Användarhandledning. Kommers Annons Leverantörer. Användarhandledning Kommers Annons Leverantörer

Transkript

1 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Användarhandledning Kommers Annons Leverantörer

2 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Innehåll 1 Introduktion Kommers Annons Skapa ett leverantörskonto/registrera dig Logga in Upphandlingar Visa information om valt ärende Anmäl intresse för en upphandling Ladda ner bilagor Ställ frågor om upphandlingen Lämna elektroniskt anbud Komplettera dina kontaktuppgifter Anbudsmeddelande Upphandlingskriterier Artiklar och tjänster Anbudsdokument Signera/Skicka in anbud Återkalla ett anbud Signera hos ChamberSign Hantera dina elektroniska anbud Sista anbudsdag Prislistor Hantera beställningar Nya beställningar Bekräftade beställningar Bekräftade leveranser Övriga Användaruppgifter Hjälp... 19

3 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) 1 Introduktion Det här är en kort handledning för leverantörer som använder Kommers Annons. För bästa funktionalitet bör du ha Microsoft Internet Explorer version 7 eller senare. Alla texter i blå fet stil kan du klicka på. Oftast är de en länk som leder till en ny sida eller funktion. 2 Kommers Annons Det här är den första sidan som möter dig i Kommers Annons. Du kan välja om du vill se annonserade upphandlingar, logga in, eller skapa ett konto så att du kan logga in. För mer om annonserade upphandlingar, gå till 4 Upphandlingar. För att se hur man skapar ett konto, gå till 3 Skapa ett konto. För att se hur man loggar in, gå till 3.1 Logga in. Figur 1 Kommers Annons 3 Skapa ett leverantörskonto/registrera dig För att kunna ta del av all information och alla funktioner i Kommers Annons behöver du skapa ett leverantörskonto. Om du redan har registrerat dig och vet hur man loggar in, kan du gå till avsnittet 4 Upphandlingar. Klicka på länken Skapa leverantörskonto, alternativt kan du klicka på knappen Logga in och därefter knappen Skapa nytt konto. Skriv in dina uppgifter, obligatoriska fält har en asterisk bredvid rubriken. Du kan i samband med registreringen välja om du vill få e-postmeddelanden med nyheter från Kommers Annons, om du vill få meddelanden när nya upphandlingar annonseras, eller om du vill prenumerera på direktupphandlingar. Klicka på knappen Registrera när du är klar. Du får en bekräftelse om att ditt konto har skapats och att en aktiveringslänk har sänts till dig.

4 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Figur 2 Skapa ett nytt konto Aktiveringslänken skickas till den e-postadress du angav vid registreringen. Klicka på länken i e-postmeddelandet för att aktivera ditt konto. Du får en bekräftelse på att kontot har aktiverats på Kommers Annons. Figur 3 E-postmeddelande med aktiveringslänk 3.1 Logga in Skriv in din e-postadress och ditt lösenord. Klicka sedan på Logga in. Figur 4 Logga in

5 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Glömt lösenordet? Skulle du glömma bort ditt lösenord kan du få ett nytt sänt till dig. Klicka på Glömt lösenordet?. Skriv in din e-postadress och klicka sedan på Skicka lösenord. Ett nytt lösenord skickas då till dig. Figur 5 Beställ nytt lösenord 4 Upphandlingar Du kan titta på planerade, pågående och avslutade upphandlingar. Du kan söka efter ärenden med hjälp av sökfunktionen. Skriv in del av ärendenumret, titeln eller beskrivningen i det vita fältet. Tryck Enter eller klicka på Sök. Du kan även sortera ärenden kolumnvis. Klicka på kolumnrubrikerna så sorteras de. Klickar du på en beteckning under rubriken Ärende visas detaljerna för ärendet. För att komma åt tillhörande bilagor och dokument behöver du vara inloggad och ha anmält intresse för upphandlingen. Är du registrerad sedan tidigare kan du logga in med din e- postadress och ditt lösenord. Är det första gången du vill anmäla ditt intresse måste du registrera nytt konto, 3 Skapa ett konto. Figur 6 Pågående upphandlingar 4.1 Visa information om valt ärende Om du inte är inloggad kan du ändå se vissa uppgifter om upphandlingen. Figur 7 Upphandlingsöversikt - ej inloggad

6 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Figur 8 Upphandlingsöversikt - inloggad 4.2 Anmäl intresse för en upphandling Om du anmäler ditt intresse för en upphandling får du tillgång till annonsens bilagor och frågor & svar m.m. Är du redan registrerad som användare i Kommers Annons loggar du in med ditt användarnamn och lösenord. I annat fall får du registrera dig, se 3 Skapa ett konto. Om du vill anmäla ditt intresse för en upphandling klickar du först på den i listan så den öppnas. Klicka sedan på knappen Anmäl intresse. Du kan även välja att få e- postmeddelanden när annonsen uppdateras eller frågor besvaras. De ärenden du har anmält dig som intressent för kan du se om du klickar på Prenumerationer i menyn. Figur 9 Anmäl intresse för en upphandling 4.3 Ladda ner bilagor När du har anmält ditt intresse får du tillgång till annonsens bilagor. Under rubriken Förfrågningsunderlag finns en länk, Visa förfrågningsunderlag. Klicka på den så får du tillgång till handlingar som rör ärendet. Klicka på en fils namn för att öppna eller spara ner den till din dator. Du kan även ladda ner alla bilagor samlade i en zip-fil.

7 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Figur 10 Upphandlingsöversikt Figur 11 Ladda ner bilagor Öppna filen eller spara ner den till din dator. Figur 12 Öppna eller Spara filen 4.4 Ställ frågor om upphandlingen Från upphandlingsöversikten når du även upphandlingens Frågor och Svar. Klicka på länken Se och ställ frågor om upphandlingen.

8 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Skriv frågan i det vita fältet och klicka på knappen Skicka fråga. Den ansvarige upphandlaren besvarar frågan så fort som möjligt. När frågan har besvarats kan man se svaret under rubriken Besvarade frågor. Samtliga frågor som har besvarats syns här. Här listas de frågor som har besvarats. Figur 13 Ställ en fråga om upphandlingen 5 Lämna elektroniskt anbud I vissa upphandlingar kan man lämna e-anbud. För att komma till e-anbud klickar man på länken Skapa elektroniskt anbud under rubriken Elektroniskt anbud i anbudsöversikten. (När du har påbörjat ditt e-anbud ändrar länken namn till Till översikten för ditt anbud.) E-anbuden kan se olika ut från fall till fall. Det finns olika varianter på detta och det har att göra med den upphandlande enhetens val vid annonseringen. Nedan följer en beskrivning av de steg som kan förekomma. Observera att den upphandlande enheten inte kan se vem som lämnat anbud eller själva anbudet förrän sista dag för anbudsinlämning har passerat. För att nå funktionen måste du först ha anmält ditt intresse till upphandlingen. Se avsnitt 4.2 Anmäl intresse för en upphandling Figur 14 Översikt - elektroniskt anbud

9 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) 5.1 Komplettera dina kontaktuppgifter Om det istället för den gröna ikonen med bocken visas en gul triangel med utropstecken ( ) är det något/några fält i dina kontaktuppgifter som inte är ifyllda. Kontrollera dina kontaktuppgifter och se till att de obligatoriska fälten är korrekt ifyllda. Figur 15 Elektroniskt anbud kontaktuppgifter 5.2 Anbudsmeddelande Här kan du lämna ett meddelande för att komplettera ditt anbud. Klicka på länken Redigera ditt anbudsmeddelande. Har du redan lämnat ett meddelande ser du detta här och kan ändra det. Om du skriver ett meddelande/ändrar ett befintligt meddelande, glöm inte att klicka på Spara. Detta steg är inte obligatoriskt. Figur 16 Elektroniskt anbud Anbudsmeddelande 5.3 Upphandlingskriterier Om upphandlingen har strukturerade frågor så är det här man svarar på de kriterier som ingår i upphandlingen. Den gula triangeln indikerar att man inte har svarat på alla skallkrav. Figur 17 Elektroniskt anbud - Upphandlingskriterier 1 För att nå upphandlingskriterierna klickar man på länken Svara på krav och kriterier. Utseendet på sidan som nu visas beror på vilka krav och kriterier som ingår och om det är skallkrav eller ej. Längst ner på sidan finns en Spara-knapp. Spara gärna med jämna mellanrum, Ikonerna som du kan se på sidan, och deras betydelse är följande: - Följer ett skall-krav. Bocka i rutan för att visa att anbudet uppfyller kravet. Bör-krav kan vara ett enkelt (binärt) krav eller det kan vara flerval, se nedan. - Om det begärs så kan du här lämna mer information till ditt svar och även hänvisa till anbudsdokument (bilagor). (Se figur 17)

10 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Här kan du lämna en kommentar till ditt svar för kriteriet. Du kan även referera till och ladda upp anbudsdokument. Här kan du även begära att få ditt svar sekretessbelagt. Glöm inte att klicka på Spara när du är klar. Figur 18 Elektroniskt anbud - Kommentera/referera/sekretessbelägg Poängsatta kriterier med flervalsfunktion kan förekomma. Där är varje svarsalternativ poängsatt. Man bockar i de man uppfyller. Figur 19 Elektroniskt anbud - kriterium med flerval Poängsatta kriterier med enkelval kan förekomma. Svarsalternativen är poängsatta. Man bockar i det svarsalternativ som stämmer. Figur 20 Elektroniskt anbud - kriterium med enkelval 5.4 Artiklar och tjänster Här lämnar man svar på prisuppgifter som efterfrågas. Klicka på länken Ange prisuppgifter. Den gula triangeln indikerar att man inte har svarat på alla artiklar. Figur 21 Elektroniskt anbud - Artiklar och tjänster 1 Här finns två alternativ för hur man lämnar prisuppgifter. I översta fältet kan man ladda ner en mall i MS Excel-format som man fyller med prisuppgifterna. När man är klar laddar

11 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) man upp den igen och läser in den. Klicka på knappen Bläddra, utforskaren öppnas. Leta rätt på mallen, markera den och klickar på öppna. Klicka sedan på knappen Läs in. Om det fungerar så kommer fälten med artiklar att var ifyllda. Om det inte fungerar kan det bero på att du har modifierat fälten i Excel-filen eller använt formler. Prova då att ladda ned en ny mall. Kopiera informationen i mallen du fyllt i och klistra sedan in med Klistra in Special > Värden. När artikelinformationen är inläst går det att fortsätta att redigera den direkt i Kommers Annons. Det andra alternativet är att lämna prisuppgifter direkt i Kommers Annons. Under rubriken Ange artikelpriser på webben listas de artiklar man kan svara på. Fyll i artikelid, artikelnamn och pris. När man är klar klickar man på Spara. Figur 22 Elektroniskt anbud - lämna prisuppgifter 5.5 Anbudsdokument Här kan man bifoga dokument till sitt elektroniska anbud. Klicka på länken Bifoga och hantera anbudsdokument. Figur 23 Elektroniskt anbud - Anbudsdokument Här kan du se de filer som du bifogat ditt anbud. Du kan öppna dem, ta bort dem och ladda upp nya. Om man klickar på knappen Bläddra öppnas utforskaren, där letar man rätt på sin fil, markerar den och klickar på öppna. Man kan välja fler filer genom att klicka på just knappen Välj fler filer. När man är klar klickar man på knappen Ladda upp dokumenten. Filerna laddas upp och visas nu i listan. Figur 24 Elektroniskt anbud - Ladda upp filer 5.6 Signera/Skicka in anbud

12 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) För att signera/skicka in anbudet, klicka på länken Signera och skicka in. Om inte alla skallkrav är besvarade får du här en varning. Om den upphandlande enheten har begärt det krävs signering hos ChamberSign. Du behöver då ha ett konto hos ChamberSign. ( Se 5.8 Signera hos ChamberSign. Vill du skicka in anbudet klickar du på knappen Signera. Ditt anbud skickas då in men upphandlaren kommer inte att kunna se ditt anbud förrän sista anbudsdag har passerat. När ditt anbud är signerat ändras texten på knappen Signera till Återkalla. Du har fram t.o.m. sista anbudsdag möjlighet att återkalla anbudet och göra ändringar. Glöm inte att signera anbudet igen när ändringarna är gjorda. Figur 25 Elektroniskt anbud - Signera/Skicka in anbudet 5.7 Återkalla ett anbud Fram t.o.m. den sista anbudsdagen har man möjlighet att ändra sitt anbud. (För säkerhets skull bör du ha marginal för inlämnandet). Gå till anbudsöversikten. Klicka på Signera och skicka in och sedan på knappen Återkalla. Figur 26 Elektroniskt anbud - Återkalla anbud 5.8 Signera hos ChamberSign När du är klar med ditt anbud är det dags att skicka in det. Om upphandlaren har krävt att anbudet ska signeras måste du ha ett konto hos ChamberSign ( Om du inte redan har ett konto kan du klicka på knappen Ansök om konto. Ett nytt fönster öppnas då där du kan skapa ditt ChamberSign-konto. Observera att det kan ta upp till tre dagar för ChamberSign att godkänna ett konto.

13 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Figur 27 Ansök om ChamberSign-konto När du har ett konto hos ChamberSign klickar du på Signera för att signera ditt anbud. Ett nytt fönster öppnas som visar en vy över ChamberSign. Logga in och signera ditt anbud. Välj hur du vill identifiera dig när du loggar in (dts-konto eller bank-id o.s.v.). Klicka sedan på knappen Logga in. Figur 28 Välj inloggning Kontrollera ditt anbud och klicka sedan på Signera och skicka. Filen anbudsinformation skickas med från Kommers Annons och innehåller bl.a. det meddelande du skrev. Du får nu åter igen verifiera din identitet. Du får nu ett e-postmeddelande med en kvittens från ChamberSign som säger att ditt anbud har signerats. När anbudet öppnas får du ett nytt e-postmeddelande med information om detta.

14 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Figur 29 Kvittens från ChamberSign Ditt anbud är nu signerat. Du kan fram till och med sista anbudsdagen återkalla ditt anbud och eventuellt göra ändringar i det. Om du fortfarande vill lämna in det signerar du det igen. Figur 30 Signering av anbud 5.9 Hantera dina elektroniska anbud Klicka på Elektroniska anbud i menyn. Nu får du en översikt över de ärenden du lämnat anbud för. Påbörjade anbud visar de anbud som du påbörjat/skickat in men hör till upphandlingar som fortfarande pågår. Dessa anbud kan du fortfarande ändra i. Klicka på ett anbud för att komma till det. Giltiga anbud visar anbud i upphandlingar där sista anbudsdag har passerats. Ogiltiga anbud visar anbud som ej är inskickade där sista anbudsdag har passerat. Figur 31 Påbörjade/giltiga/ogiltiga anbud Om du vill ändra ett påbörjat anbud klickar du på raden för ärendet. Du hamnar då på en sida där du kan ändra meddelandet till upphandlaren, kontrollera dina bifogade filer och dessutom ta bort och lägga till filer. Du kan även ta bort ditt anbud helt och hållet. Det gör du genom att ta bort alla bifogade filer för anbudet. Glöm inte att klicka på Spara när du är klar.

15 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) 5.10 Sista anbudsdag När sista anbudsdag har passerat och anbuden mottagits kommer en bekräftelse på att ansvarig upphandlare har tagit del av ditt anbud. Figur 32 Bekräftelse på inlämnat anbud 6 Prislistor Som avtalspartner kan du ladda upp nya prislistor i Kommers Annons. För att kunna ladda upp en prislista måste du veta det unika avtalsnumret som hör till avtalet. När du har laddat upp en prislista visas den i listan. Du måste då validera den genom att klicka på just Validera. En kontroll görs då av prislistan. Finns det fel i prislistan visas ett felmeddelande i rött. Rätta till felen och försök igen. När prislistan gått igenom valideringen kan du kolla att allt ser bra ut. Om du är nöjd klickar du på Godkänn prislista. Den är nu klar att läsas in av den inköpsansvarige. Notera att prislistan måste vara i ett visst format. Vilket format som gäller för dig kontrollerar du med den organisation du har slutit avtalet med.

16 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Figur 33 Ladda upp ny prislista till avtal 7 Hantera beställningar När en ny beställning skickas sänds ett e-postmeddelande iväg till den berörda leverantören. I e-postmeddelandet finns bl.a. kortfattad information om beställningen samt en länk som leder till leverantörens beställningsöversikt på Kommers Annons. Figur 34 E-postmeddelande med beställningsinformation 7.1 Nya beställningar Följer man länken, eller loggar in på Kommers Annons och klickar på Beställningar, möts man av vy liknande den nedan. Figur 35 Beställningsöversikt på Kommers Annons

17 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Klicka på den lilla pilen i vänsterkanten. Raden expanderas och mer information om beställningen visas. I den översta raden ser man Beställningsnummer, Beställningsdatum, Önskat leveransdatum och status på beställningen. Under denna rad visas information om beställaren. Där kan man se kontaktperson och mottagaradress. Därefter följer information om de beställda varorna. Här kan leverantören ändra antalet för hur många denne kan leverera. Det förifyllda antalet är det antal som beställaren önskat. Leverantören kan välja att avböja ordern. Detta gör man genom att klicka på knappen Avslå. Beställningen flyttas till fliken Övriga och ett e-postmeddelande skickas till beställaren med information om att beställningen ej kommer att levereras. Leverantören kan här ändra antalet varor man kan leverera och datumet för leverans. De förifyllda siffrorna kommer från själva beställningen. Man bör även kolla om några bilagor följer med beställningen. Dessa kan man se genom att klicka på länken Bilagor till ordern. Ser allt bra ut är det bara att klicka på knappen Bekräfta order. Beställningen flyttas då till fliken Bekräftade beställningar. Klicka här för att minimera/expandera beställningen. Datumet är satt till samma som det av beställaren önskade leveransdatumet. Detta kan ändras av leverantören. När man har klickat på länken Bilagor till ordern hamnar man på följande sida. Härifrån kan man öppna eller ladda ner bilagorna. Klicka på en bilaga i taget så öppnas en ruta där du får ta ställning till om du vill spara eller öppna bilagan. Här kan leverantören ändra till antalet denne kan leverera. Den förifyllda siffran är antalet som Klicka här för att se eventuella bilagor till beställningen. Figur 36 Bilagor till ordern

18 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) 7.2 Bekräftade beställningar När en beställning har bekräftats hamnar den under fliken Bekräftade beställningar. Härifrån bekräftar leverantören leveransen av beställningen. Klicka på den lilla pilen i vänsterkanten. Raden expanderas och mer information om beställningen visas. Leverantören kan här ändra antalet varor som kommer att levereras samt leveransdatum. Siffran i fältet Levererar kommer från det antal som leverantören bekräftade i steget innan. Likaså kommer leveransdatumet från steget innan.(se 7.1 Nya beställningar.) Om allt ser bra ut klickar man på Bekräfta leverans. Ordern flyttas då till fliken Bekräftade leveranser. Leverantören kan även här välja att avböja ordern genom att klicka på knappen Avslå. Figur 37 Bekräftade beställningar 7.3 Bekräftade leveranser När en leverans har bekräftats hamnar den under fliken Bekräftade leveranser. Hit kan leverantören gå för att se information om vad som levererats och när det levererades. Klicka på den lilla pilen i vänsterkanten. Raden expanderas och mer information om beställningen visas. Figur 38 Bekräftade leveranser 7.4 Övriga Under fliken Övriga hamnar beställningar som innehåller något fel eller har avböjts av leverantören. De felaktiga ordrarna hanteras vidare av beställaren.

19 Anders Silfverlin Kommers Annons (19) Figur 39 Övriga 8 Användaruppgifter När du är inloggad kan du kontrollera och vid behov, uppdatera dina uppgifter. För dig som är anbudsgivare är det ett enkelt sätt att se till att upphandlande enheter har korrekt information om dig. Här kan du också ändra ditt lösenord. Figur 40 Användaruppgifter Under Prenumerationer ser du vilka ärenden som du har anmält dig som intressent för. Har du, när du anmälde ditt intresse, bockat för rutan Uppdateringar via e-post får du automatiskt meddelanden när det sker förändringar. Har du inte bockat i rutan får du själv bevaka upphandlingen. Figur 41 Mina prenumerationer 9 Hjälp Klicka på länken Manual så kommer du till en handledning som beskriver hur du kan arbeta i annonsportalen.