VELKOMMEN TIL AMESTODAGEN 2014 OG BRUKERMØTE FÖR AMESTO SOURCING

Transkript

1 VELKOMMEN TIL AMESTODAGEN 2014 OG BRUKERMØTE FÖR AMESTO SOURCING

2 Program Registrering Velkommen till Amestodagen, Få service til å bli salg og salg til å bli service / Christer Olsson, Velkommen Per Inge Rygg, Amesto Solutions Purchasing. Det digitala inköpsflödet. Från upphandling till inköpsflöde Nyheter og planer Amesto Sourcing Presentasjon av nyheter i Amesto Sourcing (3.7 och versjon 3.8) med fokus på overvåking av kontrakter, KPI, innkjøpsplanlegging og flertrinnskonkurranser. Maler fra Inventura Lunch Erfaringsutveksling mellom kunder: Kunder fem til ti minutter hver seg for å fortelle om sine erfaringer ved bruk av systemet og hva som har vært effektivitetsskapende og fungert godt, og hva som ikke har fungert så godt Rangering av fremtidig videreutvikling: Amesto sender i forkant ut en oversikt for mulig videreutvikling av systemet. Svar på dette sendes fra kunder og inn til Amesto i forkant, og kundenes totale prioritering gjennomgås her. Det legges opp til en diskusjon av disse prioriteringer Roadmap Tapas, mingel og underhållning Brukermöte, Oslo 18 september 2014

3 Deltagare Morten von Heimburg Høgskolen i Nord-Trøndelag Simen Sætersdal Universitetet i Bergen - Innkjøp Kjell Helge Smehus Høgskolen i Lillehammer Gro Bakke Kartverket Ståle Rovelstad Kartverket Cathrine Jacobsen Sunde Kartverket sjødivisjonen Anne Rohr-Torp Kartverket Kjetil Sivertsen Universitetet i Oslo Siri Bergan Universitetet i Oslo Kjell-Gunnar Linde Thomsen Universitetet i Oslo Hilde Haug Universitetet i Oslo Kari Gjør Høgskolen i Hedmark Lars-Christian Sørlie Høgskolen i Hedmark Tobias Brokhaug Persson Høgskolen i Oslo og Akershus Roger Eliasson Amesto Solutions Purchasing AB Karin Jansson Amesto Solutions Purchasing AB Stefan Kousgaard Amesto Solutions Purchasing AB Per Inge Rygg Amesto Solutions Purchasing AS Brukermöte, Oslo 18 september 2014

4 Nyheter Nyheter og planer Amesto Sourcing senare versjoner Fokusering på overvåking av kontrakter, KPI, innkjøpsplanlegging og flertrinnskonkurranser. Mallar från Inventura Nyheter i neste versjon (3.9) Brukermöte, Oslo 18 september 2014

5 OVERVÅKNING AV AVTALE

6 Amesto Sourcing Oppfølging av kontrakten Upphandling Avtal Vedtak om innkjøp Strategi Spesifikasjoner Annonse Evaluering Kontraktsignering Gjennomføring av avtalen Oppfølging av kontrakten Endringer i avtalen Utfasing av kontrakt Avtale stenger Kontraktsforlengelse Tilbakemeldinger på den nye konkurransen Brukermöte, Oslo 18 september 2014

7 Amesto Sourcing Något om risker i avtal Konsekvens Stadens/verksamhetens mål Försumbar 1 Ingen påverkan på stadens/verksamhetens mål Ingen påverkan på stadens/verksamhetens i avtalet kravställda mål Marginell 2 Lite påverkan på några av stadens/verksamhetens mål Lite påverkan på några av stadens/verksamhetens i avtalet kravställda mål Betydande 3 Påverkan på flera av stadens/verksamhetens mål Påverkan på flera av stadens/verksamhetens i avtalet kravställda mål Förödande 4 Stor påverkan på flera av stadens/verksamhetens mål Stor påverkan på flera av stadens/verksamhetens i avtalet kravställda mål Frekvens/sannolikhet 1 Aldrig/nästan aldrig Inträffar sannolikt 0-1 gång per avtalstid 2 Sällan Inträffar sannolikt vid enstaka tillfällen under avtalstiden 3 Ofta Inträffar sannolikt vid flera tillfällen under avtalstiden 4 Väldigt ofta Inträffar sannolikt väldigt ofta under avtalstiden Konsekvens Risk Riskindex Brukermöte, Oslo 18 september 2014

8 Riskindex registreras i Flere egenskaper per avtal Utifrån detta kan avtalen i olika riskklasser listas fram Exempel på åtgärdsprogram för Avtal med riskindex 1-3 Meddela/träffa avtalsgruppen och informera Avtal riskindex 4-12 Specifika riskområden Riskindex 4-6 halvårsvis till årsvis Riskindex 7-9 kvartalsvis till halvårsvis Riskindex månadsvis till kvartalsvis Leverantörsmöten vid problem Leverantörsrevision vid problem Meddela/träffa avtalsgruppen och informera Röda avtal riskindex Extern kontroll i form av leverantörsrevision årligen Extern kontroll i form av reklamationskontroll - kvartalsvis Extra leverantörsrevision vid problem Brukermöte, Oslo 18 september 2014 Uppföljning av olika riskindex

9 Amesto Sourcing Synpunkter på Avtal Kundnytta Ökad kvalité och minskade kostnader genom att avtalen succesivt förbättras tillsammans med avtalsanvändarna. Skapar mer delaktighet mellan avtalsanvändare och avtalsansvariga. Brukermöte, Oslo 18 september 2014

10 Amesto Sourcing Synpunkter på avtal Avtalsanvändare i organisationen kan se och enkelt registrera synpunkter på avtal. Avtalsansvariga blir meddelade vid ny synpunkt via Sourcings startsida och via e-post och kan snabbt svara på synpunkter. Synpunktslämnare blir meddelade när svar lämnats Synpukter kan kategoriseras Synpunkter sparas och kan bl.a. användas vid leverantörsmöten och vid förnyelse av avtal Möjlighet att styra om synpunkter ska visas publikt eller ej Brukermöte, Oslo 18 september 2014

11 Amesto Sourcing Synpunkter på avtal Amesto Sourcing Avtalet i avtalskatalogen Klicka på synpunkter för att se eller ge synpunkter på avtalet Antalet synpunkter som inkommit syns i rubriken. Brukermöte, Oslo 18 september 2014

12 Amesto Sourcing Synpunkter på avtal Avtalsanvändaren ser synpunkten och svar som getts av avtalsansvarige X Brukermöte, Oslo 18 september 2014

13 Amesto Sourcing Synpunkter på avtal Avtalsanvändare skapar synpunkt på avtal och klickar på spara Feta fält är obligatoriska Brukermöte, Oslo 18 september 2014

14 Amesto Sourcing Synpunkter på avtal Avtalsansvarig får meddelande på startsidan Brukermöte, Oslo 18 september 2014

15 Amesto Sourcing Synpunkter på avtal Avtalsansvarige meddelas även per mail Ett mail kan också sändas ut till ett gruppmail-adress för att avtalsanvändare alltid ska få snabbt svar. Avtalsansvarige klickar på länken i mailet för att komma till synpunkten för att se mer och kunna svara på den. Brukermöte, Oslo 18 september 2014

16 Amesto Sourcing Synpunkter på avtal Avtalsansvarige läser synpunkten Avtalsansvarig har möjlighet att ta bort synpunkten om det är en olämplig synpunkt eller besvara synpunkten genom att klicka på Brukermöte, Oslo 18 september 2014

17 Amesto Sourcing Synpunkter på avtal Avtalsansvarige kommer tillbaka till synpunkten Kan även lämna ytterligare svar på synpunkten När synpunkten är besvarad försvinner den från startsidan. Brukermöte, Oslo 18 september 2014

18 Amesto Sourcing Synpunkter på avtal Ett exempel på hur Synpunkter används. Brukermöte, Oslo 18 september 2014

19 Amesto Sourcing Synpunkter på avtal Rapport: Synpunkter på avtal med svar Brukermöte, Oslo 18 september 2014

20 Amesto Sourcing Synpunkter på avtal Rapport Synpunkter på avtal med antal svar och svarstid. Brukermöte, Oslo 18 september 2014

21 Nyckeltalsrapporter

22

23 Upphandlingsplan

24 Amesto Sourcing - Upphandlingsplan Kundnytta Sparar kostnader genom att snabbt sammanställa en översikt över alla upphandlingar och avtal Ökar kvalité via bättre överblick över inköpsarbetet Hjälper ledare att planera arbetet inom inköp och upphandling Brukermöte, Oslo 18 september 2014

25 Amesto Sourcing - Upphandlingsplan Visar en grafiskt ganttschema över alla avtal och upphandlingar inom vald period. Viktigare beslutstidpunkter visas Flexibla urvalskriterier kan anges för att visa den önskade infomationen Brukermöte, Oslo 18 september 2014

26 Amesto Sourcing - Upphandlingsplan X Brukermöte, Oslo 18 september 2014

27 Amesto Sourcing - Upphandlingsplan Brukermöte, Oslo 18 september 2014

28 Amesto Sourcing - Upphandlingsplan Brukermöte, Oslo 18 september 2014

29 Flerstegsupphandlingar

30 Amesto Sourcing - Flerstegsupphandling Kundnytta Upphandlingar kan göras i flera steg med bra koppling mellan stegen

31 Amesto Sourcing - Flerstegsupphandling Effektiv hantering av upphandlingar i flera steg Prekvalificering-Upphandling-Förhandling Huvudprojekt med flera underordnade upphandlingar av olika typ Tydligare och smidigare kommunikation med anbudsgivare via leverantörsportalen. Kan användas för RFI/Marknadsundersökningar Förhandlingssteg kan läggas till vid behov Underlättar förhandlingar med individuell deadline Unikt processtöd per upphandlingsförfarande Ger steg för steg instruktioner per upphandlingsförfarande

32 upphandlingsprocessen Planera Inställningar Bjud in medarbetare Klassificera Grunduppgifter Skapa fler steg i upphandlingen Tidplanera Skapa underlag Anbudsdokument Anbudsspecifikation Frågeformulär Bestäm utvärderingskriterier Gör ev sändlista Annonsera och anbudstid Publicera till hemsida och annonsdatabas Besvara frågor Förtydliga fråga i frågeformulär Anbudsgivare läser förfrågan och lämnar anbud elektroniskt Utvärdera Registrera ev manuella anbud Öppna anbud Kvalificera anbudsgivare för utvärdering Utvärdera frågeformulär Skapa fler steg i upphandlingen Välj leverantörer för avtal Skapa tilldelningsbesked Publicera tilldelningsbesked Skapa avtal Avsluta Markera upphandlingen som avslutad B38

33 Exempel på relationer mellan upphandlingar Huvudprojekt Delprojekt A Delprojekt B Upph 1 Öppen Upph 2 Steg 1 Prekval. Direktupphandling Steg 2 Upphandling Steg 3 Förhandling

34 Administration: Vilka steg som är tillåtna definieras av Er själva För resp. förfarande visas vilket steg som är tillåtna i systemet En uppsättning anpassad för LOU levereras med modulen

35 Flerstegsupphandling - Nytta för anbudsgivaren Tydlig och effektiv kommunikation via leverantörsportalen. Lätt att följa vilken status en upphandling har I all kommunikation med anbudsgivaren framgår det vilket steg som pågår Prekvalificering Konkurrans Förhandling 35

36 Flerstegsupphandling - Leverantörsportalen 36

37 Flerstegsupphandling - Leverantörsportalen Så här kan det se ut för en anbudsgivare som gått vidare till upphandling innan prekvalificeringsperioden är över. (Sällsynt i offentliga sammanhang.)

38 Flerstegsupphandling - Leverantörsportalen När en anbudsgivare har anmält sig till en prekvalificering kan det se ut så här för dem i leverantörsportalen.

39 Huvudprojektet Vindkraftspark Moen har 3 delprojekt

40 Delprojektet Betongfundament inleds med en prekvalificering

41 Efter prekvalificeringen genomförs konkurransen

42 Konkurransen avslutas med förhandlingar med 2 företag som bedrivs separat

43 Dokument har länkar till föregående och nästa steg i upphandlingen

44 Verktyget Sök Upphandling För resp. upphandling visas vilket steg som avses

45 Rapporter är anpassade för flerstegsupphandlingar

46 Vid skapande av nytt steg visas bara tillåtna upphandlingsförfaranden

47 Anbudsgivare kan läggas till från föregående steg

48 Varje upphandlingsförfarande har ett eget anpassat processtöd För varje process och steg finns en förklarande processhjälp med som kan anpassas per kund. Grundversionen innehåller färdiga grundprocesser för offentlig upphandling

49 Processtödet förklarar vad man kan göra i varje steg Bilden visar en Selektiv upphandling som är i steget Prekvalificering och instruerar vad man ska göra för att genomföra nästa steg.

50 Maler fra Inventura

51 Mallar i samarbete med Inventura Maller i form av wordmallar (18x2 st) Mallar för spørreskjema Mallarna finns på norska och engelska och för olika anskaffelsetyper Brukermöte, Oslo 18 september 2014

52 Erfaringsutveksling mellom kunder

53 Erfaringsutveksling mellom kunder: Kunder fem til ti minutter hver seg for å fortelle om sine erfaringer ved bruk av systemet og hva som har vært effektivitetsskapende og fungert godt, og hva som ikke har fungert så godt.

54 Era önskemål om vidareutveckling

55 9cd-c315-4f00-874a-125dcc75b333

56 Roadmap Brukermöte, Oslo 18 september 2014

57 Kandidater till Roadmap 2015 Utbygge integrasjon med saks- og arkivsystem 89 Kunne søke på saksnummer/arkivnummer i søkefunksjonen 76 Fritekstsøkefunksjon i hele systemet Dette gjør at man kan finne et dokument uten å vite hvilken forespørsel, avtale eller aktør som dokumentet tilhører. 73 Leverandørsportalen: Mulighet for aktør å endre sine egne kontaktopplysninger. 51 Skapa PDF från Spørsmål og svar Signere med Feidebruker Ändringsbegäran Doffin Enklare deltagande för externa experter Ytterligare integrationer till exempel outlook Brukermöte, Oslo 18 september 2014