Slutrapport. Högskolan i Borås Förberedelse och samordning kring implementering av ny organisation HÖGSKOLAN I BORÅS SLUTRAPPORT

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS SLUTRAPPORT 1 (15) Linda Sörensen, projektledare Dnr Slutrapport Högskolan i Borås Förberedelse och samordning kring implementering av ny organisation

2 2 (15) Innehåll Bakgrund... 3 Genomförande... 3 Bemanning... 3 Beställargrupp... 3 Projektledning... 4 Delprojektledare... 4 Metod... 4 Principer för bemanning av projektorganisationen... 4 Mötesstruktur... 5 Arbetsinsats... 5 Statusrapportering... 6 Resultat... 6 Måluppfyllelse... 6 Leveranser... 9 Hantering av projektrisker och eventuella riskbedömningar Lärdomar Projektledningsgruppens upplevelse av projektet Kvarstående frågor och rekommendationer... 12

3 3 (15) Bakgrund Under perioden 24 september oktober 2014 har arbete pågått inom ramen för projektet Förberedelse för och samordning kring implementering av ny organisation 2014 (implementeringsprojektet). Arbetet har haft sin utgångspunkt i projektplanen, dnr Genomförande Nedan beskrivs projektets bemanning och metod. Bemanning Projektorganisationen för implementeringsprojektet illustreras med nedanstående bild. Beställargrupp Björn Brorström, rektor (ordförande) Martin Hellström, prorektor (kontaktperson för projektledaren) Karin Cardell, högskoledirektör

4 4 (15) Projektledning Linda Sörensen, ekonomichef, projektledare Birgitta Alfraeus, personalchef Annie Andréasson, kommunikationschef Thomas Johansson, Administrativ chef Björn Abelli, Lektor Carina Théen, Huvudskyddsombud Therése Andersson, Ordförande Studentkåren Delprojektledare Liisa Falk, personalhandläggare Arbetsmiljö Terese Schoultz Gedda, personalhandläggare - Bemanning Sara Svensson, personalhandläggare Utbildnings- och stödinsatser för chefer Svante Kristensson, chef BLR - Värdegrund och organisationskultur Åsa Dryselius, jurist - Ledamöter i beslutande och rådgivande organ Ulrika Poret, administrativ chef Studenternas rättssäkerhet Magnus Bergenholtz, controller Ekonomistyrning och redovisning Åsa Dryselius, jurist Revidering av styrdokument Anders Post, upphandlingsjurist Avtal Bill Andersson Systemanpassningar Åsa Enmyren, arkivarie Arkivering Lennart Malmerfors, fastighetssamordnare - Lokaler Metod Principer för bemanning av projektorganisationen Bemanningen av projektledningsgrupp, arbetsgrupper och referensgrupper utgick ifrån nedanstående principer. Målet var att principerna skulle uppfyllas på totalnivå för projektet. Den främsta principen för bemanning var: Kompetens inom området Hänsyn togs även till: Representation från olika nivåer Representation av olika roller/funktioner

5 5 (15) Representation från kärn- respektive stödverksamhet Spridning mellan institutioner/områden Jämställdhet Samråd skedde med Studentkåren om i vilka delprojekt det skulle ingå studentrepresentant. Samråd skedde med fackliga parter och skyddsombud om i vilka delprojekt fackliga parter och skyddsombud skulle vara representerade. Projektledningsgruppen och delprojektledarna utsågs av rektor efter direkt förslag från projektledaren. I dessa roller var principen om kompetens inom området tungt vägande. Till de flesta arbetsgrupper och referensgrupper fanns det möjlighet för medarbetare att anmäla sitt intresse om att delta, och de som anmälde intresse om att delta i en grupp erbjöds också en plats i en grupp. En del arbetsgrupper kompletterades med medarbetare som inte hade anmält intresse för att ingå i en arbetsgrupp eller referensgrupp eftersom medarbetarens kompetens bedömdes vara av stor vikt för delprojektet. Förslaget till bemanning stämdes av med berörda chefer för att säkerställa att det inte riskerade att få för stora negativa konsekvenser för den löpande verksamheten. Rektor beslutade om bemanningen. Ca 130 medarbetare och studenter har deltagit i arbetet i projektledningsgruppen eller i en arbetsgrupp eller referensgrupp inom något av delprojekten, vilket är något färre deltagare än planerat. Det beror på att en del arbetsgrupper inte har varit aktiva. Det är ändå ett stort antal medarbetare som har varit delaktiga i projektet. Samtliga institutioner och enheter har varit representerade i projektet. Ca 20 % av deltagarna har en chefsposition. Av deltagarna tillhör ca 30 % kärnverksamheten och andelen kvinnor uppgick till 60 %. Mötesstruktur Projektledningen har haft regelbundna avstämningsmöten med beställargruppen 1 ggr/månad. Projektledningsgruppen har haft projektledningsmöten ca 1 ggr/vecka. Projektledningen har haft avstämningsmöten med delprojektledare på Samordningsforum 1 ggr/månad. Införandegruppen (även kallad AC&FC-gruppen) har haft möten 1 ggr/vecka under perioden april-juni Samråd har skett med fackliga parter och skyddsombud ca 1 ggr/vecka. Vid samtliga möten har det förts minnesanteckningar. Projektledaren och tre delprojektledare (Bemanning, Värdegrund och organisationskultur samt Studenternas rättssäkerhet) har fått externt konsultstöd från Prové. Arbetsinsats Projektledarens arbetsinsats ser ut enligt följande (i procent av heltid): Period Budget Utfall okt-dec % 30 % jan-juni % 30 % aug-sept % 20 %

6 6 (15) Projektledningsgruppen har haft möten ca 1 ggr/vecka. Arbetsinsatsen i delprojekten redovisas i respektive delprojekts slutrapport. Statusrapportering Implementeringsprojektets status har rapporterats skriftligen till beställargruppen vid följande tillfällen: Statusrapporterna har även skickats till projektledningsgruppen, delprojektledarna och chefer i dåvarande organisation. Resultat Nedan beskrivs projektets måluppfyllelse, leverenser och hantering av projektrisker. Måluppfyllelse Nedan beskrivs måluppfyllelsen utifrån de övergripande målen: Delprojekten levererar i enlighet med direktiv Målet är delvis uppfyllt. De flesta av delprojekten har levererat i enlighet med sina direktiv. Det kvarstår dock en del frågor i några av delprojekten som kommer att hanteras i linjeorganisationen. Delprojektet Systemanpassningar har blivit förlängt genom ett enskilt projekt Anpassning och implementering av IT-system. Det arbete som planerades inom ramen för delprojektet Lokaler kommer att hanteras i linjeorganisationen. Delprojektens samlade leveranser utgör ett led i att uppnå effektmålen Målet är uppfyllt. Projektet har arbetat för att skapa förutsättningar för en fortsatt utveckling av högskolans verksamhet. Kommunikation sker i enlighet med kommunikationsplan och aktivitetsplan Målet är uppfyllt. Projektet har kommunicerats i enlighet med beslutad kommunikationsplan och aktivitetsplaner. Nedan beskrivs måluppfyllelsen utifrån målen på delprojektnivå: Högskolan ska vara den goda arbetsplatsen och verksamheten ska genomsyras av systematiskt arbetsmiljöarbete. Medarbetare och studenter mår bra och har en god hälsa. Målet är till största delen uppfyllt. En mall för riskbedömning har tagits fram, rutiner på arbetsmiljöområdet har reviderats/anpassats till ny organisation, en plan för

7 7 (15) utbildningsinsatser har gjorts och en utbildning har genomförts, hälsofrämjande insatser har ägt rum och en interimistisk uppgiftsfördelning finns i väntan på sektionschefer. Därutöver finns ett tillfälligt beslut på indelning i skyddsområden i ny organisation i väntan på att lokalt arbetsmiljöavtal sluts. Verksamheten ska vara bemannad utifrån ny organisationsstruktur. Samtliga medarbetare har en organisatorisk tillhörighet och känner till vem som är närmsta chef. Målet är uppfyllt. Alla medarbetare har lämnats besked om ny organisatorisk placering och information om vem som blir deras närmaste chef. Medarbetare på akademierna har fått besked om placering på akademi och kommer i ett senare skede att få besked om placering på sektion. Delprojektet har samordnat bemanningsprocessen och leverarat en tidplan för bemanning, förslag till ansvar och befogenheter för olika chefsnivåer, kartläggning av titlar och uppdrag, förslag till innehållsmässigt gemensamma uppdrag och förlag till principer för organisatorisk placering för medarbetare inom Verksamhetsstöd. Den löpande verksamheten ska fungera väl under implementeringsfasen. Nuvarande och nya chefer säkerställer detta och fungerar samtidigt som bra förändringsledare. Förändringsprocessen ska fungera väl och leda till en lyckad implementering av ny organisation. Det ska vara tydligt vilken uppgift nuvarande chefer respektive nya chefer har i förändringsprocessen. Målet är till största delen uppfyllt. En behovsinventering av stöd- och utbildningsinsatser för nuvarande chefer har genomförts. Arbetsgruppen har tagit fram en avslutsrutin för avgående chefer och personer i ledningsfunktion. Syftet med avslutsrutinen var att säkerställa att överlämning av arbetsuppgifter och information om medarbetare skulle ske på ett enhetligt sätt och att inte viktiga delar skulle glömmas bort. Arbetsgruppen arbetade samtidigt fram ett upplägg tillsammans med Previa som möjliggjorde för avgående chefer att få samtalskontakt med beteendevetare för att diskutera sin nya roll där det inte längre ingår chefsuppdrag. Hittills har en person utnyttjat denna möjlighet. För avgående prefekter togs omställningsavtal fram enligt gällande lokalt Villkorsavtal. Eftersom det ännu inte är klart med sektionsindelning samt nya chefer inom akademierna, förutom akademicheferna, har de aktiviteter inom delprojektet som rör nya chefer inte kunnat genomföras. Arbetsgruppen fick därför inrikta sig på att ta fram förslag till plan för stöd- och utbildningsinsatser. Förslaget innebär dels en chefsutbildning i viktiga arbetsgivarfrågor men också en ledningsgruppsutveckling för att utveckla arbetet inom ledningsråden. I planen finns information om mentorskap/handledning samt teambildande aktiviter.

8 8 (15) Det ska finnas förslag till högskolegemensam handlingsplan för värdegrundsarbete som skapar förutsättningar för en gemensam värdegrund och organisationskultur med ett starkt helhetsperspektiv. Målet är uppfyllt. Delprojektet har levererat en kartläggning och analys av befintligt värdegrundsarbete på högskolan, en beskrivning av sambandet mellan varumärke och värdegrund och ett förslag till handlingsplan för högskolans värdegrundsarbete. Det är nu upp till rektor att ta ställning till former för det fortsatta värdegrundsarbetet. Beslutande och rådgivande organs ansvar och befogenheter ska vara tydliga. Beslutsfattare ska vara utsedda. Målet är delvis uppfyllt. Delprojektet har kartlagt de beslutande och rådgivande organ som fanns inom högskolan innan den 1 juli Vad gäller kartläggning av föreslagna organ samt hur dessa kan kopplas till de som fanns vid högskolan innan den 1 juli har detta bedömts inte vara görligt i detta skede, utan kan ske först när akademicheferna har lagt sina förslag gällande sammansättningar av deras grupperingar på akademinivå. Tankar/råd har tagits fram. Inga val behövde initieras, inte heller behövde styrdokument rörande regler för val till nya beslutande organ revideras. Studenternas rättssäkerhet ska säkerställas i övergången från nuvarande till ny organisation. Målet är uppfyllt. Delprojektet har arbetat efter den vägledande principen att eventuella tidigare institutionsspecifika regler, riktlinjer och vedertagna rutiner ska ses som kopplade till de utbildningsprogram som tidigare tillhörde institutionen. Slutsatsen av arbetet som gjorts, tillsammans med denna vägledande princip, är att delprojektgruppen funnit att omorganisationen inte kommer att medföra en försämring av studenternas rättssäkerhet inom identifierade områden. Delprojektgruppen ser därför inte något behov av prioriterade förändringar innan organisationsförändringen. Däremot har delprojektgruppen identifierat förbättringar och utveckling av befintligt arbetssätt som rekommenderas för en ökad rättssäkerhet. Ekonomistyrningen ska säkerställas i övergången från nuvarande till ny organisation. Målet är uppfyllt. En dokumenterad analys av hur organisationsförändringen påverkar fördelningen av medel 2014 har genomförts. Budget för ny organisation har färdigställts och redovisningsmodellen har anpassats för ny organisation. Högskolans styrmodell har inte reviderats utan enbart konverterats enligt styrelsens konverteringstabell. Prioriterade styrdokument ska vara uppdaterade i enlighet med ny organisation. Målet är uppfyllt. Delprojektet har levererat en kartläggning av befintliga styrdokument, en analys och prioritering av vilka styrdokument som ska upphävas, revideras eller som saknas utifrån ny organsation, en handlingsplan för förändringar av styrdokument och prioriterade förändringar är genomförda per den 1 juli 2014.

9 9 (15) Avtal med externa parter ska vara uppdaterade i enlighet med ny organisation. Målet är delvis uppfyllt. Delprojektet har kommit fram till att det inte är praktiskt genomförbart att framställa en korrekt kartläggning över befintliga avtal. En bedömning har gjorts att de avtal som eventuellt behöver revideras utifrån ny organisation avseende motpart kommer att identifieras efter hand. Delprojektet har skrivit en instruktion för hur dessa avtal ska behandlas. Högskolans IT-system (applikationer, kommunikationssystem och IT-infrastruktur) ska fungera i övergången från nuvarande till ny organisation och fortsatt stödja verksamhetens behov. Målet är ej uppfyllt. Delprojektet har genomfört en kartläggning av högskolans IT-system och systemsamband, där det framgår om och hur dessa påverkas av implementeringen av ny organisation. Det har dock inte funnits förutsättningar att bedriva projektet enligt den ursprungliga tidsplanen. Projektet har därför förlängts. Nuvarande institutitoner/enheters handlingar ska vara arkiverade. Målet är till största delen uppfyllt. Bedömningen är att majoriteten av de före detta institutionernas och enheternas handlingar har arkiverats, undantaget handlingar som personalen behöver i sitt löpande arbete. Tre institutioner samt ett fåtal avdelningar har rapporterat kvarstående arkiveringsbehov. Detta rör främst handlingar som personal inledningsvis bedömt att de skulle hinna arkivera inom ramen för ordinarie verksamhet samt handlingar som har identifierats först efter pågående arkiveringsinsats och som därför inte har hunnits med. Arbete med inplaceringstest avseende lokaler ska vara påbörjat. Målet är ej uppfyllt. Delprojektet har inte påbörjat sitt arbete eftersom det inte funnits förutsättningar för det i form av mer detaljerade beslut om den nya organisationsstrukturen. Arbetet kommer istället att hanteras i linjen enligt ordinarie rutiner. Leveranser Implementeringsprojektet har levererat resultat i enlighet med projektplanen enligt följande: Löpande styrning, koordinering och rapportering av projektet som helhet Styrning och koordinering har skett genom beställargruppsmöten, projektledningsmöten, samordningsforum, möten med införandegruppen och samråd med fackliga parter och skyddsombud. Delrapportering till beställargruppen har skett i enlighet med projektplan. Koordinering och samordning av delprojektens progress och resultat Koordinering och samordning har främst skett genom projektledningsmöten, samordningsforum och möten med införandegruppen. Kommunikationsplan Beslutades av rektor

10 10 (15) Genomförande av aktiviteter enligt kommunikationsplanen Aktiviteter har genomförts i enlighet med kommunikationsplanen. Projektet har haft en webbsida. Under perioden jan-april 2014 skickade projektledaren ut nyhetsbrev till samtliga medarbetare och intresserade studenter. Nyhetsbrevet ersattes sedan av nyhetsmailet På väg mot ny organisation. Information och nyheter har kontinuerligt publicerats på webben. Chefer har uppmanats att ha organisationsförändringen som en stående punkt på arbetsplatsträffar. Plan för samverkan Beslutades av rektor Genomförande av aktiviteter enligt plan för samverkan Samråd med fackliga parter och skyddsombud har genomförts i enlighet med plan för samverkan. Vid några tillfällen har samråd ställts in efter överenskommelse mellan parterna. Delrapporter Projektet har delrapporterats i enlighet med projektplanen. Slutrapport Slutrapport lämnad till rektor Leveranser från delprojekten beskrivs i respektive delprojekts slutrapport. Hantering av projektrisker och eventuella riskbedömningar Som bilaga till projektplanen togs en riskanalys fram. Riskanalysen togs fram i samråd med fackliga parter och skyddsombud. Riskanalysen har följts upp av projektledningsgruppen vid två tillfällen under våren Delprojekten har vid behov kompletterat den övergripande riskanalysen med en mer delprojektspecifik riskanalys. Lärdomar När implementeringsprojektet påbörjades fanns inte alla förutsättningar för att driva projektet på ett optimalt sätt. Det hade underlättat om akademicheferna hade varit utsedda och om det hade funnits ett mer detaljerat förslag på hur den nya organisationen skulle se ut. Avsaknaden av detta innebar att implementeringsprojektet låg lite i vänteläge under en period och att en del av de ursprungliga tidplanerna fick revideras. Eventuellt hade en del av det arbete som bedrivits inom ramen för implementeringsprojektet kunnat avvakta och drivits inom ramen för den nya linjeorganisationen istället. Då hade implementeringsprojektet inte blivit lika omfattande och den nya linjeorganisationen hade blivit mer involverad i frågor som är av betydelse för högskolans fortsatta utveckling. En annan problematik som uppstod under projektets gång var att en del chefer inte agerade som arbetsgivarföreträdare då de inte upplevde sig ha formellt mandat kvar pga. omorganisationen.

11 11 (15) När man driver ett så pass stort projekt som implementeringsprojektet är det mycket viktigt att tid och resurser avsätts och redan från början borde en uppskattning av vilken arbetsinsats som krävdes av deltagarna i delprojekten ha gjorts. Samtidigt hade det varit svårt att göra en uppskattning av arbetsinsatser på förhand. I stort har dock projektet haft tillgång till nödvändiga resurser och det är positivt att delprojektledarna från personalavdelningen blev avlastade i sina ordinarie roller genom resursförstärkning. Under projektets gång har det märkts vilken nytta alla involverade har haft av det systematiskta arbetssätt som har präglat projektet. Det har varit en tydlig projektorganisation och samordning av de olika delprojekten vilket har underlättat arbetet. Det har också blivit tydligt hur viktigt det är med en bra dialog mellan projektet och linjeorganisationen för att hitta gemensamma lösningar och arbetssätt. Det är många medarbetare som har varit involverade i projektet vilket har varit bra för förankringen av projektet och det bidrar också till att skapa förutsättningar för fortsatta samarbeten. Det arbete som har bedrivits inom ramen för projektet har i många fall bidragit till en kvalitetshöjning och högre effektivitet i verksamheten. I framtiden bör delprojektledare och projektgrupp inledningsvis sätta sig ner och diskutera delprojektet och förväntningar innan delprojektdirektivet fastställs så att delprojektledaren kan komma med inspel när denne är mer insatt i vad som förväntas levereras. Det har funnits olika förväntningar på delprojekten och i en del fall har det brustit i kommunikationen. Som exempel borde frågan om huruvida värdegrundsarbetet ska bedrivas inom eller utanför linjeorganisationen ha diskuterats tidigt i projektet och tydliggjorts i delprojektdirektivet. I delprojektet för Arkivering har det blivit tydligt att en mer regelbunden arkivering är önskvärd ur ett rättsäkerhets-, effektivitets- samt kvalitetsperspektiv. En möjlig lösning är fortsatta arkiveringsinsatser liknande den som har genomförts inom ramen för delprojektet. Något som talar för detta är att många ur personalen inte hinner med arkiveringen. Nackdelen är att det många gånger tar längre tid. Kvaliteten riskerar dessutom att sjunka när personer som inte har samma kunskap om handlingarna som ordinarie personal ansvarar för att ordna och arkivera. En strukturerad rutin för dokumenthantering som följs löpande bör dock bidra till att arkiveringen blir mer effektiv och får en hög kvalitet. Bedömningen är att det också kan minska behovet av extra arkiveringsinsatser. I efterhand har det konstaterats att delprojektet Systemanpassningar hade en orimlig tidplan. Delprojektet är i högsta grad beroende av leveranser både från den nya linjeorganisationen och från andra delprojekt och har endast till delar haft möjlighet att påbörja ett arbete inom ramen för implementeringsprojektet. Projektet kommer att förlängas och pågå till halvårsskiftet Delprojektet Lokaler har inte påbörjat sitt arbete eftersom det inte funnits förutsättningar för det i form av mer detaljerade beslut om den nya organisationsstrukturen. Arbetet kommer istället att hanteras i linjen enligt normala rutiner och borde inte ha ingått som ett delprojekt i implementeringsprojektet. Både fackliga parter, skyddsombud och studenter har bjudits in att delta i delprojekten men har inte fullt ut haft möjlighet att göra det. Flera av de skyddsombud som skulle ingå i delprojektet Lokaler hade kunnat delta i andra delprojekt om det varit känt från början att arbetet i delprojektet Lokaler inte skulle dra igång inom ramen för implementeringsprojektet. Det hade troligen blivit en enklare implementerings- och förankringsprocess om fackliga parter, skyddsombud och studenter funnits med mer kontinuerligt i arbetet.

12 12 (15) Projektledningsgruppens upplevelse av projektet Projektledningsgruppen upplever att det har varit en bra sammansättning på gruppen med representanter för olika delar av verksamheten, studentkåren och skyddsombud. Många frågor har fått sin lösning i gruppen på ett tidigt stadium. Det har varit ett bra mötesklimat och en bra struktur på gruppens arbete med dagordningar, återrapportering och mötesanteckningar. Kommunikationen har fungerat bra och det har varit relativt tydligt med vem som gör vad. Kvarstående frågor och rekommendationer Implementeringsprojektet avslutas nu i enlighet med det uppdrag som ligger till grund för projektet. Till delar finns nu den nya linjeorganisationen på plats, med akademichefer och förvaltningschef, och frågan om högskolans fortsatta organisationsutveckling hanterar nu i linjen. Det är av vikt att det fortsatta utvecklingsarbetet bedrivs på ett strukturerat sätt med tydlig plan och uppföljning. Nedan beskrivs kvarstående frågor och rekommendationer från delprojekten: Delprojekt Arbetsmiljö Slutföra förhandlingarna rörande lokalt arbetsmiljöavtal. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen HR) Fastställa rutinen för systematiskt arbetsmiljöarbete. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen HR) Utarbeta nya rutiner inom arbetsmiljöområdet utifrån kartläggningen och genomförda riskbedömningar. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen HR) Följa upp resultatet av den psykosociala skyddsronden. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen HR) Genomföra återstående aktiviteter i planen för hälsofrämjande åtgärder. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen HR) Genomföra utbildningsinsats inom arbetsmiljöområdet. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen HR) Delprojekt Bemanning Sektionsindelning och därmed slutlig organisatorisk placering för medarbetare inom kärnverksamheten. (Förslag på ansvarig: Akademichefer med stöd från avdelningen HR) Rekrytering av sektionschefer och eventuellt studierektorer. (Förslag på ansvarig: Akademichefer med stöd från avdelningen HR) Fastställa uppdragsstruktur görs i samband med att nya organisations- och beslutsordningar fastställs. (Förslag på ansvarig: Akademichefer med stöd från avdelningen HR) Fastställa titlar. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen HR)

13 13 (15) Delprojekt Utbildnings- och stödinsatser för chefer Plan för stöd- och utbildningsinsatser för chefer ska godkännas av högskolans ledningsråd och därefter verkställas. Aktuella insatser ska planeras, samordnas och genomföras. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen HR) Framtagen rutin för avgående chefer behöver revideras inför att nuvarande studierektorer avslutar sina uppdrag och sektionschefer tillträder. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen HR) Delprojekt Värdegrund och organisationskultur Arbetsgruppen har inte haft till uppgift att formulera själva värdegrunden. De föreslagna aktiviteterna i handlingsplanen bygger på att det finns en värdegrund att kommunicera och förhålla sig till. Det blir en fråga för ledning och linjeorganisation att besluta arbetssätt för att formulera värdegrunden. (Förslag på ansvarig: Rektor med stöd av rektors ledningsråd) Delprojekt Ledamöter i beslutande och rådgivande organ Tankar/råd kring sammansättning av olika framtida organ kommer att överlämnas till akademicheferna i samband med att de tar fram sina framtida organisationsstrukturer samt tillhörande beslutsordningar. Kartläggningen behöver därvid kompletteras med uppgifter om de nya organen vid akademierna. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen jurist) Delprojekt Studenternas rättssäkerhet I delprojektet blev det tydligt att det saknas en gemensam bild av vad begreppet studenternas rättssäkerhet innebär och vad som omfattas. Delprojektgruppen rekommenderar därför att högskolan använder sig av den definition arbetsgruppen identifierat och sprider den i organisationen för en genensam bild som kan underlätta framtida utvecklingsarbete inom området. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen Akademistöd) Delprojektgruppen rekommenderar att en Studenthandbok med lättläst och tydlig information kring rättigheter och skyldigheter tas fram. I dagsläget finns mycket information på hemsidan, men arbetsgruppen upplever att det finns behov av att denna information ytterligare samlas, förtydligas och görs mer lättillgänglig. Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen Akademistöd) Arbetsgruppen ser ett stort behov av att se över och harmonisera arbetssätt inom administration både centralt och lokalt då det under delprojektets arbete framkommit att det föreligger avvikelser i handläggningen av olika ärenden inte bara mellan olika institutioner men i vissa fall även mellan olika handläggare på både institution och enhet. Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen Akademistöd) Delprojekt Ekonomistyrning och redovisning Inom ramen för projektet har frågor som revidering av högskolans modell för full kostnadstäckning (dnr ) och lokalkostnadsmodell samt nytt strategidokument och uppföljning av verksamheten diskuterats. Samtliga dessa områden har påverkan på ekonomistyrningen och arbetet med att se över dessa frågor är angelägna i samband med att högskolans styrdokument och styrmodell ses över. (Förslag på ansvarig: Rektor lämpligen med stöd av controllers och avdelningen Ekonomi)

