Handlingar. till sammanträde med. Styrelsen för folkhögskolorna

Transkript

1 Handlingar till sammanträde med Styrelsen för folkhögskolorna 24 april 2015

2 Sammanträde med styrelsen för folkhögskolorna den 24 april 2015 Plats: Billströmska folkhögskolan Tid: Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare (förslag: Leif Håkansson) Beslutsärenden 1. Delårsbokslut mars 2015 Dnr FHSK Handling delas ut vid mötet 2. Enkätsvar förändrat statsbidragssystem Dnr FHSK TU FHSK Informationsärenden A. Inledande samtal om inriktning och styrning av kurser och verksamhet. Bordlagt ärende. B. Arbetet med folkhögskolornas IS/IT C. Läkarutbildningar uppdrag i regionen D. Syriska läkare uppdrag i regionen E. Ekonomihantering i folkhögskoleförvaltningen (FHSK ) F. Fortbildning ledningspersonal folkhögskoleförvaltning G. Folkbildningens gemensamma organisation - Västra Götalands bildningsförbund Ordförande Hans-Inge Sältenberg, Tänk på miljön - Res gärna kollektivt ( Folkhögskoleförvaltningen folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se Östergatan Vänersborg

3 ÄRENDE 2

4 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FHSK Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: E-post: Till styrelsen för folkhögskolor Enkät - styrkor och svagheter med nuvarande statsbidragssystem Förslag till beslut 1. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att anta svaret på den enkät som skickats ut till folkhögskolorna. Sammanfattning av ärendet I den enkät som skickats ut ska ett antal frågor besvaras. Här följer frågorna och de svar som föreslås. Styrkor i nuvarande statsbidragsmodell Förutsägbarhet Grundschablon till varje skola Styrning av skolans verksamhet i nuvarande system är i princip bra. Svagheter i nuvarande statsbidragsmodell Möjlighet för skolor att öka sin verksamhet efter behov Incitament för nya folkhögskolor saknas. Förslag till förändringar i kommande bidragsmodell Profilbidrag kan tas bort och läggas i grundschablon 15% allmän kurs bör öka Styrning av att varje skola ska ha flexibelt lärande önskar vi bort. Deltagarvecklans vara eller inte. Överväg att förändra begreppet deltagarvecka mot något annat mått. Alternativt klargör nyttan med deltagarveckan som ramverk för volym. Vikta deltagarveckans värde mot allmän kurs (alternativt annat system) så att olika former av kurser har olika värde på deltagarveckan (om den finns kvar). Kommentarer Här kommer några ytterligare inspel kring saker vi skulle vilja se över: Administration kring SPSM stödet och dess utformning. Specifikt stöd till internatfolkhögskola och samtidigt verka för att sprida folkhögskolan till nya områden och främst där behoven är störst. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

5 Datum Diarienummer FHSK (3) Utskick från folkbildningsrådet till alla folkhögskolor Till samtliga folkhögskolor Översyn av system för statsbidragen till folkhögskolor Under kommer Folkbildningsrådet att genomföra en översyn av villkor och fördelningsprinciper för folkhögskolornas statsbidrag med sikte på reviderat eller nytt system för statsbidrag från och med Under processen kommer Folkbildningsrådet att på olika sätt ta in synpunkter från folkhögskolorna och deras intresseorganisationer. Översiktlig tidsplan: Mars 2015 Avstämningsmöte 6/3 med RIO och SKL samt enkät till folkhögskolorna Sept 2015 Avstämningsmöte 10/9 med samtliga folkhögskolor Dec 2015 Remiss till folkhögskolor och intresseorganisationer, svar i mars 2016 Jan 2016 Informationsmöte 21/1 med RIO och SKL Maj 2016 Beslut i Folkbildningsrådets styrelse Seminarier och referensgrupper tillkommer vid behov i olika frågor. Den 28 april 2015 planeras ett seminarium om folkhögskolans organisationsformer. Vad ska ses över? Översynen ska behandla villkoren för de huvudmän och folkhögskolor som ska ta emot statsbidrag, villkor för statsbidragsberättigad folkhögskoleverksamhet och modell för fördelning av statsbidrag. Frågor som berörs är bland annat vad som ska vara grundläggande krav för att vara folkhögskola, vilka verksamhetsformer som ska berättiga till statsbidrag, frågor kring allmän kurs, prioriteringar och avgränsningar, stabilitet och rörlighet, förhållandet mellan fasta bidrag och volymbidrag samt utformningen av förstärkningsbidrag. Enkät Som en första inventering önskar Folkbildningsrådet få folkhögskolornas synpunkter på vad som är styrkor och svagheter med nuvarande bidragssystem samt vilka förändringar som är mest angelägna. Enkäten skickas till folkhögskolans rektor. Det är en fördel om frågan behandlas i folkhögskolans styrelse. Folkhögskolor med gemensam styrelse kan avge gemensamt svar. Alla folkhögskolor uppmanas att besvara enkäten senast den 15 april 2015 Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Tf Förvaltningschef

6 Datum Diarienummer FHSK (3) Besluten skickas till Folkhögskoleförvaltningen, för genomförande folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

7 INFORMATIONSÄRENDE A

8 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: E-post: Till styrelsen för folkhögskolor Inledande samtal om inriktning och styrning av kurs och verksamhet. Förslag till frågeställningar 1. Finns det prioriterade grupper i samhället att nå? 2. Finns det verksamhet idag bör prioritera ner? 3. Hur stimuleras utvecklingen av olika verksamhetsdelar? 4. Hur vill styrelsen att folkhögskolorna antar utmaningen kring arbetet med nya svenskar? 5. Hur vill styrelsen att skolorna antar utmaningen i arbetet med människor i utanförskap? 6. Hur arbetar folkhögskolorna med att stimulera kulturyttringar? 7. Hur tolkar styrelsen statens mål och syften samt uppdragen från kulturnämnden och vad betyder det för inriktning av verksamhet? 8. Vilken omfattning av verksamheten anser styrelsen att varje skola alternativt folkhögskolorna tillsammans ska ha med avseende på - Allmän kurs - Särskild kurs - Korta kurser - Uppdragsverksamhet - Öppen folkbildning - Samverkanskurser Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

9 Datum (2) Statens mål och syfte med folkbildning Folkbildningen ska ge alla möjlighet att tillsammans med andra öka sin kunskap och bildning för personlig utveckling och delaktighet i samhället. Statens fyra syften med statens stöd till folkbildningen: stödja verksamhet som bidrar till att stärka och utveckla demokratin, bidra till att göra det möjligt för en ökad mångfald människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen bidra till att utjämna utbildningsklyftor och höja bildnings- och utbildningsnivån i samhället, och bidra till att bredda intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet Kulturnämndens mål i uppdraget till folkhögskolorna Mål 1 Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för att sprida folkbildning i hela Västra Götaland och spegla mångfalden i samhället Mål 2 Folkhögskolorna är väl utvecklade resurser för Västra Götalandsregionen och kommuner i arbetet med kompetensförsörjningen Mål 3 Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för samverkan med föreningslivet och civilsamhället i hela Västra Götaland Mål 4 Folkhögskolorna ska bibehålla och öka antalet deltagare som läser vidare på högskola och universitet Mål 5 Folkhögskolorna bedriver eftertraktade eftergymnasiala utbildningar med hög kvalitet inom det estetiska området i allmänhet och inom film, hantverk och musik i synnerhet. Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Tf Förvaltningschef

10 INFORMATIONSÄRENDE C

11 Folkhögskoleförvaltningen Förslag på organisation Sida 1 av 3 Förslag till organisation för pedagoggrupp som utbildar utlandsrekryterade läkare i Svenska. Personalresurser i teamet Om vi räknar med 40 kursdeltagare så blir det en kostnad på SEK per person. Då gäller det oberoende på kurslängd vilken blir en mycket liten kostnad med tanke på att kurslängden inte spelar någon roll. Detta bör också ge en flexibilitet och en stor administrativ besparing på planeringsarbetet inför kursstart. Alla kurser utgår ifrån en flexibel kurs med en fysisk träff en gång i veckan. Resten av lektionerna sker via Lync och är oberoende av geografisk plats. Internetuppkoppling är enda kravet. Den tekniska utrustningen (förutom internet) ingår i totalpriset och tillhandahålls av Folkhögskoleförvaltningen. Specificerade kostnader: Organisation för SUL (Svenska för Utlandsrekryterade Läkare) Specificerad totalkostnad Antal Procent Beräkningsgrund Tid Månader Kostnad: Pedagogisk personal Administrativa kostnader Böcker enligt Kursbeskrivning Lokalkostnader Lång kurs Lokalkostnader kort kurs Teknisk utrustning (total kostnad) Dator med Arbetsplatstjänst Tillbehör 468 månad 638 person Summa kostnader Antal personer: (max) Exklusive teknisk utrustning (max) Kursstarter 4 kursstarter om året med 3+1 kursen 2 kursstarter om året med 6+2 kursen HR-Koordinatorn gör bedömningen om vilken kurs personen kan gå i. Om behov att byta kurs uppstår kommer detta att vara möjligt. Kursen som kan starta i hemlandet kan bytas ut mot en kursstart 6+2 vid behov. Folkhögskoleförvaltningen

12 Folkhögskoleförvaltningen Förslag på organisation Sida 2 av 3 Tidsplanering kurser i svenska för utlandsrekryterade läkare Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Distans i Sverige - Svenska nivå A1-B2 3+1 månader Distans i Sverige - Svenska nivå A1-B2 3+1 månader Distans i Sverige - Svenska nivå A1-B2 3+1 månader Distans i Sverige - Svenska nivå A1-B2 3+1 månader Distans i Sverige - Svenska nivå A1-B2 6+2 månader Distans i Sverige - Svenska nivå A1-B2 6+2 månader Distans med start i hemlandet - Svenska nivå A1-B2 3/3 + 2 Plusprogrammet Möjligheter att ta emot externa förfrågningar för enskilda personer finns. Exempelvis finns ett behov från Arbetsförmedlingen att få denna form av kurser för enskilda individer. Personer i kursen Maxantal i varje grupp är 8 inklusive medföljare. Medföljarna ses som en vanlig deltagare men utifrån individen sker en anpassning av kursen för medföljare när det är mycket sjukvårdssvenska. Om möjligheter finns kan vi samordna medföljandes behov med folkhögskolornas verksamhet. Tester B2-tester ingår i totalpriset för 40 personer. Datum för testerna anpassas efter behov under året. Tester på C1-nivå genomförs men ingår inte i totalpriset. Kursernas mål Deltagarna skall nå nivå B2 enligt Europarådets nivålista (se bifogat dokument) Teknisk utrustning Folkhögskoleförvaltningen ger under kurstiden deltagarna tillgång till dator samt tekniska tillbehör. I första hand är det standarddatorer från VGR IT med Arbetsplatstjänst vilket innebär att de får studera i samma datormiljö som de kommer möta i sitt arbete och har support via VGR IT. Kräver det pedagogiska arbetssättet andra tekniska lösningar kan andra lösningar förekomma. Kursernas lokalisation Utbildningen är en distansutbildning med återkommande fysiska träffar. Distansutbildningen använder sig av systemen Ping Pong, Lync och Office365. Folkhögskoleförvaltningen tillhandahåller dessa system för utbildningsdeltagarna. De fysiska träffarna sker på någon av våra sex folkhögskolor eller på annan plats om kursens deltagare finns på andra geografiska platser där en annan lokal är lämplig. Folkhögskoleförvaltningen

13 Folkhögskoleförvaltningen Förslag på organisation Sida 3 av 3 Förslag till Administrationsstruktur och ekonomiska förutsättningar Personalstrategiska tar hela kostnaden för 40 personer. Dessa kan sedan nyckla ut dessa till berörda verksamheter. Kommunikationsstrukturen bör ha enkla och klara vägar. Ett förslag är: SJUKVÅRDEN HR i verksamheten inom sjukvården SJUKVÅRDEN Koordinator FOLKHÖGSKOLORNA Kontaktperson i SUL FOLKHÖGSKOLORNA Folkhögskolorna och dess verksamhet På detta sätt finns det EN kanal in i diskussioner kring det praktiska arbetet. Genom att ha en samlat avtal för alla så eliminerar vi dessutom den ekonomiska aspekten för varje individ, vilket tar mycket kraft från alla parter idag i administrativ tid. Den ekonomiska processen bör ha följande kanaler: SJUKVÅRDEN FOLKHÖGSKOLORNA Personalstrategiska Folkhögskolekansliet Det är mellan dessa två parter avtal skrivs. Då lyfter vi av den ekonomiska aspekten i planeringen samt frigör resurser för att fokusera på verksamhetens behov och individens process fram till produktion. Folkhögskoleförvaltningen

14 INFORMATIONSÄRENDE E

15 1 (11) Rapport Datum Dnr: Västra Götalandsregionen Regionkansliet/ekonomiavdelningen Handläggare: Lennart Ryler/Martin Block E- post: martin.bl Genomlysning av ekonomifunktionens organisation och arbetssätt vid folkhögskolekansliet Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

16 Ekonomifunktionen vid folkhögskoleförvaltningen, (11) Innehåll Sammanfattning... 3 Uppdraget... 3 Intentioner i utredningen vid bildandet av folkhögskoleförvaltningen... 4 Beskrivning av ekonomiarbetet... 5 Organisation Ekonomiarbetet på folkhögskolorna... 5 Beskrivning av den nya organisationen och målbild för ekonomiarbetet Organisation Möjligheter för ekonomiarbetet vid folkhögskolekansliet framåt... 6 Arbetsuppgifter vid folkhögskolekansliet och respektive skola... 6 Resultat och överväganden... 7 Uppgiftsfördelning mellan ekonomifunktionen folkhögskolekansliet och skolorna... 9 Bilaga

17 Ekonomifunktionen vid folkhögskoleförvaltningen, (11) Sammanfattning Uppdraget har varit att göra en genomlysning av ekonomifunktionen vid folkhögskoleförvaltningen och att föreslå förändringar i ekonomifunktionens arbetssätt och organisation med anledning av bildandet av folkhögskoleförvaltningen. Förslaget innebär att en ekonomichef/controller tillsätts inom folkhögskolekansliet. Denna tjänst skall leda och fördela arbetet inom funktionen, stödja förvaltningschefen, ansvara för att rutiner upprättas för samtliga ekonomiprocesser, samordna ekonomiarbetet inom förvaltningen och utveckla ekonomi- och styrningsarbetet. Till funktionen på folkhögskolekansliet kopplas två ekonomer med uppgift att dels stödja rektorerna i det lokala ledningsarbetet samt operativt genomföra alla förekommande rutiner. Dessa ekonomer arbetsleds av ekonomichef/controller. På respektive skola föreslås att det tillsätts administrativa koordinatorer som kan samla upp arbetet som idag utförs av ekonomiassistenter, assistenter och sekreterare och kanslister. Överflyttningen av arbetsuppgifter till regionservice föreslås genomföras enligt de riktlinjer som beslutats. Dialog kan föras med regionservice och kundrådet om en överflyttning av uppgifter inte leder till effektivisering. Uppdraget Inför 2015 genomfördes en omorganisation inom folkhögskoleverksamheten i Västra Götalandsregionen. I korthet innebär den att sex av regionens folkhögskolor samlas under en styrelse och ett centralt kansli till skillnad mot tidigare då respektive skola hade sin egen styrelse och ledning. En skola hålls utanför omorganisationen, Agnesberg, då denna är mitt i en process kring att byte av huvudmannaskap. Under hösten 2014 har man inom folkhögskoleverksamheten arbetat intensivt med att förbereda för den nya organisationen. Flera områden har varit föremål för samarbetsövningar och framtagande av nya lösningar t ex inom miljö, kvalitet, IT och ekonomi. Inom ekonomiområdet finns ett behov att stärka sambanden och att skapa en tydlighet i roller och var ekonomiarbetet skall utföras. Det finns också behov att samordna och effektivisera i arbetsprocesserna. Ett antal frågor av innehålls- och gränsdragningskaraktär har identifierats: Hur ska ekonomiprocessen inom folkhögskoleverksamheten se ut med avseende på organisation, ekonomistyrning och övergripande rutiner?

18 Ekonomifunktionen vid folkhögskoleförvaltningen, (11) Ska ekonomifunktionerna tillhöra skolorna eller det centrala kansliet? Hur fördelar sig i så fall ansvars- och arbetsfördelning ut beroende på central eller lokal lösning? Vilka roller och tjänster ska finnas, vem gör vad? Hur ska centrala riktlinjer och rutiner kring ekonomi utformas (t ex budgetprocessen)? Vilka delar av ekonomiprocessen ska hanteras av Regionservice kontra folkhögskolorna? Ovanstående frågor besvaras genom en kartläggning och analys av nuläget ställt mot den nya organisationens mål och ramar. Underlag för arbetet är studier av material från folkhögskolorna och intervjuer av skolornas rektorer. Intentioner i utredningen vid bildandet av folkhögskoleförvaltningen I den utredning som togs fram inför beslutet i RS (Dnr ) står följande: Kansliet är ett gemensamt, centralt kansli för regionens egna folkhögskolor och placerat i något av Regionens Hus. Avsikten med att skapa ett gemensamt kansli är bl.a. att göra administrationen enklare, mindre sårbar och effektivare genom att undvika dubbelarbete. Ytterligare en avsikt är att rektorerna skall få större utrymme att vara pedagogiska ledare för respektive folkhögskola. Allt detta bör på sikt underlätta och minska den lokala administrationen vid respektive folkhögskola. Förvaltningschefen är chef för de sju folkhögskolerektorerna och tillsammans utgör dessa åtta personer ledningsgrupp för Västra Götalandsregionens folkhögskolor. Kansliet svarar för personalfrågor, ekonomiska redovisningar och rapporter, utvecklingsfrågor, controllerverksamhet, kvalitetsuppföljning, budgetarbete, fördelning av ekonomiska ramar, gemensam marknadsföring både internt och externt, gemensam personalfortbildning, rektorsmöten, IT-frågor, fastighetsfrågor, miljö, säkerhet, information/kommunikation samt träffar för olika gemensamma arbetsgrupper. Kansliet svarar för servicen till styrelserna. Förvaltningschefen har det övergripande ansvaret som föredragande i respektive styrelse. Statsbidragen går direkt till respektive folkhögskola och baseras på de ramar och den verksamhet som årligen fastställs av Folkbildningsrådet. Rekvisition och underlag för statsbidraget samordnas av det gemensamma kansliet. Ovanstående skrivning ger en inriktning kring målet med bildandet av den gemensamma förvaltningen.

19 Ekonomifunktionen vid folkhögskoleförvaltningen, (11) Beskrivning av ekonomiarbetet Organisation 2014 Folkhögskolorna var fram till 2014 organiserade som egna förvaltningar med autonoma styrelser och ledningar. Ett övergripande samarbete har hela tiden funnits mellan skolorna. Dock har av naturliga skäl respektive skola, i många fall, utvecklat sina arbetssätt utefter de förutsättningar som funnits beträffande historik, bemanning och behov. Vid årsskiftet 2015 bildades den sammanhållna folkhögskoleförvaltningen. Ekonomiarbetet på folkhögskolorna Ekonomiarbetet har organiserats utifrån respektive skolas förutsättningar. Detta har inneburit att arbetsprocesserna ser olika ut och har organiserats på olika sätt. Rollerna inom ekonomiarbetet ser också olika ut och har växt fram utefter respektive skolas förutsättningar. Vilken befattningshavare som utför arbetsuppgifternas varierar mellan respektive skola. Detta samtidigt som ekonomibemanningen varierar mellan skolorna både i volym och kategori av medarbetare. Som exempel kan också nämnas att på några skolor har rektorerna en betydligt större delaktighet i ekonomiarbetet medan man inom andra skolor överlåter arbetet till ekonomen m.fl. Rutinerna varierar också stort mellan skolorna. Samtidigt saknas, som vi uppfattar det, i många fall övergripande rutinbeskrivningar. I nuläget finns också en sårbarhet vid eventuell frånvaro. I kartläggningen har det framkommit att det finns stor variation i hur ekonomifrågorna är organiserade och utförs på respektive folkhögskola. Nedan följer några exempel på spännvidden, viktigt att notera att det inte finns någon värdering om vad som är rätt och fel eller något börvärde för var på skalan man ska ligga.

20 Ekonomifunktionen vid folkhögskoleförvaltningen, (11) Vi kan också konstatera att det finns olika syn på hur arbetet skall organiseras framöver. Inom rektorskollektivet finns två strömningar: - ekonomerna skall vara lokalt förankrade på skolan och kan arbeta åt det gemensamma kansliet eller ekonomerna kan arbeta inom kansliet men måste finnas på respektive skola vid fasta tider. Flera ger också uttryck för att det behöver finnas en tydlighet i ekonomifunktionen vilket vi tolkar som att det eftersöks en tydligare styrning kring ekonomifrågor samtidigt som man även lyfter fram den egna skolans behov av lokal förankring. Beskrivning av den nya organisationen och målbild för ekonomiarbetet. Organisation 2015 Folkhögskoleförvaltningen med dess styrelse bildades vid årsskiftet 2014/2015. Effekten är att de sex berörda skolorna läggs in under en styrelse och förvaltningschef. Detta innebär att det tidigare folkhögskolekansliet går från en samordnande roll till en formellt styrande roll. Detta innebär också att många av ansvarsfrågorna lyfts upp på en ny nivå. Möjligheter för ekonomiarbetet vid folkhögskolekansliet framåt Den nya organisationen bedöms kunna skapa nya förutsättningar och möjligheter för skolorna. Exempel på detta är: - Möjlighet till samordning och effektivisering av verksamheten vid skolorna - Möjlighet till att skapa gemensamma strukturer, rutiner och processer - Möjliggör tillämpning av nya systemlösningar inom ekonomiarbetet för t.ex. budget och prognosarbete - Möjliggör ett samordnat ekonomistrategiskt arbetssätt när det gäller ekonomisk planering. - Möjliggör ett samordnat utvecklingsarbete inom ekonomifunktionen. Arbetsuppgifter vid folkhögskolekansliet och respektive skola Ekonomiarbetet har kartlagts och i bilaga 1 redovisas de huvudsakliga ekonomiadministrativa uppgifterna som utförs eller skall utföras inom förvaltningen schematiskt. Som tidigare nämnts ser rollfördelning och rutiner idag olika ut vid skolorna. I bilaga 1 läggs ett förslag på förhållningssätt i arbetet med den fortsatta samordningen inom ekonomifunktionen. Utgångspunkten är att en befattningshavare inom ekonomifunktionen vid kansliet ansvarar för att arbeta fram rutiner och också har ansvar för att rutinerna följs. Vem som sedan tar fram underlag, bereder och tar fram beslutsunderlag varierar beroende på frågans art. Även här behöver en övergripande bild arbetas fram.

21 Ekonomifunktionen vid folkhögskoleförvaltningen, (11) Den kartläggning som genomförts har också identifierat nedan redovisade punkter där åtgärder bör vidtas: - Ojämnt fördelade ekonomiadministrativa resurser mellan skolorna - Avsaknad av enhetliga och effektiva rutiner och mallar - Oklara roller och uppdrag - Ekonomisk styrning behöver utvecklas - Sårbarhet vid t.ex. frånvaro - Arbeta som en organisation, möjlighet till samarbete - Utveckla ekonomi som stöd till det strategiska arbetet på förvaltningen - Möjlighet att utveckla spetskompetens/expertis Volymen på det ekonomiadministrativa arbetet kan till viss del överblickas i nedanstående tabell. Tabellen visar volymen verifikat, kundfakturor, leverantörsfakturor, antal anställda, antal nettoårsarbetare, total kostnad. Antal på internatboende och volym konferensverksamhet. Antal Antal Antal Antal anst Antal nettoårsarbetare Tot. kostn. Antal på internat- Omsättn. kurs Skola verifikat kundfakturor lev.fakturor per dec 2014, tkr boende & konf, tkr Billströmska Dalsland inte spec. Fristad Grebbestad Göteborg Vara Vid analys av tabellen ovan så visar sig ett antal skillnader som behöver jobbas vidare med och som med hjälp av benchmarking bör resultera i ett effektivare arbete. T.ex. kan det noteras att den största skolan kostnadsmässigt, Göteborg, har lägst antal kundfakturor och verifikat. Kundfaktura volymen är 8 gånger större vid Vara jämför med Göteborg och att Grebbestad ser ut att ha fler leverantörsfakturor i förhållande till totalkostnaden. Detta kan vara en variation som beror på skillnader i uppdrag men variationerna kan med fördel användas för att ta fram best practise och genomföra detta i hela organisationen. Resultat och överväganden I samband med kartläggningen som genomförts, som grund för denna rapport, identifierades ett antal principiella överväganden att ta ställning till. Med utgångspunkt i underlaget till beslutet om att skapa en förvaltning, kan vi dra slutsatsen att inriktningen för folkhögskoleförvaltningens kansli är att gå från ha en samordnande roll till att utveckla en tydligare styrning av verksamheten och därmed även ekonomin. Ekonomiorganisationen bör således också spegla dessa intentioner. Konkret innebär detta att de lokala ekonomiorganisationerna bör samlas i en ekonomiorganisation under ett ansvar.

22 Ekonomifunktionen vid folkhögskoleförvaltningen, (11) I arbetet med att skapa en gemensam organisation behöver frihetsgraderna för de lokala enheterna minskas till förmån för ett mer enhetligt arbetssätt kopplat till t.ex. organisation, roller och rutiner. Gemensamma effektiva lösningar för t ex rapporter, mallar, budget/prognos mm. behöver utvecklas. Dessa lösningar gör det möjligt att skapa/använda system och/eller lyfta av transaktionella delar till Regionservice. En gemensam organisation kräver också att ansvaret samlas och att arbetet fördelas utifrån roller och inte personer. I och med förvaltningens storlek bör man väga in hur man på effektivaste sätt organiserar ekonomifunktionen. Vilka arbetsuppgifter finns det? Vad har arbetsuppgifterna för karaktär? Finns det volymer som kan koncentreras? Finns det nya behov t ex specialistkunskap eller utökat behov av ledningsstöd? En tankemodell över hur folkhögskoleförvaltningens ekonomiarbete möter upp de krav som kan ställas på en modern ekonomifunktion har använts för att sortera begreppen: Det finns enligt modellen tre områden med arbetsuppgifter i en ekonomifunktion. Det första handlar om att leverera de specialistkunskaper som verksamheten behöver. Dessa kan variera mellan olika typer av verksamheter men gemensamt för dem är att det inte finns någon poäng med att flera inom samma enhet besitter samma djup i en fråga. Exempel på sådana frågeställningar kan vara moms, skatt och finansieringsfrågor mm. Det andra området handlar om enkla uppgifter av återkommande karaktär och där det finns större volymer. Exempel kan vara kund- och leverantörsreskontra. Här handlar det om att lösa uppgifterna till minska möjliga kostnad per enhet. Det

23 Ekonomifunktionen vid folkhögskoleförvaltningen, (11) finns inga större kvalitetsaspekter eller andra konkurrensfördelar som driver frågorna än effektivitet. Det tredje området handlar om att utveckla ett stöd till förvaltningsledningen i att styra verksamheten och skapa underlag för att fatta bra beslut. Det ingår också att skapa gemensamma definitioner och mätningar för att säkerställa enhetlighet i t.ex. arbetssätt och rapportering. Utifrån detta synsätt förefaller det svårt att motivera nuvarande lokalt anpassade ekonomiorganisationer. Uppgiftsfördelning mellan ekonomifunktionen folkhögskolekansliet och skolorna Bildandet av folkhögskoleförvaltningen innebär en möjlighet till samordning, ytterligare kvalitetshöjning och effektivisering av ekonomiarbetet. Genom gemensamma rutiner och tydliga ansvar kan arbetet optimeras. Gemensamma rutiner kommer innebära att sårbarheten minskar vid t.ex. frånvaro och effektiviteten ökar i utförandet av uppgifterna. Bedömningen är att det behövs en sammanhållande kraft inom kansliet ekonomichef/controller, som ansvarar för de ekonomiadministrativa rutinerna, och dess genomförande. Denna sammanhållande kraft har också ansvar för den fortsatta utvecklingen och arbetsledningen av kansliets ekonomresurser. Samtidigt är bedömningen att kansliet behöver bemannas med två ekonomer som har som huvuduppgift att operativt arbeta med förvaltningens ekonomiadministrativa uppgifter samt att stödja skolorna, rektorerna, i sitt ledningsarbete. Rektorerna behov av ekonomiadministrativt stöd är inte symmetriskt utan arbetet måste initialt inriktas på att stödja efter de behov som finns. Initialt kommer behoven att variera beroende på befintlig bemanning av andra administrativa resurser och upplägg av rutiner. Beroende på de olika lösningar skolorna har av administrativa resurser finns också ett behov att se över bemanningen för att hitta mer lika lösningar som underlättar arbetet framöver. Här förslås att det görs en översyn och att det tillsätts administrativa koordinatorer som bland annat kan axla de ekonomiadministrativa uppgifterna på respektive skola. I bilaga 1 redovisas ett axplock av rutiner som

24 Ekonomifunktionen vid folkhögskoleförvaltningen, (11) behöver upprättas och beskrivas. Denna utredning har inte för avsikt att lägga förslag på detaljer i dessa rutiner utan det överlåts till det fortsatta arbetet inom förvaltningen. Överflyttningen av arbetsuppgifter till regionservice föreslås genomföras enligt de riktlinjer som beslutats. Slutligen finns det ett antal s.k. hygienfaktorer, som behöver lösas för att nå framgång i det fortsatta arbetet: - IT, viktigt att slutföra projekt kring uppkoppling (VGRnet) - Organisation, ekonomiarbetet på varje skola - Nomenklatur och tjänsters innehåll - Adekvat ekonomistöd till ledning centralt - Anpassat stöd till lokal ledning - Rutiner arbetats fram - Tydlig ekonomistyrning och ledning

