Granskning av anläggningsregister

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av anläggningsregister Eslövs kommun januari 2010 Elisabeth Rye Andersson Caroline Liljebjörn

2 Namnförtydligande Namnförtydligande

3 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod Sammanfattande bedömning och åtgärdsförslag Iakttagelser och rekommendationer Anläggningsregistret Våra bedömningar och rekommendationer God redovisningssed Kommunspecifika regler och riktlinjer Anskaffningsvärden Tillkommande utgifter (värdehöjande) / reparation och underhåll Avskrivningar Utrangering Stickprov Våra bedömningar och rekommendationer Rutiner Våra bedömningar och rekommendationer Inventering av anläggningstillgångar (existens) Våra bedömningar och rekommendationer...8 Bilaga 1 - Avstämning mot BFNs allmänna råd 2003:1...9 Bilaga 2 Stickprov av anläggningstillgångar

4 1 Inledning 1.1 Bakgrund Enligt lagen om kommunal redovisning ska bokföring över kontona tillgångar, avsättningar och skulder specificeras i en sidoordnad bokföring (t ex anläggningsreskontra) i den utsträckning det behövs för att ge en tillfredsställande kontroll och överblick. De förtroendevalda revisorerna i Eslövs kommun har gett Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse- Coopers i uppdrag att granska anläggningsregistret. Granskningen har utförts av Elisabeth Rye Andersson och Caroline Liljebjörn. 1.2 Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är om redovisningen av kommunens materiella anläggningstillgångar är baserade på ändamålsenliga rutiner och etablerade normer. De kontrollmål som granskats är följande: Uppfyller anläggningsregistret kraven från Bokföringsnämndens allmänna råd? Är värdena i anläggningsregistret rättvisande? Finns dokumenterade rutiner för hur man praktiskt hanterar anläggningsregistret (systemdokumentation)? Finns det dokumenterade rutiner för inventering (existens) av tillgångarna i anläggningsregistret? 1.3 Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer av två ekonomer på ekonomiavdelningen samt av ekonomer inom service och teknik, miljö och samhällsbyggnad, vård och omsorg samt barn och familj. Uppgifter i anläggningsregistret har inventerats och jämförts med kraven i Bokföringsnämndens allmänna råd. Det har skett en genomgång av dokumenterade rutiner och riktlinjer. Stickprov har gjorts av poster i anläggningsregistret bland annat Ängabo förskola och ombyggnaden av Ölyckeskolan. Rapporten är avstämd med berörda tjänstemän. 1

5 2 Sammanfattande bedömning och åtgärdsförslag Baserat på granskningen bedömer vi att redovisningen av kommunens materiella anläggningstillgångar i stort sett är baserade på ändamålsenliga rutiner och etablerade normer. Vi menar dock att vissa förbättringar kan göras. Uppfyller anläggningsregistret kraven från Bokföringsnämndens allmänna råd? Vi bedömer att anläggningsregistret i huvudsak uppfyller kraven från Bokföringsnämndens allmänna råd. En inventering av uppgifterna i anläggningsregistret visar att så är fallet. Se vidare bilaga 1. Är värdena i anläggningsregistret rättvisande? Vi bedömer att värdena i anläggningsregistret i allt väsentligt är rättvisande. Kommunen bör definiera gränsen för inventarier av ringa värde som kan kostnadsföras direkt och inte bör aktiveras i anläggningsregistret. Regler och riktlinjer angående investeringar och aktiveringar bör dokumenteras, bland annat bör definitionen av korttidsinventarier och inventarier av mindre värde samt hur man väljer att redovisa anslutningsavgifter och investeringsbidrag ingå. Vi anser även att det är viktigt att kommunen skriftligen tydliggör vilka riktlinjer som ska gälla för klassificeringen mellan investering (anläggningstillgång) och driftskostnad eftersom en viss osäkerhet har kunnat skönjas ute i verksamheten. Finns dokumenterade rutiner för hur man praktiskt hanterar anläggningsregistret (systemdokumentation)? Vi bedömer att det finns en uppdaterad rutin för hur man praktiskt hanterar anläggningsregistret. Baserat på granskningen rekommenderar vi att dokumentationen av anläggningsregistret kompletteras med en beskrivning av hur de ursprungliga verifikaten till posterna i anläggningsregistret kan härledas i bokföringen. Vi bedömer att hanteringen av investeringar ute på förvaltningarna är ändamålsenlig och att den i stort sett överensstämmer. Vi rekommenderar att ekonomiavdelningen upprättar en dokumentation av rutinerna kring redovisning och aktivering av investeringar som bland annat innehåller ansvarsfördelningen mellan ekonomiavdelningen och förvaltningarna. Dokumenterade riktlinjer säkerställer en enhetlig behandling och underlättar vid introduktion av nyanställda. Finns det dokumenterade rutiner för inventering (existens) av tillgångarna i anläggningsregistret? Vi bedömer att det saknas dokumenterade rutiner för inventering av tillgångarna i anläggningsregistret. Vi menar att kontrollen inte är tillräcklig. Kommunen bör regelbundet göra genomgångar att alla upptagna fastigheter och inventarier existerar och tillhör kommunen. 2

6 3 Iakttagelser och rekommendationer 3.1 Anläggningsregistret Eslövs kommun använder sig av ekonomisystemet Raindance där anläggningsregistret ingår som en modul. I bilaga 1 finns en avstämning mellan kraven enligt BFNs allmänna råd 2003:1 och uppgifterna i anläggningsregistret Våra bedömningar och rekommendationer Vi bedömer att uppgifterna i anläggningsregistret i huvudsak överensstämmer med kraven som ställs i BFNs allmänna råd. Inventarier för en fastighet eller en enhet t ex en skola registreras på samma anläggningsnummer, men delas i poster där varje års investering med samma avskrivningstid läggs samman. För att öka möjligheterna att urskilja inventarier vid t ex utrangering rekommenderar vi att möjligheterna att lägga in tilläggsinformation utnyttjas. 3.2 God redovisningssed Redovisningen av anläggningstillgångar ska följa etablerade normer dvs. god redovisningssed. Till god sed hör att följa lagar och rekommendationer som ges av normgivande organ. För redovisning på det kommunala området är Rådet för kommunal redovisningen, RKR, normgivande organ. Av kommunala redovisningslagen (KRL) framgår i 6:1 att anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande innehav. För att ytterligare precisera begreppet anläggningstillgång brukar man avse tillgångar som har en nyttjandeperiod överstigande tre år och som inte är av ringa värde. Begreppet ringa värde har Referensgruppen i Redovisning nyligen reviderat. Numera anses det utgöras av en anskaffningskostnad som understiger ½ prisbasbelopp exkl moms, dvs. drygt 20 kkr. Vidare regleras i KRL 6:3 bl a att anskaffningsvärdet gäller som utgångspunkt för värderingen. I de efterföljande paragraferna framgår att anläggningstillgångar med begränsad livslängd ska skrivas av systematiskt över denna livslängd. I RKR 11.1 fastställs att tillkommande utgifter som förbättrar tillgångens prestanda och/eller servicepotential ska läggas till anskaffningsvärdet. Övriga tillkommande utgifter liksom utgifter för reparation och underhåll ska redovisas som driftskostnader. 3

7 Rekommendationen fastslår att avskrivning ska ske från och med den tidpunkt då tillgången är färdig att tas i bruk. Nyttjandetiden och därmed avskrivningstiden ska definieras som den tid under vilken tillgången förväntas utnyttjas för sitt ändamål Kommunspecifika regler och riktlinjer Det gällande budget- och redovisningsreglementet är från år Där anges att kommunfullmäktige fastställer investeringsbudgeten per projekt och att beräkningen av internränta ska ske enligt principer som antogs , 63. Nämnderna ska efter avslutad investering slutredovisa investeringsprojektet till kommunstyrelsen. Uppdaterade ekonomistyrningsprinciper är under utarbetande, men hade vid granskningstillfället inte beslutats av någon politisk församling Anskaffningsvärden Inom Eslövs kommun används principen att inventarier med en livslängd under tre år kostnadsförs, men det finns inget belopp fastställt var gränsen går för vad som ska räknas som inventarier av ringa värde och därmed kostnadsföras. Enligt praxis inom kommunen används en lägre beloppsgräns för mindre nämnder medan de större nämnderna har en högre gräns för vad som kostnadsförs. Fakturerade anslutningsavgifter till det kommunala Va-nätet reducerar anskaffningsvärdet för VA-anläggningen. Även investeringsbidrag minskar anskaffningsvärdet för anläggningen Tillkommande utgifter (värdehöjande) / reparation och underhåll Inom kommunens fastighetsförvaltning används Pling ett dataprogram för registrering av planerat underhåll. Underhållsbehovet per fastighet inventeras vartannat eller vart tredje år och förs in i programmet. När en fastighet ska renoveras använder projektledarna informationen för att dela upp åtgärderna i värdehöjande förbättringar som ska föras till anskaffningsvärdet och i reparation och underhåll som ska resultatföras. Inom miljö- och samhällsbyggnad ses alla åtgärder som värdehöjande förbättringar om ledningsnätet är över 50 år gammalt. Om ledningsnätet är yngre än 50 år aktiveras omfattande underhåll som t ex byte av ventiler. Bedömning görs från fall till fall eftersom det inte alltid är möjligt att avgöra åldern på ledningsnätet Avskrivningar Kommunen använder sig av Kommunförbundets vägledning från 1997 med förslag på avskrivningstider för tillgångar. Individuella bedömningar görs. Olika avskrivningstider för 4

8 olika komponenter av en anläggningstillgång används vid vattenverk och vid renoveringen av Medborgarhuset. Tillgången aktiveras och avskrivningarna tar sin början när tillgången är färdig att användas. För lokaler innebär det samtidigt som internhyran börjar debiteras. De flesta investeringar förs in i anläggningsregistret vid årsbokslutet. Några enstaka har anskaffningsdatum vid andra tidpunkter under året. Avskrivningar samt internränta för hela året genereras vid ett tillfälle i januari och fördelas ut på respektive månad. Det sker direkt i både anläggningsregistret och redovisningen. Om tillgångar aktiveras i anläggningsregistret under året körs avskrivningarna om månadsvis från det datum som tillgången har anskaffats. Endast avskrivningar och interränta på den nya investeringen bokförs då Utrangering En anläggningstillgång ska inte längre redovisas som tillgång när den sålts eller när den tagits ur bruk och inte bedöms ha något värde vid en framtida försäljning. Service och teknik meddelar ekonomiavdelningen vid försäljningar av inventarier. Ofta sker ett inbyte, då görs förändringen i anläggningsregistret brutto dvs. det inbytta inventariet säljs ut och det nya registreras. Under året har maskiner för ca 1,5 mnkr sålts eftersom Vägverket Produktion övertog skötseln av gator och parker från 1 april Inköp och försäljning av fastigheter bokförs på särskilda konton i redovisningen. Ekonomiavdelningen kontrollerar dessa vid varje uppföljningstillfälle Stickprov Stickprov har tagits på anläggningar som aktiverats under år Kontroll av vissa poster har gjorts mot faktura. Se bilaga 2 för närmare specifikation. Stickproven visar följande: Ängabo förskola, med totalt anskaffningsvärde uppgående till 11,4 mnkr år 2008, har anskaffningsdatum den 1 februari 2008 trots att nästan 90 %, eller 10,2 mnkr, av fakturorna registrerades efter detta datum. Ett av kriterierna för att en tillgång ska kunna redovisas är att anskaffningsvärdet kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Ett budgetbelopp för inköp av offentlig konst, 80 kkr, har periodiserats via anläggningsregistret. Posten är inte balansgill eftersom det inte rör sig om någon affärshändelse eller avser någon tillgång. Beloppet borde ha äskats som tilläggsanslag enligt kommunens regler för överföring av budgetmedel mellan åren. 5

9 Vid ombyggnationen av Ölyckeskolan har 3 mnkr bokförts som reparation och underhåll under år Anskaffningsvärdet för de flesta anläggningar är uppdelat på olika avskrivningstider. Stickproven visar att samma principer används för bestämning av avskrivningstider, men att individuella bedömningar görs Våra bedömningar och rekommendationer Vi bedömer att värdena i anläggningsregistret i allt väsentligt är rättvisande. Vi rekommenderar Eslövs kommun att definiera en gräns för inventarier av ringa värde som ska kostnadsföras. Enligt RKR:s information kan ½ prisbasbelopp (år 2009: kr) dvs. drygt 20 kkr anses som rimligt. Det är viktigt att samma belopp gäller för samtliga nämnder inom kommunen. Det är inte förenligt med god redovisningssed att använda olika belopp beroende på nämndernas omslutning. Enligt god redovisningssed ska anslutningsavgifter intäktsföras i resultaträkningen. Den del av avgiften som avser de direkta kostnaderna för att ansluta abonnenten intäktsförs direkt för att matcha dessa kostnader. Resterande del av anslutningsavgiften ska successivt intäktsföras i samma takt som avskrivningar görs på den investering som anslutningsavgiften bidragit till att finansiera. Enligt RKR 18 Intäkter som gäller från räkenskapsåret 2010 ska investeringsbidragen initialt redovisas som en skuld (förutbetald intäkt) och intäktsföras successivt i takt med att investeringsobjekten skrivs av under sina respektive nyttjandeperioder. Kommunens ställningstaganden när det gäller gränsen för inventarier av ringa värde samt hur man väljer att redovisa anslutningsavgifter och investeringsbidrag bör framgå av kommunens riktlinjer. Det är även viktigt att kommunen skriftligen tydliggör vilka riktlinjer som ska gälla för klassificeringen mellan investering (anläggningstillgång) och driftskostnad eftersom en viss osäkerhet har kunnat skönjas ute i verksamheten. 3.3 Rutiner Den praktiska hanteringen av registret sker på ekonomiavdelningen där ekonomisekreteraren har ansvaret för registrering och uppdatering av uppgifter. Hanteringen av anläggningsregistret finns dokumenterad. I dokumentationen beskrivs även det kommunspecifika upplägget för Eslöv när det gäller t ex anläggnings- och avskrivningstyper, verifikationsnummerserier, rapporter samt behörigheter. Där framgår att förändringar i anläggningsregistret genererar transaktioner i redovisningen, men att det inte finns någon automatisk koppling till de underliggande verifikaten i bokföringen. Poster i anläggningsregistret kan härledas tillbaka till ursprungsverifikationerna genom att den 6

10 årliga investeringen på varje anläggningsnummer registreras som en post i anläggningsregistret och motsvaras av ett projektnummer, som används i bokföringen. Projektnumret för en investering anges på registreringsunderlaget. Det är ekonomerna ute på förvaltningarna som ansvarar för att sammanställa registreringsunderlagen baserat på uppgifterna i investeringsredovisningen. Registreringsunderlagen utgörs av en standardiserad blankett som omfattar objektnummer, benämning, anläggningstyp, ansvar, anskaffningsvärde, ekonomisk livslängd, anskaffningsdatum, planmässig avskrivningstyp mm. Ekonomiavdelningen uppmanar förvaltningarna att aktivera färdigställda investeringar vid varje bokslutsprognos dvs. fyra gånger om året. Förvaltningsekonomerna har inte fått några skriftliga riktlinjer till hur investeringarna och anläggningsregistret ska hanteras. Vid introduktion av nyanställda sker detta muntligt Våra bedömningar och rekommendationer Enligt systemdokumentationen är det väsentligt att systemen beskrivs så att enskilda bokföringsposten kan identifieras utifrån räkenskapsmaterialet. Baserat på granskningen rekommenderar vi att dokumentationen av anläggningsregistret kompletteras med en beskrivning av hur de ursprungliga verifikaten till posterna i anläggningsregistret kan härledas i bokföringen. Om registerunderlaget behövs för att följa verifieringskedjan räknas det som räkenskapsmaterial och ska sparas under hela arkiveringstiden. Vi bedömer att hanteringen av investeringar ute på förvaltningarna är ändamålsenlig och att den i stort sett överensstämmer. Vi rekommenderar att ekonomiavdelningen upprättar en dokumentation av rutinerna kring redovisning och aktivering av investeringar som bland annat innehåller ansvarsfördelningen mellan ekonomiavdelningen och förvaltningarna. Dokumenterade riktlinjer säkerställer en enhetlig behandling och underlättar vid introduktion av nyanställda. 3.4 Inventering av anläggningstillgångar (existens) Ingen egentlig kontroll finns som fullt ut säkerställer att alla upptagna fastigheter och inventarier existerar och tillhör kommunen. Dock förekommer viss kontroll vid exempelvis försäljningar. En kontroll sker då bl a av att inga försålda anläggningar, maskiner eller inventarier finns i anläggningsregistret. Enligt anvisningarna till årsbokslutet ska varje förvaltning upprätta inventarielistor. Dessa ska bevittnas och förvaras brandsäkert. Listorna inkluderar både tillgångar som finns i anläggningsregistret och föremål som bokförts som driftskostnad t ex på grund av lågt värde. Någon avstämning mot anläggningsregistret görs inte. 7

11 3.4.1 Våra bedömningar och rekommendationer Vi bedömer att kontrollen inte är tillräcklig. Vi rekommenderar att kommunen tar fram en rutin så att det görs kontinuerliga genomgångar att alla upptagna fastigheter och inventarier enligt anläggningsregistret existerar och tillhör kommunen. 8

12 Bilaga 1 - Avstämning mot BFNs allmänna råd 2003:1 Krav enligt BFN Eslövs anläggningsregister För varje enskild tillgång: 4 a. anskaffningsvärde Ja b. anskaffningstidpunkt Ja c. tillämpad avskrivningsmetod eller uppgift om att tillgången inte skrivs av Ja d. nyttjandeperiod Ja e. ackumulerade avskrivningar f. ackumulerade nedskrivningar g. uppgift som gör det möjligt att utläsa det avskrivningsbara beloppet, om detta för en tillgång avviker från ett belopp som motsvarar tillgångens anskaffningsvärde h. uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången Ja Ja Ja, anskaffningsvärdet delas upp på olika löpnummer inom samma anläggningsnummer för t ex mark och förvaltningsbyggnad. Varje anläggningsnummer har beskrivande text. Det finns möjlighet att lägga in tilläggsinformation för att ytterligare underlätta identifieringen. Registreringsnummer finns för fordon. 9

13 Krav enligt BFN Eslövs anläggningsregister 5. För ett företag som ska avsluta den löpande bokföringen med en årsredovisning: a. ackumulerade uppskrivningar b. eventuella korrigeringar av tidigare års av-, ned- eller uppskrivningar Ej aktuellt Rapport finns c. omklassificeringar Rapport finns d. tidpunkt för uppskrivning Ej aktuellt 7. Uppgift om att en tillgång under det aktuella året överlåtits eller utrangerats ska finnas med i registret. 8. Anläggningar som funktionellt sett framstår som en enhet kan behandlas som en post i anläggningsregistret. Nyttjandeperioden ska vara samma. 9. Likartade maskiner och inventarier som var och en har ett lågt värde och som anskaffats vid samma tillfälle kan tas upp som en post i registret. Ja Inventarier för en enhet t ex en skola registreras med samma anläggningsnummer. Anläggningsnumret delas upp i poster som innehåller årets investeringar som har samma avskrivningstider. Se ovan 10

14 Bilaga 2 Stickprov av anläggningstillgångar 2008 Nämnd Barn och familj Anläggningsobjekt Inventarier Norrevångsskolan Anskaffningsvärde i kkr Verifierat belopp i kkr Kommentar Köp och installation av projektor och ljudanläggning 66 kkr, AV Syd AB Biljardbord 12 kkr. Kultur och fritid Eslövs kommun Skärmgardiner, rullgardiner samt persienner 14 kkr. Markis och persiennfabriken Bordtennisbord samt tillhörande utrustning 12 kkr, Tress Begagnat airhockeyspel 13 kkr, Rays Automater Barn och familj Inventarier Ölyckeskolan Installation trapphiss 2 kkr, Skånska Elbyrån Tillgänglighet 309 kkr, Service och teknik Eslövs kommun Hyra staket 5 kkr, Thage Anderssons Byggnads AB Lamellgardin inkl montering 9 kkr, Moogio Demontering av befintlig köksutrustning 10 kkr, Service och teknik Eslövs 11

15 Kultur och fritid Miljö och samhällsbyggnad Miljö och samhällsbyggnad Miljö och samhällsbyggnad Miljö och samhällsbyggnad Service och teknik Offentlig konst Vattenledningar Vattenledningar Hurva ombyggnad Ellinge Värmekulvert Ölyckeskolan kommun Ej utnyttjat budgeterat belopp -80 kkr, Barn och familj Eslövs kommun Kvinnovadsvägen omläggning vatten + spill och dagvatten 207 kkr, Service och teknik Eslövs kommun Anslutningsavgifter vatten, -11 kkr. 4 4 Markarbete 4 kkr, Martins Schaktservice Statsbidrag KLIMP -336 kkr Hänglås 8 kkr, Anders Strand Låsservice AB Hyra ersättningslokaler 47 kkr Eslövs Bostads AB Markarbeten 949 kkr, EGM Entreprenad Mattor 150 kkr, Hetab Golvproduktion AB Containerhyra 7 kkr Lastbilscentralen Undertak 220 kkr, Montagegruppen Byggel 38 kkr Ringsjö Energi AB Ombyggnadsarbeten bild och musiksal kkr, Thage Anderssons Byggnads AB 12

16 Service och teknik Ängabo förskola Ventilationsarbeten 870 kkr, GK Teknik AB Vitvaror 24 kkr, HBV Husbyggnadsvaror Rörarbeten 908 kkr, Johan Jönsson In- och utvändig målning 40 kkr, Kumlins Måleri Skumsläckare och skyltar 4 kkr, Brandservice Örestads Brandtjänst AB 13