14 14 (15) I samband med implementeringen av högskolans redovisningsmodell behöver arbete fortgå med att standardisera och likrikta redovisningen. (Förslag på ansvarig: Controllers och avdelningen Ekonomi) Delprojekt Revidering av styrdokument Med anledning av den stora variation av styrdokument som framkom i samband med kartläggningen bör det övervägas att det görs en övergripande revidering av alla styrdokument för att uppnå enhetlighet. Arbetsgruppen har påbörjat ett utkast till handlingsplan avseende detta arbete. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen jurist) Arbete har påbörjats kring att revidera handläggningsordning för utformning av styrdokument för att försöka skapa en ordning som understödjer ökad kvalitet avseende högskolans styrdokument. Förslag på ansvarig: VS lämpligen jurist) Delprojekt Avtal Frågan om hur avtal, överenskommelser, samarbeten mm ska registreras har aktualiserats under delprojektets arbete. Det är önskvärt att typ av avtal, ansvarig enhet samt avtalets giltighetstid är sökbara variabler då man letar efter avtal i högskolans diarium. Detta för att man ska kunna få en aktuell sammanställning över vilka avtal som högskolan har att förhålla sig till. (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen Ekonomi) Delprojekt Systemanpassningar Förslag på nödvändiga förändringar som ska genomföras vad gäller IT-system och systemsamband. Prioriteringsordning ska framgå. (Ansvarig: VS med stöd av projektledare för Anpassning och implementering av IT-system) Förslag på handlingsplan för förändring av IT-system och systemsamband. Tidsplan och resursbehov ska framgå. (Ansvarig: VS med stöd av projektledare för Anpassning och implementering av IT-system) Genomförda förändringar av IT-system och systemsamband. (Ansvarig: VS med stöd av projektledare för Anpassning och implementering av IT-system) Delprojekt Arkivering Med anledning av att en mycket liten del av de handlingar som arkiverats har sitt ursprung i högskolans forskningsverksamhet bör en översyn av hanteringen av forskningshandlingar göras utifrån de regler som anges i högskolans dokumenthanteringsplan för forskningshandlingar (dnr ). (Förslag på ansvarig: VS lämpligen avdelningen Ekonomi) Delprojekt Lokaler Delprojektet har inte påbörjat sitt arbete eftersom det inte funnits förutsättningar för det i form av mer detaljerade beslut om den nya organisationsstrukturen. Arbetet kommer istället att hanteras i linjen enligt normala rutiner. (Förslag på ansvarig: Rektor med stöd av avdelningen Ekonomi)

15 Bilagor Slutrapport delprojekt Arbetsmiljö Slutrapport delprojekt Arkivering Slutrapport delprojekt Avtal Slutrapport delprojekt Bemanning Slutrapport delprojekt Ekonomistyrning och redovisning Slutrapport delprojekt Ledamöter i beslutande och rådgivande organ Slutrapport delprojekt Revidering av styrdokument Slutrapport delprojekt Studenternas rättssäkerhet Slutrapport delprojekt Utbildnings- och stödinsatser för chefer Slutrapport delprojekt Värdegrund och organsationskultur 15 (15)