Slutrapport för delprojekt Utbildnings- och stödinsatser för chefer

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS Verksamhetsstöd/HR Sara Svensson SLUTRAPPORT Dnr (3) Slutrapport för delprojekt Utbildnings- och stödinsatser för chefer Bakgrund Under perioden januari september 2014 har arbete pågått inom ramen för delprojektet Utbildnings- och stödinsatser för chefer. Arbetet har haft sin utgångspunkt i delprojektdirektivet för delprojektet, dnr Genomförande Bemanning Arbetet i delprojektet har genomförts av delprojektledare Sara Svensson och en arbetsgrupp bestående av arbetsgivarrepresentanterna Monika Johansson, Ulrika Poret och Lars-Erik Olsson (t.o.m ) samt arbetstagarrepresentant Katharina Nordling. Metod Arbetsgruppen har haft fem möten under perioden, varav fyra möten var under perioden januari till april. Tidigt i arbetet delades projektet i två områden, ett med fokus på nuvarande chefer och ett med fokus på nya chefer. Under våren framkom att sektionsindelning, och därmed tillsättande av nya chefer, inte skulle bli klart förrän under hösten. Det innebar att delprojektets uppdrag blev förändrat på så sätt att stora delar av arbetet med nya chefer inte var möjligt att genomföra inom satta tidsramar för delprojektet. I arbetet med utbildnings- och stödinsatser för nuvarande chefer genomfördes under februari en behovsinventering för att undersöka vilket stöd och eventuellt utbildningsbehov som efterfrågades i verksamheten. Inventeringens genomförande: - gemensam frågemall togs fram - inventering genom befintliga arbetsgrupper/nätverk: o studierektorer genom studierektorsgrupp (minst 2 studierektorer/institution) o avdelningschefer och administrativa chefer genom samordningsforum o prefekter och enhetschefer genom högskolans ledningsgrupp - sammanställning av resultat Arbetet med stöd- och utbildningsinsatser för nya chefer genomfördes genom en inventering av chefsutbildningar och chefsstöd inom andra verksamheter, både högskolor och andra organisationer. Då inte alla nya chefsuppdrag var tillsatta när delprojektet avslutades gjordes en liten behovsinventering bland annat i samband med intervjuer av personer som visat intresse för sektionschefsuppdrag. Internt på högskolan har kontakter med personer i vissa strategiska funktioner samt inom HR tagits. Arbetsgruppen har sedan tagit fram ett förslag till chefsutbildning. Inventeringen visade också att det fanns flera ledningsgrupper på institutions- /enhetsnivå som arbetat med Previas ledningsgruppsutveckling och varit nöjda med det arbetet. Gällande nätverkande och erfarenhetsutbyte samt teambildande aktiviter har en inventering av upphandlade leverantörer gjorts.

2 2 (3) Arbetsinsats Inledningsvis uppskattades arbetsinsatsen för deltagarna i arbetsgruppen till ca 10 %. Då projektets innehåll delvis förändrades under arbetets gång kom den totala arbetsinsatsen sett över projekttiden att bli betydligt mycket mindre, förutom för delprojektledaren. Mest tids lades ner under perioden februari till och med april. Statusrapportering Delprojektets status har rapporterats till projektledaren vid följande tillfällen: , , , , , Resultat Förväntat resultat enligt delprojektdirektiv Enligt delprojektdirektivet är målet för delprojektet att den löpande verksamheten ska fungera väl under implementeringsfasen. Nuvarande och nya chefer säkerställer detta och fungerar samtidigt som bra förändringsledare. Förändringsprocessen ska fungera väl och leda till en lyckad implementering av ny organisation. Det ska vara tydligt vilken uppgift nuvarande chefer respektive nya chefer har i förändringsprocessen. Delprojektet ska leverera följande resultat: Behovsinventering av utbildnings- och stödinsatser Plan för utbildnings- och stödinsatser utifrån behovsinventering Genomförda utbildnings- och stödinsatser Plan för avgående chefer på olika nivåer Måluppfyllelse Då beslut om chefstillsättning försenades har inte delprojektet fullt ut kunnat uppfylla de ursprungliga målen enligt projektdirektivet. Ursprunglig tidplan har följts avseende arbetet med nuvarande chefer. I arbetet med nya chefer har det inte varit möjligt att genomföra de aktiviteter och följa den tidplan som förelåg vid delprojektets start. Aktivitetsplanen har reviderats under delprojektets gång, se bilaga 1. Under februari genomfördes en behovsinventering av utbildnings- och stödinsatser för nuvarande chefer. Inventeringen visade att det som framförallt efterfrågades var information om omorganisationen och från delprojekten. Det efterfrågades också administrativt stöd då arbetsbördan upplevdes som stort, se bilaga 2. Detta var frågor som låg utanför delprojektets ansvar och resultatet sammanställdes och informerades till akademichefer och förvaltningschef 16 april för vidare hantering i högskolans ledningsråd. Vid mötet diskuterades också vikten av information och diskussioner för att stötta varandra i chefsrollen. Delprojektets uppdrag att tillse att chefer fick utbildning i omställningsarbete och att finna former för nätverkande uppfattades inte som behövligt, eller möjligt att genomföra under våren, av de flesta varför dessa uppgifter utgick. Arbetsgruppen tog fram en rutin för avgående chefer och personer i ledningsfunktion, se bilaga 3. Syftet med avslutsrutinen var att säkerställa att överlämning av arbetsuppgifter och information om medarbetare skulle ske på ett enhetligt sätt och att inte viktiga delar skulle glömmas bort. Arbetsgruppen arbetade samtidigt fram ett upplägg tillsammans med Previa som möjliggjorde för avgående chefer att få samtalskontakt med beteendevetare för att diskutera sin nya roll där det inte längre ingår chefsuppdrag. Hittills har en person utnyttjat denna möjlighet.

3 3 (3) För avgående prefekter togs omställningsavtal fram enligt gällande lokalt Villkorsavtal. Under våren blev det klart att sektionsindelning samt tillsättning av nya chefer inom akademierna, förutom akademicheferna, inte skulle vara klart förrän under hösten. Detta fick till följd att de aktiviteter inom delprojektet som rörde nya chefer inte kunde genomföras. Arbetsgruppen fick därför inrikta sig på att ta fram förslag till plan för utbildnings- och stödinsatser, se bilaga 4. Förslaget innebär dels en chefsutbildning i viktiga arbetsgivarfrågor men också en ledningsgruppsutveckling för att utveckla arbetet inom ledningsråden. I planen finns information om mentorskap/handledning samt teambildande aktiviter. Leveranser Delprojektets innehåll har reviderats över tid, framförallt till följd av att inte chefstillsättning var klar innan delprojektet avslutades vilket omöjliggjorde vissa resultat. De leveranser som levererats inom ramen för delprojektet är: - Behovsinventering av utbildnings- och stödinsatser för nuvarande chefer - Avslutsrutin för avgående chefer - Plan för utbildnings- och stödinsatser för nya chefer Hantering av projektrisker och eventuella riskbedömningar Arbetsgruppen har gemensamt identifierat projektrisker, se bilaga 5. Lärdomar och rekommendationer Bra med samordningsforum, och även dialogen mellan delprojektledarna i övrigt, eftersom flera av delprojekten hänger samman och påverkas av varandra. Hade varit önskvärt att arbetet i delprojektet kommit igång tidigare, dådet vid inventering av behov av utbildnings- och stödinsatser för nuvarande chefer upplevdes för sent för att kunna genomföra eventuella åtgärder. Hade varit bra med en dialog med beställargruppen inför beslut om delprojektdirektiv. Viss otydlighet kring ansvarsområden mellan delprojektet och delprojekt bemanning. Viktigt att alla som ska delta får tid avsatt för att kunna arbeta i projekten, det var viss osäkerhet i början gällande arbetstiden. Kvarstående frågor Plan för stöd- och utbildningsinsatser för chefer ska godkännas av högskolans ledningsråd och därefter verkställas. HR ansvarar för planering, samordning och genomförande av aktuella insatser. Framtagen rutin för avgående chefer behöver revideras inför att nuvarande studierektorer avslutar sina uppdrag och sektionschefer tillträder. HR ansvarar för att revidera rutinen och informera i organisationen. Bilagor 1. Aktivitetsplan 2. Inventering av utbildnings- och stödinsatser 3. Rutin för avgående chefer och personer i ledningsfunktion 4. Plan för utbildnings- och stödinsatser 5. Projektrisker

4 HÖGSKOLAN I BORÅS AKTIVITETSPLAN Datum Aktivitetsplan högskolans organisationsutveckling - implementering Månad Kvartal 2014 Fas 3 - Implementering ny organisation Utbildnings- och stödinsatser för chefer Stöd till nuvarande chefer Behovsinventering av stöd och utbildning Planera utbildnings- och stödinsatser Erbjuda stöd/coaching Genomföra utbildning i hur man leder i förändring - genomfört hösten 2013 Ledning Deltagare Jan Feb Mar Apr Maj Jun Q3 Q Katarina Nordling Sara Svensson Lars-Erik Olsson Monika Johansson Ulrika Poret Chefsavveckling Omställningsavtal avgående prefekter Rutin avgående chefer Stöd till nya chefer Kartläggning/behovsinventering av stöd och utbildning Planera utbildnings- och stödinsatser Erbjuda stöd/coaching Koncept för teambildande aktiviteter

5 Inventering av utbildnings- och sto d- insatser fo r nuvarande chefer Vilket behov av stöd har du som prefekt/enhetschef/adm.chef/studierektor/avd.chef under våren? Studierektor: Informationsbehov om vad de olika delprojekten kan ge för stöd/struktur. Även information om sådant som inte är bestämt t ex lokalfrågan då många funderar på vart de ska sitta. Nulägesrapport i Inblick för resp delprojekt. Vad är på tapeten just nu? Prioritera i informationsmängden i relation till viktigheten. Ansvarsfördelning mellan nya och befintliga chefer måste göras. Ge information om hur (uppdrags)strukturen kommer att se ut till hösten (bemanningsgrupp och akademichefer). Tydliggöra rollen som första linjens chef och hur deras roll ev kommer att förändras. Tid för integrera de nya verksamheterna med varandra. Tydlighet kring gemensam tillämpning av tjänstefördelningsprinciper, TFU och arbetstidsavtal (nytt arbetstidsavtal är under framtagande). (Extern) handledning till chefer individuellt och i grupp. Utbildning i svåra samtal. Stöd i personalrekrytering. Forum stöd: Tydlighet i den övergripande processen, framförallt bemanning. Tydlighet i när/datum aktiviter i processen ska vara klara så att man kan ge information till medarbetare. Kommunikation till medarbetare. Enhetlig och samstämmig information, hur uppnår vi det? Ansvarsfördelning mellan nya och befintliga chefer måste göras. Avvakta bemanningsgruppens arbete i frågan. Information om hur (uppdrags)strukturen kommer att se ut till hösten (bemanningsgrupp och akademichefer). (Extern) handledning till chefer individuellt och i grupp. Tydliggöra processer och principer för medarbetarsamtal och lönesamtal det kommande året vid ev överlapp med chefer (framförallt för VS). Ledningsgruppen: Inget uttalat.

6 Kommentar: Kommunikationsprocessen känns avgörande. Verksamhetsstödet upplevs mer i behov av information än kärnverksamheten. Studierektorerna har väldigt olika ingångsvärden vilket ger olika förutsättningar att hantera förändringen. Studierektorerna uppfattade stöd på två sätt, å ena sidan administrativt stöd och å andra stöd till mig som chef. Behovet av administrativt stöd träder fram som mer akut. Vilket behov av stöd har ni i ledningsgruppen under våren? Studierektor: Inte uttalat. Forum stöd: Inte uttalat. Ledningsgruppen: Inte uttalat. Kommentar: Se svaren på första frågan. Observera att på gruppnivå uttrycks inget specifikt. Anser du att det finns behov av utbildningsinsatser för nuvarande chefer under våren? Om ja, inom vilket/vilka områden? Studierektor: Inte uttalat. Forum stöd: Inte uttalat. Ledningsgruppen: Inte uttalat. Kommentar: För sent med utbildningsinsatser under våren. Tidsperspektiv när i tiden ska stöd och eventuella utbildningsinsatser genomföras? Studierektor: Inte uttalat. Forum stöd: Inte uttalat. Ledningsgruppen: Inte uttalat. Kommentar: Uttryckts önskemål om teambildande aktivitet under hösten för att nya grupper och avdelningar ska svetsas samman och få en gemensam bas. Detta är inte aktuellt i denna inventering utan kommer längre fram. Hur ska det läggas upp? Studierektor: Avvakta. Forum stöd: Avvakta. Ledningsgruppen: Avvakta.

7 Rutin för avgående chefer och personer i ledningsfunktion För att säkerställa att överlämning av arbetsuppgifter och information om medarbetare sker på ett enhetligt sätt och att inte viktiga delar glöms bort i processen har en rutin för avgående chefer och personer i ledningsfunktion tagits fram inom ramen för delprojekt Utbildnings- och stödinsatser för chefer. Prefekt/förvaltningschef/enhetschef för diskussioner i respektive ledningsgrupp för att klargöra vem som gör vad. Till stöd i detta arbete finns personalhandläggare. Avgångssamtal med närmaste chef De chefer och personer i ledningsfunktion som inte kommer att fortsätta sina anställningar/uppdrag ska inbjudas till samtal med sin närmaste chef. Vid samtalet ska följande diskuteras: - Överlämnande av arbetsuppgifter o avgående chef/person i ledningsfunktion definierar arbetsuppgifter och ansvarsområden/roller. - Återkoppling på utfört arbete. - Möjlighet till individuella samtal med organisationskonsult hos Previa. Chefer med personalansvar Avgående chefer ska överlämna information om sina underställda medarbetare till deras nya chefer. Det som ska tas upp är: o o o o o o faktiska arbetsområden utvecklingsplaner, se hantering nedan befintlig lönebild för personalgruppen och plan framåt lönebild på individnivå inför löneöversyn rehabärenden, se hantering nedan pågående personalärenden Hantering av material - Material från utvecklingssamtal är inget som går vidare till nya chefer. Finns det information från utvecklingssamtal som nuvarande chef bedömer är av värde för ny chef ska detta godkännas av medarbetaren och kan då biläggas utvecklingsplanen, se nedan. - Utvecklingsplan för medarbetarna överlämnas till ny chef. - Material från rehabiliteringsärenden som är avslutade ges till personalavdelningen för arkivering. Vid pågående ärenden kallar nuvarande chef till ett överlämningsmöte där nuvarande chef, ny chef, medarbetaren och personalhandläggaren deltar. - Tjänsteanteckningar lämnas till personalhandläggaren för arkivering. När? Avgångssamtal med närmaste chef ska ske innan man avgår som chef. Överlämning till nya chefer för chefer med personalansvar sker i god tid innan man avgår som chef alternativt så snart nya chefer finns på plats.

8 HÖGSKOLAN I BORÅS Delprojekt Utbildnings- och stödinsatser för chefer Sara Svensson, personalhandläggare Utbildnings- och stödinsatser för chefer i ny organisation Aktiviteter under hösten 2014 (eller snarast efter att nya chefer utsetts) Bättre arbetsmiljö (BAM) - Förutsättning för delegerat arbetsmiljöansvar Chefsutbildning I syfte att ge alla chefer en fördjupad kunskap och gemensam förståelse vad avser lagar, regler och förhållningssätt som chef och ledare vid Högskolan i Borås. En utbildning i arbetsgivarfrågor med betoning på praktisk tillämpning i vardagen. I vilken ordning utbildningarna kommer att hållas beror på behovet i verksamheten. Ansvarig för samordning är HR. Introduktion - Rektors förväntningar på chefer i organisationen - Mål och visioner - Arbetsgivarpolitik, arbetsgivarrollen Styrning och planering - Hur högskolan styrs (externt och internt) - Verksamhetsstyrning - Ekonomi/budet Lönebildning - Lönepolitik - Lönesättning - Lönekriterier - Lönekartläggning Medarbetarsamtal - Utvecklingssamtal - Lönesamtal - Lönesättande samtal Arbetsrätt - Lagar, avtal och kollektivavtal - Interna rutiner och riktlinjer - Samverkan med fackliga organisationer

