Slutrapport NYTTOANALYS

Transkript

1 BILAGA 10 SMART PLANERING FÖR BYGGANDE Slutrapport NYTTOANALYS Lilian Klasson, Krister Arnell, PENG-ledare, Stratvise 0

2 Innehåll Slutrapport NYTTOANALYS... 0 Sammanfattning Bakgrund och nuläge... 3 Bakgrund... 3 Nuläge Mål och syfte... 3 Syfte... 3 Mål Metod och organisation... 3 Vad är en nyttoanalys?... 3 PENG-modellen... 3 SmartBuilts effektlogik Realisering/genomförande... 4 Workshops och intervjuer med gruppledare... 4 Intressentanalys... 5 Second Opinion Resultat och slutsatser... 5 Övergripande nyttor/effektmål... 5 Prioritering av nyttor... 6 Intressenter... 7 Innovationsworkshop/second opinion... 7 Nyttoanalys Erfarenheter och förslag

3 Sammanfattning Syftet med arbetet har varit att analysera och visa på möjliga nyttoeffekter för projektet Informationsförsörjning för planering, fastighetsbildning och bygglov, som är ett forskningsprojekt som en del av Smart Built Environment. Nyttoanalysen har utgått ifrån PENG-modellen. I detta arbete har endast, pga tidsbrist, delar av modellen kunnat genomföras; Förberedelsefasen samt de två första stegen i Genomförandefasen. I en fortsättning är det önskvärt att utveckla arbetet med att översiktligt värdera bruttonyttan (dvs summan av värdet för alla nyttoeffekternyttovärdet) och nettonyttan (dvs bruttonyttan minus kostnader), att beskriva prioriterade nyttor och hinder samt att finna ansvariga och medel för att ta hem nyttan. Det saknas ett antal steg i nyttovärderingen, för att hela PENG-modellen ska vara genomförd. Det finns självklart ett värde med att slutföra analysen. Ett antal slutsatser har dragits, utifrån nyttoanalysarbetet: - Effektmålen Bättre miljö, Ökad kvalitet, Minskad tidsåtgång och Ökade vinst- eller besparingsmöjligheter kan bidra till en effektivare samhällsbyggnadsprocess. - De nyttor som projekt- och gruppledare identifierar som de viktigaste, är alla beroende av individer och individers samarbete och kommunikation först på fjärde plats kommer de strukturella och digitala nyttorna vilka mer är förutsättningar än transformatorer. Begreppet digitalisering handlar här inte om teknologi, utan är ett paradigmskifte för förändringsledning och verksamhetsutveckling. - Nyttor som realiseras på en plats i samhällsbyggnadsprocessen kan påverka intressenter i många olika roller under flera olika steg i processen! Många intressenter berörs, framförallt medborgare. - En övergripande ekonomisk satsning på detta område behövs, för att få till stånd en övergripande och långsiktig lösning som kan bidra till samtliga effektmål för ökad samhällsnytta. Vår rekommendation blir därför att genomföra en fördjupad nytto- /kostnadsanalys, i syfte att få ett bättre beslutsunderlag, för fortsatt arbete. Att ta med i arbetet: - Utforma nästa steg i forskningsprojektet, så att även de mjuka nyttoaspekterna tillvaratas. - Komplettera de nyttor som framkommit tidigare, med de aha-upplevelser som projektet lett till och kommunicera dessa, dra nytta av alla de ambassadörer som finns för förändring! - Bjud in fler intressenter i kommande steg i nytto-/kostnadsanalysen. - Beskriv samhällsbyggnadsprocessen ur ett kundperspektiv (medborgare m fl). 2

4 1. Bakgrund och nuläge Bakgrund Projektet ingår i Smart Built Environments strategiska område Integrerade modeller och datastandardisering. Det finns ett stort behov av standardiserade digitala myndighetsprocesser, särskilt för planering, fastighetsbildning och bygglov, eftersom dessa idag till stor del är pappersbaserade och har en sekventiell karaktär. Den information som arbetas fram kommer inte intressenterna tilldel på ett smidigt sätt, vilket resulterar i dubbelarbete, ökade kostnader och onödigt lång handläggningstid. Nuläge När projektet nu avslutas, lämnar vi en slutrapport med rekommendationer ang. nästa steg avseende nyttorealiseringen. 2. Mål och syfte Syfte Syftet med uppdraget är att analysera och visa på intressenter och de nyttor som skulle kunna bidra till samhället, om de förslag som levererats från SBI-projektet implementeras. Mål Att finna de nyttoeffekter, dvs som genereras av en investering i tid eller pengar, som kan bidra till att nå effektmålen 3. Metod och organisation Vad är en nyttoanalys? En nyttoanalys visar på vilken nytta projektresultat skulle kunna bidra med. Analysen kan visa på hur stora nyttorna är, vad som skapar nyttorna. Nyttoanalysen kan också bidra med insikt om vilka projektförslag som kan ge nytta på kort sikt och i vilken ordning projektförslag bör implementeras då effekter att vissa åtgärder bygger på att andra förslag implementerats först. Slutsatser kan även dras utifrån vilka eventuella hinder som skulle kunna finnas i försöken att realisera nyttan. Man kan även erhålla underlag till beslutsprocesser avseende hur förändringar ska implementeras och vilka roller som är ansvariga för att säkerställa att nyttan faktiskt uppstår. PENG-modellen Som metodstöd för nyttoanalysen har PENG-modellen använts, PENG står för Prioritera Enligt Nytto-Grunder. Modellen försöker fastställa vilka nyttor en viss investering ger. Nyttorna kan vara relaterade både till kostnadsbesparingar och intäkter. Till skillnad från andra kalkyleringsmetoder, försöker PENG-analysen även ta hänsyn till svårvärderade och indirekta nyttor. Hela analysmetoden består av tio steg i tre faser: 1. Förberedelsefas 3

5 Beskriva mål och syfte Skapa insikt Bestämma och avgränsa objektet Beskriva objektet 2. Genomförandefas Identifiera nyttoeffekter Strukturera nytta, se bild nedan Värdera bruttonytta Beräkna investeringar 3. Kvalitetssäkringsfas Utföra klassning/hindersanalys Utse hemtagnings/nyttorealiseringsansvariga Nyttostruktur: En grafisk illustration av nedbrytning av huvudmål i delmål. SmartBuilts effektlogik Förutom de delar som ingår i PENG-analysmetoden har identifierade nyttor anpassats till det övergripande programmets, SmartBuilts, effektlogik. 4. Realisering/genomförande Workshops och intervjuer med gruppledare Två workshops har genomförts med projekt- och gruppledare; en med brainstorming och en med prioritering. Därefter har vissa gruppledare intervjuats om nya nyttoeffekter som de identifierat under projektets gång. Ett genomförande enligt PENG-modellen tar normalt ca fyra halvdagar, samt visst förberedelsearbete för deltagarna. I detta arbete har, pga tidsbrist, endast de första stegen i modellen 4

6 kunnat genomföras; Förberedelsefasen samt de två första stegen i Genomförandefasen. Intressentanalys PENG-ledarna har genomfört en intressentanalys, baserat på workshop med projektoch gruppledare. I arbete har intressenterna klustrats i ett antal huvudgrupper: Medborgare, i rollen som boende, i behov av boende, intressenter i offentliga byggprojekt Juridiska personer uthyrare och företag som önskar hyra lokaler Sakägare - privata och kommunala bostadsbolag samt markägare Tjänsteleverantörer under hela livscykeln; arkitekter, entreprenörer, konsulter, byggbolag etc. Politiker Myndigheter, på såväl kommunal, regionala som central nivå Media Second Opinion I nyttoanalysarbetet har en kort innovationsworkshop med deltagare utanför samhällsbyggnadsområdet genomförts. Deltagare i workshop var VD för en tankesmedja, digital projektledare, marknadsansvarig från läkemedelsleverantör, webbutvecklare, studerande och en verksamhetsutvecklare från en större myndighet. 5. Resultat och slutsatser Övergripande nyttor/effektmål Den övergripande nyttostrukturen, som leder till en effektivare samhällsbyggnadsprocess och bidrar till den ökade samhällsnyttan, kan beskrivas enligt nedan: 5

7 Ett större antal delmål har även identifierats och strukturerats. Det gäller t ex standardisering för digital samverkan, reglering, regelförenkling/lagförändring, ett säkert informationsutbyte, e-tjänst samt ökad nyttorealisering. Slutsats: Tillsammans bidrar effektmålen Bättre miljö, Ökad kvalitet, Minskad tidsåtgång och Ökade vinst- eller besparingsmöjligheter till en effektivare samhällsbyggnadsprocess. (Bättre miljö är det effektmål som har minst påverkade aktiviteter enligt deltagarna.) Prioritering av nyttor Tillsammans har projekt- och gruppledarna identifierat följande nyttor som de mest prioriterade nyttorna: 1. Bättre kommunikation mellan olika parter i byggprocessen, dialog och tillsammans! 2. Ökad transparens i processerna 3. Förhöjd servicenivå 4. Ökad möjlighet till återanvändning av data, ökad standardisering samt bättre möjlighet till visualisering på delad 4:e plats. Frågan om vem som kan betala för en satsning har varit en stående diskussionspunkt. Slutsats: De tre viktigaste nyttorna är alla beroende av individer och individers samarbete och kommunikation först på fjärde plats kommer de strukturella och digitala nyttorna de är mer förutsättningar än transformatorer. Begreppet digitalisering handlar här inte om teknologi, utan är ett paradigmskifte för förändringsledning och verksamhetsutveckling. 6

8 Intressenter Mer än ett 40-tal intressenter har identifierats under arbetet. Slutsats: Nyttor som realiseras på en plats i samhällsbyggnadsprocessen kan påverka intressenter i många olika roller under flera olika steg i processen! Många intressenter berörs. Innovationsworkshop/second opinion Resultat av workshop med personer utanför branschen/projektet: Tillgängliggöra samtliga underlag för intressenter (on-line, digitalt, på webben). Standardiserad 3D-modell (Alla ritningar ska finns i 3D/i samma format) Bättre medborgardialog (Involvera medborgaren i starten och låt närboende delta under hela processen för att undvika oro och överklagan.) Digitalt ansökningssystem (Ansökningssystemet för bygglov bör vara ett digitalt beslutsstöd som ger bygglov med automatik, om ansökan följer standard. Enligt principen för IKEAs köksplaneringsverktyg du kan inte sätta in en låda med fel mått ) Likartad tolkning av det centrala regelverket i alla kommuner. Sätt byggprojekt i mitten av alla intressenter. Ge tillgång till information genom olika behörighetsnivåer. Frågan om vem som kan betala för denna satsning var även här en prioriterad diskussionspunkt. Slutsats: En samhällsbyggnadsprocess bör utvecklas utifrån medborgarperspektiv. En kundresa al la IKEA. Nyttoanalys Det saknas, som ovan nämnts, ett antal steg i nyttovärderingen, för att hela PENGmodellen ska vara genomförd. Det finns självklart ett värde med att slutföra analysen, i syfte att beskriva hur effektmålen ska uppnås, vilka kostnader som är förknippade med detta och vem/vilka som ansvarar för helhet och delar. Slutsats: En övergripande ekonomisk satsning på detta område behövs, för att få till stånd en övergripande och långsiktig lösning som kan bidra till samtliga effektmål för ökad samhällsnytta, enligt ovan. 7

9 6. Erfarenheter och förslag I detta arbete har delar av PENG-modellen kunnat genomföras; Förberedelsefasen samt de två första stegen i Genomförandefasen. Då projektet är slutrapporterat, är det önskvärt att utveckla arbetet med att värdera bruttonyttan, (dvs nyttovärde minus kostnader), nettonyttan (dvs nyttovärde exklusive kostnader), att beskriva prioritet och hinder samt att finna ansvariga och medel för att ta hem nyttan. Eller på annat sätt få en prognos för samhällsnyttan. Det är viktigt att sedan följa upp hemtagningen/nyttorealiseringen kontinuerligt. Slutsats Tillsammans bidrar effektmålen Bättre miljö, Ökad kvalitet, Minskad tidsåtgång och Ökade vinst- eller besparingsmöjligheter till en effektivare samhällsbyggnadsprocess och ett bättre samhälle i stort (Bättre miljö är det effektmål som har minst påverkade aktiviteter enligt deltagarna.) De, av projekt- och gruppledare identifierade som de viktigaste nyttorna är samtliga beroende av individer och individers samarbete och kommunikation först på fjärde plats kommer de strukturella och digitala nyttorna de är mer förutsättningar än transformatorer. Nyttor som realiseras på en plats i samhällsbyggnadsprocessen kan påverka intressenter i många olika roller under flera olika steg i processen! Många intressenter berörs. En samhällsbyggnadsprocess bör utvecklas utifrån medborgarperspektiv. En kundresa al la IKEA, så minskar antalet överklaganden. En övergripande ekonomisk satsning behövs, för att få till stånd en strategisk och hållbar lösning som kan bidra till att nå effektmålen för samhället. Rekommendation Genomför en fördjupad nyttoanalys, i syfte att få ett bättre beslutsunderlag, för det fortsatta projektarbetet. Utforma nästa steg i forskningsprojektet, så att även de mjuka nyttoaspekterna tillvaratas. Komplettera de nyttor som framkommit tidigare, med de aha-upplevelser som projektet lett till och kommunicera dessa, dra nytta av alla de ambassadörer som finns för förändring! Genomför kommande steg i nyttoanalysen tillsammans med fler intressenter. Beskriv samhällsbyggnadsprocessen utifrån bl a ett medborgarperspektiv. En nytto-/kostnadsanalys bör efterfrågas av beslutsfattare, som då får bättre underlag gällande övergripande investeringar i samhällsbyggnadsprocessen. 8