ANVISNINGAR OM ANMÄLNINGSPLIKTIG SMÅBARNSPEDAGOGIK OCH IFYLLNADSANVISNING FÖR ANMÄLNINGSBLANKETTEN

Transkript

1 ANVISNINGAR OM ANMÄLNINGSPLIKTIG SMÅBARNSPEDAGOGIK OCH IFYLLNADSANVISNING FÖR ANMÄLNINGSBLANKETTEN ANMÄLNINGSPLIKTIG VERKSAMHET En producent av privat småbarnspedagogik som producerar annat än småbarnspedagogisk service dygnet runt ska före inledande av verksamheten, väsentlig ändring av verksamheten eller upphörande göra en anmälan till ett organ med flera medlemmar som ansvarar för småbarnspedagogiken i den kommun där servicen produceras. Med dygnet runt service avses service där klienten har behov av tjänster dygnet runt (tillståndspliktig verksamhet). Gällande tillståndspliktig verksamhet vänligen läs de separata ansökningsanvisningarna och ifyllnadsanvisningen för tillståndsansökningsblanketten. Anmälningspliktig service som ska registreras Anmälan ska lämnas i god tid innan man planerar inleda verksamheten till det kommunala organet som kontrollerar uppgifterna i blanketten. Organet ska anmäla uppgifterna till regionförvaltningsverket som antecknar dem i registret. Det kommunala organet bifogar sitt utlåtande till anmälan av vilket ska framgå en motiverad bedömning om huruvida den anmälningspliktiga serviceverksamheten uppfyller förutsättningarna enligt lagen om privat socialservice. Regionförvaltningsverket fattar beslutet om att föra in den anmälningspliktiga verksamheten i registret. Det finns tre blanketter. En för att anmäla byte av ansvarsperson, en för upphörande och en tredje för alla övriga ärenden: inledande och andra förändringar som ska registreras. Anmälningspliktig service som inte ska registreras I registret över tillhandahållare av privat service tas inte längre upp uppgifter om sådana serviceproducenter som enbart producerar stödtjänster eller därmed jämförbara tjänster som ingår bland hemtjänsterna. Sådana tjänster är bland andra måltids- och städningstjänster. Inte heller uppgifter om privat familjedagvård sparas i registret över tillhandahållare av privat service. Gruppfamiljedaghem sparas inte i registret eftersom de ingår i familjedagvården. En anmälan om både stödtjänster som ingår i hemtjänsterna och tjänster jämförbara med dem och privat familjedagvård ska emellertid lämnas till kommunen. Kommunen lämnar inte uppgifterna om stödtjänster som ingår i hemtjänsterna och tjänster jämförbara med dem eller privat familjedagvård vidare till regionförvaltningsverket, utan ärendet behandlas i kommunen. Anmälan i samband med tillståndsansökan Anmälan om förändringar Om serviceproducenten ämnar producera både anmälningspliktig och tillståndspliktig service kan anmälan också göras i samband med ansökan om tillstånd till regionförvaltningsverket (tillståndspliktig verksamhet på ett regionförvaltningsverks verksamhetsområde) eller till Tillståndsoch tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira, tillståndspliktig verksamhet på två eller flera regionförvaltningsverks verksamhetsområden). I samband med tillståndsansökan kan man anmäla bara sådan anmälningspliktig service som tas upp i registret över tillhandahållare av privat service. Vid anmälningspliktig verksamhet lämnas anmälan om ändring av verksamheten, byte av ansvarsperson och upphörande av verksamheten alltid till organet som ansvarar för småbarnspedagogik i den kommun där servicen produceras. Kommunen ger de ändrade uppgifterna om service som ska registreras till regionförvaltningsverket som sparar dem i registret. 1

2 Bilagor till anmälan: Anmälan Beslut Egenkontroll 1) aktuellt handelsregisterutdrag eller kopia av näringsanmälan 2) kopia av bolagsordningen, bolagsavtalet eller stadgarna om sökanden är ett företag, annan sammanslutning eller stiftelse 3) Intyg ur konkurs- och företagssaneringsregistret och intyg ur utmätningsregistret 4) verksamhetsplan 5) aktuell och officiell planritning och dispositionsplan över de lokaler som används för verksamheten 6) räddningsplan och utredning om utrymningssäkerheten 7) utlåtande av räddningsmyndigheten 8) utlåtande av hälsoskyddsmyndigheten 9) utlåtande av det organ som i etableringskommunen ansvarar för småbarnspedagogik eller en tjänsteinnehavare utsedd av organet 10) kopia av examensbevis och utredning över arbetserfarenhet för den person som ansvarar för servicen 11) registerbeskrivning för klientregistret Till anmälan om väsentlig ändring av verksamheten ska bifogas de bilagor ovan som beskriver ändringen av verksamheten. Intyg över självförsörjning och intyg ur utmätningsregistret fås av justitieförvaltningsmyndigheterna, och Anmälan görs med anmälningsblanketten och lämnas in med bilagor enligt ovan till kommunens organ eller i samband med tillståndsansökan till regionförvaltningsverket. Det planerade startdatumet för verksamheten ska anges i anmälan. Till anmälan ska bifogas de utredningar och handlingar som är specificerade i anmälningsblanketten. Genom att fylla i alla punkter i anmälningsblanketten noga försnabbas behandlingen av ärendet. Anmälningsblanketter finns att tillgå elektroniskt på adresserna och Ett avgiftsbelagt beslut om registreringen av anmälan skickas till serviceproducenten per post. Även ett nekande beslut är avgiftsbelagt. Avgiftens storlek fastställs enligt den aktuella förordningen om avgifter. En producent av privat småbarnspedagogik ska för att säkerställa att verksamheten är ändamålsenlig göra upp en plan för egenkontroll som omfattar samtliga serviceproducentens småbarnspedagogiska tjänster och servicehelheter. Serviceproducenten ska hålla planen för egenkontroll till offentligt påseende och följa upp hur den genomförs. Valvira kommer att meddela förelägganden om innehållet, uppgörandet och uppföljningen av planen för egenkontroll. Efter att åläggandena som gäller egenkontroll är meddelade kommer de att finnas tillgängliga på regionförvaltningsverkens och Valviras webbsidor. 2

3 Skatteförvaltningens anvisning Skatteförvaltningen har gett anvisningar om mervärdesbeskattningen, IFYLLNADSANVISNING FÖR BLANKETTEN UPPGIFTER OM SERVICEPRODUCENTEN Serviceproducent I anmälan ska anges serviceproducentens (privatperson, sammanslutning eller stiftelse eller affärsföretag grundat av offentligt samfund) namn, personbeteckning eller FO-nummer, kontaktuppgifter och namnet och kontaktuppgifterna till företagets verkställande direktör eller annan person som ansvarar för affärsverksamheten. Därtill ska i anmälan meddelas om serviceproducenten är registrerad i arbetsgivarregistret som avses i lagen om förskottsuppbörd. Serviceproducentens klientregister Då man tillhandahåller privat småbarnspedagogik skapas av klienternas uppgifter ett eller flera personregister som avses i personuppgiftslagen. I samband med planeringen av serviceverksamheten ska man på förhand planera vilka slags uppgifter om klienterna som uppstår i samband med verksamheten och för skötseln av vilka slags uppgifter de hanteras. Man ska också bedöma om det av uppgifterna bildas ett eller flera klientregister. Uppgifterna bildar ett register om de insamlade uppgifterna har samma användningsändamål. Man ska dessutom avgöra vem som blir registeransvarig för klientuppgifterna. Den som är registeransvarig har bestämmanderätten och ansvaret över klientuppgifterna. En kommun eller samkommun kan ordna uppgifterna inom den småbarnspedagogiska sektorn antingen själv eller genom att köpa tjänster av exempelvis en privat serviceproducent. Då en privat serviceproducent producerar småbarnspedagogiska tjänster på uppdrag av kommunen eller på annat sätt för kommunen (exempelvis avtal om att köpa tjänster) är det ansvariga organet för småbarnspedagogik i den aktuella kommunen den registeransvarige vad gäller dessa klientuppgifter, exempelvis nämnden för småbarnspedagogik (antecknas i anmälningsblanketten punkt 6: annan registeransvarigs klientregister ). Kommunen har då även bestämmanderätten över klientuppgifterna. En serviceproducent av privat småbarnspedagogik är registeransvarig vad gäller klientuppgifter för klienter som betalar själv (antecknas i anmälningsblanketten punkt 6: eget klientregister används ). Om klientuppgifterna för småbarnspedagogik hanteras elektroniskt ska serviceproducenten ha ett dataskyddsombud för uppföljningen och övervakningen av klientuppgifterna. Eftersom klientregistret innehåller personuppgifter ska man ägna särskild uppmärksamhet åt datainnehållet och skydd av det. Dataombudsmannens byrå ger handledning och rådgivning gällande hanteringen av personuppgifter. Dataombudsmannens modeller och modellblanketter för hantering av personuppgifter och registerbeskrivningen kan fås på adressen UPPGIFTER OM VERKSAMHETSENHETEN/VERKSAMHETEN Verksamhetsenheten I anmälan ska anges namn och kontaktuppgifter till de verksamhetsenheter för vilka anmälan görs. Uppgifterna ska fyllas i separat för varje verksamhetsenhet. Med verksamhetsenhet avses den funktionella helhet där man producerar i det här ärendet avsedda tjänster för klienten. En verksamhetsenhet ska ha tillräckliga och ändamålsenliga lokaler och utrustning samt den personal som verksamheten förutsätter. 3

4 Ansvarsperson för servicen En verksamhetsenhet som producerar privat småbarnspedagogik ska ha en ansvarsperson som har ansvar för att tjänsterna som produceras i enheten uppfyller kraven som ställs på dem. I anmälningsblanketten ska anges ansvarspersonens namn, personbeteckning, kontaktuppgifter, utbildning och uppgift i verksamhetsenheten. Ansvarspersonen svarar för att serviceverksamheten uppfyller kraven ställda på den dvs. bland annat att det för tillhandahållandet av småbarnspedagogiska tjänster finns tillräcklig personal med hänsyn till servicebehovet och antalet klienter och att personalens utbildningsnivå och yrkeskunskap möjliggör tillhandahållande av högklassig service. Ansvarspersonen ska arbeta i enheten. Ansvarspersonen ska ha sådan utbildning som fastställs i lagen om behörighetsvillkoren för yrkesutbildad personal inom socialvården (272/2005) och tillräcklig praktisk erfarenhet av motsvarande verksamhet. Som utredning ska förevisas kopior av ansvarspersonens skol- och arbetsintyg. Om ansvarspersonen byts ska en anmälan göras till det organ som ansvarar för småbarnspedagogiken i kommunen. Uppgifter om servicen som tillhandahålls Personal Lokaler och utrustning För varje verksamhetsenhet ska anges innehållet i den småbarnspedagogiska service som tillhandahålls (för vem servicen tillhandahålls) och produktionssätt (egen/underleverantör) och dess planerade omfattning (till hur många servicen tillhandahålls). Servicen som produceras och verksamhetens omfattning ska anmälas separat för varje verksamhetsenhet i punkten Verksamhetsenhetens serviceverksamhet och antalet klientplatser i blanketten. I anmälan ska anges antalet personal i årsverken (per enhet) samt utbildningens art och nivå. Personalantalet ska vara tillräckligt med hänsyn till servicebehovet och antalet klienter. I lagen om behörighetsvillkoren för yrkesutbildad personal inom socialvården föreskrivs om behörigheter som krävs hos personalen. Med blanketten ska anmälas för respektive enhet antalet anställda som deltar i fostran, undervisning och vård indelat i barnträdgårdslärare och närvårdare. Personer som arbetar full arbetstid enligt kollektivavtalet räknas som heltidsanställda. Bland uppgifterna om personalen ska även antalet bistående personal anges. Bland dem ingår exempelvis personer som arbetar med uppgifter inom städning, matdistribution och tvättvård. En verksamhetsenhet ska ha tillräckliga och ändamålsenliga lokaler och utrustning. Lokalerna ska vad gäller sanitära och andra förhållanden vara lämpliga för den vård, fostran och övriga omvårdnad som tillhandahålls där. Till anmälan ska bifogas officiell planritning, dispositionsplan och situationsplan över de lokaler som används för verksamheten. Planritningen ska innehålla uppgifter om storleken på de rum som används (m²), antalet klienter per rum och sanitetsutrymmen inklusive antalet toalett- och duschutrymmen dimensionerade för handikappade. Därtill ska anmälas antal, storlek och situationsplan för gemensamma lokaler. Annan utredning om verksamheten De handlingar som behövs för att utreda ärendet ska bifogas anmälan. Serviceproducenten ska ha utlåtanden och inspektionsprotokoll av räddningsmyndigheten och hälsoskyddsmyndigheten på verksamhetsenhetens etableringsort samt utlåtande av det organ som ansvarar för småbarnspedagogisk service eller en tjänsteinnehavare utsedd av organet. Som bilagor till anmälan 4

5 om ändring av verksamheten ska lämnas de handlingar, utredningar och utlåtanden som behövs för att klargöra den aktuella ändringen. Utredning av brottslig bakgrund hos personer som arbetar med barn Om det i verksamheten för en privat producent av småbarnspedagogik ingår att tillhandahålla service för minderåriga ska kommunen efter att den mottagit anmälan begära att få se straffregisterutdraget. Kommunen begär att få se straffregisterutdraget för personer som inte hör till personalen i arbetsavtalsförhållande och till vars uppgifter hör arbete som varaktigt och i väsentlig grad består i att utan vårdnadshavarens närvaro fostra, undervisa, sköta eller annars ta hand om minderåriga eller annars arbeta i personlig kontakt med minderåriga, och gör en anteckning om detta i anmälningsblanketten. Med person i annat än arbetsavtalsförhållande avses exempelvis en företagare som är serviceproducent till vars uppgifter i verksamhetsenheten ingår att jobba med barn. Serviceproducenten ska å sin sida begära att få se straffregisterutdraget för sina anställda i vars uppgifter det ingår att jobba med barn. Det ankommer på personen själv att skaffa straffregisterutdraget. Utdraget beställs av rättsregistercentralen och det kostar inget. Straffregisterutdraget får inte vara mer än sex månader gammalt. Inga anteckningar om utdragsinnehållet görs i handlingarna och utdraget kopieras inte. Utdraget returneras utan dröjsmål till personen som förevisat det. Om man efter att anmälan är gjord tar med en person i vars uppgifter det ingår att jobba med barnen och som inte är i arbetsavtalsförhållande till serviceproducenten, eller då uppgifterna första gången ges att skötas av en sådan person, ska serviceproducenten anmäla det till kommunen. Kommunen begär också då att få se straffregisterutdraget för personer som är i annat än arbetsavtalsförhållande. DEFINITION AV SERVICESEKTOR Småbarnspedagogik Daghem samt övrig småbarnspedagogik. 5