Birgitta Fridell Marina Zivkovic Djudjic Oskar Von Schreeb. Eramus+ mobilitet. - skola och vuxenutbildning

Transkript

1 Eramus+ mobilitet - skola och vuxenutbildning Birgitta Fridell Marina Zivkovic Djudjic Oskar Von Schreeb

2 Handläggare Skola: Marina Zivkovic Djudjic Oskar von Schreeb Vuxenutbildning: Birgitta Fridell

3 Celsiussalen Mobilitet skola och vuxenutbildning Projektadministration och utbyten.se Kontroller Slutrapporten Ett år med Erasmus+, Fridegårdsgymnasiet berättar 12: Lunch Mobility Tool School Education Gateway (SEG) etwinning/epale Eftermiddagsfika Gruppdiskussioner om kvalité i projektet Frågestund och avslutning av dagen

4 Ansökningsomgång 2016 (KA1) KA101 Skola KA102 + KA116 Yrkesutbildning KA104 Vuxenutbildning Ansökningar Beviljade projekt Budget ( ) Totalt Beslutslistor 2016

5 Projektadministration och utbyten.se Birgitta Fridell Oskar von Schreeb

6 Ramverk Det är programguiden för 2016 tillsammans med kontraktet som är det regelverk som styr ert projekt. Erasmus+ Programguide 2016 Kontraktet (Grant agreement) med annex

7 Kontraktet Kontraktet är uppbyggt av sex dokument/delar: 1. Special Conditions (signeras) Huvuddokumentet med regler, bidragssumman och kontaktadresser AGREEMENT NUMBER SE01-KA10X-000XXX = projektnumret används vid all kontakt med UHR 2. Annex I - General Conditions Allmänna regler i bilaga 3. Annex II Beskrivning av projektet, partners och budget 4. Annex III - Financial and contractual rules Regler kring underlag, ekonomi och kontroller 5. Annex IV - Applicable rates De schabloner som gäller för de olika aktiviteterna 6. Annex V Kontrakt mellan sändande- och mottagande organisation samt deltagare

8 Annex V Rekommenderade avtal som skrivs mellan sändande organisation, deltagare och mottagande organisation Grant agreement model for Erasmus+ staff mobility överenskommelse mellan projektägaren och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten Mobility agreement Quality commitment (ej vux) överenskommelse om de planerade aktiviteterna och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter sändande organisation, den mottagande organisationen samt deltagaren. Är ej obligatoriska Till för att säkerställa kvalitet i projektet, samt tydliggöra resp. aktörs ansvar samt beskriver vilka förväntningar som ställs på aktiviteterna

9 Ändringar inom projektet Ändringar av deltagare och mottagande partners är tillåtet förutsatt att det bidrar positivt till projektets mål och syfte Budgeten kan komma att justeras nedåt i samband med slutrapportering Totalbudgeten kan aldrig bli högre än beviljat belopp Projektperioden är mellan 12 och 24 månader Vissa ändringar kräver kontraktsändring (s.k. amendment) Kontakta alltid UHR vid alla ändringar inom projektet!

10 Kontraktsändring (s.k. amendment) Kontraktsändring kan behövas vid förändringar av projektet under projektperioden. De får dock inte ändra projektets innehåll avsevärt eller försämra kvaliteten Begäran ska skickas in omedelbart då behov uppstår men senast en månad innan projektets sista dag enligt kontraktet Exempel på kontraktsändringar: Väsentlig förändring av innehåll Förlängning av projekttiden (24 månader max) Vid byte av deltagare i nationellt konsortium Kontakta alltid UHR vid alla ändringar inom projektet!

11 Programguiden Erasmus+ programguide 2016 MOBILITY PROJECT FOR SCHOOL EDUCATION STAFF, s. 61 MOBILITY PROJECT FOR ADULT EDUCATION STAFF, s. 68 Giltiga organisationer Giltiga aktiviteter Längd på projektet och aktiviteter Och en massa annat

12 Olika roller i projektet Mottagande organisation skriver lärandeavtal, vistelseintyg m.m. Sändande organisation skriver lärandeavtal, validerar perioden m.m. Koordinator- ansvarar för projektadministration, rapporterar till UHR, skickar ut deltagarrapporter och ansvarar för att projektet håller Mobility Tool+ uppdaterat m.m. Deltagaren deltar i de godkända aktiviteterna enl. i projektet överenskomna villkor

13 Vad ska genomföras i projektet? Utvärdering Aktivitet Ansökan Rapportering Spridning

14 Urvalsprinciper av deltagare Urvalsprinciperna anpassas efter mål och syfte med projektet. De ska vara: Inkluderande Jämställda Öppna Relevanta

15 Projektbudgeten Total beviljad summa för projektet framgår i kontraktets huvuddokument Grant Agreement Budgetens olika delar beskrivs i Annex II - Det som inte finns med där kan inte finansieras av projektet Budgetreglerna finns i Annex I och Annex III Budgetöverföringar tillåtet mellan budgetposter med schablonbelopp FÖRUTOM TILL Organisational support För de budgetposter med schablonbelopp ska inte faktiska kostnader redovisas till UHR Posten Special needs är baserad på faktiska kostnader och medel kan flyttas TILL men inte FRÅN denna post.

16 Projektbudgeten, forts. För de budgetposter som har schablonbelopp ska inte faktiska kostnader redovisas till UHR UHR uppmanar alla projekt att använda samtliga beviljade medel Medel är ej knutna till en viss person Samma person kan åka på flera olika mobiliteter inom projektet OM det främjar projektets syfte och mål Första utbetalning sker efter kontraktet signerats Andra utbetalning efter genomfört projekt samt bedömd och godkänd slutrapport

17 Påminnelser gällande ekonomi/administration Firmatecknaren är juridiskt och ekonomiskt ansvarig för hela projektet Denne ska även säkerställa att alla underlag finns tillgängliga Förändringar i projektet måste genast meddelas UHR, ex. byte av kontaktpersoner, kontaktuppgifter o dyl. Om underlagen inte är på svenska eller engelska behövs en kort översättning av handlingarna Underlag ska sparas i minst 3 eller 5 (projekt över euro) år från och med sista utbetalningsdag för ev. revision

18 Rapporteringskrav Alla projekt ska slutrapportera. Slutrapporten bedöms och poängsätts, precis som ansökan Slutrapporteringen är en kontroll av att projektet har genomförts enligt beviljad ansökan och ska bedömas och godkännas före ev. slututbetalning Datum för rapportering finns i ert kontrakt, Artikel I.4.3 samt I.4.4 Stödjande uppföljningsbesök och/eller uppföljningssamtal kan förekomma Kontroller utöver slutrapporten: Fördjupad granskning Platsbesök

19 Force majeure Kontakta UHR Fyll i formulär Skicka INTE in läkarintyg Länk till formulär att ansöka om att hänvisa till force majeure

20 Grafisk profil Enligt kontraktet (Annex I General conditions, Artikel II.8) måste all kommunikation och material inom projektet referera till Erasmus+ och att finansiering kommer från Europeiska unionen broschyrer, webbsidor, outputs etc. Måste innehålla Erasmus+ logotyp (inkl. EU-flaggan), kan laddas ner från: Mer information finns här:

21 Utbyten.se Oskar von Schreeb

22 Utbyten.se Erasmus+ Mobility Tool+ Dokument och information för projekt beviljade 2016 skola Dokument och information för projekt beviljade vux Spridning Efter projektet Verktyg School Education Gateway (SEG) EPALE Europass - dokument för meriter och färdigheter Verktygslåda för mobilitet

23 Kontroller och slutrapporten Marina Zivkovic- Djudjic

24 Kontroller Syftet aktiviteterna och hantering av projekt sker i enlighet med kommissionens regler Alla projekt: Slutrapport (inom 60 dagar efter avslutat projekt) Slumpade projekt: Fördjupad granskning (desk check) Platsbesök, pågående projekt (on-the-spot during action)

25 Fördjupad granskning (desk check) Processen startar när projektägaren har lämnat in sin slutrapport och avslutas innan eller i samband med projektets avslutning Programguiden Kontraktet 30 dagar att inkomma med begärd information Vistelseintyg och/eller kursintyg

26 Dokument som intygar genomförd mobilitetsperiod Europass / Vistelseintyg Namn på deltagaren Kort beskrivning av aktiviteten Ort där fortbildningsaktiviteten ägt rum Start och slutdatum för fortbildningsaktiviteten Dokumentet ska vara daterat och undertecknat av mottagande organisation Kursintyg Namn på deltagaren Kort kursbeskrivning Ort där kursen ägt rum Start- och slutdatum för kursen Det ska framgå att kursavgiften är betald Dokumentet ska vara daterat och undertecknat av mottagande organisation

27 Platsbesök, pågående projekt (on-the-spot during action) Syftet granska projektets aktiviteter samt kvaliteten på producerade resultat Sker under projektperioden och innan slutrapporteringen Under besöket ställer UHR frågor utifrån färdiga checklistor Vi samtalar om det som inte går att kontrollera genom dokumentkontroll Återkoppling 30 dagar efter platsbesöket Kontroller genomförs av handläggare från annan sektor

28 Monitorering Ej kontroll! Telefonsamtal, besök eller enkät till tvååriga projekt Av stödjande och hjälpande karaktär Ett tillfälle att få hjälp med projektet

29 Slutrapporten Detta ingår i slutrapporten: Slutrapporten narrativ del Korrekt ifylld budget Ny declaration of honour signerad av firmatecknaren Deltagarrapporter Länk till slutrapporten som PDF Observera att detta är slutrapporten från 2014 och att den kan komma att ändras av EU-kommissionen, dock är det sällan några större ändringar.

30 Slutrapportens narrativa del Relevance, 30 p Quality of the project implementation, 40 p Impact and dissemination, 30 p

31 Ett år med Erasmus+

32 Projektstart Ett år sedan viktigt att tänka på Prioritet genom hela projektet elevernas måluppfyllelse Deltagare spridning Skolledning spridning Förberedelse spridning Uppföljning spridning Utvärdering - spridning

33 Om vårt projekt Litet åtta mobiliteter Tre fokusområden IKT Matematik Internationalisering Två kurser, en jobbskuggning Skolledare på kurs Anknytning till EU-mål, nationella mål, kommunens mål

34 Ett projekt för hela skolan Val av deltagare Jag som internationaliseringsansvarig har jobbat med deltagare, kollegor och elever Förberedelse och uppföljning Involvera elever

35 Spridning Kollegor Elever Rektorsgrupp Kollegor på kommunens grundskolor Lokal media Företagarfrukost

36 Frågor?

37 Mobility Tool Oskar von Schreeb

38 Kontraktet (Grant agreement) säger

39 Annex III financial and contractual rules Schablonbaserade budgetposter Hur de olika budetposterna ska registreras och hur dessa räknas ihop Allt detta sker i Mobility Tool+ Presentationstitel

40 Vem gör vad? UHR Skapar projekt i Mobility Tool+ (med information gällande kontaktperson, firmatecknare och organisation) Uppdaterar den beviljade budgeten PROJEKTÄGAREN Skapar ytterligare kontaktpersoner (vid behov) Lägger till partner(s) och mobiliteter Samlar in deltagarrapporter Sköter kontinuerlig uppdatering av aktiviteter och kostnader Skapar och skickar sedan in slutrapporten Kom ihåg att Regelbundet registrera mobiliteter/kostnader Hålla koll på/uppdatera kontaktpersonens uppgifter Om en organisation har flera projekt hos UHR, håll noga isär dessa vid redovisning

41 Inloggning i Mobility Tool+ sker endast via webbplatsen ECAS. Välj alltid External när du loggar in.

42

43 Mobility Tool+: Informationssidan Informationssidan visar en del basfakta kring projektet som förts över från ansökan. I historiken framgår även vem som senaste varit inne och arbetat i projektet i verktyget. Flikarna längst upp används för att navigera i verktyget. För att t.ex. lägga till nya organisationer och/eller skapa nya mobiliteter.

44 Mobility Tool+ Organisationer Projektägaren kan gå in och lägga till/ta bort samt ändra information gällande de organisationer som ingår i projektet. Kontakter Utöver firmatecknaren och kontaktpersonen kan ytterligare kontaktpersoner läggas till efter behov. Exempelvis kan det vara bra att en ekonom/administratör får tillgång till projektet utöver kontaktpersonen ifråga. Mobiliteter Samtliga deltagare som åker ut på en eller flera aktiviteter inom projektet skall redovisas som en unik mobilitet i Mobility Tool+. Även s.k. Zero Grants och sådana som t.ex. åker ut på överblivna OS-medel.

45 Mobilities Mobility ID: Fylls i per automatik Fyll i alla rutor med value required Activity type : Kurs, jobbskuggning eller undervisningsuppdrag Start- och slutdatum: För själva mobiliteten Mottagande land: Där aktiviteten äger rum Glöm inte att klicka på save

46

47 Deltagaren Deltagarinformation, deltagarrapport, eventuella certifikat Field of education: välj relevant val från rullistan

48 Deltagarrapport Är obligatorisk för slutrapporten Kan skickas på nytt Se till att samla in i god tid innan slutrapportering Länk till deltagarrapporten som PDF

49 Från/till Fält fylls i per automatik utifrån era val Organisationer går att lägga till direkt, klicka på create Mottagande land påverkar budgeten ( individual support ) Måste vara det land där aktiviteten äger rum! Distance band påverkar budgeten ( travel )

50 Aktivitetsperiod Information hämtas från tidigare ifyllda fält Grå fält fylls i per automatik och går inte att skriva i Resdagar: Max 2, fylls i för hand Schabloner för budgeten Presentationstitel

51 Budgeten Grå fält fylls i per automatik, information hämtas från tidigare ifyllda fält

52 Mobility Tool+: Budget Beviljad budget (av NA) Rapporterad budet (av projektägaren) Andel (i procent) rapporterad budget (av projektägaren) Organisationsstödet redovisas som sådant eller justeras efter behov i förhållande till övriga poster. Aktivitetstyp (AT) Summorna i AT posterna justeras i respektive mobilitet, de kan ej ändras i budgetfliken. Röda siffror kan uppstår vid rapportering, det är en indikation på att någon post är övertrasserad. Det behöver inte nödvändigtvis betyda att något är fel. Dock skall posten för rapporterad budget aldrig överstiga den totala beviljade budgeten.

53 Mobility Tool+: Budget Formel: Rapporterad budget Beviljad budget = Godkänd redovisad budget (100%) Röda siffror kan uppstå vid rapportering. Det är en indikation på att någon post är övertrasserad, men det behöver inte nödvändigtvis betyda att något är fel. Dock skall posten för rapporterad budget aldrig överstiga den totala beviljade budgeten. För att jämna ut röda siffror i övriga poster, för att få en godkänd redovisad budget (100%), skall posten för beviljade OS medlen reduceras med motsvarande övertrasserad summa.

54 Deltagarrapporten Fylls i av deltagarna, ett automatiskt går ut till dessa när mobilitetsperioden är avslutad. När den skickas åter blir resultatet sedan tillgängligt i Mobility Tool+. OBS! Deltagarrapporten kan endast skickas in en gång! 54

55 Slutrapportering Slutrapportering Slutrapporteringen sker elektroniskt (endast). Projektägaren skapar slutrapporten i Mobility Tool+ och skickar sedan in den digital via verktyget.

56 Hjälp på vägen Användarhandboken för Mobility Tool+ Rapporteringssidan på utbyten.se (Se demo-bild nedan) Kontakta med oss på UHR:

57 Oskar von Schreeb School Education Gateway Erasmus+ skola

58

59

60 Change language Log in or create an account Home page Site navigation and search Editor picks and news Latest content Erasmus+ tools Course catalogue Mobility opportunities Strategic partnerships

61

62

63

64

65

66 Kristina Dahlberg etwinning Digitala, internationella samarbeten

67 Introduktion - Vad är etwinning? Kungsbacka kommun: Vad är etwinning för er?

68 Öppna dörren till Europa! 37 länder lärare projekt

69 etwinning Ett verktyg för skolutveckling Förskolan till och med gymnasiet, alla ämnen Socialt nätverk Motiverade lärare som delar med sig Kostnadsfritt verktyg för internationellt samarbete och kompetensutveckling för lärare Säker, annonsfri yta Det är på riktigt elevernas motivation Enkelt att söka ingen omfattande rapportering Ett projekt är skapat av två länder men (många) fler kan delta. Lärare och elever bestämmer själva när, hur länge, innehåll, verktyg Nationella projekt

70 etwinning och Erasmus+ Partnersök via etwinning Live Plattform för kommunikation och/eller dokumentation via etwinninglive och Twinspace Inför Erasmus+projekt (planering) Under pågående Erasmus+ projekt kommunikation dokumentation bjuda in elever i gratis forum. Sluten och annonsfri plattform

71 etwinning och Erasmus+ Fortbildning under projektperioden On-line seminarier Learning events Efter genomfört Erasmus+projekt Som arkiv Nytt etwinningprojekt Spridning: etwinning Quality Labels och etwinningpriser Göra vissa sidor publika

72 Registrera dig på etwinning.net

73 etwinninglive Skapa en profil Vilket språk? Lägg upp en bild Finns skolan redan registrerad? Leta upp din Erasmus+ partner

74 etwinninglive ansök om projektyta Enbart två personer kan ansöka om projekt, men fler kan bjudas in Beviljas av etwinningteamen i respektive land Ni bjuder sedan in andra Lärare Elever Föräldrar

75 Twinspace - översikt

76 Här hittar du oss: Bloggen: etwinning.se etwinning.net Facebook: etwinning Sverige

77 Svenska etwinningteamet Kristina Dahlberg, Karin Kaikkonen, Funktionsbrevlåda:

78 Erasmus+ mobilitetsprojekt vuxen- och yrkesutbildning Birgitta Fridell EPALE

79 EPALE - för lärare, utbildare, akademiker, beslutsfattare och alla andra med en yrkesmässig roll inom vuxnas lärande i hela Europa.

80

81 Det finns fem temaområden med flera underteman på EPALE

82 Vad kan vi använda EPALE till? Dela idéer och resultat Upptäcka möjligheter till egen kompetensutveckling Få inspiration Hitta partners för samarbeten och diskutera intressanta teman Hålla sig uppdaterad inom området vuxnas lärande

83 Varför EPALE? EN webbplats för ALLA som arbetar med vuxnas lärande i HELA Europa (information och inspiration) Ett samlat forum för att sprida information om vuxenutbildning Möjligheter till att kunna samarbeta med kollegor i hela Europa (via samarbetsrum och partnersök) 83

84 Har du frågor eller vill ladda upp något på EPALE? Kontakta NSS Sverige: Helena Wallinder: Kerstin Hagblom: 84

85 EPALE Projektet genomförs med ekonomiskt stöd från Europeiska kommissionen. 85

86 Kvalitet i ert projekt Gruppdiskussion och erfarenhetsutbyte Birgitta Fridell Oskar von Schreeb

87 Gruppdiskussion 30 minuters diskussion sedan återsamling Vad anser ni vara kvalitet i ett projekt? Hur tänker ni uppnå kvalitet i projektets alla faser? Implementering av projektet i organisationen Förberedelser inför aktiviteter Genomförande av aktiviteter Utvärdering Implementering av projektresultat Spridning

88