ÅRSRAPPORT Stiftelsen Clara

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2016 Stiftelsen Clara

2 RK Styrelsen för Stiftelsen Clara ÅRSRAPPORT 2016 Stiftelsen Clara Revisorerna i revisorsgrupp III beslutade att överlämna rapporten till styrelsen för Stiftelsen Clara för kännedom och med möjlighet till yttrande senast Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Turid Stenhaugen Ordförande Christina Holmqvist Sekreterare Landstingsrevisorerna Box Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: Fax: E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr:

3 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM RK Sammanfattning Stiftelsen Clara I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2016 Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Ekonomiskt resultat X Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll X Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper X Ekonomiskt resultat Stiftelsen Claras resultat uppgår till 2 mnkr vilket är 1 mnkr lägre än budget. Avvikelsen i förhållande till budget motsvarar ca 1 procent av omsättningen och beror främst på driftskostnader för aktiverat projekt OBE18. Det ekonomiska resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Bedömningen är oförändrad jämfört med Intern styrning och kontroll Den intern kontrollplanen för 2016 fastställdes i december 2015 av stiftelsens styrelse, dvs. före verksamhetsårets början, och har följts upp under året. Stiftelsen bedöms i huvudsak ha väl fungerande rutiner för intern styrning och kontroll. Landstingsfullmäktige har beslutat att avveckla landstingets engagemang i stiftelsen. Stiftelsen har därför påbörjat en process för att ansöka om permutation hos Kammarkollegiet. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Bedömningen är oförändrad jämfört med Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.

4 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM RK Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt resultat Ekonomiskt resultat Samlad bedömning av ekonomiskt resultat 2 3 Intern styrning och kontroll Ekonomistyrning Permutation av stiftelsens Claras stadgar Försäljning av stiftelsen Claras mark Granskningar utan väsentliga iakttagelser Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 4 4 Räkenskaper Årsredovisningen Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Auktoriserade revisorns bedömning 4 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier

5 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Stiftelsen Clara har till ändamål att stödja forskning, utbildning och därmed förenlig verksamhet vid Södertörns högskola i första hand genom att ställa lokaler till förfognde till självkostnad 1. Stiftelsen har ingen egen anställd personal. Verkställande direktören är engagerad på konsultbasis och nuvarande avtal löper till 31 december Fastigheterna förvaltas av inhyrd fastighetsförvaltare. Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för samordnad revision, stiftelselagen och god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Lars Åström vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Magnus Fagerstedt vid EY AB Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 2 Ekonomiskt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen lever upp till sitt ansvar för förvaltningen enligt tryggandelagen och om stadgarna samt föreskrifterna i stiftelseförordnandet följs. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Stiftelsen Clara har inga mål eller uppdrag från landstingsfullmäktige. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 1 Självfinansieringsprincipen innebär att stiftelsen ska självfinansiera sin egen verksamhet genom avtal med Södertörns högskola. De kostnadsökningar/-minskningar som stiftelsen har ska spegla intäktsökningarna/-minskningar från högskolan. 1

6 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM Ekonomiskt resultat Budget 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Resultat efter bokslutsdisposition och skatt Balansomslutning (mnkr) Stiftelsen Claras resultat uppgår till 2 mnkr vilket är 1 mnkr lägre än budget, men i nivå med Avvikelsen i förhållande till budget motsvarar ca 1 procent av omsättningen och beror främst på driftskostnader för aktiverat projekt OBE18. Jämförelse med budget 2016 och utfall 2015 Intäkterna uppgår till 108 mnkr, vilket är 10 mnkr (ca 10 procent) högre än budgeterat. Stiftelsen genomförde och fakturerade tilläggsarbeten under 2016 för Södertörns högskola till ett belopp på ca 10 mnkr. Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår till 37 mnkr, vilket är 6 mnkr (19 procent) högre än budget och 4 mnkr (ca 12 procent) högre än Ökningen beror i båda fallen främst på justeringar av tidigare bokförda värden för nya investeringar och kostnader för ett tvistemål med Skanska vilket inte var budgeterat. Av- och nedskrivningar har budgeterats till ca 40 mnkr 2016 i nivå med utfallet Utfallet 2016 uppgår till 45 mnkr, vilken inkluderar en nedskrivning med 5 mnkr av fasaderna på Moas båge, vilken inte var budgeterad. Kostnaden för nedskrivningen har dock vidarefakturerats till högskolan. Räntekostnaderna uppgår till 24 mnkr och är i nivå med budget. Minskningen mot föregående år uppgår till 8 mnkr och baseras på det låga ränteläget, amorteringar och en ränteswap 2 som förföll Årets investeringar uppgår till ca 17 mnkr, att jämföra med budgeterad investeringsplan på ca 15 mnkr. Avvikelsen beror bland annat på att tilläggsarbeten utförts åt högskolan och att tidigare investeringar aktiverades först Avvikelser i förhållande till budget och föregående år har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i styrelsens årsrapport. 2.2 Samlad bedömning av ekonomiskt resultat Revisionen instämmer i styrelsens bedömning av det ekonomiska resultatet och konstaterar att det beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i styrelsens årsrapport. 2 Swappar är finansiella instrumet som innebär ett byte av kassaflöden mellan två parter på ett underliggande nominellt belopp. Ett swapavtal kan innebära att en part med ett fast kassaflöde vill byta till ett rörligt kassaflöde med en annan part som har ett rörligt kassaflöde och vill byta till ett fast kassaflöde. 2

7 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM Stiftelsens ekonomiska resultat bedöms, i likhet med 2015, vara tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av den interna styrningen och kontrollen har genomförts av revisionskontoret och den auktoriserade revisorn. 3.1 Ekonomistyrning Styrelsen har haft fyra möten i enlighet med arbetsordningen. Styrelsehandlingarna bedöms innehålla för stiftelsen principiellt väsentliga och aktuella frågor. Arbetsordningen för styrelsen och instruktion för VD fastställdes 12 april Budget för 2016 fastställdes 7 december Stiftelsen prognostiserade i delårsrapporten för 2016 årets resultat till 3 mnkr. Utfallet blev 1 mnkr lägre än prognosen. Stiftelsen bedöms generellt ha en tillräckligt utvecklad prognosmodell. Den interna kontrollplanen innehåller för stiftelsen viktiga riskområden. Planen för 2016 fastställdes i december Uppföljning har skett under hösten En genomgång av planens struktur kommer enlig uppgift ske Permutation av stiftelsens Claras stadgar Landstingsfullmäktige har beslutat att landstingets engagemang i stiftelsen Clara ska avvecklas. Fullmäktige har därför beslutat (LS ) att SLL inte längre ska utse styrelserepresentanter eller revisorer och ska ändra stadgarna och ansöka om permutation av stiftelsen hos Kammarkollegiet. Permutationsprocessen beräknas pågå under 2017 och bli gällande från och med 1 januari Försäljning av stiftelsen Claras mark Huddinge kommun och Trafikverket har tidigare kontaktat stiftelsen som markägare avseende bland annat en ny trafikplats vid Huddingevägen. Förhandlingar har även förts under 2016 med Huddinge kommun och ett byggbolag angående försäljning av stiftelsens mark. Ett utkast till överenskommelse, inklusive kompensation för marken, finns framtaget. 3.4 Granskningar utan väsentliga iakttagelser Stiftelsens redovisnings- och bokslutsprocess anses vara tillfredsställande. Granskning har skett av ledningsnära kostnader, representation, utlägg etc. utan väsentliga iakttagelser. 3

8 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 3.6 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll Stiftelsen bedöms i huvudsak ha tillräckliga rutiner för intern styrning och kontroll. Den interna kontrollplanen fastställdes under december 2015 och har följts upp av styrelsen. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. 4.1 Årsredovisningen Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. 4.2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende räkenskaper. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 4.3 Auktoriserade revisorns bedömning Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 4

9 Bilaga 1 Rekommendationer Granskningsår Rekommendation Åtgärdat Ja Devis Nej Kommentar 2015 (Löpande) INTERN STYRNING OCH KONTROLL: Styrelsen rekommenderas se över stiftelsens upphandlingspolicy och ställning gentemot LOU. x Styrelsen har beslutat att fortsätta konkurrensutsätta entreprenadåtgärder så som tidigare har gjorts. Styrelse och VD ser för närvarande över ställning gentemot LOU och hur regelverket kan tillämpas (Löpande) INTERN STYRNING OCH KONTROLL: Redovisningen av stiftelsens byggnader kräver att stiftelsen har ett anpassat redovisningssystem. x Behovet kvarstår (årsbokslut) INTERN STYRNING OCH KONTROLL: Styrelsen bör se över stadgarna i syfte att uppdatera dessa till aktuella förhållanden och föreslå fullmäktige att ändra dessa. x Stiftelsen har sett över möjligheterna till permutation och har även inlett ett arbete för att kunna göra ändringarna framöver. Stadgarna är ej ändrade per bokslutsdagen

10 BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2016 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnd/styrelse ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1

11 Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. 2

12 Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna.rev@sll.se. Postadress: Box 22230, Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 b (T-bana Rådhuset) Telefon: E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Hemsida: Org.nr: