PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN

Transkript

1 PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN 1. UPPGIFTER OM SERVICEPRODUCENTEN Serviceproducent Privat serviceproducent Serviceproducentens namn Folkhälsan Syd ab Serviceform och klientgrupp för vilken servicen produceras Hemtjänst Kommun Kommunens namn Förläggningskommun Helsingfors Förläggningskommunens kontaktuppgifter Svensk socialservice i Helsingfors, Tavastvägen 13, Helsingfors, tel växel Serviceproducentens officiella namn Folkhälsan Syd ab Verksamhetsenhetens namn Folkhälsans hemtjänst i huvudstadsregionen Verksamhetsenhetens postadress Mannerheimvägen 97 Postnummer Namnet på den som ansvarar för verksamheten Marika Skogsten Postadress Mannerheimvägen 97 Postnummer E-post förnamn.efternamn@folkhalsan.fi Postort Helsingfors Postort Helsingfors Serviceproducentens FO-nummer Telefon Datum för beviljande av regionförvaltningsverkets/valviras tillstånd (privata enheter som bedriver verksamhet dygnet runt) Datum för kommunens beslut om mottagande av anmälan Uppgifter om verksamhetstillstånd (privat socialservice) Datum för beviljande av ändringstillstånd Anmälningspliktig verksamhet (privat socialservice) Datum för regionförvaltningsverkets registreringsbeslut Ansvarsförsäkringens giltighetstid (ska styrkas på begäran) fortlöpande 2. VERKSAMHETSIDÉ, VÄRDERINGAR OCH VERKSAMHETSPRINCIPER Verksamhetsidé Samfundet Folkhälsan grundades 1921 med målsättningen att främja den finlandssvenska befolkningens hälsa och vår verksamhetsidé är densamma ännu i dag, formulerad i den s.k. ändamålsparagrafen från år 1921 ( 1 i Samfundet Folkhälsans stadgar): Samfundet Folkhälsan i svenska Finland har till uppgift att verka för folkhälsans främjande i svenska Finland, dels genom allsidig vetenskaplig undersökning av befolkningens andliga och kroppsliga hälsa, dels genom praktiska åtgärder ägnade att gynnsamt inverka på denna. Folkhälsan Syds har som mål att överträffa användarkundens förväntningar. Detta gör vi genom avi21u1 1/15

2 att erbjuda service och omsorg vilken utgår från människans friskresurser, livsstil och önskemål. Vår tankeram är en hälsofrämjande verksamhet där målsättningen är att erbjuda en möjlighet till en meningsfull tillvaro i en vardag som är hanterbar. Att beakta de anhöriga är en självklar, men uttalad, del av vårt förhållningssätt. Folkhälsans Förbund och Forskning är våra naturliga samarbetspartners för en hälsofrämjande äldreomsorg. Våra mätare för hur vi uppfyllt användarkundens förväntningar är TAK och responsuppföljning. För att svara mot kundens förväntningar uppfyller vi de krav övervakningsmyndigheterna ställer. De centrala processerna beskrivs i handboken för äldreomsorg. Enheterna arbetar med sina egna processer under året utgående från verksamhetsplanen. För att uppnå förbättrade resultat används den senaste samlade kunskapen. För att nå målsättning med klara processer har enheten en riskhanteringsplan för de största riskerna, befattningsbeskrivningar för de olika yrkesgrupperna samt en beskrivning över informationsprocessen. Målsättningen är att ha en personal som orkar, kan och vill arbeta enligt. Vi vill erbjuda en möjlighet att göra ett gott arbete genom att våra medarbetare känner att deras arbete är meningsfullt och genom att arbetsuppgifterna är hanterbara. För att nå detta arbetar ledarskapet salutogent, vilket innebär att vi ger medarbetarna möjlighet till delaktighet och belastningsbalans, samt en effektiv feed-back. Värderingar och verksamhetsprinciper Folkhälsans gemensamma värdegrund Komptens, Engagemang och Omsorg ligger till grund för enhetens verksamhetsprinciper. Folkhälsans hemtjänst vill stöda människan att leva i ett meningsfullt samanhang i enlighet med sin livsstil. Verksamheten konkretiseras i de individuella vårdplanerna där friskhetsfaktorerna är byggstenarna för att göra vardagen meningsfull, begriplig och hanterbar. Vi följer upp hur vi lyckats hjälp av olika mätare (TAK, Respons). Vår målsättning är att ha medarbetare som kan (kompetens), vill (engagemang) och orkar (motivation) arbete i enlighet med vår vision och våra målsättningar för enheten som årligen konkretiseras i verksamhetsplanen. Kunderna erbjuds service, vård och omsorg som utgår från deras unika resurser, livsstil och behov och konkretiseras i en vård- och serviceplan. Servicen grundar sig på ett hälsofrämjande arbetssätt vilket innebär att vi all vår verksamhet utgår från de individuella resurserna och arbetar för att de äldre skall känna att de hanterar sin vardag, är delaktiga i sitt eget liv och upplever att livet är meningsfullt. Handboken för äldreomsorgen är vårt konkreta redskap i hemtjänsten för ett kvalitativt arbete. Uppdateringsplan Folkhälsan använder kvalitetsmodellen EFQM (European Foundation for Quality Management) som ramverk för ledarskap, verksamhetsutveckling och självutvärdering. De nio kriterierna i modellen fungerar som checklista för utvecklingsarbetet. Kriterierna tar fasta på: grunden för verksamheten, resurserna, arbetsprocesserna och resultaten. Folkhälsans egen variant av det internationella utvecklingsinstrumentet Balanced Scorecard har döpts till Karta och kompass för strategiarbete och långsiktig verksamhetsplanering. I praktiken betyder det att Folkhälsans verksamhetsenheter tillsammans med organisationens högsta ledning kommer överens om målen för verksamheten, uppföljningen och utvecklingen inom fyra perspektiv; kund, ekonomi, processer och personal. En av målsättningarna inom processperspektivet är att varje enhet har en plan för egenkontroll. Planen finns till allmänt påseende på enheten samt arkiveras i Folkhälsans elektroniska arkiveringsprogram.enhetsansvarig ansvarar för att leda och organisera arbetet för egen kontroll. Team-ansvariga rapporterar till enhetsansvariga och kan delegeras ansvar för att praktiskt förverkliga delar av egen kontrollen. Kvalitetsarbetet grundar sig på Folkhälsans Karta och Kompass vilket för verksamhetsenheternas del konkretiseras i årliga verksamhetsplaner. Verksamhetsplanerna innehåller målen för verksamheten, handlingsplaner för hur dessa mål skall uppnås samt mätetal för uppföljning av hur målen uppnåtts. avi21u1 2/15

3 Obligatoriska mätare för verksamhetens kvalitet är: 1.Antalet spontan skriftlig positiv och negativ respons samt antalet åtgärder i förhållande till negativ respons. Enheten förväntas åtgärda all negativ respons vilket innebär minst en personlig kontakt till givaren av responsen samt en analys av möjligheter till åtgärder. Rapportering månatligen till bolagets ledning. 2.Riktad respons. Enheterna utför årligen en enkät till kunder och anhöriga för att mäta kundtillfredsställelsen. Rapportering årligen till bolagets ledning. 3.Antal avvikelser. Uppföljning av avvikelser från god praxis. Månatlig rapportering till bolagets ledning. 4.Antalet läkemedelsavvikelser. Månatlig rapportering till bolagets ledning. Enhetsansvarig för enheten ansvarar för att planen för egenkontroll uppdateras enligt följande: 1. Då det sker en förändring i någon av de punkter eller bilagor som hör till denna plan 2. Under september månad årligen och sänder planen till ansvarig ledningsgruppsmedlem för äldreomsorg för godkännande. Tidigare versioner av plan för egenkontroll överförs i en mapp avsedd för ändamålet och förvaras i 10 år. 3. ORGANISERING OCH LEDNING AV SAMT ANSVARIGA PERSONER FÖR EGENKONTROLLEN Representant/er för ledningen som svarar för egenkontrollen samt dennes/deras uppgifter Äldreomsorgschef Kira Exell-Paakki - Godkänner planen Kontaktuppgifter till den ansvariga personen för egenkontrollen samt dennes uppgifter Enhetsansvarig Marika Skogsten Telefon: E-post: förnamn.efternamn@folkhalsan.fi Ansvarar för att planen är uppdaterad och motsvarar myndighetskrav. Ansvarar för att verksamheten följer planen för egenkontroll. Enhetsansvarig ansvarar för att leda och organisera arbetet för egenkontroll. Team-ansvarig rapporterar till enhetsansvariga och kan delegeras ansvar för att praktiskt förverkliga delar av egen kontrollen. Kvalitetsarbetet grundar sig på Folkhälsans Karta och Kompass vilket för verksamhetsenheternas del konkretiseras i årliga verksamhetsplaner. Verksamhetsplanerna innehåller målen för verksamheten, handlingsplaner för hur dessa mål skall uppnås samt mätetal för uppföljning av hur målen uppnåtts. De medlemmar i gruppen för planering och verkställande av egenkontrollen som ingår i enheten (yrkesbeteckningar) Marika Skogsten fornamn.efternamn@folkhalsan.fi Personalens medverkan i genomförandet av egenkontrollen: (kan ingå som del i verksamhetsenhetens inskolningsplan) Plan för inskolning och utbildning av personal och studerande i planering och genomförande av egenkontrollen 1. Genomgång av planen för egenkontroll ingår i enhetens inskolningsplan. Ingår i enhetens introduktionsplan under punkten introduktion av enhetens dokument. För introduktionen finns en skriftlig plan där den för introduktionen ansvariga personen bekräftar med datum och underskrift att introduktionen verkställts. 2. Genomgång av planen för egenkontroll 1 gång / år på personalmöte Bilaga 1: Introduktionsplan Se även beskrivning av introduktion: Folkhälsans Handbok för äldreomsorg. avi21u1 3/15

4 4. DELAKTIGHET FÖR KLIENTER OCH ANHÖRIGA SAMT KLIENTRESPONS Beskrivning av insamlingen av klientrespons (i planen för egenkontroll införs förfaranden för insamling av respons från klienterna och deras anhöriga, behandling av klientresponsen och användning av responsen vid utvecklandet av verksamheten) Folkhälsan har formulerat en responspolicy som gäller alla verksamheter. Såväl spontan respons (kommentarer, kritik, förslag) som riktad respons (enkäter) förs vidare, besvaras och behandlas. Responsen utgör en viktig grund för utveckling av verksamheten. Den spontana responsen bestå t.ex. av den respons klienten ger i de dagliga kontakterna med personalen eller den respons anhöriga ger. Beskrivning av behandlingen av klientrespons i enheten/inom serviceverksamheten Responsen behandlas enligt Folkhälsans allmänna handlingsplan för respons: med berörda personer, på enheten i samband med personalmöten. Allvarlig negativ respons rapporteras omedelbart till ansvarig ledningsgruppsmedlem. Hela personalen är uppmärksam på respons och ansvarar för att den åtgärdas på lämpligt sätt. Speciellt egenvårdarens och förmannens ansvar betonas. Enhetsansvariga ansvarar för att en person som gett respons och gett sina kontaktuppgifter får muntligt eller skriftligt svar omgående men senast inom 3 dagar. Årliga enkäter (TAK) riktade till klienter, anhöriga och personal ingår i responssystemet. Resultatet av TAK enkäten presenteras för klienter och anhöriga. Beskrivning av användningen av klientresponsen vid utvecklandet av verksamheten Positiv respons framförs tillsammans med tack till berörda personer och används för att lyfta fram verksamhetens starka sidor. Negativ respons föranleder diskussioner med personerna ifråga och en plan för förbättring görs upp. Planen kan innehåll stödsamtal, utbildning. Negativ respons av mer allmän art behandlas på enhetens personalmöten och gemensamma riktlinjer för att förbättra verksamheten överenskommes. Plan för utvecklandet av klientresponssystemet - Årliga enhetsvisa TAK enkäter till klienter och anhöriga - Månatlig rapportering av positiv och negativ respons till ledningsgruppen - Fortsatt uppföljning av antal positiv och negtiv spontan respons samt åtgärdad negativ respons. 5. IDENTIFIERING AV RISKER OCH MISSFÖRHÅLLANDEN SAMT KORRIGERANDE ÅTGÄRDER För verksamhetsenhetens interna bruk ska dokument gällande olika delar i denna helhet utarbetas, där planer och tidtabeller avtalas för korrigerande åtgärder angående konstaterade brister och skadliga händelser. I planen för egenkontroll införs en beskrivning av förfarandet för förebyggande av skadliga händelser och en beskrivning av registreringen, hanteringen och informationen om skadliga händelser och tillbud. Beskrivning av förfarandet för föregripande identifiering av risker, kritiska arbetsmoment och farliga situationer Folkhälsan har utarbetat en riskhanteringspolicy. Hemtjänsten har i enlighet med den kartlagt de kritiska riskerna inom sektorn och beskrivit följande riskområden enhetsvis: Risk för att klienter dör, Risk för klienter skadas, rymmer eller försvinner, Risk för att klienter utnyttjas sexuellt, Risk med felmedicinering, Matförgiftning, Våld mot personal, Olämplig personal (knarkare, pedofiler o. motsvarande), Processer är ineffektiva, Risker för att ITsäkerheten är för låg, Risk att egna IT-servrar skadas, Risk för brand, Risk för stöld, Risk att alarm inte fungerar. Utgående från kartläggningen har enheten gjort upp handlingsplaner för befintliga risker. Årliga utbildningstillfällen ordnas i I:a hjälp. Arbetarskyddet utför riskkartläggning på samtliga enheter samtidigt med personalens hälsogranskningar minst vart tredje år. avi21u1 4/15

5 Beskrivning av förfarandet för behandling av tillbud och observerade missförhållanden Samtliga avvikelser dokumenteras på enheten på en för ändamålet avsedd blankett av den person/de personer som varit i arbetstur då avvikelsen inträffat. Tillbudet rapporteras till enhetsansvarig som ansvarar för att behövliga åtgärder vidtas för att undvika upprepning av avvikelsen. Enhetsansvarig arkiverar blanketten och rapporterar allvarliga avvikelser omedelbart till ledningsgruppsmedlemmen. Alla avvikelser rapporteras månatligen till ledningsgruppen. Antalet avvikelser är ett av mätetalen i processperspektivet i vårt styrkort. Beskrivning av förfarandet för åtgärdande av konstaterade missförhållanden Händelsen analyseras och enhetsansvariga ansvarar för att processer uppdateras och samtliga i personalen informeras om åtgärder som vidtagits. Då avvikelsen direkt berör en kund informeras anhöriga omgående om händelsen samt vilka åtgärder som vidtagits. Beskrivning av hur personal och vid behov samarbetsparter informeras om korrigerande åtgärder Personalen informeras med skriftliga direktiv. Vid följande personalmöte behandlas de korrigerande åtgärderna. För information till samarbetspartners ansvarar alltid ansvarig ledningsgruppsmedlem. Mer information om detta i bland annat SHM:s publikation 2011:15: Riskhantering och säkerhetsplanering. Handbok för ledningen och säkerhetsexperterna inom social- och hälsovården: (på finska) 6. PERSONAL Beskrivning av antalet anställda och av personalens dimensionering och struktur; yrkesutbildad och assisterande personal (bestämmelserna i dagvårds- och barnskyddslagen, lagen om behörighetsvillkoren för yrkesutbildad personal inom socialvården samt i tillsynsprogrammen) Personalen består av: 0,2 Enhetsansvarig i administrativa 2 Närvårdare Timanställd personal enligt behov Enhetsansvarig ansvarar för att personalen uppfyller de kompetenskrav arbetsuppgifterna kräver. Beskrivning av principerna för rekrytering av personal (transparens vid ansökningsförfarandet, säkerställande av behörigheten, kontroll av straffregistret inom barnskyddet, förfaranden för anskaffning av vikarier osv.) Folkhälsan prioriterar tillsvidareanställningar. Vid rekrytering av vårdpersonal förutsätts utbildning inom branschen. Enhetsansvariga ansvarar för kontroll av originalbetyg och för kontroll av att sjukskötare är upptagna i Valviras register. Alla anställningar föregås av personlig intervju. Har sökande en arbetshistoria ansvarar enhetsansvariga för att kontrollera referenser från tidigare arbetsgivare. Vid anställning beaktas personens specialkunnande i jämförelse med enhetens verksamhetsprofil och kompetensbehov samt lämplighet och intresse att arbeta i enlighet med Folkhälsans äldreomsorgs värdegrund och vision. Plan för vikarieanvändning För akuta situationer har alla enheten en förteckning över vikarier och den person som är i ansvarstur kallar in vikarier. Speciell vikt fästs vid att vikarien uppfyller de kompetenskrav arbetsuppgifterna förutsätter. Beskrivning av inskolningen av personalen: (det rekommenderas att en inskolningsplan utarbetas för personalen, se även punkt 3) Introduktion för ny personal och studerande på enheten beskrivs i Handboken för äldreomsorg enligt följande: Allmän introduktion om Folkhälsan som arbetsplats ges i personalguiden och av närmaste förmannen. I introduktionsplanen anges vad introduktionen omfattar, hur och av vem den ges (personligen, i form av skriftligt material etc), vem som ansvarar för den och för varje punkt tidtabell när introduktionen skall ges (genast, inom en vecka etc.). Introduktionen skall avi21u1 5/15

6 omfatta åtminstone följande: Äldreomsorgens handbok, enhetens verksamhetsplan, enhetens processer, mötesrutiner, vård- och serviceplaner, plan för egenkontroll, journaler och dokumentering, arbetsfördelning, arbetskamrater, samarbete, teamarbete, specialområden, medicinhanteringen, användning av apparatur (vårdinstrument, datorer), förfarande vid olika akuta situationer, riskhantering. Bilaga 1: Verksamhetsenhetens introduktionsplan Beskrivning av upprätthållandet av personalens kompetens och arbetshälsa och av kompetensledningen (t.ex. förfaranden för planering och uppföljning av fortbildningen, uppföljning av frånvarodagar till följd av sjukdom, uppföljning av kompetensen, yrkesskickligheten och dess utveckling, utvecklingssamtal) (det rekommenderas att en fortbildningsplan utarbetas för personalen) Folkhälsan är en hälsofrämjande arbetsplats. Att skapa en välmående arbetsplats kräver ett målinriktat samarbete. En hälsofrämjande arbetsplats ska ge medarbetarna trygghet, trivsel och arbetsglädje. Viktiga samarbetsparter i det hälsofrämjande arbetet är företagshälsovården och arbetarskyddet. Riktlinjerna för Folkhälsans personalpolitik beskrivs i Folkhälsans personalpolicy och ledarskapspolicy. Genom fortbildning, team- och utvecklingsarbete utvecklar Folkhälsan personalens kunnande och yrkesskicklighet.utbildningsplanen fastställs utgående från utbildningsbehoven vid enheten och vid individuella behov som evalueras årligen i samband med utvecklingssamtal. Varje medarbetare deltar i minst tre fortbildningstillfällen årligen. Viktiga redskap för att kartlägga enhetens utbildningsbehov är klienternas funktionsförmåga (kognitiv, fysisk och social), kundenkäten, personalenkäten och utvecklingssamtalen. Regelbundna dokumenterade utvecklingssamtal hålls årligen med alla anställda. Varje år görs också en arbetsvärdering, där medarbetarens kunnande och arbetsprestation bedöms enligt de bedömningsfaktorer som fastställts av Folkhälsans ledningsgrupp. Det rekommenderas att arbetsvärderingen görs i samband med utvecklingssamtalet. Blanketter för utvecklingssamtal och arbetsvärdering finns på intranätet. Ledningsgruppen följer upp antalet utvecklingssamtal med ett krav på 100% genomförda samtal. Antalet sjukledigheter analyseras per kvartal i ledningsgruppen. Analysen görs i hänseende till längden på sjukledigheterna men även till diagnosgrupp. Utvecklingsplan för personalfrågor Äldreomsorgens målsättning är att ha en personal som orkar, kan och vill arbeta mot våra målsättningar. Vi vill erbjuda en möjlighet att göra ett gott arbete genom att våra medarbetare känner att deras arbete är meningsfullt och genom arbetsuppgifterna är hanterbara. För att nå detta arbetar ledarskapet salutogent, vilket innebär att vi ger medarbetarna möjlighet till delaktighet och belastningsbalans, samt en effektiv feedback. Folkhälsans enhetsansvariga deltar årligen i organisationens egen förmansutbildning, dessutom erbjuds förmännen möjlighet att genomföra utbildningen Specialyrkesexamen i ledarskap. Folkhälsan gör kontinuerligt olika personalsatsningar via HR för att stöda en personalens välmående, samt via företagshälsovården för hantering, uppföljning och tidigts stödjande av arbetsförmågan. 7. LOKALER, PRODUKTER OCH UTRUSTNING I planen för egenkontroll ska finnas en beskrivning av de lokaler som används för verksamheten och av principerna för hur de används. I principerna för hur lokalerna används beskrivs bl.a. förfarandena för placering av klienter: bl.a. hur klienterna fördelas på olika rum, hur man sköter om att klienternas integritetsskydd förverkligas e.d. Beskrivning av lokalerna som är i klienternas personliga bruk (eget rum, rummets storlek, möbler osv.) Verksamheten sker i klientens hem. avi21u1 6/15

7 Beskrivning av lokalerna som är i klienternas gemensamma bruk (matsalens funktionalitet, hobby-, rehabiliterings- och aktivitetslokaler, hygienutrymmenas funktionalitet, tillgången till bastu osv.) Verksamheten sker i klientens hem Beskrivning av hur klienternas gemenskap tillgodoses i enheten med avseende på lokalerna Verksamheten sker i klientens hem Beskrivning av förfaranden i anslutning till städning, avfalls- och tvätthantering Verksamheten sker i klientens hem Beskrivning av förfarandet för kvalitetssäkring av inomhusluften (förfaranden för konstaterande av fuktskador, mätning av inomhusluften, samarbete med fastighetsskötaren och hälsoskyddsmyndigheterna osv.) Verksamheten sker i klientens hem Beskrivning av produkterna och utrustningen för hälso- och sjukvård i enheten Till medicinsk apparatur på enheten kan räknas blodtrycksmätare. Enhetsansvariga ansvarar för att dessa är funktionsdugliga. Kundernas personliga hjälpmedel ansvarar kommunernas hjälpmedelscentraler för. Kontaktuppgifter till ansvarspersonen Marika Skogsten fornamn.efternamn@folkhalsan.fi Med produkter för hälso- och sjukvård avses enligt 5 i lagen om produkter och utrustning för hälso- och sjukvård (629/2010) anordningar som används för vård och behandling, exempelvis sjukhussängar, lyftanordningar, blodsocker- och blodstryckmätare o.d. Om verksamhetsidkarens skyldigheter föreskrivs i i lagen om produkter och utrustning för hälsooch sjukvården (629/2010) samt i Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovårdens bestämmelse 4/2010. Anmälan om risksituationer orsakade av produkter och utrustning görs till Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården. I planen för egenkontroll ska utses en ansvarig person för de professionellt använda produkternas och utrustningarnas säkerhet. Denna person ska se till att anmälan om tillbud eller risksituationer görs och att andra bestämmelser som gäller utrustning iakttas. Länk till Valviras föreskrifter: Utvecklingsplan för lokaler, produkter och utrustning Varje vårdare ansvarar för att kontrollera att lokaler, produkter och utrustning är funktionsdugliga. Brister rapporteras i Ryhti-programmet. Brister som hotar klientsäkerheten rapporteras omedelbart till förman och kolleger. Samtidigt vidtas åtgärder så att klientsäkerheten säkerställs och reparation beställs. 8. KLIENTSÄKERHET För att utveckla klientsäkerheten ska en verksamhetsplan utarbetas, där säkerhetsrelaterade risker i anslutning till direkt klientarbete behandlas avi21u1 7/15

8 Kontaktuppgifter till personen/personerna som ansvarar för enhetens säkerhetsplanering och säkerhetsverksamhet Marika Skogsten Nycklar förvaras i låsbart nyckelskåp till de kunder som personalen har nyckel till. Beskrivning av hur klientsäkerheten säkerställs (särdragen hos service som ges hemma samt hos service inom barnskyddet och service till handikappade och åldringar ska beaktas) Personalen kan ge handledning och stöd för förebyggande av olyckor. Övrigt är det klienten och dennes anhöriga som sköter säkerheten i hemmet. Beskrivning av enhetens övervakningsanordningar och av hur deras funktion säkerställs Förekommer inte i verksamheten Beskrivning av hur det säkerställs att säkerhetsanordningar och larmsystem som används av klienterna fungerar (enhetens larmsystem, säkerhetsarmband, övervakningsanordningar, säkerhetsanordningar hos klienter som bor hemma samt säkerställande att larmresponsen fungerar osv.) Utvecklingsplan för klientsäkerhet Ny personal introduceras i klientsäkerhetsfrågor i samband med introduktionen Årlig genomgång på personalmöte av förebyggande av fallolyckor, säkerhetsplanen Årlig utbildning i säkerhetsfrågor 9. KLIENTENS STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER Beskrivning av handledningen och rådgivningen för klienten och av utvärderingen av klientens servicebehov, av utarbetandet av serviceavtal/förvaltningsbeslut och service-/klientplan (barnskydd/dagvård) och av uppdateringen av dessa samt av klientens deltagande i beslut Kommunens tjänsteman beviljar kunden servicesedel och kunden kan då välja Folkhälsans hemtjänst som serviceproducent. Alternativt kan kunden välja att anlita Folkhälsans hemtjänst och själv stå för kostnaderna. För kontinuerlig hemtjänst görs en vård- och serviceplan där servicebehovet, innehållet i servicen och avgiften definieras. Beskrivning av hur klienten bereds möjlighet att bekanta sig med enheten på förhand Vårdaren besöker klienten i hemmet för ett första besök och kartläggning av servicebehovet. Beskrivning av hur klienten informeras om innehållet i avtalen (serviceavtal, hyresavtal o.d.), om kostnaderna för servicen och om avtalsändringar. Uppgifterna ingår i vård- och serviceavtalet. Meddelande om prisförhöjning sker skriftligen minst en månad på förhand. avi21u1 8/15

9 Beskrivning av hur klientens självbestämmanderätt och rätt till deltagande förverkligas (privatlivet, integritetsskydd, personlig frihet, okränkbarhet; 7 och 10 i grundlagen, 8 10 i klientlagen) Självbestämmanderätten beaktas enligt de grundläggande principerna i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992). Klienternass rätt att besluta själv betraktas i alla situationer. Självbestämmanderätten för personer med minnessjukdom eller nedsatt funktionsförmåga och vid behov konsulteras expertis, t.ex. sakkunniga inom demensvård. I fråga om klienter med minnessjukdom får dock hänsyn till självbestämmanderätten inte leda till att vården försummas. Eftersom frågorna om självbestämmanderätt i dessa fall kan vara mycket svåra och komplicerade fäster personalen speciell uppmärksamhet vid att bedöma var gränsen dras mellan klientens självbestämmanderätt och kraven på god vård. Ifall den äldre och de anhöriga har olika önskemål och åsikter om vården respekterasi första hand kundens önskemål. Beskrivning av förfarandet för skötsel av pengar, nycklar och andra saker i klientens besittning och information om den som ansvarar för denna egendom Personalen bevittnar inte juridiska eller ekonomiska handlingar, utan de anhöriga bör skaffa utomstående vittnen. Personalen befattar sig inte heller i övrigt med klienternas ekonomiska transaktioner. På grund av det beroendeförhållande som en klient lätt upplever i förhållande till en vårdare upplevs det allmänt som oetiskt att en vårdare tar emot större gåvor eller testamenten av en klient. Folkhälsan har därför förbjudit sin personal att ta emot gåvor och testamenten av klienter. Ifall klienten vill ge pengar skall detta avböjas vänligt men bestämt (även smärre belopp). Sedvanliga smärre gåvor, såsom en blombukett, en chokladask, annat godis eller tårta kan komma ifråga. Plan för hur behovet att vidta begränsande åtgärder och sanktioner avses att minimeras Begränsande vårdåtgärder och sanktioner förekommer inte inom Folkhälsans hemtjänst. Beskrivning av kriterierna för vidtagande av begränsande åtgärder och sanktioner samt av beslut, förfaranden, registrering och uppföljning av konsekvenserna i anslutning till begränsande åtgärder (se bl.a. 11 kap i barnskyddslagen, lagen om utvecklingsstörda, tillsynsprogrammen) Det rekommenderas att anvisningar om förfaringssätt utarbetas Begränsande vårdåtgärder och sanktioner förekommer inte inom Folkhälsans hemtjänst. Beskrivning av förfarandet om det konstateras att en klient har blivit utsatt för osakligt eller kränkande bemötande Varje vårdare är skyldig att ingripa vid misstanke om osakligt eller kränkande bemötande. Enhetsansvarig samtalar med personalen ifråga och kommer överens om hur garantera att liknande situationer inte uppkommer i fortsättningen. En varning uttfärdas om förutsättningarna för en sådan uppfylls. Är personalens beteende återkommande övervägs ifall arbetsförhållandet kan fortsätta. Enhetsansvarig ansvarar för att klienten får den hjälp och omhändertagande som han behöver för att bearbeta situationen. Beskrivning av beredningen och genomförandet av åtgärder då en klientrelation upphör (förflyttning av klienten från en vårdplats till en annan, beredning av eftervård inom barnskyddet, osv.) Då en klientrelation upphör pga att klienten flyttar till en dygnet runt enhet eller anlitar en annan serviceproducent strävar Folkhälsans hemtjänst till en smidig överflyttning där klientens välbefinnande ligger i fokus. Med klientens medgivande ges uppgifter till den nya vårdenheten. En klient som är missnöjd med sitt bemötande har rätt att framställa anmärkning till den som ansvarar för verksamhetsenheten eller till en ledande tjänsteinnehavare. När servicen baserar sig på ett avtal om köpta tjänster framställs anmärkningen till den myndighet som svarar för organiseringen av servicen (Valviras anvisning 8:2010). Namn och kontaktuppgifter för den person/instans, till vilken anmärkning riktas avi21u1 9/15

10 Socialombudsmannens kontaktuppgifter Hfors stad tel teltid: må och 14-15, ti och to Beskrivning av förfarandet för behandling av anmärkningar som gäller enhetens verksamhet Eventuella anmärkningar behandlas alltid av äldreomsorgschefen. En anmärkning föranleder alltid en omedelbar utredning. Om den som gjort anmärkningen har lämnat sina kontaktuppgifter kontaktas personen omedelbart och överenskommes om ett möte. Skriftligt svar på anmärkningar ges inom utsatt tid eller högst en vecka. Beskrivning av samarbetet mellan kommunen och serviceproducenten vid planeringen och uppföljningen av klientens vård och service Helsingfors stad köper inte hemtjänst av Folkhälsan i H:fors. Beskrivning av information som gäller konsumentskydd I avtalet med privata klienter ingår information om att meningsskiljaktigheter avgörs som konsumenttvisteärende. Utvecklingsplan angående klientens ställning och rättigheter Enheten behandlar på personalmöte årligen frågor som berör klientens ställning och rättigheter. 10. SÄKRING AV KVALITETEN PÅ SERVICENS/ENHETENS KLIENTARBETE (VERKSAMHET) Kriterier och nivåer fastställs i de verksamhetsspecifika riksomfattande tillsynsprogrammen, som finns på Valviras webbplats: Beskrivning av verksamheten som upprätthåller och främjar klienternas prestationer, funktionsförmåga och livskontroll samt klienternas fysiska, psykiska och sociala välbefinnande Folkhälsans hemtjänst bygger på ett hälsofrämjande arbetssätt. Det innebär att se människans resurser och ge henne möjlighet att använda dem i det dagliga livet. Det hälsofrämjande arbetssättet har som mål att hjälpa den äldre att upprätthålla, återfå eller förbättra sin funktionsförmåga och uppleva en meningsfull tillvaro. Grunden till ett hälsofrämjande arbetssätt ligger i vårdarnas förhållningssätt och bygger på varje enskild vårdares förmåga att se resurser. Att förhålla sig innebär att det är integrerat i vårdarens sätt att gestalta vård och omsorgsverklighet, att se människan. Personalen är lyhörd för klientens åsikter, förväntningar och önskemål gällande vården och uppmuntrar till aktivitet och till att försöka klara av vardagen själv, så långt det är möjligt. Klienten skall alltid vara delaktig i det som sker, i tanke, känsla och/eller handling oberoende funktionshinder. Anhöriga och närstående är viktiga samarbetsparter i den rehabiliterande vården. Vård- och serviceplanerna utgår från hälsofrämjande målsättningar. avi21u1 10/15

11 Beskrivning av förfaranden i anslutning till ordnandet av klienternas kost och måltider (intervallerna mellan måltiderna, nattfastans längd, uppföljningen av klienternas näringstillstånd osv.) Hemtjänsten tillreder måltider enligt klientens önskemål samtidigt strävar personalen till att erbjuda en möjlighet till en fullvärdig kost genom information och handledning. Statens näringsdelegation: Kontaktuppgifter till ansvarig person för enhetens matförsörjning Verksamheten sker i klientens hem. Beskrivning av hur de dagliga aktiviteterna har ordnats (stöd för barnens skolgång, tryggandet av specialundervisning, utnämning av en person som svarar för frågor som gäller barnets skolgång (barnskyddslagen), arrangemangen för klienternas utevistelser och motionsmöjligheter, verksamhet som stödjer funktionsförmågan samt fritids- och rekreationsverksamhet m.m.) THL:s motionsrekommendationer för olika åldersgrupper: (på finska) Beskrivning av hygienförfaranden och förebyggande av spridningen av infektionssjukdomar samt åtgärder vid epidemier Hemtjänsten beaktar i sin verksamhet god handhygien och följer Föreskrifter för handhygien Bilaga Folkhälsan ordnar årligen utbildning i hygienfrågor. Plan för att utveckla klientarbetet och den dagliga verksamheten Folkhälsan arbetar målmedvetet för att den salutogena tankeraman skall genomsyra all verksamhet. För hemtjänstens del betyder detta att målsättningarna formuleras så att de utgår från resurser och från en meningsfull, begriplig och hanterbar vardag för klienterna. Enheten konkretiserar detta i den årliga verksamhetsplanen. Bilaga 6 Verksamhetsplan 11. ORDNANDET AV HÄLSOVÅRDEN OCH SJUKVÅRDEN Beskrivning av hur enheten/servicen ordnat hälso- och sjukvården för sina klienter och beskrivning av enhetens egna ansvarsuppgifter inom hälsovården och sjukvården (hälsofrämjande, hälsokontroller, screeningundersökningar, undersökningar i anslutning till uppföljning av hälsan, kontroller osv.) Hemtjänsten bistår klienterna vid tidsbeställning och agerar följeslagare. avi21u1 11/15

12 Beskrivning av hur verksamhetsenhetens läkartjänster ordnas samt vilken aktör som svarar för klienternas sjukvård i ickebrådskande situationer Klienterna ansvarar själv för ordnandet av läkartjänster. Hemtjänsten bistår klienterna vid tidsbeställning och agerar följeslagare. Beskrivning av förfarandet för vård av klient som behöver brådskande sjukvård Hemtjänsten bistår klienterna vid tidsbeställning och agerar följeslagare. Vid behov tillkallas ambulans och anhöriga meddelas om situationen. Beskrivning av användningen av och tillgången till specialiserad sjukvård (terapitjänster, tillgången till barnpsykiatri, psykiatrisk vård osv.) - Beskrivning av upprätthållandet, uppdateringen och verkställandet av planen för läkemedelsbehandling samt beskrivning av uppföljningen av planens genomförande (Planen för läkemedelsbehandling ska utarbetas enligt social- och hälsovårdsministeriets handbok Säker läkemedelsbehandling (2005:32).) SHM:s handbok finns på adressen: (på finska) Enheten har uppgjort läkemedelsplan enligt social- och hälsovårdsministeriets direktiv Säker läkemedelsbehandling (2005:32) och Nationell handbok för genomförande av läkemedelsbehandling inom social-och hälsovården 2007:5. Enhetsansvarig är ansvarig för att läkemedelsplanen uppdateras årligen eller oftare om det skett väsentliga förändringar. Kontaktuppgifter till personen som ansvarar för läkemedelsbehandlingen Marika Skogsten fornamn.efternamn@folkhalsan.fi Patientombudsmannens kontaktuppgifter Patientombudsman Birgitta Gran Raseborgs stad, Pb Raseborg Tfn , e-post birgitta.gran@raseborg.fi Utvecklingsplan för hälsovård och sjukvård 12. HANTERING AV KLIENTUPPGIFTER (Det ska finnas skriftliga anvisningar om förfarandet) avi21u1 12/15

13 Beskrivning av registreringen och hanteringen av klientuppgifter och av iakttagandet av bestämmelserna om konfidentialitet Dokumentationen på enheten sker elektroniskt i RAI dokumenteringsmodulen. Uppgifter relaterade till hälso- och sjukvård dokumenteras på särskild för ändamålet avsedd blankett för att särskiljas från den dokumentation som hänför sig till socialvårdslagstiftningen. Skriftliga, godkända av äldreomsorgens högsta ledning, anvisningar finns i Folkhälsans Handbok för äldreomsorgen. Syftet med dokumentationen är att skapa förutsättningar för kontinuitet i vården och servicen och för att arbetet skall löpa smidigt samt att trygga tillgången på information som behövs för vård och service samt säkerställa att vårdarbetet utförs och uppföljs. Dokumentationen skall ge en klar bild av den äldres totala vårdbehov, av målsättningarna, med vilka metoder de uppnås och vilka resultat som uppnåtts. Med dokumentation av vården avses registrering av alla uppgifter som är av betydelse för vårdarbetet som helhet. I dokumentationen ingår vårdplan, uppföljning funktionsförmåga och hälsotillstånd, anteckningar om hur vård- och servicearbetet utförs och annat som är av väsentlig betydelse för vården och servicen. Med journalhandlingar avses sådana dokument, i pappersform eller elektroniskform, som används, uppgörs eller emottas i samband med vården och servicen, och som innehåller uppgifter om en persons hälsotillstånd, vård och livssituation och andra personliga uppgifter. De uppgifter som insamlas och antecknas i journalhandlingarna skall vara riktiga, behövliga och nödvändiga för bedömningen och planeringen av vården och servicen. Rättelser i anteckningarna (då anteckningar ändras, avlägsnas och kompletteras) görs så att den ursprungliga och den rättade anteckningen är synliga. Den som gör rättelsen antecknar namn, tjänsteställning, datum och grunden för rättelsen. Alla uppgifter i journalhandlingarna är sekretessbelagda och skall hanteras konfidentiellt. Journalhandlingarna hanteras av personal med yrkesutbildning inom hälsovården. Den yrkeskunniga personalen har ansvar för de anteckningar som görs och de uppgifter som skrivs in i journalhandlingarna. Anteckningar kan också göras på yrkespersonalens direktiv av annan personal som deltar i eller utför sådant arbete som ansluter sig till vården av klienten. Inom ramen för sina praktiska studier eller inlärning i arbete kan hälsovårdsstuderande under handledning av hälsovårdsutbildad personal göra anteckningar i journalhandlingarna. Handledaren skall med sin underskrift godkänna studerandens anteckningar. (Hanbok för äldreomsorgen) Folkhälsan Syd ordnar fortlöpande fortbildning i dokumentering och journalhantering. Ny personal introduceras systematiskt i dokumentering och journalhantering. Klienterna har rätt att ta del av de journalhandlingar som berör deras person. Anhöriga får ta del av journalhandlingar med klientens medgivande eller i egenskap av intressebevakare. Personuppgiftslagen och hanteringen av klientuppgifter inom den privata socialvården: Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarig Jan Selén Telefon: 019/27811 (växel) jan.selen@folkhalsan.fi Förhållningsregel om information till klienten vid hantering av personuppgifter: anvisningar Dataskyddsbeskrivning: Modellblankett och anvisningar på sidan: och jan Klientens samtycke till användning/överlåtelse av konfidentiella uppgifter: Dataskyddsombudsmannens handbok avi21u1 13/15

14 Beskrivning av hur personalen utbildas i dataskyddsfrågor och dokumentförvaltning och hur deras kunnande på detta område säkerställs (närmare information i socialvårdens klientdokument: 9cc407f10e6d/Sosiaalihuollon+asiakasasiakirjat.pdf (på finska)) Introduktionen av nyanställd personal tar fasta på dataskyddsfrågor och dokumentförvaltning Folkhälsan Syd ordnar återkommande utbildning i dataskydd och dokumentation. Enhetsansvarig ansvarar för att personalens kunnande är tillräckligt inom området. En serviceproducent som upprätthåller ett klientregister ska göra upp en registerbeskrivning enligt 10 i personuppgiftslagen även i det fall att serviceproducenten verkar i ett annat företags lokaler. Registerbeskrivning (om en sådan inte ingår som bilaga): dataombudsmannens anvisning och blankett: och Andra broschyrer om dataskydd finns på sidan Behandlingen av uppgifter i användarlogg enligt personuppgiftslagen, Gör upp en dataskyddsbeskrivning, Personuppgiftslagen som guide!, Rättelse av en uppgift som ingår i ett personregister, Kontroll av uppgifter som ingår i ett personregister, Påföljdssystemet enligt personuppgiftslagen Beskrivning av hur arkiveringen av handlingar har ordnats (det är viktigt att privata socialserviceenheter på förhand avtalar med klienternas hemkommun om arkiveringen av handlingarna för klienter som lämnat enheten) Beskrivning av hur informationsgången ordnas med de andra aktörerna som deltar i servicehelheten för klienten Hälsovårdscentralen: Dals hälsovårdscentral, Läkaregatan 8. Kommunens kontaktperson: Kontakt vid behov Utvecklingsplan för hanteringen av klientuppgifter Fortsatt kontinuerlig utbildnig för personalen i dokumenthantering 13. EGENKONTROLL AV SERVICE SOM PRODUCERAS SOM UNDERLEVERANS Beskrivning av enhetens förfarande för övervakning av kvaliteten på tjänster som upphandlats av underleverantörer Förteckning över underleverantörer Utvecklingsplan avi21u1 14/15

15 14. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING AV GENOMFÖRANDET AV EGENKONTROLLEN Beskrivning av uppföljningen av genomförandet av enhetens egenkontroll Planen för egenkontroll bygger på Folkhälsans lednings- och kvalitetssystem. Systemet omfattar mål, mätetal och rapporteringar vilket garanterar en kontinuerlig uppföljning. Beskrivning av processen för uppdatering av planen för egenkontroll Enhetsansvarig för enheten ansvarar för att planen för egenkontroll uppdateras enligt följande: 1. Då det sker en förändring i någon av de punkter eller bilagor som hör till denna plan 2. Under september månad årligen och sänder planen till ansvarig ledningsgruppsmedlem för äldreomsorg för godkännande. Tidigare versioner av plan för egenkontroll överförs i en mapp avsedd för ändamålet och förvaras i 10 år. Uppdateringarna godkänns av äldreomsorgschefen Egenkontrollplanen ska vid behov uppdateras. Ändringar som gjorts i anvisningar eller förhållningsregler ska utan dröjsmål införas i egenkontrollplanen och planen ska fastställas årligen även om den inte ändrats. Ort och tid Underskrift (Planen för egenkontroll godkänns och fastställs av verksamhetsenhetens ansvariga föreståndare) Namnförtydligande avi21u1 15/15