ÅRSRAPPORT MediCarrier AB

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2018 MediCarrier AB

2 1 (1) Regionrevisorerna Diarienummer RK Styrelsen MediCarrier AB Årsrapport 2018 MediCarrier AB Revisorerna i revisorsgrupp III beslutade att överlämna rapporten till styrelsen för MediCarrier AB för kännedom och med möjlighet till yttrande senast Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Turid Stenhaugen Ordförande Christina Holmqvist Sekreterare Region Stockholm Regionrevisorerna Box Stockholm Telefon: E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: Besök oss: Hantverkargatan 25B, T-bana Rådhuset, se

3 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM RK Sammanfattning MediCarrier AB I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2018 Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat X Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll X Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper X Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 4,9 mnkr, vilket är 0,1 mnkr lägre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans i huvudsak uppnåtts. Fullmäktiges mål och uppdrag har också i allt väsentligt uppnåtts. Det verksamhetsmässiga resultatet bedöms vara tillfredsställande. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Bedömningen är oförändrad jämfört med Intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att det finns riktlinjer och rutiner för att säkerställa en tillräcklig styrning och intern kontroll inom bolagets verksamhetskritiska processer. Uppföljning av internkontrollplanen genomförs på varje styrelsemöte. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Bedömningen är oförändrad jämfört med Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.

4 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM RK Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 2 Ekonomiskt resultat 2 Verksamhetsmässigt resultat 3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 8 3 Intern styrning och kontroll 8 Ekonomi- och verksamhetsstyrning 8 Intern kontrollplan 9 Granskningar utan väsentliga iakttagelser 10 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 10 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 10 4 Räkenskaper 11 Granskningen av konsultkostnader 11 Auktoriserade revisorns bedömning 11 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier

5 1 Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Styrelsen för MediCarrier AB ansvarar enligt de specifika ägardirektiven för att på affärsmässiga grunder avropa, lagerhålla, förpacka och distribuera sjukvårds- och förbrukningsartiklar till verksamheter inom Stockholms läns landsting. Bolaget ska bl.a. verka för att skapa mervärde för kunderna genom effektiva och kundanpassade logistik- och distributionstjänster. Dessutom ska bolaget samverka med SLL upphandling vid upphandling av ramavtal som MediCarrier sedan gör avrop ifrån. Från den 1 januari 2019 har landstinget övergått till region (Region Stockholm). Granskningen i denna rapport avser Därför används begreppet landstinget för Stockholms läns landsting i de fall texten inte avser tiden från den 1 januari. Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för samordnad revision och bolagsrevision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Jakob Hallén m.fl. vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Mikael Sjölander vid EY AB. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 1

6 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska samt verksamhetsmässiga mål. Bedömningen omfattar även om styrelsen/vd genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Ekonomiskt resultat Budget 2018 Bokslut 2018 Bokslut 2017 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter ,6 790,5 Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Resultat före bokslutsdisposition och skatt Lämnade/erhållna koncernbidrag (komp) ,4-781,1 5 5,2 9,4 - -0,3 0,2 Justerat resultat 5 4,9 9,7 Lämnade koncernbidrag (skatt) -5-5,4-9,7 Resultat efter bokslutsdisposition och skatt 0-0,5 0 Balansomslutning (mnkr) ,4 151,3 Årsarbetare (antal) Justerat resultat uppgår till 4,9 mnkr, vilket är 0,1 mnkr lägre än fastställt resultatkrav. Resultatet är 4,8 mnkr lägre än 2017 års utfall. Det justerade resultatet visar årets resultat inklusive den kompensation bolag i LI- SAB-koncernen kommer att lämna till moderbolaget i form av koncernbidrag för att neutralisera effekter av sänkt pensionskostnad på grund av att Finansinspektionen i november 2018 beslutat om en höjning av diskonteringsräntan. Justerat resultat kan jämföras med utfallet 2017 och fullmäktiges budget Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen lämnar bolaget ett koncernbidrag på 5,4 mnkr. Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till -0,5 mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet (4,9 mnkr), som är jämförbart med fullmäktiges resultatkrav (5,0 mnkr). Jämförelse med budget 2018 Verksamhetens intäkter uppgår till 856 mnkr, vilket är 68 mnkr (8,6 procent) högre än budgeterat. Intäkterna för försäljning av varor överstiger budgeten med ca 75 mnkr samtidigt som försäljning av tjänster är 8 mnkr lägre än budgeterat. 2

7 Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår till 847 mnkr, vilket är 68 mnkr (ca 8,7 procent) högre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är 67 mnkr hänförbart till kostnader för material. Kostnaderna för bemanning överstiger budgeten med ca 5 mnkr. Övriga kostnader har ökat med 3 mnkr beroende på investering i säkrare IT-miljö och säker informationshantering. Kostnaderna för transporter och frakter har minskat med 7 mnkr till följd av att avtal rörande transporttjänster för läkemedel har upphört. Årets investeringar uppgår till 1,4 mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på 2,4 mnkr. Budgetavvikelsen beror på en förskjutning i tidplan av planerade investeringar. Avvikelser i förhållande till budget har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i styrelsens årsrapport. Jämförelse med 2017 års utfall Jämfört med 2017 har verksamhetens intäkter ökat med 65 mnkr (8,2 procent), vilket framför allt beror på att försäljningen av varor har ökat med 66 mnkr. Försäljningen av transporttjänster har minskat med 8 mnkr främst på grund av att avtal angående transporttjänster för läkemedel har upphört. Verksamhetens kostnader har jämfört med 2017 ökat med 69 mnkr (8,9 procent), vilket i huvudsak beror på att materialkostnaderna ökade med 67 mnkr drivet av en högre försäljningsvolym. Vidare har bemanningskostnaderna ökat med 5 mnkr med anledning av ökad efterfrågan i volym och verksamhetsförändringar. Övriga kostnader har ökat med 3 mnkr beroende på investering i säkrare IT-miljö och säker informationshantering. Kostnaden för transporter har minskat, huvudsakligen till följd av att HSF:s avtal angående transporttjänster för läkemedel har upphört. Bedömning av ekonomiskt resultat Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans i huvudsak har uppnåtts. Styrelsens ekonomiska resultat bedöms, i likhet med 2017, vara tillfredsställande. Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av dels fullmäktiges, dels styrelsens mål och uppdrag. Av landstingets sex övergripande mål för 2018 är tre tillämpliga för MediCarrier. Det gäller målen en ekonomi i balans (se avsnitt 2.1 ovan), tryggad kompetensförsörjning (se 2.2.2) och hållbar verksamhet (se 2.2.3). Bolaget har brutit ned målen i delmål med mätbara indikatorer. Dessutom har MediCarrier tidigare och innevarande år tolkat och tagit fram egna lokala mål för det övergripande målet förbättrad tillgänglighet och kvalitet inom hälso- och sjukvården (se 2.2.1). Detta eftersom bolaget är en del i försörjningslogistiken som indirekt påverkar tillgänglighet och kvalitet i vården. 3

8 Tillgänglighet, valfrihet och kvalitet i hälso- och sjukvården Styrelsen har fastställt egna mål för tillgänglighet och kvalitet vilka MediCarrier mäter med parametrarna servicegrad till kund, antal reklamationer och kundnöjdhet, se tabell. Mål 2018 Bokslut 2018 Bokslut 2017 Klarat målet Tillgänglighet, kvalitet och kundnöjdhet Servicegrad till kund 1 98% 98,3% 98,2% Ja Andel reklamationer 2 0,18% 0,14% 0,18% Ja Kundnöjdhet >68% 72% - Ja Årets utfall för servicegraden uppgick till 98,3 procent, vilket överstiger målet (98 procent) med 0,3 procentenheter. Det är en förbättring på 0,1 procentenheter jämfört med föregående år. Servicegraden mäter om leveranser sker på utsatt leveransdag. Bolaget har haft en servicegrad på eller över målnivån alla månader under året utom juli, då servicegraden låg strax under målnivån till följd av restnoteringar. MediCarrier uppger att de två procentenheter som kvarstår för nå hundra procents servicegrad beror på restnoteringar vilket i sin tur beror på Region Stockholms upphandlingsenhet och på leverantörer. MediCarrier är beroende av upphandlingsenhetens arbete eftersom den ansvarar för leverantörsavtalen. MediCarrier har implementerat ett inköpsstöd och arbete pågår i samarbete med Region Stockholms upphandlingsenhet och leverantörerna för att mer proaktivt kunna säkerställa rätt lagernivåer och på så sätt minska restnoteringar. Bolaget menar att servicegraden har en sjunkande trend till följd av försämrad kvalitet i leveranser från leverantörerna i leveransflödet sjukvårds-/förbrukningsvaror vilket riskerar att leda till att MediCarrier inte når målet för servicegrad under Detta är även ett av riskområdena i internkontrollplanen för Bolaget har under året fortsatt sitt arbete med att förbättra produktionsplaneringen. Utvecklingen fortsätter, i likhet med föregående år, att gå mot att fler och fler sjukhus har små så kallades just-in-time lager. Produktion måndag-fredag året runt främjar ett jämnare orderinflöde och arbete fortsätter med att ytterligare jämna ut orderflödet i samarbete med bolagets kunder. Andelen returer/reklamationer för 2018 är 0,14 procent vilket är bättre än det budgeterade målet på 0,18 procent och bättre än föregående år. Antalet reklamationer var färre än det budgeterade målet samtliga månader utom juli. Anledningen till att målet inte nås för juli beror enligt uppgift på att antal reklamationer mäts på föregående månad som procent av innevarande månads produktion. Då produktionen i juli är lägre blir andelen reklamationer hög. Då målet mäts på helår är detta av mindre betydelse. 1 Tillgänglighet mäts som servicegrad till kund i flödet sjukvårds-/förbrukningsvaror. 2 Kvalitet mäts som andel reklamationer på orderradsnivå i flödet sjukvårds-/förbrukningsvaror. 4

9 I de specifika ägardirektiven för MediCarrier framgår att bolaget ska ha mål för kundnöjdhet, att det ska följas upp årligen och att resultatet ska redovisas i helårsbokslutet. Resultaten visar ett stadigt ökande nöjd kund-index. NKI år 2018 är 72, jämfört med 68 år Av kunderna är TioHundra mest nöjd och påvisar störst förbättring tillsammans med Karolinska Universitetssjukhuset i Huddinge. Södertälje sjukhus är mest missnöjd och den enda kund som påvisar en stor försämring. Medi- Carrier har haft möten med Södertälje sjukhus som dock inte kunnat ge några förklaringar till resultatet. Enligt MediCarrier kan en tänkbar orsak vara att enkäten går till vårdpersonal medan bolaget har dialog med annan personal. En annan tänkbar anledning kan vara att beställaren är missnöjd över saker som MediCarrier inte har rådighet över. I kundundersökningen ställs frågor kring områden som MediCarrier egentligen inte kan påverka. Kundundersökningens inriktning har varit uppe för diskussion i styrelsen och ska enligt bolagets ledning troligtvis förändras framöver. Viljan att rekommendera MediCarrier till andra har ökat. Net promotor score (NPS) är nu 15 jämfört med 4 vid förra mätningen Tryggad kompetensförsörjning Bolaget har under året genomfört en medarbetarundersökning. Utfallet för medarbetarindex, som är den indikator som styrelsen beslutat om för att mäta målet attraktiv arbetsgivare, är 77. Landstingets mål för medarbetarindex är 76, medan styrelsens mål i budget är 78. I styrelsens årsrapport har styrelsens mål på 78 använts, målet anges ha uppnåtts trots att medarbetarindex är lägre än styrelsens mål. Utfallet för ledarskapsindex är 82 och för totalindex 77, målvärden redovisas inte avseende dessa kategorier. Mål 2018 Bokslut 2018 Bokslut 2017 Klarat målet Tryggad kompetensförsörjning Medarbetarskapsindex > Nej Ledarskapsindex 82 - Ja Totalindex 77 - Ja Utfall för föregående år saknas för samtliga tre indikatorer. Av texten i styrelsens årsrapport framgår dock att medarbetarundersökningen för 2018 visade en förbättring jämfört med 2017 för samtliga tre index som också landade över landstingets målnivåer. Av årsrapporten framgår att bolaget på ledningsgruppsnivå och avdelningsnivå arbetar aktivt med resultaten från medarbetarundersökningen. MediCarrier har de senaste åren haft en ökad sjukfrånvaro. Bolaget påbörjade ett systematiskt arbete 2016 med rehabilitering för att minska den totala sjukfrånvaron med fokus på lagerverksamheten. Utvecklingen med ökade sjuktal bröts 2017 då sjukfrånvaron minskade med 0,5 procentenheter. Under 2018 har sjukfrånvaron fortsatt sjunka med ca 1,5 procentenheter från 9,9 procent till 8,4 procent. Av styrelsens årsrapport framgår att sjukfrånvaron fortsatt ses som för hög och att det är ett långsiktigt arbete att vända utvecklingen. Målet är att se en tydlig förbättring vid utgången av

10 Av landstingsstyrelsens anvisningar till årsrapporten framgår att all personalstatistik ska vara könsuppdelad, om så är möjligt. I styrelsens årsrapport redovisas inte sjukfrånvaro uppdelad på kön. Sjukfrånvaron redovisas inte heller uppdelat på långtidsoch korttidssjukfrånvaro eller tillsvidareanställda och visstidsanställda. Av styrelsens årsrapport framgår dock att bolaget följer särskilt den korta sjukfrånvaron noggrant samt att kvinnornas korttidsfrånvaro har ökat medan männens minskat något. I styrelsens årsrapport finns även en beskrivning av bolagets arbetsmiljöarbete som bland annat syftar till att identifiera tidiga signaler på ohälsa och därmed minska sjuktalen. Uppföljningssamtalen i lagerverksamheten har visat att bolaget dels behöver arbeta vidare med korttidssjukfrånvaron, dels med kultur- och bemötandefrågor. Kompetensbreddning, arbetsrotation och ergonomiska genomgångar lyfts som åtgärder för att minska den fysiska belastningen i lagerverksamheten. Bolaget har i bilaga till årsbokslutet bifogat uppföljning av kompetensförsörjningsplan i enlighet med landstingsstyrelsens anvisningar. Revisionen noterar dock att det inte sker någon uppföljning av aktiviteterna i dokumentet. Enligt anvisningarna till årsbokslutet 2018 ska uppföljningen redovisa de aktiviteter och insatser som har vidtagits i syfte att bemanna verksamheten i tillräcklig omfattning och med rätt kompetens för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på kort och lång sikt. Arbetet med att försörja verksamheten med rätt kompetens ska beskrivas utifrån: attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och engagera samt avsluta. Revisionen noterar att bolaget inte gjort en sådan uppföljning. MediCarrier har inte heller infört KOLL 3 men enligt bolaget är ett införande planerat under Hållbar verksamhet MediCarrier är certifierade enligt ISO 14001:2015 och har sedan 2007 ett integrerat miljö-/verksamhetsledningssystem. I och med det miljöpolitiska programmet , kommer bolaget 2019 fortsätta fokusera på att öka andelen förnybart bränsle. Flera av bolagets leverantörer har gått över till biodiesel (HVO100) vilket ger mindre CO2 utsläpp, men har lägre energiinnehåll och därför leder till högre bränsleförbrukning i liter. MediCarrier använde förnybart bränsle i 92,8 procent av transporterna under år 2018 jämfört med 92 procent år Målet för 2018 var att andelen förnybart bränsle i transporterna skulle vara 93 procent. Bolaget ser positivt på möjligheterna att nå målet på 94% MediCarrier ser över och omfördelar körslingorna till kunderna kontinuerligt. Syftet är att bli effektivare, öka samlastning, korta körsträckorna och på så sätt minska koldioxidutsläpp och bränsleåtgång. MediCarrier har hittills minskat sitt CO2 utsläpp med nästan 43 procentenheter jämfört med I styrelsens årsrapport anger inte bolaget status för måluppfyllnad för målet Social hållbarhet och effektivt miljöarbete. MediCarrier har rutiner och policyer för att säkerställa resurssnålhet och kretsloppsanpassning vid upphandling och inköp. Bolagets produkter och tjänster upphandlas i huvudsak genom Region Stockholm Upphandling (tidigare SLL upphandling). Bolaget har egna avtal för tunga och lätta transporter. Bolagets transportavdelning har 3 Landstingets kompetensplaneringsmodell inklusive IT-verktyget ProCompetence 6

11 löpande uppföljning med transportörerna där uppföljning av uppförandekod är en del, men enligt styrelsens årsrapport behöver utvecklas. Enligt bolaget behöver detta göras som en del av ett större värdegrundsarbete som initialt genomförs internt för att sedan även kunna appliceras på externa aktörer. De upphandlade transporterna är ofta de som möter kunder för MediCarriers räkning. MediCarrier har under året arbetat med att säkerställa en stabil IT-plattform. Genomlysning av IT-miljön, inklusive risk- och sårbarhetsanalys, har genomförts med stöd av SLL Informationssäkerhet/SOC. Merparten av de rekommendationer som genomlysningen genererade är åtgärdade. Majoriteten av de kvarvarande rekommendationerna kommer enligt bolaget att vara åtgärdade när ett nytt nätverk är implementerat, vilket är planerat till första halvan av Bolaget anställde under början av 2018 en säkerhetssamordnare som även tagit rollen som informationssäkerhetssamordnare. Chef för ekonomi och administration ansvarar för styrning, stöd och internkontroll av informationshantering och informationssäkerhet. Styrelsen har beslutat om ett ledningssystem för informationshantering och fastställt en informationssäkerhetspolicy. En handlingsplan för informationssäkerhetsarbetet är i slutfas. Enligt MediCarrier kommer arbetet med att säkerställa informationssäkerheten i bolaget att ha hög prioritet under MediCarrier har under 2018 implementerat verksamhetsbaserad informationsredovisning, VIR, i enlighet med fullmäktiges beslut. Redovisningsstrukturen tillstyrktes av Landstingsarkivet i slutet av Bolagets information är inventerad och dokumenterad vilket stödjer arbetet med informationssäkerhet och hantering av personuppgifter. Produktivitet Produktiviteten fortsätter att utvecklas positivt och har under 2018 ökat med 4,6 procent. Den genomsnittliga plockhastigheten 2018 var 37,4 orderrader/timme, vilket kan jämföras med den genomsnittliga plockhastigheten 2017 som var 35,8 orderrader/timme. Måltal för produktivitet ska fastställas Uppdrag från fullmäktige MediCarrier har avslutat uppdraget att utarbeta styrdokument för säkerhet (LS Löpande, LS ) genom att lokala riktlinjer för säkerhet och beredskap beslutades av styrelsen i december Uppdraget att se över delegationsordningar för att säkerställa att de är i enlighet med Policy för inköp (LS ) är avslutat i och med att en ny attestordning beslutades i december Uppdraget att intensifiera arbetet med informations- och IT-säkerhet (LS ) bedöms också vara avslutat, eftersom relevanta styrdokument är fastställda, resurser och kompetens har tillförts, ansvar har förtydligats, nivån på IT-säkerheten har höjts och ett grundläggande arbete kring informationshantering har gjorts (se 2.3.3). 7

12 Bedömning av verksamhetsmässigt resultat Måluppfyllelsen har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredsställande sätt i styrelsens årsrapport. Revisionen bedömer att fullmäktiges mål i huvudsak har uppnåtts. Revisionen bedömer att MediCarrier arbetar aktivt för att vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare. Sjukfrånvaron har sjunkit under året men ligger på en fortsatt hög nivå vilket innebär att MediCarrier även framöver behöver prioritera det påbörjade arbetet med att få ner såväl korttids- som långtidssjukfrånvaron. Revisionen bedömer att bolaget kan utveckla arbetet genom att införa KOLL enligt fullmäktiges beslut och genom att göra uppföljningar av kompetensförsörjningsplanen enligt landstingsstyrelsens anvisningar. Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Årets resultat uppgår till 4,9 mnkr, vilket är 0,1 mnkr lägre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed i huvudsak uppnåtts. Revisionen bedömer att det verksamhetsmässiga resultatet i huvudsak har uppnåtts. Styrelsens verksamhetsmässiga resultat bedöms vara tillfredsställande. Revisionen instämmer i styrelsens bedömning av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet och konstaterar att det beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i årsrapporten. Sammantaget bedöms det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som leder till måluppfyllelse och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen har genomförts av revisionskontoret och auktoriserad revisor. Ekonomi- och verksamhetsstyrning Bolaget har i delrapporten för 2018 prognostiserat årets resultat till 6 mnkr. Utfallet för helåret 2018 blev dock 1,1 mnkr lägre än prognosen vilket delvis beror på utformningen av abonnemangsmodellen för leveransflödet sjukvårds-/förbrukningsvaror. Abonnemangsmodellen innebär att prispåslaget för MediCarriers hantering är ett procentuellt påslag på volymvärdet. Detta innebär att MediCarriers kostnad för hanteringen kan öka till exempel på grund av ökande antal orderrader och/eller fler justin-time leveranser. Samtidigt kan intäkterna sjunka till exempel på grund av förändring i produktmixen (fler men billigare artiklar). Att inleda en översyn av befintlig prismodell finns med som en åtgärd i 2019 års internkontrollplan för att begränsa den ekonomiska risken. MediCarrier menar att det kommer att krävas tid och dialog med kunderna för att genomföra en förändring. För att säkra ett resultat i linje med 8

13 avkastningskravet 2018 tilläggsfakturerade bolaget abonnemangskunderna. Medi- Carrier har en överenskommelse med abonnemangskunderna kring priserna där bolaget har möjlighet att använda ett intervall i prissättningen. Under 2019 kommer intervallets maxpris att tas ut för att finansiera kommande satsningar inom framför allt IT-området. Bolaget har en standardiserad modell för rapportering av ekonomi och verksamhet till styrelsen. Rapporteringen till styrelsen bedöms vara tillfredsställande för bolagets verksamhet och omfattning. Vid styrelse- och ledningsgruppsmöten har bolagets ekonomi och prestationer samt övriga verksamhetsförändringar behandlats. Styrelsen har informerats om det ekonomiska utfallet i relation till budget och prognoser för fortsättningen av året. Bedömning Revisionen bedömer att bolagets mål är i linje med fullmäktiges mål och att ekonomi- och verksamhetsstyrningen är tillräcklig. Intern kontrollplan Den auktoriserade revisorn och revisionskontoret har granskat den interna kontrollplan som är upprättad i enlighet med fullmäktiges policy. Planen har fastslagits av styrelsen den 19 december Internkontrollplanen innehåller de sex mest väsentliga riskerna utifrån verksamheten och uppdraget. Gradering av riskerna sker avseende sannolikhet och konsekvens där en sammanvägd högre värdering betyder högre risk. Uppföljning av internkontrollplanen genomförs på varje styrelsemöte. Styrelsen för MediCarrier utförde i samband med styrelsemöte i december 2018 en slutlig uppföljning av internkontrollplanen. Fem riskområden (kontinuitetsplanering och krisberedskap, informationssäkerhet, varuförsörjning (två riskområden) och ekonomi i balans) har gul status. Trenden för de åtgärder som genomförts för dessa riskområden är grön i tre fall och gul i två fall. För varje riskområde finns ett antal kontrollmoment. MediCarrier uppger i sin uppföljning att många kontrollmoment är uppfyllda, men eftersom det för varje riskområde finns åtminstone ett som inte är uppfyllt är inget område grönt. Riskområdena är komplexa och i vissa delar finns beroenden till andra delar av Region Stockholm. Bolaget menar att det är strategiskt viktigt att arbeta strukturerat och långsiktigt med dessa riskområden och de åtgärder som har gjorts bedöms ha gett avsedd effekt. Riskområdet försörjningstjänster (att erbjudande, kapacitet och flexibilitet matchar landstingets/regionens behov) är rött i både status och trend. Framdriften för försörjningstjänster påverkas av koncerngemensamma aktiviteter som FLOW (varuförsörjningsstrategi) och säkerhetsanalysen, MediCarriers kontinuerliga dialog med kunderna om deras behov, samt strategiska vägval kopplat till kundstrategi. Medi- Carrier är beroende av framdriften i koncerngemensamma aktiviteter och att kunderna (framförallt akutsjukhus och SLSO) kommunicerar sina behov med god framförhållning. MediCarrier har på uppdrag av landstingsdirektören genomfört en utredning om ytterligare ett till lager. Bolagets bedömning är att ett förtydligat uppdrag för MediCarrier samt utpekat ägarskap inom regionen för varuförsörjningsstrategi 9

14 och övergripande logistikfrågor behövs för att komma framåt vilket också är kommunicerat till koncernledningen. Flera av riskområdena i 2018 års internkontrollplan finns även med i internkontrollplan 2019 med delvis nya kontrollmoment, dock ej riskområdet försörjningstjänster. I väntan på beslut om nästa steg i FLOW, återkoppling på utredningen Ett till lager som återrapporterades till landstingsdirektören i juni 2018, samt beslut om central hemvist för logistikutvecklingsfrågor för regionen så fokuserar bolaget på aktiviteter, risker och åtgärder som faller inom bolagets ansvar och mandat. Bolaget har beskrivit detta arbete i verksamhetsplan, arbetsplan och internkontrollplan för Bedömning Styrelsen tar del av bolagets riskanalys och fastställer den. Riskanalysen identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker och styrelsen har i intern kontrollplanen fastställt vilka åtgärder och kontroller som ska hantera prioriterade risker. Granskningar utan väsentliga iakttagelser Den auktoriserade revisorn har under året även granskat ledningsnära kostnader och representation samt genomfört registerbaserad lageranalys och analys av huvudboken utan väsentliga iakttagelser. Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har ett antal rekommendationer framförts avseende den interna styrningen och kontrollen. Revisionen bedömer att rekommendationen ledningen för MediCarrier bör se till att genomföra regelbundna och dokumenterade riskbedömningar av Heroma och Raindance är åtgärdad. Vid årsgranskningen finns rutin för riskbedömningar av Heroma och Raindance och dokumenterade riskbedömningar för systemen. Styrelsen för MediCarrier beslutade vid mötet om en lokal policy för informationssäkerhet. Det i kombination med det informationssäkerhetsarbete som MediCarrier nu bedriver (se 2.2.3) gör att revisionen bedömer att rekommendationen ledningen för MediCarrier bör initiera arbetet med att implementera riktlinjer och rutiner för informationssäkerhet i enlighet med landstingets policy och riktlinjer är åtgärdad. Rekommendationerna att se över hantering gällande betalning av skatter och avgifter för att säkerställa att dessa betalas inom utsatt tid samt att tillse att logglistor över förändringar i fasta leverantörsdata regelbundet tas ut och granskas är också åtgärdade till årsgranskningen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. Samlad bedömning av intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att det finns riktlinjer och rutiner för att säkerställa en tillräcklig styrning och intern kontroll inom bolagets verksamhetskritiska processer. Styrelsen 10

15 har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder och kontroller som ska hantera prioriterade risker och genomfört uppföljningar. Baserat på den sammantagna granskningen 2018 så är bedömningen oförändrad jämfört med Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. Granskningen av konsultkostnader Granskningen av konsultkostnader har baserats på stickprovsvis granskning av konsultkostnader mot verifierande underlag samt avtal. Konsultkostnader inom Medi- Carrier avser främst IT-relaterade tjänster för bland annat inhyrd personal, men även underhållsarbete och administrativa datatjänster. Konsultkostnader för 2018 uppgår till 11,4 mnkr 4 vilket är en ökning med 3,6 mnkr jämfört med 2017 då konsultkostnaderna uppgick till 7,8 mnkr. Till följd av den ökade personalstyrkan 2018 förväntar sig bolaget att konsultkostnaderna ska kunna minskas framöver. Revisionens granskning har inte föranlett några väsentliga noteringar. Auktoriserade revisorns bedömning Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 4 Bemanningskostnader och IT-tjänster står för den största delen av summan. Bemanningskostnader och IT-tjänster ingår inte i Stockholms läns landstings definition av konsultkostnader. MediCarriers konsultkostnader enligt Stockholms läns landstings definition uppgår till 2,3 mnkr. 11

16 BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2018 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnden/styrelsen ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1

17 Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. 2

18 Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna.rev@sll.se. Postadress: Box 22230, Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 b (T-bana Rådhuset) Telefon: E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Hemsida: Org.nr: