ÅRSRAPPORT S:t Eriks Ögonsjukhus AB

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2016 S:t Eriks Ögonsjukhus AB

2 RK S:t Eriks Ögonsjukhus AB ÅRSRAPPORT 2016 S:t Eriks Ögonsjukhus AB Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade att överlämna rapporten till styrelsen för S:t Eriks Ögonsjukhus AB för kännedom och med möjlighet till yttrande senast Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Hans-Erik Salomonsson Ordförande Christina Holmqvist Sekreterare Landstingsrevisorerna Box Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr:

3 RK Sammanfattning S:t Eriks Ögonsjukhus AB I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2016 Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt Resultat X Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll X Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper X Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 47 mnkr, vilket är 46 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Fullmäktiges mål och uppdrag har i huvudsak uppnåtts när det gäller förbättrad tillgänglighet och kvalitet inom hälso- och sjukvården, miljö och produktion. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att styrelsen kontinuerligt följer upp ekonomi och verksamhet och vid behov vidtar åtgärder. Revisionen bedömer utifrån den uppföljande granskningen av styrelsens arbete för att skapa förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll har utvecklats jämfört med revisionens granskning år 2011 även om det finns ett antal områden som ytterligare bör utveckla. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.

4 RK Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Ekonomiskt resultat Verksamhetsmässigt resultat Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 6 3 Intern styrning och kontroll Ekonomi- och verksamhetsstyrning Uppföljande granskning av hur styrelsen skapar förutsättningar för tillräcklig intern styrning och kontroll Uppföljning av sjukhusets arbete med direktupphandlingar Patientlagen Avrapporterade granskningar i delrapport Granskningar utan väsentliga iakttagelser Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 12 4 Räkenskaper Årsredovisningen Redovisning av omställningskostnader Övriga granskningar Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Auktoriserade revisorns bedömning 13 Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier Bedömning av intern styrning och kontroll (ISK) för styrelsen för S:t Eriks Ögonsjukhus AB

5 1 Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Styrelsen för St Eriks Ögonsjukhus AB ansvarar enligt de specifika ägardirektiven för högspecialiserad och specialiserad akut och planerad ögonsjukvård. Samverkan ska ske med övriga ögonsjukvården inklusive landstingsfinansierad privat vård och Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO). Sjukhuset ska i samråd med ägaren och Karolinska Institutet (KI) utvecklas till ett nationellt och internationellt konkurrenskraftigt centrum inom forskning och sjukvård. I egenskap av universitetssjukvårdsenhet ska sjukhuset bedriva undervisning och klinisk forskning relaterad till sjukvårdsuppdraget. Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för samordnad revision och bolagsrevision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Erik Skoog m.fl. vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Magnus Fagerstedt vid EY. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått fullmäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 1

6 2.1 Ekonomiskt resultat Budget 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Varav omställningskostnader -1 Resultat före bokslutsdisposition och skatt Erhållna koncernbidrag (komp) 6 41 Justerat resultat Erhållna koncernbidrag (skatt) Lämnade koncernbidrag (skatt) Resultat efter bokslutsdisposition och skatt Balansomslutning (mnkr) Årsarbetare (antal) Det ekonomiska resultatet uppgår till 47 mnkr, vilket är 46 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Resultatet har påverkats negativt av jämförelsestörande poster med 6 mnkr. Effekten av den ändrade diskonteringsräntan uppgår till ca 5 mnkr och löneskatten som är kopplad till ränteförändringen uppgår till ca 1 mnkr. Resultatet är 31 mnkr högre än 2015 års utfall. Det justerade resultatet visar årets resultat inklusive den kompensation bolag i LI- SAB-koncernen kommer att erhålla i form av koncernbidrag för att neutralisera effekter av ökad pensionskostnad på grund av att Finansinspektionen i oktober 2016 beslutat om en sänkning av diskonteringsräntan. Resultatet är därmed jämförbart med utfallet 2015 och fullmäktiges budget Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen lämnar bolaget dessutom ett koncernbidrag på 47 mnkr. Lämnade koncernbidrag uppgår sammantaget till 41 mnkr. Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till 0 mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet (47 mnkr), som är jämförbart med fullmäktiges resultatkrav (1 mnkr). Jämförelse med budget 2016 Verksamhetens intäkter uppgår till 614 mnkr, vilket är 7 mnkr (1,2 procent) högre än budgeterat. Intäkterna för utomlänsvård överstiger budgeten med ca 11 mnkr. Intäkterna för patientavgifter understiger budgeten med ca 4 mnkr. Avvikelsen i övrigt utgörs av flera (positiva och negativa) delposter som bl.a. ökade intäkter för medicinska kontaktlinser. 2

7 Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår till 554 mnkr, vilket är 34 mnkr (ca 5,8 procent) lägre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är 52 mnkr hänförbart till minskade kostnader för köpta tjänster. Kostnaden för köpta tjänster blev lägre eftersom sjukhuset inte som planerat anlitat underleverantörer för behandling av patienter med intravitreala läkemedel utan själv utfört dessa behandlingar 1. Kostnader avseende pensioner, inklusive löneskatt och finansiell del, överstiger budgeten med ca 14 mnkr. Lönekostnader, inklusive sociala avgifter, överstiger budgeten med ca 4 mnkr. Avvikelsen i övrigt utgörs av flera (positiva och negativa) delposter som bl.a. ökade kostnader för operationsmaterial. Avvikelser i förhållande till budget har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i styrelsens årsrapport. Jämförelse med 2015 års utfall Jämfört med 2015 har intäkterna ökat med 60 mnkr (ca 11 procent), vilket framför allt beror på nytt omställningsavtal med hälso- och sjukvårdsnämnden och landstingsstyrelsen som ger ökade intäkter. Sjukhuset har även fått ökade intäkter för behandling med intravitreala läkemedel och utomlänsvård. Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, har jämfört med 2015 ökat med 28 mnkr (4,3 procent), vilket i huvudsak beror på ökade lönekostnader inklusive sociala avgifter, pensionskostnader inklusive löneskatt, operationsmaterial samt intravitreala läkemedel och material. Enligt landstingets budget för 2016 måste kostnadsökningstakten begränsas och hållas på en långsiktigt hållbar nivå. Vidare framgår att ökningstakten inom hela landstinget måste begränsas till i genomsnitt 3,3 procent under perioden För 2016 uppvisar sjukhuset en kostnadsutveckling på 3,3 procent. Kostnadsutvecklingen på sjukhuset uppgår i genomsnitt till ca 3,5 procent 2 exklusive avskrivningar, finansnetto och jämförelsestörande poster de senaste fem åren ( ). Sjukhusets kostnadsutveckling har de fem senaste åren ( ) varierat något, vilket framgår i tabellen nedan Kostnadsökning Exkl. avskrivningar, finansnetto och jämförelsestörande poster 4,1 % 2,7 % 4,4 % 3,4 % 3,3 % Med anledning av att sjukhusets ekonomiska resultat är högre än fullmäktiges resultatkrav, har sjukhuset reserverat ca 6 mnkr inklusive sociala avgifter för årets prestationsersättning till sjukhusets personal för 2016, vilket påverkar årets ekonomiska resultat. Fr.o.m delas inte prestationsersättning ut till sjukhusets personal. 1 Behandling av åldersförändringar i gula fläcken. 2 Geometriskt medelvärde 3

8 Årets investeringar uppgår till 13 mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på 12 mnkr. Budgetavvikelsen beror på investering i ett operationsmikroskop som förstördes av ett vattenläckage i fastigheten. Försäkringsersättning är under utredning. Bedömning Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Styrelsens ekonomiska resultat bedöms, i likhet med 2015, vara tillfredsställande. Sjukhuset uppvisar en kostnadsutveckling på 3,3 procent för Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av dels fullmäktiges, dels styrelsens mål och uppdrag Tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Mål 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Klarat målet Landstingsfullmäktiges mål Säker vård Förekomsten (prevalensen) av vårdrelaterade infektioner Andel MRSA-odlingar bland riskpatienter 9 % 6 % 0 % Ja 90 % 100 % 100 % Ja Vård i rätt tid Andel patienter som får tid för första besök inom 30 dagar Andel patienter som får tid för behandling inom 90 dagar Andel patienter med vistelsetid under 4 timmar på akutmottagning 85 % 87 % 78,5 % Ja 85 % 96 % 87 % Ja 87 % 95 % 94 % Ja Av ovan redovisade fem mål har sjukhuset uppfyllt samtliga. Endast målet om förekomst av vårdrelaterade infektioner har ett sämre resultat 2016 jämfört med Uppdrag från fullmäktige I enlighet med uppdrag från fullmäktige har sjukhuset utarbetat sjukhusövergripande riktlinjer för säkerhet kopplade till landstingsstyrelsens riktlinjer för säkerhet Produktion Sjukhuset har producerat öppenvårdsbesök och slutenvårdstillfällen under Produktionen har varit 1 procent högre än budget för slutenvård och 11,3 procent lägre än budget för öppenvård. I jämförelse med föregående år ligger slutenvårdsproduktionen 8,9 procent högre än och öppenvårdsproduktionen 4,3 procent lägre än föregående år. Antalet vårdplatser 2016 var oförändrat jämfört med

9 Den minskade öppenvårdsproduktionen beror bl.a. på att patienter styrts om från allmän ögonsjukvård till privata vårdvalsaktörer. Den allmänna ögonmottagningen på sjukhuset stängde den 31 augusti. Vidare sker en förskjutning på sjukhuset mot behandling av patienter med mer komplicerade tillstånd och en högre andel högspecialiserad vård. Den beräknade produktionsökningen inom slutenvården beror till stor utsträckning på ökad utomlänsvård. Produktiviteten har enligt styrelsens beräkningar minskat med 8,2 procent. Enligt sjukhuset är en möjlig förklaring till den försämrade produktiviteten framför allt en ökad vårdtyngd för de patienter som sjukhuset omhändertar och behandlar. Bemanning och kompetensförsörjning fortsätter att vara en utmaning för sjukhuset, då det råder brist i hela landet på läkare och sjuksköterskor som har rätt vidareutbildning. Konkurrensen om kompetens inom länet har också ökat enligt styrelsen årsrapport. Sjukhuset har bl.a. anställt kompletterande kompetenser som grundutbildade sjuksköterskor, optiker och undersköterskor som internt utbildas inom ögonsjukvård. Kostnaden för inhyrd personal har i likhet med 2015 minskat under Årets genomsnittliga sjukfrånvaro är 19,9 dagar per anställd, vilket är en ökning med 1,6 dagar jämfört med föregående år. Kvinnornas sjukfrånvaro ökar medan männen uppvisar minskad sjukfrånvaro. För att råda bot på den ökande sjukfrånvaron har sjukhuset infört en rutin med s.k. omtankesamtal. Det innebär att medarbetare som har fler än fem sjukfrånvarotillfällen under en tolvmånadersperiod har ett samtal med sin chef och en representant från personalavdelningen. En dialog förs kring medarbetarens upprepade korttidssjukfrånvaro och arbetssituation för att främja både trivsel och frisknärvaro på arbetsplatsen Hållbar tillväxt och utveckling I fullmäktiges övergripande mål kring hållbar tillväxt och utveckling ingår bl.a. mål om effektivt miljöarbete. Sjukhuset har inga uppgifter om klimatpåverkan från medicinska gaser och energianvändning, då detta beräknas av miljöavdelningen centralt på SLL respektive Locum AB. Sjukhuset har ökat andelen ekologiska livsmedel sedan 2015 och uppfyller sitt mål. Beträffande arbete kring socialt ansvarstagande uppger sjukhuset att könsuppdelad statistik tas fram och analyseras. Sjukhuset följer de anvisningar och riktlinjer som landstinget har kring nationella minoriteter och minoritetsspråk. Både elektronisk och tryckt patientinformation är översatt till framförallt finska. Det finns också en ansvarig person som har minoriteter och minoritetsspråk som bevakningsområde. Företrädare från sjukhuset träffar regelbundet olika patient- och handikappföreningar för dialog om tillgänglighet, vården och bemötandet av personer med funktionsnedsättning. All patientinformation skrivs på ett lättillgängligt och anpassat språk. Inom arbetet kring säkra processer har sjukhuset enligt styrelsens årsrapport genomfört egenkontroll av regelefterlevnad och arbetet med informationssäkerhet. Metoder och verktyg är delvis införda angående säkerhet. Beskrivande dokumentation kring metoder och modeller för det systematiska säkerhetsarbetet ska utarbetas. 5

10 2.3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Årets resultat uppgår till 47 mnkr, vilket är 46 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Revisionen bedömer att det verksamhetsmässiga resultatet i huvudsak har uppnåtts. Revisionen instämmer i styrelsens bedömning av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet och konstaterar att det beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i årsrapporten. Sammantaget bedöms det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av den interna styrningen och kontrollen har genomförts av revisionskontoret och auktoriserad revisor. 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning Revisionen har granskat sjukhusets ekonomi- och verksamhetsstyrning. Styrelsen har i budgeten/verksamhetsplanen i huvudsak brutit ner de av fullmäktiges mål som berör verksamheten till egna uppföljningsbara strategier, mål och indikatorer. Det finns en fastställd organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. Rutiner finns för hur och när styrelsens mål och uppdrag ska följas upp. Det finns system för att kontinuerligt och systematiskt följa upp ekonomi, tillgänglighet, produktion och kvalitet, analysera väsentliga avvikelser, vilket ger förutsättningar att vid behov vidta åtgärder. Sjukhusledningen genomför månatligen verksamhetsuppföljning utifrån budget och verksamhetsplan med respektive verksamhetsområde. Bolaget har i delrapporten för 2016 prognostiserat årets resultat till 30 mnkr. Utfallet blev dock 17 mnkr högre än prognosen i delårsrapporten, vilket anges bero på lägre kostnader för köp av tjänster än beräknat. Bedömning Revisionen bedömer att sjukhuset har en tillräcklig ekonomi- och verksamhetsstyrning och att sjukhuset vid behov vidtar åtgärder. 6

11 3.2 Uppföljande granskning av hur styrelsen skapar förutsättningar för tillräcklig intern styrning och kontroll Revisionen har under de senaste fem åren enligt en särskild modell granskat nämndernas och styrelsernas arbete för att skapa förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll i organisationen. Modellen baseras på COSO-ramverket 3 och på COSO:s fem sinsemellan beroende områden: kontrollmiljö, riskbedömning, åtgärder och kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning/övervakning. Granskningen genomfördes på S:t Eriks Ögonsjukhus år Under 2016 har en uppföljande granskning genomförts vid sjukhuset. Bedömningen av arbetet med den interna styrningen och kontrollen avser organisationens övergripande nivå då granskningen fokuserat på bolagsledningen. Utifrån granskningen kan revisionen inte uttala sig om styrelsen har en tillräcklig intern styrning och kontroll utan endast om styrelsen skapat förutsättningar för att uppnå en tillräcklig styrning och intern kontroll. Bedömningarna baseras på intervjuer samt på studier av protokoll, olika styrdokument, interna hemsidor och andra relevanta material. Sammantaget sett anser revisionen att sjukhuset i huvudsak har tillräckliga förutsättningar för att säkerställa en tillräcklig intern styrning och kontroll. Sjukhuset bör dock utveckla arbetet inom ett antal områden, vilket beskrivs nedan i korthet. I bilaga 3 Bedömning av intern styrning och kontroll (ISK) framgår närmare grafiskt hur revisionen har bedömt sjukhuset inom de fem områdena. Kontrollmiljö Sjukhuset bedöms i huvudsak ha en tillfredsställande kontrollmiljö. Sjukhuset skulle dock kunna säkerställa att roller och ansvar är mer känt genom att säkerställa att arbetsordningen för styrelsen, instruktion för VD samt attest- och delegationsordning finns tillgängliga på intranätet. När det gäller policyer, riktlinjer och rutiner bedöms sjukhuset i huvudsak ha sådana inom väsentliga områden. Däremot framgår det inte i olika styrdokument när de upprättades eller ska revideras. Vidare bör styrdokumenten finnas lättillgängliga, t.ex. den interna kontrollplanen och uppföljningen av planen, sjukhusledningens minnesanteckningar samt sjukhusets budget för det aktuella verksamhetsåret. Riskbedömning Sjukhuset bedöms ha en tillfredsställande rutiner för riskbedömning. Inga väsentliga avvikelser har noterats inom granskningsområdet. Åtgärder och kontrollaktiviteter Sjukhusets interna kontrollplan och uppföljningen av den bedöms inte vara känd bland medarbetarna. Sjukhuset bör därför arbeta mer aktivt för att säkerställa att den interna kontrollplanen och uppföljningen av planen blir mer känd bland personalen genom att t.ex. dokumenten blir tillgängliga på intranätet. Sedan framgår det COSO 3 - ett internationellt ramverk för utvärdering och utveckling av intern styrning och kontroll (The Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Comission) 7

12 inte fullt ut av planen vilka åtgärder eller kontroller som ska genomföras för att hantera riskområdena. Dokumentationen av beslutade åtgärder och kontrollaktiviteter skulle kunna tydliggöras ytterligare i den interna kontrollplanen som t.ex. inom riskområdet bristande kontinuitet mellan läkare och patient. Sjukhuset bör säkerställa att det finns förebyggande åtgärder och systematiska kontroller när det gäller ledningsnära kostnader och representation samt personalkostnader. Det finns inte något systemstöd som förhindrar att en person attesterar sina egna kostnader. Granskningen visar att så också skett vid ett tillfälle. Beträffande personalkostnader så ska chefer enligt rutinbeskrivning godkänna utbetalningslistor i samband med lönekörningarna. Denna kontroll finns för att chefer ska fånga upp orimliga lönebelopp som kan uppstå exempelvis på grund av dubbla utbetalningar, löner till personer som varit lediga etc. Det sker ingen uppföljning av att denna kontroll görs. Sjukhuset genomför uppföljning och kontroll av verksamhet som har lagts ut på externa utförare. Revisionen bedömer att former för hur resultatet ska kommuniceras till ledningen och styrelsen behöver utvecklas. Information och kommunikation Sjukhuset bedöms i huvudsak ha en tillfredsställande information och kommunikation kring intern styrning och kontroll. Det finns dock inga riktlinjer eller rutiner för hur misstankar om oegentligheter ska hanteras. Det är möjligt att göra anonym anmälan, men detta gäller enligt uppgift i första hand vid situationer där personal känner utsatthet. Uppföljning/övervakning Sjukhuset bedöms i huvudsak ha en tillfredsställande uppföljning/övervakning kring intern styrning och kontroll. Beslutade åtgärder och kontrollaktiviteter kopplade till den interna kontrollplanen skulle dock kunna följas upp på ett mer systematiskt sätt. Det framgår inte någon närmare tidsplan på när de enskilda riskområdena ska följas upp. Det saknas också tydlig skriftlig redogörelse och information om vad sjukhuset har åstadkommit och vidtagit för åtgärder för att minimera/eliminera riskerna inom respektive riskområde. Bedömning Revisionen bedömer att styrelsen har utvecklat sitt arbete för att säkerställa en tillräcklig intern styrning och kontroll jämfört med revisionens granskning år Sjukhuset genomför riskbedömningar så att riskerna bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens. Sjukhuset kopplar också samman riskbedömningen och den interna kontrollplanen till verksamhetsplaneringen. I den interna kontrollplanen bör det mer tydligt framgå vilka åtgärder eller kontroller som ska genomföras för att hantera riskområdena. En tydlig skriftlig redogörelse för vad sjukhuset har åstadkommit och vidtagit för åtgärder för att minimera/eliminera riskerna inom respektive riskområde behövs också. Sjukhuset behöver också etablera 8

13 former för hur resultaten ur uppföljningarna och kontrollerna av de externa aktörerna kommuniceras till ledningen och styrelsen. Slutligen framgår det inte hur sjukhuset hanterar misstankar om oegentligheter. 3.3 Uppföljning av sjukhusets arbete med direktupphandlingar Revisionen har granskat sjukhusets arbete med direktupphandlingar utifrån kraven på affärsmässighet i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) samt landstingets policy och riktlinjer för upphandling. För 2016 gällde att direktupphandling fick användas om kontraktets värde uppgick till högst 28 procent av tröskelvärdet som gäller upphandling av varor och tjänster, dvs. högst kr. För att konkurrenssituationen inte ska riskera att åsidosättas anges i landstingets riktlinjer att flera leverantörer ska tillfrågas vid direktupphandlingar 4. Ett urval av tolv transaktioner fördelat på tre leverantörer med höga belopp har granskats under perioden januari-november 2016 som rör inköp av konsulttjänster och diverse övriga tjänster (ej konsulter). Sjukhusets totala kostnader på de konton som ingick i granskningen uppgick under januari-november 2016 till ca 5,2 mnkr. Avvikelser har noterats i samtliga tre stickprov. Granskningen har visat att ingen av leverantörerna på granskade konton under 2016 fakturerat ett sammantaget fakturabelopp som översteg kr. Däremot har ett flerårigt avtal ingåtts efter direktupphandling som sammantaget överskridit tillåtet belopp. Sjukhuset har i detta fall även gjort avsteg från konkurrensutsättning vilket anges bero att det, enligt en egen bedömning av marknaden för den berörda tjänsten, inte fanns andra leverantörer som kunde uppfylla sjukhusets krav. Revisionen noterar att det inte finns någon tidsbegränsning i avtalet utan det gäller fr.o.m. 1 april 2009 och tills vidare. Vid revisionens kontroll av sjukhusets transaktioner med det aktuella företaget under (exkl. december 2016), har sjukhuset fakturerats sammanlagt ca 1,5 mnkr under dessa åtta år. Avtalet med den berörda leverantören undertecknades av sjukhusets vd. Enligt sjukhusets VD-instruktion som fastställdes av styrelsen den 26 maj 2008, kunde vd besluta om köp av tjänster upp till kr. Beslut över kr skulle tas av styrelsen. Enligt sjukhusets nya VD-instruktion för S:t Eriks Ögonsjukhus AB som fastställdes av styrelsen den 9 juni 2015 kan vd besluta om köp av tjänster upp till 1 mnkr. Beslut över 1 mnkr ska tas av styrelsen. Vd har därför inte formellt haft befogenhet att teckna avtal med gällande leverantör. Även i det andra stickprovet har sjukhuset endast tillfrågat en leverantör och därmed inte utnyttjat konkurrensen. Dessutom har avvikelser noterats kring dokumentationskrav. Då totalbeloppet överstiger kr ska dokumentation ske enligt gällande lagstiftning och landstingets riktlinjer för upphandling. Revisionen noterar bl.a. att det inte finns ett upprättat avtal med leverantör. Även i det tredje stickprovet har revisionen noterat att det inte finns ett upprättat avtal med leverantör trots att totalbeloppet översteg kr. 4 (LS ) Riktlinjer för upphandling. Reviderade av landstingsstyrelsen Antagna av landstingsfullmäktige (LS ). 9

14 Bedömning Revisionen bedömer att sjukhuset inte har agerat tillräckligt affärsmässigt i direktupphandlingar och därför bör se över sina rutiner ytterligare i syfte att undvika otilllåtna direktupphandlingar och bättre utnyttja konkurrensen. Revisionen bedömer att de skäl som åberopats för att endast tillfråga en leverantör inte uppfyller kraven på affärsmässighet. Detta innebär att sjukhuset inte drar nytta av konkurrensen i tillräcklig omfattning samt risk för rättsprocesser och för förtroendeskada. Vd har inte haft befogenhet att teckna ett av de granskade avtalen som gäller sedan 2009 och tills vidare. Om det finns behov av en tjänst kontinuerligt under ett antal år framåt, finns flera skäl att teckna ett ramavtal efter en regelrätt upphandling, normalt annonserad. Revisionen bedömer därför att sjukhuset snarast behöver se över gällande avtal. Revisionen bedömer därför att rekommendationen angående direktupphandling från 2015 till styrelsen kvarstår. Slutligen bedömer revisionen att ledningen bör utveckla rutiner som säkerställer att dokumentationskraven som finns enligt gällande lagstiftning och i landstingets riktlinjer för upphandling följs vid direktupphandlingar över kr. Rekommendation: Ledningen bör utforma rutiner som säkerställer att direktupphandlingar över kr dokumenteras. 3.4 Implementering av den nya patientlagen Revisionen har granskat hur sjukhuset arbetar med implementeringen av den nya patientlagen som gäller från och med den 1 januari Lagen innebär bl.a. att patienter ska ges möjlighet att välja öppen icke-akut specialiserad vård i hela landet antingen genom att patienter remitteras av sin läkare till ett annat landsting eller att patienten själv söker vårdgivare utanför hemlandstinget. En annan förändring är att kraven på information från hälso- och sjukvården har utvidgats och förtydligats för att det ska bli lättare för patienter att få skriftlig information om sin vård och behandling. Krav ställs också på att patienten ska ges möjlighet att få en ny medicinsk bedömning. Syftet med lagen är att stärka och tydliggöra patientens ställning samt att främja patientens integritet, självbestämmande och delaktighet. I granskningen framkommer att ett av sjukhusens målområden är att vården ska ges med kontinuitet samt med respekt och lyhördhet för individens specifika behov, önskemål och värderingar. Sjukhuset följer upp patienternas upplevelser av information, patientmedverkande och bemötande med enkäter och gör till viss del kvalitativa uppföljningar. Det finns i ledningssystemet inga skriftliga rutiner eller processer kopplade till patientlagen. Sjukhuset har implementerat de förändringar som avser möjligheten att välja öppen specialiserad vård i hela landet. All personal fick initialt information om patientlagen 10

15 och den har tagits upp i utbildningar. Patienter får information om patientlagen på sjukhusets hemsida. De intervjuade uppger att den största skillnaden sedan lagens införande är att antalet patienter från andra län ökar, framför allt från landsting med långa väntetider. I övrigt har patientlagen inte föranlett några större förändringar. Enligt de intervjuade arbetade de även tidigare så som lagen föreskriver med delaktighet, samtycke och information. Dock uppger de intervjuade att de har blivit mer medvetna om patientens rättigheter. I de nationella patientenkäterna för S:t Eriks ögonsjukhus 2016 svarade 80 procent av respondenterna att vårdpersonalen gjorde dem delaktiga i besluten beträffande deras öppenvård och 77 procent att de var delaktiga i besluten beträffande deras slutenvård. Samtidigt svarade 59 procent att de önskade vara mer delaktiga i besluten av deras öppenvård och 60 procent att de önskade vara mer delaktiga i besluten beträffande deras slutenvård. Sjukhusets resultat ligger i linje med det nationella resultatet. Bedömning Revisionen bedömer att den kvalitativa uppföljningen av patientmedverkan och delaktighet kan stärkas. Eftersom patientenkäter visar att många önskar bli mer delaktiga i sin vård och behandling finns det en förbättringspotential. 3.5 Avrapporterade granskningar i delrapport Delar av årets granskning har tidigare avrapporterats i delrapporterings-pm för ledningen. Nedan sammanfattas väsentliga iakttagelser från denna rapport. Granskning av personalkostnader Granskning har genomförts av löneprocessen. Ett fåtal personer kan göra ändringar i fasta lönedata. Spärr finns som förhindrar att en person ändrar sina egna lönedata. Det går att i efterhand ta ut logglistor över förändringar i fasta data. I dagsläget finns ingen rutin för regelbundna genomgångar av logglistor för kontroll av ändringar i fasta data. Chefer ska enligt rutinbeskrivningen godkänna utbetalningslistor i samband med lönekörningarna. Denna kontroll finns för att chefer ska fånga upp orimliga lönebelopp som kan uppstå p.g.a. exempelvis dubbla utbetalningar, löner till personer som varit lediga etc. Det sker ingen uppföljning av att denna kontroll genomförs. Ledningen bör säkerställa att kontroller av logglistor och kontroll av utbetalningslistor genomförs. 3.6 Granskningar utan väsentliga iakttagelser Den auktoriserade revisorn har genomfört granskning av ledningsnära kostnader och representation, samt bokslutsprocessen. Inga väsentliga avvikelser har noterats inom dessa områden. 11

16 3.7 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. Under året har rekommendationer åtgärdats avseende IT-registrering i TakeCare. Resterande rekommendationer har inte åtgärdats eller delvis åtgärdats av sjukhuset. 3.8 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att styrelsen kontinuerligt följer upp ekonomi och verksamhet och vid behov vidtar åtgärder. Vidare bedömer revisionen att styrelsen har utvecklat sitt arbete med intern styrning och kontroll jämfört med revisionens granskning år 2011 även om det finns ett antal områden som sjukhuset bör utveckla ytterligare. Revisionen bedömer att ledningen behöver säkerställa att avvikelser inte sker från landstingets riktlinjer vid direktupphandlingar. Revisionen bedömer vidare att sjukhuset skapat förutsättningar att arbeta utifrån patientlagens intentioner, men att den uppföljningen av patientmedverkan och delaktighet kan förstärkas. Resultatet av dessa granskningar bedöms dock inte vara av sådan karaktär att de påverkar den slutliga bedömningen av styrelsens interna styrning och kontroll. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. 4.1 Årsredovisningen Årsredovisningen är enligt auktoriserad revisor i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. 4.2 Redovisning av omställningskostnader Under 2015 till 2018 uppstår betydande kostnader för vårdens omstrukturering som en följd av genomförandet av Framtidsplanen för hälso- och sjukvården. Omställningskostnaderna beräknas för hela SLL uppgå till totalt mnkr och ska enligt fullmäktiges beslut täckas genom ianspråktagande av reserverade medel och kommer därmed på central nivå inte att belasta årets resultat. Styrelsen har kompenserats genom ett omställningsbidrag för att täcka redovisade omställningskostnaderna på 1,4 mnkr. 12

17 Auktoriserad revisor har granskat omställningskostnaderna mot fakturor via stickprov och inga väsentliga avvikelser har iakttagits. 4.3 Övriga granskningar Auktoriserad revisor har genomfört granskningar inom materiella anläggningstillgångar, intäkter, pensioner, upplupna personalkostnader, skatter och avgifter samt koncernmellanhavanden. Granskningen har inte visat några väsentliga iakttagelser. 4.4 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har lämnat rekommendationer avseende räkenskaper. Auktoriserad revisor har följt upp rekommendationerna inom skatt och materiella anläggningstillgångar och bedömer att rekommendationerna kvarstår. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna i övrigt har hanterats. 4.5 Auktoriserade revisorns bedömning Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 13

18 STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 1(1) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: S:t Eriks ögonsjukhus AB, Årsrapport 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar 2011 Årsrapp ID: 232 Intern styrning och kontroll Styrelsen bör säkerställa att arbetet med intern styrning och kontroll utvärderas regelbundet. X Den systematiska utvärderingen av arbetet med intern styrning och kontroll kan utvecklas. Det finns ingen samlad utvärderingsmodell för allt som ingår i intern styrning och kontroll. Däremot görs utvärderingar av enskilda områden. Följs upp i samband med delårsgranskningen Årsrapp ID: 787 Direktupphandling Styrelsen bör säkerställa att åtgärder vidtas för en tillräcklig styrning och intern kontroll av rutiner kring upphandling för att undvika otillåtna direktupphandlingar och bättre utnyttja konkurrensen. X Uppföljningen visar att de skäl som åberopats i de granskade upphandlingarna för att endast tillfråga en leverantör inte uppfyller kraven på affärsmässighet, vilket medför att landstinget inte drar nytta av konkurrensen i tillräcklig omfattning samt risk för rättsprocesser och för förtroendeskada. Dessutom har det i ett av fallen framkommit att vd inte haft befogenhet att teckna avtal med gällande leverantör eftersom sjukhuset har fakturerats belopp på ca 1,5 mnkr under Belopp på ca 1,5 mnkr är över den beloppsgräns som vd har rätt att ta beslut om. Följs upp i samband med delårsgranskningen 2017.

19 BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2016 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnd/styrelse ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1

20 Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. 2

21 Bedömning av intern styrning och kontroll (ISK) för styrelsen för S:t Eriks Ögonsjukhus AB Kontrollmiljö Riskbedömning Åtgärder och kontrollaktiviteter Information och kommunikation Uppföljning/Övervakning A. Styrelsen är medveten om sitt ansvar för ISK. Styrelsen och ledningen har en gemensam syn på betydelsen av en god ISK. F. Styrelsen och ledningen har en gemensam syn på verksamhetens väsentliga risker och hur dessa ska hanteras. I. Styrelsen fastställer årligen, mot bakgrund av genomförd riskbedömning, en intern kontrollplan som klargör hur risker ska hanteras. Planen är känd i verksamheten. L. Det finns fungerande processer för information och kommunikation inkl. rapportering till styrelsen. P. En systematisk uppföljning genomförs av uppfyllelsen av mål, uppdrag och direktiv. Styrelsen får tillräcklig information för att kunna fatta effektiva beslut. B. Styrelsen har fastställt mål för verksamheten som är i linje med fullmäktiges mål. Fullmäktiges uppdrag och direktiv beaktas i planeringen. G. Det finns en tydlig modell (struktur och process) för riskhantering som är känd i organisationen. J. Ledningen har säkerställt att det finns förebyggande åtgärder och systematiska kontroll (inbyggda och generella) i den egna verksamheten. M. Det finns ett system för kommunicering av avsteg från regler och riktlinjer, misstanke om oegentligheter etc. Det är möjligt att göra anonym anmälan. Q. De i interna kontrollplanen beslutade åtgärderna och kontrollaktiviteterna följs upp på ett systematiskt sätt. Styrelsen får tillräcklig information om vidtagna åtgärder. C. Organisationsstrukturen inkl. roller och ansvar är tydligt utformad, väl definierad samt känd i verksamheten. H. Interna och externa risker i verksamheten identifieras, bedöms och hanteras på ett systematiskt sätt. K. Ledningen har säkerställt att uppföljning och kontroll av verksamhet som lagts ut på externa utförare sker regelbundet. N. Väsentlig information kommuniceras effektivt till medborgare och kunder. R. I verksamheten finns särskilda resurser för att säkerställa en tillräcklig intern styrning och kontroll. D. Policys, riktlinjer och rutiner (landstingsövergripande och lokalt anpassade) täcker väsentliga områden och är kända i verksamheten O. Väsentlig information och ledningsbeslut kommuniceras effektivt till medarbetare och intressenter, t.ex. underleverantörer. S. I verksamheten finns arbetsformer och ett klimat som uppmuntrar till utveckling och förbättring. E. Det finns processer/rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Bedömning sker i två perspektiv, dels avseende struktur/formalia dvs. hur styrningen och kontrollen är tänkt att fungera, dels avseende implementering/tillämpning dvs att formerna för intern styrning och kontroll är kända i verksamheten. I boxarna ovan visar den övre delen bedömning av struktur/formalia och den nedre delen bedömning av implementering/tillämpning Bedömningarna illustreras utifrån trafikljusfärgerna. Ruta R bedöms inte vara tillämplig för granskning av kontrollområdet.

22 Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna.rev@sll.se. Postadress: Box 22230, Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 b (T-bana Rådhuset) Telefon: E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Hemsida: Org.nr: