastigheterna delas upp i komponenter (exempelvis tak, trapphus, hisschakt) med olika nyttjandeperioder avseende förbrukning. Genom att komponenterna kommer att bytas ut vid olika tidsperioder kan det innebära förändringar i jämförelse dels med den traditionella avskrivningsmetoden, dels gränsdragningar mellan investeringar och underhåll. Utgifter för underhåll som tidigare kostnadsförts kan i större utsträckning betraktas som investeringar. Härigenom kan resultatet förbättras eller försämras jämfört med tidigare regelverk beroende på omfattningen och inriktningen på de underhåll som 4

9 utförs. För stiftelsen innebär det en relativt kraftig ökning av avskrivningskostnaderna 2014 i jämförelse med Övrigt Utöver ovanstående har revisionskontoret genomfört granskning av inbetalning av skatter och andra avgifter, stiftelsens skattestatus, boksluts- och investeringsprocessen, intäkt- och faktureringsprocessen samt inköps- och leverantörsfakturaprocessen. Dessa granskningar har genomförts utan väsentliga avvikelser. 4.4 Bedömning Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 5