Kontrakt 1 Projektbudget och rapportering

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Kontrakt 1 Projektbudget och rapportering"

Birgitta Persson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Kontrakt 1 Projektbudget och rapportering 18 sep 2014 Jari Rusanen

2 Kontraktet/regelverket De olika delarna av kontraktet/regelverket Mycket av regelverket ligger i Programguiden för 2014 Själva kontraktsdokumentet har olika delar: 1. Special conditions (huvuddokumentet med regler, bidragssumman och kontaktadresser. Signeras.) 2. General conditions (allmänna regler i bilaga) 3. Annexes: I. Description (enbart dessa aktiviteter är godkända för finansiering inom projektet) II. Estimated budget (dessa är de maximala summorna som kan finansieras inom de godkända delarna i projektet) III. Financial and contractual rules IV. Templates for agreements V. Mandates 2

3 Kontraktet/regelverket FAQ ger tolkningar och detaljer när regelverket inte är tydligt nog. Vid konflikt mellan dokumenten så är det kontraktet som gäller, därefter Programguiden och sist FAQ. 3

4 Kontraktet/regelverket Amendments (kontraktsändringar under projektperioden) Kontraktsändringen får inte ändra projektets innehåll avsevärt eller försämra kvaliteten. Kontraktsändringen kan inte öka den totala budgeten. Om projektet vill byta ut en partner krävs kontraktsändring. Om koordinatorskapet byts till en annan organisation i samma land behövs kontraktsändring (annat land omöjligt). 4

5 Projektbudgeten Totala summan för projektet finns i kontraktets huvuddokument. Budgetdetaljerna finns i Annex I och II (det som inte finns med där finansieras inte av projektet). Budgetreglerna finns i Annex III. Project management and implementation Schablonsumma per projekt som får fördelas inom partnerskapet på bästa sätt Kostnaderna redovisas inte till UHR (er interna redovisning vill dock ha koll). Partnerskapet bestämmer vad pengarna ska användas till. Enda projektfinansieringen för administration (ingen administration under Intellectual Outputs budget). Projektfinansiering för implementeringen (finns även Multiplier Events). Projektfinansiering för utveckling av resultat som inte ingår i Intellectual Outputs budget. 5

6 Projektbudgeten Transnational project meetings Finansieringen är baserad på antal deltagare och inte på kostnader Deltagarna behöver rapporteras, inte kostnaderna. Deltagare från samma land tillåtna i budgeten om avstånd mer en 100 km. Ändringarna behöver godkännas på förhand av UHR. Intellectual Outputs Finansiering för utveckling av stora produkter. Finansieringen är baserad på yrkeskategorier och antal arbetsdagar. Yrkeskategorierna och antalet arbetsdagar behöver redovisas i Mobility Tool+, inte kostnaderna (personliga time sheets som kvitto vid eventuella kontroller). Arbetstid för administration får inte inkluderas (double funding), enbart utvecklingsarbete tillåtet under denna kategori. Resultaten (produkterna) redovisas i Dissemination Platform. 6

7 Projektbudgeten Multiplier events Budgeten är baserad på antal externa deltagare och avstånd för resan. Summan i budgeten ska finansiera hela eventet, inte enbart resorna; det handlar inte om resekostnadsersättning. Det är upp till projektet att bestämma hur medlen används när det gäller detaljerna. Multiplier eventet måste alltid vara kopplat till den Intellectual Output som producerats, inga IO -> inga events! Flyttar ni eventet kontakta först UHR! Eventet får inte flyttas till länder som inte är med i projektet (representerade i partnerskapet)! 7

8 Projektbudgeten Transnational learning, teching and training activities Mobilitetsdelen av projektet: Intensivprogram, långtidsmobilitet för lärare osv. Enbart mobilitetsaktiviteter som nämns i Annex I kan rapporteras. Täckning för resor och uppehälle. Uppehållet täcks under själva aktiviteten samt under eventuella direkt sammanhängande resedagar före och efter perioden. Reseersättning enligt tabell -> Mobility Tool+ visar rätt summa för resan Distance calculator visar avståndet för resan (mata in städer) 8

9 Projektbudgeten Special needs support Har projektet beviljats medel för detta så rapporteras dessa via Mobility Tool % täckning av faktiska kostnader. Spara originalkvitton! Exceptional costs Kostnaderna måste motsvara det som tas upp i Annex I och II Se kontraktet vilka kostnader som kan täckas! (General conditions, Art. II ). 75 % täckning av faktiska kostnader. Spara originalkvitton! 9

10 Projektbudgeten Budget transfers (budgetöverföringar) Projektet kan göra vissa budgetöverföringar utan att behöva söka en Amendment (kontraktsändring) Överföringar: 1. Inga överföringar tillåtna från Special Needs Support. 2. Projektet kan överföra max 20 % av budgeten inom alla andra budgetdelar. 3. Inga överföringar är tillåtna till Exceptional costs eller till Project management and implementation. 4. Projektet kan öka delbutgetarna via överföring max 20 % av det som står i Annex II (med undantag av Special Needs Support som kan ökas via överföring obegränsat om ingen summa ges i Annex II). 10

11 Rapportering under och efter projektperioden Rapporterna Interimsrapport 1 (3-åriga projekt): 30 april 2015 Interimsrapport 2 (3-åriga projekt): 28 februari 2016 Inga interimsrapporter för 2-åriga projekt. Slutrapport när kontraktperioden är slut (se kontraktet för datum). Hur genomförs rapporteringen? Alla rapporterar via EU-kommissionens online-verktyg Mobility Tool+. Rapporterna bedöms och poängsätts. Dåligt resultat -> neddragning av budgeten! 11

12 Rapportering under och efter projektperioden Om budgetdelen är kopplad till faktiska kostnader ska kostnaderna växlas till euro ifall kostnaderna har uppkommit i annan valuta. Vid hänvisning till faktiska kostnader behöver det finnas kvitton eller fakturor som bevis. Som regel ska kvitton visas i original vid eventuella kontroller. Kvittokopiorna är tillåtna om originalet enligt lag måste bevaras hos partnerorganisationen som haft kostnaden. Signerade deltagarlistor med start och slutdatum fungerar som kvitton för aktiviteter som täcks med schablon (proof of attendance). Se General Conditions, Art.II.16.2 för mer information om Supporting documents. Före eller efter slutrapporteringen kan olika kontroller förekomma antingen genom kontroll av dokument eller i form av kontrollbesök. 12

13 13

Relevanta dokument

Regelverk och kontraktshantering

2016-09-23 Jari Rusanen, Rebecka Herdevall Regelverk och kontraktshantering inom- och utomeuropeisk mobilitet Kontraktshantering Kontrakt för KA103 och KA107 De olika delarna av kontraktet: Huvuddokument: