Presentation Förstudie kring förändringar av hantering och administration för LSS/LASS. Gemensam plattform för kommunala e-tjänster

Transkript

1 Presentation Förstudie kring förändringar av hantering och administration för LSS/LASS

2 Sammanfattning Förstudie innehållandes en nyttoanalys för LSS/LASS Kommunernas uppdrag att verkställa LSS/LASS besluten är idag kantat av tidsödande processer där hantering och administration tar upp en stor del av personalens tid. Kommunerna lider även av ekonomiska förluster i och med att gränssnittet mellan Försäkringskassan och kommunen inte fungerar. Genom att effektivisera processer/rutiner samt anpassa system och lösningar efter LSS/LASS behovet. Vinsterna går att beskriva i följande punkter: : Kvalitetsökningar för kunden, anhöriga och gode män Bättre uppföljning och kvalitetssäkring Potentiell bruttonytta för fem kommuner under en treårsperiod är kr till en kostnad om kr Vår rekommendation är att genomföra ett verksamhetsutvecklingsprojekt som analyserar och ställer krav på lösningar för att effektivisera samtliga rutiner och processer. Deltar 10 medlemskommuner i verksamhetsutvecklingsprojektet blir kostnaden för en kommun med invånare kr

3 Bakgrund Varje svensk medborgare med ett gravt handikapp som hindrar dem från att leva ett vanligt liv har rätt till personlig assistans enligt lagen (1993:387) om stöd och service till funktionshindrade (LSS) samt lagen (1993:389) om assistansersättning (LASS), som beslutades av Sveriges Riksdag Eftersom detta är en rättighetslag, är kommunen tvingad att ge det stöd som beslutas oavsett hur den ekonomiska budgeten ser ut. När behovet överstiger 20 timmar per vecka ersätter Försäkringskassan kommunen för överstigande timmar. Kommunernas uppdrag att verkställa LSS/LASS besluten är idag kantat av stora tidsödande processer där hantering och administration tar upp en stor del av personalens tid samt ekonomiska förluster i och med att gränssnittet mellan Försäkringskassan och kommunen inte fungerar optimalt. Sandvikens kommun tog upp frågan i Sambruk och en förstudie genomfördes tillsammans med Gävle kommun och Försäkringskassan.

4 Assistanskommittén Sammanfattning från assistanskommitténs delbetänkande Assistanskommittén föreslår i betänkandet: Skärp uppföljningen och kontrollen av vad assistansersättningen används till. Ställ alla som anordnar personlig assistans under tillsyn. Inför krav på tillstånd för företag och kooperativ som utför personlig assistans. Assistanskommitténs förslag innebär att länsstyrelserna får tillsyn över alla som anordnar personlig assistans. Kommittén föreslår också att alla företag och kooperativ som anordnar assistans ska ha tillstånd från länsstyrelsen. Det ska alltid finnas ett avtal mellan den assistansberättigade och dennes anordnare som reglerar förutsättningarna för assistansen. Vidare föreslår Assistanskommittén att det genom en lagändring ska bli förbjudet att använda ersättning för personlig assistans till annat än kostnader för just detta. Kommittén vill också att minst 85 procent av den assistansersättning som en anordnare fått utbetald ska användas till löner för personliga assistenter, eller betalas tillbaka. Kommittén är tydliga på att reformen från 1994 kommer att stå fast och den assistansberättigade kommer fortfarande att stå i fokus med sina önskemål av lämplig assistent. Dock trycker man hårt på att kontrollen måste ökas. Idag är kostnaderna för reformen 10 miljarder för staten plus 5 miljarder för kommunerna. Kommittén beräknas att vara klar med sin utredning under våren 2007.

5 Resultat från arbetsmöten - Följande kommuner har deltagit och finansierat förstudien: Sandviken, Gävle, Jönköping och Göteborg kommun Arbetsmöte 1 ( ) Definierade övergripande mål med avseende på förändringar av hantering och administration av LSS/LASS Roller och objekt beskrivna och dokumenterade Identifierade problem med hanteringen och administration av LSS/LASS Identifierade nyttor med förändringar av hantering och administration av LSS/LASS Arbetsmöte 2 ( ) Reviderad och avstämd nyttostruktur Påbörjad värdering av nyttorna Genomförd risk och hinder analys Arbetsmöte 3 ( och ) Dialog med Försäkringskassan med avseende på mål, problem och lösningar (se separat bild) Presentation av ny lösning för assistansrapportering, Skellefteå kommun

6 Resultat av möte med Försäkringskassan Sambruksdygnet november Identifierade mål Elektronisk överföring av tid Elektronisk överföring av räkning Satsa på det nya (Assistanskommitténs utredning) Gäller allt! Standardisera ekonomisk redovisning Överföring av endast 1 rapport/mån Minimera pappersflödet E-Signatur Enhetlig beslutsgrund E-faktura Identifierad problembild Följande problembild framkom vad gäller gränssnittet mellan kommun och Försäkringskassa. Problemen presenteras nedan i prioritetsordning. Inte säkerställt att kunden får rätt tid utförd Olika administrativa rutiner/processer mellan kommuner och FK Inte säkerställt att pengar används till ändamålet Problem med insamling av tidrapporter Problem med lång Handläggningstid

7 Metod för nyttoanalys PENG (Prioritering Enligt NyttoGrunder) PENG metoden ger: Verktyg för att prioritera mellan investeringar Sätter huvudmål och delmål Bygger en nyttostruktur Ett sätt att kvantifiera nyttor samt värderar även mjuka nyttor (=intäkter) Nyttorna kategoriseras enligt följande: Direkt nytta (grönt) = Direkt resultat påverkande nytta Indirekt nytta (gult) = Indirekt påverkan som ger en nytta i nästa steg Svårvärderad nytta (röd) = Kvalitativ nytta som är svår att värdera och påvisa i reella siffror PENG-analysen sker i tre faser: Förberedelsefasen (Bestäm syftet, Skapa insikt, Bestäm, avgränsa och beskriv objektet) Analys (Identifiera, strukturera och värdera nyttoeffekterna, Beräkna kostnad för nyttan) Kvalitetssäkring (Validera och bedöm risker och hinder, Beräkna nettonyttan) Resultatet av en PENG-analys kan sammanfattas i följande dokument: Stapeldiagram, som visar bruttonyttan, kostnader för nyttan, nettonyttan och nyttofaktor Nyttostruktur, som visar vad nyttan består av Bilaga till nyttostrukturen som beskriver de olika nyttoeffekterna och hur värdena har beräknats Förteckning över risker och hinder samt åtgärdslista

8 Roller Roller inom hanteringen av LSS/LASS KUND person som ansöker eller har beviljats stöd enligt LSS/LASS ANHÖRIG närstående till kund GOD MAN laglig företrädare FÖRVALTARE laglig företrädare HANDLÄGGARE myndighetsperson som öppnar, utreder, beslutar, är ansvarig, följer upp och dokumenterar i LSS ärenden ENHETS- VERKSAMHETSCHEF verkställer LSS eller LASS beslut PERSONLIG ASSISTENT (kommun) utför operativt beslut angående LSS/LASS hos kund PERSONLIG ASSISTENT (privat företag) utför operativt beslut angående LSS/LASS hos kund PERSONLIG ASSISTENT (eget företag) utför operativt beslut angående LSS/LASS hos kund FACK arbetstagarnas företrädare ADMINISTRATÖR tid, lön, försäkringskassekontakt, fakturering, rapportering, avtal EXTRA RESURSER vikarier, ersättare vid frånvaro NÄMND (kommun) tar formellt beslut kring LSS FÖRSÄKRINGSKASSAN tar yttersta beslutet gällande LASS, betalar ut stöd

9 Mål - Övergripande mål med förändring av administration och hantering av LSS/LASS Effektivisera processerna kund, kommun och FK Standardiserade processer/rutiner Kvalitetssäkra vad kunden får Frigöra tid till annat Möjliggöra dialog med anhörig/gode män Kunden ska få beslut utgående från kommun och Försäkringskassans gemensamma information Det har poängterats under övningen från deltagarna hur viktigt det är att genom effektiviseringar frigöra tid från personal inom kommunen och genom uppföljning kvalitetssäkra den service som utförs mot kunderna. Uppnår man målen kommer kvaliteten på servicen öka och tryggheten hos kund, anhörig och god man likaså.

10 Problembild - Övergripande problembild med dagens administration och hantering av LSS/LASS Saknas mobil rapporteringsmöjlighet av lön för tim-anst + avvikelse för övrigt Försäkringskassan och kommun tar ej gemensamt beslut Summering av timmar som ska redovisas till Försäkringskassan Reg. Tiden hos kund (objekt) Problem att anpassa assistentens kompetens mot kund Brist av tid att genomföra kvalitetshöjande åtgärder Ej avvikelsehantering Svår balansgång vid rekrytering kund/kommunens önskan Ej möjligt att få ut rapporter per kund utförd tid samt övrig tid som använts Varierande kundbehov -> schemaändring mkt arbete kring detta krångligt system Problem vid sammanställning av FK rapport tidskrävande, ej underskrivna och sent inkomna rapporter Skillnader i svarstider och ledtider beroende på vem man pratar med handläggartolkning (differenser) Problem att genomföra antal beslutade timmar kontra arbetstidslagen Problem att få kund/anhöriga förstå beslut Problem få ett snabbt beslut i ärendet

11 Problembild forts - Övergripande problembild med dagens administration och hantering av LSS/LASS Olika anställningsavtal får ej tillämpa PAN enl. egen önskan Ej fullt utnyttjande av dataverktyg (datarädsla bland kollegor) Olika budgethantering i Sverige Många byten av assistenter hos kund många anledningar = mycket schemaarbete Problem med samarbetet med facket Urgammalt lönehanteringssystem Hantering av mer än 1000 rapporter per månad rättas, räknas, sammanfattas Tidsfaktor T3/FK till löne få dagar på sig (chefer, löneadmin) = övertid Tolkningsföreträde FK? Handläggare!? Problem att man tappar objektiviteten i uppdraget (efter många år) Problem med korta dagliga/nattliga insatser omöjliga att schemalägga Krånglig process att söka utökad tid för en kund vad gäller LASS beslut mot FK Svårplacerade tillsvidare anst. Brist på gemensam utbildning för assistenter

12 Nyttostruktur - Nyttan: Effektiviserade processer Kund kommun - Försäkringskassa

13 Nyttostruktur forts Nyttan: Tydligare information

14 Kostnader Beräkningar på totala kostnaderna för 5 kommuner under 3 år Specifikation kr Upphandling kr Genomförande kr Uppföljning Total kostnad för samtliga faser kr kr

15 Stapeldiagram och nyttofaktor Beräkningar på totala bruttonyttan samt totala kostnaderna för 5 kommuner under 3 år Bruttonyttan vs kostnad för nyttan LSS/LASS Värde nyttan Kostnad nyttan Direkt kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 0 kr Värde för nyttan Kostnad för nyttan Kostnad Svårvärderad Indirekt Direkt Indirekt Svårvärderad Kostnad Totalt kr kr kr kr kr Nettonytta kr Nyttofaktor 5

16 Risker/Hinder Sannolikhet Konsekvens Åtgärd Ökad oro hos chefer p.g.a. nya tekniska lösningar 4 4 -Bra och tydlig information -Bra projekt med god förankring på rätt ställen -Utbildning och skapa förutsättningar Lagstiftning krav på signatur Assistanskommitténs beslut (utredning) 4 4 -Dialog och lobbying mot assistanskommittén -Påverka beslut och utredning -Dialog med SKL och Försäkringskassan Kommuners slutna system som ej är anpassade för vidareutveckling 4 3 -Bli bättre kravställare gentemot de olika leverantörerna Andra kommuner förstår inte vinsterna Dyra tekniska lösningar Svårt att få investeringsmedel inom kommunen 3 4 -Påvisa och tydliggöra värdet av nyttorna -Se långsiktigt på effekterna Bibehåller gamla rutiner trots ny teknik och organisationsförändringar 3 3 -Driven projektledning och förankring som ger förutsättningar -Stöd från ledningen Svårt att få med tillräckligt antal kommuner i projektet inom Sambruk Ingen driver projektet inom Sambruk Svårt att få med alla på tåget, speciellt Försäkringskassan 3 3 -Lyfta fram nyttor som många kommuner kan känna igen sig i -Bra genomförd förstudie -Marknadsföra möjligheterna -Professionell projektledning och projektet förankrat i verksamheten -Dialog med Försäkringskassan Olika krav och önskemål Svårt att få standardiserade modeller med många aktörer Byråkratisk lydnad av standardiserade processer 2 2 -Etappvis uppdelning av olika mål (delmål) -Viktigt att föra mångas talan och inte se till sin egens kommuns intresse

17 Rekommendationer Verksamhetsutveckling (specifikation och upphandling) Det finns stora vinster att hämta genom att skapa effektiviserade processer mellan kund kommun Försäkringskassan samt tydliggöra information utåt. Vår rekommendation är att genomföra ett verksamhetsutvecklingsprojekt som analyserar och ställer krav på lösningar för att effektivisera samtliga rutiner och processer. Efter framställande av kravspecifikation genomförs upphandling av stödsystem. Genomförandet rekommenderar vi att det delas upp i 3 delar där de största vinsterna med att förändra assistansrapporteringen och rapportering till löne-/ekonomisystem implementeras först.

18 Projektprocess för verksamhetsutvecklingsprojekt Projektdirektiv Beslutsunderlag Nulägeskartläggning Projektplan/kontrakt Kravspecifikation Upphandlingsunderlag Källkod Modeller Specifikationer Leverans Effektuppföljning Utvärdering Beslutsunderlag Specifikation Upphandling Genomförande Utveckling & Verksamhet Genomförande driftsättning Uppföljning

19 Aktiviteter Verksamhetsutvecklingsprojekt Specifikation Framtagande av projektplan 12 veckor Kartläggning och bör analys Framtagande av kravspecifikation Framtagande av begreppsmodell Framtagande av nyttomeddelanden Framtagande av ÖTP arkitektur 3 Upphandling Analys av kravspecifikation 7 veckor Förfrågningsunderlag Utvärdering Avtalsförslag Förhandling Slutligt avtal 4

20 Tidsplan Verksamhetsutvecklingsprojekt

21 Kostnader för verksamhetsutvecklingsprojekt Specifikation Beskrivning Verksamhetsutveckling ÖTP Specifikation Summa kostnad för specifikation Kostnad kr kr kr Upphandling Beskrivning Upphandlingskonsult Kostnad kr Total kostnad för specificering samt upphandling kr

22 Kostnadsfördelar med Sambruk Uppdelning av kostnaderna för verksamhetsutvecklingsprojekt för 5 respektive 10 deltagande medlemskommuner Antal inv. Andel % Andel kr Antal inv. Andel % Andel kr Kommun % Kommun % Kommun % Kommun % Kommun % Kommun % Kommun % Kommun % Kommun % Kommun % % Kommun % Kommun % Kommun % Kommun % Kommun % %

23 Genomförande steg 1 Första delen i genomförandet eller steg 1 som vi benämnt det avser att fokusera på de insatser som ger störst vinst. En analys ger att störst vinster går att realisera genom att anpassa kommunernas system och lösningar utgående från LSS/LASS behovet. Steg 1 syftar till att realisera nyttorna: ID Beskrivning Kategori Värde Effektivare, enklare och anpassad assistansrapportering LSS och LASS Direkt kr Effektivare, enklare och anpassad rapportering till ekonomisystem och lön Direkt kr Effektivare, enklare och anpassad schemahanteringen Direkt kr Effektivare, enklare och anpassad informationslagringen per objekt (kund) Direkt kr

24 Genomförande steg 1 forts Logisk bild över möjlig arkitektur för assistansrapportering samt rapportering till löne-/ekonomisystem

25 Genomförande steg 2 ID Beskrivning Kategori Värde Lättare och bättre uppföljning (budget-/ekonomihantering) Indirekt kr Ökad säkerhet för kommun och kund (budget- /ekonomihantering) Svårvärderad kr Snabbare anställningsförfarande (anställning assistenter) Direkt kr Rätt assistent till rätt kund i rätt tid (anställning assistenter) Svårvärderad kr Snabbare och effektivare dialog mot facket (anställning assistenter) Indirekt kr Snabbare handläggningstid (tydligare information) Indirekt kr Ökad säkerhet/trygghet för kund, anhörig och god man (tydligare information) Svårvärderad kr Trygghet och säkerhet för anhörig och god man (info kring service och händelser) Svårvärderad kr

26 Genomförande steg 3 ID Beskrivning Kategori Värde 1.1. Effektiviserad assistansrapportering mot Försäkringskassan Direkt kr Bättre snabbare och mer korrekt beslut (standardiserade kundavtal samt checklistor) Indirekt kr Mer enhetlig bedömning för kunden (standardiserade kundavtal samt checklistor) Svårvärderad kr Färre ekonomiska förluster för kommunen (gemensamt beslut kommun FK) Direkt kr

27 Vad händer nu Förstudien kring förändringar av hantering och administration för LSS/LASS, föredras för Sambruks styrelse Resultatet från förstudien samt intresseanmälan till verksamhetsutvecklingsprojekt skickas ut till samtliga medlemskommuner Beslut om fortsatt verksamhetsutvecklingsprojekt fattas under januari 2006 Verksamhetsutvecklingsprojekt bedrivs under Q1 och Q Resultatet blir: Kravspecifikation, Begreppsmodell, Nyttomeddelande, upprättad ÖTP arkitektur (vid behov) Avtal tecknat med tilltänkt leverantör Genomförandefasen kan påbörjas direkt efter upphandlingen, vilket innebär någon gång under Q3 2006