Slutrapporteringsmöte Erasmus+ strategiska partnerskap

Transkript

1 Slutrapporteringsmöte Erasmus+ strategiska partnerskap Ansökningsomgång 2014 och 2015 Clara Bolin Ewa Gustafsson Jessica Hintze Johan Eckerman Kerstin Claesson Callahan Lisa Rannikko Maria Wennberg Miloš Radulović

2 Program förmiddag Inledning Jessica Hintze, UHR Varför slutrapport? Kvaliteten i slutrapporten Johan Eckerman och Kerstin Claesson Callahan, UHR Erfarenhetsutbyte med bensträckare Kontraktet och budgetposter repetition Clara Bolin, UHR Kontroller Lisa Rannikko, UHR Lunch

3 Program eftermiddag Avslutat projekt berättar om slutrapportering Klas Tallvid, Hälsinglands utbildningsförbund Kort bensträckare (15 min) Information om kontaktseminarier Ingrid Gran, UHR Checklista för Mobility Tool+ Ewa Gustafsson, UHR Erasmus+ project results platform Maria Wennberg, UHR Fika och diskussion per utbildningssektor Förberedande besök Birgitta Fridell, UHR Frågestund

4

5 Översikt Erasmus+ 30 år

6 Varför slutrapport? - Europeiska kommissionens förväntningar Johan Eckerman, Kerstin Claesson Callahan

7 Övergripande mål för Utbildning Livslångt lärande - Mobilitet Kvalitet och resultat inom utbildning - Jämlikhet - Social integration - Aktivt medborgarskap Kreativitet och innovation (entreprenörskap)

8 Specifika mål Erasmus+ Nyckelkompetenser Internationalisering och ökad kvalitet Europeiskt utbildningsområde Språkundervisning och språkinlärning

9 Att koppla till mål på olika nivåer i slutrapporten Utbildning 2020 mål Erasmus+ programmål Nationella mål Huvudmannens mål Organisationens mål

10 Redovisningens olika delar Finansiell redovisning: En redovisning för att erhålla slututbetalningen. Kontroll ifall medel måste återkrävas på grund av ofullständigt genomförande av projektet. Innehållsredovisning: Har projektet uppnått det syfte och mål som beskrivits i ansökan? På vilket sätt kan projektets resultat eller erfarenheter spridas vidare och hur blir dessa långsiktigt hållbara för den egna organisationen men även för andra organisationer?

11 Bedömning av slutrapporten Två externa bedömare per slutrapport Utgår från fyra kriterier: Relevance of the project (20 p) Quality of the project implementation (25 p) Quality of the project team and the cooperation arrangements (15 p) Impact and dissemination (40 p) Poäng Reducering % % % Max 100 poäng Projekt som får över 50 poäng får ingen reducering av den sista utbetalningen Eventuell reducering görs på den totala godkända budgeten i slutrapporten

12 Innehåll slutrapport Relevance of the project/strategy Quality of the project design and implementation Kvalitet Quality of the project team and the cooperation arrangements Impact and dissemination Budget

13 Relevance of the project (20 p) Resultat - Vad har projektet uppnått? Har projektet uppnått uppsatta mål och hur väl svarar projektet mot valda prioriteringar? Förklara orsaken till eventuella avsteg från den ursprungliga planen. Vilket var mervärdet av att driva projektet internationellt snarare än nationellt? Hur innovativt och/eller kompletterande har projektets resultat varit till andra initiativ och befintlig kunskap?

14 Quality of the project implementation (25 p) I hur stor utstäckning har projektet genomförts enligt ursprunglig plan? Kvaliteten på genomförda aktiviteter/outputs samt hur dessa svarar mot projektets mål. Kvaliteten på projektets metodologi. I vilken utsträckning har deltagare fått erkännande för sitt lärande vid ev. Learning, Teaching and Training-activities?

15 Quality of the project team and the cooperation arrangements (15 p) I vilken utsträckning har man lyckats involvera en lämplig blandning av de deltagande organisationerna i olika aktiviteter för att försäkra sig om att man når bästa möjliga resultat? Hur väl har man fördelat ansvar och arbetsuppgifter inom projektet? Hur väl har kommunikationen inom projektet fungerat?

16 Impact and dissemination (40 p) Projektets fortlevnad - Hur ska aktiviteter och projektresultat (ex. webbplatser etcetera) underhållas när projektmedlen tagit slut? I vilken utsträckning och på vilket sätt projektresultat gjorts tillgängligt efter projektets avslut.

17 Tips och råd

18 Varför slutrapport? Råd från bedömarna: Avsätt tid för att gå igenom frågorna i formuläret. Var tydliga, undvik upprepningar, lyft fram det viktigaste. Korrigera stavfel i rapporten. Beskriv hur ni har jobbat med prioriteringarna i projektet. Beskriv hela projektet och hela partnerskapet. Skriv rapporten så att den som läser får en helhetsbild av projektet.

19 Kontraktet och budgetposterna Clara Bolin

20 Kontraktet och regelverket Kontraktsdokumentet har olika delar: I. Special Conditions II. General Conditions Annexes: I. Description II. Estimated budget III. Financial and contractual rules IV. Applicable rates V. Mandates VI. List of other beneficiaries Mycket av regelverket finns även i Programguiden för åren 2014 och 2015

21 Budgeten i kontraktet Total beviljad summa för projektet framgår av kontraktets huvuddokument (Special Conditions). Budgetdetaljer framgår av Annex I och II. Budgetregler beskrivs i Annex III.

22 Rapportering under och efter projektperioden forts. Signerade deltagarlistor med start och slutdatum fungerar som kvitton för aktiviteter som täcks med schablon (proof of attendance). Se General Conditions, Art.II.16.2 för mer information om Supporting documents. Före eller efter slutrapporteringen kan olika kontroller förekomma antingen genom kontroll av dokument eller i form av kontrollbesök. Presentationstitel

23 Budgetposterna Project Managament and Implementation månatlig schablon som alla får Transnational Project Meetings schablon per deltagare, baserad på reseavståndet Learning/Teaching/Training Activities schablon för resekostnad respektive uppehälle, per deltagare

24 Budgetposterna Exceptional Costs faktiska kostnader, bidrag för extern kompetens Special need support faktiska kostnader, medel för deltagare med särskilda behov Intellectual outputs schablon per arbetad dag, bidrag för utvecklandet av produkter Multiplier Events schablon baserad på antal deltagare (nationella och från andra länder)

25 Budgetöverföringar Vissa budgetöverföringar (budget transfers) får göras på egen hand, utan att kontraktsändring görs: max 20 procent får flyttas från en budgetpost till en annan, förutom till Project management and implementation och Exceptional costs; En budgetpost får, efter omflyttning, öka med max 20 procent av den beviljade summan (se Annex II), undantaget Special Needs Support som kan ökas obegränsat; Inga överföringar är tillåtna till budgetposter där inga medel är beviljade (se Annex II), undantaget Special Needs Support; Inga överföringar är tillåtna från Special Needs Support

26 Förändringar i projektet Mindre förändringar, som inte påverkar budgeten, bör ha diskuterats med UHR under projektperioden. Några exempel: Byte av land för Transnational Project Meetings Omfördelningar av deltagare vid Learning/Teaching/Trainingaktiviteter. Önskemål om kontraktsändringar ska ha: Inkommit som skriftlig begäran Godkänts av UHR innan de trätt i kraft Inga ändringar får/kan: Ändra projektets innehåll avsevärt eller försämra kvaliteten Öka den totala budgeten

27 Kontroller av avslutade projekt Miloš Radulović

28 Slutrapportering av använda medel Alla genomförda aktiviteter med schablonersättning ska kunna identifieras och verifieras (supporting documents) Kvitton/fakturor ska kunna uppvisas i budgetposterna Exceptional costs och Special needs support Dessa budgetposter måste finnas i den beviljade budgeten annars ska ni inte använda dessa poster

29 Rapportering av faktiska kostnader Faktiska kostnader ska endast rapporteras (i Mobility Tool+) för budgetposterna Exceptional Costs och Special Needs Vid rapportering av faktiska kostnader som uppstått i annan valuta än euro: För projekt som startade 2014 gäller dagskursen för dagen som utbetalningen landade på er konto (=krediteringsdatumet): ence_exchange_rates/html/eurofxref-graph-sek.en.html För projekt som startade 2015 gäller månadskursen för den månad som utbetalningen landade på er konto (=krediteringsdatumet): ndex_en.cfm

30 Valutakursen och fakturadatum Fakturor som kommer före andra utbetalningen räknas enligt valutakursen för den första utbetalningen. Fakturor som kommer efter den andra utbetalningen räknas enligt valutakursen för den andra utbetalningen.

31 Fördjupad granskning Desk check Djupgranskning av de underlag som krävs för att få rätt till medel ur varje budgetpost. Projektet ombeds skicka in utvalda underlag. För schabloner: underlag som visar att aktiviteten genomförts För faktiska kostnader: kvitton/fakturor Slumpmässigt urval, berört projekt meddelas efter att slutrapporten kommit in till och giltighetsgranskats av UHR. Vid komplettering hör vi av oss per mejl. Ni har då 30 dagar att komma med kompletteringen.

32 Platsbesök hos avslutat projekt On-the-spot after completion of the project Finansiell kontroll (revision) efter projektslut på plats hos koordinerande organisation. Kontroll av underlag, bokföring och genomförda aktiviteter. Underlag måste finnas tillgängliga på plats (systematiserat). Slumpmässigt urval, berört projekt meddelas efter inskickad och giltighetsgranskad slutrapport.

33 Påminnelser gällande ekonomi/underlag Det är koordinatorn som är ansvarig för hela projektet Betyder även att säkerställa att alla underlag finns tillgängliga Att det är en systematiserad ordning på underlagen, såväl på plats (fysiskt) såsom när de laddas upp i Mobility Tool+ Om underlagen inte är på svenska eller engelska behövs en kort översättning Underlag ska sparas i minst 5 år från och med sista utbetalning Projektet ska särredovisas i ert interna bokföringssystem I kontraktsbilagorna finns förteckning över de dokument som vi efterfrågar

34 Kontaktseminarium Kontaktseminarium för att hitta partners för strategiska partnerskap inom Europa Går att söka året om, håll utkik efter utlysningar på utbyten.se

35 Slutrapporten i Mobility Tool+ Ewa Gustafsson

36 Var hittar jag vägledningen? Vägledningen öppnas i ett nytt fönster, den finns på en webbplats som heter European Commission Erasmus+ IT Documentation.

37 Slutrapportens olika steg i vägledningen Klicka på varje hyperlänk för att få en utförlig instruktion med skärmbilder.

38 Den rapporterade budgeten Awarded=beviljad budget Declared=rapporterad budget Den rapporterade budgeten ska i möjligaste mån överensstämma med den beviljade budgeten.

39 Vilka dokument ska bifogas? 1. Firmatecknarens underskrift (Declaration of Honour) 2. Skannade fakturor gäller endast budgetposten Exceptional costs Vid byte av firmatecknare (Legal representative i ansökan) behöver UHR ändra det i MT+ innan du kan skicka in slutrapporten.

40 Budgetposten Exceptional costs Skanna fakturor och döp dem till partnerorganisationens namn och typ av aktivitet när du laddar upp dem. I fliken Exceptional costs beskriv fakturan så utförligt som möjligt.

41 Hantera utkastet Flera personer kan arbeta med utkastet men inte samtidigt. Klicka på Return to report page och Release the draft varje gång du avslutar arbetet i utkastet. Märker du att något måste justeras i budgeten måste du stänga ner utkastet och gå in i respektive flik.

42 Textavsnitt Utkastet i Mobility Tool+ sparas kontinuerligt MEN Arbeta i en Word-fil så kan du enkelt klistra in texten. Varje ruta har en begränsning på antal tecken ( 5000 tecken). Project summary - till att texten beskriver ett genomfört projekt. Kontrollera alla uppgifter, vissa är överförda från ansökan.

43 Ladda upp filer

44 Hitta filer som ska bifogas Skannade filer hämtar du från din datorns hårddisk

45 Firmatecknarens underskrift: DoH När du har laddat upp DoH. Klicka på länken Contains declaration of honour för att bekräfta.

46 Kontrollfråga Du får frågan om du vill ladda ner DoH trots att filen är uppladdad. Klicka på Next step

47 Dataskyddet Du måste acceptera för att komma vidare.

48 Checklistan Du godkänner genom att klicka på respektive knapp. När alla knapparna är gröna kan du klicka på Next step.

49 Nästan klart När du har klickat på den gröna knappen skickas rapporten till UHR. Det innebär att den är låst i MT+ och bedömningsprocessen har startat. Behöver du komplettera, kontakta oss så låser vi upp rapporten i MT+.

50 Slutrapporten när projektet är avslutat Även när slutrapporten är bedömd och projektet avslutat kan du ladda ner den och de bifogade filerna.

51 Frågor om Mobility Tool+ Kontakta Ewa Gustafsson ewa.gustafsson(at)uhr.se

52 Erasmus+ Project Results Platform Maria Wennberg

53 Erasmus+ Project Results Platform (EPRP)

54 Erasmus+ Project Results Platform (EPRP) En databas med syfte att sprida resultaten från Erasmus+ projekt Även kallat VALOR/Dissemination platform Över projekt inom Erasmus+ finns tillgängliga i EPRP Alla projekt inom strategiska partnerskap finns tillgängliga i EPRP från och med när kontraktet är underskrivet. Kontaktpersonen i projektet får behörighet till EPRP. Obligatoriskt att ladda upp resultat i EPRP inom 60 dagar från projektets slutdatum. Slutrapporten blir inte godkänd om resultaten inte finns tillgängliga i EPRP

55 Vad ska projektägaren göra i EPRP? 1. Logga in i EPRP med EU/ECAS-inloggningen (ni får ett påminnelse-mejl när projekttiden är slut). 2. Ladda upp projektresultat, logotyp och adress till ert projekts webbplats. 3. Ladda upp slutresultat för genomläsning av UHR 4. UHR publicerar resultaten när slutrapporten blir godkänd.

56 Ladda upp resultat 1(4) på EPRP

57 Ladda upp resultat 2(4) på EPRP

58 Ladda upp resultat 3(4) på EPRP Upp till 100 MB kan laddas upp, se mer information i FAQ

59 Ladda upp resultat 4(4) på EPRP

60 Urval goda exempel 1. Good Practice utgörs av projekt vars slutrapport håller extra hög kvalitet. 1. Success Stories Det nationella programkontoret (NA) ger förslag på vilka projekt som kan väljas ut som success stories. EU-kommissionen (KOM) väljer av dessa projekt ut de som kan vara viktiga att sprida i ett europeiskt perspektiv. Behöver nödvändigtvis inte vara ett projekt med hög kvalitet på slutrapporten.

61 Vid frågor, kontakta eac-projectsplatform-helpdesk(at)ec.europa.eu erasmusplus(at)uhr.se

62 Grafisk profil Enligt kontraktet måste all kommunikation och material inom projektet: referera till Erasmus+ och att finansiering kommer från Europeiska unionen broschyrer, webbsidor, outputs etc. måste innehålla Erasmus+ logotyp (inkl. EU-flaggan), kan laddas ner (inkl. vidare instruktioner) från: Mer information finns även här:

63 Förberedande besök Förberedande besök kan sökas löpande under året. För att träffa partners inför planering av samarbetsprojekt och ansökan

64 Fika och diskussion per utbildningssektor

65 Frågestund möjlighet att ställa frågor om just ditt projekt