Protokoll fört vid sammanträde med HMS-rådet vid Institutionen för kliniska vetenskaper, Lund, ,

Transkript

1 Institutionen för kliniska vetenskaper, Lund HMS-råd Protokoll fört vid sammanträde med HMS-rådet vid Institutionen för kliniska vetenskaper, Lund, , Närvarande Frånvarande Bo Åkerström Ingbritt Gustafsson Bo Baldetorp Kristin Holmgren Maria Johansson Anna Darabi Sandra Klinth (protokollförare) Charlotte Welinder (anmält förhinder) Annika Törling-Ring (anmält förhinder) Renata Madru 1 Mötets öppnande Ordförande Bo Åkerström hälsade alla välkomna och mötet förklarades öppnat. Sandra Klinth, personaladministratör vid institutionens kansli, som tagit över protokollförandet från Magnus Zätterström presenterade sig. 2 Anmälan av övriga frågor a) Maria Johansson anmälde ärendet Informationsmöte för institutionens avdelningschefer. b) Anna Darabi anmälde frågan Fortsatta sammanträden för HMSrådet? c) Kristin Holmgren anmälde ärendet Skyddsrond på I09. 3 Val av justeringsperson Anna Darabi valdes att jämte ordföranden justera dagens protokoll. Post- och besöksadress Telefon E-post Webb Kansliet IKVL Direkt: sandra.klinth@med.lu.se Barngatan 2b, SE LUND

2 4 Föregående protokoll Angående 6 Maria Johansson meddelade att Hans Hovenberg inte kontaktats angående att lägga ut Biosäkerhetsgruppens information på HMS-hemsidan. Mötet diskuterade om det fortfarande var önskvärt att publicera Biosäkerhetsgruppens information på IKVL:s HMS-sida. Kristin Holmgren informerade om att Biosäkerhetsgruppen är aktiv endast när ärenden inkommer. Bo Baldetorp informerade om att en biosäkerhetssamordnartjänst håller på att inrättas. Mötet beslutade att det fortfarande är önskvärt att gruppens information publiceras på IKVL:s HMS-sida och Maria Johansson fick i uppdrag att ta kontakt med Hans Hovenberg. I övrigt fanns inga synpunkter på föregående mötesprotokoll som godkändes och lades till handlingarna. 5 Rapport från arbetsmiljökoordinatorn Maria C Johansson Skyddsronder Maria rapporterade att det fungerar bra med skyddsronderna nu. Maria arbetar mycket tillsammans med Anna Darabi både inför och efter skyddsronderna. Psykosocial enkät Maria rapporterade att psykosocial enkäterna håller på att göras om. Under de två åren som den gamla versionen använts har mycket framkommit. Det har dock varit svårt att angripa problemen eftersom enkäterna är anonyma och förekommande problemen ofta är specifika för en viss grupp. Maria rapporterade att vissa forskargruppschefer velat ta fram egna psykosociala enkäter för sin grupp, men att detta blir ett problem om gruppen är liten eftersom anonymiteten inte kan garanteras. Den nya enkäten kommer att skickas ut till hela BMC samtidigt och efter det även till hela IKVL om det finns önskemål om detta. Respondenterna ska definiera vilken institution och yrkeskategori de tillhör. Detta kommer förhoppningsvis öka möjligheterna att angripa eventuella problem eftersom de ofta går att härleda till en viss yrkeskategori eller avdelning. Bo Baldetorp kommenterade att prefekterna för IKVL, ILML och EMV diskuterat om de gemensamt kunde ta kontakt med avdelnings- och forskargruppschefer för att utreda eventuella problem. Detta var dock inte fruktsamt på grund av den stora anonymiteten. Den nya enkäten kommer förhoppningsvis lösa detta problem. Medarbetar- och utvecklingssamtal Bo Åkerström kommenterade att många forskargruppschefer upplever medarbetarsamtalen som överflödiga eftersom man redan har daglig kontakt med sina medarbetare. Det upplevs som en onödig formalitet. Anna Darabi förtydligade att medarbetarsamtal och utvecklingssamtal är två olika saker och att alla medarbetare har rätt till årligt utvecklingssamtal som ska kretsa kring kompetensutveckling. Utvecklingssamtalet ska dokumenteras och diarieföras enligt universitets policy. Maria Johansson kommenterade att medarbetarsamtalen lyfts fram vid alla skyddsronder. Bo Baldetorp kommenterade att detta är särskilt viktigt för postdoktorer och nyligen disputerade forskare. Maria Johansson kommenterade att det även är viktigt för doktorander eftersom deras projektplan inte inbegriper arbetsmiljöfrågor.

3 Mötet fastslog att medarbetar- och utvecklingssamtalen är viktiga och att det är viktigt att det finns en mekanism som fångar upp dem som av någon anledning inte haft medarbetar- och utvecklingssamtal. Mötet fastslog att det är HMS-rådets skyldighet att informera. Detta görs redan vid skyddsronderna. Mötet diskuterade möjligheten att i större utsträckning hänvisa till gällande lagstiftning och universitets policy ( vid skyddsronderna för att understryka att det inte är frivilligt. Översättning av dokument till engelska Maria rapporterade att en del dokument som skrivs i BMC:s rondgrupp översätts till engelska. Dessa dokument används sedan av IKVL. Antalet dokument som översätts har ökat men alla dokument översätts ej. Skyddsrondsprotokollen översätts normalt inte till engelska men när det har efterfrågats av berörd forskargrupp har det gjorts. 6 Rapport från Anna Darabi, bitr prefekt med ansvar för HMS, jämställdhets och likaberättigande Brandfarlig vara Anna Darabi rapporterar att EMV fått sin ansökan om hantering av brandfarlig vara godkänd. Det har varit problem eftersom BMC:s dragskåp och dragbänkar inte varit kompatibla med regelverk och lagstiftning för hantering av brandfarlig vara. Plexiglasskivor kommer därför att erbjudas och sättas upp runtom på BMC. Anna Darabi rapporterade att det återstår fler problem för hantering av brandfarlig vara. Förestående och även biträdande föreståndare bör gå kurs för hantering av brandfarlig vara. Kursen är dyr att anordna och det har varit svårt att hitta datum för dessa kurser. När datumen väl sätts är det dessutom många som inte kan. Anna meddelar att bland annat Hans Hovenberg arbetar på att ta fram en webbaserad kurs. Stresshanteringskurs Anna meddelar att IKVL, EMV och ILML gemensamt lämnat in en ansökan om att få genomföra kurs/seminarium i stresshantering under hösten Ansökan ska tas upp i kommittén för jämställdhet och likaberättigande. Kursen riktar sig till yngre forskare (troligtvis 30 platser) och kommer vara en heldag med interaktiva övningar. Anna kommer att hantera anmälningar genom en webenkät. Kursen kommer att vara kostnadsfri för deltagarna. BMC D12 Det fortfarande är problem med luften på D12. Medarbetare har drabbats av problem med luftvägsslemhinnorna och fått kroniska besvär. En sanering gjordes för cirka 1-2 år sedan och i samband med det byttes misstänkt ruttet trä ut. Detta har dock inte hjälpt. Kristin Holmgren har varit med och undersökt kemikaliehanteringen genom att gå bredvid men ingen felaktig hantering har upptäckts. I april har prefekterna för EMV och IKVL kallat till gemensamt möte där både Bo Baldetorp och Anna Darabi kommer vara med.

4 Mötet diskuterade att en översyn av ventilationen bör göras och att hyresvärden bör kontaktas angående detta. Skyddsrond ska genomföras på D klockan och särskilt fokus bör då läggas på detta problem. Bo Baldetorp meddelar att han ska försöka närvara vid denna skyddsrond. Lunds universitets arbetsmiljöpolicy Anna rapporterade att det varit mycket arbete i samband med uppdateringen av Lunds universitets arbetsmiljöpolicy för Handlingsplaner för kommande år och jämställdhetsbokslut för nu avslutad period har skickats in till Åsa Gustafsson vid LU Byggnad. Arbetet har varit kraftigt fragmenterat. 7 Val av skyddsombud Kristin Holmgren och Maria Johansson hade inventerat antalet vakanser. Det saknas fortfarande skyddsombud på flera våningar på BMC: A10, A11, D10, D13 och B10. Mötet diskuterade vems ansvar det är att ett skyddsombud utses på våningar där det finns medarbetare från flera institutioner. Mötet beslutade att om det inte finns skyddsombud på en avdelning bör BMC:s HMS-kommitté utse ett skyddsombud. Detta tas upp vid alla skyddsronder. Mötet diskuterade också att det saknas komplett lista över alla skyddsombud vilket gör det svårt att ha översikt. Omsättningen är också stor vilket gör att eventuella listor som finns ofta innehåller felaktiga uppgifter. Mötet diskuterade det faktum att det är två skyddsombud som ansvarar för samtliga våningsplan i F-huset. Mötet konstaterade att detta är OK. En anledning är att det är få och små laboratorieutrymmen i F-huset. Mötet diskuterade att ett ytterligare problem är de IKVL-medarbetare som sitter i sjukhuslokaler. Det har varit svårt att få tag på sjukhusets skyddsombud och det har rått oenighet om vem som ska hantera uppkomna ärenden. Bo Baldetorp informerade om att skyddsombud på Medicon Village kommer att väljas när skydds- och huvudskyddsområdena är fastslagna. Skulle Medicinska fakultetens huvudskyddsområde expandera skulle det innebära en betydande ökning av huvudskyddsombudets arbetsbelastning och mötet diskuterade därför att ett specifikt huvudskyddsombud bör finnas på Medicon Village. 8 GMM-rådgivare Bo Baldetorp meddelade att ärendet gått via dekanus till rektor. Det som diskuteras är fördelningen av kostnaden och vilka fakulteter som ska vara inblandade. Bo Baldetorp kommenterade att behovet eventuellt kan komma att fastslås på institutionsnivå. 9 IKVLs HMS-hemsida Hemsidan underhålls löpande. Det finns nu också en engelsk version.

5 Anna Darabi framförde önskemål om möjligheter att länka till LU Byggnads hemsida. Om universitetsövergripande information finns samlad där behöver inte alla institutioner själva publicera samma information. Mötet diskuterade att lyfta fram detta önskemål till den centrala skyddskommittén. 10 Övriga frågor a) Informationsmöte för institutionens avdelningschefer Maria Johansson meddelade att ett obligatoriskt informationsmöte kommer hållas för IKVL:s avdelningschefer vid tre tillfällen i maj. Alla avdelningschefer måste närvara vid ett av tillfällena. Informationen kommer att handla om ekonomi, personal och HMS-frågor. Anledningen till informationsmötet är att det tycks finnas en kunskapsbrist om regelverket hos avdelningscheferna. Informationen behöver förtydligas och syftet med informationsmötet är att göra just detta. Avdelningscheferna har kallats och anmälan sker genom en Doodle. Informationsmötena kommer att hållas mellan klockan 16 och 18 med lätt förtäring efteråt 8 maj, 12 maj och 14 maj. b) Fortsatta sammanträden för HMS-rådet? Anna Darabi lyfte frågan om huruvida det finns behov av att detta HMS-råd fortsätter träffas. Anna menade att mötena främst är av informativ karaktär och att det i stort sett är samma information som vid BMC:s samlade kommittémöten. Mötet diskuterade vilken funktion mötena fyller. Bo Åkerström informerade om att detta diskuteras för cirka 1,5 år sedan och att man då ansåg att HMS-rådet fungerar som en sorts checklista som garanterar att institutionen inte missar något av sina åtaganden. De beslutades då att begränsa antalet möten till ett per termin. Maria Johansson informerade om att EMV har lagt ner sitt HMS-råd och att ILML:s HMS-råd är vilande eftersom institutionerna numera kommunicerar med varandra i HMS-relaterade frågor. Mötet beslutade att IKVL:s HMS-råd ska fortsätta träffa av följande anledningar: - Det är en hanterbar storlek på gruppen som möjliggör dialog kring för IKVL specifika angelägenheter - Till skillnad från EMV har IKVL medarbetare i sjukhusets lokaler. - Mötena bidrar med information till de valda ledamöterna som de annars inte hade fått c) Skyddsrond på I09 Mötet diskuterade eventuell skyddsrond på I09 där det finns en strålkälla. Flera institutioner och även BMC Service rör sig på I09. De som arbetar med strålkällan måste genomgå en strålskyddsutbildning.

6 11 Nästa sammanträde Mötet beslutade att nästa sammanträde skall vara torsdag den 16 oktober klockan Det beslutades att punkterna GMM-rådgivare och IKVL:s HMS-hemsida kan strykas. Anna Darabi och Maria Johansson tar upp IKVL:s HMS-hemsida om det finns behov. Det beslutades att ändra punkten Val av skyddsombud till Val av skyddsombud/genomgång av skyddsområden. 12 Mötets avslutande Ordförande Bo Åkerström avslutade mötet och tackade för deltagandet. Sandra Klinth Anna Darabi Bo Åkerström Protokollförare Justeringsperson Ordförande