Handbok för Terapeutportalen hos Ugglapraktiken.se V

Transkript

1 Handbok för Terapeutportalen hos Ugglapraktiken.se V

2 Introduktion... 3 Vanliga frågor... 3 Första sidan i Terapeutportalen... 4 Anmäl frånvaro... 5 Dagens Bokningar... 6 Information om kund... 6 Information om bokningen... 8 Scheman... 9 Visa schema i kalendervy... 9 Visa schema Tillgänglighetsschema Visa tillgänglighetsschema Boka behandling Rapporter Mitt CV Mina Uppgifter... 15

3 Introduktion Ugglapraktiken introducerade i mars 2013 ett nytt bokningssystem som har nya funktioner och gränssnitt jämfört med det gamla systemet. Denna manual har som syfte att ge er information om hur ni använder det nya systemet. Vanliga frågor Innan vi går djupare in i systemet med bilder så finns det ett antal frågor vi märkt många har som vi direkt kan svar på i detta avsnitt. Hur skriver jag ut ett schema? Det finns två sätt att skriva ut ett schema. Om du vill skriva ut ett komplett schema, d v s alla dagar som du är inbokad på för ett företag, så går du in under Scheman,. Om du istället vill skriva ut schemat för en specifik dag går du in under Dagens bokningar, väljer dag du vill se information för och sen klicka på knappen Skriv ut scheman. Vad är ett tillgänglighetsschema? Ett tillgänglighetsschema är egentligen inget annat än ett schema där du t ex säger att jag kan jobba alla måndagar- onsdagar under mars till juni. Det kommer hjälpa Ugglapraktikens koordinatorer att enklare hitta terapeuter som till exempel kan ta ett vikariat eller som kan ta uppdrag hos ett av de företag som anlitar Ugglapraktiken. Det nya bokningssystemet låter koordinator matcha terapeuter mot scheman hos praktiken/företag och om ditt tillgänglighetsschema inte är uppdaterat är det en stor risk att Ugglapraktiken inte ser dig när de letar en intressant terapeut.

4 Första sidan i Terapeutportalen Inloggning till Ugglapraktikens bokningssystem sker via hemsidan. Klicka på knappen Logga In I fönstret som dyker upp loggar du in med dina vanliga inloggningsuppgifter eller begär ett nytt lösenord. Det kommer i så fall att skickas via mail till dig. Följande områden hittar du i Terapeutportalen:

5 1/ Vänstermenyn. Här kommer du åt alla funktioner som finns tillgängliga för terapeuter. 2/ Nyheter från Ugglapraktiken. Här dyker det upp nyheter som skickats ut från till exempel Ugglapraktiken. 3/ Information. Här ser du till exempel om det finns ett ledigt vikariat eller något annat som bedöms vara lite mer akut och viktigt. 4/ Dagens bokningar. Här ser du de tider som är bokade idag. Genom att klicka på knappen Nästkommande dag kan du stega dig framåt/bakåt bland dagar och se alla dina tider för den dagen samt vilka som har bokat in sig hos dig. Anmäl frånvaro Det finns flera sätt att anmäla frånvaro. Från framsidan finns det två knappar där du kan anmäla frånvaro. Du fyller ifrån vilken dag/tid och till vilken dag/tid du vill anmäla frånvaro. Du måste skriva in ett meddelande till Ugglapraktiken som förklarar vad det handlar om.

6 Dagens Bokningar Även via knappen Dagens Bokningar i vänstermenyn kan du se vilka inbokade kunder du har under valfri dag. Schemat för en dag skrivs ut via knappen Skriv ut schema. Information om kund Om du vill ha information om en specifik kund så klicka på kundens namn.

7 Här kommer du åt alla hälsobeskrivningar som kunden lagt in samt eventuella dagboksanteckningar om kunden från behandlande terapeuter.

8 Information om bokningen Under bokningsinformationen kan du dels få mer information om bokningen men även skriva in dagboksanteckningar samt uppdatera status för bokningen, d v s om någon uteblev från sin behandling eller om du vill markera den betald eller obetald.

9 Scheman Under Scheman hittar du alla dina aktiva och inaktiva (d v s äldre) scheman. Visa schema i kalendervy I denna vy ser du alla dina inbokade behandlingstider på alla företag.

10 I exemplet har terapeuten endast tider hos Flexpay Ericsson men annars syns övriga företags namn också utskriva i schemat. Visa schema För att se ett separat schema klicka på länken Visa Schema. Härifrån kan du även skriva ut det hela schemat, d v s alla schemalagda tider. När du klickar på en dag så kan du sen välja att t ex anmäla dig sjuk

11 Tillgänglighetsschema En av nyheterna i det nya bokningssystemet är att Ugglapraktiken s koordinatorer nu kan försöka leta upp passande terapeuter som kan jobba vid vissa tider. Detta görs genom att de kan jämföra ett schema för ett företag med ett så kallat tillgänglighetsschema för terapeuter. Detta används även när koordiantorer letar efter passande vikarier. Ett tillgänglighetsschema är egentligen inget annat än ett schema där du t ex säger att jag kan jobba alla måndagar- onsdagar under mars till juni. Det kommer hjälpa Ugglapraktikens koordinatorer att enklare hitta terapeuter som till exempel kan ta ett vikariat eller som kan ta uppdrag hos ett av de företag som anlitar Ugglapraktiken. Det nya bokningssystemet låter koordinator matcha terapeuter mot scheman hos praktiken/företag och om ditt tillgänglighetsschema inte är uppdaterat är det en stor risk att Ugglapraktiken inte ser dig när de letar en intressant terapeut.

12 Det finns egentligen bara 2 steg som behöver göras för att lägga till tider i schemat. OBS schemat är addiktivt, d v s varje gång du sparar och lägger till nya tider så tas inte gamla tider bort. Det innebär att du enkelt kan skapa scheman där du vissa dagar kan vissa tider och andra dagar andra tider. Vi kommer ge exempel på detta i slutet av detta avsnitt. Steg 1: Under tider definierar du vilka tider du kan arbeta. Du kan antingen lägga in exakta tider (8:00-17:00 eller 12:00-16:00) eller du kan markera Välj hela dagen. Under Repetera behandlingsdag väljer du vilka dagar du vill lägga in tider för samt hur de ska repeteras (varje vecka, varannan vecka, var tredje vecka osv). Steg 2: Här lägger du in vilken tidsperiod som schemat ska skapas mellan. OBS just nu är det lite dumt så att även till - fältet öppnar kalendern vid dagens datum så var uppmärksam att du valt rätt månad när du markerar slutdatum. När du klickar Lägg till tider i kalendern så läggs de in i kalendern. De är dock ännu inte sparade.

13 Här har vi lagt in tider under mars för den valda terapeuten. Om vi inte är nöjda med schema är det bara att klicka på Ta bort så rensas de nya tiderna som vi lagt till. Klickar du på en av dagarna så ser du tiden du sagt dig kunna jobba. Du kan där ta bort en tid så om du t ex inser redan i detta läge att det finns en dag som du inte kan jobba, kanske du redan vet att det är sportlov en vecka och du vet att du kommer vara borta de dagarna så kan du ta bort de dagarna från schemat. När du är nöjd klicka på Spara så läggs tiderna till. Du kan nu fortsätta och lägga in ytterligare dagar/tider på samma sätt. Dessa läggs till schemat utan att skriva över något.

14 Visa tillgänglighetsschema För att få en översikt på alla tider som du lagt in är det bara att gå till Visa tillgänglighetsschema där alla tider du lagt in syns. Även här kan du välja en dag och ta bort tider (och därigenom dagen) från schemat.

15 Boka behandling Under denna meny väljer du ett företag du har schema hos och kan sedan efterboka (eller boka i förskott) en kund som inte själv har haft möjlighet att boka. Rapporter Denna funktion är ännu inte aktiv. Här kommer du kunna ta ut information och skapa fakturor för din arbetstid för Ugglapraktiken. Mitt CV Under Mitt CV håller du ditt CV uppdaterat. En nyhet jämfört med tidigare är att du inte skriver in vilka städer som ligger närmast utan istället markerar du vilka städer du kan tänka dig att jobba i. Mina Uppgifter Här håller du din information uppdaterad. Du kan lägga till en ny bild. Denna bild visas även för kunderna som bokar tid hos dig. Nya bilder måste dock godkännas av Ugglapraktiken.