Tillämpningen av successivmetodiken i Åtgärdsplaneringen Extern granskning/utvärdering

Transkript

1 Tillämpningen av successivmetodiken i Åtgärdsplaneringen Extern granskning/utvärdering

2 Innehåll Kontaktperson Capgemini Consulting Johan Fagher Managing Consultant Bakgrund, syfte och tillvägagångssätt Bakgrund Syfte Tillvägagångssätt Urval och avgränsningar Sammanfattning Metodens tillämpning Introduktion, och referensram Genomförande Resultat och dokumentation Projektledarnas övergripande syn på metoden Projekt som gjort väsentliga avsteg från metodiken Sammanfattning av resultatavsnittet Analys Potential för ännu säkrare kalkyler Klargör hur den successiva metodiken kontinuerligt ska integreras i projektarbetet Klargör hur definition och skattningar av de generella osäkerheterna skall göras Differentiera metodikanvändningen baserat på skedesspecifika förhållanden Förstärk och/eller klargör styrning och uppföljning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer till fortsatt arbete Bilagor Appendix... 37

3 1 Bakgrund, syfte och tillvägagångssätt 1.1 Bakgrund Banverket, Vägverket, Sjöfartsverket och Luftfartsstyrelsen har beslutat att bedriva åtgärdsplanering som ett gemensamt nationellt projekt. Ambitionen är att det ska resultera i en gemensam transportplan. Utgångspunkten är att samtliga transportslag ska komplettera varandra för att på ett optimalt sätt stödja efterfrågat transportbehov och uppfylla de transportpolitiska målen. En del av arbetet är att ta fram kalkyler på vad olika investeringar kommer att kosta och generera för nytta. Det har beslutats att Banverket och Vägverket ska ha ett gemensamt arbetssätt för framtagning av anläggningskostnadskalkyler för att säkra att nyttan bedöms på ett likartat sätt och att rätt prioriteringar görs. Banverket och Vägverket har tagit fram var sin mall inklusive anvisningar. Syftet med dessa har dock varit att likforma arbetssättet i största möjliga utsträckning. Metodiken är gemensam och bygger på metoden successiv kalkylering, vilken även benämns successivmetodiken eller lichtenbergmetoden. 1.2 Syfte Metoden har använts i Åtgärdsplaneringen och det finns ett behov att få en opartisk bedömning av hur väl metoden har tillämpats vid framtagning av anläggningskostnadskalkyler och om den ger kalkyler med god träffsäkerhet. Möjligheterna för en utomstående att granska själva kalkylen är dock mycket begränsad och istället har beslutats att det görs en granskning av hur kalkylen har tagits fram. Capgemini Consulting har därför genomfört en extern granskning av hur successivmetodiken har tillämpats i samband med framtagning av anläggningskostnadskalkyler inom projekten. Utgångspunkten har varit att belysa tillämpningen utifrån de handledningar och förutsättningar som har kommunicerats samt identifiera områden där förbättringspotential finns. Denna rapport är resultatet av denna granskning på en aggregerad nivå. 3

4 1.3 Tillvägagångssätt Granskningen genomfördes under cirka 7 veckor under perioden 13 februari - 2 april. Förberedelsefasen genomfördes under perioden 13 februari 24 februari där bland annat följande aktiviteter genomfördes: Uppstart inklusive praktikaliteter Inhämtning samt genomgång av befintliga handledningar och mallar Identifiering av kalkylansvariga för respektive projekt som omfattades av studien Bokning av intervjuer med berörda personer Utarbetande och fastställande av intervjuguide i samråd med beställarna Intervjufasen påbörjades 24 februari och avslutades 20 mars. Under denna tid genomfördes 69 fokusintervjuer med respondenter, till övervägande del projektledare 1, för utvalda projekt. De huvudsakliga frågorna som diskuterades utifrån varje projektledares perspektiv under intervjuerna var: Hur upplever projektledarna att den successiva metodiken fungerar som kalkyleringsmetod inom Ban- och Vägverket? Hur har metoden tillämpats med utgångspunkt från de handledningar och dokumentationsmallar som kommunicerats? Upplever respondenterna att de kalkylresultat som användandet av metodiken har gett är rimliga och ger en god grund för åtgärdsplaneringen? Granskningen syftade också till att identifiera förbättringsområden inom ramen för användandet av successiv kalkylering vid anläggningskalkyler. Utredningen avslutades med en analysfas under perioden 21 mars 2 april innehållandes bland annat databearbetning, hypotesvalidering, identifiering av utvecklingsområden samt resultatframställan. 1.4 Urval och avgränsningar Omfattningen för undersökningen är samtliga projekt inom Banverket som har en totalkostnad överstigande 500 Mkr under planperioden Urvalet gjordes innan prioriteringsarbetet var klart. Inom Vägverket omfattas samtliga projekt med totalkostnad överstigande 500 Mkr, med undantag för enstaka projekt där sannolikheten för att de skall komma med i åtgärdsplanen bedömts som mycket låg, samt ett mindre urval av projekt understigande 500 Mkr, där viss sannolikhet för att de skall komma med i åtgärdsplanen finns. Totalkostnaden för projekten inom Vägverket är inte begränsad till att infalla under planperioden Banverket och Vägverket har tillhandahållit Capgemini Consulting projekturvalet, vilket specificeras i bilaga 1. Capgemini Consulting har ej gjort motkalkyler då möjligheterna för en utomstående att granska de numeriska underlagen och skattningarna i kalkylerna är mycket begränsade under en så kort tidsperiod. Utgångspunkten har varit att belysa tillämpningen utifrån de instruktioner och förutsättningar som har kommuniceras samt identifiera områden där förbättringspotential finns. Detta har till stor del baserats på berörda projektledares självskattningar och vår analys av deras svar. 1 Då den övervägande delen av respondenterna har varit projektledare eller ställföreträdande sådana benämns respondenterna fortsättningsvis endast projektledarna. 4

5 2 Sammanfattning Resultat av undersökningen Införandet av den successiva kalkyleringsmetoden leder mot mer tillförlitliga kalkyler enligt de medverkande projektledarna. Projektledarna upplever användandet av successiva kalkyleringsmetoden positivt och resultaten från osäkerhetsanalyserna får klart mer än godkänt som underlag till den kommande långsiktiga investeringsplanen. Under vår granskning har projektledarna nämnt följande aspekter som de främsta fördelarna med metoden: Den leder till ökad förståelse för osäkerheter med kalkylpåverkande effekter Den ger projektmedlemmarna en klarare samsyn på projektets syfte och risker Det resultat och osäkerhetsspann som kommer ut av analysen ger en bättre bild av den faktiska kostnadsbilden för projektet, vilket är en central slutsats av denna analys Metoden upplevs förvisso som att den kräver mer resurser och administration jämfört med tidigare kalkyleringsarbete, men vår utredning indikerar att mervärdet som metoden levererar överväger dessa ökade insatser. De aktiviteter som handledningen rekommenderar bör göras under osäkerhetsanalysen har generellt sett genomförts. I vissa fall har dock identifiering av generella osäkerheter samt referenslägen och scenariobeskrivningar för desamma ej genomförts på ett fullständigt sätt. Vår analys och förbättringsområden Baserat på våra intervjuer med projektledarna, anser Capgemini Consulting att successivmetodiken är ett klart steg i rätt riktning för såväl Banverket som Vägverket. De moment som handledningarna föreskriver har generellt sett genomförts, metoden belyser osäkerheter på ett mer strukturerat och utförligt sätt jämfört med tidigare och projektledarna tror att det resultat som har kommit ut efter genomförd osäkerhetsanalys är bättre än om den traditionella kalkylmetodiken hade använts. Capgemini Consulting anser att detta sammantaget borde ge en bättre kvalitet i de kalkyler som har framtagits i enlighet med Banverkets och Vägverkets handledningar. Några förbättringsmöjligheter har identifierats. Den övergripande förbättringspotentialen utgörs av ökad standardisering och kontinuitet i arbetet med den successiva metodiken i jämförelse med idag. Därmed kan en ytterligare förbättrad jämförbarhet, ökad transparens av osäkerheter samt högre tillförlitlighet i kalkyler uppnås. De viktigaste förbättringsaspekterna belyses utförligt i analysavsnittet men sammanfattas på nästa sida. 5

6 Klargör hur den successiva metodiken kontinuerligt ska integreras i projektarbetet Oklarheter tycks finnas om hur metodiken ska få fortleva över tid i projekten, när en ny kalkyl behöver göras kontra när det är tillräckligt att revidera en befintlig osäkerhetsanalys, etc. Idag är detta inte tillräckligt definierat upplever flera. Åtgärd: Definiera och klargör hur metodiken skall integreras som ett kontinuerligt kalkylerings- och riskhanteringsverktyg i projekten över tid. Det kan konkret innebära att riktlinjer för hur resultatet från en osäkerhetsanalys ska användas praktiskt i det fortsatta projektarbetet utarbetas att det tydliggörs när och hur ofta en ny successivkalkyl skall göras och när det räcker med att revidera den befintliga Klargör hur definition och skattningar av de generella osäkerheterna skall göras I det stora hela upplever projektledarna att momentet med generella osäkerheterna tillför ett nytt, insiktshöjande moment till framtagandet av kalkyler. Samtidigt ser man vissa utmaningar relaterade till arbetet med de generella osäkerheterna. De utmaningar som nämns är framförallt av två slag: Projektledarna upplever svårigheter att definiera och skatta delar av de generella osäkerheterna Projektledarna upplever risk att de generella osäkerheterna dubbelräknas, dels inbördes och dels i förhållande till osäkerhetsspannen i grundkalkylen Åtgärd: Se över de generella osäkerheterna inom båda verken och ha en eventuell standardisering som hypotes i den översynen, med målet att förbättra styrning och jämförbarhet mellan kalkyler. Om behov för detta finnes, inför system och processer för standardisering av de generella osäkerheterna. Differentiera metodikanvändningen baserat på skedesspecifika förhållanden I samtalen med projektledarna har vissa mönster framträtt baserat på vilket skede projektet befinner sig i. Kortfattat rör det sig om att det i tidiga skeden kan ifrågasättas om kalkylmodellen återspeglar all osäkerhet medan det kan finnas risker för motsatsen i sena skeden, d.v.s. risken för att nuvarande arbetssätt inte tillåter en inkorporation av all tillgänglig, befintlig säkerhet. Åtgärd: Definiera och klargör hur metodiken skall integreras som ett kontinuerligt riskhanteringsverktyg i projekten med de skillnader som finns mellan tidiga och sena skeden i användningen av metodiken. Förstärk och/eller klargör styrning och uppföljning I vår undersökning har vi mötts av en osäkerhet i hur det identifierade osäkerhetsspannet kommer att fortleva i budget- och uppföljningssammanhang. En annan förbättringspotential i nuvarande styrning och uppföljning tycks vara avvikelseanalys i förhållande till tidigare kalkyler, vilket är en viktig aktivitet för att belysa och förklara varför avvikelser mot tidigare kalkyler föreligger. Åtgärd: Undersök och säkerställ att osäkerhetstänkandet är integrerat i hela organisationen klargör att uppföljningsprocesser och styrsystem går i linje med detta. Förbättra och säkerställ att avvikelseanalys över tid i projekten sker i högre utsträckning och på ett mer standardiserat sätt än idag. 6

7 3 Metodens tillämpning 3.1 Introduktion, och referensram Vid vår granskning av metodens tillämpande har vi beaktat hur metoden har använts jämfört med de riktlinjer som kommunicerats ut från centralt håll inom Banverket och Vägverket. För att ge en kort introduktion till vår referensram för bedömningen sammanfattas det kommunicerade förhållningssättet till successivmetodiken inom Banverket och Vägverket med nedanstående punkter, vilka är utdragna ur Banverkets/Vägverkets handledningar för användandet av successiv kalkylering 2 (se även bilaga 2 och 3). Delprojektet Anläggningskostnadskalkyler ska säkerställa att Banverket och Vägverket genomför, kvalitetssäkrar och dokumenterar anläggningskostnadskalkyler för stora väg- och baninvesteringsprojekt på ett enhetligt sätt. Målsättningen är att ha en gemensam metodik och förutsättningar för arbetet med anläggningskostnadskalkyler för samtliga investeringsobjekt samt att samordna arbetet med att ta fram anläggningskostnadskalkyler för stora objekt som bedöms ha möjlighet att ingå i det slutliga förslaget till åtgärdsplan. Samtliga kalkyler skall tas fram med en gemensam metodik baserad på successivmetodiken. Handledningarna ger en beskrivning av fyra principer som metoden bygger på, vilka citeras nedan: o o o o Acceptera osäkerheten - Framtiden är osäker, vilket även innebär att våra objekt är osäkra. Det gäller att på bästa sätt försöka identifiera, värdera och belysa dessa osäkerheter, för att på bästa sätt kunna eliminera osäkerheterna under den fortsatta processen. En bedömning av osäkerheterna ska alltid utgöra underlag vid beslutsfattande om objektets fortsatta genomförande. Statistisk beräkningsteknik - Statistiska beräkningsmetoder för sannolikhetslära används för alla beräkningar. Varje kalkylpost bedöms med ett min-, max- och troligtvärde. Resultatet presenteras i form av ett viktat medelvärde och standardavvikelse, vilket gör det möjligt att beskriva förhållandet mellan kostnad och sannolikhet i form av normalfördelningskurvor. Top-down teknik - Alla kostnadsbedömningar vid osäkerhetsanalysen görs uppifrån och ned. Först bedöms ett mindre antal grova kalkylposter. Därefter bryts de mest osäkra posterna ned successivt till mer detaljerade bedömningar. Det gäller att först få en känsla för helheten, få insikt om var de största osäkerheterna finns och sedan jobba vidare med rätt poster. Generella osäkerheter - Generella osäkerheter är osäkerheter som påverkar flera kostnadsposter i den kvantifierbara grundkalkylen (t ex konjunktur, opinion, politiska beslut, etc.). Dessa osäkerheter analyseras skiljt från grundkalkylen. Vid traditionell kalkylering är det inte ovanligt att dessa osäkerheter glöms bort eller underskattas. Följande definitioner har använts i intervjuer liksom i denna rapport: Osäkerhetsanalysen: Avser hela användningen från start till slut (med tillhörande resultatdokumentation och distribution) av den successiva kalkyleringsmetoden i enlighet med Vägverkets eller Banverkets handledning. Gruppanalysen: Avser den gruppaktivitet som metoden statuerar ska användas under osäkerhetsanalysen. 2 Om inget annat anges, utgör handledningarna vår referensram, d.v.s. Banverket Åtgärdsplanering Anläggningskostnadskalkyler Handledning för kalkylarbetet respektive Vägverket - Handledning Successiv kalkylering inklusive Lathund Anläggningskostnader Vägverket och Banverket 7

8 Grundkalkyl: En successiv kalkyl består av grundkalkyl + generella osäkerheter. I grundkalkylen görs skattning av kalkylposter i max, min och troliga värden. Generella osäkerheter: En successiv kalkyl består av grundkalkyl + generella osäkerheter. Generella osäkerheter skattas i max, min och troliga värden. Traditionell kalkyl: En traditionell kalkyl är den kalkylmetod som normal används vid anbudsoch produktionskalkylering, dvs. en relativt detaljerad kalkyl uppbyggd av mängd * á-pris. Fullständig vs. förenklad osäkerhetsanalys: Handledningen beskriver två olika tillvägagångssätt att genomföra en osäkerhetsanalys, fullständig osäkerhetsanalys och förenklad osäkerhetsanalys. Målsättningen har varit att genomföra fullständiga osäkerhetsanalyser för alla objekt med en totalkostnad större än 500 Mkr. För objekt med en totalkostnad lägre än 500 Mkr kan förenklad osäkerhetsanalys genomföras. Nedanstående tabell 1 belyser de största skillnaderna mellan den fullständiga och förenklade analysen: Aspekt Fullständig osäkerhetsanalys Förenklad osäkerhetsanalys Storlek på projekt Totalkostnad större än 500 Mkr Totalkostnad lägre än 500 Mkr Tidsomfattning 2 dagar Kortare tid, 0,5 1 dag Antal medverkande 8-16 tvärsammansatt grupp med tumregel att projektets medlemmar bör vara i minoritet Minst fem personer bör medverka varav minst 2 inte aktivt ingår i projektet. Moderator Opartisk moderator, i huvudsak externt anlitad Genomförs i egen regi med hjälp av regionala stödpersoner Rapportering Tabell 1 Separat rapport från osäkerhetsanalysen samt ifylld Kalkylmall Åtgärdsplan (Banverket), ifylld Kalkylbok och Kalkyl- PM (Vägverket) Ifylld Kalkylmall Åtgärdsplan (Banverket), ifylld Kalkylbok och Kalkyl- PM (Vägverket) Vår presentation av hur väl projektledarna har arbetat utifrån de gällande handledningarna samt deras syn på metodiken presenteras i nästkommande avsnitt enligt följande struktur: Genomförande o o o o Typ av analys Aktiviteter i gruppanalyserna Medverkande och moderatorer Fasta förutsättningar Resultat och dokumentation o o Resultat Dokumentation Projektledarnas syn på metoden Sammanfattning av resultatavsnittet 8

9 3.2 Genomförande Typ av analys Figur 1 nedan visar vilka typer av analyser som har gjorts för de olika projekten. Då endast fem av de granskade projekten har en kalkyl lägre än 500 Mkr bör således under tio procent ha gjort förenklad analys. Detta eftersom målsättningen är att fullständig analys skall göras för alla projekt inom den kommande åtgärdsplaneringen med en storlek större än 500 Mkr. I själva verket har fullständig analys endast gjorts i cirka sex fall av tio. Det främsta skälet till projektledarna fattade detta beslut i de aktuella fallen var att de inte upplevde att fullständig analys Typ av analys gjord tillförde något större mervärde i 100% förhållande till förenklad analys 80% eftersom de befann sig i ett så 57,1% 61,8% 59,4% tidigt skede, där så mycket 60% fortfarande ändå var okänt i 40% projektet. Eftersom tidspressen 34,3% 20,6% 27,5% 20% på att ta fram de successiva 17,6% kalkylerna i många fall upplevdes 8,6% 13,0% 0% som hög, valdes då förenklad Banverket Vägverket Totalt analys att genomföras. Endast traditionell kalkyl Förenklad osäkerhetsanalys I över tio procent av fallen på en Fullständig osäkerhetsanalys totalnivå så har det i samtalen Figur 1 med projektledarna konstaterats att någon egentlig osäkerhetsanalys inte kan ha ansetts gjorts. Dessa projekt kan förvisso ha skattat såväl generella osäkerheter liksom max och min-värden i de existerande dokumentationsmallarna, men detta har gjorts i en väldigt liten grupp och/eller under väldigt kort tid. De främsta anledningarna till att dessa projektledare inte har gjort någon riktig osäkerhetsanalys är 1) tidsbrist, 2) att man bedömde att en successiv kalkyl ej skulle ge bättre precision än en traditionell kalkyl eller 3) att man var i för tidigt skede för att genomföra en osäkerhetsanalys Aktiviteter Vid granskningen kan konstateras att förberedelsemöte inför gruppanalyserna, där projektledare och moderatorer främst har deltagit, har hållits i princip i uteslutande grad inom Banverket och till övervägande grad inom Vägverket. Detta illustreras i Andelen som hade förberedelsmöte inför gruppanalysen figur 2. Det som behandlats 100% 6,3% under förberedelsemötena 13,3% 21,4% har främst varit kalkylstruktur, 80% gruppsammansättning samt 60% 40% 20% 0% projektbeskrivning. Däremot 93,8% 86,7% har projektets traditionella 78,6% kalkyl inte behandlats vid mer än hälften av förberedelsemötena och endast skickats Banverket Vägverket Totalt ut i drygt ett fall av tio. Detta mot bakgrund av att man inte Förberedelsemöte hölls Förberedelsemöte hölls ej vill föregripa osäkerhets- Figur 2 9

10 analysens gruppanalys med värden från en traditionell kalkyl, vilket är i enlighet med handledningarna. I de fall som förberedelsemöten inte har genomförts så har majoriteten av respondenterna inte ansett att detta var nödvändigt att genomföra och var tredje påpekar att man på grund av tidsbrist inte kunde genomföra ett förberedelsemöte. Ett fåtal ansåg sig ej vara medvetna om att detta var en nödvändig aktivitet. Aktiviteter som ingick delvis eller inte alls i gruppanalyserna Andel av de svarande som uppgett att de gjorde osäkerhetsanalys 75% 71% 68% 31% 22% 19% 15% 7% 7% 19% 4% 11% 9% 11% 10% 13% 0% 6% 3% 4% 3% 3% 4% 3% Framtagandet av en handlingsplan Definition av generella osäkerheter Generella osäkerheters referenslägen och scenarion Skattning av kalkylposterna Informativ presentation av projektet Skattning av generella osäkerheter Objektets förutsättningar Fasta förutsättningar Banverket Vägverket Totalt Figur 3 Vad beträffar aktiviteterna under själva gruppanalysen så visar våra resultat i figur 3 att osäkerhetsanalyserna, med två undantag, generellt sett har innehållit de aktiviteter som bör ingå i en gruppanalys enligt handledningarna. Momentet definition av generella osäkerheter har inte ingått på ett fullständigt sätt i två fall av tio i genomsnitt. Momentet avseende generella osäkerheters referenslägen samt scenariobeskrivningar ligger strax därunder. De främsta orsakerna till att dessa moment delvis eller inte alls ingick i gruppanalyserna var tidsskäl och/eller att de generella osäkerheter, som redan fanns tillhands före gruppanalysen, användes. I något fall förberedde kalkylsamordnare och projektledare de generella osäkerheterna och i andra fall så återanvändes generella osäkerheter från äldre projektkalkyler eller andra liknande projekt. Momentet att utarbeta en handlingsplan för hantering av de största osäkerheterna som gruppanalysen har identifierat, har ej gjorts på ett fullständigt sätt i så många fall som sju av tio. Detta moment är dock inte dokumenterat i handledningen men enligt vår bedömning ett viktigt steg för att ta till vara på den riskanalys som genomförs inom ramen för osäkerhetsanalysen och för att uppnå kontinuitet i det osäkerhetsreducerande kalkylarbetet. Detta berörs mer i analysavsnittet. 10

11 3.2.3 Medverkande och moderatorer Handledningarna föreskriver att den fullständiga analysen bör omfatta åtta till sexton personer och den förenklade fem till åtta personer. Resultatet i figur 4 visar att i genomsnitt befinner sig såväl de fullständiga analyserna liksom de förenklade inom dessa ramar. Standardavvikelsen är över två och en halv person med avseende på den förenklade analysen och över fyra och en halv person med avseende på den fullständiga. Det innebär således att de allra flesta fullständiga osäkerhetsanalyser klarar sig inom ramarna för antalsrekommendationerna medan en större andel av de förenklade analyserna har gjorts på färre personer än de fem som har satts som rekommenderat minimiantal. Antal personer i gruppanalyserna per typ av analys Antal personer 15,0 10,0 5,0 13,1 13,7 13,4 5,6 5,3 5,5 10,3 11,6 10,9 Banverket Vägverket Totalt 0,0 Fullständig osäkerhetsanalys Förenklad osäkerhetsanalys Totalt Figur 4 Ett kanske än mer intressant mått än antalet deltagare i gruppanalyserna är om rätt kompetenser har deltagit eller inte. Resultatet i vår granskning visar att fyra av tio projektledare bedömde att någon eller flera kompetenser saknades. De kompetenser som i Banverkets fall främst saknades var erfarna projektledare i byggskeden samt geotekniker i knappt tre respektive två fall av tio (se figur 5). I Vägverkets fall upplevde projektledarna i tre fall av tio att de saknade projektledare från byggskeden, geotekniker och marklösenspecialister (se figur 6). Det bör dock noteras att i de flesta fall så är det enstaka eller fåtal kompetenser som har saknats i gruppanalysen. 11

12 Andel av de som svarade att delvis eller helt saknade någon kompetens* 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Vilka kompetenser saknade Banverkets projektledare främst? 28,6% 21,4% 14,3% 14,3% 14,3% 14,3% 14,3% 7,1% 7,1% 7,1% 7,1% 7,1% 7,1% Figur 5 Vilka kompetenser saknade Vägverkets projektledare främst? Andel av de som svarade att de delvis eller helt saknade någon kompetens 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% 30,0% 30,0% 30,0% 30,0% 10,0% 10,0% Figur 6 Fler än åtta av tio osäkerhetsanalyser leddes också av en moderator, som antingen var externt eller internt anlitad. Figur 7 visar att det var uteslutande i de större fullständiga analyserna som de externa 12

13 moderatorerna användes, medan de förenklade osäkerhetsanalysen, med en mindre grupp, sköttes av interna moderatorer i högre utsträckning. Detta är i enlighet med handledningens instruktioner. I de minsta gruppanalyserna förekom ibland ingen moderator alls, även om någon nästan alltid var sammanhållande, vanligtvis kalkylsamordnaren. Sex av tio som inte använde sig av moderator för att leda gruppanalysen ansåg att det inte behövdes. Detta berodde uteslutande på analysgruppens storlek i dessa fall. I några enstaka fall fanns inte vetskapen om att moderator krävdes och i ytterligare något fall gick det inte att få tillgång till en moderator. Antal personer Storlek på grupp beroende på typ av moderator och om moderator använts eller ej 13,4 6,3 5,1 Extern moderator Intern moderator Moderator användes Moderator användes ej Figur 7 Standardavvikelse i förhållande till 50%-värdet Figur 8 Storlek på standardavvikelsen baserat på om moderator använts eller ej 14,0% 12,0% 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% 12,0% 8,5% 10,3% 6,7% 5,9% 4,5% Moderator användes Moderator användes ej Banverket Vägverket Totalt Moderatorn och dennes kompetens är en faktor som har visat sig ha en tydlig koppling till den relativa storleken på osäkerhetsspannet, hur nöjd projektledarna är med resultatet samt hur stora svårigheter de har upplevt att osäkerhetsanalysen inneburit. Detta åskådliggörs i figur 8, figur 9 och figur 10. Våra resultat visar att den av projektledarna upplevda kompetensen hos moderatorerna skiftar även om det stora flertalet har varit nöjda med sin moderator och i genomsnitt har moderatorerna fått betyget fem på sexgradig skala. Det är mycket positivt och bör lyftas fram. Samtidigt återstår en potential. Nästan tjugo procent av de svarande har inte satt något av de två högsta betygen på moderatorns kompetens, vilket alltså tycks ha påverkat resultatnöjdhet och upplevelsen av svårigheter i samband med osäkerhetsanalysen i en icke önskvärd riktning. 13

14 Projektledarnas syn på resultatet baserat på moderatorns kompetens Skala 1-6 där 6 motsvarar Mycket hög upplevd duglighet t i kostnads-och osäkerhetsbedömningen och 1 Mycket låg upplevd duglighet Banverket Vägverket Totalt Moderatorns kompetens skala 1-6 där 6 motsvarar mycket hög kompetens och 1 mycket låg kompetens, bruten skala visad Figur 9 Svårigheter på en skala 1-6 där 6 motsvarar Håller helt med och 1 Håller inte alls med 6 5,5 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 De största svårigheterna baserat på moderator Svårigheten att hinna med och förstå alla förberedelser som måste göras Svårigheten att hitta relevanta, nedbrytbara och uppskattningsbara generella osäkerheter Svårigheten att samla rätt kompetenser i gruppanalyserna Svårigheten att hinna med allt som ska göras under gruppanalysen Svårigheten att disponera tiden rätt och fokusera på rätt frågor Moderatorns kompetens på en skala 1-6 där 6 motsvarar mycket hög kompetens och 1 mycket låg kompetens, bruten skala visad Figur 10 En liten förklaringsfaktor till skillnaderna i moderatorernas skattade kompetens är skillnader mellan interna och externa moderatorer. Resultaten visar nämligen att man är något mer nöjd med externa moderatorer än interna, men skillnaderna är så små att detta inte bör tas som intäkt till att upphöra med interna moderatorer. Snarare kan det bero på att de interna moderatorerna fortfarande inte har hunnit samla på sig erfarenhet i samma utsträckning som de externa. I de fall där moderatorerna har fått lägre betyg är det främst en annan faktor som har framhållits som skäl till missnöjet, nämligen moderatorernas vilja att inte acceptera givna säkerheter såsom beaktande av redan upphandlade delar, etc. Denna problematik, som kan ses som en del av en skedesspecifik problematik, behandlas utförligare i analysavsnittet. 14

15 3.2.4 Fasta förutsättningar Vår undersökning visar att fasta förutsättningar, som riskerar att avgränsa bort funktionsområden, omfattning eller kalkylpåverkande osäkerheter, förekommer. I mer än hälften av fallen har detta i någon mån skett, vilket illustreras i figur 11. Observera att detta inte avser bestämda, säkra avgränsningar till andra projekt, utan avgränsningar av funktioner, omfattningar och osäkerheter som kan komma att hamna inom ramen för det aktuella projektet. Som anledningar till att dessa avgränsningar har lagts till, anges exempelvis att vissa kostnadsutfall eller osäkerheter är så små att de inte har känts relevanta att inbegripa. Andra projektledare hänvisar till att osäkerheten kring det som avgränsats är så stor att de bedömde det för svårt att inbegripa dessa delar. Ytterligare några projektledare kan inte specificera varför dessa avgränsningar har gjorts. Något försök till att kvantitativt skatta effekterna av dessa avgränsningar eller sannolikheten att de skulle inträffa, har inte genomförts inom ramen för denna granskning. I de fall där vi har bedömt att användningen av fasta förutsättningar känns mer omfattande, har vi uppmärksammat Ban- och Vägverket särskilt på detta genom bilaga 7. Eventuellt bör också en heltäckande genomgång av de fasta förutsättningarna göras, där orsaker och effekter av eventuella friskrivningar i kalkylförutsättningarna skattas och fastställs. 100% Risken att vissa av objektets funktionsområden/omfattning/osäkerheter avgränsades bort vid definitionen av de fasta förutsättningarna Andel av de svarande 80% 60% 40% 20% 46,4% 53,6% 52,4% 49,0% 47,6% 51,0% Nej Ja eller delvis 0% Banverket Vägverket Totalt Figur 11 15

16 3.3 Resultat och dokumentation Resultat Den stora merparten av projektledarna upplever att osäkerhetsanalyserna gett ett bra resultat som underlag för åtgärdsplaneringen. Vår undersökning visar att resultaten från osäkerhetsanalyserna får klart mer än godkänt som underlag till den kommande långsiktiga investeringsplanen. Ännu mer positiva är de om de jämför med vilket resultat de tror sig ha fått om arbetssättet innan successivmetodiken infördes hade använts (se figur 12). Projektledarnas kommentar till resultaten är bl.a.: Det är i jämförelse med förra åtgärdsplaneringens ett mycket bättre underlag. Det är framförallt osäkerhetstänkandet som har tillkommit nu. Jag tycker att det här sättet är bättre. Jag tycker att resultatet är bra genom att det tydliggör osäkerheterna o.s.v. och investeringsplanerna behöver detta för att förstå vad som krävs. Upplever det som att det är det bästa underlaget som vi har haft någon gång Vi har nog aldrig gjort så här genomarbetade kalkyler genom att belysa osäkerheter på detta sättet 6,0 Upplevelsen av resultatets duglighet Skala 1-6 där 6 motsvarar Mycket bra och 1 Mycket dåligt 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 4,6 4,8 4,7 4,3 4,4 4,4 Upplevelsen av resultatets duglighet som underlag till den kommande långsiktiga investeringsplanen? Upplevelsen av resultatets duglighet i jämförelse med om arbetssättet innan succesivmetodiken hade använts 0,0 Banverket Vägverket Totalt Figur 12 De projektledare som har indikerat på att de inte är fullt komfortabla med det resultat som kommit ut från osäkerhetsanalyserna har framförallt upplevt att man skattat osäkerheter för poster som egentligen är tämligen säkra, exempelvis genom att de redan har hunnit kontrakteras. Figur 13 visar att de projektledare som varit mindre nöjda med sina resultat i högre grad inte alls har lämnat resultatet av osäkerhetsanalysen till åtgärdsplaneringen. Totalt sett har knappa tre av tio inte direkt lämnat in sitt resultat till åtgärdsplanen utan att först åtminstone vidta några ändringar. Bland skälen till att ändringar har gjorts märkts bl.a. revideringar p.g.a. förnyade krav på projektet, förändringar i 16

17 finansieringsfrågan, etc. I vissa fall har man inte heller trott på resultatet fullt ut, inte hunnit tillräckligt djupt i vissa delar eller rent av hittat fel i beräkningarna. Andelen som har lämnat resultatet från osäkerhetsanalysen som underlag till åtgärdsplanen baserat på resultatnöjdhet 100% 80% 60% 40% 20% 0% 28,6% 14,3% 57,1% 2,0% 5,2% 23,5% 22,4% 74,5% 72,4% Nej Ja, men med ändringar Ja, utan ändringar Figur 13 Vidare, merparten av projektledarna anser att det osäkerhetsspann som har kommit ut från osäkerhetsanalysen är rimligt (se figur 14). Bland de som har svarat nej på frågan om de anser osäkerhetsspannet vara rimligt så har över hälften svarat att de har svårt att bedöma rimligheten i det. Cirka en tredjedel (främst projekt i tidiga skeden) bedömde dock att spannet är för litet. Problematiken med risker för underdrifter av osäkerhet i tidiga skeden behandlas utförligare i analysavsnittet. Projektledarnas skattning av rimligheten i storleken på standardavvikelsen 100% 80% 34,4% 21,4% 28,3% 60% 40% 20% 65,6% 78,6% 71,7% Standardavvikelsen känns ej rimlig Standardavvikelsen känns rimlig 0% Banverket Vägverket Totalt Figur 14 17

18 3.3.2 Dokumentation Handledningen föreskriver att resultatet från osäkerhetsanalysen skall dokumenteras i Kalkylmall Åtgärdsplan inom Banverket samt i Kalkylbok och Kalkyl-PM inom Vägverket. Figur 15 visar att Banverkets Kalkylmall 3 generellt är väl ifylld, med undantag av någon eller några delar. Det förekommer dock att avsnittet med de generella osäkerheterna inte är riktigt komplett ifyllda. Än mer framträdande är att de s.k. avvikelseanalyserna i förhållande till den reviderade framtidsplanen i vissa fall endast är summariskt dokumenterade. I flera fall, dock långt ifrån alla, beror detta på att objektet ej fanns med i den reviderade framtidsplanen. Detta diskuteras vidare i analysavsnittet % 80% Är Kalkylmallens följande delar ifyllda? 3,4% 3,4% 3,4% 6,9% 13,8% 6,9% 27,6% 31,0% 60% 40% 20% 0% 89,7% 69,0% 86,2% 89,7% 17,2% 51,7% 100,0% Nej Delvis Ja Figur 15 I Vägverkets inlämnade Kalkylbok 4 visar figur 16 hur denna generellt är väl ifylld men att det ändå finns områden där komplettheten inte är total. Åter igen rör detta främst de generella osäkerheterna som i fyra fall av tio antingen endast har fyllts i delvis eller inte alls. Dessutom har det förekommit att kalkylbladet ibland är något kortfattat ifyllt. 100% 80% 60% 40% 20% 0% Är Kalkylbokens följande delar ifyllda? 4,8% 4,8% 23,8% 20,0% 4,8% 19,0% 90,5% 95,2% 80,0% 57,1% Nej Delvis Ja Vad beträffar Vägverkets Kalkyl-PM så är detta ifyllt av nästan alla projekt. Dock förekommer det frekvent att man inte i detalj har inbegripit alla de uppgifter som efterfrågas enligt mallen. Exempel på sådana uteblivna uppgifter är underlag från tidigare skeden, referensstandard för objektet, alternativa sträckningar, avvikelse mot tidigare kalkyler, beslutsdiagram, etc. Figur 16 3 Bilaga 4 4 Bilaga 5 18

19 3.4 Projektledarnas övergripande syn på metoden Hur ser då projektledarna på metodens användning i allmänhet inom Ban- och Vägverket? Totalt sett är deras syn på användningen av den successiva kalkyleringsmetodiken väldigt positiv. Alla projektledare som vi har intervjuat vill att metoden ska förbli och fortsätta att användas även framgent. Detta illustreras i figur % 80% 60% 40% Ska metoden få vara kvar enligt projektledarna? 60,7% 60,0% 60,4% Nej Ja, men med förändringar Det sammantagna omdömet om metoden är också mycket högt. I genomsnitt ger projektledarna den betyget fem på en sexgradig skala där sex motsvarar mycket positiv och ett mycket negativ. Ingen av projektledarna har gett den ett lägre betyg än fyra. Ja De styrkor man främst lyfter fram 20% 39,3% 40,0% 39,6% är den avsevärt ökade förståelsen och kunskapen kring 0% osäkerheter i långsiktiga Banverket Vägverket Totalt anläggningskostnadskalkyler Figur 17 som uppnås genom denna metodik i jämförelse med tidigare arbetssätt. De nackdelar i tidsmässig insats, resurser och administration som metoden kräver är moderata och man anser således att fördelarna överväger dessa insatser. Detta illustreras av figur 18 och figur 19. Denna positiva bild till trots visar vår studie att cirka sex av tio projektledare anser att metoden och dess tillämpning bör utvecklas vidare för att ge ännu bättre kvalité på kalkyler och stöd till det fortsatta projektarbetet. De områden som har störst förbättringspotential enligt vår syn diskuteras därför vidare i analysavsnittet

20 Metodens fördelar Den hjälper till att prioritera de största osäkerheterna Den belyser osäkerhet i kalkyler på ett strukturerat sätt och får organisationen att förstå osäkerheten bättre Den bidrar till att förbättra sannolikheten att kalkylens osäkerhetsintervall täcker det verkliga utfallet Den bidrar till att gruppen får en samsyn på projektet och dess syfte Den bidrar till att identifiera ej välunderbyggda poster i kalkylerna Den ser till att rätt kompetenser kommer med i kalkylarbetet Den är enkel att förstå och arbeta med Totalt Vägverket Banverket Den minskar administrationen i samband med kalkylarbetet Den kräver lite resurser att arbeta med 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 5,5 Skala 1-6 där 6 motsvarar Håller helt med och 1 Håller inte alls med Figur 18 Upplevda nackdelar Den kräver för mycket resurser att genomföra Den kräver för mycket administration Den tar för lång tid att genomföra Totalt Vägverket Banverket Den är för svår att förstå och arbeta med 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 5,5 6,0 Skala 1-6 där 6 motsvarar Håller helt med och 1 Håller inte alls med Figur 19 20

21 3.5 Projekt som gjort väsentliga avsteg från metodiken Ett antal projekt har bedömts göra större avsteg i förhållande till kravet på successiv kalkyl och handledningarnas instruktioner. Dessa avsteg skulle kunna innebära att risk för negativ påverkan på kalkylens kvalitet och har specificerats särskilt i bilaga 7. De främsta avstegen som har föranlett denna åtgärd är: Att osäkerhetsanalys ej har genomförts Att den förenklade osäkerhetsanalysen har genomförts utan ordentlig gruppanalys och/eller i för liten grupp Att det har förelegat risk för att rätt kompetenser ej har gjort bedömningen Att det har förelegat risk att gjorda avgränsningar påverkar kalkylkvaliteten 21

22 3.6 Sammanfattning av resultatavsnittet Fullständig analys har gjorts i cirka sex fall av tio trots målsättningen att alla projekt större än 500 Mkr ska göra fullständig osäkerhetsanalys. I urvalet hade endast tio procent av projekten en kalkyl understigande 500 Mkr. Det främsta skälet till projektledarna avvek från rekommendationen om att göra fullständig analys var att de inte upplevde att fullständig analys tillförde något större mervärde i förhållande till förenklad analys eftersom många befann sig i ett så tidigt skede, där så mycket fortfarande ändå var okänt i projektet. Eftersom tidspressen på att ta fram de successiva kalkylerna i många fall upplevdes som hög, valdes då förenklad analys att genomföras. I över tio procent av fallen på en totalnivå så har det i samtalen med projektledarna konstaterats att någon egentlig osäkerhetsanalys inte kan ha ansetts gjorts. De aktiviteter som handledningen rekommenderar har generellt sett genomförts under osäkerhetsanalysen. De aktiviteter som synes minst fullständigt genomförda är identifiering av generella osäkerheter samt referenslägen och scenariobeskrivningar för desamma. Generella osäkerheter är också det område som är svagast dokumenterat. Problematiken kring de generella osäkerheterna kommer att diskuteras vidare i analysavsnittet. De fullständiga osäkerhetsanalyserna har generellt sätt varit väl bemannade både avseende antal medverkande och användandet av externa moderatorer. De förenklade osäkerhetsanalyserna har genomförts i högre grad av interna moderatorer, eller i några fall av ingen moderator alls. Resultaten visar att moderatorn har en central roll för att bl.a. säkerställa projektledarnas nöjdhet med resultatet från osäkerhetsanalysen. Fyra av tio projektledare upplever att vissa kompetenser saknades vid analystillfället. Det bör dock noteras att i de flesta fall så är det enstaka eller fåtal kompetenser som har saknats i gruppen. Projektledarna upplever generellt användandet av den successiva kalkyleringsmetoden positivt. Den ökade förståelsen för osäkerheter, tron på att metoden ger sannolika kalkylspann som inrymmer det verkliga utfallet samt att de medverkande får en gemensam syn på projektets syfte och risker upplevs som de främsta styrkorna. Metoden upplevs förvisso som att den kräver mer resurser och administration jämfört med tidigare kalkyleringsarbete, men vår utredning indikerar att mervärdet som metoden levererar överväger dessa ökade insatser. Det positiva omdömet understryks ytterligare av att merparten av projektledarna har en tilltro till det resultat som har kommit ut av osäkerhetsanalyserna och som ligger till grund för åtgärdsplaneringen. 22

23 4 Analys Potential för ännu säkrare kalkyler Den övergripande bild som vuxit fram under samtalens gång är alltså hur positivt inställda projektledarna är med metoden. Metoden ses i princip av alla som ett steg i rätt riktning och inte en enda projektledare har uttryckt önskan om att avskaffa den. Samtidigt kvarstår fortfarande förbättringspotential vad beträffar användningen av metoden inom Ban- och Vägverket. Om denna potential identifieras och adresseras på rätt sätt, bör detta leda till än mer tillförlitliga kalkyler. I det följande avsnittet kommer därför fyra huvudområden som, under vår granskning, särskilt har utmärkt sig som förbättringsområden att behandlas 5 : Klargör hur den successiva metodiken kontinuerligt ska integreras i projektarbetet Klargör hur definition och skattningar av de generella osäkerheterna skall göras Differentiera metodikanvändningen baserat på skedesspecifika förhållanden Förstärk och/eller klargör styrning och uppföljning Framträdande förbättringsområden i samtalen med projektledarna Förtydligande och standardisering av generella osäkerheter för att undvika dubbelräkning och inkonsekvens mellan likartade projekt 27 Metoden är inte integrerad nog i det löpande projektarbetet och/eller har kommit som direktiv uppifrån utan tillräcklig förankring 17 Osäkerhetsintervallet fortlever inte i den fortsatta åtgärdsplaneringsprocessen, i ekonomisystem, bland controllers, beslutsfattare, etc. 17 Alternativa utföranden avgränsas bort för projekt i tidiga skeden Antal respondenter som har nämnt detta förbättringsområde Figur 20 5 Det är den samlade bilden kring de största svårigheterna, de största framgångsfaktorsgapen (d.v.s. skillnaden mellan ett optimalt och ett faktiskt utfall av framgångsfaktorer), en gruppering och sammanräkning av uttryckta förbättringsområden (se figur 20), korstabuleringar mellan olika faktorer och olika resultatvariabler samt vår bedömning som har lett fram till identifieringen av dessa. 23

24 4.1 Klargör hur den successiva metodiken kontinuerligt ska integreras i projektarbetet Diskussionerna kring kontinuitet, tidsaspekter och kompetenser är ett område som har behandlats rikligt samtalen med projektledarna. Många projekt har varit väl representerade med många kompetenser i osäkerhetsanalyserna. Särskilt gäller detta de fullständiga analyserna. Och även om fyra av tio projektledare har angett att de saknade någon kompetens så har i de flesta av dessa fall endast en eller ett par kompetenser saknats. Grupperna har således till stor del varit korrekt sammansatta enligt projektledarna. De har också, med något undantag, upplevt en hjälpsamhet och välvilja från deltagarna att vilja medverka i mån av tid. Samtidigt som mycket har fungerat tillfredsställande så finns fortfarande utmaningar kopplat till dessa aspekter. De fyra högst rankade svårigheterna i samband med osäkerhetsanalyser härrör alla till utmaningar och svårigheter i tidsaspekter eller kompetenser. Även bland de största framgångsfaktorgapen (d.v.s. projektledarnas skattning av skillnaden mellan ett optimalt fall och deras fall i olika framgångsfaktorsdimensioner) återfinns åtminstone tre aspekter relaterade till tidsaspekter och kompetenser bland de fem första dimensionerna (de fullständiga tabellerna återfinns alla i appendix). Följande aspekter lyftes fram som allra svårast: 1. Det kan vara en utmaning att ha gjort och hunnit med alla förberedelser som måste göras före gruppanalysen 2. Det är ibland en utmaning samla rätt kompetenser i gruppanalyserna 3. Det kan vara svårt att hinna med allt som ska göras under gruppanalysen De två första härrör båda till hur framgångsrik man upplevt sig vara i sina förberedelser, dels när det gäller att ta fram adekvata underlag och dels när det gäller att få rätt kompetenser att komma till analyserna. I båda fallen är det framförallt tidsaspekten som har utgjort den stora flaskhalsen bakom att projektledarna upplevt dessa svårigheter. Ett par citat belyser: Det har varit en tidspress utav guds nåde. Förberedelserna är inget problem om man har tid, men tid är just det stora problemet Det kommer för plötsligt som begäran uppifrån! Tidspressen kopplat till kravet på framtagandet av dessa analyser har alltså varit stor delvis. Det har medfört svårigheter att hinna utarbeta såväl tillräckliga kalkylunderlag såsom att kalla medverkande kompetenser i vederbörlig tid före osäkerhetsanalyserna. Flera projektledare har upplevt att kravet på successiv kalkyl till åtgärdsplaneringen kommit väl plötsligt och med kort framförhållning. I de fall där man inte har bedömt att fullständig analys skulle skapa något större mervärde, har man då istället valt att göra s.k. förenklade osäkerhetsanalyser med en mindre grupp deltagare, på kortare tid. På det viset har kravet trots tidspressen kunnat hanteras, men med risk att kalkylkvaliteten blir sämre enligt vår bedömning. Även om projektledarna tror på metodiken och dess resultat så har det plötsliga kravet på successiv analys också lett till en viss brist på förankring kring varför detta ska göras. Det har inte heller medgett tid till att integrera det successiva arbetssättet i det kontinuerliga projektarbetet. Kalkylerna har denna gång främst arbetats fram för att tillgodose kravet på åtgärdsplaneringen. Oklarheter om hur metodiken ska få fortleva över tid i projekten, när en ny kalkyl behöver göras kontra när det är tillräckligt att revidera en befintlig osäkerhetsanalys, etc. är därför återkommande teman. Idag är detta inte tillräckligt definierat upplever flera. Dessutom upplever vissa också att det har varit svårt att hinna med allt som ska göras under gruppanalyserna. Som skäl har flera angett att momenten med de generella osäkerheterna tenderar att ta för lång tid. Detta kommer att behandlas mer under avsnitt

25 Capgemini Consulting betraktar den successiva kalkyleringsmetodiken som ett bredare verktyg än ett renodlat kalkyleringsverktyg. För att komma till sin fulla rätt måste det användas som ett kontinuerligt arbetsredskap. Resultatet från en osäkerhetsanalys bör fungera som en mobiliserande, insiktshöjande analys kring var projektets största risker och möjligheter finns. Detta resultat bör föranleda vidare utredningsåtgärder i syfte att sänka osäkerheterna. Resultatet av dessa utredningar bör i sin tur användas som indata in i nästa osäkerhetsanalys. Bland de projekt inom Ban- och Vägverket som har arbetat kontinuerligt med flera osäkerhetsanalyser och gjort upprepade sådana har standardavvikelsen sjunkit (se figur 21). Detta är ett tecken på att projekten har utrett sina största osäkerheter vidare för att i nästa osäkerhetsanalys kunna minska det uppskattade osäkerhetsspannet. Därmed bidrar således osäkerhetsanalysen inte bara till att skapa en ögonblicksbaserad kalkyl utan styr projektets aktiviteter och resurser mot de områden där behovet av vidare analys är som störst. Mot denna bakgrund anser Capgemini Consulting att detta kontinuerliga arbetssätt även bör gälla för övriga projekt som kommer att tas upp i åtgärdsplanen. I mer än sju av tio projekt har man ännu inte hunnit arbeta med upprepade osäkerhetsanalyser och flera projektledare uttrycker en osäkerhet kring hur man ska arbeta vidare med resultatet från denna. När ska man göra en ny osäkerhetsanalys och när kan man endast revidera den senast gjorda? Hur förhåller sig osäkerhetsanalysen till de traditionella kalkylerna över tid? Här tycks idag finnas ett kunskaps- och processvakuum som måste fyllas. Som ett första steg, måste projekten även bli bättre på att använda resultatet av denna omgång osäkerhetsanalyser. I endast tre fall av tio har projekten skapat en handlingsplan mot slutet av sina osäkerhetsanalyser för hantering av de identifierade osäkerheterna. Denna frekvens bör ökas. Annars ökar risken för att successiv-kalkylen inte integreras i det fortsatta projektarbetet. Capgemini Consulting föreslår således: Definiera och klargör hur metodiken skall integreras som ett kontinuerligt kalkylerings- och riskhanteringsverktyg i projekten över tid. Det kan konkret innebära o o Standardavvikelse i förhållande till 50%-värdet Figur 21 15% 10% 5% 0% Standardavvikelse i förhållande till antal gjorda osäkerhetsanalyser eller fler Antal gjorda osäkerhetsanalyser Banverket Vägverket Totalt att riktlinjer för hur resultatet från en osäkerhetsanalys ska användas praktiskt i det fortsatta projektarbetet utarbetas att det tydliggörs när och hur ofta en ny successivkalkyl skall göras och när det räcker med att revidera den befintliga Resultatet av detta arbeta måste sedermera spridas i organisationen genom ett aktivt förändrings- och utbildningsarbete 25

26 4.2 Klargör hur definition och skattningar av de generella osäkerheterna skall göras Ett av de mest diskuterade områdena under intervjuerna är olika frågeställningar kopplade till de generella osäkerheterna. I det stora hela upplever projektledarna att momentet med generella osäkerheterna tillför ett nytt, insiktshöjande moment till framtagandet av kalkyler. Osäkerheter inom och utanför projektet hamnar mycket mer i blickfånget och kan på ett strukturerat sätt identifieras, klassificeras och kvantifieras. Resultaten visar att projektledarna i genomsnitt är nöjda med balansen i deras generella osäkerheter och skattar denna balans till en dryg fyra på en sexgradig skala där sex är högsta betyget. De upplever också i ungefär samma utsträckning att medvetandegraden kring osäkerheter har höjts genom osäkerhetsanalyserna. Samtidigt ser man vissa utmaningar relaterade till arbetet med de generella osäkerheterna vilket både märks tydligt i skattningen av de största svårigheterna liksom i de fritt uttryckta förbättringsområdena (se figur 20) där utmaningar kopplade till de generella osäkerheterna tillhör de mest frekvent omnämnda. De utmaningar som nämns är framförallt av två slag: Projektledarna upplever svårigheter att definiera och skatta delar av de generella osäkerheterna Projektledarna upplever risk att de generella osäkerheterna dubbelräknas, dels inbördes och dels i förhållande till osäkerhetsspannen i grundkalkylen Projektledarna upplever svårigheter att definiera och skatta delar av de generella osäkerheterna Flera projektledare upplever en orimlighet i att man i varje osäkerhetsanalys, för varje enskilt åtgärdsplansprojekt, ska upprepa definierandet och skattningen av de generella osäkerheterna. En projektledare uttrycker: Det är orimligt att varje team ska sitta och göra detta om och om igen - inte minst när det gäller konjunktur, råvarupriser, valutakurser, etc. - det är helt orimligt att varje enskilt projekt ska göra detta Att definiera och skatta generella osäkerheter som är gemensamma för alla eller många projekt inom Ban- respektive Vägverket gör att hjulet måste uppfinnas flera gånger. Projektledarna som har nämnt detta upplever att det kan skapa godtycke med låg jämförbarhet som följd. Inkonsekvensen i jämförbarhet riskerar att delvis underminera förtroendet för åtgärdsplaneringens prioriteringsprocess där olika projekt ska ställas mot varandra. Därtill har flera projektledare nämnt att identifikation och klassificering av de generella osäkerheterna tar väldigt lång tid, vilket kan skapa svårigheter att hinna med övriga moment i tillräckligt djup omfattning. 26