Nyttovärdering av nationell Elektronisk Remiss

Transkript

1 UPTEC IT Examensarbete 30 hp Juni 2017 Nyttovärdering av nationell Elektronisk Remiss Joakim Nilsson Institutionen för informationsteknologi Department of Information Technology

2 2

3 Abstract Evaluation of the benefits of Elektronisk Remiss Joakim Nilsson Teknisk- naturvetenskaplig fakultet UTH-enheten Besöksadress: Ångströmlaboratoriet Lägerhyddsvägen 1 Hus 4, Plan 0 Postadress: Box Uppsala Telefon: Telefax: Hemsida: The purpose of this thesis is to evaluate the benefits of the service Elektronisk remiss. Elektronisk remiss is a service that enables an exchange of medical referrals on a national level. The evaluation presents a number of recommendations for future work with Elektronisk remiss for Region Uppsala and other stakeholders of the national electronic referral service. The benefits has been evaluated with the use of the 5-model. The benefits that are examined consists of thoughts, ideas and feelings that the stakeholders have towards Elektronisk remiss. The information has been collected from semi-structured interviews together with the stakeholders. The interviews had the purpose to analyze what effects, positive and negative, that occurs with a national referral system. The evaluation has not examined the economic benefits of Elektronisk remiss. The qualitative data can be the basis for future decisions with the investment. The result of the 5 model shows the correlation between change, effect and benefit. The change is that referrals will be handled electronically on a national level, the effects are the findings from the interviews and these are either direct or indirect and the benefit is the value in which the effect will result in. The correlation between change, effect and benefit is displayed in a 5-table that gives an overview of the effects and the benefits. The results of this study shows that the qualitative benefits of the investment is positive and that Elektronisk remiss saves a lot of time in the process of handling referrals. Handledare: Gustaf Nolinder Ämnesgranskare: Bengt Sandblad Examinator: Lars-Åke Nordén UPTEC IT Tryckt av: Reprocentralen ITC

4 4

5 Sammanfattning Syftet med detta examensarbete är att undersöka vilken nytta som möjliggörs av Elektronisk remiss. Elektronisk remiss är en tjänst som möjliggör ett utbyte av nationella allmänremisser. Resultatet från utvärderingen kommer vara grunden till ett antal rekommendationer till Region Uppsala och andra intressenter av nationell elektronisk remisshantering. Nyttan har värderats genom en nyttovärdering med hjälp av 5-modellen. Nyttan är av kvalitativ typ och presenterar de tankar, idéer och känslor som intressenterna av Elektronisk remiss har. Som grund till informationen i utvärderingen har intervjuer genomförts tillsammans med intressenter av nationell Elektronisk remiss. Dessa intressenter är Region Uppsala, Landstinget i Värmland, Cambio Healthcare systems och Inera. Intervjuerna har samlat in kvalitativ information med målet att förstå vilka effekter, positiva och negativa, som uppstår med den nationella elektroniska remisshanteringen. Dessa effekter har varit grunden för att kunna avgöra den nytta som Elektronisk remiss möjliggör. Utvärderingen har inte undersökt nyttor i ekonomiska termer, anledningen är för att Elektronisk remiss i dagsläget är inne i ett pilotstadium och därmed anses kvalitativa värden vara av större intresse, eftersom dessa kan vara grunden för beslutsunderlag och framtida arbete med investeringen i nationell Elektronisk remiss. Nyttoeffekterna som identifierades under intervjuernas gång sammanställdes och nyttovärderades med hjälp av 5-modellen. En nyttovärdering utförd med 5-modellen visar sambandet mellan Förändring, Effekt och Nytta (FEM). Förändringen är att nationella remisser hanteras elektroniskt, tillhörande effekter är de som under intervjuerna identifierades, dessa är av kvalitativ typ och är direkta eller indirekta, nyttan är det värde som nyttoeffekten kommer resultera i. Eftersom nyttoeffekterna är av kvalitativ typ har dessa mäts med hjälp av nyckeltal som visar den kvalitativa nyttan. Sambandet realiseras i en 5-tabell som ger en överblick över alla effekter och nyttor. 5-tabellen kan användas som ett beslutsunderlag för framtida val och IT-investeringar. Genom att använda 5-tabellen och tillsätta en förändringsledare kan man jobba med att hämta hem effekterna då effekterna och nyttan som kan realiseras tydligt visas i tabellen. För att i framtiden få en bättre överblick över den faktiska nyttan som Elektronisk remiss resulterar i rekommenderas att även en nyttovärdering för ekonomiska värden görs. Detta anser jag bör göras med 5-modellen eller med PENG-modellen som båda modeller hanterar ekonomiska nyttor. Resultaten från utvärderingen visar bland annat att de kvalitativa nyttorna är positiva och att Elektronisk remiss möjliggör att mycket tid sparas i remisshanteringsprocessen. 5

6 6

7 Innehåll 1 Inledning Syfte Intressenter Avgränsningar Disposition Bakgrund Elektronisk hälsa Elektronisk remiss Tjänsten Elektronisk Remiss Tjänstöversikt Användare Investeringar i IT Nytta och effekter Utvärdering av nytta Sjukvård och IT Mjuka nyttor Användbarhet av IT-system Användbarhet Tillgänglighet Kravställning Kvalitativa undersökningar Teori Inledning PENG-modellen Process Grön nytta Gul nytta Röd nytta Redovisning Hemtagningsansvar modellen Identifiera nyttoeffekter Initiera förändringar Säkra effekter Mät måluppfyllnad Förläng nyttans livslängd Effektkarta Effektstyrning Sammanställning av modeller Semi-strukturerade intervjuer Key Evaluation Checklist Förberedelse Underlag Delutvärdering Övergripande betydelse Slutsats

8 4 Metod Datainsamling Intervjuer Jämförelse av arbetsprocess Metod för nyttovärderingen Resultat Dagens remisshantering mot Elektronisk remiss Utgående remissflöde Ingående remissflöde Skillnader mellan remisshanteringssystemen Effekter av införandet Mindre pappershantering Snabbare remisshantering Enklare att förhålla sig inom tidsramen för vårdgaranti Kortare väntetider Ökad säkerhet Legala aspekter Mindre miljöpåverkan från pappershantering Ett steg i digitaliseringen Direktkontakt Patienten Nya processer Nationellt strukturerade remisser Minskad arbetsbörda Negativa effekter Nyttovärdering av effekterna med hjälp av 5-modellen Översikt över nyttoeffekter Struktur av nyttoeffekter Verifiering av nyttoeffekterna tabell Framtiden för Elektronisk Remiss Tydliga rutiner för betalningsförbindelser Aktörernas ansvar Framtidens remisshanteringssystem Slutsatser Vilka är intressenterna av Elektronisk remiss? Hur definierar man nytta och hur mäter man det? Vilka effekter, positiva och negativa, medför Elektronisk remiss för intressenterna? Vilken nytta möjliggör Elektronisk remiss? Användbarhet och tillgänglighet Diskussion Utvärderingens styrkor Typ av information och val av metod Skillnaden i arbetsbelastning visualiserades Utvärderingens svagheter Rekommendationer 51 8

9 8.1 Fortsatt arbete att hämta hem nyttorna Utgå från 5-tabellen Verifiera effekterna Verifiera målen Förläng livslängden i nyttan Analysera den ekonomiska nyttan Utvärdera användbarheten och tillgängligheten Jobba för att få med fler Utvärderingens kvalitet Arbetets bidrag Arbetets resultat Nyttovärderingar inom IT Referenser 55 Appendix 57 A Intervjufrågor Figurer 1 Kommunikationen för elektronisk remiss [1] Nyttosamband för sjukvården [2] Nyttostruktur i flera nivåer [3] Bruttonytta[2] Nyttokarta [4] Nyttomatris [4] Realiserbarhetsmatris [4] tabell [4] Resulterande 5-tabell [4] Flödesdiagram för en utgående remiss till en vårdgivare i ett utomläns landsting/region Flödesdiagram för en inkommande remiss från en vårdgivare i ett utomläns landsting/region Nyttomatris för Elektronisk remiss tabell för Nationell Elektronisk Remiss Tabeller 1 Lista över intervjuer

10 10

11 1 Inledning Elektroniska remisser, det vill säga remisser som hanteras digitalt, har under det senaste decenniet varit en del av remisshanteringen i ett flertal regioner och landsting. Genom att hantera remisser elektroniskt blir remisshanteringen mindre tidskrävande jämfört med den traditionella remisshanteringen.[5] Inom landstingen och regionerna går det att hantera remisser elektroniskt, men när en vårdgivare inom ett landsting eller region ska remittera en vårdgivare inom ett annat landsting eller region har inte ännu möjligheten för elektronisk remisshantering funnits. Remisshantering utomläns har istället främst skett över post och ibland även fax. [6] Detta är en process som resulterar i ett stort pappersflöde som är också är tidskrävande. [7]Nu har Inera tillsammans med ett antal landsting som använder journalsystemet COSMIC, utvecklat av Cambio Healthcare systems, startat en pilot för tjänsten Elektronisk remiss, vilken möjliggör ett nationellt utbyte av digitala allmänremisser. Elektronisk remiss är mycket lik den remisshantering som idag sker elektroniskt mellan vårdgivare inom regionen/landstinget. Landstinget i Värmland och med Region Uppsala är några av de som medverkar i piloten och de var först med att genomföra ett sådant digitalt utbyte av allmänremisser. [8] Region Uppsala vill nu utvärdera nyttan som uppstår av den nationella elektroniska remissen. 1.1 Syfte Syftet med den här rapporten är att utvärdera vilken nytta som Elektronisk remiss möjliggör samt att presentera rekommendationer för hur Region Uppsala ska gå tillväga för att dessa nyttor skall uppnås i framtiden. För att uppfylla syftet togs följande frågeställningar fram: Vilka är intressenterna av Elektronisk remiss? Vilka effekter, positiva och negativa, medför Elektronisk remiss för intressenterna? Hur definierar man nytta och hur mäter man det? Dessa frågor har under utvärderingens gång studerats och svaren har använts för att besvara utvärderingens huvudfråga: Vilken nytta möjliggör Elektronisk remiss? 1.2 Intressenter I samband med utvärderingens start analyserades företagen och organisationerna som i dagsläget är en del av piloten av Elektronisk remiss. Representanter från dessa företag och organisationer var av intresse att intervjua för att undersöka vilka effekter, positiva och negativa, som Elektronisk remiss medför. Intressenterna av utvärderingen är anställda inom: Region Uppsala Landstinget i Värmland Inera Cambio Healthcare systems 11

12 1.3 Avgränsningar Det finns vissa avgränsningar gällande vilka delar av Region Uppsala och Landstinget i Värmland som har studerats. Framförallt undersöker utvärderingen vilken nytta Elektronisk remiss möjliggör för verksamheten inom regionerna och landstingen. Anledningen är att det i dagsläget är ett begränsat flöde av Elektroniska remisser som sker i pilotstadiet. Nyttan som analyseras är därmed av kvalitativ typ och kommer därmed att värderas utifrån egendefinierade nyckeltal och inte i något ekonomiskt värde. Därmed innehåller inte utvärderingen någon ekonomisk analys av nyttorna. Detta är en intressant del att utvärdera när flödet av Elektroniska remisser ökar. Inte heller har patienter som en grupp av intressenter inkluderats direkt i utvärderingen med anledningen av det begränsade flödet av remisser i pilotstadiet. 1.4 Disposition Utvärderingens första del, kapitel 1, är en inledande del där utvärderingens syfte, frågeställningar, intressenter och avgränsningar presenteras. I kapitel 2 beskrivs bakgrunden för ämnet. Framförallt diskuteras tjänsten Elektronisk remiss, IT-investeringar, begreppen nytta och effekter samt nyttovärderingar. I kapitel 3 presenteras den teori som är relevant för utvärderingen. Först presenteras olika modeller som kan appliceras för nyttovärderingar. Sedan beskrivs teori för semi-strukturerade intervjuer och för hur utvärderingar bör struktureras. I kapitel 4 presenteras de metoder som har valts för informationsinsamling samt nyttovärdering. I kapitel 5 presenteras resultatet. Här presenteras för en jämförelse för nationell remisshantering med remisser i pappersformat och i elektroniskt format. Efter det presenteras effekterna som intervjudeltagarna identifierade och en nyttovärdering av dem med hjälp av 5-modellen. Till sist presenteras intervjudeltagarnas tankar om elektronisk remiss i framtiden. I kapitel 6 besvaras de ursprungliga frågeställningarna med hjälp av resultatet som presenterades i kapitel 5. I kapitel 7 analyseras utvärderingen utifrån dess styrkor, svagheter och generella kvalitet. I kapitel 8 presenteras rekommendationerna till Region Uppsala som grundas i resultatet och diskussionen. I kapitel 9 presenteras referenser och till sist presenteras bilagor i ett appendix. 12

13 2 Bakgrund I det här kapitlet introduceras först begreppet elektronisk hälsa och tjänsten Elektronisk remiss. Investeringar i IT och nyttovärderingar tas därefter upp, med ett fokus på IT inom sjukvården och på användbarhet av IT-system. Avslutningsvis beskrivs kvalitativa undersökningar och varför man genomför dem. 2.1 Elektronisk hälsa Begreppet elektronisk hälsa har under senare år börjat användas för att beskriva vissa tjänster som är relaterade till IT inom vården. [9] Exempel på tjänster som går under det här begreppet är elektroniska recept, elektroniska journaler och elektroniska remisser. I Sverige är 99% av alla recept elektroniska och därmed är Sverige ett av de länder som är ledande inom elektroniska recept. [10] Sveriges kommuner och landsting har som mål att Sverige ska vara bäst i världen på elektronisk hälsa år [11] Elektronisk remiss Landstingen och Regionerna i Sverige har samverkat kring e-hälsofrågor i många år. Man har lagt fram flera olika prioriteringar för vilka tjänster man vill investera i för att hämta hem nytta. Man har nu bestämt att man vill införa Elektronisk remiss. Elektronisk remiss har sedan länge varit en av de högst prioriterade e-tjänsterna som man vill införa. Anledningen är att man ser en väldigt stor nytta om man inför tjänsten. Idag är det regioner och landsting som använder COSMIC som journalhanteringssystem som har infört Elektronisk remiss. Region Uppsala och Landstinget i Värmland är två av dessa vårdgivare där Elektronisk remiss i dagsläget är i ett pilotstadium. Region Uppsala Region Uppsala har under 10 års tid efterfrågat möjligheten att implementera Elektronisk remiss. Man ser i Region Uppsala att Elektronisk Remiss medför bra möjligheter för hälso- och sjukvården, eftersom det finns en uppenbar nytta med att implementera tjänsten. Akademiska sjukhuset som är en stor vårdgivare för utomläns patienter skulle vinna mycket nytta genom att implementera Elektronisk remiss, det skulle underlätta kommunikationen av remisser som Akademiska sjukhuset har med nästan hela Sverige. Region Uppsala, som andra landsting som använder journalhanteringssystemet COSMIC har sen flera år tillbaka haft elektroniska remisser inom landstinget. Landstinget i Värmland Landstinget i Värmland har haft elektronisk remisshantering inom landstinget sedan Privata vårdgivare har inom landstinget nyligen gått över till COSMIC. I dagsläget är det optiker och olika enheter inom skolhälsovården som skickar in pappersremisser. Landstinget i Värmland sen några år tillbaka blivit mer aktiva inom vårdutvecklingen, de vill vara med och testa nya möjligheter som kommer upp. Därför valde de att medverka i piloten för Elektronisk Remiss. 2.2 Tjänsten Elektronisk Remiss Elektronisk remiss möjliggör ett nationellt utbyte av digitala allmänremisser, till skillnad från det remisshanteringssystem som används idag som endast möjliggör ett digitalt utbyte av allmänremisser inom länet. I den pilot för Elektronisk remiss som Region Uppsala och Landstinget i Värmland medverkar i skickades den första nationella digitala remissen mellan regionen/landstinget. [12] 13

14 2.2.1 Tjänstöversikt Inera tillhandahåller den nationella tjänsteplattformen och den fungerar som ett nav för kommunikation mellan remittenter och remissmottagare som är anslutna till Elektronisk remiss. [13]. I dagsläget är Elektronisk remiss i ett pilotstadium och där medverkar Region Uppsala, Landstinget i Värmland, Region Jönköpings län, Landstinget i Kalmar län och Region Östergötland. [13] Gemensamt för dessa regioner och landsting är att de använder journalsystemet COSMIC, utvecklat av Cambio Healthcare Systems. Om en vårdgivare inom en region eller ett landsting ansluter till Elektronisk remiss så måste vårdgivaren i sin IT-infrastruktur implementera möjligheten att kommunicera med den nationella tjänsteplattformen. Alla remisser som skickas går igenom den nationella tjänsteplattformen innan den levereras till det remissmottagande vårdgivaren. Det betyder att vårdgivare kan ansluta till Elektronisk remiss och remittera och ta emot remisser från vårdgivare verksamma i andra regioner och landsting även om de använder andra journalsystem. När en elektronisk remiss remitteras utomläns aviseras den nationella tjänsteplattformen från regionen eller landstinget som remitterar. Den nationella tjänsteplattformen vidarebefordrar remissen till den remissmottagande enheten. Tjänsteplattformen sköter också säkerhetsfunktionen, den verifierar att det är en godkänd användare som remitterar och att det är en godkänd användare som är remissmottagare. Bilden nedan ger en överblick över tjänsten: Figur 1: Kommunikationen för elektronisk remiss [1] Användare Inom de verksamheter som använder Elektronisk remiss finns ett flertal användare. Dels de användare som direkt jobbar med remisshanteringen, men också de användare som ser till att tjänsten går att använda. De olika användarna presenteras nedan: Direkta användare De direkta användarna av Elektronisk remiss är de användare som jobbar med remisshanteringen. Det är främst medicinska sekreterare och läkare. De medicinska sekreterarna sköter de ingående och utgående 14

15 kommunikationerna av remisserna. De ser också till att remissen hamnar hos rätt avdelning och läkare. Läkarnas roll i remisshanteringen är att skriva en ny remiss eller bedöma en inkommen remiss. Indirekta användare De indirekta användarna av Elektronisk remiss är de användare som inte jobbar med remisshanteringen, men är delaktiga för att systemet skall fungera. Det finns ett flertal indirekta användare, exempelvis ledningen för medicinska sekreterare och läkare. Andra personer som ingår i den här kategorin är de som ser till att systemet är tillgängligt att använda. De personer som har planerat införandet av systemet och som driver vidare utveckling och utbildning inom personalen räknas också in i denna kategori. Patienter är också delvis indirekta användare av Elektronisk remiss, eftersom det är patienternas remisser som kommer att remitteras elektroniskt med Elektronisk remiss. 2.3 Investeringar i IT I dagens verksamheter är det viktigt att man investerar i IT för att i framtiden kunna fortsätta att erbjuda de tjänster och den service som man utger sig att leverera. [14] Företag som har investerat i IT och har anpassat sin organisation efter investeringarna har fått betydande produktivitetsökningar [15]. Om en IT-investering går rätt till kan den möjliggöra förändringar och förbättringar inom verksamheten, det vill säga öka nyttan i verksamheten. [2] Nytta och effekter Två begrepp som vanligen förekommer inom IT-investeringar är nytta och effekt. Dessa två begrepp används för att uttrycka det positiva värde som man vill åstadkomma med en IT-investering. [15]. Ordet nytta är ett positivt laddat ord. Ordet används för att beteckna ett positivt värde. Ordet effekt är ett neutralt laddat ord. Med neutralt laddat menas att ordet pekar på både positiva och negativa effekter. Detta ord är också mätbart av denna anledning Utvärdering av nytta En investering i IT görs för att skapa positiva värden, det vill säga önskade effekter eller nytta [15]. Men trots att IT-investeringen görs för att skapa positiv nytta behöver nödvändigtvis inte den resulterande nyttan vara positiv. [3] Därför är det viktigt att man utvärderar nyttan av sin IT-investering. Innan man investerar i IT är det en god idé att göra en nyttovärdering som en förstudie för att undersöka vilken nytta investeringen kommer att resultera i. Detta kan sätta grunden för ett beslutsunderlag till om investeringen skall göras eller inte. Det går också att genomföra en nyttovärdering för en investering som redan är genomförd. Resultatet från nyttovärdering kan då visa vilka nyttor som har uppstått eller inte har uppstått och och detta kan användas som beslutsunderlag för framtida beslut för investeringen. [2]. 2.4 Sjukvård och IT Det ställs idag ökande krav på hälso- och sjukvården. Befolkningen åldras och allt eftersom att den medicinska och tekniska utvecklingen fortskrider ökar förväntningen från medborgarna på hälso- och sjukvården. IT är ett viktigt och kraftfullt redskap för att möjliggöra en effektivare och bättre vård. [2] ITinvesteringar i vården är viktiga för kommunikation och informationshantering. Sjukvårdens investeringar i informationssystem krävs för att kunna koppla samman vårdgivare med varandra och med patienter. 15

16 Sjukvården ligger idag efter många andra sektorer i samhället när det kommer till att använda modern IT. De IT-system som idag används är till störst del elektroniska journalsystem som främst medför tillgänglighet och inte kommunikationsmöjligheter. En av de kommunikationsmöjligheter som idag saknas är att olika journalsystem ofta inte kan kommunicera med varandra. [9] Det finns alltså stora möjligheter att effektivisera Sveriges vård med IT-investeringar. IT är en väldigt stor möjliggörare och krävs för att kunna klara av de framtida utmaningar som vården står för med en åldrande befolkning. Om man hos vårdgivaren investerar i IT kommer det inte bara påverka nyttan hos vårdgivaren. En nyttoeffekt som uppstår är nytta för patienten, som exempelvis bättre kvalitet, kortare väntetider samt ökad patientsäkerhet. Detta kan i sin tur öka nyttan för samhället med exempelvis lägre sjukersättningar. [9]. IT-investeringar inom vården resulterar alltså i tre följande huvudnyttor: Nyttan för vårdgivaren Nyttan för patienten Nyttan för samhället Nyttosambandet illustreras i bilden nedan: Figur 2: Nyttosamband för sjukvården [2] Mjuka nyttor Inom vården uppstår ibland mjuka nyttor, exempel på detta är bättre kvalitet, bättre beslutsunderlag, ökad motivation eller att arbetsmiljön förbättras. Mjuka nyttor är nyttor som inte kan mätas, det är alltså svårare att sätta ett värde på de mjuka nyttorna, men man kan göra en rimlig bedömning av vilken storlek nyttan har. 16

17 2.5 Användbarhet av IT-system Allt eftersom fler och fler IT-investeringar genomförs och ju större genomslag digitaliseringen får, så kommer allt mer arbete göras med hjälp av digitala system. Effekten är en allt mer digital arbetsmiljö som medför möjligheter och problem av fysisk, psykosocial och kognitiv typ. [16] Det blir därmed allt viktigare att IT-system ska vara användbara och tillgängliga Användbarhet Definieras enligt standarden ISO 9241:11: Den grad i vilken specifika användare kan använda en produkt för att uppnå ett specifikt mål på ett ändamålsenligt, effektivt och för användaren tillfredsställande sätt i ett givet sammanhang. Användbarhet kan alltså ses som hur enkelt och behagligt det är att använda en produkt. En viktig komponent för en produkts användbarhet är också om den möjliggör den nytta som är tänkt att den ska. [17] Om produkten möjliggör den tänkta nyttan och samtidigt är enkel och behaglig att använda så är produkten användbar. Definitionen nämner att specifika användare ska använda produkten för att uppnå ett specifikt mål. Det betyder att produkten nödvändigtvis inte är användbar för alla grupper av användare även om den är användbar för en specifik grupp av användare. Därmed kan det vara intressant att undersöka produktens användbarhet, detta kan exempelvis göras genom intervjuer med specifika användare av produkten [18] Tillgänglighet Definieras som en form av användbarhet enligt standarden SS EN ISO 26800:2011: utsträckning, i vilken produkter, system, tjänster, miljöer och inrättningar kan användas av personer från en grupp med bredast möjliga spektrum av egenskaper och förmågor så att dessa personer kan uppnå specifika mål i specifika användningssammanhang. Tillgänglighet utgår alltså från människors förmågor. Ett IT-system ska kunna användas av personer som har nedsatta funktioner. Möjligheten att använda systemet ska inte alltså kräva att alla användare har alla mänskliga förmågor i fullt behåll. Någon gång under en människas levnad kan man råka ut för en temporär eller permanent funktionsnedsättning Kravställning Det finns alltså motiv att ställa krav på att man investerar i användbara och tillgängliga IT-system. [19] Följande motiv motsvarar standardens definition av användbarhet, tillgänglighet och verksamhetsnytta: [19] Ökad effektivitet System som är användbara och tillgängliga gör det enklare för användare att effektivt nå sitt mål. Detta eftersom att användarna kan fokusera på arbetsuppgifterna snarare än att lägga tid på att lära sig hur systemet fungerar. Detta resulterar i positiva effekter för verksamheten. Sänkta kostnader Ett system som utformas bra minskar inlärningstiden för användaren och det medför därmed färre fel som senare måste rättas. Mindre behov av stöd 17

18 Ett IT-system med en god användbarhet och tillgänglighet minskar användarens behov att utbilda sig för att använda systemet. Ett sådant system kommer inte heller kräva att kollegor behöver hjälpa varandra lika mycket för att lösa problem. Minskad ohälsa Ett IT-system med en god användbarhet och tillgänglighet medför att användaren får en ökad arbetstillfredsställelse och minskad stress till följd av en bra utformning av systemet. Bättre tjänstkvalitet Ett IT-system med en god användbarhet och tillgänglighet medför att användningen av systemet blir mer attraktivt att använda. Minskad risk för utebliven vinst Ett IT-system med en dålig användbarhet och tillgänglighet gör att användarna mer sannolikt föredrar att stanna kvar i de personalkrävande arbetssätten och systemen. Tillgänglighet och användbarhet förutsätter varandra. Om man vill genomföra en IT-investering är det viktigt att man lägger vikt på både tillgänglighet och användbarhet av systemet. [19] 2.6 Kvalitativa undersökningar En kvalitativ undersökning genomförs när man vill förstå sig på något personer gör och varför de gör det, eller varför de inte gör något på ett annorlunda sätt. Undersökningen visar alltså varför personer gör på ett visst sätt och hur de själva ser på deras roll och deras sätt att göra något på i en större skala. När man utför en kvalitativ undersökning använder man sig av kvalitativa metoder, som resulterar i kvalitativ data. [20] Kvalitativa metoder arbetar med ord eller kommunikation och detta görs antingen genom röst, visuellt eller text. Detta sker ofta genom interaktion med en annan person, under en längre stund. Kvalitativa metoder kan jämföras mot kvantitativa metoder där man istället jobbar med numerisk data och där man inte i samma utsträckning interagerar med andra personer. [20] Kvalitativa utvärderingar grundas i att man förstår sammanhanget där en ändring genomförs. Därmed försöker utvärderaren förstå sig på människorna som är en del av sammanhanget, genom att använda kvalitativa metoder för att samla in kvalitativ data. Detta kan jämföras med en kvantitativ metod som exempelvis ett frågeformulär där man enklare kan nå ut till en större grupp människor, men inte få samma djupa bild av människorna som deltar i frågeformuläret. Det är utvärderaren av den kvalitativa undersökningen som har ansvaret att bygga upp en kontakt med personen som genom en kvalitativ metod kommer ge information till undersökningen. Detta i sin tur betyder att utvärderingens kvalitet i stor utsträckning beror på den metod som väljs och hur väl utvärderaren utför den. [21] Det finns flera olika kvalitativa metoder för att samla in data, men den data man samlar in i en kvalitativ utvärdering görs genom ett av följande tre sätt: 1. Genomföra öppna intervjuer 2. Genom att direkt observera 3. Analysera skrivna dokument 18

19 Öppna intervjuer kan genomföras individuellt eller med en större grupp av personer. Detta görs i syftet att samla in direkta citat från personer om deras erfarenheter, åsikter, känslor och kunskap. Informationen som uppstår vid en öppen intervju är omfattande och ska dokumenteras. Denna data ska efter intervjuns genomförande sättas ihop till läsbar data. Det är vanligt att datan delas upp i kategorier eller teman som sedan analyseras. Genom observationer får man en insyn i hur personer interagerar i ett sammanhang. Detta kan exempelvis vara deras beteende och valen de gör. Observationer är oftast ostrukturerade, där utvärderaren antecknar det som händer. Analysen av datan från en observation fungerar på samma sätt som efter en öppen intervju. En analys av ett skrivet dokument inkluderar en analys av exempelvis ett utdrag, citat, frågeformulär eller hela stycken. [20] 19

20 3 Teori I det här kapitlet presenteras först PENG-modellen, 5-modellen och effektstyrning med effektkarta, som är metoder för att nyttovärdera IT-investeringar. Efter det beskrivs semi-strukturerade intervjuer och till sist modellen Key Evaluation Checklist. 3.1 Inledning En satsning inom IT är en investering, man investerar i IT för att möjliggöra verksamhetsutveckling. Men det är inte ovanligt att en IT-satsning endast ses som en kostnad, snarare än en investering. Därmed är det viktigt att man förstår vilken nytta en IT-investering skapar. För att undersöka detta kan man genomföra en nyttovärdering där man undersöker nettonyttan, vilket är skillnaden mellan bruttonyttan som skapas och kostnaden för nyttan. Ofta lever inte IT-investeringar upp till den största möjliga nettonyttan. Det finns alltså ett behov att nå upp till den största möjliga nettonyttan som är möjlig. För att göra detta måste man på ett strukturerat sätt kunna värdera och öka nyttan av IT-investeringar. Eftersom nytta kan bestå av direkta, indirekta, svårhanterade och mjuka nyttor är det inte alltid lätt att uppskatta det värde nettonyttan kommer att uppnå. 3.2 PENG-modellen PENG [3] (Prioritering Efter Nytto-Grunder) är en modell för att utvärdera nyttan av IT i verksamheten, men modellen kan också användas för att nyttovärdera annat än IT. Med PENG-modellen kan man prioritera nyttan genom att kategorisera den i olika färger som också visar mjuka nyttor och svårhanterade nyttor. En PENG-analys kan genomföras när som helst i en IT-investerings fas. Om PENG-analysen används i början, eller förstudien, av investeringen kommer den potentiella nyttan till stor del visualiseras, om istället analysen sker i slutet, eller uppföljningen, visualiseras till större grad den uppnådda nyttan. Nyttan presenteras med ett det uppskattade ekonomiska värde som nyttan kommer innehava. Modellen är strukturerad efterföljande 3 faser: Förberedelsefas 1. Bestäm syftet med nyttovärderingen 2. Skapa insikt 3. Bestäm och avgränsa objektet 4. Beskriv objektet (t.ex process/system) Genomförandefas 5. Identifiera nyttoeffekterna 6. Strukturera nyttoeffekterna 7. Värdera nyttoeffekterna 8. Beräkna kostnaden för nyttan Kvalitetssäkringsfas 9. Klassificera och bedöm hinder för nyttan 10. Beräkna nettonytta och fastställ hemtagningsansvar 20

21 3.2.1 Process I förberedelsefasen bestämmer man först syftet med nyttoanalysen. Ska nyttoanalysen undersöka den potentiella nyttan med en kommande investering eller ska den följa upp en investering som gjorts och konstatera den uppnådda nyttan? Syftet ska beskriva objektet som ska nyttovärderas och hur det har avgränsats i nyttovärderingen. Skillnaden som objektet medför mot det gamla objektet är viktig att presentera, eftersom det är där nyttan kommer uppstå. I genomförandefasen identifieras först nyttoeffekterna som uppstår/har uppstått i investeringen. Deltagare från olika delar av verksamheten kan möjligtvis ha identifierat olika effekter och därför är det viktigt att ha med deltagare hela verksamheten. Nyttoeffekterna ska de sedan struktureras i en nyttostruktur för att klargöra sambanden mellan dem. Effekterna grupperas i olika huvudområden, där varje huvudområde är en effekt som i sin tur kan bestå av fler effekter. Det blir därmed ett antal nivåeräv effekter. Ett exempel på en nyttostruktur visualiseras i bilden nedan: Figur 3: Nyttostruktur i flera nivåer [3] Efter nyttostruktureringen ska nyttoeffekternas storleksordning värderas. Det här steget brukar kunna vara svårt då man ska uppskatta värdet i svårvärderade och mjuka nyttor. Därefter beräknas kostnaden för nyttan. Deltagarna ska efter det granska värderingen. Är det ett realistiskt resultat? För att underlätta granskningen och därigenom bedöma karaktären av nyttoeffekterna delar man in nyttorna i följande kategorier: Grön nytta Den här kategorin inkluderar den nytta som uppstår direkt när den realiseras och den kallas för direkt resultatpåverkande nytta. Nyttan är relativt säker och är därmed relativt enkel att beräkna. Ett exempel på en nyttoeffekt i den här kategorin är sänkta personalkostnader. 21

22 3.2.3 Gul nytta Den här kategorin inkluderar den nytta där en form av förbättring måste uppnås innan nyttan kan realiseras och den kallas för indirekt resultatpåverkande nytta. Detta medför att det är en större osäkerhet i denna värdering. Ett exempel på en nyttoeffekt i den här kategorin är tidsbesparing som i sin tur leder till högre kvalitet Röd nytta Den här kategorin är den mest osäkra när det kommer till värderingen och den kallas för svårvärderad nytta. Ett exempel på en nyttoeffekt i den här kategorin kan vara att verksamheten har en bättre följsamhet till lagar och förordningar Redovisning Efter kategoriseringen har genomförts ska nettonyttan beräknas och redovisas. Detta görs enligt följande formler: bruttonytta = summan av grön, gul och röd nytta nettonytta = bruttonyttan minus kostnaden för nyttan nyttofaktor = bruttonyttan dividerad med kostnaden för nyttan Nettonyttan och nyttofaktorn är bra om man vill prioritera en investering och har knappa resurser. Man kan använda dessa värden för att avgöra om man vill genomföra en investering eller inte. Bruttonyttan illustreras i bilden nedan: 22

23 Figur 4: Bruttonytta[2] Hemtagningsansvar Även om nyttoanalysen är väl genomförd och visar en god framtida nyttopotential är inte det en garanti att nyttan kommer uppnås. Nyttan uppstår om man jobbar för att den ska uppnås. Det är viktigt att man utformar en plan för hemtagandet av nyttan. Ansvariga personer bör knytas till varje viktig nyttoeffekt. En hindersanalys kan genomföras där man undersöker vilka hinder som kan hindra nyttan att uppstå. För att ta sig förbi dessa hinder bör ansvariga personer också knytas till de åtgärder som krävs modellen 5-modellen är också en modell som används för att genomföra en nyttovärdering. Modellens skapades av David Lundberg [4] eftersom att han anser att man genom nyttovärderingar oftast har ett ekonomiskt fokus och inte ett fokus på sambandet mellan förändringar och effekter. IT-projekt som nyttovärderas med ett ekonomiskt fokus ser nytta som något som kan beräknas snarare än hur den ska kunna realiseras. [4] 5-modellen består av tre grundstenar, Förändringar, Effekter och Mätning (FEM). En nytta kan endast skapas om man genomför en förändring. För IT-investeringar handlar en förändring om antingen något nytt eller en förändring. När förändringen genomförs uppstår effekter och dessa kan ses som ett mellanled mellan förändringen och det mätbara utfallet. Effekterna används för att verifiera att det finns en grund för att realisera nyttan. För att säkra den planerade nyttan av en IT-investering bör en mätning göras som undersöker utfallet av förändringen. Denna mätning kan bara både kvantitativ eller kvalitativ och hur det görs förklaras senare. 23

24 I arbetet med 5-modellen utför man en så kallad affärsnyttoprocess som används för struktur och framdrift. Affärsnyttoprocessen består av följande steg: 1. Identifiera nyttoeffekter 2. Initiera förändringar 3. Säkra effekter 4. Mät måluppfyllnad 5. Förläng nyttans livslängd Identifiera nyttoeffekter Det första man gör i affärsnyttoprocessen är att identifiera de nyttoeffekter som en IT-satsning kommer att leda till. Genom att följa nedanstående aktiviteter kommer man få man en tydlig bild av var nyttan finns och hur stor den förväntas att bli: Skapa översikt över nyttoeffekter Denna aktivitet har som mål att skapa en lista över nyttoeffekterna som IT-investeringen förväntas att till slut leda till. Nyttoeffekterna ska beskrivas i textform på en tillräcklig detaljerad nivå så att alla inblandade är införstådda med de möjligheter till nytta som finns. Resultatet från denna aktivitet är inte definitiv, utan det är möjligt att gå tillbaka och komplettera nyttoeffekterna om det skulle behövas. Ett verktyg som används i den här aktiviteten kallas Nyttokartan, som ger en bild över vart den nyttan förväntas att uppkomma och utifrån den kan man lista de bakomliggande nyttoeffekterna. Nyttokartan är en tabell som består av två dimensioner, verksamhetsområden och nyttokällor. Ett exempel på hur en nyttokarta kan se ut visas i bilden nedan: Figur 5: Nyttokarta [4] Från nyttokartan kan man avläsa indikationer för att en nytta finns att hämta på varje instans av ett + -tecken. Genom att skriva en lista av nyttoeffekter för varje potentiell nytta kan man med i nästa aktivitet strukturera och kategorisera nyttoeffekterna. Strukturera nyttoeffekterna I den här aktiviteten struktureras och prioriteras nyttoeffekterna genom att dela in dem i två dimensioner. Den första dimensionen är huruvida nyttorna är direkta eller indirekta. Den andra dimensionen är huruvida nyttorna kan beräknas ekonomiskt eller ej, om nyttan kan det benämns den som ekonomisk, annars benämns den som kvalitativ. De kvalitativa nyttorna beräknas med hjälp av ett nyckeltal som väljs ut för den specifika nyttan. Ett exempel på ett nyckeltal är reduktion av klagomål. Anledningen för att värdera den kvalitativa nyttan i nyckeltal är för att det inte är meningsfullt att värdera dem i ekonomiska värden. 24

25 Resultatet av uppdelningen i dimensioner gör det möjligt att föra in nyttoeffekterna i en nyttomatris, som visas nedan. Figur 6: Nyttomatris [4] 25

26 Nyttomatrisen ger en överblick och en kategorisering där man enkelt kan se vilken karaktär nyttoeffekten har. Efter man har skapat en Nyttomatris ska nyttoeffekterna prioriteras. Syftet med prioriteringen är att få en överblick över vilka nyttoeffekter som är viktigast att realisera. Prioriteringen är inte definitiv, utan kan ses som ett steg för att underlätta arbetet i de kommande aktiviteterna. Verifiera nyttoeffekterna I den här aktiviteten analyseras om nyttoeffekterna är mätbara och realiserbara. Det är viktigt att göra den här analysen då dessa dimensioner kommer vara avgörande för IT-investeringen. Om man inte kan realisera effekterna ska de inte vara en del av utvärderingen. Om inte effekterna är mätbara kan de inte användas för att för att undersöka utfallet av utvärderingen. Genom att analysera nyttoeffekternas mätbarhet och realiseringsnivå kan man verifiera att de nyttoeffekter man har tagit fram går att jobba med i framtida steg och att de ger framgång med satsningen. Ett sätt att undersöka detta är att skapa en realiserbarhetsmatris som visas nedan: Figur 7: Realiserbarhetsmatris [4] 26

27 Säkra spårbarheten I den här aktiviteten kopplas sambandet mellan förändringar och möjlig nytta ihop. När man har funnit nyttoeffekter kan man gå igenom dem en och en för att dela upp dem i vilka förändringar, effekter och mätningsprinciper som bör gälla för varje nyttoeffekt för att de ska kunna realiseras. Resultatet av uppdelningen för man in i en 5-tabell. En 5-tabell är uppbyggd efter de tre grundstenarna Förändring, Effekt och nytta. Tabellen består av 3 kolumner, en för varsin grundsten. Den vänstra kolumnen innehåller förändringen, den mittersta kolumnen innehåller effekter, eller effekterna som uppstår och den högra kolumnen innehåller en beskrivning av hur man mäter nyttan. En 5-tabell kan se ut som nedan: Figur 8: 5-tabell [4] Genom att dela upp nyttoeffekterna i 5-tabeller ser man hur relationen mellan förändring, effekt och mätning påverkar nyttan. Detta kallas för spårbarhet och den är avgörande för nyttovärderingens kvalitet. Detta eftersom att nyttan får ett tydligt stöd som kan spåras tillbaka till 5-tabellerna. 5-tabellerna kommer att expandera i ytterligare kolumner allt eftersom processen för att identifiera nyttoeffekter fortgår. En kolumn är Placering, alltså vart nyttan förväntas uppträda, exempelvis skulle det kunna vara internt i företaget. Kvantifiera nyttan I den här aktiviteten beräknar man den förväntade nyttan i ekonomiska termer eller i värden, som exempelvis kundnöjdhet eller antal klagomål. Beroende på karaktären av nyttan kan olika beräkningsmetoder användas för att passa sammanhanget. Resultatet från beräkningen ska anges i mått per år, exempelvis kan det vara en besparing på kr per år. Resultatet från beräkningen förs in i en ny kolumn i 5- modellen, som kallas för Nytta. Ytterligare en till kolumn uppkommer också i det här steget, nämligen vem som är ansvarig för att realisera nyttan, denna kolumn kallas Ansvar. Sätt tid på nyttan I den här aktiviteten visar man när man förväntar sig att nyttan kommer kunna att hämtas hem och hur den kommer att utvecklas över tid. Man använder detta perspektiv för att kunna fortsätta att följa upp nyttan när förändringar görs i framtiden. I den här aktiviteten tillkommer därmed två nya kolumner till 5-tabellen. Den första kallas Tid-Till-Nytta, det är tiden man förväntar sig att det tar tills nyttan får fullt genomslag. Den andra är Halveringstid, det är tidpunkten man tror att nyttan har reducerats till hälften av den maximala nyttan. Resulterande 5-tabell 27

28 I de sex aktiviteterna som presenterades innan har processen för att identifiera nyttoeffekter beskrivits. Olika verktyg har använts i processen och det slutliga resultatet är en 5-tabell. En 5-tabell i slutet av processen för att identifiera nyttoeffekter visas nedan: Figur 9: Resulterande 5-tabell [4] Initiera förändringar 5-tabellerna som har skapats innehåller förändringar som ska genomföras för att nyttan ska kunna uppstå. När man initierar förändringarna kan 5-tabellerna användas vid milstolpar i genomförandet för att verifiera att de förändringar man har gjort är förändringar som nyttan bygger på. Det är en av styrkorna med 5-tabellerna, att relationen mellan förändring och nytta enkelt kan följas. Genom att tillsätta en förändringsledare har man någon som jobbar med att säkra nyttan i förändringarna Säkra effekter När man har genomfört förändringen uppstår effekter. Effekterna har en viktig egenskap att de snabbt blir synliga. Genom att använda 5-tabellerna kan man verifiera att det är rätt effekter som uppstår. Om effekter inte uppstår som är tänkt måste åtgärder vidtas för att man uppnår de effekter som förändringen skulle medföra. Det är lämpligt att göra denna verifiering när projektet formellt är avslutat, detta för att projektet ska ha varit i drift under en kort period Mät måluppfyllnad Denna del handlar om att gå tillbaka till de ursprungliga mål man hade för att göra en slutsammanställning på den nytta som har uppnåtts. En lämplig tidpunkt för att göra detta är när 80% av nyttan förväntas ha fallit ut, även kallat 80/20 regeln. Beroende på projektets storlek kan mätningen av nyttan genomföras i omgångar, det eftersom all nytta inte uppstår samtidigt, utan den kan uppstå med stora tidsskillnader. Om resultatet visar att nyttan inte uppfyller de mål och förväntningar man har haft på satsningen bör man specificera ytterligare aktiviteter för att hämta hem den nytta som är möjlig Förläng nyttans livslängd För att förlänga nyttans livslängd bör man genomföra upprepade mätningar och utvärderingar av nyttan efter satsningen har genomförts. Områden som är viktiga att mäta är de som har betydande nytta och som också har kort livslängd. Resultatet från mätningarna kan användas för att fatta beslut om hur nyttans livslängd ska förlängas. 28

29 3.4 Effektkarta Effektkartan är en modell för att framställa en beskrivning av önskade effekter och den ger också en hypotes för hur de ska uppnås. [15] Att använda en effektkarta ökar sannolikheten för att lyckas att omsätta sin idé med en IT-investering till en tjänst som genererar den önskade nyttan. Effektkartan bygger på att önskade effekter skapas av de människor som använder tjänsten och därför beskrivs effekter från olika målgruppers användningsmål. Modellen är tillämpbar för IT-projekt. [15] Effektkartan kan hjälpa att svara på följande frågor: Varför ska vi bygga tjänsten? Vilka är de som kan skapa de önskade effekterna? Vad vill och behöver målgrupperna? Hur ska tjänsten och verksamheten utformas? Effektkartan beskriver kopplingen mellan önskade effekter och utformningen av tjänsten. Kopplingen byggs på att effekterna uppstår i användningen av tjänsten, man undersöker alltså hur man kan möta användarnas behov. Användarna delas in i olika målgrupper, där användare med likartade behov och förväntningar är inom samma målgrupp. Genom att sammanbinda målgrupperna tillsammans med tjänstens användningsmål kan man avgöra vilka åtgärder som behöver göras för att målgruppernas behov blir tillgodosedda. Själva syftet med effektkartan är att svara på vilka effekter för verksamheten som tjänsten ska ge när den används. Syftet beskriver alltså varför man genomför IT-investeringen från början, vad är det man vill förändra? Till syftet kopplas sedan ett antal mätpunkter, dessa beskriver hur man mäter att syftet uppnås. Mätpunkterna bör definieras till de effekter som man anser är viktigast, eftersom det kostar att mäta. När man definierar en mätpunkt bygger man upp den av tre delar: 1. En parameter som visar att verksamheten är på väg att uppfylla målet. Detta är något mätbart som exempelvis antalet nya kunder. 2. Ett mätetal till parametern. Exempelvis kan det vara antal kunder inom en tidsperiod. 3. Ett sätt att mäta, alltså en plan för genomförandet av mätningen. Användningsmålen beskriver de olika målgruppernas förväntningar för att de önskade effekterna ska kunna uppnås. Själva användningsmålet besvarar vad som krävs för att tjänsten ska tillgodose användarnas behov. Användningsmålen är skilda för de olika målgrupperna och för varje målgrupp är det ett eller flera användningsmål som ska besvaras. De viktigaste användningsmålen har mätpunkter, som bör vara sådana som går att utvärdera under IT-investeringens gång. För att uppfylla användningsmålen behövs åtgärder genomföras. Åtgärderna består av två huvudtyper: 1. En anpassning eller förändring av verksamheten. Exempel på åtgärder som ingår inom denna typ är att ändra rutiner eller utbildning. 2. Utformning av IT-system. Den här typen av åtgärd beskriver hur systemet ska utformas för att användaren av systemet ska kunna utföra arbetet för att nå de önskade effekterna. Effektkartan används för att styra IT-investeringen så att önskade effekter kan uppnås. Effekterna ligger alltså till grund för utformningen av IT-investeringen, detta kallas att effektstyrning. 29

30 3.5 Effektstyrning Med effektstyrning fokuserar man på användandet av tjänsten och genom användningen ska de önskade effekterna uppstå. [15] Man fokuserar alltså inte på projektet, utan ser snarare projektet som ett tillvägagångssätt för att kunna skapa önskade effekter. Detta kan jämföras med projektstyrning, som handlar om att säkerställa att projektet kommer genomföras inom den planerade tids- och kostnadsramen. Det är viktigt att man sätter upp en strukturerad process för effektstyrningen om man ska kunna lyckas med att styra IT-investeringen för att nå förväntade effekter. En särskild grupp som jobbar med förväntade effekter som huvudfokus bör tillsättas. 3.6 Sammanställning av modeller I den här sektionen kommer modellerna för att genomföra en nyttovärdering att jämföras. Modellerna lämpar sig alla när man, inom IT-investeringar, jobbar med att sammanställa önskade effekter och se till att de önskade effekterna uppnås. PENG-Modellen Modellen är tillämpbar i alla skeden av en IT-investering. Resultatet från en PENG-modellen presenterar den resulterade nyttan i tre olika kategorier, direkt nytta, indirekt nytta och svårvärderad nytta, dessa presenteras i ekonomiska mått. Modellen är tillämpbar för nyttoutvärderingar inom sjukvården då den också räknar med mjuka nyttor. Om modellen tillämpas i ett tidigt skede i investeringen kan resultatet användas som ett beslutsunderlag för framtida val som ska göras i IT-investeringen. PENG-modellens visar ingen direkt koppling mellan förändring och tillhörande effekt. Kategoriseringen kan medföra att vissa nyttor som kan vara viktiga för investeringen bakas ihop med andra nyttor och därmed inte får samma genomslag. 5-Modellen Modellen är tillämpbar när en IT-investering genomförs. Modellen visar tydliga kopplingar mellan förändringar och nytta tack vare strukturen i 5-tabellen. Modellen hanterar både kvalitativa och kvantitativa nyttor utifrån vilket mått som passar nyttan bäst, detta sker via ekonomiska mått eller nyckeltal. Det är möjligt att hantera en nytta utifrån både ekonomiska mått och nyckeltal om det är av intresse. Den möjliga nyttan med IT-investeringen mäts genom att man säkrar effekter och mäter hur pass väl målen är uppfyllda. Eftersom modellen kan mäta nyttor av både kvalitativ och kvantitativ data lämpar den sig både för nyttovärderingar av kvalitativ data och för nyttovärderingar av kvantitativ data. Effektstyrning med effektkarta Modellen är tillämpar innan en IT-investering har gjorts samt under tiden IT-investeringen görs. Investeringen har effekter som styrande idé och räknar projektet som ett tillvägagångssätt att möjliggöra önskade effekter. En väl genomförd effektstyrning med en effektkarta möjliggör att de önskade effekterna med stor sannolikhet kommer att uppnås. Modellen kan vara svår att tillämpa i ett senare skede av en investering. 3.7 Semi-strukturerade intervjuer En semi-strukturerad intervju är en intervjuteknik där intervjuaren använder sig av förberedda öppna frågor inom ett frågeområde än detaljerade frågor. Genom att använda sig av öppna frågor och inte av detaljerade frågor får intervjuaren en möjlighet att utforska frågeområdet eller intervjudeltagarens svar djupare. Intervjudeltagaren får också genom semi-strukturerade intervjuer möjligheten att diskutera 30

31 frågeområden djupare med intervjuaren. Syftet med en semi-strukturerad intervju är att få personen att berätta så mycket som möjligt om frågeområdet utan att styras av intervjuaren. En semi-strukturerad intervju resulterar därmed i mycket data som ofta antecknas ned eller spelas in. Efter intervjun har genomförts bör datan transkriberas och sedan analyseras. Resultatet av en semi-strukturerad intervju är kvalitativ data. [22] [23] 3.8 Key Evaluation Checklist Key Evaluation Checklist (KEC) [24]. KEC består av en checklista som beskriver de olika faserna i en utvärdering. Checklistan kan delas in i 5 olika kategorier som alla innehåller ett antal steg. Om man i utvärderingen följer stegen i varje kategori kommer man få en solid utvärdering [25]. De 5 kategorierna är som följer: Förberedelse Underlag Delutvärdering Övergripande betydelse Slutsats Varje kategori och dess steg kommer att förklaras närmre i detalj nedan. [24] [25] Förberedelse 1. Sammanfattning Den här delen ska vara mellan 1-2 sidor lång och ska fokusera på att sammanfatta resultaten som funnits under utvärderingen och undvika att beskriva metoden som användes för att hitta resultaten. 2. Förord Den här delen ska berätta vem utvärderingen görs åt och varför. Utvärderingens huvudfråga och eventuella delfrågor ska presenteras i den här delen. Intressenterna av utvärderingen ska också presenteras i den här delen. 3. Metod Den här delen beskriver vilka metoder som har använts i utvärderingen. Här ska det motiveras varför man har valt att göra som man gör Underlag 1. Bakgrund Den här delen ska berätta om bakgrunden till varför systemet som utvärderas beställdes. Intressenterna till systemet ska också introduceras i den här sektionen. 2. Beskrivning och Definitioner Här ska systemet som utvärderas beskrivas på en sådan nivå att nästan vem som helst kan förstå vad systemet är och vad det gör. 31

32 3. Konsumenter Denna del ska beskriva vilka de direkta och indirekta användarna av systemet är. 4. Resurser Den här delen ska beskriva vilka personer som är eller har varit involverade i systemets investering. Här ska personernas bidrag som kunskap och vilja beskrivas. 5. Nytta Här ska det beskrivas hur utvärderaren avgör om systemet som utvärderas uppnår en hög kvalité eller nytta. Vilka kriterier kommer analyseras för att uppnå en bra kvalité eller nytta? Delutvärdering 1. Utvärderingsprocess I den här delen ska man utvärdera den nytta systemet har och hur bra den är. Den här delen ska också besvara hur effektiv designen och implementationen är. 2. Utvärdering av resultatet Den här delen ska utvärdera vilken nytta har effekterna, positiva och negativa, har för intressenterna av systemet. 3. Kostnadseffektivitet I den här delen ska man utvärdera hur kostnadseffektivt systemet är för intressenterna. Man ska utvärdera om kostnaderna är låga, höga, acceptabla eller rimliga. 4. Export I den här delen utvärderas vilka element från systemet som skulle kunna vara eller definitivt är värdefulla att exportera till ett annat system Övergripande betydelse I den här delen ska utvärderingens huvudfråga och delfrågor besvaras. Detta görs med den information som presenterades i Slutsats 1. Rekommendationer och Förklaringar Den här delen är valfri att ha med i utvärderingen. Den här delen ska innehålla en djupare analys systemet och hur/varför resultaten blev som de blev och rekommendationer till förbättring. 2. Ansvarighetsområden Den här delen är valfri att ha med i utvärderingen. Den här delen går in mer i detalj på vem eller vad som ansvarar för varför utvärderingen visade ett positivt/negativt utfall. 32

33 3. Rapportering och uppföljning I den här delen skriver man vilka som kommer få en kopia av utvärderingens rapport och i vilket format det kommer ges. Detta kan vara i skriftligt format eller muntligt som exempel. 4. Meta-utvärdering Den här delen är en viktig del som beskriver utvärderingens styrka respektive svagheter. Den beskriver slutsatser, träffsäkerhet, validitet, genomförbarhet och ägande. 33

34 4 Metod I det här kapitlet kommer metoderna som har använts i utvärderingen att beskrivas. Först beskrivs motivation för val vilken typ av information jag har samlat in och sedan presenteras metoderna för informationsinsamlingen. Efter det presenteras metoden jag har använt för nyttovärderingen. 4.1 Datainsamling Jag har valt att använda mig av kvalitativa metoder för att genomföra datainsamlingen. Anledningen är att Nationell Elektronisk Remiss i dagsläget befinner sig i ett pilotstadium där endast ett fåtal landsting och regioner deltar med ett relativt lågt flöde av remisser. De effekter som är av kvantitativ typ är därmed bättre att utvärdera i ett senare skede av piloten. Den kvalitativa data som jag under utvärderingen har valt att samla in är tankar, idéer och känslor som intressenter som är delaktiga av Elektronisk remiss har. De kvalitativa metoder jag har använt för att samla in information till utvärderingen presenteras nedan. 4.2 Intervjuer Intervjuer har under utvärderingens gång skett med anställda inom Region Uppsala, Landstinget i Uppsala län, Inera och Cambio Healthcare Systems. Rollerna de olika intervjudeltagarna har skiljer sig från varandra, inom Region Uppsala och Landstinget i Uppsala län har personer med administrativa och tekniska roller som har intervjuats. Inom Inera och Cambio Healthcare Systems har personer med tekniska och strategiska roller intervjuats. Roll Arbetsplats Datum Sekreterare 1 och 2 Akademiska sjukhuset Teknisk konsult Inera Objektägare för Region Uppsala Akademiska sjukhuset Chef medicinska för sekreterare Akademiska sjukhuset Projektledare Inera Projektledare Akademiska sjukhuset Enhetschef Landstinget i Värmland Verksamhetsutvecklare Landstinget i Värmland Projektledare Cambio Healthcare systems Tabell 1: Lista över intervjuer Intervjuerna var semi-strukturerade och för varje intervju fanns en frågemall. Frågemallen innehöll förberedda 34

35 frågor om Elektronisk remiss och om intervjudeltagarens koppling till Elektronisk remiss. Inför varje intervju formades frågemallen om för att bättre passa den arbetsroll som intervjudeltagaren hade, detta för att få information motiverad med intervjudeltagarens kompetens. Under intervjun användes frågemallen för att säkerställa att intervjudeltagaren hade besvarat de frågor jag ansåg viktiga till utvärderingen. Nya frågor som under intervjun dök upp som inte var en del av frågemallen var ofta vanliga och dessa frågor skilde sig från intervju till intervju. I appendix A finns exempel på en frågemall som användes till intervjuerna. Intervjuerna genomfördes av mig tillsammans med intervjudeltagaren/intervjudeltagarna och dessa spelades in och nedtecknades under intervjutillfället. Intervjuerna transkriberades 1-2 dagar efter deras genomförande. Tiden för intervjuerna varade mellan minuter. Inför varje intervju fick intervjudeltagarna skriva ut ett formulär för informerat samtycke. Detta formulär informerade deltagaren varför jag intervjuade dem och hur informationen som spelades in under utvärderingen skulle lagras. 4.3 Jämförelse av arbetsprocess En jämförelse av arbetsprocessen mellan dagens remisshantering och Elektronisk remiss gjordes hos Region Uppsala under utvärderingens gång. Denna jämförelse skedde tillsammans med en person med god teknisk kunskap om COSMIC och Elektronisk remiss. Jämförelsen utfördes genom att gå igenom den remitterande och remissmottagande arbetsprocessen som sker i Region Uppsala för respektive arbetssätt. Efter att en arbetsprocess hade gåtts igenom så diskuterades den utifrån de likheter och olikheter som fanns för respektive arbetssätt. Under jämförelsens gång förde jag anteckningar över det som sades. Skärmdumpar som visar de olika stegen för respektive arbetsprocess togs. Anteckningarna och skärmdumparna användes som grund till att visualisera de olika stegen för arbetsprocesserna i ett flödesdiagram. Tiden för jämförelsen var ungefär 60 minuter. 4.4 Metod för nyttovärderingen Jag har valt att tillämpa 5-modellen för att utvärdera nyttan som uppstår som ett resultat av införandet av Nationell Elektronisk Remiss. Anledningen till att jag valde den här modellen för att genomföra nyttovärderingen i utvärderingen är för att den hanterar kvalitativa nyttor och visar ett tydligt samband mellan förändring och nytta. Just detta är en svaghet hos PENG-modellen. Eftersom informationen som jag har samlat är av kvalitativ typ så passar inte heller PENG-modellen som en lämplig metod. Effektstyrning med effektkarta är en metod som också är tillämpbar eftersom den också visar tydliga samband mellan förändring och nytta. Jag anser dock att den har en svaghet i att man bör tillämpa denna i ett tidigt skede av investeringen. Effektstyrning med effektkarta har inte heller en tydlig struktur av nyttorna som uppkommer. 5-modellen har en tydlig struktur av direkta och indirekta nyttor, men inte av svårvärderade nyttor, som PENG-modellen har. För själva struktureringen av utvärderingen har jag valt att utgå från strukturen som presenteras i Key Evualiation Checklist. Jag anser att strukturen som tillkommer av checklistan strukturerar utvärderingen på ett sådant sätta att resultatet av utvärderingen är enkelt att förstå. 35

36 5 Resultat I det här kapitlet kommer först resultatet från jämförelsen av arbetsprocesserna att presenteras. Efter det kommer effekterna som uppstår från Elektronisk remiss införande att presenteras. Effekterna kommer sedan att nyttovärderas med hjälp av 5-modellen. Slutligen kommer intervjudeltagarnas tankar om Elektronisk remiss framtid att presenteras. 5.1 Dagens remisshantering mot Elektronisk remiss I den här sektionen kommer arbetsflödet för dagens nationella remisshanteringssystem jämföras mot arbetsflödet för Elektronisk remiss. Jämförelsen visar flödet för remitterande och den remissmottagande processen för respektive arbetssätt. Resultaten från jämförelsen kommer att presenteras enligt följande struktur: 1. Utgående remissflöde 2. Ingående remissflöde 3. Skillnader mellan remisshanteringssystemen Utgående remissflöde Remiss i pappersformat När man i dagsläget remitterar en nationell remiss i pappersformat hos Region Uppsala så fyller man först in remissens uppgifter i COSMIC. Remissen skrivs efter det ut och läggs ner i ett kuvert för att postas till den remissmottagande vårdgivaren. Tiden det tar för kuvertet att komma fram till remissmottagaren beror på tiden det tar för posthanteringen, vilket vanligtvis är 1-2 dagar. Elektronisk Remiss När man remitterar en nationell remiss i elektroniskt format fyller man först in remissens uppgifter i COSMIC. Remissen remitteras digitalt till den remissmottagande vårgivaren, vilket eliminerar steget att skriva ut remissen och posta den. Det reducerar också tiden det tar för remissen att anlända till remissmottagaren, istället för 1-2 dagar tar det endast några sekunder. Flödet för remittering till en utomläns vårdgivare för respektive remisshanteringssystem visualiseras flödesdiagrammen nedan: 36

37 Figur 10: Flödesdiagram för en utgående remiss till en vårdgivare i ett utomläns landsting/region Ingående remissflöde Remiss i pappersformat I dagsläget när en nationell pappersremiss har remitterats till Region Uppsala måste en medicinsk sekreterare först öppna kuvertet som remissen ligger i. Därefter behöver remissen skannas in för att lagras som en digital kopia i Region Uppsalas interna system. Efter det ska informationen som pappersremissen innehåller fyllas in av den medicinska sekreteraren i COSMIC. Pappersremisser har varierande struktur och innehåll och ibland har de handskrivna anteckningar. Det kan därför ibland vara svårt för den medicinska sekreteraren att bedöma vad som står i remissen. Ett exempel som kan uppstå är att siffran 4 och siffran 9 förväxlas med varandra. Detta kan medföra konsekvenser om fel siffra fylls i, då siffrorna exempelvis kan markera hur stor dos läkemedel en patient ska få. De medicinska sekreterarna kan då behöva kontakta den remitterande vårdgivaren för att få klarhet i vad som egentligen står i remissen. Ett annat exempel på när medicinska sekreterare behöver kontakta remittenten är om det behövs kompletterande information för att man i Region Uppsala ska kunna acceptera remissen. För varje kontakt som sker mellan remittenten och Region Uppsala måste remissen genomgå postens hantering, vilket vanligtvis tar 1-2 dagar. Processen för att öppna kuvert, skanna in remissen och fylla i informationen kommer också att upprepas. Detta betyder att remisshanteringen för inkommande remisser kan ta ett flertal dagar innan remissen är registrerad. Elektronisk remiss När en nationell Elektronisk remiss remitteras till Region Uppsala anländer den direkt i COSMIC. Den medicinska sekreteraren behöver därmed inte öppna ett kuvert, skanna in remissen och fylla i informationen i remissen. Den medicinska sekreteraren kan istället börja arbeta med bedömningen om kompletterande information krävs eller inte. Om kompletterande information är nödvändigt kan den medicinska sekreteraren skicka remissen tillbaka till remittenten via COSMIC. Remissen kommer anlända hos remittenten inom några sekunder. När den kompletterande informationen har fyllts i hos remittenten och skickats kommer den anlända hos Region Uppsala inom några sekunder. Om allting ser bra ut med remissen kan man registrera den. Flödet för respektive sätt att hantera ingående remisser för respektive remisshanteringssystem visualiseras i flödesdiagrammen nedan: 37

38 Figur 11: Flödesdiagram för en inkommande remiss från en vårdgivare i ett utomläns landsting/region Skillnader mellan remisshanteringssystemen Genom att analysera remisshanteringsprocessen på den remitterande och remissmottagande sidan för nationella pappersremisser och nationella elektroniska remisser går det att identifiera skillnader mellan remisshanteringssystemen. Dessa presenteras nedan: Postgången Postgången är en del av både den remitterande och remissmottagande processen för nationella pappersremisser. Postgången tar vanligtvis 1-2 dagar och varje remiss går igenom postgången minst 1 gång. Nationella elektroniska remisser eliminerar postgången helt och genom det uppstår det en direktkontakt mellan den remitterande och den remissmottagande vårdgivaren. Istället för att det tar dagar innan remissen har anlänt tar det istället några sekunder. Tidsskillnaden som nationella elektroniska remisser medför är därmed minst 1-2 dagar. Minskad arbetsbörda för medicinska sekreterare För att en medicinsk sekreterare ska hantera de olika stegen i remisshanteringen för nationella pappersremisser krävs interaktion med flera olika verktyg. I den remitterande processen interagerar den medicinska sekreteraren med systemet COSMIC, skrivare och kuvert. När samma process utförs för en nationell elektronisk remiss interagerar den medicinska sekreteraren endast med COSMIC. I den remissmottagande processen för en nationell pappersremiss interagerar den medicinska sekreteraren med kuvert, maskin för inskanning och COSMIC. Den medicinska sekreteraren behöver också interagera med pappersremissen genom att läsa av den och kopiera över informationen till det interna systemet. När samma process utförs för en nationell elektronisk remiss interagerar den medicinska sekreteraren endast med COSMIC. 38

39 5.2 Effekter av införandet I den här sektionen kommer nyttoeffekterna som intervjudeltagarna identifierade under intervjuerna att presenteras. Nyttoeffekterna som presenteras är resultatet av en sammanställning av alla intervjuer som har genomförts Mindre pappershantering En av de mest uppenbara effekterna som intervjudeltagarna såg var att pappershanteringen kommer att minska. I dagsläget utgör pappershantering en stor del av den remitterande och remissmottagande processen för hantering av nationella pappersremisser. Eftersom remisshanteringen genom Elektronisk remiss är digital så kommer effekten vara att pappershanteringen minskar. Deltagarna berättade att man ser effekten trots att elektronisk remiss nu är i ett pilotstadium. Framförallt syns effekten i den remissmottagande processen. De medicinska sekreterarna behöver inte sprätta upp ett kuvert, tolka vad som står på remissen och skanna in den digitalt för att sedan kunna jobba med den digitalt. Den Elektroniska Remissen ankommer i ett digitalt format och det den medicinska sekreteraren kan hantera remissen direkt i COSMIC. Effekten ses också i den remitterande processen, eftersom remissen remitteras till den andra vårdgivaren digitalt Snabbare remisshantering Följden av den minskade pappershanteringen för de nationella remisserna gör att remisshanteringen blir snabbare, dels för att remissen inte behöver gå igenom postflödet, men också att den interna hanteringen blir snabbare. I en film från Cambio Healthcare systems berättar en vårdadministratör att remisser som ankommer i pappersformat brukar sorteras in i ett fack tills en medicinsk sekreterare hämtar den. [5] Eftersom att den elektroniska remissen ankommer in till COSMIC direkt så sparas mycket tid. Under intervjuerna nämndes det särskilt att en aspekt som kan ta tid är att leta upp en läkare för att signera pappersremissen innan den kan postas. Med Elektronisk remiss kan läkaren istället komma åt remissen digitalt för att signera den, vilket medför att den medicinska sekreteraren behöver inte leta efter läkaren. En intervjudeltagare var säker på att den mycket snabbare remisshanteringen kommer eliminera flera dagar av administration Enklare att förhålla sig inom tidsramen för vårdgaranti Intervjudeltagarna berättade att en direkt effekt är att man kommer få ytterligare dagar på sig att ge patienten vård inom vårdgarantin. Vårdgarantin säger att man som längst ska vänta 90 dagar för att få en viss typ av vård. När en remiss remitteras börjar de 90 dagar som vårdgarantin gäller för räknas ner. Med tanke på att flödet för pappersremisser tar minst 1-2 dagar för att komma fram, tillsammans med ytterligare tid för administration av remissen så jobbar man alltid med dagar som har gått förlorade. Den elektroniska remisshanteringen kommer ge vinster i tid och därmed kommer de dagar som annars skulle gått förlorade istället användas för att hantera remissen i ett tidigare skede Kortare väntetider Det är i dagsläget långa väntetider för vissa typer av vård i landstingen och regionerna. Men det betyder inte att det är lika lång vänttid i något annat landsting eller region för samma typ av vård. Elektronisk 39

40 remiss kan därmed möjliggöra att man enkelt kan remittera till ett annat landsting eller region i samråd med patienten för att istället stå i kö hos vårdgivaren med kortare kö. Detta kortar vänttiden för patienten och kortar också köer hos vårdgivare som har väldigt långa köer Ökad säkerhet Intervjudeltagarna berättade att det är enklare att få en överblick över de remisser som man hanterar digitalt i COSMIC, istället för att hantera dem i pappersformat. Anledningen är att remisser i pappersformat kan glömmas bort, placeras fel eller försvinna i postgången. Elektronisk remiss kommer möjliggöra en mer kontrollerad hantering av remisserna. Intervjudeltagarna var dock tydliga med att denna effekt kommer kräva arbete för att hämta hem. Det är viktigt att komma ihåg att man ersätter dagens remisshanteringsprocess för nationella remisser med en ny process, med Elektronisk remiss går man närmre den befintliga remisshanteringsprocessen för remisser inom landstingen och regionerna. Det är därmed viktigt att jobba med rutiner och roller för att hämta hem effekten Legala aspekter Under intervjuerna framkom det att nationella remisser i pappersformat ibland skickas över fax mellan vårdgivare i olika landsting och regioner. Det framkom också att man inom vården inte får faxa remisser mellan vårdgivare i olika regioner. Om en remiss behöver skickas över fax mellan vårdgivare ska den först avidentifieras för att skydda patientuppgifter. Lagen som man förhåller sig till är då patientdatalagen som bland annat säger att Personuppgifter ska utformas och i övrigt behandlas så att patienters och övriga registrerades integritet respekteras. och att Dokumenterade personuppgifter ska hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. [26] Ett problem med en remiss som faxas är också att man inte vet vem som kommer kunna se den på den mottagande sidan och det är ett problem eftersom remisser innehåller känslig information. Genom att använda sig av elektroniska remisser kommer inte behovet av att faxa remisser finnas längre. Remisserna kommer anlända till de som ska ha behörighet att se dem direkt Mindre miljöpåverkan från pappershantering Genom att inte använda papper i remisshanteringen kommer pappershanteringen att påverka miljön i mindre utsträckning. Det kommer inte längre finnas ett behov att skriva ut papper och det kommer inte behöva transporteras remisser via postens hantering mellan vårdgivare i olika regioner eller landsting. En digital remisshantering har däremot också en påverkan på miljön, eftersom det kommer krävas energi till den hårdvara som krävs för Elektronisk Remiss Ett steg i digitaliseringen Intervjudeltagarna berättade att det är viktigt att man i hälso -och sjukvården investerar i IT-tjänster. Det kommer krävas att man nyttjar möjligheterna som finns inom e-hälsa i framtiden för att kunna hantera den åldrande befolkningen och det då ökande trycket på hälso-och sjukvården. 40

41 5.2.9 Direktkontakt Det kommer uppkomma en sorts direktkontakt mellan vårdgivare i olika regioner och landsting, mycket lik den direktkontakt man idag har mellan vårdgivare inom regionen/landstinget. Man kommer vara bättre informerad om hur remisshanteringen för en remiss sker i hos den andra vårdgivaren, vilket kommer minska behovet att kontakta den andra vårdgivaren för att fråga om status Patienten Patienten kommer kunna känna en större valfrihet i sin vård som en effekt att kunna välja vård i ett annat hos en vårdgivare i en annan region eller landsting. Patienten kommer också att kunna följa remissvar och status för sin remiss via journalen på nätet. Effekten är att patienten kan bli mer engagerad i sin vård och inte behöva känna oro över att inte veta vad status på sin remiss är Nya processer Elektronisk remiss medför att de nuvarande processerna för hantering av nationella remisser kommer att ersättas med nya processer. Dessa processer kommer att vara närmre den hantering av remisser som idag används inom regionerna och landstingen. En intervjudeltagare berättade att de nya processerna inte kommer att vara effektiva direkt, utan först när den nationella remisshanteringen med Elektronisk remiss får samma uttryckskraft som man har i dagens nationella remisshantering med papper Nationellt strukturerade remisser På sikt kommer det finnas en större möjlighet att styra det innehåll som finns i remisser, man kan gå mot ett enhetligt sätt. Remisser kan alltså se ut på samma sätt och de innehåller därmed samma information för varje patient, remisserna blir mer specifika. Remittenten kan på sikt behöva ange en viss typ av innehåll för att remissen ska skickas, detta minimerar risken att remissen saknar viktig information. Idag består remisserna av fritext, i framtiden kommer färdiga remissmallar vara en möjlighet som kommer möjliggöra steget mot en standard. En intervjudeltagare nämnde att ett drömscenario vore att bilagor ska fungera med remisserna och att man har denna kommunikation mellan alla landsting. En intervju som genomfördes efter denna visade att bilagor är idag något som har lyfts och diskuteras mellan aktörerna Minskad arbetsbörda Minskad pappershantering har också effekten att sjukvårdspersonalen får en minskad arbetsbörda. Idag måste en medicinsk sekreterare interagera med flera olika verktyg. Det är en process som är tidskrävande och komplicerad. Med nationella elektroniska remisser kommer arbetet medföra att man interagerar med systemet COSMIC. Då Region Uppsala är en region som tar emot många utomlänspatienter får de också ett stort flöde av papper dagligen. Med Elektronisk remiss skulle detta pappersflöde kunna minskas. Detta skulle i sin tur medföra att tiden för kommunikation mellan landstingen skulle bli betydligt kortare. Denna tid skulle i sin tur kunna läggas på andra arbetsuppgifter. 41

42 Negativa effekter Intervjudeltagarna identifierade inte några negativa nyttoeffekter genom att införa en nationell elektronisk remisshantering. De var säkra på att nationell elektronisk remiss kommer att medföra positiva nyttor i längden och att det inte är några negativa effekter i längden. Däremot var intervjudeltagarna tydliga med att nyttoeffekter inte uppkommer av sig själva, det finns indirekta effekter som kommer kräva extra arbete innan de går att räkna hem. Framförallt nämndes det att man måste säkerställa att man har reservrutiner så man inte är beroende av elektronisk remiss om det skulle bli ett driftstopp. Intervjudeltagarna nämnde också att det kommer vara en process att få de inblandade i remisshanteringen att byta arbetssätt och därmed kommer kanske inte de tänkta nyttoeffekterna uppstå direkt. Nyttoeffekterna kommer uppstå först när man har nått upp till samma stabilitet i remisshanteringen som man har idag med nationella pappersremisser. 5.3 Nyttovärdering av effekterna med hjälp av 5-modellen I föregående sektion presenterades nyttoeffekter som intervjudeltagarna identifierade kommer uppstå av Elektronisk remiss införande. Den här sektionen kommer utgå från dessa nyttoeffekter för att genomföra en nyttovärdering av dem, med hjälp av 5-modellen Översikt över nyttoeffekter Det första steget är att skapa en översikt av nyttoeffekterna som sedan ska kunna presenteras i textform i en lista. Dessa är: Mindre pappershantering Snabbare remisshantering Enklare att förhålla sig inom tidsramen för vårdgaranti Kortare vänttider Ökad säkerhet Legala aspekter Mindre miljöpåverkan från pappershantering Ett steg i digitaliseringen Direktkontakt Patienten Nya processer Nationellt strukturerade remisser Minskad arbetsbörda I sektion 5.2 presenterades nyttoeffekterna i detalj. Eftersom nyttoeffekterna identifierades tillsammans med intervjudeltagarna under intervjuerna som genomfördes kommer inte en Nyttokarta tillföra någon ytterligare information. 42

43 5.3.2 Struktur av nyttoeffekter Nästa steg är att strukturera de identifierade nyttoeffekterna med hjälp av en nyttomatris. Eftersom nyttoeffekterna som undersöktes under intervjuerna är av kvalitativ typ kommer inga effekter presenteras efter deras ekonomiska mått. Anledningen varför är att det inte är av intresse för utvärderingen att värdera effekterna i deras ekonomiska mått, då utvärderingen har undersökt kvalitativa värden på nyttoeffekterna. Värderingen av effekterna måste därmed göras med hjälp av nyckeltal och dessa kommer presenteras i den resulterande 5-tabellen som presenteras senare. Nyttoeffekterna kommer däremot värderas utifrån om de är av direkt eller indirekt typ. De effekter som är av indirekt typ kräver ytterligare arbete för att hämta hem. Den resulterande nyttomatrisen presenteras nedan: Figur 12: Nyttomatris för Elektronisk remiss 43

44 5.3.3 Verifiering av nyttoeffekterna Genom att analysera nyttoeffekterna utifrån deras mätbarhet och realiseringsnivå kan man verifiera effekterna. Nyttoeffekterna är av kvalitativ typ och kommer därmed inte värderas i ekonomiskt värde, utan kommer istället värderas med hjälp nyckeltal. Med hjälp av nyckeltalen kan man se värdet i den kvalitativa nyttan. Intervjudeltagarna som har deltagit i utvärderingen har varit från de olika verksamheterna som möjliggör Elektronisk remiss. Eftersom nyttoeffekterna som har presenteras kommer från intervjudeltagare med god insyn i Elektronisk remiss och dagens nationella remisshantering bedöms de alla som realiserbara. Däremot är vissa av indirekt typ, vilket kräver extra arbete innan de kan implementeras tabell Genom att föra in de identifierade nyttoeffekterna i en 5-tabell kan man identifiera hur förändringen uppstår i effekter. Dessa effekter kommer resultera i en särskild nytta. Följande 5-tabell visar hur förändringen att nationella allmänremisser hanteras elektronisk resulterar i nyttoeffekterna som tidigare har nämnts. Tillsammans med ett förslag på hur detta ska mätas kommer den resulterande nyttan också att presenteras. Den resulterande 5-tabellen för utvärderingen presenteras nedan: 44

45 Figur 13: 5-tabell för Nationell Elektronisk Remiss 45