9 Att vara chef vid en statlig myndighet - Grundläggande rättsliga principer - Styrdokument vid HB inkl organisations- och beslutsordningar - Förvaltningslagen - Högskolelagen/högskoleförordningen - Offentlighetsprincipen Arbetsmiljö - Intern arbetsmiljöorganisation - Systematiskt arbetsmiljöarbete vid HB Rehabilitering - Regelverk - Rehabiliteringsprocessen Kompetensförsörjning - Strategisk kompetensförsörjning - Rekrytering Svåra samtal - Konflikthantering - Misskötsel - Missbruk Plan för genomförande Halvdagar med två till tre veckors mellanrum, med start januari 2015 under förutsättning att nya chefer påbörjat sina uppdrag. Ledningsgruppsutveckling Previas ledningsgrupps- och ledarutveckling har tidigare använts vid högskolan med gott resultat. Förordar därför att högskolans ledningsråd samt verksamhetsstödets och akademiernas ledningsråd arbetar med detta koncept. Utvecklingsarbetet syftar till att de nya ledningsgrupperna ska få ett fungerande samspel och kunna leda och utveckla verksamheten på ett bra sätt. Ledningsgrupperna behöver ha ett tydligt syfte, bra struktur, arbets- och beslutsprocesser. Syftet är också att stärka ledarkompetensen i ledningsgruppen som helhet samt för respektive chef. Plan för genomförande Ledningsgruppsutvecklingen kan påbörjas i högskolans ledningsråd och eventuellt verksamhetsstödets ledningsgrupp under hösten och i akademiernas ledningsgrupper under senare delen av våren. Behov av ledarutveckling och coaching individuellt eller i grupp diskuteras i respektiveledningsgrupp. Mentorskap/handledning Om det finns ett intresse för chefer i ny organisation att ingå i mentorskapsprogram eller i handledning i chefsrollen, finns upphandlade leverantörer, företagshälsovård samt diverse nätverk.

10 Om en chef har önskemål om att ha en mentor eller handledning diskuteras detta med närmaste chef och därefter sker kontakt med HR för diskussion om lämpligt alternativ. Teambildande aktiviteter Aktiviteter som hjälper till att bilda och eller utveckla teamet/arbetsgruppen. Det finns flera upphandlade leverantörer och vid behov finns möjlighet till direktupphandling. Kontakta HR för diskussion kring olika alternativ.

11 Projektrisker Utbildning och sto d till chefer Beslut om organisation och chefstillsättningar försenas vilket innebär att delprojektet inte kan hålla tidsplan. Sannolikhet: 4 Konsekvens: 4 Åtgärd: Delprojektet får anpassa tidsplan efter de förutsättningar som finns vilket kan innebära att delprojektet inte kan leverera det som förväntas, enligt direktivet, i tid. Att beställargruppen har en annan bild av vad som ska komma ur delprojektet än delprojektledare/arbetsgrupp Sannolikhet: 3 Konsekvens: 3 Åtgärd: Delprojektledare har kontinuerlig avstämning med projektledaren i samband med statusrapportering och samrådsmöten. Viktigt med tydlighet i statusrapportering och återkoppling via projektledaren från beställargruppen. Chefer i ny organisation har inte tid till utbildning och stöd Sannolikhet: 2 Konsekvens: 4 Åtgärd: Förankring och diskussion kring problematiken i ledningsråd. Att principer inte har definierats vilka som ska gå utbildning under hösten. Sannolikhet: 3 Konsekvens: 4 Åtgärd: Högskolans ledning måste fatta ett sådant principbeslut om vilka som ska gå utbildning under hösten 2014, t ex att första linjens chefer ska tillsättas genom nyrekrytering under hösten och först därefter är utbildning aktuell.

12 Merarbete för chefer och ledningsgrupper som följer med omorganisation, remisser mm, som ger mindre tid till chefsuppgifter kopplade till medarbetare. Sannolikhet: 4 Konsekvens: 4 Åtgärd: Chefer är en nyckelgrupp vid omorganisation. Högsta ledningen måste hjälpa till med prioritering. Högskolans mål om 40 % forskning kan göra att adjunkter känner att de inte är viktiga för verksamheten. En stor andel av nuvarande studierektorer är adjunkter. Risk för svårigheter med rekrytera sektionschefer. Sannolikhet: 3 Konsekvens: 5 Åtgärd: Chefskvalifikationerna bör lyftas fram och vara avgörande i kravspecifikationen. Intressanta, rimliga och kvalificerade studierektorsuppdrag, värna om nuvarande studierektorer i omorganisationen