Effektiviteten i Försäkringskassans ärendehantering

Transkript

1 SAMMANFATTNING AV RAPPORT 2017:10 Effektiviteten i Försäkringskassans ärendehantering En granskning av resurseffektiviteten vid Försäkringskassans lokala försäkringscenter åren med DEA-metoden

2 Detta är en sammanfattning av en rapport från Inspektionen för socialförsäkringen. Rapporten i sin helhet kan läsas online, laddas ner och beställas på Stockholm 2017 Inspektionen för socialförsäkringen Författare: Christian Andersson, Jonas Månsson, Kristian Persson Kern och Jonas Thelander 2

3 Effektiviteten i Försäkringskassans ärendehantering En granskning av resurseffektiviteten vid Försäkringskassans lokala försäkringscenter åren med DEA-metoden Försäkringskassan administrerar stora delar av den svenska socialförsäkringen och är den myndighet som ansvarar för den största delen av statens utbetalningar av ersättningar till enskilda individer. Försäkringskassan förfogar över cirka 8,4 miljarder i förvaltningsanslag och har drygt anställda. Denna kostnad och storlek samt myndighetens centrala uppgift för trygghetssystemen medför att det är av stor betydelse att verksamheten bedrivs effektivt. Att förvaltningen är effektiv innebär att förvaltningsmedel används så att de gör största möjliga nytta. Dessutom ska förvaltningen löpande sträva efter att ta till vara möjligheter till förbättring. Tidigare studier av andra svenska myndigheters effektivitet har visat på en varierande grad av förbättringspotential, men generellt finner dessa att svenska myndigheter har ineffektiviteter i intervallet 7 till 15 procent. Granskningens grundläggande syfte är att studera om Försäkringskassan i sin ärendehandläggning använder sina resurser effektivt eller om det finns potential att förbättra effektiviteten. Ett ytterligare syfte med granskningen är att göra en bedömning om den valda metoden är lämplig för fortsatta studier av effektiviteten i den verksamhet som bedrivs av Försäkringskassan. I granskningen undersöks effektiviteten på Försäkringskassans lokala försäkringscenter, LFC, under perioden Valet att studera LFC beror både på att LFC ansvarade för en central del av Försäkringskassans myndighetsutövning och på att en majoritet av dessa kontor hade likartade arbetsuppgifter avseende de förmåner som administrerades. De var även spridda över hela landet. Totalt ingår 44 LFC i analyserna. Den ärendehandläggning som omfattas av studien är handläggningen av förmånerna assistansersättning, vårdbidrag, handikappersättning, sjukpenning samt sjuk- och aktivitetsersättning. Metoden som använts för att beräkna effektiviteten är en DEA-modell. Med denna beräknas LFC-kontorens relativa effektivitet, och mindre effektiva 3

4 LFC-kontor jämförs med effektiviteten på de kontor som har den högsta beräknade effektiviteten. Granskningen kan därför inte ligga till grund för några slutsatser om den absoluta, eller teoretiskt möjliga, resurseffektiviteten. Modellen väger samman de resurser som LFC haft till sitt förfogande och ställer dessa i relation till hur mycket varje LFC lyckas producera i form av beslut och aktiviteter. Resultat Effektivitetsresultaten för de undersökta LFC-kontoren avviker inte nämnvärt från andra DEA-studier av effektiviteten i den statliga förvaltningen. Med en relativ ineffektivitet på knappa 10 procent under åren är förbättringspotentialen varken högre eller lägre än i andra statliga verksamheter där effektiviteten beräknats med samma metod. Men förbättringspotentialen är inte jämnt fördelad över LFC-kontoren. Många LFC var effektiva eller endast marginellt ineffektiva jämfört med övriga kontor under den undersökta perioden (figur 1). Men för övriga LFC fanns det en förbättringspotential, som i vissa fall var uppgick till mellan procent. Spridningen i effektivitet mellan kontoren understryker att ett effektiviseringsarbete inte nödvändigtvis behöver bedrivas för hela organisationen, utan snarare bör utgå från varje enskilt kontors förutsättningar och brister. Figur 1. 35% Relativ ineffektivitet per LFC år 2013, med konfidensintervall 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Ineffektivitet Konfidensintervall Resultaten tyder på att ineffektiviteten till viss del kan förklaras av kontorens storlek. En majoritet av kontoren var antingen för stora eller för små i förhållande till de effektiva kontor som de jämfördes med i analysen. Men de vinster i effektivitet som skulle ha kunnat uppnås genom att ändra storleken på kontoren kan bara förklara en tredjedel av de totala skillnaderna i effektivitet. 4

5 Granskningen inkluderar även enklare tester för att studera om skillnaderna i effektivitet skulle kunna bero på sammansättningen av de försäkrade eller om situationen på de enskilda LFC-kontoren skulle kunna förklara skillnaderna i effektivitet. Testerna visar att det inte finns något stöd för sådana samband. Inget mått på kvaliteten i handläggningen har ingått i analyserna. Inga slutsatser kan därför dras om hur eventuella skillnader i kvalitet förhåller sig till skillnaderna i effektivitet. Det har varit svårt att få fram data som på ett tillförlitligt sätt beskriver vissa delar av det utförda arbetet vid LFC-kontoren. Varje nytt steg i granskningen har genererat nya frågor när det gäller datakvaliteten och datamängden. Dataproblemen gör att de exakta resultaten avseende enskilda LFC-kontor bör tolkas med viss försiktighet, även om de känslighetsanalyser med alternativa modellspecifikationer som genomförts tyder på att de övergripande resultaten är robusta. Detta gäller både för den uppmätta förbättringspotentialen och för LFC-kontorens inbördes ranking. Slutsatser Resultaten visar sammantaget att det är möjligt att öka effektiviteten i den del av Försäkringskassans ärendehandläggning som har granskats utan att tillföra ytterligare resurser. Granskningen har utförts med data som avser en annan organisation än den som finns i dag, men slutsatserna och lärdomarna är fortfarande relevanta. Det beror på att de förmåner som handläggs och själva handläggningen i mångt och mycket är oförändrad. Granskningen visar dessutom på vikten av att Försäkringskassan har tillgång till nödvändiga data som speglar verksamheten på ett korrekt sätt. Sådana data medför att myndigheten i framtiden själv kan genomföra jämförande studier av effektiviteten inom olika organisatoriska delar på detta sätt. Det är inte förvånande i sig att verksamheten uppvisar ineffektiviteter, just som annan statlig förvaltning. En mer relevant fråga är om organisationen själv arbetar för att identifiera ineffektiviteter och minska dem när de observeras. Den metod som används i den här granskningen skulle mycket väl skulle kunna användas av Försäkringskassan i myndighetens löpande arbete med att förbättra effektiviteten i verksamheten. ISF:s uppfattning är att den möjlighet som metoden ger att skapa sammanvägda mått som tar hänsyn till både resurser och arbetsinsatser bör användas eftersom detta ger en mer rättvisande bild av effektivitet på kontorsnivå än enkla uppföljningsindikatorer. Metoden gör det möjligt för Försäkringskassan att med större precision och tillförlitlighet kartlägga var i organisationen det finns förbättringspotential och att arbeta mer effektivt med löpande förbättringsarbete. Men det finns två grundläggande villkor för att detta ska vara möjligt: För det första krävs det insatser för att förbättra kvaliteten och tillförlitligheten i de data som registreras och genereras om Försäkringskassan ska kunna utnyttja metodens fulla potential. Om data hade varit mer tillförlitliga skulle 5

6 denna granskning exempelvis ha kunnat vara ett ännu mer heltäckande underlag, exempelvis avseende LFC:s produktivitetsutveckling över tid. För det andra förutsätter DEA-metoden att det finns jämförbara enheter. Eftersom Försäkringskassans verksamhet i stort är den samma nu som under de studerade åren bör det dock, med tillräckligt detaljerade och tillförliga data, finnas potential att hitta jämförbara enheter även i dagens organisation. Rekommendationer ISF rekommenderar att Försäkringskassan använder sig av DEA-metoden för att identifiera förbättringspotential i sin verksamhet. ISF rekommenderar också Försäkringskassan att se till att tillräckliga och tillförlitliga data finns för att genomföra den typ av jämförande analys mellan olika organisatoriska delar som har gjorts i denna granskning. En viktig del av arbetet blir då att identifiera förklaringar till skillnaderna i effektivitet. Sådana förklaringar kan till exempel vara att arbetssättet skiljer sig åt mellan olika organisatoriska delar, vilket möjliggör att effektivare arbetssätt kan spridas till andra delar av organisationen. Andra förklaringar kan till exempel vara skillnader i kvalitet som ytterligare fördjupar analysen av de rena effektivitetsskillnaderna. 6