Slutrapport för delprojekt bemanning

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS Verksamhetsstöd/HR Personalhandläggare Terese Schoultz Gedda SLUTRAPPORT Dnr (5) Slutrapport för delprojekt bemanning Bakgrund Under perioden januari till juni har arbete pågått inom ramen för delprojektet bemanning. Arbetet har haft sin utgångspunkt i delprojektdirektivet för delprojektet, dnr Genomförande Bemanning Bemanning av projektet har bestått av en delprojektledare, Terese Schoultz Gedda, samt en arbetsgrupp. Arbetsgruppen har bestått av arbetsgivarrepresentanterna; Katarina Ek, Christian Jensen, Birgitta Alfraeus och Anneli Schwartz samt en arbetstagarrepresentant; Gunnar Wramsby. Metod Arbetsgruppen hade initialt regelbundna möten (sju stycken) under februari till april. Då delprojektdirektivet reviderades minskade behovet av möten och därefter fortlöpte arbetet via e-postkonversationer inom gruppen. Delprojektledaren har arbetat operativt i delprojektet och haft regelbundna möten med Akademichefer (AC) och Förvaltningschef (FC) under våren samt fungerat som en länk mellan bemanningsgruppens beredande arbete och AC/FC. Inför delresultatet Förslag till nya innehållsmässigt gemensamma uppdrag gjorde delprojektledaren en sammanställning av befintliga uppdrag inom kärnverksamheten och uppdragens innehåll. Denna sammanställning användes sedan tillsammans med befintliga organisations- och beslutsordningar vid institutionerna för att ta fram förslag till nya uppdragsbeskrivningar och uppdragsstruktur. Förslag till nya uppdragsbeskrivningar för akademichef, sektionschef, studierektor och programansvarig lämnades sedan vidare till AC för vidare bearbetning. Inför delresultatet Förslag till ny organisatorisk placering och arbetsuppgifter för medarbetare (vilket sedermera revideras till Förslag till principer för organisatorisk placering för medarbetare inom verksamhetsstöd ) gjordes en kartläggning av administrativa arbetsuppgifter på individnivå för att kartlägga volymen av olika arbetsuppgifter och arbetsområden. Kartläggningen syfte var att ta reda på vilka arbetsuppgifter - och deras omfattning - som utförs av de medarbetare som kommer att tillhöra verksamhetsstödet. Kartläggningen vände sig till administrativ personal vid institutioner och fylldes i gemensam av medarbetare och chef.

2 2 (5) Då befattningar vid Gemensamma förvaltningen huvudsakligen är renodlade inom de olika arbetsområdena gjordes en motsvarande sammanställning av arbetsuppgifter med hjälp av tidigare kartläggning enligt SUHF-modell. Insamlat material sammanställdes av delar av arbetsgruppen och förslag till principer för organisatorisk placering lämnades till FC. Arbetsinsats Tidsåtgången uppskattades inledningsvis till ca 4 timmar/person/vecka (exklusive tid för delprojektledare). Delprojektledarens tidsåtgång beräknas till en ca halvtidsanställning under våren vilket möjliggjordes av att annan tillfällig resurs vid personalavdelningen tog över löpande arbetsuppgifter. Då delprojektdirektivet reviderades under våren minskade behovet av att träffas redan i april månad. I övrigt överensstämde i stort uppskattad tidsåtgång med den verkliga tid som krävdes. Statusrapportering Delprojektets status har rapporterats till projektledaren vid följande tillfällen: , , , samt Resultat Förväntat resultat enligt delprojektdirektiv Enligt delprojektdirektivet är målet för delprojektet: Målet för delprojektet är att verksamheten ska vara bemannad utifrån ny organisationsstruktur. Samtliga medarbetare har en organisatorisk tillhörighet och känner till vem som är närmsta chef. Delprojektet har till uppgift att utifrån direktivet ta fram en mer detaljerad aktivitetsplan som beskriver och tidsätter olika aktiviter som behöver genomföras inom ramen för delprojektet. Måluppfyllelse Delprojektets mål anses vara uppfyllt då alla medarbetare har lämnats besked om ny organisatorisk placering och information om vem som blir deras närmaste chef. I april bestämde beställargruppen att delprojektdirektivet skulle revideras vilket resulterade i att delprojektets omfattning minskade. Anledning till revidering var att det bedömdes att vissa leveranser var naturliga arbetsuppgifter att utföra i linjen istället för i arbetsgruppen. Dock kvarstod gruppen som stöd till delprojektledare och chefer. Måluppfyllelse för respektive resultat anges nedan. Delprojektet har levererat följande resultat: Samordning av bemanningsprocessen Delprojektledaren har ansvarat för att samordna process och arbetsinsatser i delprojektet. Arbetet har skett i samarbete med framförallt akademichefer och förvaltningschef men även med andra chefer i organisationen och med delprojektets arbetsgrupp.

3 3 (5) Tydlig och dokumenterad ansvarsfördelning mellan nuvarande och nya chefer Det har inte framarbetats ett specifikt dokument för ansvarsfördelning utan detta har tydliggjorts genom att beslut fattades om att bl a förlänga första linjens chefer vilka förlängdes hela De förlängda uppdragens innehåll och ansvar är samma som befintliga uppdrag och på så sätt bibehålls en kontinuitet i framförallt kärnverksamheten. I delprojektet Utbildning och stöd till chefer har rutin framarbetats för överlämning mellan nuvarande och nya chefer och delprojektledaren för bemanning har varit involverad i framtagandet. Dokumenterad planering för bemanning av chefsnivå under akademichef/förvaltningschef Se tidplan för detaljerad beskrivning av bemanningsprocessen. Bilaga: Delprojektets tidplan Dokumenterad planering för bemanning av medarbetarnivå Se tidplan för detaljerad beskrivning av bemanningsprocessen. Bilaga: Delprojektets tidplan Tidplan för bemanningsprocessen En tidplan framarbetades med detaljerade aktiviteter kopplade till förväntade resultat. Tidplanen lades på is under våren då arbetsgruppen inväntade att akademicheferna skulle tillträda sina uppdrag. Tidplanen har inte uppdaterats med de nya resultaten utifrån revideringen av delprojektdirektivet utan har fått kvarstå i sin ursprungliga skrivning. Tidplanen har ändå kunnat fungera som ett stöd i delprojektledarens planering inför samråd och MBL-förhandlingar. Bilaga: Delprojektets tidplan Förslag till ansvar och befogenheter för olika chefsnivåer För ansvar och befogenheter för chefer inom Verksamhetsstödet har detta tydliggjorts dels i samband med att kravprofiler fastställts vid nyrekrytering av chefer och dels i samband med att organisations- och beslutsordning för Verksamhetsstödet fastställts. När det gäller ansvar och befogenheter för chefsuppdrag inom kärnverksamheten finns det fastställt för akademichef men ännu inte för sektionschef. Förslag till uppdragsinnehåll där ansvar och befogenheter beskrivs för sektionschef och studierektor finns dokumenterat av arbetsgruppen men kommer att slutligt fastställas under hösten av akademichef. Dokumenterad kartläggning av befintliga titlar Då det redan fanns dokumenterat vilka titlar som är fastställda vid högskolan har detta underlag använts (dnr ). Nya titlar som uppstått i samband med omorganisationen ska införlivas i befintligt dokument vilket görs under sommaren av delprojektledaren inom ramenför ordinarie anställning som personalhandläggare. Dokumenterad kartläggning av befintliga uppdrag Delprojektledaren gjort en kartläggning av tidsbegränsade uppdrag inom kärnverksamheten. Kartläggningen hade sin utgångspunkt i ett tidigare material som personalavdelningen sammanställt i samband med tidigare RALS-arbete. Kartläggningen analyserades av arbetsgruppen och låg till grund för förslag till ny uppdragsstruktur. Bilaga: Sammanställning av kartläggningen

4 4 (5) Förslag till nya innehållsmässigt gemensamma uppdrag Med kartläggningen av befintliga uppdrag som utgångspunkt tillsammans med befintliga organisations- och beslutsordningar vid institutionerna tog arbetsgruppen fram förslag till nya uppdragsbeskrivningar och uppdragsstruktur. Förslag till nya uppdragsbeskrivningar för akademichef, sektionschef, studierektor och programansvarig lämnades sedan vidare till AC för vidare bearbetning Bilaga: Förslag till ny uppdragsstruktur Förslag till principer för organisatorisk placering för medarbetare inom Verksamhetsstöd Arbetsgruppen sammanställda resultatet av den kartläggning som beskrivs i Metodavsnittet och utgick från detta när principer för organisatorisk placering skrevs. Dessa principer lämnades sedan till FC för det fortsatta arbetet i linjen med att föreslå organisatorisk placering på individnivå. Genomförda förändringar enligt tidplan och handlingsplaner Aktiviteter har genomförts i enlighet med den reviderade aktivitetsplanen det har inte varit aktuellt att ta fram några handlingsplaner. Hantering av projektrisker och eventuella riskbedömningar Arbetsgruppen har gemensamt identifierat och bedömt risker för projektet. Riskbedömningen biläggs denna slutrapport. Lärdomar och rekommendationer En problematik som uppstod var att chefer inte agerar som arbetsgivarföreträdare då de inte upplever sig ha formellt mandat kvar pga omorganisationen. Arbetsgivaren borde ha varit tydligare i vikten av att vara arbetsgivarföreträdare och stöttat dessa chefer. Mycket viktigt att tid och resurser avsätts. Positivt att delprojektledaren blev avlastad i sin ordinarie roll. Bra systematiskt arbete när det gäller samordning av de olika delprojekten. Dialog mellan delprojektledare och chefer har varit god vilket är en förutsättning för att hitta gemensamma lösningar och arbetssätt. Kvarstående frågor Sektionsindelning och därmed slutlig organisatorisk placering för medarbetare inom kärnverksamheten. (Ansvarig: Akademichefer med handläggningsstöd från HR-avdelningen) Rekrytering av sektionschefer och eventuellt studierektorer. (Ansvarig: Akademichefer med handläggningsstöd från HR-avdelningen) Fastställa uppdragsstruktur görs i samband med att nya organisations- och beslutsordningar fastställs. (Ansvarig: Akademichefer med stöd från jurist) Fastställa titlar. (Ansvarig: HR-avdelningen)

5 5 (5) Bilagor 1. Delprojektets tidplan 2. Kartläggning av befintliga uppdrag inom kärnverksamheten 3. Förslag till ny uppdragsstruktur inom kärnverksamheten 4. Principer för organisatorisk placering för medarbetare inom Verksamhetsstöd 5. Riskbedömning

6 HÖGSKOLAN I BORÅS Linda Sörensen, projektledare Aktivitetsplan högskolans organisationsutveckling - implementering Fas 3 - Implementering ny organisation Bemanning Verksamheten ska vara bemannad utifrån ny organisationsstruktur. Samtliga medarbetare ska ha en organisatorisk tillhörighet och närmsta chef. Bemanning av akademichef Tillsätta akademichefer AKTIVITETSPLAN (1) Dnr Bilaga Utförare 17-feb 24-feb 03-mar 10-mar 17-mar 24-mar 31-mar 07-apr 14-apr 21-apr 28-apr Inledande projektaktiviter Genomgång övergripande aktivitetsplan (för kännedom) PL/Grupp M3 Genomgång översikt av befintligt stöd kopplat till akademier PL/Grupp M3 Förankra tidplan med beställargrupp, AC och FC PL 6/3 FC+BG AC AC Dokumenterad kartläggning av befintliga uppdrag samt förslag på ny uppdragsstruktur Genomgång av nya dokument (villkor och uppdragsbeskrivning) PL/Grupp M2 Kartlägga befintliga uppdrag PL M3 Analysera kartläggning PL/grupp M3 Utforma förslag till AC-grupp för ny struktur samt uppdragsbeskrivningar gällande chefsuppdrag PL/grupp under AC M3 M6 Samråd med AC-grupp PL ACM1 AC -grupp fastställer struktur och uppdragsbeskrivningar för chefsuppdrag AC-grupp ACM2 Dokumenterad planering för bemanning av chefsnivå under akademichef Genomgång av tidplan för bemanning av chefer (inkl. ansvar) PL/Grupp M2 Ansvarsfördelning mellan befintliga och nya chefer PL/ACgrupp/FC ACM+FC Namnge och definiera innehåll vid sektion AC-grupp ACM2 AC-beslut att påbörja sektionschefsrekrytering PL Precisera detaljerat innehåll vid sektion/studierektorsområde AC Lämna förslag till bemanning av sektionschefer AC Lämna förslag till bemanning av studierektorsuppdrag AC Samråd HR Förhandling av föreslagen bemanning HR/AC Kommunicera bemanning av sektionschef/studierektor AC Dokumenterad planering för bemanning av chefsnivå under förvaltningschef Genomgång av tidplan för bemanning av chefer (inkl. ansvar) PL/Grupp M2 Ansvarsfördelning mellan befintliga och nya chefer PL/ACgrupp/FC ACM+FC Namnge och definiera innehåll vid avdelning FC Beskriv uppdrag för avdelningschef FC Rektors beslut påbörja chefsrekryteringar PL Lämna förslag på bemanning av tillsvidareanställda chefer FC Lämna förslag på bemanning av externrekryterade chefer FC Precisera detaljerat innehåll vid avdelning FC Samråd PL Förhandling av föreslagen bemanning PL/FC Kommunicera bemanning av avdelningschefer FC

7 HÖGSKOLAN I BORÅS Linda Sörensen, projektledare Aktivitetsplan högskolans organisationsutveckling - implementering AKTIVITETSPLAN Utförare 17-feb 24-feb 03-mar 10-mar 17-mar 24-mar 31-mar 07-apr 14-apr 21-apr 28-apr Dokumenterad planering för bemanning av medarbetarnivå Stöd Utforma tidplan för kartläggning av arbetsuppgifter PL/Grupp M2 Genomgång av dok. kartläggning av arbetsuppgifter PL/Grupp M2 Definiera arbetsuppgifter inför kartläggning av T/A-personal vid institutioner PL Fastställ hur kartläggningen skall användas FC Definiera/fastställa genomförande av kartläggning PL Kommunicera kartläggning PL Skicka ut kartläggningsdokument PL Analys av kartläggningsresultat och sammanställa underlag PL/Grupp M5 M6 Definiera ev nya befattningar FC Personalchef fastställer titlar för medarbetare Stöd PL M7 Definiera vilka medarbetare som kommer att tillhöra VS PL/FC Lämna förslag till FC för ny org plac., arb.uppg. o ev ny titel för medarbetare Stöd PL/Grupp M7 FC lämnar förslag till bemanning medarbetare Stöd FC Samråd PL Förhandling PL Fastställa förslag till bemanning medarbetare Stöd FC Kommunicera ny bemanning FC Dokumenterad planering för bemanning av medarbetarnivå Kärn Definiera ev nya befattningar AC-grupp ACM3 Personalchef fastställer titlar för medarbetare Kärn PL Lämna förslag till AC för ny org. plac., arb.uppg. o ev ny titel för medarbetare Kärn PL/Grupp M? AC lämnar förslag till bemanning medarbetare Kärn AC Samråd PL Förhandling PL Fastställa förslag till bemanning medarbetare Kärn AC Kommunicera ny bemanning AC Genomförda förändringar enligt tidplan och handlingsplaner Förankring och stöd Rapportering till projektledning X X Möten i samordningsgruppen X X X 1 (1) Dnr Bilaga 1

8 HÖGSKOLAN I BORÅS Linda Sörensen, projektledare AKTIVITETSPLAN (1) Dnr Bilaga 1 Kvartal maj 12-maj 19-maj 26-maj 02-jun 09-jun 16-jun 23-jun 30-jun Q3 Q4

9 HÖGSKOLAN I BORÅS Linda Sörensen, projektledare AKTIVITETSPLAN (1) Dnr Bilaga 1 Kvartal maj 12-maj 19-maj 26-maj 02-jun 09-jun 16-jun 23-jun 30-jun Q3 Q4 X X X X

10 Kartläggning av uppdrag - delprojekt bemanning Kartläggningen utgår från det underlag som togs fram i samband med löneöversyn Tolv personer har två eller flera uppdrag nedan och förekommer därför i flera kategorier Uppdrag Antal Omfattning Övrigt Prefekt 6 100% Biträdande prefekt %, 4 st ej tidsatta Oftast med ett eget ansvarsområde, tex forskarutbildning eller grundutbildning. Två har arbetsledande ansvar (BHS). Stf prefekt 6 allt från ej tidsatt till 25% Studierektor % De flesta har arbetsledande ansvar och genomför medarbetarsamtal, ett fåtal av dem har också delegerat arbetsmiljöansvar och/eller budgetansvar. Biträdande studierektor 1 20% PED Programansvarig timmar Endast BHS Utbildningsledare/-ansvarig timmar Endast IH och THS VFU-ansvarig % Endast PED och VHB Ny struktur Akademichef Lön 100% Personal- budgetansvar. Stf akademichef xxx kr? xx%? Ersätter AC vid dess frånvaro. Biträdande akademichef kr xx% Kan kombineras med stf akademichef. Kan ha ett eget ansvarsområde vid akademin, tex grundutbildning Sektionschef kr xx% Personal- budgetansvar för sektion, minsta omfattning xx% Studierektor kr xx% Personal- budgetansvar för studierektorsområde, minsta omfattning xx% VFU-ansvarig

11 Fö rslag till ny uppdragsstruktur Bakgrund Sedan ett par år tillbaka har diskussioner förts i samband med löneöversyn om att en översyn av befintliga uppdrag och tillhörande arvidestillägg är nödvändig i syfte att skapa en enhetlighet i uppdragens innehåll, hur uppdrag utdelas samt inlösen av eventuella uppdragstillägg. Inför löneöversynen 2013 gjordes därför en kartläggning och det bestämdes att antalet uppdrag behövde minskas. Frågan har också ställts vad som borde vara naturliga arbetsuppgifter inom ramen för en lärares anställning. Sådana arbetsuppgifter bör inte generera något uppdragstillägg, utan ska finnas med som en aspekt i lönesättningen vid löneöversyn. Idag ser uppdragsstrukturen väldigt olika ut vid de olika institutionerna. Det enda uppdraget som är likvärdigt mellan institutionerna är prefekt och stf prefekt. Uppdragen biträdande prefekt och studierektor skiljer sig markant i både innehåll och omfattning. Tre av institutionerna har en nivå under studierektorerna (programansvarig, utbildningsledare eller liknande) medan tre institutioner har valt att inte ha sådan nivå. Förslag till ny struktur I samband med ny organsation har vi nu möjlighet att få en enhetlig struktur på uppdragen inom kärnverksamheten. Med en enhetlig struktur får vi en gemensam chefstruktur för kärnverksamheten och bättre förutsättningar för såväl intern som extern kommunikation. Att t ex uppdraget som studierektor har samma ansvar och arbetsuppgifter vid alla akademier ska vara en självklarhet. Genom att minska uppdragen som kan generera ett uppdragstillägg försvinner också problematiken kring hur eventuella uppdragstillägg ska lösas in när uppdraget tar slut. De måste dock finnas gemensamma principer för hur uppdragstillägg ska lösas in i ny organisation. Chefsuppdrag Ett övergripande dokument som stipulerar villkor för chefsuppdrag har tagits fram samt ett antal uppdragsbeskrivningar (dock ej för stf akademichef som följer uppdragsbeskrivning för akademichef). Följande chefsuppdrag föreslås: Akademichef Ställföreträdande akademichef Sektionschef Studierektor Uppdrag inom kärnverksamheten Utöver chefsuppdrag finns ett behov att ha en formell uppdragsstruktur inom kärnverksamheten. Följande uppdrag föreslås (Kan givetvis kompletteras men kanske kan vi se dessa som mest akuta?): Programansvarig (uppdragsbeskrivning finns) VFU-samordnare Akademisamordnare internationalisering Akademisamordnare forskarutbildning Akademisamordnare forskning

12 Principer fö r örganisatörisk placering öch arbetsuppgifter fö r medarbetare VS Fördelning av arbetsuppgifter måste förhålla sig till det behov av stöd som krävs för att kärnverksamheten ska upprätthålla god kvalitet. Därför kan förslag till omfördelning av arbetsuppgifter inte lämnas i detta skede. Vilka ska göra förslag till placering? o Bemanningsgruppen tar fram ett förslag för principer och identifierar ev snedfördelningar inom kompetensområden. Vad ska vara vägledande? o Befattning o Huvudsaklig arbetsuppgift och kompetens Vid placering bör nuvarande institutionstillhöriget beaktas. Detta är av avgörande betydelse för att kunna bibehålla kompetens riktat mot särskilda verksamhetsområden samt för att inte tappa fart. Ska medarbetare vidtalas? o I vilket syfte ska medarbetare vidtalas? o När ett eventuellt samtal med medarbetare ska ske får avgöras vid varje enskilt fall. Tidig information till medarbetare om arbetsgivarens strategier för placering, förväntningar och resultat o T ex arbetsrotation inom och mellan avdelningar för att öka kompetensnivåer för att konkretisera det gränsöverskridande förhållningssättet som uttalats.

13 Projektrisker - Bemanning Att beställargruppen har en annan bild av vad som ska komma ur delprojektet än PL/Arbetsgrupp Sannolikhet: 3 Konsekvens: 3 Åtgärd: Projektledare har kontinuerlig avstämning och förankring med beställargruppen och projektledningsgruppen. Projektledare deltar vid samrådsmöten. Att tidplanen inte är realistisk Sannolikhet: 5 Konsekvens: 5 Åtgärd: Gruppen har ett kvalitativt ansvar för genomförandet av projektet och ska återkoppla till beställargruppen vilka risker som identifieras av att pressa fram förslag och förändringar. Projektledare har kontinuerlig dialog med beställargrupp och akademichefer för att diskutera tidplanens rimlighet och hur den följs upp. Projektledare deltar i samordningsforum för att ta del av övriga delprojekts tidplaner och aktiviteter för att vårt projekt ska ligga i paritet med övriga. Att bemanningsrelaterade aktiviteter faller mellan linje och projekt Sannolikhet: 3 Konsekvens: 4 Åtgärd: Gruppen ska identifiera aktiviteter i linjen och arbetsuppgifter som första linjens chef har idag. PL stämmer av befintlig kartläggning och gör ev uppdateringar. Nya indelningar av avdelningar inom VS kräver tydlighet kring ansvar och befogenheter. Att linjen (chefer på olika nivåer) inte tar hänsyn till och synkar med projektet Sannolikhet: 1 Konsekvens: 5

14 Åtgärd: Projektledare ansvarar för kontinuerlig kommunikation med beställargrupp, ledningsgrupp/er och arbetsgrupp bemanning samt informationsspridning mellan olika forum samt bjuda in till gemensamma arbetsmöten. Att tillsättning av akademichefer/sektionschefer/avdelningschefer/ studierektorer inte följer tidplanen Sannolikhet: 4 Konsekvens: 3 Åtgärd: På lång sikt är konsekvenserna större då vakanta chefspositioner det blir svårt att implementera tankar och visioner som den nya organisationen innebär. På kort sikt kan vakanser lösas med befintlig struktur. PL ansvarar för att tidplan följs och ska uppmärksamma och lyfta avvikelser. Att kartläggning av nuvarande administrativa arbetsuppgifter inte går som planerat Sannolikhet: 2 Konsekvens: 4 Åtgärd: Om kartläggningen inte genomförs enligt plan så finns inte korrekt underlag för fortsatt analys och därmed kan inte gruppen ge ett fullständigt förslag till akademichef och förvaltningschef. Kommunikationen är inte transparent, kontinuerlig och tydlig Sannolikhet: 5 Konsekvens: 4 Åtgärd: Den som lämnar information ska alltid tillse att syfte (varför) och mål (vad vill vi uppnå) är så tydligt som möjligt. Syfte och mål ska också vara väl förankrat med berörda chefer. Tydliggöra ansvarsfördelning mellan delprojektledare, kommunikationsansvarig i projektet (Annie?) och ansvarig i linjen.