25 Ekonomifunktionen vid folkhögskoleförvaltningen, (11) Bilaga 1. Arbetsmoment, exempel Exempel som utreds vidare av rutinansvarig Rutinansvarig Underlag Sammanställning/ rapportering Beredning Beslutsunderlag Beredning investering CEk Rektor CEk FC FC Budget CEk Rektor CEk FC FC Delårsbokslut CEk Rektor CEk FC FC Möte med revisorer CEk Årsbokslut CEk Rektor CEk FC FC Ekonomisk rapport till FBR CEk Ek.ass Rektor/CEk Ekonomisk rapport till SCB CEk Ek.ass Rektor/CEk Årsredovisning till FBR CEk Ek.ass Rektor/CEk SPSM ansökan CEk Ek.ass Rektor/CEk Interkommunala ersättning CEk Ek.ass Rektor/CEk Ansökan volymbidrag region CEk Beslut avskrivning kundfordringar CEk Ek.ass CEk CEk FC Bevakning av likviditet, ansökning regionlån CEk CEk CEk CEk FC Underlag Avstämning båda bankgiro CEk Ek.ass Ekonomistöd till förvaltningsledning CEk CEk Ekonomistöd till skolledningar CEk CEk Kontantkassor bokföring CEk Ek.ass Kortbetalning bokföring CEk Ek.ass Stöd i projektekonomi CEk CEk Underlag och kontering kundfakturaunderlag CEk Ek.ass Rättningar och korrigeringar i bokföring CEk Ek.ass Ekonomisk analys CEk CEk Internkontroll Styrelse CEk CEk FC FC Behörighetsadministration ekonomi CEk Berörda CEk Månadsrapport per skola CEk CEk CEk Rektor FC Månadsrapport förvaltning CEk CEk CEk/rektor FC FC Ekonomiska rapporter till styrelse CEk CEk CEk FC FC Korrigeringar av interna mellanhavanden CEk CEk Anläggningar - avskrivning CEk CEk Direktutbetalningar, inkl bokföring CEk Ek.ass Månadsavstämningar balanskonton CEk CEk Betalningar bankgiro t ex anmälningsavgifter CEk Ek.ass Periodiseringar CEk CEk Kontering leverantör CEk Attestant Momsredovisning RnS RnS Betalfil leverantörer RnS RnS Avstämning leverantörsreskontra RnS RnS Avstämning kundreskontra RnS RnS Kravhantering RnS RnS Fakturering RnS RnS Uppföljning kravhantering RnS RnS CEk=Ekonomichef/Controller inom folkhögskolekansliet

26 INFORMATIONSÄRENDE F

27 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Camilla Nilsson Telefon: E-post: Till styrelsen för folkhögskolor Information om fortbildning för ledare Folkhögskolekansliet startade under 2014 upp ett arbete med fortbildning för ledare inom folkhögskolorna som en del av åtgärderna utifrån resultatet av 2013 års medarbetarundersökning. Arbetet fortgår även under Arbetsrätt Arbetet startade med en workshop i arbetsrätt i maj 2014 respektive augusti 2014 där ledarna fick i uppdrag att arbeta med att förbereda sig inom ett område inom arbetsrätten som de sedan själva skapade en lärande utifrån, för sig själv och gruppen. Vid workshopen identifierades områden som ledarna önskade fördjupning inom. Dessa områden var bland annat rehabilitering och rekrytering. Rehab En utbildning i rehabilitering genomfördes tillsammans med företagshälsovården Hälsan- och Arbetslivet och Försäkringskassan i november 2014 som hade fokus på rehabiliteringsprocessen samt alkohol & droger. Utbildning i kompetensförsörjning och rekrytering är planerad till hösten Samverkan Vid sidan av arbetet utifrån medarbetarundersökningens resultat har utbildning tillsammans med de fackliga organisationerna tagits fram och genomförts inom områdena samverkan och arbetsmiljö. Under våren 2014 genomfördes en utbildning i samverkan vid två tillfällen i samband med att samverkansantalet togs fram och skrevs under. Arbetsmiljö Under våren 2015 har en tredagars grundutbildning i arbetsmiljö genomförts för ledare, skyddsombud och fackliga företrädare. Denna grundutbildning kommer att erbjudas kontinuerligt när nya ledare rekryteras och skyddsombud väljs, närmast till hösten Förändringskunskap I samband med de förestående förändringarna inom förvaltningen kring ekonomi och administration kommer Hälsan- & Arbetslivet ge stöd till ledare och berörda medarbetare, bland annat genom en utbildningsdag för ledare inom ämnet förändringskunskap, förändringsbeteenden samt att leda i förändring som genomförs i maj Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

28 Datum (2) Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Förvaltningschef Camilla Nilsson HR-konsult